SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPARE PARTS DAN SERVICE
PADA BENGKEL ISTA MOTOR YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Septian Permadi
10.12.5009
kepada
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2014
SALES INFORMATION SYSTEM OF SPARE PARTS AND SERVICE AT ISTA MOTOR
WORKSHOP YOGYAKARTA
SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPARE PARTS DAN SERVICE PADA BENGKEL
ISTA MOTOR YOGYAKARTA
Septian Permadi Bambang Sudaryatno
Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Development of the world information technology in the era of globalization increase rapidly especially in order to support the course an activity in an organization, both organizations profit or non-profit. ISTA Motor ia a repair shop which required sales and service system but does not yet have that system to record the transaction as transaction of purchase, sales, and services.
The purpose of this study is to describes the steps of sales and service
application design based on desktop and applications generated was expected to be able to help forge operational system of repair shop. This application will be able to generate input process such as login, data of user, mechanic, supplier, spare part, and transaction of purchase, sales, and service. Output results are available later as the report of mechanic, spare part, purchase, sales, service, and bill that can be displayed to the monitor that can be printed on paper media.
Microsoft Visual basic 6.0, Microsoft SQL Server 2000, and Crystal Reports 8.5
as the three main tools that used to create the information system of sales and service. With using the new system based desktop to be expected greatly help facilitate the workshop management in the manage data record and all workshop transactions to generate more accurate reports.
Keywords : workshop,spare part, sale, service, information system
1. Pendahuluan
Bengkel ISTA Motor yang beralamat di Jalan I Dewa Nyoman No. 32, Kotabaru,
Yogyakarta, merupakan salah satu organisasi mahasiswa Institut Sains dan Teknologi
AKPRIND Yogyakarta jurusan Teknik Mesin yang bergerak di bidang otomotif seperti
perawatan dan perbaikan (service) mesin motor untuk semua merek motor dan
menyediakan suku cadang (spare part). Bengkel ISTA Motor di kelola oleh mahasiswa
Institut Sains dan Teknologi AKPRIND Yogyakarta yang ikut tergabung dalam Himpunan
Mahasiswa Mesin (HMM) Departemen Bengkel dengan mengutamakan pentingnya
pengalaman bagi para mahasiswa yang memiliki potensi dalam bidang perbaikan mesin
khususnya sepeda motor.
Bengkel ISTA Motor adalah bengkel motor yang membutuhkan sistem penjualan
dan service yang meliputi pembelian, penjualan maupun layanan perbaikan (service).
Akan tetapi, untuk saat ini Bengkel ISTA Motor belum memiliki sebuah sistem khusus
untuk mencatat transaksi dan membuat laporan baik pembelian, penjualan spare part
dan pendataan perawatan dan perbaikan (service). Untuk membuat laporan data spare
part dan transaksi bengkel masih menggunakan tenaga manusia seutuhnya yakni
pencatatan manual dalam buku transaksi sehingga persentase kesalahan yang terjadi
semakin tinggi.
Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, penulis mencoba untuk
memberikan solusi melalui suatu rancangan sistem baru, yakni dengan penggunaan
teknologi informasi berbasis komputer yang penulis harapkan bisa memberikan
pemecahan masalah terhadap pencatatan transaksi, khususnya dalam dalam transaksi
pembelian spare part, penjualan spare part, dan service yang kemudian diharapkan hal
yang berkaitan dengan data spare part dan transaksi bisnis dapat di proses dengan
cepat, tepat dan akurat.
2. Landasan Teori
2.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi
serta hubungan antar objek bias di lihat sebagai satu-kesatuan yang di rancang untuk
mencapai suatu tujuan.
2.2 Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang sudah di olah menjadi sebuah bentuk yang berarti
bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau
mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah
memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya
untuk mendapatkannya.
3. Analisis Dan Perancangan Sistem
3.1 Gambaran Umum
Bengkel ISTA Motor yang terletak di Jalan I Dewa Nyoman Nomor 32, Kota Baru,
Yogyakarta adalah sebuah bengkel umum milik Institut Sains dan Teknologi AKPRIND
Yogyakarta yang dikelola oleh mahasiswa teknik mesin. Bengkel ini berada di bawah
naungan Himpunan Mahasiswa Mesin (HMM) Departemen Bengkel. Dengan
mengandalkan tenaga ahli dari mahasiswa, diharapkan dapat meningkatkan kemampuan
mahasiswa teknik mesin dalam bidang perbaikan sepeda motor.
Pembagian hasil berdasarkan persentase pendapatan pelayanan service
kendaraan antara HMM Departemen Bengkel dengan mekanik yang terdiri dari
mahasiswa teknik mesin memberikan keuntungan tersendiri untuk setiap mahasiswa
yang menjadi mekanik di bengkel ISTA Motor. Di samping para mahasiswa mendapatkan
pendapatan dari pekerjaan sampingan sebagai mekanik, yang tidak kalah pentingnya
adalah bengkel ini bisa menjadi sarana pelatihan bagi mahasiswa teknik mesin untuk
mempraktikan secara langsung apa yang mereka dapatkan di dalam perkuliahan.
3.1.1 Sistem Penjualan Bengkel ISTA Motor
Bengkel ISTA Motor selama ini menggunakan cara manual untuk mencatat
semua transaksi yang mereka lakukan, mulai dari pembelian spare part, penjualan spare
part, dan service semuanya di catat pada lembaran kertas. Kemudian, semua data yang
telah di catat akan di simpan di tempat penyimpanan berupa lemari dan laci yang
kemudian akan di buka kembali jika dibutuhkan oleh pihak manajemen.
Untuk melakukan transaksi pembelian, manajemen terlebih dahulu melakukan
pengecekan persediaan spare part secara manual sebelum dicantumkan dalam daftar
pembelian. Sedangkan untuk proses penjualan juga tidak jauh berbeda dengan
pembelian, di mana kasir akan melakukan pengecekan terlebih dahulu untuk mengetahui
persediaan spare part yang dibutuhkan oleh konsumen.
3.1.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Bengkel ISTA Motor
3.2 Perancangan Proses
Dalam sistem ini, perancangan proses yang berlangsung digambarkan
menggunakan flowchart sistem dan Data Flow Diagram (DFD).
3.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk mengetahui aliran data dan proses
sebuah sistem. Data Flow Diagram di bagi menjadi beberapa level. Dan berikut Data
Flow Diagram sistem yang diusulkan:
3.2.2.1 Diagram Konteks
Gambar 3.3 Diagram Konteks
4. Implementasi Dan Pembahasan
4.1 Black Box Testing
Black Box Testing yaitu pengujian spesifikasi suatu fungsi atau modul, apakah
berjalan sesuai yang diharapkan atau tidak. Cara pengujian hanya dilakukan dengan
menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari
unit sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan.
No. Pengujian Hasil Status
1. Form Login Sukses login apabila user di kenal oleh
program. Apabila kombinasi Username
dan Password tidak di kenal, akan
muncul dialog gagal.
2. Form Pengguna Fungsi Tambah, Ubah, dan Hapus
sudah berjalan sebagai mana fungsinya.
3. Form Mekanik Fungsi Tambah, Ubah, dan Hapus
sudah berjalan sebagai mana fungsinya.
4. Form Supplier Fungsi Tambah, Ubah, dan Hapus
sudah berjalan sebagai mana fungsinya.
5. Form Jenis Fungsi Tambah, Ubah, dan Hapus
sudah berjalan sebagai mana fungsinya.
6. Form Spare Part Fungsi Tambah, Ubah, Hapus, Simpan,
dan Pencarian sudah berjalan sebagai
mana fungsinya.
7. Form Pembelian Fungsi Tambah, Simpan, Pencarian
Spare Part, dan Pencarian Supplier
sudah berjalan sebagai mana fungsinya.
8. Form Penjualan Fungsi Tambah, Simpan, dan Pencarian
Spare Part sudah berjalan sebagai mana
fungsinya.
9. Form Service Fungsi Tambah, Simpan, Pencarian
Mekanik, dan Pencarian Spare Part
sudah berjalan sebagai mana fungsinya.
10. Form Cetak Laporan
Pembelian
Fungsi Cetak sudah berjalan sebagai
mana fungsinya.
11. Form Cetak Laporan Fungsi Cetak sudah berjalan sebagai
Penjualan mana fungsinya.
12. Form Cetak Laporan
Service
Fungsi Cetak sudah berjalan sebagai
mana fungsinya.
13. Form Cetak Laporan
Jasa
Fungsi Cetak sudah berjalan sebagai
mana fungsinya.
Tabel 4.1 Tabel Black Box Testing
4.2 Manual Program
Manual program merupakan petunjuk yang digunakan untuk menjalankan
program sehingga program dapat dioperasikan dengan mudah. Dalam manual program
dijelaskan bagaimana membuka aplikasi program dalam komputer dan tampilan form
yang digunakan beserta langkah-langkah dalam menggunakan setiap form.
4.2.1 Form Login
Gambar 4.1 Form Login
Login merupakan syarat untuk dapat menjalankan program secara keseluruhan.
Pengguna dapat menggunakan program sesuai dengan hak akses yang diberikan
berdasarkan jabatan pengguna. Pada Form Login terdapat tiga data yang harus
dimasukan oleh pengguna yaitu User Name, Password, dan Jabatan.
4.2.2 Form Utama
Gambar 4.2 Form Utama
Form Utama merupakan jendela utama pengguna memulai proses dalam
mengolah data tertentu. Pada Form Utama berisi mengenai menu-menu yang
berhubungan dengan pengolahan data pengguna, data mekanik, data supplier, data
jenis, data spare part, transaksi pembelian, transaksi penjualan, transaksi service,
transaksi jasa, dan menu untuk menampilkan laporan-laporan.
4.2.3 Form Spare Part
Gambar 4.3 Form Spare Part
Form Spare Part berfungsi untuk mengelola data spare part. Untuk menambah
data spare part, klik pada tombol Tambah untuk mengaktifkan form kemudian input data
spare part baru ke dalam textfield yang disediakan. Klik tombol Simpan untuk menyimpan
ke dalam database. Untuk mengubah data spare part, double click pada data spare part
yang terdapat di dalam tabel, kemudian ubah data spare part yang berada di dalam
textfield, kemudian klik tombol Edit untuk meng-update data spare part. Untuk
menghapus data spare part, double click pada data spare part yang terdapat di dalam
tabel dan klik tombol Hapus.
4.2.4 Form Service
Gambar 4.4 Form Service
Form Service berfungsi untuk mengelola data transaksi service. Untuk membuat
transaksi service, klik pada tombol Tambah untuk mengaktifkan form terlebih dahulu,
kemudian input data mekanik yang menangani service kendaraan dengan klik tombol
Cari yang terletak di samping textfield Kode Mekanik hingga muncul jendela Pencarian
Mekanik kemudian input data spare part yang di ganti dengan klik tombol cari yang
terletak di samping textfield Kode Spare Part.
4.2.5 Form Cetak Laporan Service
Gambar 4.5 Form Cetak Laporan Service
4.2.6 Nota Service
Gambar 4.6 Nota Service
5. Penutup
5.1 Kesimpulan
Dari penelitian yang dilakukan pada sistem penjualan spare part dan service
pada bengkel ISTA Motor, maka dapat di lihat bahwa hasil informasi yang dihasilkan dari
sistem yang sedang berjalan (sistem manual) masih kurang akurat, relevan dan tepat
waktu. Sedangkan penggunaan sistem baru dengan berbasis komputer khususnya
dengan aplikasi Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000, diharapkan informasi
yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam proses pengambilan
keputusan. Karena dalam sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan antara
lain :
1. Sistem baru berbasis desktop sangat membantu memudahkan manajemen
bengkel dalam mencatat semua transaksi bengkel.
2. Pembuatan laporan transaksi secara terkomputerisasi dapat memudahkan
manajemen bengkel dalam mengambil keputusan.
5.2 Saran
Berdasarkan analisis dari kesimpulan di atas, maka penulis memberikan saran-
saran sebagai berikut :
1. Sistem lama yang sudah ada sebaiknya digantikan dengan sistem baru yang
dapat bekerja lebih cepat dalam mengolah data transaksi dan yang
dibutuhkan pihak manajemen.
2. Seiring perkembangan Bengkel ISTA Motor maka semakin kompleks pula
kebutuhan sistem sehingga menyebabkan sistem yang berjalan tidak layak
dan perlu dilakukan pengembangan lagi.
Demikian kesimpulan dan saran yang disampaikan, penulis sangat berharap
sistem baru yang diusulkan dapat membantu mengatasi masalah-masalah yang timbul
pada sistem lama dan dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, tepat
dan akurat. Dengan mempertimbangkan saran tersebut di atas, penulis mengharapkan
sistem baru yang diusulkan dapat diterapkan pada bengkel ISTA Motor dan bermanfaat
bagi pihak manajemen bengkel.
Daftar Pustaka
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk
Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : C.V
Andi Offset.
Arief, M, Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-
SQL Dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : C.V Andi Offset.
Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan
Microsoft SQL. Yogyakarta : C.V Andi Offset.
Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta :
Andi Offset.
Kusrini. & Koniyo, A. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi
Akuntansi Dengan Visual Basic & Microsoft SQl Server. Yogyakarta : C.V
Andi Offset.
Ariyus, Doni & Pangera A, Ali.. 2008. Sistem Operasi. Yogyakarta : C.V Andi
Offset.