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1/69
LA IMPORTANCIA DE
LOS ARCHIVOS
-
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2/69
PRINCIPIOS RECTORES
FINES DEL ESTADO
FINES DEL ARCHIVO
GARANTIZAR A LACOMUNIDAD
PRINCIPIOSDEBERESDERECHOS
PARTICIPÁCIÓNCONTROL
-
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TOMA DEDECISIONES
FUENTESDE LA
HISTORIA
PATRIMONIOCULTURAL
IDENTIDADNACIONAL
LALA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURAY LA CULTURA
EL ARCHIVO ES IMPORTANTE PARA:
-
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Interés General
Dere!" a la #n$"r%a#&n
Interés 'art#(lar
C"ns(ltaRe'r")(#&n "'#as
ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVOS PÚBLICOS
Dere!" )e'et##&n
Excepto:•C.N.•Restricciones Legales
•Conseraci!n: "resta#o $e in%or#aci!n en otros soportes
-
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LA NORMATIVIDAD Y
LA GESTIÓN
DOCUMENTAL EN LOSARCHIVOS
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6/69
Gestión documental
C"n*(nt" )e at#+#)a)es a)%#n#strat#+as ,tén#as ten)#entes a la 'lan#$#a#&n-
%ane*" , "r.an#/a#&n )e la )"(%enta#&n'r")(#)a , re#0#)a '"r las ent#)a)es-)es)e s( "r#.en !asta s( )est#n" $#nal- "nel "0*et" )e $a#l#tar s( (t#l#/a#&n ,"nser+a#&n. 1Art2 3 Le, 456 )e 78889
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La .est#&n )"(%ental se re"n"e- "%"(na at#+#)a) #ntr:nsea%ente l#.a)a a l"s
ar!#+"s , s( )esarr"ll" es 'aralel" a la0;s
-
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El Programa de Gestión Documental -
PGD, como proceso archivísticosistemático
De0e estr(t(rarse a 'art#r )e la
n"r%at#+#)a) ar!#+:st#a +#.ente2C"nte%'la s#t(a#"nes ten)#entes ala s#%'l#$#a#&n )e tr=%#tes ,ra#"nal#/a#&n )e re(rs"s.
-
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EL COM!" DE #$C%&O
E
-
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10/7110/69
COMPO'E'!E( DE )' PGD
C"ns#)era#"nes 0=s#as )e t#'"
a)%#n#strat#+"- e"n&%#" ,ar!#+:st#"2As'et"s )e 'lanea#&n
rela#"na)"s "n la nees#)a) )e (n)#a.n&st#" , l"s re
-
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11/7111/69
COMPO'E'!E( DE )' PGD
La a)"'#&n e #%'le%enta#&n )e las
ta0las )e reten#&n )"(%ental2La $"r%a#&n )e ar!#+"s se.;n el#l" +#tal )e l"s )"(%ent"s1Ar!#+"s )e Gest#&n- Central eH#st&r#"9
-
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12/7112/69
COMPO'E'!E( DE )' PGD
I)ent#$#a#&n )e l"s 'r"es"s )e (n
'r".ra%a )e .est#&n )"(%ental ,s(s "rres'"n)#entes $l(*"s )e#n$"r%a#&n
La #%'le%enta#&n , se.(#%#ent"2
-
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13/7113/69
Le, 63 )e >5>3
Le, 47? )e >555
C&)#." Penal
C&)#." )e Pr"e)#%#ent" Penal
C&)#." )e C"%er#"
P$OCE(O DE P$OD)CC*' DE
DOC)ME'!O(
-
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Deret" 7@65 )e >553
Deret" >46 )e >556
Deret" 7>48 )e >554
A(er)" AGN 8@8 )e 788>2
C#r(lar Interna AGN N"2>3 )e >555-
P$OCE(O DE P$OD)CC*' DE
DOC)ME'!O(
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NTC >@?3
NTC 7773>5@
NTC 7@?@
NTC 3353
NTC 663@
P$OCE(O DE P$OD)CC*' DE
DOC)ME'!O(
-
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7. CONSERVACIÓN
PROCESOS
DE UN
PGD
2. RECEPCIÓN
3. DISTRIBUCIÓN
4. TRÁMITE 6.CONSULTA
8. DISPOSICIÓN FINAL
5. ORGANIZACIÓN
1. PRODUCCIÓN
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P$OCE(O DE P$OD)CC*' DE
DOC)ME'!O(
Genera#&n )e )"(%ent"s
)e las #nst#t(#"nes en(%'l#%#ent" )e s(s$(n#"nes2
-
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18/7118/69
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P$OCE(O DE P$OD)CC*' DEDOC)ME'!O(
"R&CEDIMIENT&S ACTI'IDADES
(. Creaci!n )$ise*o $e$oc+#entos
Me)#"s , tén#as )e'r")(#&n , %ét")"s )e#%'res#&n Deter%#na#&n , sele#&n )es"'"rtes )"(%entales Deter%#na#&n )e)#%ens#"nes- al#)a) , t#'"s )es"'"rtes- .ra%a*e- t#ntas2
-
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P$OCE(O DE P$OD)CC*' DEDOC)ME'!O(
"R&CEDIMIENT& ACTI'IDADES
(. Creaci!n )$ise*o $e$oc+#entos
Instr(#"nes 'ara el
)#l#.en#a%#ent" )e $"r%(lar#"sDeter%#na#&n )e (s" , $#nal#)a))e l"s )"(%ent"sD#'l"%=t#a#%a.en "r'"rat#+a-
arater:st#as #nternas ,eternas- t#'" )e letra- $#r%asa(t"r#/a)asA)e(a)" (s" )e la re'r".ra$:a
-
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P$OCE(O DE P$OD)CC*' DEDOC)ME'!O(
"R&CEDIMIENT& ACTI'IDADES
,.Nor#ali-aci!n$e la pro$+cci!n$oc+#ental
I)ent#$#a#&n )e )e'en)en#as
'r")(t"rasDe$#n##&n )e t#'"l".:as
)"(%entales- $"r%at"s ,$"r%(lar#"s se.;n TRD
Deter%#na#&n )e $"r%at"s're#%'res"s , 'lant#llas're)eter%#na)as
-
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P$OCE(O DE P$OD)CC*' DEDOC)ME'!O(
"R&CEDIMIENT& ACTI'IDADES
,. Nor#ali-aci!n$e la pro$+cci!n$oc+#ental
D#retr#es rela#"na)as "n el
n;%er" )e "'#asC"ntr"l )e la 'r")(#&n )e
n(e+"s )"(%ent"sDeter%#na#&n )e la 'er#")##)a)
)e la 'r")(#&n )"(%ental
-
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C"nst#t(#&n P"l:t#a
Deret" 7>48 )e >554
A(er)" AGN 8@8 )e 788>2
P$OCE(O DE $ECEPC*' DE
DOC)ME'!O(
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P$OCE(O DE $ECEPC*' DE
DOC)ME'!O(Con+nto $e operaciones $e eri%icaci!n )control /+e +na instit+ci!n $e0e reali-ar
para la a$#isi!n $e los $oc+#entos /+eson re#iti$os por +na persona nat+ral o
+r1$ica.
-
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Ra)#a#&n
Pr"e)#%#ent" '"r el (al- se as#.na (nn;%er" "nse(t#+"- a las"%(n#a#"nes re#0#)as " 'r")(#)as-
)e*an)" "nstan#a )e la $e!a , !"ra )ere#0" " )e en+:"
P$OCE(O DE $ECEPC*' DEDOC)ME'!O(
-
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Re.#str":
Pr"e)#%#ent" '"r el (al- las ent#)a)es#n.resan en s(s s#ste%as )at"s "%"Re%#tente " )est#natar#"- N"%0re " &)#."
)e la )e'en)en#a "%'etente- N"%0re )el$(n#"nar#" res'"nsa0le )el tr=%#te-ane"s , t#e%'" )e res'(esta
P$OCE(O DE $ECEPC*' DEDOC)ME'!O(
-
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De$#n##&n )e %e)#"s )e ree'#&nRe#0" )e )"(%ent"s "$##alesVer#$#a#&n , "n$r"nta#&n )e
$"l#"s- "'#as- ane"s- $#r%asC"nstan#a )e re#0"As#.na#&n )e )at"s 1A(er)"
AGN 8@8788> Art2 79As#.na#&n "nse(t#+" )e en+#"s
(. Registro $e$oc+#entos
ACTI'IDADES"R&CEDIMIENT&
P$OCE(O DE $ECEPC*' DEDOC)ME'!O(
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"R&CEDIMIENT& ACTI'IDADES
,. Ra$icaci!n$e $oc+#entos
As#.na#&n )e "nse(t#+"- $e!a
, !"raI%'res#&n )e r&t(l" )e ra)#a#&nRela#&n entre l"s )"(%ent"s
re#0#)"s , en+#a)"s
Re.#str" #%'res" )e 'lan#llas )era)#a#&n , "ntr"lEla0"ra#&n )e esta):st#as
P$OCE(O DE $ECEPC*' DEDOC)ME'!O(
-
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Deret" 7>48 )e >554
A(er)" 8@8 )e 788>
P$OCE(O DE D(!$+)C*' DEDOC)ME'!O(
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P$OCE(O DE D(!$+)C*' DEDOC)ME'!O(
Actii$a$es ten$ientes a garanti-ar /+elos $oc+#entos lleg+en a s+ $estinatario.
-
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"R&CEDIMIENT& ACTI'IDADES
>2D#str#0(#&n )e)"(%ent"sre#0#)"s
I)ent#$#a#&n )e )e'en)en#as ,)eter%#na#&n )e "%'eten#aEnr(ta%#ent" )e )"(%ent"s a
)e'en)en#a "%'etente
Re.#str" )e "ntr"l )e entre.a )e)"(%ent"s re#0#)"s
P$OCE(O DE D(!$+)C*' DE
DOC)ME'!O(
-
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"R&CEDIMIENT& ACTI'IDADES
72 D#str#0(#&n )e)"(%ent"s#ntern"s
I)ent#$#a#&n )e )e'en)en#asEnr(ta%#ent" )e )"(%ent"s a
)e'en)en#a "%'etenteRe.#str" )e "ntr"l )e entre.a )e
)"(%ent"s #ntern"s
P$OCE(O DE D(!$+)C*' DEDOC)ME'!O(
-
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"R&CEDIMIENT& ACTI'IDADES
32 D#str#0(#&n )e)"(%ent"sen+#a)"s
De$#n##&n )e %e)#"s )e)#str#0(#&n 'ers"nal- $a- "rre"tra)##"nal- "rre" eletr&n#"-a'arta)" aére"- tr=%#te en l:nea-'=.#na e0- "tr"s
C"ntr"l , $#r%a )e .(:as , 'lan#llas)e entre.aOr.an#/a#&n %ensa*er:a eterna
P$OCE(O DE D(!$+)C*' DE
DOC)ME'!O(
-
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C"nst#t(#&n P"l:t#a2
Le, 4 )e >57 Deret" 8> )e >56 Deret" 7>48 )e >5542
A(er)" AGN 8@8 )e 788>2
P$OCE(O DE !$M!E DEDOC)ME'!O(
-
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P$OCE(O DE !$M!E DEDOC)ME'!O(
C+rso $el $oc+#ento $es$e s+pro$+cci!n o recepci!n 2asta el
c+#pli#iento $e s+ %+nci!na$#inistratia
-
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Resp+esta a +na solicit+$ ore/+eri#iento
P$OCE(O DE !$M!E DEDOC)ME'!O(
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"R&CEDIMIENT&S ACTI'IDADES
>2Ree'#&n )es"l##t() " tr=%#te
72 Res'(esta
3C"n$r"nta#&n ,)#l#.en#a%#ent" )e 'lan#lla)e "ntr"l , r(ta )el tr=%#te
3Deter%#na#&n )e"%'eten#a
3Pre'ara#&n , 'r",e#&n)e res'(esta
P$OCE(O DE !$M!E DE
DOC)ME'!O(
-
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Le, 6 )e >5>32 Le, 8 )e >5532 C&)#." )e C"%er#"2 Deret" >37 )e >5542 Deret" 746 )e 78882 Deret" 6>76 )e 78862
P$OCE(O DE O$G#'#C*' DEDOC)ME'!O(
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A(er)" AGN 88? )e >5562
A(er)" AGN 85 )e >5542
A(er)" AGN >7 )e >5542
A(er)" AGN >@ )e 78872
A(er)" AGN 83? )e 78872
P$OCE(O DE O$G#'#C*' DEDOC)ME'!O(
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A(er)" AGN 835 )e 78872
A(er)" AGN 86> )e 78872 A(er)" AGN 867 )e 78872
A(er)" AGN 8>4 )e 78832
A(er)" AGN 87 )e 78862
P$OCE(O DE O$G#'#C*' DEDOC)ME'!O(
-
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C#r(lar AGN 8? )e 78872
C#r(lar AGN 8> )e 78832 C#r(lar AGNDAFP N"2 886 )e 78832
C#r(lar AGN 8>7 AGNDAFP )e 78862 C#r(lar AGN 8> )e 78862
P$OCE(O DE O$G#'#C*' DEDOC)ME'!O(
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Res"l(#&n M#nSal() >554 )e >5552
Res"l(#&n AGN 8> )e 788>2
Res"l(#&n AGN >3 )e 78862
NTC 6854
NTC 4875
P$OCE(O DE O$G#'#C*' DEDOC)ME'!O(
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P$OCE(O DE O$G#'#C*' DEDOC)ME'!O(
220.13 ACTAS ../0120/2 #ctasComit3 DirectivoC"n*(nt" )e a#"nes
"r#enta)as a la
las#$#a#&n- "r)ena#&n, )esr#'#&n )e l"s)"(%ent"s
-
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"R&CEDIMIENT&S ACTI'IDADES
>2Clas#$#a#&n)"(%ental 3I)ent#$#a#&n )e (n#)a)esa)%#n#strat#+as $(n#"nales3A'l#a#&n )e la ta0la )ereten#&n ," +al"ra#&n )e la)e'en)en#a
3C"n$"r%a#&n )e ser#es ,s(0ser#es )"(%entales
P$OCE(O DE O$G#'#C*' DE
DOC)ME'!O(
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"R&CEDIMIENT&S ACTI'IDADES
72 Or)ena#&n)"(%ental
3C"n$"r%a#&n , a'ert(ra )ee'e)#entes
3Deter%#na#&n )e l"ss#ste%as )e "r)ena#&n
3Or.an#/a#&n )e ser#es
)"(%entales3F"l#a#&n
P$OCE(O DE O$G#'#C*' DE
DOC)ME'!O(
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PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
Trans$eren#as)"(%entales
Or.an#/a#&n , entre.a )etrans$eren#as )"(%entales, a'l#a#&n )e la )#s'"s##&n$#nal )e las TRD ," TVD
P$OCE(O DE O$G#'#C*' DEDOC)ME'!O(
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PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
32 Desr#'#&n)"(%ental 3An=l#s#s )e #n$"r%a#&n ,etra#&n )e "nten#)"s3D#se" )e #nstr(%ent"s )ere('era#&n "%" G(:as-In+entar#"s- Cat=l"."s e
n)#es
P$OCE(O DE O$G#'#C*' DEDOC)ME'!O(
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C"nst#t(#&n P"l:t#a2
Le, 6 )e >5>32
Le, 4? )e >542
Deret" 8> )e >562
Deret" 7>7@ )e >5572
A(er)" AGN 6? )e 7888
A(er)" AGN 4@ )e 7888
P$OCE(O DE CO'()L!# DEDOC)ME'!O(
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P$OCE(O DE CO'()L!# DEDOC)ME'!O(
Aes" a (n )"(%ent" " .r('" )e )"(%ent"s"n el $#n )e "n"er la #n$"r%a#&n
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PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
>2 F"r%(la#&n )e la"ns(lta
3Deter%#na#&n )e la nees#)a) ,'re#s#&n )e la "ns(lta3Deter%#na#&n )e "%'eten#a )e la
"ns(lta3C"n)##"nes )e aes"3D#s'"n#0#l#)a) )e #n$"r%a#&n entér%#n"s )e restr##"nes '"r reser+a "'"r "nser+a#&n3Re.la%ent" )e "ns(lta
P$OCE(O DE CO'()L!# DE DOC)ME'!O(
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PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
72 Estrate.#a )e0;s
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"R&CEDIMIENT& ACTI'IDADES
32 Res'(esta a
"ns(lta
In$raestr(t(ra )e ser+##"s )e
ar!#+"3S#ste%as )e re.#str" , "ntr"l )e'résta%"3Us" )e test#."s , $"r%at"s 'ara el
"ntr"l )e )e+"l(#&n3I%'lanta#&n )e %e)#"s %an(ales "a(t"%=t#"s 'ara l"al#/a#&n )e#n$"r%a#&n
P$OCE(O DE CO'()L!# DE DOC)ME'!O(
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C"nst#t(#&n P"l:t#a2
C&)#." Pr"e)#%#ent" C#+#l2 Le, 6? )e >5782
Le, >6 )e >53@2 Le, 35 )e >5>2
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Le, @3 )e >5@2
Le, 8 )e >5532 Le, 35? )e >55?2
C&)#." )e C"%er#"2
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Deret" 7@78 )e >5532
Deret" 7>48 )e >5542 A(er)" AGN 88? )e >556
A(er)" AGN >> )e >55@2
A(er)" AGN 86? )e 78882
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A(er)" AGN 86 )e 78882
A(er)" AGN 865 )e 78882 A(er)" AGN 848 )e 78882
A(er)" AGN 84@ )e 78882 A(er)" 83? )e 78872
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Con+nto $e #e$i$as preentias o correctias4a$opta$as para garanti-ar la integri$a$ %1sica )
%+ncional $e los $oc+#entos $e arc2io4 sinalterar s+ conteni$o
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PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
S#ste%a
Inte.ra)")eC"nser+a#&n
Sens#0#l#/a#&n , t"%a )e "n#en#a
Re'r")(#&n- )('l#a#&n , %#.ra#&n)e #n$"r%a#&nIns'e#&n , %anten#%#ent" )e#nstala#"nes
C"ntr"l )e "n)##"nes a%0#entalesL#%'#e/a
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PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
S#ste%aInte.ra)"
)eC"nser+a#&n
C"ntr"l )e 'la.asAl%aena%#ent"- real%aena%#ent" ,
e%'astePr#%er"s a(#l#"s , re'ara#"nes%en"resPre+en#&n )e )esastres
Planes )e "nt#n.en#a 1"'#as )ese.(r#)a)- 'r"te#&n en #nen)#"s-r"0"s- #n(n)a#"nes- at=str"$esnat(rales- atenta)"s- .(erras9
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C"nst#t(#&n P"l:t#a )e >55>
Le, >@3 )e >5452
Le, 35 )e >5>2
Le, 8 )e >5532
Deret" 7@65 )e >5532
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Deret" 747? )e >5482
Deret" 3346 )e >5462 Deret" 5@8 )e >5?82
Deret" 7@78 )e >5532 Deret" 55 )e >55?2
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Deret" >>64 )e 78862
A(er)" AGN 88? )e >5562 A(er)" AGN 8 )e >5542
C#r(lar AGN 83 )e 788>2 C#r(lar AGN 8> )e 78862
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NTC 3?732
NTC 6882 NTC 4>?62
NTC 4732
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ELIMINACIÓN DEDOCUMENTOS
De#s#&n res(ltante )e la +al"ra#&n en (al
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PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
La
"nser+a#&nt"tal
Ree'#&n )e trans$eren#as
se(n)ar#asOr.an#/a#&n )e )"(%ent"s 'ara)#s'"nerl"s al ser+##" )e l"s(s(ar#"s
C"nser+a#&n , 'reser+a#&n )el"s )"(%ent"s
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PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
El#%#na#&n)e)"(%ent"s
A'l#a#&n )e l" est#'(la)" en laTRD " TVDVal"ra#&n a+ala)a '"r el C"%#té )eAr!#+"2Le+anta%#ent" )e ata ,)eter%#na#&n )e 'r"e)#%#ent"2
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PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
Sele#&n
)"(%ental
A'l#a#&n )e %ét")" ele.#)"
Ele#&n )e )"(%ent"s 'ara"nser+a#&n t"tal ," re'r")(#&n en"tr" %e)#"
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"R&CEDIMIENT& ACTI'IDADESMicro%il#aci!n
Digitali-aci!n
Deter#inar #eto$olog1a ) plan $e tra0ao
5ines en la +tili-aci!n $e la t6cnicaControl $e cali$a$ $+rante to$o el proceso 3Deter#inar la #eto$olog1a ) plan $etra0ao
De%inir cali$a$4 seg7n la %ase $el ciclo italen la c+al se re/+iereControl $e cali$a$ $+rante to$o el proceso
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Ó
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LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS Y EL USO DE NUEVAS
TECNOLOGÍAS
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v.co
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Teléfono: (1)3373111Fax: (1)3372019
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&ogot' .C. Colo*+ia
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