Download - Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?
![Page 1: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/1.jpg)
Vers une intégration complète des
standards de description du Conseil
international des Archives ?
Réflexions autour du processus
décisionnel du Conseil d’Etat valaisan
Alain Dubois, Tobias Wildi
Forum des archivistes genevois – 17 juin 2013
![Page 2: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/2.jpg)
Introduction
• hypothèse de départ
La qualité des archives électroniques dépend de la qualité des données
et des métadonnées que l’on peut extraire des systèmes de gestion de
l’information
• un principe : le concept de gestion continue des documents
BD
Élimination
VersementRéceptionCréation
LettreEmailFax
Utilisation
Destructionconfidentielleet écologique
Conservation définitive aux Archives
Conservation temporaire dans les locaux
Échéance de la duréede conservation dans
les locaux
![Page 3: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/3.jpg)
Introduction
• domaine du records management
• publication d’un Guide de gestion des documents
• dématérialisation progressive des processus d’activités • processus décisionnel du Conseil d’Etat (2011)
• dossiers soumis à la signature des chefs de département (2013)
• mise en place d’un système de records management électronique • Chancellerie d’Etat (2012-2013)
• Service parlementaire (2012-2013)
• Service de la culture (2013)
• Service de l’agriculture (2013)
![Page 4: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/4.jpg)
Introduction
• domaine de l’archivage électronique
• mise en place d’une plate-forme de pérennisation et d’archivage
conforme aux standards internationaux (ouverte en mai 2011)
• projets réalisés • collections numériques et numérisées du Service de la culture
• publications officielles des autorités cantonales et communales
• projets en cours • processus décisionnel du Conseil d’Etat
• dossiers des ouvrages d’art exécutés
• pièces justificatives du registre foncier
![Page 5: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/5.jpg)
Introduction
• système de préparation et de conduite des séances du
Conseil d’Etat valaisan
• objectifs • améliorer l’accès aux dossiers et aux documents
• améliorer la rapidité et la fluidité du processus
• garantir la traçabilité du processus
• améliorer la gestion des dossiers
• garantir la conservation à long terme des dossiers
![Page 6: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/6.jpg)
Introduction d'un processus décrit…
…à un processus informatisé
![Page 7: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/7.jpg)
Introduction
• déroulement du projet (2010-2011)
• suivi du projet assuré par une direction opérationnelle
• mise en production en avril 2011 • 250 utilisateurs
• 150 dossiers traités par semaine en moyenne
![Page 8: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/8.jpg)
Introduction
un système de records management une plate-forme d’archivage
un standard d’échange
![Page 9: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/9.jpg)
La Metadata Map
• la Metadata Map est issue de la combinaison d’un
modèle de données emprunté au modèle de
référence OAIS …
![Page 10: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/10.jpg)
10
information de représentation
objet de données
information de pérennisation
information de description
formats de fichiers
Pronom
Premis Data Dictionary
EAD
EAC
proto-EAF
METS
• … et des normes et standards existants
• décrit dans le «Matterhorn METS Profile»
information d’empaquetage
![Page 11: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/11.jpg)
![Page 12: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/12.jpg)
La Metadata Map – information de description
• exemple de case (système de records management électronique)
Comment ?
Quoi ?
Quoi ?
Qui ?
![Page 13: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/13.jpg)
La Metadata Map – information de description
• le processus décisionnel du Conseil d’Etat peut se décliner en
trois questions …
• Qui ? Service émetteur, secrétariat de département, chef de département,
Chancellerie d’Etat, Conseil d’Etat
• Quoi ? Un dossier progressivement constitué tout au long du processus
• Comment ? Préparation du dossier, validations internes et préavis,
décision, diffusion. Selon le type de dossier, le processus est plus ou
moins variable
![Page 14: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/14.jpg)
La Metadata Map – information de description
• … auxquelles répondent trois standards de description du
Conseil international des Archives
• Qui? è ISAAR (CPF) è EAC
• Quoi? è ISAD(G) è EAD
• Comment? è ISDF è proto-EAF
![Page 15: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/15.jpg)
La Metadata Map – réflexions liées au proto-EAF
• structure qui se base sur l’EAD et l'EAC comme ils existent
aujourd'hui
• exemple d’encodage à partir du processus décisionnel du
Conseil d’Etat
![Page 16: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/16.jpg)
• processus décisionnel du Conseil d’Etat décrit en proto-EAF
La Metadata Map – réflexions liées au proto-EAF
![Page 17: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/17.jpg)
• L'encodage en EAF se structure selon les différentes zones de
l'ISDF:
• Control («Function description identifier»)
• Identity («Type», «Authorised form(s) of name»)
• Context («Dates», «Description», «Legislation»)
• Relationships («Identifier of the related function», «Relation category»)
• Description hiérarchisée et récursive (comme l'EAD)
à Mandat, fonction, processus
à Etape, sous-fonction
à Activité
La Metadata Map – réflexions liées au proto-EAF
![Page 18: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/18.jpg)
La descrip+on hiérarchique
![Page 19: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/19.jpg)
<control>
![Page 20: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/20.jpg)
<iden+ty>
![Page 21: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/21.jpg)
<context>
![Page 22: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/22.jpg)
<rela+ons>
test oui
non
F_ID_04
F_ID_02_01
![Page 23: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/23.jpg)
• Evaluation des données et des métadonnées (grille d’analyse)
• Quoi ?
– contenu (dossiers et fichiers)
– métadonnées descriptives (case, dossiers et fichiers)
• Qui ?
– groupes d’utilisateurs (rôles)
– droits d’accès (durée de protection)
• Comment ?
– éléments du processus nécessaires à la compréhension du dossier
La Metadata Map – cas pratique
![Page 24: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/24.jpg)
Exemple de SIP complet encodé en XML (fichier METS) – sur la base du Matterhorn METS Profile
Métadonnées descriptives
En-tête
Métadonnées de préservation Fichiers Carte de structure
La Metadata Map – cas pratique
![Page 25: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/25.jpg)
Quoi ?
– Information de description encodée en EAD (dossiers et fichiers)
La Metadata Map – cas pratique
![Page 26: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/26.jpg)
Quoi ? Qui ? Comment ?
– Information de pérennisation encodée en Premis
Section «Objet»
Section «Evénement»
Section «Agent»
Section «Droits»
La Metadata Map – cas pratique
![Page 27: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/27.jpg)
Quoi ?
– identification des objets dans la section « Objet »
La Metadata Map – cas pratique
![Page 28: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/28.jpg)
Qui ?
– identification des acteurs du processus (rôles) dans la section « Agent »
La Metadata Map – cas pratique
![Page 29: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/29.jpg)
Qui ?
– identification des droits des acteurs du processus sur les objets dans la section « Rights »
Quel acteur a quels droits sur quel objet ?
La Metadata Map – cas pratique
![Page 30: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/30.jpg)
Qui ?
– identification des acteurs du processus (rôles) dans la section « Agent »
?
La Metadata Map – cas pratique
![Page 31: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/31.jpg)
• ISAAR (CPF) est-il adapté à la description des archives électroniques ?
• description des collectivités
– Conseil d’Etat
– Département
– Service émetteur
– Service central
• description des acteurs d’un processus d’activité
La Metadata Map – cas pratique
![Page 32: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/32.jpg)
Comment ?
– identification des étapes-clés du processus dans la section « Event »
La Metadata Map – cas pratique
![Page 33: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/33.jpg)
Comment ?
– identification des étapes-clés du processus dans la section « Event »
La Metadata Map – cas pratique
Is part of
![Page 34: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/34.jpg)
La Metadata Map : vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives ?
• ces standards permettent de modéliser les métadonnées autour des 3 questions suivantes: Qui constitue le dossier ? Comment le constitue-t-il ? Que produit-il ?
• le Matterhorn METS Profile permet d’encoder les éléments de la Metadata Map dans différents schémas XML – Qui ? EAC et Premis Agent et Premis Rights – Quoi ? EAD et Premis Object – Comment ? EAF et Premis Events
• il n’y a pour l’heure pas de schéma XML unique pour ces standards
• l’EAF doit désormais être développé en fonction de la nouvelle version de l'EAD
Conclusion
![Page 35: Vers une intégration complète des standards de description du Conseil international des Archives?](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081401/5584db9ed8b42a25468b49cd/html5/thumbnails/35.jpg)
Alain Dubois Archiviste paléographe Rue des Vergers 7 1950 Sion +41 27 606 46 17 [email protected]
Tobias Wildi Im Langacker 16 5405 Baden-Dättwill +41 56 470 03 37 [email protected]