Tietojohtamisen alatyöryhmä 10.5.2017
SOTEMAKU esiselvitysraportti
Tietojohtaminen ja tietotuotanto alatyöryhmä
Jouni Nummi ja koko työryhmä Jouni Nummi, puheenjohtaja, Tuki- ja osaamiskeskus Eskoo Eija-Riitta Uusihauta, Tuki- ja osaamiskeskus Eskoo Tiina Perä, Seinäjoen terveyskeskus Erna Hilli, Järvi-Pohjanmaa Timo Takala, ELY-keskus Maria-Liisa Nurmi, Kuussote Johanna Sorvettula, Etelä-Pohjanmaan liitto Teemu Puolijoki, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Esko Kiviniitty, Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Maija Aho-Koivula, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Arto Rautajoki, Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONet BOTNIA Tuula Ristimäki, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Heli Seppelvirta, Etelä-Pohjanmaan liitto Harri Jokiranta, Etelä-Pohjanmaan SOTE Marko Rossinen, Etelä-Pohjanmaan liitto
15.5.2017
Selvityksen teema, tarkoitus ja kohde
• Selvityksen teemana on kuvata ja selkeyttää tietojohtamisen ja
tiedontuotannon arkkitehtuurin tavoitetilaa päätyöryhmälle – Tavoitetilana on selvittää keskeiset tietotarpeet ja mittarit järjestäjän, tuottajan,
asiakkaan näkökulmasta ja huomioida myös kansalliset tarpeet – Tietojohtamisen mallissa on hahmotettava ydintoimijat ja sidosryhmät – Ohjausrakenne ja kehittämisrakenteen tiedontuotanto – Loogiset tietovarannot
• Lähtökohtana Etelä-Pohjanmaalla on yksi ja yhteinen SOTEMAKU tietojohtamisen arkkitehtuuri
Esiselvityksen vaiheet
1. Nykytilan analyysi - Lainsäädäntö keskeinen lainsäädäntö tiedon hyödyntämisen kannalta - SOTEMAKU kokonaisuuden tiedolla johtamisen nykytila
- Aiemmat sote-työryhmien selvitykset - Maku-kokonaisuuden nykytila
- BM mm. - Pohjois-Pohjanmaan tietojohtamisen taustalla on PoPSteri – hanke, jossa on valmisteltu kattavaa
tietojohtamisen kokonaisuutta. Aino-Liisa Oukan 3.5 (Liite myöhemmin, nro 1) - Muuta aineistoa
• Sote-tiedon toissijaisen hyödyntämisen kokonaisarkkitehtuuriluonnos (http://stm.fi/sote-tiedon-hyodyntaminen)
2. Tavoitetilan kuvausta ja linjauksia
- Keskeiset tietojohtamisen tietotarpeet ja mittaritarpeet • Järjestäjän, tuottajien, asiakkaan, kansallinen näkökulma • Ydintyöryhmistä tulevat tarpeet (ei kartoitettu)
– Arkkitehtuurikuvausta • Tietojohtamisen mallissa on hahmotettava ydintoimijat ja sidosryhmät • Ohjausrakenne ja kehittämisrakenteen tiedontuotanto • Loogiset tietovarannot (ja tietovirrat jatkossa)
3. Tietojohtamisen mallin kuvausta - Ohjausrakenne (sisältäen toimijat) - Kehittämisrakenne tietotuotanto: synergia, tarpeellinen integraatio ja erillään olo
4. Esitykset konkreettisista toimenpiteistä syksylle 2017-
Esiselvityksen sisältö
• Kokoukset/muistiot löytyvät maakunnan sp pvm:t
• Aiempia selvityksiä (Diat 6) • Keskeisiä havaintoja ja linjauksia (Diat 7-16)
• Järjestäjän tietotarpeita • Tuottajien tietotarpeita • Asiakkaan tietotarpeita • Kansallisia tietotarpeita
• Arkkitehtuurikuvausta (Diat 17-22) • Tietojohtamisen mallin kuvausta (Diat 23-25)
– Ohjausrakenne (sisältäen toimijat) – Kehittämisrakenne tietotuotanto: synergia, tarpeellinen integraatio ja erillään olo
• Linjausta vaativat asiat (Dia 26)
• Esitykset konkreettisista toimenpiteistä syksylle (Dia 27)
Aiempia selvityksiä Maakunta • Taustatietotyöryhmän väliraportti • SOTE-ICT selvitysraportti 9/2016, luku 7 Kansallisia selvityksiä • KUVA tilannekatsaus (Liite 2, Päivi Hämäläisen katsaus 2.5.2017)
Ensimmäisen kokonaisehdotus sote-mittaristoksi kommentoitavaksi keväällä 2017)
– hyvinvoinnin ja terveyden tila sekä hoidon ja palvelujen tarve – palvelut ja palvelu- ja hoitoprosessit sekä palvelujen saatavuus – kustannusvaikuttavuuden ja laadun seuranta – resurssit mahdollisia mittareita eri ohjaus- ja tietotarpeisiin. Eniten mittareita on mietitty kansalliselle ja maakunnan tasolle, vähiten tuottajan ja asiakkaan tasoille
• Palvelupakettikäsikirjat sekä Ehdotus sosiaali- ja terveyspalveluiden uudeksi kansalliseksi mittaristoksi VN 3/27 (http://tietokayttoon.fi/julkaisu?pubid=18701)
• Sosiaalitaidon tuottama materiaali (mm. SIFT-työkalu), materiaali maakunnan
sp:ssa
Tietotarpeiden hahmottelua
• ”konsernitaso” • Taloustiedot (keskitetyt palv?) • Hlöstörakenne (keskitetyt palv.?) • Tuloksellisuus (VM ja neuvottelumekanismit) • Sisäiset tavoitteet ja toteumat
• Kehittämishankesalkut (muutosjohtaminen) • Työtyytyväisyystulokset (terveys) • Hankinnat (keskitetyt palv.?) • Kiinteistöt (keskitetyt palv.?) • Matkustus (keskitetyt palv.?), Etc.
Tietotarpeiden hahmottelua • Toimintaympäristö/ulkoinen (strategiatason
seurantaindikaattorit ja ennusteet, vrt. neuvottelumenettelyt) • Väestökehitys, -rakenne, -tiheys -ennusteet
(palvelurakenne, -maantiede) • Toimialarakenteen kehitys (yrityspalvelut,
maatalouspalvelut) • Työllisyyden kehitys, työttömyyden rakenne
(hlöasiakkaiden palvelut) • Pendelöintisuunnat ja palvelujen alueellinen
saavutettavuus (palvelurakenne, maantiede) • Ympäristön ja tieverkon tilaa koskevat avaintunnusluvut • Hyvinvointia koskevat indikaattorit • Yms yms.
Näissä vahvana tukena ovat erilaiset tilastojärjestelmät ja SYKEn paikkatietojärjestelmä, jota käyttävät sekä ELY-keskus että maakunnan liitto (YKR)
Tietotarpeiden hahmottelua • Asukas-/asiakaspalaute
• Sidosryhmätutkimukset • Palvelutyytyväisyystutkimukset • Osallisuusteemaan liittyvät vuoropuhelu
–ja palautemekanismit? • Kansalaisraadit • Asiakasraadit • Etc.
ELY-keskuksen liikenne- ja ympäristövastuualueilla toimii valtakunnalliset asiakaspalvelukeskukset, jotka on keskitetty Pirkanmaan ELY-keskukseen.
Tietotarpeiden hahmottelua • Aluekehittämisen
rahoituskokonaisuuden hallinta (rakennerahastot, MAKE-ohjelma, kansalliset kehittämisvarat) • Tavoiteindikaattorit/toteumat • Resurssit
• Hakemusten määrä/käsittelyn tila • Määrärahojen käyttö • Käsittelyajat
ELY-keskusten IE2-hankekokonaisuudessa on meneillään pilotointi, jossa rakennetaan ja testataan tiedolla johtamisen työpöytää TEM:n rahoituskokonaisuuden osalta ->.
Tietotarpeiden hahmottelua • Kasvupalvelujen järjestäminen ja tuottaminen
(monituottajamalli) • Asiakastarpeiden tunnistaminen ja määrittely • Markkinavuoropuhelu (kilpailutusosaaminen, tieto tuottajista
ja resursseista) • Määrärahaseurannat • Valvontavastuut ja sopimukselliset indikaattorit
• Yhteiskunnallinen vaikuttavuus • Asiakasvaikuttavuus
• Palveluprosessit (volyymit, kustannustehokkuus, laatu, ”läpimenoajat”, etc.)
• Asiakaspolkujen seuranta • Palveluintegraatio, ongelmien ratkaiseminen • palvelutyytyväisyys
(taustalla mm. URA-järjestelmä ja siihen perustuva työnvälitystilastojärjestelmä + qlickview, sekä ASKO-yritystietokanta, joka korvataan uudella järjestelmällä. Markkinavuoropuhelun tietopohjan kerääminen on projektoitu -> )
Tietotarpeet/Järjestäjä – Keskeisiä näkökulmia ja linjauksia
• Strategiat ja palvelulupauksen toteutuminen • Sote järjestäjän tarpeet
– Järjestäjän tehtävien tukeminen – Valtion linjaukset (uudistuksen tavoitteet) – Palvelun tuottajiin liittyvät tiedot – Palvelujärjestelmän toimivuus kokonaisuutena – Valvonta
• Non- sote tarpeet
– Jatkossa • Seurataan palvelupaketti- mittariston ja KUVA -työryhmän ehdotettavaa mittareiden
kehittymistä ja valtakunnallista vastuunjakoa • Haastattelu tarpeista MAKU-johtajat • Arkkitehtuurissa huomioitava tiedon tuottamisen prosessi, loogiset tietovarannot (
avaintiedot) , tiedon hyödyntäminen (Diat 20-22) – Tietotarpeiden määrittelyssä on pystyttävä kertomaan, mitä loogisia tietovarantoja
kulloinkin hyödynnetään
– Liitteet • Liite 2, Sote järjestäjän tietotarpeet_MN, Liite 3, Järjestäjän tietotapeet_2 • Liite 4, MAKU-Tietotarpeiden hahmottelua
Tietotarpeet/Kansallinen taso • Kansalliset tietotarpeet (Liite 5)
– Keskeiset lainsäädännöstä nousevat linjaukset • Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämislaki 30 – 34 §:
– Sote-palvelujen tarve, saatavuus ja laatu, ennuste, talous – Sopimukset, tuotanto, talous, laatu, hyvinvointi, vaikuttavuus – Raportointiajankohdat asetuksella – Maakuntien talous- ja toimintasuunnittelu, investoinnit ja hankinnat sekä toiminnan
tehokkuudesta, prosessit – Yksityiset ja kolmannen sektorin tuottajat
• Maakuntalaki 136 § – Sosiaalihuollon kansalliset tietotarpeet
• Tietotuotannon yhtenäistäminen (mm. Kansa-kouluhanke) – Ehdotus sosiaali- ja terveydenhuollon uusiksi kansallisiksi mittareiksi (STM)
• Kustannukset, Laatu, Vaikuttavuus – Jatkokehitys
• Turvallisuus • Asiakkaan/potilaan raportoima terveydentila tai toimintakyky (PROM-mittarit: EQ-5D tai
PROMIS) • Asiakas- ja potilasjärjestelmiin kerättävän tiedon kehitys
• Linjauksia – Kansallisten tietotarpeiden osalta tukeudutaan olemassa oleviin selvityksiin ja ohjeisiin, koska
maakuntien seuranta pitää tapahtua yhtenäisten kriteerien ja reunaehtojen mukaan – Kansallista arkkitehtuurikuvausta tarvitaan
• huomioitava tiedon tuottamisen prosessi (kuka tuottaa tietoa mistä, kenellä ja vastuut) • loogiset tietovarannot ( avaintiedot), • tiedon hyödyntäminen ja analyysi
Tietotarpeet/ Tuottaja (1)
Järjestäjälle tuotettava tieto
• Asiakasmäärä • Kustannukset • Odotusajat • Asiakkaan näkökulmasta
palvelujen tulee olla kokonaisuus – miten mitataan?
Oman toiminnan johtamiseen tarvittava tieto
• Asiakkaat valitsevat – miten osoitetaan asiakkaille ”loistava toiminta, joka kannattaa valita vuodesta toiseen”
Kansalainen toiminnan kohteena, professio, ammattitaito, palvelun/hoidon laatu
Kaksisuuntainen mittaristo – osin samoja ja osin eri mittareita
Tietotarpeet/ Tuottaja (2) Diasarja 10.4.2017
Oman toiminnan johtamiseen tarvittava tieto Liiketoiminnan tiedonhallinta • Toiminnanohjaus(resurssit, kustannukset, prosessit, tulokset) • Asemoituminen, kilpailutilanne, tulevaisuus, teknologia
Aineettoman pääoman johtaminen • Ammattilaisten osaamisen hallinta, opetus, koulutus • Asiakasohjaus ja asiakkaan osallistaminen • Uuden tiedon tuottaminen, tieteellinen ja soveltava tutkimus
Innovaatiojohtaminen • Kehittämispotentiaalin tunnistaminen, kannustaminen • Ideoiden talteen ottaminen ja jalostaminen käyttöön
Tietämyksen hallinta • Olemassa olevan julkisen ja hiljaisen tiedon hyödyntäminen
Keskeiset tietojohtamisen tarpeet asiakkaiden kannalta
• Tieto tuottajien tuotteiden sisällöstä asiakkaille • Tieto prosessin toimivuudesta/odotusajoista • Tieto palvelujen saatavuudesta ja saavutettavuudesta • Tieto siitä, mikä tuottajista on laadukkain ja vaikuttavin
TOIMINTA-ARKKITEHTUURISSA HUOMIOITAVA
Lähde: SOTE tietojen tietoturvallisen hyödyntämisen arkkitehtuurin työpaja (STM) luonnos https://www.innokyla.fi/documents/1598478/2310a904-0c55-4acd-a4f9-24b4929bdecc
Kokonaiskuva
Sote – sidosryhmiä
19 22.6.2017
SOTE tietojen tietoturvallisen hyödyntämisen kokonaisarkkitehtuuri
Tiedon tuottamisen ja hyödyntämisen prosessi (muokattu)
20 22.6.2017
Seurattavan tiedon
määrittely
Alueellinen tiedon keruu,
hallinta, käsittely
Valtakunnallinen tiedon keruu,
hallinta ja käsittely
Tiedon hyödyntämisen tuki ja hallinta
Jatkuvaluonteinen tiedon
hyödyntäminen
Kertaluontoinen tiedon
hyödyntäminen
Tulosten hyödyntämin
en
Määrittelyt, kehittämisvaatimukset
Tietoaineistot
Suostumukset, seurantatiedot
Tietoaineistot
Tietoaineistot
Suostumukset, seurantatiedot
Luvat
Tulokset
Tulokset
Keittämistarve
Kehittämistarve
Tulosten liittäminen seurattavaan tietoon
Tiedon tuottaminen
Kertaluonteteinen (esim. tutkimus) vs. jatkuvaluonteinen tiedon hyödyntäminen (toiminnan ja tuotannon ohjaus
Tiedon tuottamisen ohjaus
Muokattu: Lisätty tiedon tuottamisen ohjaus, joka keskeinen tietojohtamisen osa-alue mm. - Strategiset tarpeet - Palvelulupaus - Laatu, tietoturva - MasterDatan hallinta
(mm. koodistot, luokitukset, asiakasrekisterit, tuottajarekisterit)
- Lainsäädännön velvoitteet - Tietotuotannon yhtenäiset
periaatteet ja käsitteet
Prosessit nelitasomallissa (muokattu)
21
Valtakunnallinen taso
Yhteistoiminta-alueiden taso Rooli on vielä loppuun asti määrittelemättä, joten prosessitkin voivat muuttua
Maakuntataso
Palveluntuottaja-taso Tiedon
tuottaminen
Seurattavan tiedon
määrittely
Seurattavan tiedon määrittely
Valtakunnallinen tiedon keruu,
hallinta ja käsittely
Tiedon hyödyntämisen tuki ja hallinta
Kertaluontoinen tiedon
hyödyntäminen Jatkuvaluontein
en tiedon hyödyntäminen
Kertaluontoinen tiedon
hyödyntäminen Jatkuvaluonteinen tiedon
hyödyntäminen
Kertaluontoinen tiedon
hyödyntäminen Jatkuvaluonteinen tiedon
hyödyntäminen
Alueellinen tiedon keruu,
hallinta ja käsittely
22.6.2017
Tiedon kokoaminen ja tuottaminen mahdollisesti esim. ISAACUS
Tuottajan tiedonkeruu,
hallinta ja käsittely
Muokattu: alueellinen tiedonkeruu, hallinta voi olla myös maakuntatasolla (tai molemmissa), tuottajalla on myös omaa tiedokeruuta tuotannonohjauksen näkökulmasta
Valtakunnallinen taso
Loogiset tietovarannot (muokattu)
22 22.6.2017
Palveluntuottaja-taso
Maakuntataso YTA-taso
Kunnan hyvinvointi-palveluiden tietovaranto
Alueellinen tietoallas
Palveluntuottajien tietovarastot ja
analysointi
Alueellisen sote-johtamisen ja järjestämisen
tukitiedot
Maakunnallinen tietovarasto ja
analysointi
Soten valtakunnallis
ten rekisterien
arkisto
Tilastoaineistot
Luparekisteri
Monialaisen yhteistyön
asiakasasiakirjojen
tietovaranto
Valtakunnallinen tietoallas
Muut valtakunnalliset tietovarannot (tarkennettava maku?)
Eläkevakuutus-yhtiöiden etuustieto-varannot
Kelan etuuksien
tietovaranto
Työeläkealan ansiotietojen tietovaranto
Valtakunnallinen työeläke-
etuuksien tietovaranto
Tapaturmaetuuksien
tietovarannot
Kuolemansyytiedot
Kansallinen tulotietojen tietovaranto
Metatietovaranto
Saatavuus-tietovaranto
Genomitietovaranto
Biopankkien näyte- ja
tietorekisteri
Työsuojelun tietovaranto
Ympäristöterveyden-huollon
tietovaranto Valtakunnallin
en varmennepal
velun tietovaranto
Valtakunnallinen
henkilötietojen tietovaranto
(VTJ)
Operatiiviset tiedot
- Asiakas- ja potilastiedot
Operatiiviset tiedot Talous-, henkilöstö,
tukipalvelut yms
Tulevaisuus?
Nykytila
PHR Asiakkuudenhallinnan
vaatimat tiedot
Luparekisteri Valtakunnallinen tietoallas
Soten valtakunnallis
ten rekisterien
arkisto
Tilastoaineistot
Monialaisen yhteistyön
asiakasasiakirjojen
tietovaranto
Luparekisteri
Soten valtakunnallis
ten rekisterien
arkisto
Tilastoaineistot
Monialaisen yhteistyön
asiakasasiakirjojen
tietovaranto
Luparekisteri
Luovutustiedot
Sote-metatietovara
nto Koostettujen
aineistojen arkisto
luokitukset, koodistot ja
sote-organisaatiot
Soten valtakunnallisten
rekisterien arkisto
Tilastoaineistot
Monialaisen yhteistyön
asiakasasiakirjojen tietovaranto
Valtakunnallisen sote-ohjauksen
tukitiedot
Valtakunnallinen
suostumusten
Valtakunnallinen sote-
tietovaranto (Kanta +
PHR)
Valtakunnallinen tietoallas
suostumusten ja tahdonilmausten
tietovaranto
Valtakunnallinen sote-
tietovaranto (Kanta + PHR)
Luparekisteri Valtakunnallinen tietoallas
TIETOJOHTAMISEN JA OHJAUKSEN MALLI
Ohjausrakenne • Ohjausrakenteen on oltava yhteinen koko maakunnalle. Sitä johdetaan konsernitasolta,
mutta jokaisella esimiehellä/vastuuhenkilöllä on oltava käytössään ”monitorit” ja työkalut, jolla tavoitteita seurataan ja mittareita mitataan.
• Tietotuotannon ohjausrakenne on osa järjestäjää. Sillä on suorat linkit valtakunnallisiin toimijoihin, esim. sotessa THL ja Kela. Maku: ministeriöt ja ”keskusvirastot”
• Tietojohtamisen mallin on tuettava maakunnan omaa kokonaisuutta ja vastattava myös
valtakunnallisen ohjauksen tarpeisiin. Raportoinnin on oltava ennakoivaa eikä vain tilastoja tutkivaa
• Tietojohtamisen tukena on seurattava muita maakuntia ja heidän saavutuksiaan (BM-
toiminta) • Toimijoina:
– maakunnan ylin johto ja keskijohto
Kehittämisrakenne tietotuotanto
• Synergia, tarpeellinen integraatio ja erillään olo • Kehittämisranteen tietotuotanto hyödyntää suurta määrää
erilaisia tietolähteitä ja ”tietovesistöjä” (altaat, virrat jne….) • SOTEMAKUN oma kehittämisyksikkö hyödyntää järjestäjän kautta
saatavaa tietoa ja hankki sitä myös itsenäisesti.
Linjausta vaativat asiat • Seurataan Sote-tiedon toissijaisen hyödyntämisen kokonaisarkkitehtuuriluonnoksen mallia (valmistuu elokuu 2017)
• Kansallisten tietotarpeiden osalta tukeudutaan olemassa oleviin selvityksiin ja ohjeisiin, koska maakuntien seuranta pitää tapahtua yhtenäisten kriteerien ja reunaehtojen mukaan
Esitys jatkotoimenpiteiksi
• Muutosvaiheessa hyödynnetään vain ne tietovarastot ja prosessit, jotka ovat välttämättömiä
• Luetteloidaan ja kuvataan muutoksen kohdassa kriittiset tekijät eli
vähimmäistiedot jota tarvitaan – Aloitetaan työ ja tarkennetaan jatkossa
• etenkin mittareiden osalta – Vanhoja järjestelmiä hyödynnetään aluksi, mutta prosessit pitää suunnitella uusiksi
• Rakenteet voivat alussa olla epätarkoituksenmukaiset, mutta muutosten
taustalla tärkeintä on strategia, tavoitteet ja prosessit
• MAKUSOTE-toiminta arkkitehtuurikuvausta tulee tarkentaa kokonaiskuvan saamiseksi
Liitteet (tekstissä)