SISTEM INFORMASI LAPORAN GAJI KARYAWAN PADA BAGIANKEUANGAN
PT. PANCA DUTA KARYA ABADI CABANG JAYAPURA
Widodo
Fakultas Ilmu Komputer dan Manajemen, Istitut Sains dan Teknologi Jayapura
Jl. Raya Sentani Padang-Bulan Jayapura
E-mail : [email protected]
AbstrakDalam makalah ini penulis mencoba untuk memberikan suatu gambaran bagaimana system
pengolahan data sangat berguna bagi pengambil keputusan pada tingkat pimpinan dan untuk
ntencapai dan memenuhi tujuan tersebut perlu ditempuh langkah-langkah peningkatan danpengembangan system pengolahan data yang akan menndukan dan ntengembangkan systenl
pengolahan data yang akan atau yang telah dicapai sebelumnya dengan cara mengevaluasi
system-sistem yang telah ada dan berjalan sampai saat ini baik pola pengolahan data maupunpembuatan laporan yang ada, merumuskan tujuan-tujuan yang akan dicapai berupa pola
pettgolahan data dan pembuatan laporan yang baru, menyusun suatu tahap rencanapengembangan system dan penerapannya serta perumusan langkah dan kebijaksanaan yang
nantinya akan memegang peranan penting dalam memberikan pelayanan kebutuhan informasi
kepada fungsi-fungsi manajerial kepala bagian didalam pengendalian pelal<sanaan kegiatan sertantembantu dan tnemudahkan para pengambil keputusan para pintpinan wttuk mendapatkan bahan
pertimbangan sebagai tolak ukur terhadap hasil yang telah dicapai.
Kata Kunci : pengolah data, hipo,dataflow
1. Pendahuluan
Pengolahan data, sebenarnya sudah dilakukan sejak zaman dahulu kala, hanya saja alatpengolahan data itu sendiri masih sangat sederhana dan hanya dapat mengatasi masalah-masalahseperti masalah perhitungan yang sangat sederhana pula. Kemampuan menggunakan akalnya telahmenantang manusia untuk memecahkan kasus-kasus perhitungan yang dapat memecahkan
bermacam-macam persoalan. Manusia telah berfikir untuk menemukan peralatan-peralatan yang
dapat mengolah data dengan lebih cepat dan lebih tepat.Berawal dengan diciptakan kalkulator sebagai alat yang dapat melakukan perhitungan-
perhitungan matematik, dapat memecahkan persoalan-persoalan keuangan dan lain-lain, yang pada
akhirnya oleh manusia dianggap masih lambat dan belum cukup untuk memenuhi kebutuhan yang
semakin kompleks. Sedikit demi sedikit manusia mulai merubah pola pikirnya, menuju metode-
metode yang praktis dan cepat serta tepat guna menyelesaikan masalah yang dihadapinya, sepertihalnya pada pengolahan data keuangan pada PT. PDKA, yang selama ini masih ditangani secaramanual sehingga dirasakan sangat lambat dan sering terjadi kesalahan-kesalahan dalamperhitungan penggajian sehingga sering menimbulkan lambatnya informasi yang dihasilkan,terutama menyangkut laporan-laporan kepada pemimpin perusahaan. Hal ini menimbulkan atauterasa sangat perlu untuk menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan datapenggajian PT. PDKA, bersumber kepada system informasi atau laporan yang telah ada sampaisaat ini dilingkungan PT.PDKA serta dalam kaitanya dengan informasi , dapat disusun suatu sistenpengolahan data penggajian yang sangat menunjang evaluasi , analisis serta proses pengambilankeputusan pada tingkat pimpinan. Dengan memanfaatkan kecanggihan sumber daya komputer,maka diharapkan akan dapat meningkatkan semangat keda, meningkatkan nuansa kerja yang lebihsistematis, menghindari dan menekan kesalahan sekecil mungkin, memudahkan dalampemeriksaan serta menghemat waktu dan tenaga senhingga output yang dihasilkan dapat lebihmemuaskan.
c-70 Proceedings, Komputerdan Sistem Intelijen (KOMMIT 2002)Auditorium Universitas Gunadarma, Jakarta, 2l -22 Agustus 2002
2. Maksud dan Tujuan
Maksud peningkatan serta pengembangan sistem pengolahan data penggajian PT. PDKA
adalah menghimpun dan merangkai ketergantungan data dari setiap bagian. Tujuan pen)rusunan
system pengolahan data adalah :
kepala bagian didalam pengendalian pelaksanaan kegiatan.
perbandingan sebagai tolak ukur terhadap hasil yang telah dicapai.Untuk dapat mencapai dan memenuhi tujuan tersebut perlu ditempuh langkah-langkah peningkatan
dan pengembangan sitem pegolahan data yang akan memadukan dan mengembangkan system
pengolahan data yang akan atau yang telah dicapai sebelumnya dengan cara :. Mengevaluasi system-sistem yang telah ada dan berjalan sampai saat ini, baik pola pengolahan
data maupun pembuatan laporan yang ada-. Merumuskan-tujuan-tujuan yang akan dicapai berupa pola pengolahan data dan pembuatan
laporan yang baru.
3. Batasan Masalah
Mengingat luasnya permasalahan yang ada maka penulis membatasi permasalahan yaitu
pada pengolahan data laporan penggajian karyawan pada PT. Panca Duta Karya Abadi Cabangjayapura
4. Metode Penelitian
Dalam penulisan ini untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan penulis mengunakan
beberapa metode antara lain :1. Populasi dan Sampel
Populasi dalam penelitian ini adalah kantor perwakilan PT.PDKA jayapura, sedangkan sampleyang digunakan yaitu populasi yang ada tidak diteliti secara keseluruhan tetapi beberapa
sample yang mewakili , sample yang ada terdiri dari :a. Pimpinan kantor perwakilan PT.PDKAb. Karyawan yang menangani rnasalah yang diteliti oleh penulis.
2. WawancaraYaitu pengumpulan data yang dilakukan dengan cara berkomunikasi langsung dengan pihak-
pihak yang dianggap mampu memberikan data/informasi yang lebih terinci terhadap
permasalahan yang sedang diteliti.3. Studi Pustaka
Dalam penulisan ini penulis juga menggunakan banruan beberapa buku pedoman yang
menyangkut permasalahan tersebut diatas dimana kesemuanya itu merupakan buku pedoman
petunjuli pelalsanaan tata kerja yang ada khususnya yang berkaitan dengan system pengolahan
data.
4. Analisis
PT. PDKA adalah perusahaan yang bergerak dibidang kontraktor di dirikan untuk bersarna
sama membangun atau mengadakan kerja sama dalam bidang kontraktor dengan perusahaar
perusahaan atau instansi-instansi pemerintah maupun swasta terutama didaerah Irian Jaye'
kegiatan-kegiatan yang menyangkut pekerjaan lapangan biasanya dikerjakan dengan melibatka
langsung masyarakat disekitar lokasi pemukiman, tetapi bila kegiatan tersebut hanya berlangsug
disekitar kantor hanya melibatkan karyawan-karyawan PT.PDKA saja. Dalam melaksanakrproyek lapangan yang membutuhkan waktu berbulan PT.PDKA biasanya menggunakan tenagr
le.ja yang didatangkan langsung dari kantor pusat di Surabaya namun tidak seratus persen peke{e
tersebut Jidatangkan tapi 10-20 persen diambil juga dari masyarakat setempat dimana lokd
$ Smm Informasi Laporan Gaji Karyawan pada Bagian Keuangan c-71FT- Panca Duta Abadi-
Sro)'ek dikerjakan. Untuk karyawan atau pegawainya di bedakan menjadi dua yaitu karyawan tetap
u&m karyawan lePas.Karyawan tetap adalah karyawan yang telah lulus masa percobaan dan telah ditest melalui
focberapa tahapan sebelum diangkat menjadi karyawan tetap. Untuk system penggajiannya
&sesuaikan dengan jabatan yang didudukinya, dan selain mendapatkan gaji pokok juga ditambah
unng transport, tunjangan keluarga dan tunjangan lain. Sedangkan untuk karyawan lepas adalah
irrl'awan yang dipekerjakan saat itu dan berada dilokasi proyek berada, karyawan tersebut dapat
drberhentikan kapan saja atau apabila perusahaan telah selesai melaksanakan proyek karyawan ini
&n menerima upah atau gaji sesuai dengan perjanjian atau persetujuan dengan pihak perusahaan
scb€lum proyek dilaksanakan, bila karyawan yang bersangkutan tidak masuk tidak kerja dengan
dasan apapun maka gaji atau upah akan dipotong.Sutem berjalan Penggajian Karyawan Tetap
Gambar l- Sistem penggajian katltawan tetap
Pada data flow diagram dapat dilihat proses penggajian perusahaan PDKA dimulai dengan
uagian umum menyerahkan rekap penggajian kepada direktur setelah diperiksa oleh direktur
kemudian dikembalikan kebagian umum untuk diproses penggajian dan langsung menyerahkan
gaji dan struk gaji kepada karyawan.Sistem berjalan penggajian karyawan lepas.
Gambar 2. Sistem penggajian karyawan lepas
Pada data flow diagram dapat dilihat proses penggajian untuk karyawan lepas, bagian operasional
mengeluarkan daftar gaji karyawan lepas yang harus dibayar kepada bagian umum oleh bagian
umum diserahkan kepada direktur yang sebelumnya dibuat rekap setelah diperiksa, dikembalikankebagian umum untuk mengerjakan proses penggajian yang langsung meyerahkan gaji dan strukgaji kepada karyawan lepas.
Dari gambar diatas kita dapat menetukan elemen-elemen yang diperlukan dalam men)rusundata flow diagram.Data flow diagram terdiri dari empat buah komponen yaitu :
Sumber dan tujuanAliran dataPenyimpanan dataProses data
Dimulai dengan menentukan sumber dan tujuan dataKaryawanManajer
tI
Bagian Umum
Bagian Umum
c-72 Proceedings, Komputer dan Sistem lntelijen (KOMMIT 2002)
Auditorium Universitas Gunadarma, Jakarta, 2l -22 Agustus 2002
Pada prosesProses pengumpulan data.Proses penghitungan PotonganProses penghitungan gaji kotorProses penghitungan gaji bersihProses pembuatan laporan
Penyimpanan dataData karyawanData hasil
Sistem yang di usulkanSystem baru nantinya diharapkan dapat menunjang proses pengolahan penggajian dengan baik.
System yang diusulkan adalah :
Gambar 3. Sistemflowchart penggajian karyawan
Kartuabsensi
Dikumpulkan
PemasukanData absensi
ProgramPemeliharaanData karyarvan
ProgramPenggajian
lnformasi Laporan Gaji Karyawan pada Bagian KeuanganDuta Karya Abadi -
Gambar 4. Proses penggajian secara garis besar
fuw diagram dapat dipecah-pecah lagi
Gambar 5. Dataflow diagram proses penggajian
Karyawan
Hasil
c-74 Proceedings, Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2002)Auditorium Universitas Gunadarma, Jakarta, 2l -22 Agustus 2fi)2
Data flow diagrampembuatan laporan dapat digambarkan
Gambar 6. DataJlow diagram pembuatan laporan
Detail Design
Gambar 7. HIPO sistem Penggaiian
SistemPenggajian
PemeliharaanData karyawan
Gambar 8. HIPO Proses penghitungan gaji
'2fi2)c2002
Sistem Informasi Laporan Gaji Karyawan pada Bagian KeuanganPT. Panca Duta Karva Abadi - Cabans Jayapura
Pemeliharaan DataKaryawan
PenghapusanData Karyawan
PengubahanData Karyawan
PemasukanData Karvawan
Gambar 9. HIPO Proses pemeliharaan data karyawan
Gantbar 10. HIPO Pembuatan Laporan
Gambar 11. HIPO Pembuatan laporan karyawan
Proceedings, Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT2qAuditorium Universitas Gunadarma, Jakarta, 2l -22
Design FileFile-file yang digunakan dalam proses penggajian adalah :1. File karyawan Tetap
Deskripsi
Keterangan:NO_PEG : Nomor PegawaiTL : Tanggal LahirJK : Jenis KelaminTMK : Tanggal Masuk KerjaGP : Gaji PokokTK : Tunjangan Keluargalj : Tunjangan JabatanTR : Transport
2. File Karyawan LepasDeskripsi
KeteranganTLJKTMK
Tanggal LahirJenis KelaminTanggal Masuk Kerja
Nama Field Jenis Jumlah
NO_PEGNamaTTLJKAgamaPendidikanAlamatKebangsaanJabatanTMKGPTRTJTKStatusJA
KarakterKarakterKarakterKarakterKarakterKarakterKarakterKarakterKarakterKarakterNurnerikNumerikNumerikNumerikKarakterNumerik
925l5tI
3015I
1091
1I
L
.,
Nama Field Jenis Jumlah
NO_PEGNamaTLJKAgamaPendidikanAlamatKebangsaanTMK
KarakterKarakterKarakterKarakterKarakterKarakterKarakterKarakterKarakter
925l51II3015l0
II
&m Informasi Laporan Gaji Karyawan pada Bagian Keuangan c-77?f- Panca Duta Karya Abadi - Cabang Jayapura
3- File AbsensiDeskripsi
Nama Field Jenis Jumlah
NO-PEGNamaBulanJMJKKet
KarakterKarakterNumerikNumerikNumerikKarakter
92525510
KeteranganNO-PEGJMJKKet
File Hasil karyawan TetapDeskripsi
KeteranganNO_PEGGPTRTJTKGKPOTGB
Nomor PegawaiJam MasukJam KeluarKeterangan
Nomor PegawaiPotonganGaji Bersih
Nomor PegawaiGaji PokokTransportTunjangan JabatanTunjangan KeluargaGaji KotorPotonganGaji Bersih
File Hasil karyawan LepasDeskripsi
KeteranganNO_PEGPOTGB
Nama Field Jenis Jumlah
NO_PEGNamaGPTRTJTKGKPOTGB
KarakterKarakterNumerikNumerikNumerikNumerikNumerikNumerikNumerik
9259-.|
9
9
Nama Field Jenis Jumlah
NO-PEGNamaGajiPOTGB
KarakterKarakterNumerikNumerikNumerik
9259'7
9
Proceedings, Komputcrdan Sistem Intelijen (KOMMIT 2002)
Adi;;;;; r;;rsitas
Design OutPutPT. ianca Duta KarYa AbadiJayapura- Irian JaYa
PT. Panca Duta Karya AbadiJayapura-Irian JaYa
Daftar Karyawan TetaP
Daftar Karyawan LePas
Tabel2. Laporan Karyawan LePas
Daftar Absensi
Tabel 3. Laporan Absensi
Daftar Gaji Karyawan TetaP
PT. Panca Duta Karya AbadiJayapura-Irian JaYa
PT. Panca Duta KarYa AbadiJayapura-Irian JaYa
Tabel t. LaPoran Karyawan TetaP
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
No No_PEG Nama Bulan JM JK Kelerangan
xxXX
PT.xx.xxxxPTx.x.xxxx
xxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxx
xxxxxxxxxx
xxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxr
xxxxxxxPT.xx.xxxxPTx.x.xxxx
Tabel4. Laporan Gaii Karyawan Tetap
PT. Panca Duta Karya AbadiJayapura-Irian Jaya
Daftar Gaji Karyawan Lepas
No No PEG Nama Gaji POT GajiBersih
xxxx
PL.xx.xxxxPLx.x.xxxx
xxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxx
Tabel 5. Laporan Gaii Karyawan Lepas
hrmasi Laporan Gaji Karyawan pada Bagian Keuangan c,79Duta Karya Abadi -
Kesimpulan
Sg6m informasi Keuangan di PT. Panca Duta Karya abadi ini akan mampu memberikan
*rmasi-informasi yang diperlukan manajemen dalam pengambilan keputusan denganqat dan kemungkinan untuk didapatkan informasi yang salah akan kecil sekali
taunjang dan memberikan pelayanan kebutuhan informasi penggajian kepada fungsi-hgsi manajerial yaitu para kepala bagian di dalam mengendalikan pelaksanaan kegiatan.
tcsrbantu dan memudahkan para pengambil keputusan yaitu para eksekutif ( pemimpin
pnrsahaan) untuk mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur terhadap hasil yang
:r-h dicapai sebelumnya.
Ilaftar Pustaka
Ecnry E Korth, Abraham Silberschatz,"Data Base System",Texas,McGraw Hill,l985, pp
t6r- 167.Twri D. Mahyuzir, "Analisa dan Perancangan Sistem Pengolahan Data'n, PT. Elex Media
faryutindo, 1989, pp 4l-137lhadarma, Seri Diktat Kuliah,"Pengantar Analisis & Perancangan Sistem",Andikafrafis,1990, pp 40-68.