第

1 章

踏入

PowerPoint 的世界

本章重點提要

成功簡報的架構

投影片的製作流程

啟動與結束

PowerPoint

PowerPoint 工作環境介紹

工作窗格的操作

調整顯示比例

簡報的檢視模式

成功簡報的架構

簡報的製作流程

簡報檔案的架構

PowerPoint 投影片的構成要素

簡報的製作流程

要完成一場成功的簡報， 最重要的是事前規劃及反 覆排演，

這樣正式上台

時，

才能有最精湛的表 現。

簡報檔案的架構

可以將

PowerPoint 的簡報檔案，

想像成 是活頁夾與活頁紙的組合：

簡報檔案的架構

在

PowerPoint 中要建立新簡報時，得先執 行新增簡報的動作

插入活頁紙就是插入投影片的動作

一個簡報就是一個

PowerPoint 檔案

(.ppt)

而在一份簡報裡可以有許多張投影片

PowerPoint 投影片的構成要素

投影片可說是整個簡報過程中的主角，

在製作投 影片時，

最好能把握簡單扼要的原則

將簡報的內容簡化成標題或是條列項目

然後輸入簡單的文字介紹

必要時再輔以圖片、圖表來強化要表達的意

千萬不可將所有簡報內容全部搬上投影片

不利觀眾的閱讀

在報告時照著投影片唸稿，

如此的簡報方式是很枯燥乏

味的。

PowerPoint 投影片的構成要素

為投影片配上悠揚的音樂當做背景音樂， 或是錄製旁白

可以讓投影片更具親和力

投影片的製作流程

啟動與結束

PowerPoint

啟動

PowerPoint 與主視窗的認識

結束

PowerPoint

關閉簡報檔案

啟動

PowerPoint 與主視窗的認識

請執行『開始/所有程式/Microsoft Office/ Microsoft Office PowerPoint 2003』命令

即可進入PowerPoint 的工作環境之中，

此 時會看到如下的

PowerPoint 主視窗：

啟動

PowerPoint 與主視窗的認識

結束PowerPoint

要結束

PowerPoint

請執行『檔案/結束』命令

或按下主視窗右上角的關閉鈕

即可關閉整個

PowerPoint 及簡報檔案

提示存檔訊息

執行『結束』命令後，

若沒有直接關閉 PowerPoint，

而是出現如右的詢問訊息

這表示剛才曾在

PowerPoint 中做過輸入或編輯 動作，

所以才會詢問是否要存檔：

關閉簡報檔案

剛才介紹過按下主視窗右上角的關閉鈕可結 束

PowerPoint，

並且關閉簡報檔案。

只要關閉簡報檔案而不結束

PowerPoint

那麼請按下關閉視窗鈕

或是執行『檔案/關閉檔案』命令即可

PowerPoint 工作環境介紹

PowerPoint 的操作環境可區分為兩部份

PowerPoint 主視窗

簡報檔案視窗

將簡報檔案視窗還原即 可清楚分辨

請按下視窗左上角的圖示

然後由拉出的功能表中選擇 『還原』命令：

PowerPoint 工作環境介紹

PowerPoint 主視窗

功能表列

功能表列存放著

PowerPoint 的所有功能命 令，

只要用滑鼠在功能表名稱上按一下拉

出功能表，

就可從中選取命令來執行。

PowerPoint 功能表擁有智慧與簡易的操作 特性，

當拉下功能表時，

只會顯示出部分

常用的命令，

若要顯示出完整的命令可如 下操作：

功能表列

功能表列

若希望拉下功能表就直接顯示出完整的功能 表命令，

只要雙按功能表名稱即可。

PowerPoint 會記憶使用過的命令，

將該命 令列入常用命令之中

而常用命令若一段時間不曾使用，

將被剔 除在外，

成為隱藏命令；

所以不久便會建立出符合個人使用習慣的功 能表了。

工具列

PowerPoint 另外將功能表命令以按鈕的形式列於 工具列上。

PowerPoint 的工作環境預設只顯示出一般工具列 與格式工具列，

同顯示在同一列上。

工具列

當數個工具列並排在同一列，

若因空間不 足而無法顯示的工具鈕，

會自動收進該工

具列的下拉選單中，

只會顯示常用的按 鈕，

若要顯示其他按鈕，

只要按下工具列

最右邊的工具列選項鈕：

移動工具列或功能表

將工具列拉曳擺放在

PowerPoint 視窗的任一 處，可讓工具列完整顯示其中的內容。

狀態列

狀態列分成

4 區，

第

1 區顯示目前進行的狀態，

如編輯投影片時

便顯示

"投影片"，

此外還會顯示目前位於第幾 張投影片及簡報的投影片總數。

第

2 區為簡報套用的簡報設計範本。

第

3 區會顯示目前使用的輸入法語系。

第

4 區則為拼字檢查訊息。

簡報檔案視窗

簡報檔案視窗是輸入及編輯簡報內容的地 方，

每開啟一個簡報，

便會搭配一個簡報

檔案視窗。

簡報檔案視窗有數種檢視模式，

可透過左

下角的模式選擇及播映列來做切換。

以下圖來說，是切換至標準檢視模式

標準檢視模式為三框式的操作介面

(左、右上、 右下共

3 個窗格)：

簡報檔案視窗

工作窗格的操作

工作窗格是一個可幫助快速完成特定工作的窗格

有時候執行某些命令

(例如：開新檔案)， 也會自 動開啟工作窗格以方便進行相關的工作。

使用工作窗格

PowerPoint 一 共提供

16 種工

作窗格

可以按下工作窗

格的標題列，

然後從中選擇需

要的工作窗格：

使用工作窗格

當切換過工作窗格之後，

還可以利用 工作窗格的上一頁鈕或下一頁鈕來切換

工作窗格。執行『檢視/工作窗格』命令，

即可

再次開啟。 PowerPoint 預設會將工作窗格顯示出

來，

浮動的工作窗格

拉曳工作窗格標題列旁的移動把手， 可將 其移動到

PowerPoint 工作環境的任一位置

上；

若是拉曳到工具列或是視窗的邊緣，

則會

自動貼齊在視窗中。

調整顯示比例

一般工具列上有個顯示比例工具鈕，

可用來控制 各檢視模式內容的放大、縮小倍數。

若在標準模式中，

每個窗格還可設定不同的顯示 比例。

調整顯示比例

通常

PowerPoint 會為各檢視模式及窗格預設一 個顯示比例

隨時可依編輯的需要，自行調整檢視模式或窗格的 顯示比例。

例如要檢視細部的資料最好將顯示比例放大，

若 要觀看整體外觀，

則可將比例縮小。

當要調整窗格的顯示比例

請先在該窗格中按一下

然後按下顯示比例鈕旁的下拉箭頭

(或執行『檢視/顯示比例』命令)

就可由下拉選單中挑選需要的顯示比例：

調整顯示比例

最適大小

在投影片窗格及備忘稿模式中，

才能設定 最適大小的顯示比例。

設定為最適大小的投影片窗格及備忘稿模 式，

會依視窗

(或窗格) 的縮放，

自動調

整顯示比例，

以隨時保持完整顯示的狀 態。

簡報的檢視模式

快速建立簡報

切換檢視模式

檢視模式的使用時機

標準模式

投影片瀏覽

備忘稿

投影片放映

快速建立簡報

請按下新增簡報工作窗格中的從內容大綱精 靈項目來建立簡報：

快速建立簡報

接下來只要遵循精靈的指引，就能快速建立 簡報。

此次使用內容大綱精靈用意在於快速建立簡 報以便說明各種檢視模式

所以請直接按下完成鈕，

即可在

PowerPoint 中看到一個內容豐富的 簡報檔案：

快速建立簡報

切換檢視模式

PowerPoint 共提供

4 種簡報檢視模式， 包括標準模式、投影片瀏覽模式、投影片放

映及備忘稿。可從檢視功能表執行命令、或 是由按鈕來做切換：

檢視模式的使用時機

PowerPoint 提供多種檢視模式，是為了因 應不同的工作需求而設計的，

底下就分別

來說明這些檢視模式的特色及使用時機。

標準模式

標準模式是簡報編輯的主要模式

採

“三框式” 操作介面，

可以用滑鼠拉曳左邊窗格 的右邊界、或右上方投影片窗格的下邊界，

以調

整各個窗格的大小。

在左邊的窗格中，

還可切換到大綱及投影片兩個

頁次。

大綱頁次：可直接在窗格中輸入及編輯文字，

並同時能

在右上方的投影片窗格中看到投影片的變化；

投影片窗格：編輯內容時，

亦能隨時從左邊的窗格檢視

簡報整體的架構。

標準模式－大綱頁次

標準模式

切換到大綱頁次時，

會以分層條列的方 式，

列出每張投影片的標題及文字資料，

也是架構整個簡報內容的最佳檢視環境。

投影片頁次：切換到投影片頁次時，

此窗

格會顯示每張投影片的縮圖，

我們可利用 這些縮圖來複製、刪除投影片，

或是調整

投影片的前後順序。

標準模式－投影片頁次

投影片瀏覽

投影片瀏覽模式可以將多張投影片同時顯示 在簡報檔案視窗中，

此時無法編輯個別投影片的內容，

但可以 看到整個簡報的全貌，適合用來做一些整體

性的處理，如投影片的刪除、複製、順序調 整等。

此模式也是製作投影片放映特殊效果的最佳 場所。

投影片瀏覽

備忘稿

可單獨檢視備忘稿內容，

每張備忘稿裡面有一張投影片縮圖，

以及輸入備忘 資料的地方。

投影片放映

投影片放映是進行電子簡報放映的地方，

它就 和幻燈機一樣，

可一張接著一張地放映。

當在其他模式中按下播放投影片鈕，

即可開始 進行投影片的放映，

在放映的過程中，

可以按

[PageUp] 和 [PagedDown] 鍵來切換投影片，

按下

[Esc] 鍵則會結束放映，回到先前所在的 檢視模式。

投影片放映

第 1 章本章重點提要成功簡報的架構簡報的製作流程簡報檔案的架構簡報檔案的架構PowerPoint 投影片的構成要素PowerPoint 投影片的構成要素投影片的製作流程啟動與結束 PowerPoint 啟動 PowerPoint 與主視窗的認識啟動 PowerPoint 與主視窗的認識結束PowerPoint 提示存檔訊息關閉簡報檔案PowerPoint 工作環境介紹PowerPoint 工作環境介紹PowerPoint 主視窗 功能表列功能表列功能表列工具列工具列移動工具列或功能表 狀態列簡報檔案視窗簡報檔案視窗工作窗格的操作使用工作窗格使用工作窗格浮動的工作窗格調整顯示比例調整顯示比例調整顯示比例最適大小簡報的檢視模式快速建立簡報快速建立簡報快速建立簡報切換檢視模式檢視模式的使用時機標準模式標準模式－大綱頁次標準模式標準模式－投影片頁次投影片瀏覽投影片瀏覽備忘稿投影片放映投影片放映