Youforce - HR Self Service
Proces nieuw dienstverband door medewerker
Laat het invoeren niet liggen.
Nadat alle formulieren zijn ingevuld en gecontroleerd door de personeel- en salarisadministratie wordt het
contract gemaakt. Het is van belang dat dit proces op tijd is afgerond. Na afronding van dit proces zal behalve
het contract ook het computeraccount automatisch worden aangemaakt. De inloggegevens worden naar de
verantwoordelijke van het team gestuurd.
Opgesteld door: Functioneel beheer Youforce Datum: 20-november-2018
Youforce - HR Self Service
Proces nieuw dienstverband
Als medewerker binnen Siza heb je een rol in het proces nieuw dienstverband. Je bent zelf verantwoordelijk
voor het in dienst melden. Het in dienst melden gebeurt binnen Youforce. Youforce is de bedrijfsapplicatie voor
alle processen rondom personeelszaken.
In deze handleiding staat beschreven hoe het indienst melden in zijn werk gaat. Mocht je in het proces vragen
hebben dan staat op de formulieren met wie je contact op kan nemen.
Zijn er technische vragen over Youforce of lukt het niet om in te loggen neem dan contact op met Functioneel
beheer via [email protected] of 088- 377 91 14.
Nieuw dienstverband opvoeren door medewerker
Hieronder staat stap voor stap beschreven hoe een nieuwe medewerker kan worden ingevoerd:
Stap 1. Login met de gegevens die je hebt gekregen van [email protected] op de website www.youforce.biz
Stap 2. Klik vervolgens op Self Service
Stap 3. Er staat een mutatie klaar in je “Te doen” lijst.
Stap 4. Klik op ND 1: Nieuw dienstverband (door medewerker).
De volgende symbolen betekenen:
Verplicht veld
Mouse-over aanwezig (houdt de muis op dit icoontje en er verschijnt extra informatie)
Kalenderveld (Je kunt gebruik maken van de kalender)
Keuzeveld (klik op de loep) en maak een keuze.
Youforce - HR Self Service
Proces nieuw dienstverband
Stap 5. Het eerste formulier verschijnt, deze is ter controle van jouw persoonsgegevens. Je
leidinggevende/verantwoordelijke heeft deze gegevens ingevuld. Je kunt deze gegevens wijzigen/aanvullen. Als
alle gegevens kloppen, klik dan op Verder. Mochten er gegevens niet kloppen: pas deze aan.
Stap 6. Je komt nu in het formulier ter controle van de dienstverbandgegevens, je kunt deze gegevens niet
wijzigen. Mocht er iets niet kloppen, neem dan contact op met je verantwoordelijke / leidinggevende.
Controleer de
gegevens en klik
op Verder
Youforce - HR Self Service
Proces nieuw dienstverband
Stap 7. Daarna verschijnt het formulier waar je de persoonsgegevens moet aanpassen/aanvullen, velden met
een zijn verplicht. Als de velden met een zijn ingevuld ga je door op Verder te tikken naar het volgende
scherm.
Youforce - HR Self Service
Proces nieuw dienstverband
Stap 8. In het scherm (zie onderstaande afbeelding) worden de burgerlijke staat en partnergegevens gevraagd.
Siza heeft de burgerlijke staat en eventuele partnernaam nodig om de correspondentienaam te kunnen
samenstellen. Geef bij “Keuze correspondentienaam” aan hoe je in het systeem bekend wilt worden, de keuze
werkt ook door in bijvoorbeeld je e-mailadres en alle andere correspondentie binnen Siza. We kennen vier
mogelijkheden:
B: Naam partner - Geboortenaam
C: Geboortenaam – Naam partner
E: Geboortenaam
P: Naam partner
Na het invullen van de gegevens, klik je op Genereer correspondentienaam. Je ziet dan onderin hoe je
correspondentienaam binnen Siza eruit komt te zien (Bijvoorbeeld voor je e-mailadres, contract e.d.)
De velden waar een (loep) achter staat kunnen niet ingevuld worden met tekst, klik op de loep voor
een keuzelijst.
Pas indien nodig de gegevens aan en klik vervolgens op Verder.
Youforce - HR Self Service
Proces nieuw dienstverband
Stap 9. In dit scherm worden de woonadres gegevens uitgevraagd. Vul in dit scherm de postcode,
huisnummer en huisnummer toevoeging in. Klik daarna op de oranje pijl en het systeem vult de
straatnaam, woonplaats en land in. Heb je een alternatief postadres vul dan bij de vraag Is dit ook uw
Postadres? “Nee”’ in.
Na het klikken op Genereer
correspondentienaam wordt
dit veld gevuld.
Youforce - HR Self Service
Proces nieuw dienstverband
Bij nee: Je komt nu in het scherm waar je het postadres kunt vastleggen. Hiervoor geldt hetzelfde als bij het
woonadres, vul alleen de postcode, huisnummer en huisnummer toevoeging in en klik vervolgens op de oranje
pijl het systeem vult dan de straatnaam, woonplaats en het land in.
Youforce - HR Self Service
Proces nieuw dienstverband
Stap 10. In het volgende scherm kun je de IBAN vastleggen. Heb je een afwijkende tenaamstelling rekening, vul
deze dan ook in.
Onderstaande stap is alleen van toepassing indien de personeelsadministratie dit aangeeft. Het kan zijn dat
deze stap wordt overgeslagen. Vergeet niet om na het invullen het formulier te verzenden door op verzenden
te klikken!
Stap 11. Personeelsvereniging: je kunt hier aangeven of je lid wilt worden van de personeelsvereniging. Indien
je lid wilt worden, moet het vinkje bij Toestemming inhouding contributie “aan” staan. De contributie van de
personeelsvereniging zal automatisch worden ingehouden op het salaris. Wil je geen lid worden laat dan de
velden leeg of voer “Nee” in.
Let op! Je kunt geen lid worden als je stagiaire bent.
Youforce - HR Self Service
Proces nieuw dienstverband
Onderstaande stap is alleen van toepassing indien de personeelsadministratie dit aangeeft. Het kan zijn dat
deze stap wordt overgeslagen. Vergeet niet om na het invullen het formulier te verzenden door op verzenden
te klikken!
Stap 12. Je krijgt nu de keuze om de loonheffingskorting te laten toepassen, klik op het vergrootglas voor de
keuzes.
Youforce - HR Self Service
Proces nieuw dienstverband
Als je meer informatie nodig hebt over de loonbelastingverklaring: Klik hier (Site belastingdienst). Het formulier
van de belastingdienst is niet nodig.
Het vinkje naar waarheid en correct ingevoerd moet aanstaan voordat het formulier verlaten kan worden door
de knop verder.
Onderstaande stap is alleen van toepassing indien de personeelsadministratie dit aangeeft. Het kan zijn dat
deze stap wordt overgeslagen. Vergeet niet om na het invullen het formulier te verzenden door op verzenden
te klikken!
Stap 13. Om bij Siza te kunnen werken is een VOG (Verklaring omtrent gedrag) nodig. In dit formulier wordt
gevraagd of je de VOG hebt aangevraagd. Heb je geen e-mailbericht ontvangen voor het aanvragen van de VOG
neem dan contact op met de Personeelsadministratie via P&[email protected] of 088-378 11 80.
Stap 14. Onderstaande stap is alleen van toepassing indien de personeelsadministratie dit aangeeft. Het kan
zijn dat deze stap wordt overgeslagen. Vergeet niet om na het invullen het formulier te verzenden door op
verzenden te klikken!
Stap 15. De komende twee formulieren hebben betrekking op de Sociale Verzekeringen. Siza wil gebruik
maken van de mogelijkheden die het sociale zekerheidsrecht biedt. Na het eerste formulier (met nadere
informatie) volgt er een formulieren met vragen over de Sociale Zekerheid. Heb je vragen over deze
formulieren neem dan contact op met de afdeling Gezondheidsmanagement van Siza via 088- 377 91 00 (vraag
naar de afdeling gezondheidsmanagement).
Youforce - HR Self Service
Proces nieuw dienstverband
Op de tweede pagina met vragen onder vraag 7 moet er aangegeven worden dat de vragen naar waarheid en
correct zijn ingevuld.
Stap 16. De komende twee formulieren hebben betrekking op de vaccinatie hepatitis B. Het voorloopformulier
bevat informatie over het hepatitis B beleid van Siza, in het tweede formulier wordt gevraagd een keuze te
maken. Let op! Kies je voor de keuze om ingeënt te worden, lees dan goed het eerste formulier door.
Youforce - HR Self Service
Proces nieuw dienstverband
Stap 17. Alle formulieren zijn nu ingevuld. Als er nog verduidelijking nodig is wordt het formulier
retour gestuurd door de Personeel- of de salarisadministratie. Mocht dit het geval zijn dan krijg je
hiervan een e-mailbericht.
Vergeet niet om na het invullen het formulier te verzenden door op verzenden te klikken!