e-book 45 dicas de comunicação interna para usinas
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DICAS DECOMUNICAÇÃOINTERNA PARAUSINAS
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Antonio Marquez
SUMÁRIO
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45 dicas
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APRESENTAÇÃO
Durante os meus onze anos como profissional de comunicação,
tive a oportunidade de trabalhar, mesmo que por pouco tempo,
para três grupos de usinas. Tais experiências, todas elas
ocorridas nos últimos seis anos, fizeram com que eu pudesse
pôr em prática alguns projetos e vislumbrar outros que, em
virtude de algum motivo, não chegaram a ser implantados.
Sendo assim, tenho o prazer de compartilhar neste e-book
ideias que certamente irão contribuir com as ações de
comunicação interna da sua usina. Ao final, disponibilizo uma
lista com os links dos softwares online - e gratuitos - citados
por mim nesta publicação. Para o próximo ano, pretendo criar
outra compilação de insights, desta vez, sobre endomarketing.
Boa leitura e ótimos projetos!
Antonio Marquez
AS 45 DICAS
Independentemente de como você organizará seu mural de comunicados, reserve, ao menos, um
espaço para que impressões no formato A3 sejam publicadas nele. Essa é uma ótima opção para
divulgar, por exemplo, uma campanha interna ou fotos de um evento, então capriche na arte e
busque inspiração em cartazes de anúncios publicitários para potencializar seu alcance.
01 MURAL DECOMUNICADOS
Busque padronizar os modelos de comunicados de seu mural. Para isso, crie, com o auxílio de um
programa de edição de imagens, templates temáticas para cada editoria. Procure utilizar títulos no
formato jornalístico "sujeito+verbo+predicado" e fonte com tamanho 14 (no mínimo). Ilustre-o com
uma boa imagem que preencha 1/3 da página. Passe sua informação em até três parágrafos - que
juntos não ultrapassem 400 toques. Tais recomendações deixarão seu comunicado com um layout
mais leve, o que chamará a atenção dos colaboradores.
02 MURAL DECOMUNICADOS (2)
Evite atualizar o mural fora da data estipulada, mesmo que alguém faça tal solicitação. Se os novos
comunicados são publicados sempre às segundas-feiras, não abra exceção, já que, se apenas um
único comunicado for atualizado durante a semana, ele terá grandes chances de passar
despercebido pela maior parte dos colaboradores.
03 MURAL DECOMUNICADOS (3)
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Uma regra importante para saber o que deve ou não ser publicado no mural: o assunto precisa ter
relevância para grande parte da empresa. Se o responsável por um setor solicitar a divulgação de
um comunicado que interesse a apenas uma minoria, tal mensagem deverá ser repassada por outro
veículo de comunicação. Nesse caso, o mais recomendável é que os líderes executem tal tarefa por
meio de reuniões com a sua equipe.
04 MURAL DECOMUNICADOS (4)
Saiba que a sequência dos comunicados deve ser respeitada em todos os murais para contribuir
com a padronização. Solicite às lideranças de cada um dos setores onde os murais estiverem
instalados para que orientem seus colaboradores sobre a importância de não retirarem nenhuma
das publicações a fim de dar espaço para outras de interesse específico. Como solução, sugira a
criação de um espaço exclusivo para que a área alimente seu próprio painel com conteúdo de seu
interesse.
05 MURAL DECOMUNICADOS (5)
5
Identifique quais são os pontos de maior fluxo de pessoas e instale seu mural de comunicados neles,
isso garantirá melhores resultados. Mas não exagere na quantidade de murais: lembre-se que há um
gasto com papel e com impressão. Outra vantagem de não se abusar dos murais é a de promover a
interação entre os colaboradores quando eles pararem para ler as novas informações.
06 MURAL DECOMUNICADOS (6)
07 NEWSLETTER PARALIDERANÇA
Muito utilizado em qualquer empresa, o PowerPoint ainda pode apresentar algumas dificuldades
para alguns colaboradores. Imagens distorcidas, excesso de informações em um único slide e
desrespeito ao manual de marca da empresa são apenas alguns dos problemas que podem ser
evitados se a equipe de comunicação promover um treinamento sobre o software.
08 TREINAMENTO DEPOWERPOINT
A criação e divulgação de uma política de comunicação e seus procedimentos são imprescindíveis
para o bom andamento das atividades do setor, já que essa é a maneira mais adequada de organizar
suas tarefas e evitar que falhas ocorram durante qualquer processo. Nela (na política), você pode
citar, por exemplo, qual o procedimento necessário para que um comunicado seja divulgado, evitando,
assim, os pedidos fora do prazo.
09 POLÍTICA EPROCEDIMENTOS
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Crie uma newsletter para encaminhar, mensalmente, informações estratégicas para a liderança da
sua usina. Na publicação, dê prioridade a mensagens que contenham dicas sobre comunicação face a
face, links para artigos, cursos de gestão, novidades sobre o setor sucroenergético e recomendações
da diretoria para os gestores.
Que tal empoderar seus fornecedores de cana com informações relevantes e que possam contribuir com o
bem-estar do negócio? Crie, então, um informativo para encaminhá-los periodicamente com entrevistas
que possam contar o dia a dia de seu público-alvo. Sorteie um fornecedor e passe um dia em sua
propriedade para conversar com ele e sua família e transforme isso em um belo texto. Faça uma seção de
perguntas e respostas para que os colaboradores da Agrícola respondam às dúvidas relacionadas ao cultivo
da cana. Não se esqueça de acrescentar, sem exageros, notícias sobre a usina, como metas de produção
para a safra e novos investimentos.
10 INFORMATIVO PARAFORNECEDORES
O que acha de criar um mural de classificados no local de maior fluxo de colaboradores da sua usina?
Essa é uma ação que costuma trazer bons resultados, já que há sempre alguém que está em busca de
uma casa para alugar, um móvel para comprar ou algum item para vender. O único cuidado que se deve
ter é o de deixar bem claro que a usina não tem nenhuma responsabilidade pelos anúncios divulgados.
11 MURAL DECLASSIFICADOS
CENTRAIS DEACESSO À INTERNET
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12Crie centrais de acesso à intranet espalhadas pela usina para que colaboradores que não tenham
contato com computadores possam usufruir da ferramenta. Depois, promova, em parceria com a TI,
um treinamento para garantir que todos saibam como manuseá-la corretamente.
Provavelmente, nenhum outro segmento empresarial tem tantos públicos internos como uma usina.
Uma dica importantíssima é identificá-los e pensar em algumas ações de comunicação que atendam a
todos eles, sem exceção; e em outras, direcionadas a públicos específicos. Assim, você garantirá que
as mensagens publicadas tenham o melhor resultado possível.
13 IDENTIFIQUE SEUSPÚBLICOS
Utilizar murais, mesmo que dobráveis, no campo, talvez não seja a melhor maneira de levar a
informação para quem lá trabalha. Algumas usinas possuem programas de rádio que são veiculados
nos ônibus. Mas uma alternativa interessante é a de se criar uma equipe de multiplicadores de
comunicação para que, semanalmente, percorra as frentes de trabalho para divulgar as novidades e
distribuir materiais explicativos, além de esclarecer possíveis dúvidas. Essa é uma ideia prática e
que certamente renderá ótimos resultados.
14 INFORMAÇÃO NOCAMPO
Em toda usina há sempre aqueles colaboradores que estão dispostos a participarem de tudo e que
possuem um ótimo relacionamento com quem quer se seja. Que tal valorizá-los e torná-los ainda mais
atuantes? Para isso, sob a autorização da diretoria, crie uma equipe de multiplicadores para apoiar a
comunicação tanto nas atividades do dia a dia como na realização de eventos internos.
15 EQUIPE DE MULTIPLICADORES
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Tente ousar mais nos layouts das peças de comunicação interna. Use boas combinações de cores e
fontes e procure escrever textos curtos contendo somente as informações relevantes. Deixe sempre
alguns espaços em branco para que a página possa ‘respirar’ e ficar mais leve. O que acha de usar
filtros semelhantes aos das redes sociais em publicações mais animadas? Para se inspirar, vale a
pena criar uma conta no Pinterest – ideias não faltarão, garanto!
16 SEJAVISUAL
Crie perfis em redes sociais para acompanhar o que os internautas estão curtindo. Essa é uma boa
maneira de aproveitar conteúdos que estejam bombando, como os famosos memes, e usá-los a seu
favor nas peças de comunicação interna que produz. Quanto mais criativo for, mais atenção terá do
seu público. Mas, claro, estabeleça parâmetros para não exagerar e manter o bom senso.
17 INSPIRE-SE NASREDES SOCIAIS
Se a sua usina não conta com uma intranet, que tal montar um blog via plataforma Wordpress sem
gastar um real sequer? Além de economizar, você terá uma ferramenta de comunicação que
alcançará a todos os integrantes da empresa, haja vista que o blog poderá ser acessado de
qualquer lugar.
18 CRIE UM BLOG
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O lado bom do Wordpress é que você pode fazer posts que contenham vídeos hospedados no
Youtube, além de áudios e galerias de fotos. Outro ponto positivo é a publicação de arquivos em
PDF e PPT. Há, ainda, a possibilidade de liberar a opção de comentários dos leitores. Se, no
entanto, não estiver seguro sobre dar esse importante passo, você poderá realizar uma moderação
para escolher quais reações dos leitores irão ao ar. Mas lembre-se: vivemos na era da informação e
interagir é essencial.
19 CRIE UM BLOG (2)
Para finalizar esse item, vale ressaltar que muitas empresas já trocaram a intranet por um blog
corporativo ou, até mesmo, por um aplicativo. Então, não tenha medo de optar por uma delas nos
próximos anos. Mas, caso isso ocorra, crie um período de transição entre uma ferramenta
(intranet) e outra (blog ou app) até ter certeza que grande parte dos colaboradores já se adequou
ao novo canal de comunicação.
20 CRIE UM BLOG (3)
Ouvi uma vez de um grande especialista em comunicação interna que o profissional que atua nessa
área, para obter sucesso, deve seguir a regra 70/30. Ou seja, passe apenas 30% do seu tempo à sua
mesa. Os outros 70¨% devem ser usados para percorrer a empresa, interagir com as pessoas para
entender o que esperam da comunicação, entrevistá-las, visualizar e corrigir possíveis falhas, reforçar
as parcerias com gerentes e supervisores e dar andamento aos projetos.
21 APLIQUE AREGRA 70/30
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A melhor maneira de entender quais são as expectativas que os colaboradores têm em relação à
comunicação interna é conversando com eles. Para lhe ajudar nessa tarefa, passe a realizar suas
refeições na companhia de pessoas de outros setores. Durante esse tempo, aproveite para
perguntar sobre o grau de satisfação com as ações de comunicação, mas sem exagerar. Procure
aproveitar mais o momento para interagir e identificar boas pautas para o seu informativo.
22 CONVERSE COM OSCOLABORADORES
Lembre-se de que há centenas de colaboradores que trabalham no turno da noite e que também
devem receber a mesma atenção por parte da comunicação. Então, pelo menos uma vez por mês,
busque acompanhá-los nesse horário e aproveite para coletar informações, realizar entrevistas e
identificar necessidades.
23 COMUNICAÇÃO24 HORAS
Não se esqueça de realizar algumas adaptações para o turno da noite. Nos murais, por exemplo,
solicite que seja instalado um sistema de iluminação a fim de que as informações ali contidas sejam
lidas sem nenhuma dificuldade.
24 COMUNICAÇÃO24 HORAS (2)
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Não há como obter sucesso em qualquer atividade se você não gerenciá-las estrategicamente. Sendo
assim, faça uso de ferramentas como o 5W2H, PDCA e Kamban, que são fáceis de manusear e que
irão contribuir significativamente com o seu trabalho. Não se esqueça de criar KPIs para medir os
resultados das ações de comunicação e, assim, demonstrar, através de indicadores, a importância do
trabalho desenvolvido.
25 FERRAMENTAS DE GESTÃO
O Storytelling nada mais é do que uma técnica para mobilizar seu público por meio da contação de
histórias relevantes. Muito utilizado em campanhas publicitárias, ele também pode lhe ajudar a
potencializar suas ações de comunicação interna e aumentar o nível de engajamento. Imagine, por
exemplo, humanizar uma história de um colaborador que promoveu uma melhoria em um setor da
empresa ao detalhar as principais etapas vivenciadas por ele até obter sucesso: as dificuldades
enfrentadas antes de se encontrar uma solução; a busca pela ideia; as tentativas frustradas; e,
finalmente, a grande descoberta.
26 USE OSTORYTELLING
...quadrado! Lembre-se que algumas mensagens se encaixam no mural, enquanto outras devem ser
repassadas pela liderança ou publicadas na intranet ou blog corporativo. Há aquelas, no entanto, como
campanhas internas, que podem e devem estar em vários canais de comunicação. Pense nisso!
27 CADA INFORMAÇÃONO SEU...
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Uma dica sobre o informativo interno: esqueça o formato quadradão e frio onde sempre se encontram
nos títulos palavras como: realiza, promove, treina, inaugura. Não que tais informações não devam ser
publicadas. Não é isso. Elas apenas estão no meio de comunicação errado. Se um treinamento ocorreu
há um mês, por que repercuti-lo no informativo? Não seria mais ideal ter utilizado o mural na mesma
semana em que ele aconteceu? Imprimir um informativo custa caro e, por isso mesmo...
28 INFORMATIVOINTERNO
...deve ser recheado de conteúdo atraente e que faça com que realmente grande parte dos
colaboradores leia e goste muito a ponto de levar para casa. Se for para fazer um informativo por
fazer, direcione tal verba para outras ações, como as de endomarketing. Lembre-se que, hoje, as
pessoas têm o poder de escolherem o que querem consumir em termos de informação, graças à
democratização da internet.
29 INFORMATIVOINTERNO (2)
A um informativo atraente. Esqueça aquele formato quadrado de diagramação das páginas. Inspire-
se nas melhores revistas e nas redes sociais e ouse nas imagens, nas fontes, nas cores. Na era
digital, os colaboradores esperam sempre serem surpreendidos, por isso saia do convencional.
30 REVISTA +INTERNET=
13
Não há mais desculpas para não se utilizar vídeos na comunicação interna. Houve um evento
importante? O que acha de gravar uma entrevista com os colaboradores com o auxílio de um
celular e postar na intranet ou no blog corporativo? Quer promover um momento de descontração?
Pense na possibilidade de pedir para que alguns fanáticos arrisquem um palpite para o jogo de
futebol do final de semana. Precisa intensificar a divulgação de uma campanha interna? Faça
vídeos!
31 FAÇAVÍDEOS
Saiba que você não precisa ser um expert em edições de vídeos para começar a utilizar essa
importante ferramenta de comunicação na sua empresa. Há ótimos editores pela internet, que,
inclusive, lhe dão até a possibilidade de criar animações com um toque bem profissional, como o
Animaker, por exemplo.
32 FAÇAVÍDEOS (2)
Humanizar a comunicação é torná-la o mais próximo possível da realidade do colaborador. Evite
bancos de imagens quando você pode usar os próprios funcionários como modelo para algumas
ações. E não é só isso: vá além! Imagine uma campanha de prevenção de acidentes do trabalho na
indústria onde os personagens utilizados são os próprios filhos dos colaboradores? Pense em como
isso iria mobilizar o seu público alvo.
33 HUMANIZE ACOMUNICAÇÃO
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Faça o possível para medir a eficiência das ações de comunicação interna através da criação de
indicadores e demonstre o quanto suas atividades geram benefícios reais à empresa. Se realizou
alterações no informativo, por exemplo, procure identificar quantos exemplares sobraram nos
pontos de entrega e compare com a edição anterior. Complemente com uma pesquisa que aponte o
grau de satisfação dos leitores antes e depois das mudanças.
34 MENSURE OSRESULTADOS
Quer um outro exemplo de indicador que demonstrará claramente os benefícios da comunicação
interna? Solicite os dados de produtividade de um colaborador antes de convocá-lo para ser
personagem de uma entrevista especial que será publicada no informativo ou no blog, por exemplo.
Depois, compare com os dados obtidos um mês após a publicação. Certamente ele se sentirá
reconhecido e produzirá mais e melhor.
35 MENSURE OSRESULTADOS (2)
Se quiser promover uma pesquisa prática para medir o grau de satisfação em relação à intranet,
aplicativo ou blog, saiba que há boas opções online gratuitas, como o Survey Monkey. Basta montar
o questionário e disponibilizá-lo via link por e-mail ou publicá-lo em um dos canais digitais.
36 MENSURE OSRESULTADOS (3)
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Sei que há muitas soluções e estratégias para tornar as atividades de comunicação interna
surpreendentes; só neste e-book são várias dicas que você pode aproveitar. Lembre-se, entretanto,
de respeitar a cultura da empresa onde atua e aja de acordo com os valores que ela prega. Mais do
que isso, encontre o ritmo perfeito para sugerir e implantar as melhorias.
37 RESPEITE ACULTURA
...pesquise! Há ótimos materiais sobre comunicação interna na internet. E o melhor de tudo: totalmente
de graça. A Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje) publica, trimestralmente, a
Revista de Comunicação Empresarial. Dois dos mais aclamados profissionais de comunicação da América
do Sul, a brasileira Analisa de Medeiros Brum e o argentino Alejandro Formanchuk disponibilizam alguns
de seus livros em seus blogs. Os links dessas e outras dicas você encontra ao final do e-book.
38 PESQUISE,PESQUISE E...
Já pensou em criar um aplicativo para que os colaboradores possam acessar diversos conteúdos
diretamente do seu celular? Essa é uma boa estratégia para fortalecer o trabalho de comunicação
interna e disponibilizar materiais que cheguem até a família dos colaboradores, já que o app pode ser
acessado de qualquer lugar 24 horas por dia. Após sua criação, um treinamento deverá ser aplicado.
39 CRIE UM APLICATIVO
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Líderes que trabalham distante da usina ou até mesmo aqueles que não possuem um computador
podem ser comunicados de assuntos relevantes de uma maneira prática e eficiente: via SMS. Há
diversas empresas que oferecem esse serviço – que não é caro. Vale a pena pesquisar.
40 MENSAGEM VIASMS
Em usinas localizadas em cidades pequenas, pense na possibilidade de instalar um mural de
comunicados na praça para que todos os habitantes tenham acesso ao que ocorre na empresa. Muitas
mensagens que passam despercebidas pelos colaboradores podem chamar a atenção de seus familiares
e render uma repercussão positiva sobre assuntos, como campanhas de prevenção de doenças e
acidentes do trabalho, em suas casas.
42 DE DENTROPARA FORA
A comunicação face a face é a ferramenta mais importante de interação e de troca de informações
dentro de qualquer empresa, independentemente da quantidade de canais impressos e digitais que você
possua. E dentro desse cenário, contar com um programa como o Café com o Presidente passa a ser
imprescindível. Nele, um grupo de até oito colaboradores, sorteado mensalmente, terá a possibilidade de
conhecer o principal comandante da empresa e conversar sobre os mais variados temas. Os resultados
vão bem mais além da prática de uma gestão transparente.
41 CAFÉ COMPRESIDENTE
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Talvez você não se dê conta, mas há muitos canais de comunicação disponíveis para você utilizar e
que podem trazer ótimos resultados. Um deles é a central de radioamador, que pode se transformar
em uma incrível ferramenta para encaminhar mensagens rápidas sobre campanhas internas de saúde
e segurança aos motoristas ou divulgar novos projetos.
43 FORA DACAIXA
Se a sua usina possui mais de uma unidade, pense na possibilidade de promover webinars pelo
menos uma vez por semana para alinhar as atividades de comunicação com todos os integrantes do
setor ou com colaboradores parceiros de outras áreas, caso não possua uma equipe exclusiva. Ao
utilizar esse recurso, você consegue conectar várias pessoas com o auxílio de computadores e
editar planilhas e documentos de maneira interativa.
44 WEBINARPARA ALINHAR
Outra dica importantíssima tem a ver ainda com a ideia de ser o mais visual possível. Se tiver de
divulgar algo importante, mas que conta com dados um tanto quanto complexos para a maior para
do seu público, como expectativa de produção e quadro de metas do Programa de Participação de
Resultados (PPR), recorra ao infográfico. Essa ferramenta usada cada vez mais pelos jornais,
principalmente os impressos, tem como objetivo destacar as principais informações com o auxílio de
ilustrações, para facilitar o entendimento de todos.
45 USE INFOGRÁFICOS
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PARA LER
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blog da Analisa de Medeiros Brumwww.analisademedeirosbrum.wordpress.com
Um dos maiores especialistas em comunicação interna e endomarketing do Brasil, Analisa deMedeiros Brum disponibiliza dicas preciosas por meio do seu blog.
blog do Alejandro Formanchuckwww.formanchuk.com.ar/todosignifica/
O argentino Alejandro Formanchuck é, atualmente, um dos maiores nomes da América Latina quandoo assunto é comunicação interna. Ele mantém um blog sempre recheado de dicas.
blog da Rachel Millerhttp://www.allthingsic.com/
Descobri o trabalho da inglesa Rachel Miller este ano enquanto fazia algumas pesquisas. Sem dúvida,seu blog é uma ótima fonte de informações para quem quer entrar em contato com cases de sucessos
envolvendo a área de comunicação interna nas principais empresas do mundo.
Revista Comunicação Empresarialwww.aberje.com.br/revista/
A Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje) publica, trimestralmente, em seus site aRevista Comunicação Empresarial, que conta sempre com a participação dos principais profissionais do
setor no país.
PARA ACESSAR
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para se inspirar com ideias criativas sobre design
para fazer webinars
para criar mapas mentais durante as reuniões de brainstorm
para criar apresentações com ótimos recursos visuais
para editar vídeos e criar animações
para editar seu informativo interno
para criar um blog corporativo
para criar infográficos e newsletters
para acessar os links,clique nas logomarcas
SOBRE O AUTOR
CONTATOS(16) 99307-6297
Antonio Marquez é jornalista pós-graduado em história, comdiversos cursos de extensão em comunicação empresarial e mídias
sociais. Já atuou para três grupos de usina, sendo que, em doisdeles, foi responsável por todas as atividades relacionadas ao
setor. Foi repórter de Cidades e Economia para meios decomunicação do Grupo EPTV. Também atuou como assessor deimprensa, com foco em gerenciamento de crise, para a América
Latina Logística (ALL), onde atendia demandas dos maisimportantes meios de comunicação do país. Teve a oportunidade
de trabalhar em jobs para empresas como Faber-Castell eSyngenta. Em 2016, integrou o Conselho de Leitores da Revista
Galileu (Editora Globo).