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TRANSCRIPT
Draft standards review system
AFNOR
2010 06 01 Delft
Thierry BERGIER
Manager of production processes (public enquiries, administration consultation, publications, layout)
Antoine NAËL
Quality manager
Project manager « New public enquiry »
A. Naël - T. Bergier2
The Afnor project « New Public Enquiry »
Started in 2008, for the following reasons :3 answers by enquiry in average36% get no answer10% of answers come from 0,5% of enquiriesBad user return on the current Web application (bad user friendlyness)
Goals :1. Promote the public enquiry process and the standards2. Increase efficiency (more answers)3. Facilitate the backoffice work
3 orientationsCommunication meansTargetingUser friendlyness
Scope : national, european and international drafts
Launch date = July 1st, 2010
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Optimisation of communication efforts/costs
More than 1800 public enquiries processed a year
Impossible to customizeevery public enquiry
Solution = setup different levels of promotion
Regular 80% of enquiries
Enhanced19% of enquiries
Wide audience 1% of enquiries
A. Naël - T. Bergier4
Targets
Mirror committee
Other stakeholders
(specific list managed by the
Mirror committee)
Very large list (ex: transversal
fondamental standard)
Options
1%
19%
80%
Enhancement if regular lists are
not sufficient (ex: sector
fundamental standard)
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Enrichir la liste des parties intéressées associée à la CN
Identification of stakeholders –Enhanced public enquiry
* activité réalisée tout au long du processus de normalisation
Synergies Groupe
Régions / Certif / Formation / Editions
Communautés existantes
Réseaux sociaux, etc.
Répondants EP ayant manifesté un intérêt
pour le thème / secteur de l’EP
Prospects
Lister les personnes contactées intéressées
par les travaux de normalisation mais qui
n’ont pas souhaité devenir membre
Rechercher parmi les comptes Epweb
Identifier des groupes actifs de discussion sur des sujets analogues
Rejoindre la communauté, échanger
et promouvoir le projet en EP
Extraire des listes à partir des critères proposés
NAF, ICS, fonctions
(Acheteurs, demandes de renseignement)
Norm’Alert
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Proposition par BN et
validation liste AFNOR
Normalisation
Sélection des projets pour la formule « extra »
Analyse du projet
General process and planning
- Recherche nouvelles PI- Info perso aux experts - Plaquettes- Newsletter EP
Echanges avec responsables de département AFNOR
Lancement EP Suivi EP Clôture EP
J J + 60J - 30
formule « classique »
Formule « plus »
Info CN
Info autres parties intéressées
Mise à dispo Epweb
Info site AFNOR
Assistance
Progression EP
Document de dépouillement
Capitaliser infos répondants
Préparer réunion de dépouillement
Planification continue des projets de documents normatifs*
Présentation des projets au DMI, DCP et
Action régionale
Définition des plans d’actions
par projet
En avril et novembre
1 2 3
ou
Propositions BN
Équivalent
normes phare
Équivalent
normes du m
ois
* Liste des formules « extra » susceptible d’être actualisée en cours d’année
En mai et décembre
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7 tests of the new information message were conducted on real standards (wide audience public enquiries) :
35500 emails sent : Opening ratio of 25%,
33% of opened mails go until the application (the old one)
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Fundamental fonctional choices
No more identification needed to consult the draft (identification required to answer)
Paragraph online consultation
The table of comments, after resolution of comments, is available online to the respondants
Home page promotion of short number of enquiries
RSS, email alerts
Can be used to process other kind of consultation
The respondants are prompted to indicate their type of interest regarding the standard (producer, user, supplyer, tester, etc.)
Satisfaction form on the draft review system
Unchanged :Email announcement of enquiry startDraft can be downloaded and commented offlineAutomatic creation of the table of comments
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New portal« Enquêtes Publiques AFNOR »
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Home page
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Home page
Direct access by sector
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Home pageSearch engine
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Home page
Best place for 5 drafts max
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Home page
Last minutes enquiries
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Sector view
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RSS
All draft for public comments in this sector
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Email alert for this result
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A. Naël - T. Bergier20
Draft presentation
Navigation
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Progress bar
Complementary tools
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A. Naël - T. Bergier23
Place to write comments and proposal
A. Naël - T. Bergier24
Localisation of comments and other comments
(option)
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A. Naël - T. Bergier26
vote
Satisfaction enquiry
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Nouvelle page de garde automatique
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Un formulaire de réponse hors ligne ergonomique
Les chapitres sont pré-renseignés pour plus de confort et de fiabilité à la compilation des réponses
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Des fonctions complémentaires pour suivre les enquêtes publiques qui m’intéressent
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A. Naël - T. Bergier31
Progression of my responses
Overall decision of Mirror committee
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A. Naël - T. Bergier33
Download of Table of resolved comments
Results of enquiry
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Pour l’ingénieur BN
Un document de dépouillement à compléter