draft agenda for the follow up meeting with the...

MIRËMBAJTJE E OBJEKTEVE

SHKOLLORE

Проект за меѓуетничка интеграција во образованието

Projekti për integrimin ndëretnik në arsim

2


MODULI 1:

PLANIFIKIM I MIRËMBAJTJES SË

OBJEKTEVE SHKOLLORE DHE

PËRGATITJE E BUXHETIT PËR

MIRËMBAJTJE

3


Hyrje

Ky doracak për trajnim është përgatitur për nevojat e Ekipeve për rinovim të shkollave (ERSh) të formuara si pjesë të aktiviteteve të Komponentit 4: Nxitësit për shkollat dhe komunitetet lokale në kuadër të Projektit të USAID-it për ntegrimin ndëretnik në arsim. Anëtarët e ERSh janë bartësit kryesorë të aktiviteteve për rinovim në shkollat dhe të aktiviteteve për mirëmbajtje të objekteve shkollore pas rinovimit.

1. Qëllimet dhe detyrat e trajnmit

Qëllimi kryesor i trajnimit është të përforcohen kapacitetet e ERSh në shkollat e përzgjedhura që ato t’u përgjigjen sfidave gjatë mirëmbatjes së objekteve shkollore. Si rezultat prej kapaciteteve të përfocuara, pritet që ERSh të kyçen në mënyrë të dukshme në vlerësimet, riparimet dhe mirëmbajtjes së përditshme të objekteve shkollore, të marrin rol aktiv në procesin e planifikimit për mirëmbajtje dhe të munësohet kordinim i burimeve dhe devotshmëri të të gjitha anëve të kyçura në procesin arsimor.

Qëllimi kryesor

Qëllimi kryesor i punëtorisë është që pjesëmarrësit të njihen me konceptin dhe

metodologjinë për planifikim të mirëmbajtjes së ndërtesave shkollore dhe përgatitje

të buxhetit për mirëbajtje, dhe ta kuptojnë përfitimin që shkolla dhe komuniteti do ta

kenë prej ekipit aktiv në shkollën me kapacitete për mirëmbajtje të ndërtesave

shkollore.

Qëllimet konkrete

Të kuptohet rëndësia e procesit të planifikimit të mirëmbajtjes;

Të dallohen llojet e ndryshme të mirëmbajtjes;

Të zbatoen hapat dhe procedurat për vlerësim të ndërtesave shkollore;

Të informohen ër standardet e ndryshme për mirëmbajtje të ndërtsave shkollore;

Të njihen me mënyrën e përgatitjes së planeve afatgjata për mirëmbajtje (vjetore, shumëvjetore);

Të mësojnë si përgatitet buxhet për mirëmbajtje të objekteve shkollore;

Të njihen me mënyrat e ndryshme për grumbullim të mjeteve financire shtese për mirëmbajtje.

4


Problemet kryesore në lidhje me mirëmbajtjen janë:

Mirëbajtja e pamjaftueshme dhe/ose e papërshtatshme të objekteve shkollore;

Mungesa e mjeteve financiare ose mungesa e personeli të trajnuar;

Grumbullimi i problemeve dhe keqësim i gjendjes së ndërtesave shkollore;

Kushte të pakëndshme pune dhe llogari të larta për shërbime komunale.

Mirëmbajtja efikase e objekteve shkollore:

Siguron mjedis të sigurtë dhe të shëndetshëm në shkollën;

Kontribuon për funksionim normal të mësimdhënies dhe të procesit mësimor;

E zgjat afatin e përdorimit të objekteve shkollore (ruhen investimet);

Ulen shpenzimet operative;

Mirëmbajtja do të jetë më racionale nga pikëpamja financiare;

I ndihmon personelit që t’i identfikojnë proritetet për intervenime në mënyrë proaktive në vend të mënyrës reaktive (problemet parandalohen para se të duken);

Ndihmon gjatë marrjes së vendimeve të sakta për shpenzimet për mirëmbajtje;

E rrit efikasitetin enerjetik dhe e mbron mjedsin jetësor.

Planifikim i mirëmbajtjes së objekteve shkollore

Qëllimi Të kuptohet rëndësia e procesit të planifikimit të

mirëmbajtjes, përfitimet prej mirëmbajtjes efektive

dhe të diskutohet për mënyrat e ndryshme

mirëmbajtjeje.

Pritjet Pjesëmarrësit do ta kuptojnë domosdoshmërinë e

plaifikimit sistematik të mirëmbajtjes së objekteve

shkollore dhe si organizohet mirëmbajtja. Po ashtu, do

të bëhen të vetëdijshëm për mënyrat e ndryshme

mirëmbajtjeje dhe për përfitimet prej mirëmbajtjes

parandaluese përballë mirëmbajtjes reaktive.

5


Mirëmbajtja efektive e objekteve shkollore i ruan investimet kapitale, kujdeset për shëndetin dhe sigurinë e fëmijëve dhe nëpunësve, dhe e mbështet procesin arsimor.

Pjesat e ndryshme përbërëse të procesit arsimor janë rolet, detyrimet dhe përgjegjësitë e ndryshme në procesin e mirëmbajtjes së objekteve shkollore.

Përgjegjësit për arsim dhe drejtorët e shkollave duhet:

Të jenë të vetëdijshëm se mirëmbajtja e objekteve shkollore kontribuon për mirëqenien fizike dhe financiare të shkollës;

Të kuptojnë se mirëmbajtja e objekteve shkollore ndikon mbi pamjen e ndërtesave, funksionimin e pajisjes, shëndetin e nxënësve dhe personelit, si dhe mbi realizimin e procesit mësimor;

Të bëhen të vetëdijshëm se për mirëmbajtjen e objekteve shkollore mjetet financiare jaë të domosdshme;

Të kuptojnë se planifikimi strategjik i mirëmbajtjes së objekteve shkollore është punë ekipore dhe kërkon kontributë dhe ekspertizë prej përbërësve të ndryshëm;

Ta koordinojnë mirëmbajtjen në kuadër të shkollës;

Të kërkojnë implementim dhe vlërësim të përshtatsëm të planeve për mirëmbajtje të objekteve shkollore;

Drejtori duhet vazhdimisht ta informojë komunitetin në të cilin shkolla gjendet për mënyrat në të cilat edhe ata mund të ndihmojnë gjatë mirëmbajtjes.

Personeli i përgjigjur për mirëmbajtje duhet:

Të kuptojë se ekzistojnë procedura dhe probleme të shumta në lidhje me mirëmbajtjen e objekteve shkollore;

Të trajnhen me qëllim që t’i përmirësojnë njohuritë dhe shkathtësitë e tyre të lidhura me kapacitetet për mirëmbatje të objekteve shkollore;

T’i mësojnë edhe nëpunësit e tjerë se si ata mund të ndihmojnë gjatë mirëmbajtjes së objekteve shkollore;

Të bashkëpunojnë në mënyrë efikase me krijuesit e politikave dhe me ata që i marrin vendimet e lidhura me buxhetin;

Të mësojnë se nevojat në mësimdhënien drejtëpërdrejt ndikojnë mbi vendimet për mirëmbajtjen e objekteve shkollore.

Arsimtarët duhet:

Të kuptojnë se mirëmbajtja e objekteve shkollore ndikon mbi procesin mësimor;

T’i edukojnë nxënësit si të sillen në objektet shkollore;

6


T’i shprehin pritjet e tyre në lidhje me kushtet e brendshme në objektet shkollore sepse ato kontribuojnë për përmirësim të mësimit të nxënësve;

T’i respektojnë procedurat për mirëmbajte.

Nxënësit duhet:

Të kuptojnë se objektet shkollore janë mjedisi i tyre për mësim;

Të sillen me respekt ndaj pronës shkollor;

Të përvetësojnë shprehi pozitive të cilat do t’i pasurojnë përvojat e tyre jetësore.

Prindërit dhe anëtarët e komunitetit duhet:

Të mësojnë se objektet shkollore janë vendet ku zhvillohen qytetarët dhe udhëheqësit e ardhshëm;

T’i respektojnë vendimet në lidhje me përdorimin dhe mirëmbajtjen e objekteve shkollore;

Ta japin kontributin e tyre në procesin e marrjes së vendimeve në lidhje me mirëmbajtjen e objekteve shkollore kur kjo do të pritet prej tyre;

Të marrin vendim se do të japin mjete financiare për mirëmbajtje të objekteve shkollore.

Mirëmbajtja është aktivitet i vazhdueshëm dhe i përditshëm të nëpunësve në shkollën dhe duhet të organizohet në mënyrë sistematike dhe proaktive që të parandalohet nevoja prej riparimeve të mëtejshme. Mirëmbajtja e përgjithshme mund të ndahet në atë të paplanifikuar dhe atë të planifikuar:

1. Mirëmbajtje e paplanifikuar – Mirëmbajtja intervente (reaktive) – merren përmasa pasi do të ndodhë ndonjë defekt ose do të vërrehet ndonjë dëm më të madh. Mënyra dominante për mirëmbajtje, ose më saktësisht përreth 50% prej programeve për mirëmbajtje përqendrohen mbi këtë lloj mirëmbajtjeje. Në fakt bëhet fjalë për mirëmbajtje korrigjuese.

1.1. Mirëmbajtje korrigjuese – reaksion prej çrregullimeve të papritura, dëmeve të rastësishme ose me qëllim (vandalizëm). Rreth 2% prej mirëmbajtjeve të përcaktuar në planet vjetore janë për këtë ose lloje të tjera mirëmbajtjeje.

2. Mirëmbajtje e planifikuar – Mirëmbajtje parandaluese – mirëmbajtje proaktive me qëllim që të parandalohen prishjet e objektit ose defekte të pajisjes. Kjo mirëmbajtje bëhet në intervale të rregullta kohore gjatë vitit shkollor, dhe në mënyrë të planifikuar, jo reaktive. Siç vërrehet prej vetë emri të këtij lloji mirëmbajtjeje, mirëmbajtja e planifikuar do të thotë se është e organizuar, e arsyetuar, e kontrolluar dhe në pajtim me një plan të përgatitur. Në 30% prej rasteve, bëhet fjalë për mirëmbajtje parandaluese.

7


2.1. Mirëmbajtje e rregulltë (e vazhdueshme) – riparime të përgjithshme ose zëvendësim të komponentave ndërtimore, të pajisjes ose të sistemeve operative, servisim i ngrohjes ose të instalimit elektrik, pastrim i dyshemeve ose të dritareve, lyerje të rregullta periodike etj.

2.2. Mirëmbajtje analitike – proces i kontrollimeve ose të vlerësimeve që të zbulohet çdo lloj degradimi të pajijes ose të sistemitit, me që mundësohet largim ose kontrollim i faktorëve që kontribuojnë për degradim para se të shfaqet shkatërrim i gjendjes fizike të komponentave.

Prej shkollave pritet që të zbatojnë qasje proaktive në vend të asaj reaktive ndaj mirëmbatjes. Zhvillimi i mentalitetit për mirëmbajtje dhe qasje të urtë ndaj mirëmbajtjes dhe riparimet e vogla mundësojnë që objektet shkollore do të shfrytëzohen në mënyrë optimale.

Planifikimi vjetor i mirëmbajtjes së objekteve shkollore

Me qëllim që të sigurohet se obektet shkollore mirëmbahen dhe do të mirëbahen në mënyrë të përshtatshme, ka nevojë për planifikim efikas me anë të koordinimit të burimeve, devotshmëri në të gjitha nivelet dhe përgatitje të një plani të plotë për mbajtje. Mirëmbajtja joadekuate e objekteve shkollore gjithashtu i pakëson mundësitë për investimet e ardhshme në sistemin arsimor publik.

Procesi i planifikimit të mirëmbajtjes përbëhet prej tri komponentave themelore: organizim, vlerësim i objekteve shkolore (dhe kntrollim i regulltë) dhe përgatitje i një plani për mirëmbajtje.

1. Organizim

Struktura më e thjeshtë organizuese përbëhet prej:

Koodinator kryesor (drejtor, kryetar i këshillit shkollor ose të këshillit të prindërve) – e planifikon kohën në të cilën personeli teknik duhet të bëjë kontrollë të të gjitha pozitave ndërtimore (jep detyrime dhe organizon orarin), i sinkronizon mirëmbajtjet parandaluese, ato të përgjithshmet dhe ato në gjendje kritike, mbledh informacione, përgatit raporte dhe e përgatit planin vjetor për mirëmbajtje.

Koordinator për grumbullim të mjeteve shtese financiare – planifikon aktivitete për grumbullim të mjeteve të cilat do të shfryëzohen për mirëmbajtje të përditshëm ose për riparime të vogla.

Ekip teknik (personeli teknik, arsimtarë nga arsimi teknik, prindër me shkathtësi ose kualifikime teknik) –mund të ndahet në disa ekipe më të vogla të cilat do ta kontrollojnë çdo pjesë të objektit shkollor (çatinë, dritaret, dyshemenë, ngrohjen, oborrin, pajisjen dhe mobilje).

2. Vlerësim i objekteve shkollore

Për realizim më të lehtë të detyrave nga fusha e mirëmbajtjes së shkollave, aktivitetet themelore janë grupuar në katër hapa:

8


Grumbullim i të dhënave prej regjistrit për punë të shkollës (evidencë);

Vlerësim i gjendjes fizike të objekteve shkollore;

Përcaktim i prioriteteve për mirëmbajtje të objekteve shkollore;

Realizim i aktiviteteve për mirëmbajtje (sipas listës së prioriteteve).

Hapi 1 - Grumbullim i të dhënave prej regjistrit për punë të shkollës

Të dhënat themelore për shkollën: emri dhe adresa e objektit shkollor, të dhënat e përgjithshme themelore për objektin dhe tokën, si dhe të dhënat kadastrale.

Të dhënat për regjistrim: numri i klasave dhe numri i nxënësve të ndara në klasa, në ndërrime dhe sipas gjuhës së mësimdhënies.

Të dhënat për punësimet: numri i nëpunësve në objektin: për kuadrin arsimor të dhënat e orëve mësimore që i japin çdo javë në atë objekt, kurse për kuadrin tjetër pjesën e kohës të plotë pune që e kalojnë në atë objekt.

Të dhënat financiare: planet financiare të shkollave së bashku me kategoritë kryesore (të hollat për rrogë, shpenzime për ngrohje dhe forma të tjera energjie, shpenzime për materiale të ndryshme, mjete materiale dhe mjete higjienike). Kur bëhet fjalë për të dhënat financiare, është më lehtë të mblidhen të dhënat për shkollat fillore si institucione (shkolla komunale fillore së bashku me shkollat perifeike). Por, mund të jetë shumë e dobishme dhe e rëndësishme nëse mblidhen dhe regjistrohen të dhënat financiare veç a veç për shkollën qendrore edhe për shkollat periferike.

Hapi 2 – Vlerësim i gjendjes fizike të objekteve shkollore

Për vlerësim të gjendjes së objekteve, duhet të grumbullohen të dhënat nga këto fusha:

1. Të dhënat e përgjithshme: emri dhe adresa e objektit shkollor, të dhënat e përgjithshme themelore për objektin dhe tokën, si dhe të dhënat kadastrale.

2. Të dhënat për objektin shkollor: numri, përmasat dhe gjendja e të gjitha hapësirave në shkollën (klasat, zyrat etj.).

3. Të dhënat për oborrin e shkollës: sipërfaqe dhe përdorimi i elementave specifike prej tokës së shkollës.

4. Të dhënat për infrastrukturës së ekzistueshme (sistemi i ujësjelljes, kanalizimi, rrjeti elektik, sistemi për ngrohje, sistemi për komunikim, mbrojtje nga zjarri).

5. Vlerësim teknik i të dhënave të objektit: tipi dhe gjendja e elementeve kryesore ndërtimore të objekteve shkollore, siç janë çatia, muret e brendshme dhe të jashtme, tavanet dhe dyshemetë, dyert dhe dritaret dhe pajisje sanitare.

9


6. Të dhënat për pajisjen themelore shkollore: përmbajtja, sasia dhe gjendja e pajisjes, siç janë bankat, karrigat, dërrasat dhe kompjuterët.

Vlerësimi i objekteve shkollore bëhet në terren, me regjistrim, fotografim ose inçizim të objekteve, dhe vlerësim i gjendjes së objektit gjatë vizitës në terren. Vlerësohen këto pozita të objektit:

• Konstruksioni i objektit;

• Çatia;

• Muret e jashtme (fasada);

• Muret e brendshme, tavanet;

• Dyshemetë;

• Dritaret;

• Dyert;

• Pajisja sanitare;

• Instalimi elektrik;

• Sistemi për ngrohje.

Për vlerësim të gjedjes së secilës prej këtyre poztave përdoret ky klasifikim:

E mirë – hapësirat janë në gjendje të mirë, por nevojitet mirëmbajtja rutinore.

E kënaqshme – nevojiten përmirësime të vogla preventive të disa elementeve të hapësirave.

E varfër – hapësirat karakterizohen me karakteristika të përhershme substandarde të cilat kërkojnë kujdes, rinovim ose zëvendësim të vazhdueshëm.

E pakënaqëshme – gjendja e hapësirave është e tillë që ekzistojnë të gjitha elementet, por kushtet janë substandarde dhe nuk janë të sigurta për t’i shfrytëzuar.

Ndërrim/Demolim – gjendja e hapësirave është e tillë që seriozisht ndikon mbi sigurinë e shfrytëzuesve, dhe nuk ka kushte për zhvillimin e procesit pedagogjik.

Hapi 3 – Përcaktim i prioriteteve për mirëmbajtje të objekteve shkollore

Lista e kriterëve të propozuara për përcaktim të prioriteteve:

• Siguria (konstruksioni, çatia, instalimi elektrik);

• Nevoja themelore të nxënësve (tualete, dritare);

10


• Pengesa në procesin mësimor (sistemi për ngrohje);

• Përmirësim i standardeve (ngjyrosje e mureve, zëvendësm i dyshemeve ose të fasadës).

Hapi 4 – Realizim i aktiviteteve për mirëmbajtje (përgatitje e planit vjetor për mirëmbajtje sipas listës me prioitete në pajtim me standardet)

Për mirëmbajtje të objekteve shkollore është me nevojë të përgatitet një plan vjetor. Ky përfshin periudhë kohore prej një viti shkollor, por edhe prej një viti fiskal (periudha nga 1 janar deri në 31 dhjetor – periudhë i të cilës përket planifikmi financiar edhe gjatë të cilës realizohet buxheti i planifikuar) për shkak se plani përfshin edhe planifikim financiar i cili është i detyrueshëm me ligj. Planifikimi vjetor, përveç për parashikim të mjeteve financiare, kontribuon edhe për efikasitet më të madh në shfrytëzimin e burimeve njerëzore. Kuptohet se një përfitim tjetër është mbrojtje më e madhe e investimeve kapitale, mirëqenia e nxënësve dhe nëpunësve, dhe për shkak të asaj, planifikimi cilësor në nivel vjetor është parakusht për zhvillim të kontrolluar të gjendjeve.

Planifikimi vjetor duhet të ndahet në planifikim të mirëmbajtjes themelore dhe planifkikim të mirëmbajtjes së posaçme. Mirëmbajtja themelore realizohet nga ana e pesonelit teknik të cilt duhet të trajnohet në mënyrë të përshtatshëm për këtë punë, kurse mirëmbajtja e posaçme realizohet nga ana e firmave të specializuara. Për mirëmbajtjen themelore nevojiten mjete financiare vetëm për gjërat materiale, kurse mirëmbajtja e posaçme është më e shtrenjtë, dhe, varësisht nga nevoja, duhet zbatuar veprime të përshtatshme për prokurim.

Mirëmbajtja themelore i përmban:

punimet më të thjeshta në instalacionin elektrik (zëvendësim i çelësve drite, zëvendësim i shtekereve, zëvendësim i llambeve, zëvendësim i fasungave ose të portollambeve, instalim i kableve shtese etj.);

punime më të thjeshta të hidraulikës dhe të kanalizimit (zëvenësim i çesmeve, zëvendësim i pjesave të çesmës, riparim i kasetave klozetit, pastrim i rrjetit të kanalizacionit, zëvendësim i lavamanëve etj.);

punime më të thjeshta që i përkasin zejës së ngjyrosjes dhe mekanikës (lyerje e gardhit, lyerje e sipërfaqëve më të vogla, lyerje e pjesë të mobiljes dhe të dyerve, zëvendësim i bravave dhe rezeve, riparim i karrigëve, bankave dhe tavolinave etj.);

punimet higjienike-teknike të cilat i përkasin mirëmbajtjes së higjienës.

Për nevojat e posaçme duhet bërë plan vjetor për kontrollë dhe mirëmbajtje të ngrohjes qendrore dhe të kaldatoreve, kontrollë dhe mirëmbajtje e konstruksionit të çatisë dhe të ulluqeve teneqeje, kontrollë dhe mirëmbajtje e aparateve për fikje të zjarrit.

11


Planifikim i buxhetit pët mirëmbajtje të objekteve shkollore

Qëllim Të diskutohet për rëndësinë e buxhetit për

mirëmbajtje dhe mënyrën e planifikimit të mjeteve

financiare për mirëmbajtje.

Pritjet Pjesëmarrësit do t’i kuptojnë planet financiare të

shkollave, llogaritë dhe paragrafet për mirëmbajtje dhe

do të bëhen të vetëdijshëm për rëndësinë e planifikimit

të buxhetit për mirëmbajtje.

Shpërndarja e mjeteve për arsim fillor dhe të mesëm nga Ministria për arsim dhe

shkencë në komunat bëhet me:

Dotacionet me dedikim;

Dotacionet-bllok;

Dotacionet kapitale.

Shpërndarja e mjeteve nga Ministria deri në komunat themelohet mbi këto formula:

Shuma themelore për çdo komunë

Numri i ponderuar i nxënësve në komunë, ku poderi varret prej: • Numrit të përgjithshëm i nxënësve në komunë;

• Dendësisë së banorëve;

• Numri të nxënësve sipas mësimit lëndor;

• Numrit të nxënësve me nevoja të posaçme;

• Numrit të nxënësve në shkollat e mesme profesionale.

Vlerë standarde për nxënës.

Të hyrat e shkollave vijnë prej këtyre burimeve:

Buxheti shtetëror;

Komuna;

Donacionet dhe sponzorimet;

Të hyrat vetiake;

Huatë.

Në kuadër të shkollave, kompetencat e këshillit shkolor në lidhje me financat anë siç

vijon:

E propozon planin financiar të shkollës deri te themeluesi;

12


E propozon llogarinë përfundimtare deri te themeluesi;

Kryen mbikëqyrje financiare;

Sjell vendime për kërkesa të mjeteve financiare për mjete mësimore

dhe kërkesë për mjete për përmirësimin e kushteve për punën e

shkollës;

Sjell vendime për ndërtim, rindërtim ose adaptim të objekteve

shkollore në bazë të prioriteteve të definuara;

I definon prioritetet për sanim, rekonstruim;

Sjell vendime për realizim të investimeve kapitale.

Procedurat dhe kalendari për përgatitjen e Planit financiar të shkollës:

1. Formimi i Komisionit për pyetje financiare – gusht – Përcaktimi i kalendarit për

përgatitjen e planit financiar;

2. Lëshimi i letrës qarkore deri te aktivet profesionale, këshilli i prindërve dhe

drejtori i shkollës – njoftimi, identifikimi dhe dhënia prioritet kërkesave

arsimore dhe supozimeve për resurse kryesore – gusht;

3. Përmbledhja e të dhënave për nevojat e aktiveve profesionale – aktivet

profesionale – shtator;

4. Dhënia e propozimeve nga këshilli i prindërve për përmirësimin e kushteve në

shkollë – shtator;

5. Shqyrtimi i prioriteteve nga Programi për punën e shkollës – parashikimi i

mjeteve për realizimin e tyre përmes vlerësimit real të mjeteve të nevojshme

– shtator/tetor - Komisioni për pyetje financiare/drejtori i shkollës

6. Definimi i prioriteteve për investime kapitale, të cilët janë në pëlqim me

planin zhvillimor të shkollës – shtator/tetor – Коmisioni për pyetje financiare

/drejtori i shkollës;

7. Shqyrtimi i Rregullores për sistematizimin dhe nevojat për mjete financiare

për rrogat e të punësuarve – Komisioni për financa / drejtori / kontabilisti -

shtator/tetor;

8. Shqyrtimi propozimeve të arritura, definimi i prioriteve në bazë të mjeteve

reale me të cilat disponon shkolla në vitin e ardhshëm – Komisioni për financa

/ Drejtori / Kontabilisti - fundi i tetorit dhe fillimi i nëntorit;

13


9. Harmonozimi i Planit financiar me pëlqim të mjeteve të parapara nga ana e

komunës – Komisioni për pyetje financiare / Drejtori / Kontabilisti - fundi i

muajit tetor dhe fillimi i nëntorit;

10. Shqyrtimi i planit financiar – Këshilli i shkollës /më së voni deri më 15 nëntor;

11. Miratimi i planit financiar të shkollës nga ana e Këshillit të komunës më së

voni deri më 15 dhjetor.

Shkolla i posedon këto llogari, të cilat i kanë shifrat e mëposhtme:

Llogaria për buxhet themelor (603, 903)

Llogaria për buxhet nga aktivitetet vetëfinancuese (787)

Llogari për buxhet të donacioneve (785)

Për menaxhim të suksesshëm me shkollat duhet bërë një plan të detajuar për

mirëmbajtje, për realizimin e të cilit do të ndahen resurset e përshtatshme

financiare. Ëstë me rëndësi të madhe që çdo vit shkollat të ndajnë mjete të

mjafueshme prej buxhetit të tyre për mirëmbajtje të përgjitshme të objektit

shkollor, të oborrit dhe terreneve sportive, sallës sportive dhe të hapësirave

ndihmëse, si dhe në shkollën qendrore, po ashtu edhe në shkollat periferike.

Buxhetet e papërshtatshme për mirëmbajtje sjellin në mungesë prej personelit

teknik, akumulim të problemeve, prishje të objektit dhe defekte të pajisjes, si dhe

për efekte të tjera negative që pasqyrohen në procesin mësimor. Shkollat duhet të

mbajnë llogari për kushtet në objektet e tyre, që së bashku me përgjegjësit pranë

komunës të përgatisin buxhete realiste për mirëmbajtë të saktë të objekteve

shkollore.

Planet e detajuara vjetore për mirëmbajtje e lehtësojnë procesin e buxhetimit, për

shkak se drejtoria e shkollës ka pamje të qartë të prioriteteve për mirëmbajtjen e

rregulltë, por edhe për mirëmbatjen parandaluese, e di në cilën periudhë kohore

duhet zbatur intervenimet, kush duhet t’i ndërmarrë, dhe i dinë çmimet.

Projektimet në buxhetin bëhen në bazë të disa kriterëve:

Të dhënat historike;

Vëllimi ekzistues pune;

Në lidhje me sipërfaqen e objektit shkollor;

Përqindja e buxhetit të përgjithshëm;

Përqindja e vlerës së objektit dhe vlerës për zëvendësim të pajisjes.

14


Kategoritë kryesore të buxhetit për mirëmbajtje të objekteve shkollore janë siç

vijon:

Shërbime komunale – të gjitha shpenzimet komunale (energji elektrike, ujësjellës

dhe kanalizim, telefon dhe faks, ngrohje (drunj, lënde djegëse ose materiale të

tjera për ngrohje).

Inventar i vogël, vegla dhe materiale të tjera – mjete të nevojhme për

materiale për zyrë, revista, gazeta dhe materiale të tjera, mjete higjienike,

inentar i vogël dhe materiale të tjera.

Riparime dhe mirëmbajtja e vazhdueshme – mjete të nevojshme për

rparime dhe mirëmbajtje të vazhdueshme, mirëmbajtje të objekteve dhe

riparim dhe mirëmbajtje të mobiljes, pajisjes dhe të makinërisë.

Shërbime me kontratë – të gjitha shërbimet të cilat për shkollën i realizojnë

pesona të tjera ose firma, dhe për të cilat përgatiten kontrata dhe u

nënshtrohen procedurave për prokurime publike, si dhe mjetet e nevojshme

për organizim të transporit të nxënësve.

Shpenzimet kapitale – mjetet për rikonstruim të objekteve ndërtimore, si dhe

për blerje të mobiljes, pajisje dhe makinave.

15


Mjete plotësuese për mirëmbajtje Qëllimi Të diskutohen mënyrat e ndryshme për grumbullim të

mjeteve fianciare për mirëmbajtje.

Pritjet Pjesëmarrësit do ta kuptojnë rëndësinë prej angazhimit

të gjithë shkollës dhe të komunitetit lokal në

grumbullimin e mjeteve shtese financiare për

mirëmbajtje dhe mënyrën në të cilën mund të bëhet

kjo. Gjithahstu, do të shkëmbehen përvoja të mësuara

prej organizimit praktik të ngjarjeve të këtilla.

Mjetet të cilat shkolla i pranon për mirëmbajtje, më shpesh nuk mjaftojnë për realizim të punës së nevojshme. Njëra prej sfidave më të madhe pranë shkollave është të gjejnë mjete të mjaftueshme për realizim të programit vjetor për mirëmbajtje, dhe me qëlim që objekti dhe makineria shkollore të mirëmbahen në mënyrë të saktë, të përshtatshme dhe të rregulltë, duhet të planifikohen aktivitetet për grumbullim të mjeteve shtese financiare, të ashtuquajtura fundraising. Është me rëndësi të madhe që në këto aktivitete të përfshihet gjithë komuniteti, jo vetëm shkolla dhe komuna, por edhe sektori i biznesit, oranizatat joqeveritare, prindërit dhe vetë fëmijët, për shkak se shkolla i përket gjithë komunitetit. Organizimi i ngjarjeve speciale me karakter zbavitës, ngjarje sportive ose kulturore-artistike janë ngjarje të cilat i organizon shkolla për të prezantuar vetveten, për t’i prezantuar mundësitë dhe sfidat dhe për t’ przantuar nevojat përpara mysafirëve të pranishëm – ky është qëllimi. Sigurimi i mjeteve financiare këtu është në rradhë të dytë. Për këtë llojë organizimi, ka nevojë për ekip të posaçëm, mjete, plan etj.

Ngjarje të cilat mund të realizohen për të grumbulluar mjete shtese financiare janë:

• Manifestime muzikore (idol, shfaqje muzikore);

• Shfaqje;

• Ngjarje sportive;

• Shitje e përpunimeve të krijuara prej nxënësve (bazare);

• Shitje e ushqimeve të përgatitura prej anëtarëve të komunitetit;

• Manifestime humanitare (dhurim i gjakut);

• Aksione ekologjike.

Plani për organizim të një ngjarjeje për grumbullim të mjeteve shtese financire duhet t’i përmbajë këto elemente:

• Qëllimi i ngjarjes: nevoja saktësisht të përcaktuar;

16


• Data dhe vendi i mbajtjes;

• Ekipi dhe koordinatori i ekipit për organizim;

• Mjetet të projektuara financiare që duhet grumbuluar;

• Burimi i mjeteve: lista e dhuruesve të mundshëm;

• Partnerët: ndihmës të mundshëm;

• Pjesëmarrësit në ngjarjen: nxënës, prindër...;

• Mysafirët e ftuar: pushteti lokal, komunitetit biznesi, organizatat joqeveritare;

• Mediat e njoftuar;

• Plan për shpenzim të mjeteve.

Pas mbarimit të ngjarjes, nënshkruhet kontratë me dhuruesin (në pajtim me ligjin për donacione), dërgohet një letër falënderimi me raport përfundimtar i cili do ta përmbajë numrin e pjesëmarrësve, shumën e mjeteve të grumbulluara dhe planin për shpenzim të mjeteve të grumbulluara. Bashkëpunimi me dhuruesin duhet të vazhdojë edhe në të ardhmen dhe përfaqësuesit prej këtyre organizatave të ftohen edhe në manifestime të tjera të rëndësishme në shkollën edhe në komunitetin. Informacioni për ngjarjen dhe përfshirjen e gjithë komunitetin duhet të përgatitet mirë dhe t’ua ofrohet mediave si shembull të suksesshëm. Në rastet kur as mjetet shtese nuk mjaftojnë për realizim të planit vjetor për mirëmbajtje, rishikojeni planin që të sigurohuni se mos keni qenë shumë ambiciozë në përkufizimin e prioriteteve. Bëni konsultime me profesionalistë për gjërat që kërkojnë më shumë financa, sepse profesionalistët mund t’ju propozojnë zgjidhje që ju nuk i kishit marrë parasysh më parë. Në vazhdim ju ofrojmë disa këshilla praktike për ‘‘adaptime’’ në buxhetin për mirëmbajtje:

1. Kontrollojeni orarin e aktiviteteve të planifikuara dhe shtyjeni afatin nëse kjo nuk do ta rrezikojë sigurinë e nxënësve ose nuk vë pengesa për mbajtje të rregulltë të procesit mësimor: - Kositni barin në oborrin e shkollës një herë në muaj, në vend që ta kositni

dy herë. - Lëmojini dyshemetë dy herë, e jo katër herë në vit.

2. Në ved që të nënshkroni kontrata me firma profesionale, mund të angazhoni prindër të papunësuar me vendim dhe miratim nga ana e këshillit shkollor për realizim të punimeve më të lehta, siç janë për shembull rregullimi i oborrit ose lyerja e mureve.

3. Diskutoni me komunën nëse ka mundësi thirrjet për prokurime publike të organizohen përmes komunës në mënyrë të përbashkët për disa shkolla njëkohësisht, sepse në atë mënyrë ndoshta do të merrni çmime më të ulëta, dhe firmat lokale biles mund të ofrojnë edhe ulje shtese të çmimeve.

4. Përsëri, në nivel të komunës, shkollat mund të nënshkrojnë kontratë të përbashkët me kompanitë për mirëmbajtje (sistem rrufpritës, aparate kundër zjarrit, ngrohje qenrore, instalimi elektrik).

draft agenda for the follow up meeting with the...

Documents