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WORKSHOPMELHORIA DE PROCESSOS
WORKSHOP II – Mapeamento de Processos
Superintendência de Planejamento e GestãoEscritório de Processos Organizacionais
Goiânia, 03 de junho de 2009
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Objetivos do Workshop II
1) Feedback da Avaliação2) Apresentação, pelas unidades, das
expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi a
experiência3) Base conceitual4) Exercício 5) Prática.
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1) Feedback da Avaliação
Qualitativa
Apresentação em letras maiores
Antecipar o término em 10 min.
Mais tempo para reflexão/discussão
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1) Feedback da Avaliação
51%
38%7%
3%
OrganizaçãoMuito BomBomRegularRuimMuito ruimNão opinaram
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46%
49%
4%1%
Desempenho do Expositor
Muito BomBomRegularRuimMuito ruimNão opinaram
1) Feedback da Avaliação
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53%
32% 9%
6%
MaterialMuito BomBomRegularRuimMuito ruimNão opinaram
1) Feedback da Avaliação
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29%
41%
29%
Auto-AvaliaçãoMuito BomBomRegularRuimMuito ruimNão opinaram
1) Feedback da Avaliação
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24%
76%
Avaliação Geral
Superaram as expec-tativasAtenderam as expec-tativasNão atenderam as expectativas
1) Feedback da Avaliação
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Objetivos do Workshop II
1) Feedback da Avaliação2) Apresentação, pelas unidades, das
expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi a
experiência3) Base conceitual4) Exercício 5) Prática.
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2) Apresentação, pelas unidades:
Expectativas com o trabalho Processo priorizado Experiência (1ª semana) Impacto do processo escolhido na área-fim
3 min para cada área
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Objetivos do Workshop II
1) Feedback da Avaliação2) Apresentação, pelas unidades, das
expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi a
experiência3) Base conceitual4) Exercício 5) Prática.
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MACROFLUXO DAS 4 FASES
Pla
ne
jam
en
toM
ap
ea
me
nto
de
Pro
ce
ss
os
An
ális
e e
me
lho
ria
de
pro
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ss
os
Imp
lem
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ão
da
s
me
lho
ria
s
Pré-requisitosFormação e capacitação
EPO
Definição de Atribuições
EPO e Unidades
Levantamento das atividades
e normas
Mapeamento dos processos
Identificação dos elementos e do objetivo
Desenho do fluxograma
atual
Análise e melhoria dos
processos
Identificação dos problemas,
causas e soluções
Implementação das melhorias
Desenho do novo
fluxograma
Definição dos indicadores e
metas
FIM
Priorização dos problemas
Desenvolvimento das soluções
Documentação do processo
Monitoramento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
melhorado
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FASE 2 – MAPEAMENTO DE PROCESSOS
Pág. 14 – Manual de Apoio
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3) Base conceitual 3.1) Mapeamento de processos:É o levantamento da situação atual (As Is) do processo; serve para diagnosticar e orientar as ações de melhoria nos processos existentes. (Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)
É o conhecimento e a análise dos processos e seu relacionamento com os dados, estruturados em uma visão top down (do topo da organização para a sua base), até um nível que permita sua perfeita compreensão. (Fonte: O Processo Nosso de Cada Dia – Mauriti Maranhão).
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ENTRADAS PROCESSO SAÍDAS
E1 - Informações sobre a incidência ou não de norma legal sobreo processo priorizado
E2 - Lista dos 03processos críticos da área
Levantar as atividades
Ordenar as atividades
Levantar as normas
FIM
S1 - Processos identificados com suas atividades ordenadas.
S2 - Relação das normas legais aplicáveis ao processo de trabalho.
S3 - Relação das sugestões de melhoria identificadas durante esse passo.
S4 - Processo fluxogramado.
Legenda:1. Enº: Entrada, número da entrada.2.Snº: Saída, número da Saída
Priorizar o processo
Identificar os elementos e o
objetivo
Desenhar o fluxograma
atual
FASE 2 –Mapeamentode processos - Detalhamento(pág.15)
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3) Base conceitual
3.2) Atores - Quem executa alguma atividade no processo. É o responsável pela atividade.
(Fonte: Guia de simplificação – GESPÚBLICA).
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3) Base conceitual
3.3) Entrada/Insumo - É ainformação/documento/material necessários para que se desenvolva a atividade, sem o qual não é possível realizá-la.
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3) Base conceitual
3.4) Fornecedor - É a organização/ pessoa/área, que envia/ fornece/disponibiliza o insumo necessário para a realização de determinada atividade.
Aquele que fornece insumos para os processos da organização, seja um produto, seja um serviço, seja informação ou orientação. (Fonte: Instrumento de Auto-avaliação – GESPÚBLICA)
Organização ou pessoa que fornece um produto (Fonte: ISO 9000:2005)
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3) Base conceitual 3.5) Saída (produto) - É ainformação/documento/material produzido pelo executor da atividade. É o resultado do trabalho.
É o resultado de um processo (ISO 9000:2005).
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3) Base conceitual
3.6) Cliente - Organização ou pessoa que recebe um produto ou serviço. (Fonte: ISO 9000:2005)
Cidadão-usuário – pessoa física ou jurídica que demanda ou utiliza serviços ou produtosfornecidos por organizações públicas. É também denominado usuário. (Fonte: Instrumento de Auto-avaliação – GESPÚBLICA).
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3) Base conceitual
3.7) Requisitos do cliente – são NECESSIDADES ou expectativas que são expressas, geralmente, de forma implícita ou obrigatória. De forma implícita significa que é uma prática costumeira ou usual para a organização, seus clientes e outras partes interessadas, e que a necessidade ou expectativa sob consideração está implícita (ISO 9000:2005).
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ATIVIDADES (inter-relacionadas ou interativas)
GESTÃO
RECURSOS
ENTRADA SAÍDA
= SATISFAÇÃO DE CLIENTES
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Objetivos do Workshop II
1) Feedback da Avaliação2) Apresentação, pelas unidades, das
expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi a
experiência3) Base conceitual4) Exercício 5) Prática.
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Versão 01Versão 01
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Versão 01Versão 01
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Versão 01Versão 01
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Versão 01Versão 01
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Versão 01Versão 01
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Versão 01Versão 01
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Versão 01Versão 01
![Page 31: WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS WORKSHOP II – Mapeamento de Processos Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081421/552fc12b497959413d8d0e16/html5/thumbnails/31.jpg)
Versão 01Versão 01
ETAPAS DO ETAPAS DO PROCESSOPROCESSO
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Versão 01Versão 01
ETAPAS DO ETAPAS DO PROCESSOPROCESSO
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Versão 01Versão 01
ETAPAS DO ETAPAS DO PROCESSOPROCESSO
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Versão 01Versão 01
ETAPAS DO ETAPAS DO PROCESSOPROCESSO
![Page 35: WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS WORKSHOP II – Mapeamento de Processos Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081421/552fc12b497959413d8d0e16/html5/thumbnails/35.jpg)
Versão 01Versão 01
ETAPAS DO ETAPAS DO PROCESSOPROCESSO
![Page 36: WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS WORKSHOP II – Mapeamento de Processos Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081421/552fc12b497959413d8d0e16/html5/thumbnails/36.jpg)
Preparar o café
Preparar café dentro dos padrões estabelecidos
QuenteForteDoce
Copa CopeiraChefe da copa
Receita da Dona Benta
Manual garrafa térmica
Nro 10 2009 Estadual Estabelece as regras para o preparo do café
Nro 5 2008 Federal Estabelece as regras de utilização e manutenção da garrafa térmica
Consultores internos, SuperintendentesPromotoresVisitantes
Versão 01Versão 01
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Ferver água
Colocar café no filtro
Adoçar a água
Coar o café
Água fervida
Filtro com caféÁgua fervida e adoçada
Café coado
Gás, fogão, fósforo, garrafa, etc
Garrafa, colher,filtro de papel e café
Serviços Gerais
Colaboradores
Preparar a garrafa
Copeira
Copeira Água Garrafa preparada
Copeira
CopeiraÁgua fervida e açúcar
Garrafa, água fervida e adoçada
Copeira
CopeiraCopeira
Copeira
Produto do processo –
FINAL
Cliente doProcesso –
FINAL
Versão 01Versão 01
ETAPAS DO ETAPAS DO PROCESSOPROCESSO
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3) Base conceitual
3.8) Fluxograma É um desenho gráfico feito com símbolos padronizados, que mostra a sequência lógica das etapas de realização de um processo de trabalho.(Fonte: Guia de simplificação – GESPÚBLICA).
Representam, graficamente e de forma detalhada, a sequência lógica dos processos, permitindo a representação de ações e desvios. (Fonte: Gestão por processos – Saulo Barbará)
![Page 39: WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS WORKSHOP II – Mapeamento de Processos Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081421/552fc12b497959413d8d0e16/html5/thumbnails/39.jpg)
3) Base conceitual
Normas de referência para fluxogramas: BPMN (Business Processes Modeling Notation) EPC (Event-driven Processes Chains) IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) ISO 1028 (Processamento de informação – símbolos para fluxogramas)
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Fluxograma - Simbologia:Fluxograma - Simbologia:
AtividadeInício/FimDecisão
ConectorConexão entre páginas
![Page 41: WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS WORKSHOP II – Mapeamento de Processos Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081421/552fc12b497959413d8d0e16/html5/thumbnails/41.jpg)
P rocesso
Tarefa
S udprocesso
A tiv idade
M acroprocesso Relembrando a hierarquia entre os processos:
As atividades serão representadas no
fluxograma
As tarefas serão descritas nas instruções de trabalho ou
procedimentos
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Hierarquia de processos
Gestão de pessoas
Provimento decargos
Nomeação
Publicar a listados nomeados
no DO Encaminhardocumentopara órgão
responsável pelo DO
Macroprocesso
Processo
Subprocesso
Atividade
Tarefa
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CO
PA
Início Ferver a água
A água está na
temperatura ideal?
Colocar o café no filtro
Colocar açúcar na água
Coar o caféColocar o café
na garrafa
Não
Sim Café pronto na garrafa
MODELO DE FLUXOGRAMA Revisão 01 - Página 01 de 01
Exercício do Café
Nome do Processo: PREPARAR O CAFÉObjetivo do Processo: PREPARAR O CAFÉ DE DENTRO DOS PADRÕES ESTABELECIDOS PELA INSTITUIÇÃO
Com açúcar?Não
Sim
Preparar a garrafa
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IMPORTANTEIMPORTANTE
- O fluxograma deve representar o processo O fluxograma deve representar o processo exatamenteexatamente como ele acontece (AS IS), e as como ele acontece (AS IS), e as sugestões de melhoriassugestões de melhorias levantadas nesse levantadas nesse passo deverão ser passo deverão ser ANOTADASANOTADAS, para posterior , para posterior utilização e desenho da situação desejada utilização e desenho da situação desejada (TO BE)(TO BE)
- A SUPLAN realizará a diagramação dos A SUPLAN realizará a diagramação dos fluxogramas na ferramenta adequada – fluxogramas na ferramenta adequada – BizAgi – no padrão BPMN.BizAgi – no padrão BPMN.
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Experiência da SINFO
BPMN – Bussines Process Modeling Notation – Provê uma notação gráfica para representar processos de negócios em um diagrama. Seu objetivo é servir de apoio ao uso do BPM por não-especialistas, fornecendo-lhes uma notação bastante intuitiva que, no entanto, permite representar processos de negócio complexos. (Livro Gerenciamento de Processos de Negócio)
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Objetivos do Workshop II
1) Feedback da Avaliação2) Apresentação, pelas unidades, das
expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi a
experiência3) Base conceitual4) Exercício 5) Prática.
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5) Prática
Encaminhar para SUPLAN até Encaminhar para SUPLAN até 10/0610/06- Levantamento dos elementos do processo - - Levantamento dos elementos do processo - Formulário EPO 03Formulário EPO 03- Fluxograma do processo (situação atual – As Fluxograma do processo (situação atual – As Is) - Is) - Formulário EPO 04. No caso da unidade já Formulário EPO 04. No caso da unidade já utilizar alguma ferramenta informatizada, não utilizar alguma ferramenta informatizada, não há necessidade de utilizar o formulário EPO 04.há necessidade de utilizar o formulário EPO 04.
Formulários disponíveis na: Formulários disponíveis na: http//wikimp.mp.go.gov.br:8000/twiki/bin/view/SUPLAN/EPO/FormulariosEPOhttp//wikimp.mp.go.gov.br:8000/twiki/bin/view/SUPLAN/EPO/FormulariosEPO))
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Dia Dia 10/0610/06 - período da manhã – - período da manhã – Entrega dos formulários pelas Entrega dos formulários pelas unidadesunidades
WORKSHOP III – WORKSHOP III – 17/0617/06
Se você continuar a fazer sempre o que Se você continuar a fazer sempre o que fez,fez,
continuará obtendo sempre o que obteve.continuará obtendo sempre o que obteve. Para conseguir um resultado diferente Para conseguir um resultado diferente
vocêvocê terá de fazer algo diferente... terá de fazer algo diferente...
Autor desconhecido.Autor desconhecido.Agradecemos a presença.Bom trabalho!!!