SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DI PT AUSTRAL BYNA
MUARA TEWEH KALIMANTAN TENGAH
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Sunday Pangalinan
09.12.4273
kepada
SEKOLAH TINGGI ILMU MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2013
PAYROLL INFORMATION SYSTEM DI PT. AUSTRAL BYNA MUARA TEWEH
CENTRAL KALIMANTAN
SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DI PT. AUSTRAL BYNA MUARA TEWEH KALIMANTAN TENGAH
Sunday Pangalinan Bambang Sudaryatno
Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Employee payroll system PT Austral Byna a combination of manual system and
computer system simple. This is evident from the data storage using Microsoft Excel as
the personnel do not have a database, where it slows down the process, inefficient and
enlarge human error.
Based on the background of the problem, then in the preparation of this thesis
will be designing payroll system using Microsoft Visual Basic 6.0 as the programming
language and interface design, as well as Microsoft SQL Server 2000 for data storage.
Extent of the problem of writing this essay is only payroll and employee data.
Data collection methods used were direct surveys to PT. Austral Byna (Muarateweh) and
literature study
Keywords: Designing Applications, Computerized Data Processing, PT. Austral Byna
1. Pendahuluan
Kehidupan manusia pada sekarang ini tidak terlepas dari informasi, apa pun
profesinya dan informasi senantiasa membuka hal-hal yang baru dan utama dalam
era globalisasi, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi merupakan suatu hal
yang sangat cepat perkembanganannya dari tahun ke tahun. Teknologi komputer
salah satunya, memiliki banyak kelebihan diantaranya kecepatan, keakuratan serta
efisiensi dalam pengolahan data dibandingkan sistem manual. Pengolahan data
menjadi informasi inilah yang dijadikan sebagai salah satu kelebihan dari komputer.
Salah satu kebutuhan yang sangat besar dalam penyajian informasi
sekarang ini adalah kebutuhan akan sistem informasi yang sering dipakai oleh
masyarakat umum, perusahaan dan instansi-instansi Negara, salah satu contohnya
sistem penggajian karyawan.
Dalam permasalahan ini sistem penggajian karyawan yang sebelumnya
menggunakan sistem manual dan sistem komputer sederhana sehingga
memperlambat proses penggajian, tidak efisien serta memperbesar kesalahan
manusia.
Dengan melihat keadaan ini, mendorong penulis untuk melakukan
penelitian tentang penggajian karyawan yang akan dilanjutkan untuk pembuatan
skripsi yang akan diberi judul “Sistem Informasi Penggajian di PT. Austral Byna
Muara Teweh Kalimantan Tengah”. Dengan tujuan dapat menggambarkan sistem
penggajian yang sudah ada menjadi sistem penggajian yang lebih efektif.
2. Landasan Teori
2.1 Sistem
Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau
himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling bergantung sama lain.
Murdick dan Ros (1993) mendefinisikan sebagai seperangkat elemen yang
digabungkan satu dengan lainya untuk suatu tujuan bersama. Sementara definisi
sistem dalam kamus Webster’s Unbriged adalah elemen-elemen yang saling
berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi1
1Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi, hal 3
2.2 Informasi
Menurut Gordon B Davis, “informasi adalah data yang telah diolah ke dalam
suatu bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata atau berupa nilai yang
dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan”2
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari
bentuk tunggal data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang
terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu
obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
2.3 Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa
komponen seperti orang, aktivitas, data, perangkat keras, perangkat lunak, dan
jaringan yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan
operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk
pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer.(Stairs,1992)
2.4 Penggajian
Sistem informasi penggajan karyawan dapat didefinisikan sebagai berikut: “
Sistem penggajian merupakan fungsi penting yang menjadi tanggung jawab
manajemen Sumber daya Manusia. Fungsi utamanya adalah memberikan
kompensasi untuk pegawai berupa gaji sebagai ganti konstribusi mereka terhadap
organisasi/instansi. Penggajian merupakan salah satu proses dalam organisasi
yang rentan terhadap masalah. Pengolahan data yang lambat dapat mengakibatkan
lambatnya penyajian informasi sehingga dimungkinkan pula terjadi keterlambatan
pembayaran gaji. Ditambah lagi jika terjadi kesalahan perhitungan dapat menjadikan
informasi menjadi tidak akurat. Hal ini menjadikan sistem penggajian perlu didukung
dengan sistem informasi yang baik.
2Gordon B.Davis, Management Information Systems:Conceptual Foundation, Structure and
Development, Tokyo:Mcgraw-Hill Kogausha,Ltd.,International Student Edition,1974,p.32
2.5 Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan
menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
2.6 Microsoft Visual Basic 6.0
Visual basic 6.0 adalah bahasa pemrograman yang dikeluarkan oleh
Microsoft Visual Basic 6.0 digunakan untuk membangun program aplikasi yang
memiliki tampilan seperti program aplikasi lainnya lainnya yang berbasis Microsoft
Windows. Selain itu, Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman event-drive
yang berasal dari bahasa BASIC. Event-driven artinya program menunggu sampai
adanya respon dari pemakai berupa kejadian tertentu, misalnya tombol diklik, atau
menu dipilih. Ketika event terdeteksi, event yang berhubungan akan melakukan aksi
sesuai dengan kode yang diberikan. Di samping itu Visual Basic selalu mengalami
perkembangan terus sampai versi yang sekarang yaitu VB.net.
2.7 Microsoft SQL Serever 2000
SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS yang dibuat oleh
Microsoft. Selain Microsoft SQL server 2000, produk DBMS Microsoft yang lain
adalah Access yang di-include-kan dalam paket Microsoft Office sehingga versi
terbaru Microsoft access menyesuaikan versi versi Microsoft Office yang ada. Selain
itu SQL Server 2000 merupakan database yang mendukung penggunaan arsitektur
client-server. Sehingga sangat cocok bagi pengguna yang ingin membangun
aplikasi yang berbasis client-server.
3. Analisis dan Perancangan Sistem
3.1 Identifikasi Masalah
Masalah adalah suatu pertanyaan yang ingin dipecahkan, yang menyebabkan
sasaran tidak tercapai. Untuk itu penyebab masalah, titik keputusan dan personil-
personil harus diidentifikasi.
3.2.1 Diagram Konteks
Gambar 3.3 Diagram Konteks
4. Implementasi dan Pembahasan
4.1 Implementasi
4.1.2 Manual Program
1. Form Login
Gambar 4.11 Form Login
Form login merupakan form yang berfungsi untuk petugas yang
mengoperasikan sistem penggajian ini. Untuk masuk kedalam sistem, terlebih
dahulu harus menginputkan Username dan Password. Berikut ini adalah tampilan
form login sistem informasi penggajian PT AUSTRAL BYNA
2. Tampilan Menu Utama
Gambar 4.26 Form Menu Utama
Pada Form Menu Utama terdapat menu-menu yang diperlukan yang bisa diakses
dan digunakan oleh pengguna.
3. Tampilan Form Pengguna
Form Pengguna digunakan untuk mengisi nama dan password sebagai user.
Gambar 4.27 Form Pengguna
4. Tampilan Form Data Pegawai
Form input data pegawai digunakan untuk menambah, mengubah, menghapus,
menyimpan, dan membatalkan data pegawai pada PT AUSTRAL BYNA.
Gambar 4.28 Form Data Pegawai
5. Tampilan Form Tahun Penggajian
Form ini berisi Tahun penggajian dan kabag serta staff HRD yang mengetahui
data penggajian ini.
Gambar 4.29 Form Tahun Penggajian
6. Tampilan Form Data Presensi
Form ini berfungsi untuk mengisi jumlah presensi setiap bulan semua pegawai
dari divisi dan jabatan apapun
Gambar 4.30 Form Absen
7. Tampilan Form Gaji Tetap
Form isi berfungsi untuk mengisi gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan
kesehatan, serta tunjangan catu yang nantinya akan menjadi gaji tetap pegawai tiap
bulannya.
Gambar 4.31 Form Data Gaji Tetap
8. Tampilan Form Tunjangan
Form ini berfungsi untuk mengisi semua tunjangan (tunjangan kehadirian dan
tunjangan masuk hutan) pegawai setiap bulannya.
.
Gambar 4.32 Form Data Tunjangan
9. Tampilan Form Overtime
Form ini berfungsi untuk mengisi data pegawai yang memilik jam overtime setiap
bulan.
Gambar 4.33 Form Data Overtime
10. Tampilan Form Parameter Premi
Form ini berfungsi untuk mengisi jumlah parameter premi setiap bulan.
.
Gambar 4.34 Form Parameter Premi
12. Tampilan Form Premi Produksi
Form ini untuk mengisi pegawai yang mendapatkan premi produksi setiap
bulannya. Pada PT Austral Byna ini, hanya yang jabatannya kabag saja yang
mendapatkan premi produksi setiap bulan
Gambar 4.35 Form Premi Produksi
13. Tampilan Form Penggajian
Pada form inilah diketahui total jumlah gaji setiap pegawai yang diterima setiap
bulan.
Gambar 4.36 Form Data Gaji Pegawai
14. Tampilan Form Cetak
Form ini berfungsi untuk mencetak laporan data pegawai, rekap absen, slip gaji,
dan rekap gaji pegawai.
Gambar 4.37 Form Cetak Data Pegawai
Gambar 4.38 Form Cetak Rekap Absen
15. Laporan Data Pegawai
Gambar 4.41 Laporan Data Pegawai
16. Laporan Rekap Absen
Gambar 4.42 Laporan Rekap Absen
17. Laporan Slip Gaji
Gambar 4.43 Laporan Slip Gaji
18. Laporan Rekap Gaji
Gambar 4.44 Laporan Rekap Gaji
5. Penutup
5.1 Kesimpulan
Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan
program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan
sebagai berikut :
1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga
mengakibat keterlambatan penggajian pada perusahaan. Dengan sistem baru
keterlambatan penggajian dapat dicegah karena pengolahan data dan pencarian
data, dan pembuatan laporan sudah dilakukan secara terkomputerisasi sehingga
informasi yang dihasilkan menjadi lebih berkualitas.
2. Aplikasi sistem informasi penggajian ini dapat digunakan untuk membantu kinerja
PT. AUSTRAL BYNA yang berkepentingan dalam mengolah data transaksi
penggajian karyawan hanya menginputkan data saja dan proses pengolahan
dilakukan oleh komputer sehingga akan meminimalkan tingkat kesalahan yang
biasanya terjadi dalam sistem manual.
3. Penerapan sistem informasi yang baru ini tidak akan merusak siatem yang
selama ini berjalan diperusahaan tersebut, tetapi dengan sistem ini diterapkan
dapat mendukung kinerja proses pengolahan data pada perusahaan tersebut
menjadi lebih efisien.
4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi penggajian karyawan
ini jika digunakan di PT AUSTRAL BYNA antara lain:
a. Menghemat waktu untuk penggajian karyawan
b. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat
5.2 Saran
Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut:
1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem pengolahan data penggajian
karyawan yang dilakukan secara manual diperbaruhi dengan sistem yang
terkomputerisasi.
2. Aplikasi sistem penggajian karyawan yang penulis usulkan dapat diterapkan dan
dapat membantu dalam melakukan pengolahan data pegawai dan jabatan serta
menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu pengambilan keputusan
manajemen.
3. Dengan sistem informasi yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan
kekurangan dan kelemahan sistem baru agar dapat segera dicari pemecahan
masalahnya dan dilakukan pengembangan sistem untuk masa yang datang demi
kelangsungan pelaksanaan sistem informasi yang baik.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: ANDI OFFSET.
B.Davis Gordon. 1974. Management Information Systems:Conceptual Foundation,
Structure and Development. Tokyo: Mcgraw-Hill Kogausha.
Drs. Daryanto. Belajar Komputer Visual Basic 6.0. Yrama Widya.
Dr. Jogiyanto, H.M, M.B.A, Akt. 1997. Sistem Informasi Berbasis Komputer, Konsep
Dasar dan Komponen. Yogyakarta: BPEF Yogyakarta.