TAKLIMAT PENUTUPAN AKAUN 2018
JANM PULAU PINANG
3 DISEMBER 2018
SKOP TAKLIMAT
PEROLEHAN
TERIMAAN
ASET
GAJI
ARAHAN PEMBAYARAN
PANJARPUKAL
PEROLEHAN
PEROLEHAN
KERAJAAN
ePerolehaniGFMAS
Jenis Dokumen :
P1 & P2
Jenis Dokumen :
P3- P7
Aktiviti/Tugas Tarikh Akhir
PR/CR – Menunggu
Pengesahan Pembekal
14.12.2018
FRN – Menunggu
Invois
14.12.2018
PADANAN BAYARAN
– Selesai peraku II
14.12.2018
Aktiviti/Tugas Tarikh
Akhir
PO/CO – status 80 14.12.2018
GRN– status 80 14.12.2018
Selesai peraku II
arahan bayaran
14.12.2018a) GRN PENUH
b) GRN SEPARA
PAT
PESANAN
KERAJAAN
(Hanya
untuk
igfmas)
LO bagi perolehan aset melalui eporolehan yang
tidak sempat dibuat FRN dan dibayar
Contoh :
Tindakan PTJ
• Perlu merujuk kepada UNIT PENGURUSAN ASET
bagi tindakan khas merekod aset.
Bayar di bawah AP 58 (a) menggunakan modul Invois
Tanpa PT
Tick kotak AP58
Catat no LO dan no kelulusan AP 58 (a) di perihal
bayaran.
PROSES PENUTUPAN AKHIR TAHUN MODUL PEROLEHAN iGFMAS
Hanya dokumen P3 – P7 berstatus SELAIN 74 dan 84
Bagi dokumen yang telah berstatus 80 tetapi mempunyai proses
seterusnya (GRN, SI, VO dan AP) yang belum lengkap (belum status
80), dokumen GRN, SI, VO dan AP perlu dihapuskan/ diselesaikan
terlebih dahulu.
Proses Bawa Ke Hadapan hanya boleh dilakukan SETELAH BAJET
TAHUN BARU dimasukkan dan peralihan data induk telah
dikuncimasuk.
Dokumen yang di bawa ke hadapan yang tidak terlibat dengan prosesperalihan data induk akan kekal dengan status sedia ada.
Bagi dokumen yang di bawa ke hadapan dan terlibat dengan prosesperalihan data induk:
Nombor dokumen, tarikh dokumen dan nombor dokumen kawalanakan diberi nombor dan tarikh yang baharu mengikut tarikh prosesPAT.
Hanya dokumen berstatus 80 sahaja yang akan kekal berstatus 80.Manakala yang berstatus 00, 10, 20, 22 dan 32 akan di resetsemula ke status 00.
PTJ perlu ke tab Perolehan Pesanan Kerajaan ATAU TanggunganKontrak Kerajaan Bekalan & Perkhidmatan ATAU Kerja
Kemaskini untuk hantar semula dokumen kepada pelulus.
Kesan kepada peruntukan Tahun lama: Tanggung (-), Peruntukan (+),
• Tahun baru: Tanggung (+), Peruntukan (-)
Bagi dokumen P5 Waran Perjalanan Udara Awam Pukal, maklumatperalihan data diambil dari data akaun pukal yang berkaitan
Dokumen P6 dan P7 yang terlibat dengan ID aset atau ID aset AUC akanmengambil maklumat peralihan data induk dari data aset yang berkaitan
Bagi dokumen yang menggunakan baris caj Dana Amanah proses bawa kehadapan buat masa ini tidak dilakukan sehinggalah program semak bajetuntuk dana amanah dilaksanakan.
9
Portal iGFMAS: Perolehan Penutupan Akhir Tahun (baharu)
Tab Baharu
Penutupan Akhir Tahun
PAT boleh dibuat bagi dokumen:
1. P3 – Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan)
2. P4 – Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan &
Perkhidmatan)
3. P5 – Waran Perjalanan Udara Awam
4. P6 – Pesanan Kerajaan (Kerja)
5. P7 – Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja)
Langkah1: Masukkan tarikh dokumen pesanan
Langkah 2: Masukkan jenis dokumen pesanan
Langkah 3: Jana proses PAT (semak table conversion kod lama > kod baru)
TAKLIMAT PENUTUPAN AKHIR TAHUN 2018 (MODUL MM)
10
Langkah 5: Semak data
Langkah 4: Pilih dokumen
Langkah 6: Simpan
Langkah 7: Hantar
Langkah 8: Pelulus Lulus atau Kuiri (Lulus semak bajet)
12
Pengguna boleh semak status dokumen Proses PAT di status dokumen
ID Proses akan dipaparkan setelah mendapat kelulusan PAT.
DEL : senarai dokumen yang dihapus/batalCFF : senarai dokumen yang di bawa ke tahun hadapanCCJ : senarai dokumen yang terlibat dengan penstrukturan
13
Jenis Perolehan
Dokumen
CatatanPO/CO/ WU/
WO/ CWGRN AP
PerolehanDengan
GRN
√ √ √ Dokumen lengkap diproses
√ √ X Tertakluk AP58(a)
√ X X1. GRN diperaku pada tahun hadapan2. PO/CO akan dibawa ke hadapan dan tidak tertakluk kepada
AP58(a)
PerolehanTanpa GRN
√ NA √ Dokumen lengkap diproses
√NA X
1. GRN tidak berkaitan2. WU/WO/CW (perkhidmatan/kerja belum dilaksanakan) akan
dibawa ke tahun hadapan dan tidak tertakluk kepadaAP58(a)
3. WU/WO/CW (perkhidmatan/kerja telah dilaksanakan padatahun sebelum) akan tertakluk kepada AP58(a)
Ringkasan Laporan Terperinci PesananKerajaan Yang Telah Lengkap
PANJAR
Panjar Wang Runcit/ Panjar Khas dalam iGFMAS
Meluluskan semua Baucar Kecil (Kew 50e) sehinggaberstatus 80.
(Tindakan : PTJ)
Menyelesaikan rekupmen terakhir melalui ArahanPembayaran Rekupmen Panjar sehingga Peraku 2.
Pastikan tiada baucar kecil (Kew.50e) dikeluarkanselepas rekupmen terakhir disediakan.
(Tindakan : PTJ & PP)
TarikhAkhir
14.12.2018 (Jumaat)
Panjar Wang Runcit /Panjar Khas dalam iGFMAS
BIL AKTIVITI / TUGAS TANGGUNG JAWAB
1. Menunaikan wang rekupmen di bank bagi membolehkantindakan Penerimaan Rekupmen dilakukan.
PTJ
2. Memastikan Penerimaan Rekupmen diluluskan (status 80).Pastikan baki Buku Wang Runcit sama dengan apungan yangdiluluskan.
PTJ
3. Memastikan semua proses panjar di PTJ diselesaikan sebelumpenutupan akaun bagi memastikan tunai di tangan adalahbersamaan dengan apungan yang diluluskan.(Rujuk Laporan Senarai Dokumen Bagi Proses Panjar YangBelum Selesai sebagai panduan untuk memastikan prosespanjar adalah lengkap dan sempurna.)
PTJ
TarikhAkhir
17.12.18 (Isnin)
PERHATIAN!!!!
• PASTIKAN CAJ LINE REKUPMEN DAN TERIMAAN REKUPMEN
MENGGUNAKAN KOD DANA G000• PASTIKAN TIADA BAUCAR KECIL (KEW.50E) DIKELUARKAN SELEPAS
REKUPMEN TERAKHIR DISEDIAKAN
• PASTIKAN BAKI BUKU WANG RUNCIT SAMA DENGAN APUNGAN YANG DILULUSKAN.
JURNAL & WARAN
TARIKH AKHIR JURNAL
19 DISEMBER 2018
TARIKH AKHIR WARAN
31 DISEMBER 2018
GAJI
Bayaran Khas 2018
• SENARAIKAN – NOMBOR GAJI– NAMA PEGAWAI– KOD PUSAT PEMBAYAR– SEBAB TIDAK LAYAK
• EMAIL KEPADA– [email protected]– [email protected].
my
• TARIKH AKHIR 4 DISEMBER 2018
• KUTIPAN BALIK ATAS TANGGUNGJAWAB PTJ
• RUJUK PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 3 TAHUN 2018
MAKLUMAT TAMBAHAN
• GRED JAWATAN TERTINGGI 55 DAN 56 LAYAK MENDAPAT BAYARAN KHAS
• PSH YANG MASIH BERKHIDMAT PADA 18 DISEMBER 2018 DENGAN SYARAT TEMPOH KONTRAKNYA TELAH BERKUATKUASA SEKURANG-KURANGNYA 30 HARI BERTURUT-TURUT DALAM TEMPOH 1 JAN 2018 HINGGA 18 DISEMBER 2018 SAHAJA YANG LAYAK
ARAHAN PEMBAYARAN
ARAHAN PEMBAYARAN (DENGAN PESANAN TEMPATAN /TANPA PESANAN TEMPATAN)
Tindakan Waktu Akhir Tarikh Akhir
Penyedia & Peraku 1
Arahan Pembayaran
12:00 tengah hari - 14.12.2018
- 17.12.2018 (baucar kuiri)
Semak AO 04:00 petang - 14.12.2018
- 17.12.2018 (baucar kuiri)
Peraku 11 Selepas semak AO - 14.12.2018
- 17.12.2018 (baucar kuiri)
• Pihak AO akan kuiri baucar sekiranya PTJ gagal untuk menepati tarikh dan masa yang
ditetapkan
• Semua baucar kuiri hendaklah diletakkan no baucar yang dikuiri di ruangan perihal (sekiranya
perlu menghapuskan baucar tersebut)
BAGI TUJUAN SEMAKAN :
• LAPORAN AP 103
• LAPORAN TERPERINCI ARAHAN PEMBAYARAN
• LAPORAN BAUCAR JURNAL
Kontrak tamat
31.12.2018
Kontrak
bersambung tahun
2019
Bayar AP58(a)Bayar sebelum
14 Disember 2018. Pelarasan (terlebih
atau terkurang bayar) dibuat pada
Januari 2019)
PEMBAYARAN KONTRAK
Kontrak kawalan
keselamatan tamat
31.12.2018
Bayar pada bulan Januari
2019 di bawah AP58(a)
mengikut amaun sebenar di
Invois.
Kontrak kawalan
keselamatan
tamat 31.01.2019
Bil Disember 2018 bayar
selewat-lewatnya pada 14
Disember 2018 mengikut
amaun kontrak. Terlebih
atau terkurang bayar
dibuat pelarasan dalam
invois Januari 2019.
CONTOH PEMBAYARAN KONTRAK :
PEMBAYARAN UTILITI / BIL /
METER READING
November 2018 Disember 2018
Bayar mengikut bil Bayar mengikut purata bil
4 bulan
Tempoh Bil
15.10.2018 – 14.11.2018
Bil November 2018.
Bayar ikut amaun di
bil.
Tempoh Bil
1.12.2018 – 31.12.2018
Bil Disember 2018.
Bayar ikut purata 4
bulan kerana bil
belum diterima.
Tempoh Bil
15.12.2018 – 14.01.2019
Bil Januari 2019. Tidak
tertakluk AP58(a).
CONTOH PEMBAYARAN UTILITI / BIL / METER READING
PEMBAYARAN TUNTUTAN
PERJALANAN
Tuntutan bagi tempoh
1.12.2018 – 14.12.2018
sahaja.
Tuntutan Disember
sepenuhnya
Dibayar selewatnya 14.12.2018
Catatan di perihal ‘ Tuntutan perjalanan
1 hingga 14 Disember 2018 ‘
Catat ‘Tiada lagi tuntutan selepas ini ‘ di
ruangan catatan (AP 100)
Tidak dibenarkan tuntutan perjalanan
mulai 15 hingga 31 Disember 2018
(sekiranya ada)
Pembayaran di bawah
AP 58(a)
PEMBAYARAN ELAUN LEBIH MASA
Bayar tuntutan bagi
tempoh 1.12.2018 –
14.12.2018 sahaja.
Keseluruhan tuntutan
bulan Disember 2018
Catatan di perihal
‘Tuntutan Elaun
Lebih Masa 1 hingga
14 Disember 2018 ‘
Bayar tuntutan bagi
tempoh 15.12.2018 –
31.12.2018 sahaja.
Pembayaran di bawah AP 58 (a)
Catatan di perihal ‘Tuntutan
Elaun Lebih Masa 15 hingga 31
Disember 2018. No Baucar
(tuntutan 1 hingga 14 Disember
2018)‘
Catat ‘Tidak melebihi 1/3 gaji’ di
ruangan catatan. (SPP Bil
21/1977)
Catat ‘Melebihi 1/3 gaji dengan
kelulusan Ketua Jabatan’
(sekiranya melebihi 1/3 gaji)
Pembayaran di
bawah AP 58(a)
PUKAL
Waran Perjalanan Udara
Awam (WPUA)
Tarikh akhir : 14.12.2018
- Waran perjalanan udara manual
- Mohon kelulusan JANM PP (Unit Prngurusan Dana)
- Bayar Invois Tanpa PT (Tarikh akhir : 17.12.2018)
* Sekiranya bayaran invois tanpa PT tidak dapat dibuat peraku II pada
17.12.2018, pembayaran adalah tertakluk pada AP58(a).
Keperluan 15 hingga 31.12.2018
PEKERJA SAMBILAN BERGAJI HARI
• Tempohbekerja 1 –14 Disember2018 dibayarpada 14 Disember2018.
• Tempohbekerja 15 –31 Disemberdibayar di bawahAP58(a).
• 2 kali pembayaran
• Tempoh 1 – 31 Disember 2018 dibayarsepenuhnyamenggunakancek.
• Cek hanya bolehdiambil di JANMPP mulai 2 Januari 2019.
• Sebarangkutipan balikadalahtanggungjawabPTJ
• Tempohbekerja 1 –31 Disember2018 dibayarsepenuhnyadi bawahAP58(a).
PEKERJA KONTRAK
Semak kontrak
Jika konsep gaji bulanan
sama seperti pekerja
tetap bayar penuh
pada 14 Disember 2018.
Jika konsep seperti PSH,
bayar ikut kaedah PSH.
TERIMAAN
HASIL 2018
TUNAI
SELAIN TUNAI
(CEK/WANG POS
DAN LAIN-LAIN)
Penyata Pemungut diperaku II
dan dihantar ke bank sebelum
jam 11pg pada
31.12.2018
Penyata Pemungut diperaku II
dan dihantar ke bank sebelum
jam 3 ptg pada
24.12.2018 Tiada terimaan selain tunai
mulai 24.12.2018 selepas jam 3
ptg
HASIL 2019
Terimaan tunai selepas jam 11 pg pada 31.12.2018 (resit disediakan spt
biasa melalui igfmas)
Kutipan 2018 yang tidak sempat
dibankkan pada tahun 2018
Dibankkan pada
2 Januari 2019..
Dibankkandalam Bank
iGFMAS.
Sedia PenyataPemungut (tahun
2018) dalam tempohCIT selesai hingga
Peraku 2
TEMPOH CIT 1 HINGGA 4 JANUARI 2019
HANYA resit tunaiyang disediakan pada31.12.2018 selepas jam
11 pagi TANPAmenyediakan Penyata
Pemungut.
Resit disediakanpada 2019 dengan
resit AKB (jikatidak disediakanpd tahun 2018)
INVOIS/NOTA DEBIT/NOTA KREDIT AKB
RESIT AKB
PENYATA PEMUNGUT 2019
Kod Penjenisan Terimaan 2018 – bawa ke hadapan
untuk kegunaan tahun 2019.
Mulai 1 Januari hingga 7 Januari
2019
KOD PENJENISAN TERIMAAN
If you can't fly, then RUN. If you can't run, then WALK. If you can't walk, then CRAWL.But whatever you do,
YOU HAVE TO KEEP MOVING.