Webcast Series 2009

featuring . . . DTCC’s New Transfer Capabilities

July 23, 2009

WelcomeIntroduction

Ken LarsenVice President

Keep Webcast to 60 minutesAsk a question

Click on the Q&A window in the lower right hand portion of the screenType your question into the dialog box Click the Send button

Following today’s WebcastRedirected to a brief surveyLink via email to access a recording of today’s Webcast

If you experience any technical difficulties during the presentation

Submit a question through the Q&AContact WebEx Technical Support at 1‐866‐229‐3239

Meeting Logistics

Agenda

Barbara BrowneBoston FinancialVice President, NSCC Support Services

Patty AgnewDST Systems

Applications Analyst Consultant, Home Office Services

DST's Integration Plan

Mutual Fund Transfers through the DTCC

Scott BradyMerrill LynchDirector, Asset Transition Services

Impact to Merrill Lynch / Intermediary Community

Mutual Fund Transfers through the DTCC

Barbara BrowneVice President, NSCC Support Services

ICI Broker/Dealer Advisory Committee (BDAC)

Mission

To provide a forum to identify ways to improve the distribution, operational processing, servicing and support of mutual fund products to better service the needs of the industry

and mutual fund shareholders

Background and Business Need

Automated

Transfers of Retirement Assets (ToRA)

Automated Customer Account Transfer Service (ACATS)

Networking

Manual

Labor intensive

Lengthy processing cycles

Significant source of client dissatisfaction

BDAC Transfers Working Group Formed in 2006

Approximate Current State

Manual

75%

Automated

25%

Call for Industry StandardizationNeed for single transfer system to meet industry needs

Minimize programming efforts to simplify adoption

DTCC leveraged ACATS and Fund/SERV systems

Existing systems and existing users

Limits market exposure

Improves overall customer experience

Reduces processing cycle time

Built‐in controls around tracking transfers

BenefitsBenefits

Automating In‐Kind Transfers 

FIRM‐initiated retirement & non‐retirement account re‐registrations that move shares either:

From the firm to existing fund direct accounts

From fund direct accounts to the firm

Firm initiates transfers through ACATS

Fund Company has two roles

Processes re‐registration instructions

Acts as a Contra‐Party to the transfer

NSCC Rule ChangesSpecial task force of Transfers Working Group was formed to assist DTCC legal with NSCC rule modifications

NSCC Rule 52 was amended to accommodate the transfer and re‐registration of shares between fund companies and financial intermediaries

Similar provisions contained in NSCC rules for other services

Rule 52 ‐ Section 46 covers Fund/SERV & ToRA

Rule 50 ‐ Section 17 covers ACATS

Fund Participation RequirementsTo use the ACATS‐Fund/SERV Account Transfer Capability, a fund company must:

Contact DTCC to sign up

Ensure ACATS‐Fund/SERV eligibility of Security Issue IDs (CUSIP)

Work with service provider to implement necessary changes

What’s Next

FUND initiated in‐kind transfers, including possible revisions to the ToRA service

Complete asset liquidation upon transfer between broker/dealer, bank, and mutual fund companies

To Acquire Detailed Information

Contact Information

Through your DTCC Relationship ManagerDTCC Wealth Management Services

(212) 855‐8877Website:  http://dtcc.com/products.wealthmgmt/

Contact Information

Through your Boston Financial Relationship Manageror

NSCC Administrator

DST’s Enhancement To Support ACATS In‐Kind Transfers 

Patty AgnewApplications Analyst Consultant, 

Home Office Services

DST Enhancement Project

Home Office Services (HOS) Development Team

Project Kick‐off ‐ August, 2008

Participated in Transfers Working Group Meetings

Participated in DTCC Best Practices Discussions

Worked with DST Client Sponsors throughout the Project Lifecycle

Traditional vs. In‐Kind

Phase 1 ‐ Firm‐Initiated ACATS In‐Kind Transfers

Fund to Firm Transfer (“Firm Pull”)

Firm to Fund Transfer (“Firm Push”)

Retirement and Non‐Retirement Accounts

Transfer Between Two Firms Transfer Between Firm and Fund Company

Re‐registration of Mutual Fund Position ‐ No Settlement

In‐Kind Transfers

Existing ACATS Option on NSCC Options Screen (Required)

New Options on NSCC Cross Reference Screen (Required

Allow ACATS Fund to Firm

Allow ACATS Firm to Fund

Allow ToRA ACATS Firm to Fund (Future Functionality)

Available via Existing PowerSelectQuery for R11 Table

TA2000 Options

New Options On Social Code Exclusion Screen (Optional)

ACATS Fund to Firm Transfers

ACATS Firm to Fund Transfers

New On‐Request Job (ZMR761) Available to Copy Exclusion Values Across Financial Institutions

In‐Kind TransfersTA2000 Options

Customer SSN/EIN Number

ACATS Account Type

Values Defined by DTCC

Gift/Donation Indicator

ʺ0ʺ ‐ Not a Gift/Donation

ʺ1ʺ ‐ Gift or Donation

Viewable in the Unformatted Data Screen of the DST SmartDesk ‐NSCC Feature and the NSCC Desktop

In‐Kind TransfersDTCC Layout Changes

Identifying In‐Kind Transfers on the ACATS 018 Record

Fund Participant Number for the CUSIP in Delivering Firm Field on 018 Record = Fund to Firm Transfer

Fund Participant Number for the CUSIP in Receiving Firm Field on018 Record = Firm to Fund Transfer

Fund Participant Number for the CUSIP Not in Delivering or Receiving Firm Field on 018 Record = Firm to Firm Transfer

Identifying In‐Kind Transfers on the NSCC Transaction Table

Firm to Firm Transfer (“0”)

Fund to Firm Transfer (“1”)

ToRA Firm to Fund Transfer (“2”)  (Future Functionality)

Firm to Fund Transfer (“3”)

Not Applicable (“Z”)

Available via Existing PowerSelect Query for AU7 Table

Edits for In‐Kind Transfers

Hard‐Reject Edits (For example: UFILE ACATS option set to “no”, Invalid Firm Number, Account Coded “Stop Transfer”)

Soft‐Reject Edits (For example: Delivering or Receiving Account Not Found, Insufficient Shares)

Transaction Codes/Suffixes for Non‐Tax Reportable Transactions

Scenario: Fund to Firm Transfer

Shares Held in a Fund Prototype Retirement or Non‐Retirement Account Directly with the Fund (Matrix Level 0 or 4)

Shares Can Be Transferred to a New or Existing Account

Firm Initiated ʺPullʺ

Receiving Party Firm

Delivering Party Fund

New Edits for Fund to Firm TransfersUFID Allow ACATS Fund to Firm Option for Submitting Firm

Delivering Account Matrix Level of 0 or 4

SSN on Delivering Account Matches Customer SSN Field on 018 Record (or Matches SSN on Receiving Account)

DST Social Code on Delivering Account Not Excluded for Submitting Firm

If Delivering Account is Fund Prototype Retirement Account ‐ACATS Account Type on 018 Record and NSCC Social Code (Convertedfrom DST Social Code on Account) Must be Valid Combination (as Defined in the BRD)

Delivering Account Cannot be Trust‐Networked

If Receiving Account is Trust‐Networked, Only the Trust (Not the Dealer) Can Submit a Fund to Firm Transfer

Scenario: Firm to Fund Transfer

Shares Held in a Retirement or Non‐Retirement Account with the Firm

Shares Can Only Be Transferred to an Existing Account(Matrix Level 0 or 4)

Firm Initiated ʺPushʺ

Delivering Party Firm

Receiving Party Fund

New Edits for Firm to Fund TransfersUFID Allow ACATS Firm to Fund Option for Submitting Firm

Receiving Account Must Exist, With Matrix Level of 0 or 4

SSN on Receiving Account Matches Customer SSN Field on 018 Record, or Matches SSN on Delivering Account, or Gift Indicator Must Equal “1”

DST Social Code on Receiving Account Not Excluded for Firm

If Receiving Account is Fund Prototype Retirement Account ‐ACATS Account Type on 018 Record and NSCC Social Code (Converted from DST Social Code on Account) Must be Valid Combination (as Defined in the BRD)

Receiving Account Cannot be Trust‐Networked

If Delivering Account is Trust‐Networked, Only the Trust  (Not the Dealer) Can Submit a Firm to Fund Transfer

Modification to ACATS Reporting

ACATS Rejects Displayed by Receiving Firm Number

New Field Added for Delivering Firm Number

Populated for All ACATS Transactions

Implementation StepsActivation Letter (Required by DTCC)

Work with Your DTCC Relationship Manager

UFILE ACATS Option (Required)

UFID Options (Required)

Allow ACATS Fund to Firm

Allow ACATS Firm to Fund

UFID Social Code Exclusions (Optional)

ACATS Fund to Firm Transfers

ACATS Firm to Fund Transfers

Project Schedule and References

Installed to DTJ Platform 7/10/09

Installing to Production 7/24/09

Business Requirements/Design Document

Proposed Systems Change Document for JMU554

MFB Test Scripts 

Job Profile ‐ ZMR761 Social Code Exclusion Copy Job

Customer Center 

Automating Mutual Fund Transfers

Scott BradyMerrill Lynch

Director, Asset Transition Services

Transfer Process – Current StateFirm to Firm ‐ ACATS Transfers

Industry standard process

Straight through processing

Full transfer settlement time frame (4 – 5 business days)

Partial transfer settlement time frame (3 – 4 business days)

Inconsistent and lengthy processing timeframes

Transferring mutual funds to Broker Dealers

Transferring mutual funds to Mutual Fund Families

Transfer Process – Mutual FundsFund specific processing requirements

Email

Fax

Original documents

Overnight mail

Varying document certification requirements

Signature guarantee

Varying signature guarantee stamps

Corporate resolution

Merrill Lynch ParticipationActively leveraging functionality since May 2009

Successfully tested and activated several relationships

Consistent settlement timeframes (3 – 4 business days)

Large reduction in manual letters

Tracking mutual fund family usage 

Participating in testing

Fund family activation

Benefits – Firms and Mutual FundsAllows for the systematic delivery and receipt of assets using standard industry methodology

Straight through processing

Consistent process rules and requirements

Leveraging mature industry processes

Promotes asset portability

Standardized settlement times

Consistent client expectations

NSCC Rule 52

ACATS Fund/SERV activation

Reduce rejects for broker to broker transfers

Enables PTF use

Maximize use of the PTF transaction

Review entire product line to ensure all funds are turned on for the service

Avoid differing transfer types based upon CUSIP

Best Practices

Questions

Ken LarsenVice President

A Call to ActionGet additional information

DTCC Relationship Manger

DTCC website (http://www.dtcc.com/products/cs/equities_clearance/acats.php)

Implementation Support

Boston Financial / DST Relationship Manager

NSCC Administrator 

Set up new options on TA2000

Ensure that all CUSIPS are ACATS and Fund/SERV eligible

Maximize use of PTF across all your funds

Thank You