perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
SISTEM INFORMASI KOLEKSI TESIS DAN DISERTASI
MENGGUNAKAN SOFTWARE SIPUS DI PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA
YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh
Gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan
Oleh
ANDRI SETYAWAN
D 1809005
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
SURAT PERNYATAAN
ORISINALITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan
dibawah ini,
NAMA : Andri Setyawan
NIM : D1809005
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir
JUDUL : SISTEM INFORMASI KOLEKSI TESIS DAN
DISERTASI MENGGUNAKAN SOFTWARE
SIPUS DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
GADJAH MADA YOGYAKARTA
PEMBIMBING : Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M.Si
TANGGAL DIUJI :
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar
karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan
tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya
sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas
termasuk pencabutan gelar vokasi yang telah saya peroleh.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan
apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup
menanggung segala konsekuensinya.
Surakarta, Juni 2012
Andri Setyawan
NIM. D1809005
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda tangan dibawah ini : NAMA : Andri Setyawan
NIM : D1809005
Program Studi : Perpustakaan
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Jenis Karya : Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-ekslusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul: SISTEM INFORMASI KOLEKSI TESIS DAN DISERTASI MENGGUNAKAN SOFTWARE SIPUS DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA beserta instrument / desain / perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalih bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat serta mempublikasikan Tugas Akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun.
Dibuat di : Surakarta
Pada Tanggal : Juni 2012
Yang membuat pernyataan
Andri Setyawan
NIM. D1809005
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
MOTTO
v Ketika kamu mencapai kepuasan batin apa yang kamu lihat indah akan
terlihat indah bahkan dalam mata yang tidak pernah melihat keindahan
( Kahlil Gibran )
v Tidak ada sukses yang permanen, sama seperti tidak ada kegagalan yang
tidak bisa diperbaiki
( Mike Ditka )
v Ketika kita dapat membantu orang lain, kita akan merasakan kebahagia
yang sebenarnya
( Penulis )
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ini aku persembahkan kepada :
v Ayahku tercinta yang telah memberi motivasi
v Bundaku tersayang yang telah memberi aku bimbingan dan doa
v Kakakku yang telah memberikan semangat
v Adikku yang sangat saya banggakan
v Teman-teman yang telah membantu sampai bisa terselesaikannya Tugas
Ahkir ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
melimpahkan rido dan karunia Nya sehingga dapat terselesaikannya Tugas Akhir
dengan judul “ Sistem Informasi Koleksi Tesis dan Disertasi menggunakan
Software Sipus di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta“.
Tugas Ahkir ini merupakan kegiatan untuk memenuhi sebagian syarat,
untuk memperoleh gelar Ahli Madya Ilmu Perpustakaan di Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.
Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak, tidak dapat
menyusun Tugas Akhir ini dengan baik karena keterbatasan penulis
menyampaikan terima kasih dan perhargaan kepada semua pihak yang telah
membantu, yaitu :
1. Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan hidayah selama
penulis mengerjakan Tugas Akhir.
2. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. Haryanto, M. Lib., selaku Ketua Program Diploma III Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M.Si., selaku pembimbing dalam
penulisan Tugas Akhir
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
5. Drs. Ali, M.Si., selaku penguji Tugas Akhir.
6. Bapak Drs. Sudjini, M.Si., selaku pembimbing akademik.
7. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan FISIP Universitas
Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan
pengetahuan kepada penulis.
8. Bapak Drs. Hindar Purnomo selaku Koordinasi Pustakawan di Perpustakaan
Universitas Gadjah Mada Yogyakarta yang telah memberikan ijin serta
memberikan banyak kemudahan kepada penulis selama melaksanakan
Praktek Kerja Pusdokinfo di UPT Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Yogyakarta.
9. Seluruh staf Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.
10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, baik secara
langsung maupun tidak langsung yang telah membantu penulis
menyelesaikan tugas akhir ini.
Selain itu segala kritik dan saran yang sifatnya positif terhadap Tugas Akhir
ini akan saya terima dengan senang hati.
Akhir kata, Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaaat bagi semua
pihak khususnya untuk perkembangan Ilmu Pengetahuan di dunia Perpustakaan
Surakarta, Juni 2012
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
Andri Setyawan
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL........................................................................................ i
HALAMAN PERSETUJUAN ......................................................................... ii
HALAMAN PERNYATAAN ......................................................................... iii
HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ................................................... iv
HALAMAN PENGESAHAN...................... .................................................... v
MOTTO ........................................................................................................... vi
PERSEMBAHAN ............................................................................................ vii
KATA PENGANTAR ..................................................................................... viii
DAFTAR ISI ................................................................................................... x
DAFTAR BAGAN........................................................... ............................... xiii
DAFTAR TABEL ............................................................................................ xiv
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xv
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................... ........................ xvii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah ................................................................... 1
1.2 Tujuan Pengamatan ......................................................................... 3
1.3 Metode Pengumpulan Data ............................................................. 3
1.4 Rumusan Masalah ........................................................................... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
2.1. Pengertian Perpustakaan .................................................................. 6
2.2. Perpustakaan Perguruan Tinggi ....................................................... 9
2.3. Perpustakaan Digital ........................................................................ 11
2.4. Sistem Informasi Manajemen .......................................................... 13
2.5. Pengertian Grey Literature ............................................................. 15
2.6. Sipus ................................................................................................ 17
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH
MADA YOGYAKARTA
3.1 Sejarah ............................................................................................ 25
3.2 Visi, Misi ......................................................................................... 27
3.3 Struktur Organisasi .......................................................................... 28
3.4 Tugas Pokok dan Fungsi Perpustakaan .......................................... 29
3.5 Gedung/Ruangan ............................................................................. 30
3.6 Koleksi ............................................................................................. 31
3.7 Sumber Daya Manusia .................................................................... 31
3.8 Anggaran Perpustakaan ................................................................... 32
3.9 Sarana dan Prasarana ....................................................................... 33
3.10 Layanan ........................................................................................... 33
3.11 Kerjasama ........................................................................................ 46
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
4.1 Analisa Masalah .............................................................................. 48
4.2 Sistem Informasi Tesis dan Disertasi di Perpustakaan Universitas
Gadjah Mada ................................................................................... 49
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
4.3 Kendala serta Pemecahan Masalah yang terjadi di Sistem Informasi
Tesis dan Disertasi ........................................................................... 62
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan ....................................................................................... 65
5.2 Saran ................................................................................................. 65
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
DAFTAR BAGAN
Halaman
Bagan 1 Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada ........... 28
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv
DAFTAR TABEL
Halaman
Bab 3
Tabel 3.1 Daftar Pegawai Perpustakaan Berdasarkan Jabatan Fungsional per 31
Desember 2010 ................................................................................................ 32
Tabel 3.2 Daftar Pegawai Perpustakaan Menurut Pendidikan per 31 Desember
2010 ........................................................................................................ 32
Tabel 3.3 Data dan Kegiatan Layanan Referensi ............................................. 34
Tabel 3.4 Data dan Kegiatan Layanan Terbitan Berkala ................................. 36
Tabel 3.5 Data dan Kegiatan IDIS Corner ..................................................... 38
Tabel 3.6 Data dan Kegiatan Keanggotaan ...................................................... 40
Tabel 3.7 Data dan Kegiatan Sirkulasi ............................................................ 41
Tabel 3.8 Data dan Kegiatan Sampoerna Corner ............................................. 41
Tabel 3.9 Data dan Kegiatan Hatta Corner ...................................................... 42
Tabel 3.10 Data dan Kegiatan Layanan NBC .................................................. 43
Tabel 3.11 Data dan Kegiatan Layanan ARC .................................................. 44
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
BAB 2
Gambar 2.1 Kerangka Pengendalian untuk Pengolahan Informasi Berdasarkan
Komputer ....................................................................................................... 15
Gambar 2.2 Menu Login ................................................................................. 18
Gambar 2.3 Menu Ganti Passworld ................................................................ 19
Gambar 2.4 Menu Logout dan Keluar ............................................................ 20
Gambar 2.5 Menu Tambah, Edit dan Hapus .................................................... 21
Gambar 2.6 Menu Operator ............................................................................. 22
BAB 3
Gambar 3.1 Tampilan OPAC melalui advance search .................................... 37
BAB 4
Gambar 4.1 Menu Login .................................................................................. 50
Gambar 4.2 Menu Login .................................................................................. 51
Gambar 4.3 Penerimaan Tesis/Disertasi .......................................................... 53
Gambar 4.4 Digitasi ......................................................................................... 55
Gambar 4.5 Cap Inventaris .............................................................................. 57
Gambar 4.6 Cap Hak Milik Perpustakaan ...................................................... 57
Gambar 4.7 Label Disertasi ............................................................................. 58
Gambar 4.8 Label Tesis ................................................................................... 58
Gambar 4.9 Inventarisasi SIPUS ..................................................................... 59
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xvi
Gambar 4.10 Output ETD ............................................................................... 61
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Jadwal KKM
Lampiran 2 Surat Tugas KKM
Lampiran 3 Surat Keterangan KKM
Lampiran 4 Jawaban Ijin KKM
Lampiran 5 Izin Masuk Perpustakaan Pengunjung dari Luar UGM
Lampiran 6 Form Penilaian KKM
Lampiran 7 Statistik Layanan Koleksi ARC
Lampiran 8 Daftar Pengiriman Disertasi
Lampiran 9 Daftar Pengiriman Tesis
Lampiran 10 Label Tesis dan Disertasi
Lampiran 11 Laporan Periodik
Lampiran 12 Cap Inventaris dan Cap Milik Perpustakaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan dalam dunia teknologi informasi semakin lama
semakin meningkat. Hal ini mempengarui terhadap tuntutan suatu
perpustakaan agar dapat melayani dengan perkembangan teknologi yang
ada agar para pemustaka mendapat informasi yang dibutuhkan dengan
cepat, tepat dan akurat. Salah satu perpustakaan yang dimaksud dapat
mengikuti perkembangan teknologi adalah dengan mengembangkan
perpustakaan digital.
Penggunaan teknologi dalam perkembangan suatu perpustakaan
dinilai sangatlah penting. Hal ini dikarenakan perpustakaan dapat dinilai
sebagai pusat informasi yang dituntut untuk dapat menyediakan akses ke
sumber-sumber informasi tanpa batasan waktu dan tempat atau lebih
dikenal sebagai perpustakaan tanpa dinding. Untuk itu dibutuhkan
pengelolaan perpustakaan secara kreatif serta dapat ikut
mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berbasis
teknologi informasi.
Perkembangan suatu perpustakaan juga dapat dilihat dari
kelengkapan koleksi yang tersedia. Koleksi yang ada dalam suatu
perpustakaan adalah faktor yang sangat penting untuk terselenggaranya
layanan perpustakaan yang baik. Dengan adanya keterbatasan biaya
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
untuk menambah koleksi merupakan salah satu masalah dalam
pengembangan suatu perpustakaan. Oleh karena itu, perpustakaan juga
harus memikirkan penambahan koleksi yang masuk dalam kategori
bahan pustaka kelabu atau grey literature. Grey Literature (literature
kelabu) merupakan salah satu jenis koleksi di perpustakaan perguruan
tinggi yang terdiri dari laporan ilmiah, skripsi, tesis, disertasi, makalah
seminar, terbitan pemerintah dan sebagainya (Siagian, 2009:2).
Grey literature dalam perpustakaan Universitas Gadjah Mada
diantaranya adalah kertas kerta (work paper), skripsi, tesis, disertasi,
laporan penelitian, preceding, makalah umum, makalah perpustakaan,
pidato pengukuhan guru besar, press release dan buku buku wisuda.
Akan tetapi karena pertumbuhannya yang sangat pesat akan
menimbulkan masalah seperti dalam perawatan dan penempatannya
memerlukan tempat yang luas. Oleh karena itu untuk meminimalkannya
maka dibutuhkan pengalihan bentuk dari tercetak menjadi bentuk digital
( digitalisasi ).
Berdasarkan hal tersebut, maka penulis dalam penulisan Tugas
Akhir tertarik untuk membahas untuk membahas sistem informasi
koleksi grey literature khususnya tesis dan disertasi di Perpustakaan
Universitas Gadjah Mada Yogyakarta dengan mengambil judul
“SISTEM INFORMASI KOLEKSI TESIS DAN DISERTASI
MENGGUNAKAN SOFTWARE SIPUS DI
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA
YOGYAKARTA”.
1.2 Tujuan Pengamatan
Tujuan dari penulisan Tugas Akhir tentang sistem informasi grey
literature adalah :
1. Untuk mengetahui dan memahami bagaimana sistem informasi
kolesi tesis dan disertasi di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Yogyakarta
2. Untuk mengetahui kendala yang ada di sistem informasi koleksi
tesis dan disertasi di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Yogyakarta
3. Untuk mengetahui bagaimana cara menangani kendala yang ada di
sistem informasi koleksi tesis dan disertasi
1.3 Metode Pengumpulan Data
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di UPT
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta Unit I, Unit II dan
Unit III. Unit II terletak di jalan Simanjutak, kemudian Unit I dan III
terletak di Bulaksumur Kontak Pos 16, Yogyakarta 55281
Telp/Faks.0274-513163, http://lib.ugm.ac.id, e-mail :
Pengumpulan data dilaksanakan selama 8 minggu, terhitung
mulai pada tanggal 6 Februari- 3 Maret 2011 dengan jam kerja sebagai
berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
Senin-Kamis : 07.30 – 12.00
: 12.00 – 13.00 (istirahat)
: 13.00 - 16.00
Jum’at : 07.30 - 11.00
: 11.00 – 13.00 (istirahat)
: 13.00-16.00
Dalam Praktek Kerja Lapangan, penulis mengumpulkan data untuk
penulisan Tugas Akhir menggunakan beberapa metode pengumpulan data.
Berikut adalah metode pengumpulan data yang dilakukan penulis menurut
Sonny Sumarsono (2004, 70) :
1. Metode Pengamatan Langsung
Teknik pengumpulan data yang paling umum adalah
dengan melakukan pengamatan langsung terhadap obyek riset,
artinya pengamatan atau penelitian berada di tempat terjadinya
fenomena yang diamati.
2. Metode Wawancara
Wawancara merupakan salah satu bentuk pengumpulan
data secara tidak langsung. Pengumpulan data dengan wawancara
adalah usaha untuk mengumpulkan informasi dengan mengajukan
sejumlah pertanyaan secara lisan untuk dijawab secara lisan pula.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
3. Metode Studi Pustaka
Teknik pengumpulan data yang saat ini semakin umum
digunakan adalah teknik pengumpulan data melalui studi pustaka.
Berbagai kegiatan riset telah banyak dilakukan oleh berbagai
lembaga sehingga sebenarnya telah tersedia cukup banyak data
mengenai banyak aspek.
1.4 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan, maka dapat
dibuat rumusan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem informasi koleksi tesis dan disertasi di
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta?
2. Kendala apa saja yang terjadi dalam sistem informasi koleksi tesis
dan disertasi di perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Yogyakarta?
3. Upaya apa sajakah yang dilakukan untuk meminimalkan kendala-
kendala diatas?
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Perpustakaan
Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian atau subbagian
dari sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan
untuk menyimpan buku, biasanya disimpan menurut tata susunan
tertentu serta digunakan untuk anggota perpustakaan (Sulistyo
Basuki, 1994:1).
Perpustakaan merupakan unit kerja yang mengumpulkan,
menyimpan, memelihara, dan mengelola pemanfaatan koleksi
untuk para pemakainya. Ada bedanya dengan museum, toko buku,
koleksi pribadi, dan penyewa buku (Muljani A Nurhadi, 1983:3).
Difinisi lain tentang perpustakaan dikemukakan juga oleh
Noerhayati Soedinyo (1987:1) yaitu “salah satu alat yang vital
dalam setiap program pendidikan, pengajaran dan penelitian
(research) bagi setiap lembaga pendidikan dan ilmu pengetahuan.”
Namun demikian, menurut Muljani A Nurhadi (1983:4)
secara umum dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
perpustakaan sesuai dengan perkembangan masa kini adalah
“Suatu unit kerja yang berupa tempat mengumpulkan, menyimpan
dan memelihara koleksi bahan pustaka yang dikelola dan diatur
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
secara sistematis dengan cara tertentu, untuk digunakan secara
kontinu oleh pemakainya sebagai sumber informasi”
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengertian
perpustakaan adalah sebuah tempat untuk mengumpulkan,
menyimpan dan memelihara bahan-bahan pustaka yang diatur
sedemikian rupa untuk dapat melayani pengguna yang
membutuhkan informasi.
Menurut Sutarno NS tugas perpustakaan ada tiga seperti
yang telah dikutip oleh Wiji Suwarno (2009:45), yaitu :
1. Tugas menghimpun informasi, meliputi kegiatan mencari,
menyeleksi, mengisi perpustakaan dengan sumber
informasi yang memadai/lengkap baik dalam arti jumlah,
jenis, maupun mutu yang disesuaikan dengan kebijakan
organisasi, ketersediaan dana, dan keinginan pemakai serta
muthakir.
2. Tugas mengelola, meliputi proses pengolahan,
penyususnan, penyimpanan, pengemasan agar tersusun
rapi, mudah ditelusuri kembali (temu balik informasi) dan
diakses oleh pemakai, dan merawat bahan pustaka.
Pekerjaan pengolahan mencakup pemeliharaan atau
perawatan agar seluruh koleksi perpustakaan tetap dalam
kondisi bersih, utuh, dan baik. Sedangkan kegiatan
mengelola dalam pengertian merawat adalah kegiatan yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
dilakukan dalam rangka preservasi dan konservasi untuk
menjaga nilai-nilai sejarah dan dokumentasi
3. Tugas memberdayakan dan member layanan secara
optimal. Perpustakaan, sebagai pusat informasi yang
menyimpan bebagai ilmu pengetahuan, memberikan
layanan informasi yang ada untuk diberdayakan kepada
masyarakat pengguna, sehingga perpustakaan menjadi agen
perkembangan ilmu pengetahuan dan informasi, teknologi
dan budaya kepada masyarakat. Termasuk dalam tugas ini
adalah upaya promosi dan publikasi serta sosialisasi agar
masyarakat pengguna mengetahui dengan jelas apa yang
ada dan dapat dapat dimanfaatkan dari perpustakaan
Selain memiliki tugas yang harus dilakukan, perpustakaan
juga memerankan beberapa fungsi yang sangat penting. Seperti
telah dipaparkan Abdul Rahman Saleh yang dikutip oleh Sartika
Ratna Safitri (2011:8) memaparkan beberapa funsi dari
perpustakaan sebagai berikut :
1. Fungsi Edukatif
Perpustakaan berfungsi sebagai tempat untuk belajar
secara mandiri. Di perpustakaan pengguna dapat mencari
bahan-bahan yang dibutuhkan untuk menambah ilmu dan
wawasan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
2. Fungsi Informatif
Artinya bahwa informasi yang dibutuhkan oleh
pengguna dapat dicari di perpustakaan.
3. Fungsi Penelitian
Artinya bahwa sumber-sumber informasi yang ada di
dalam perpustakaan tersebut dapat digunakan sebagai bahan
rujukan untuk melakukan penelitian.
4. Fungsi Kultural
Perpustakaan memiliki dan menyediakan bahan pustaka
baik tercetak maupun elektronik yang menyajikan kebudayaan.
5. Fungsi Rekreasi
Artinya bahwa di dalam perpustakaan, pengguna dapat
mencari koleksi yang bersifat popular dan menghibur.
2.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi sering disebut sebagai
“jantungnya universitas”, karena tanpa perpustakaan tersebut maka
proses pelaksanaan pembelajaran mungkin kurang optimal
(Sutarno, 2003:35).
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang
berada di bawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi
dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai
tujuannya (Sulistyo Basuki, 1994:65).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
Menurut Noerhayati Soedinyo (1987:1) pada hakikatnya
pengertian perpustakaaan perguruan tinggi adalah “suatu unit kerja
yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya, yang
bersama-sama dengan unit lainnya tetapi dalam peran yang
berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan
dalam melaksanakan tri dharmanya.”
Perpustakaan perguruan tinggi sering disebut dengan
“research library” atau perpustakaan penelitian karena memang
untuk sarana meneliti, dan meneliti merupakan salah satu kegiatan
utama di perguruan tinggi (Sutarno, 2003:36).
Berikut adalah pengertian perpustakaan perguruan tinggi
menurut Sulistyo Basuki (1991:51) perpustakaan perguruan tinggi
ialah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan
bawahannya, maupun lembaga yang berfiliasi dengan perguruan
tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai
tujuannya.
Dengan memahami beberapa pengertian tentang
perpustakaan perguruan tinggi maka penulis dapat mengambil
kesimpulan bahwa pengertian perpustakaan perguruan tinggi
adalah suatu perpustakaan yang ada di perguruan tinggi dan
bersama-sama dengan unit lain tetapi dalam peran yang berbeda,
bertugas untuk membantu perguruan tinggi yang bersangkutan
dalam melaksanakan tri dharmanya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
Menurut Sulistyo Basuki (1991:52) menyatakan bahwa
secara umum tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah :
a. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi,
lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering mencakup pula
mencakup pula tenaga administrasi perguruan tinggi.
b. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua
tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama
hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar.
c. Menyediakan ruang belajar untuk pemakai perpustakaan.
d. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai
jenis pemakai.
e. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada
lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industry lokal.
2.3 Perpustakaan Digital
Dalam perkembangan perpustakaan saat ini, kebutuhan
media informasi juga berkembang dari cetak ke digital. Oleh sebab
itu muncul perpustakaan digital yang diharapkan dapat melayani
pengguna dengan mudah, cepat, tepat dan akurat.
Perpustakaan digital adalah sebuah sistem yang memiliki
berbagai layanan dan obyek informasi yang mendukung akses
objek informasi tersebut melalui perangkat digital (Wahyu
Supriyanti, 2008:31).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
Selain itu, Brogman yang dikutip oleh (Wiji Suwarno,
2010:25) menyatakan bahwa perpustakaan digital adalah organisasi
yang menyediakan suatu komunitas pemustaka dengan akses
terpadu yang memberikan akses yang luas terhadap informasi dan
ilmu pengetahuan yang telah tersimpan dan terorganisasi dengan
baik.
Ada juga pendapat lain temtang pengertian perpustakaan
digital seperti yang dikemukakan oleh Marilya yang dikutip oleh
(Wiji Suwarno, 2010:25) bahwa :
“perpustakaan digital adalah organisasi yang menyediakan berbagai sumber informasi yang mencakup staf ahli, untuk mmilih, menyusun, dan menyediakan akses karya ilmiah agar diinteprasikan, didistribusikan, dan dipelihara secara terintegrasi dari waktu ke waktu sedemikian rupa sehingga selalu tersedia dan siap dimanfaatkan oleh komunitas pemustaka.”
Dari beberapa difinisi tentang perpustakaan digital diatas,
dapat disimpulkan bahwa pengertian perpustakaan digital adalah
organisasi yang menyediakan sumber informasi yang dapat diakses
dengan perangkat digital.
Menurut Wiji Suwarno (2010:25) cirri-ciri perpustakaan
digital secara umum adalah sebagai berikut :
a. Menggunakan komputer untuk mengelola SDP
b. Menggunakan saluran elektronik untuk
menghubungkan penyedia informasi dengan pengguna
informasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
c. Memanfaatkan transaksi elektronik
d. Memakai sarana elektronik untuk menyimpan,
mengelola, dan menyampaikan informasi kepada
pemustaka
2.4 Sistem Informasi Manajemen
Pengertian sistem informasi manajemen menurut Gordon B
Davis (2002:3) adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu
(integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi
operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah
organisasi.
Menurut Moekijat dalam bukunya pengantar sistem
informasi manajemen (1994:11) pengertian sistem informasi
manajemen adalah:
Jaringan prosedur pengolahan data yang diperkembangkan dalam suatu organisasi dan disatukan apabila dipandang perlu, dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern, untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
Menurut Gordon B Davis (2002:15) Sebuah sistem
informasi manajemen mengandung elemen-elemen fisik sebagai
berikut:
1. Perangkat keras komputer
2. Perangkat lunak
a. Perangkat lunak sistem umum
b. Perangkat lunak terapan umum
c. Program aplikasi
3. Data base (data yang tersimpan dalam media
penyimpanan komputer)
4. Prosedur
5. Petugas pengoprasian
Menurut Gordon B Davis (1999, 48) dalam bukunya yang
berjudul Sistem Informasi Manajemen menerangkan bahwa
pengendalian mutu atas pengolahan data komputer dilakukan
melalui dua rangkaian pengendalian :
- Hirarki pengendalian organisatoris di mana pengolahan
informasi diselenggarakan, dan
- Pengendalian spesifik atas suatu aplikasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
Gambar 2.1 Kerangka Pengendalian untuk Pengolahan Informasi Berdasarkan
Komputer
Sumber : (Gordon B Davis, 1999, 49)
Sebuah sistem informasi berdasarkan komputer biasanya
dapat mengurangi biaya sekaligus meningkatkan kemampuan dan
prestasi sistem informasi (Gordon B Davis, 2002:24)
2.5 Pengertian Grey literature
Dengan adanya perkembangan perpustakaan digital, maka
perpustakaan juga dituntut untuk memberikan informasi digital
yang dihasilkan oleh lembaga itu sendiri yang biasa disebut dengan
lokal konten/grey literature.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
Reitz, yang diutip oleh Siagian (2009:43) mendifinisikan
grey literature sebagai berikut :
“Printed works such as reports, preprints, internal documents, Ph.D.dissertations, matter’s theses, and conference proceedings, not readily available through regular market channels because they were never commercially published or listed or were poorly distributed.”
Pendapat diatas dapat diartikan pengertian grey literature
(literature kelabu) adalah hasil karya tercetak seperti laporan,
preprints, dokumen internal, disertasi, tesis, dan prosiding
konferensi, yang tidak mudah tersedia melalui saluran pasar biasa
karena mereka tidak pernah diterbitkan secara komersil atau
didengar atau dengan buruk didistribusikan.
. Siagian (2009:2) dalam skripsinya yang berjudul
Penerapan Manajemen Pengetahuan dalam Pengolahan Grey
Literature dan Koleksi Repository pada Perpustakaan Sumatera
Utara mendifinisikan, “Gray Literature (literature kelabu)
merupakan salah satu jenis koleksi di perpustakaan perguruan
tinggi yang terdiri dari laporan ilmiah, skripsi, tesis, disertasi,
makalah seminar, terbitan pemerintah dan sebagainya.”
Berikut adalah pernyataan menurut Siagian (2009:2) :
“Koleksi grey literature (literature kelabu) dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang dibutuhkan serta bermanfaat bagi pelaksana penelitian selanjutnya sehingga perlu dikelola dengan baik. Setiap perpustakaan mempunyai cara yang dan peraturan masing-masing dalam mengelola koleksi ini, namun prosedur yang satu dengan yang lain tidak jauh berbeda. Kegiatan pengolahan grey literature (literature kelabu) itu sendiri dimulai dari proses penerimaan, inventarisasi, katalogisasi,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
klasifikasi, sampai koleksi grey literature tersebut siap disajikan kepada pengguna”
Macam macam literature kelabu menurut Siregar (2008:2) yaitu :
“Grey materials atau bahan kelabu biasanya berupa laporan studi, survai, workshop, dan sebagainya yang dihasilkan oleh Pemerintah daerah, perwakilan (agency), organisasi swasta, dan lembaga pendidikan yang belum diulas dan dipublikasikan di dalam jurnal atau publikasi standart lainnya.”
2.6 SIPUS
Pengertian sipus menurut Rasiman dalam Pelatihan Sistem
Informasi Universitas Sumatra Utara (2008 ):
“Sistem Informasi Terpadu v3.0 disingkat SIPUS v3.0 merupakan sistem informasi yang digunakan untuk mengelolainformasi perpustakaan yang terintegrasi mulai dari sub modul pengadaan, pengatalokan, pengawasan sirkulasi, OPAC, sampai dengan pengolahan laporan (report)”.
Menurut Rasiman dalam Pelatihan Sistem Informasi
Universitas Sumatra Utara cara menjalankan software SIPIS
adalah sebagai berikut:
1. Login
Login bertujuan untuk membedakan pengguna
(operator) sesuai dengan fungsinya masing-masing. Login
digunakan oleh operator untuk memulai menjalankan
sistem (SIPUS). Untuk setiap operator sudah ditentukan
dan ditetapkan user id dan passworld untuk dapat
melakukan login sesuai dengan fungsinya. Berikut adalah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
langkah-langkah yang dilakukan operator dalam melakukan
login :
Gambar 2.2 Menu Login
Sumber : Panduan Administrator (2008)
a. Masukan user id pada bagian login
b. Masukan passworld pada bagian passworld
c. Pilih unit sesuai dengan unit dimana anda terdaftar
sebagai operator
d. Tekan tombol login
e. Setelah melakukan login dan berhasil dengan baik,
maka akan muncul tampilan halaman atau menu
utama
f. Nama operator aktif serta unit perpustakaan akan
ditampilkan pada bagian bawah menu utama SIPUS
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
2. Ganti passworld
Menu ganti passworld dipergunakan untuk menggati
passworld operator. Demi keamanan dianjurkan untuk
mengganti passworld secara periodik. Untuk mengganti
passworld, langkah-langkahnya sebagai berikut :
a. Pilih menu >ganti passworld
b. Selanjutnya akan muncul form ganti passworld
seperti gambar ganti passworld
c. Masukkan data passworld lama pada bagian
passworld lama
d. Masukkan data passworld baru pada bagian
passworld baru
e. Tekan tombol “ok” untuk menyimpan perubahan
dan tombol ”batal” untuk membatalkan perubahan
Gambar 2.3 Menu Ganti Passworld
Sumber : Panduan Administrator (2008)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
3. Logout
Logout digunakan untuk memutuskan koneksi database
sistem (SIPUS). Dianjurkan kepada operator untuk
melakukan logout jika ingin meninggalkan sistem dalam
waktu yang relative lama. Hal ini perlu dilakukan untuk
menjaga pengguna sistem oleh pengguna yang tidak
berwenang. Untuk melakukan logout langkah-langkahnya
adalah sebgai berikut : pilih menu sistem > logout.
4. Keluar
Menu keluar digunakan untuk memngakhiri sistem
(sipus). Untuk keluar dari sistem, langkah-langkahnya
sebagai berikut : pilih menu sistem > keluar, atau dapat
juga pilih tombol silang (X)
Gambar 2.4 Menu Tambah, Edit, dan Hapus
.Sumber : Panduan Administrator (2008)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
5. Sistem
Fungsi utama sistem adalah untuk mengatur pengguna
sistem seperti unit perpustakaan, operator, dan grup
operator.
a. Unit perpustakaan
Menu untuk sistem digunakan untuk menambah,
mengedit, dan/atau menghapus nama perpustakaan yang
tergabung dalam sipus.
Gambar 2.5 Menu Logout dan Keluar
Sumber : Panduan Administrator (2008)
b. Operator
Menu operator berisi daftar data operator yang
mengelola sipus . Di samping itu juga berfungsi untuk
mengelompokkan operator tersebut ke dalam grup.
Pada menu ini disediakan fasilitas tambah, edit dan
hapus data operator
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
Gambar 2.6 Menu Operator
Sumber : Panduan Administrator (2008)
c. Grup operator
Menu grup operator berisi daftar grup beserta
hak aksesnya. Pada menu ini disediakan tambah, edit,
hapus data grup operator. Ada beberapa grup operator
yang telah tersedia yaitu : DBA, sirkulasi, pengolahan,
OPAC, keanggotaan, tamu, pengadaan, dan manajemen
koleksi. Masing-masing grup memiliki hak akses
berbeda sesuai dengan yang telah ditentukan.
6. Setting
Fungsi utama setting adalah untuk mengatur
penggunaan sistem seperti pengaturan kategori sirkulasi
anggota, fakultas, program studi, perguruan tinggi, bahasa,
frekuensi, golongan, jenis, asal, rumpun, badan, penyedia,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
setting awal, dan hari libur. Fungsi ini hanya dimiliki oleh
operator yang memiliki hak akses DBA.
Perpustakaan UGM memilih menggunakan software SIPUS
karena program ini dapat membantu perpustakaan melakukan
kegiatan secara terpadu. Berikut adalah keunggulan menurut
Ikhwantini (2009:17) dalam Tugas Akhirnya yang berjudul
“Aplikasi Program SIPUS untuk Pelayanan Sirkulasi di
Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Gadjah Mada
Yogyakarta” :
1. Terpadu
Program SIPUS terpadu adalah berkaitan antara
katalogisasi, opac dan sirkulasi, sehingga dapat
mempercepat proses sirkulasi, pencarian data,
penelusuran dari informasi buku serta pemasukan dan
pengeditan data pengguna dan koleksi.
2. Praktis dan mudah
Program SIPUS V3 dirancang dengan
menggunakan Bahasa Indonesia dan memberikan daftar
menu pilihan yang memudahkan operator untuk
menjalankan program. Pedoman menjalankan program
diberikan secara komunikatif sehingga mudah
dioperasikan. Karena dirancang bangun oleh tim yang
memiliki wawasan pemograman dan bidang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
perpustakaan sehingga program ini dengan baik
memudahkan kebutuhan perpustakaan.
3. Fungsional dan akurat
Tampilan data dalam SIPUS Terpadu V.3 sangat
akurat dalam menunjang pengelolaan perpustakaan
terutama dibagian sirkulasi untuk pengambilan
keputusan.
4. Fleksibel
SIPUS Terpadu V.3 memberikan fleksibilitas
dibidang aplikasi dan pemilihan hardware. SIPUS
Terpadu V.3 dapat dioperasikan stand alone maupun
multi user sehingga perpustakaan dapat menyesuaikan
dengan kemampuan perpustakaan dan dapat
mengembangkan secara bertahap.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
BAB III
GAMBARAN UMUM
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA
YOGYAKARTA
3.1. SEJARAH
Perpustakaan UGM terdiri dari perpustakaan universitas, fakultas,
lembaga, pusat studi, dan jurusan. Perpustakaan tingkat universitas terdiri
dari Unit I Bulaksumur, Unit II Sekip, Unit III Bulaksumur atau dikenal
dengan Academic Resource Center. .
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada berdiri pada 1 Maret 1951.
Semula menempati sebuah gedung (sekarang Hotel Limaran) yang berada
Jalan Setjodiningratan (Jalan Mayor Suryotomo). Pada tahun 1959 pindah
ke Jalan C. Simanjuntak menempati gedung yang dulu digunakan untuk
Konferensi Colombo atau dikenal dengan Gedung Pantja Dharma, Sekip
Unit V. Saat ini menjadi Perpustakaan UGM Unit II Sekip dengan
bangunan seluas 4.461 m2.
Pada tahun 1975 UGM membangun gedung perpustakaan seluas
2.883 m2 yang terletak di selatan Kantor Pusat UGM. Gedung ini
diresmikan pada 31 Juli 1975 dan sekarang menjadi Perpustakaan UGM
Unit I Bulaksumur. Gedung Unit I pada awalnya digunakan untuk
mahasiswa tingkat sarjana muda, sedangkan gedung Unit II bagi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
mahasiswa tingkat sarjana. Namun setelah dihapuskannya tingkat sarjana
muda di perguruan tinggi, peraturan tersebut tidak berlaku lagi.
Berdasarkan Surat Keputusan Rektor UGM Nomor
200/P/SK/HT/2008 Tanggal 9 Mei 2008, Perpustakaan Pascasarjana
UGM yang semula menempati gedung seluas 1782 m2 di sebelah timur
Perpustakaan UGM Unit I Bulaksumur, disatukan pengelolaannya di
bawah Perpustakaan Universitas. Kemudian gedung ini dijadikan
Perpustakaan Unit III Bulaksumur atau dikenal dengan Academic
Resource Center (ARC).
Dalam 50 tahun telah mengalami beberapa kali pergantian
pimpinan antara lain:
1. Woerjarto: Periode 1951-1955
2. Moerjopranoto: Periode 1955-1967
3. Soedjatmiko: Periode 1967-1975
4. Dra. Sawitri-Suharto, M.A.: Periode 1975-1985
5. Soedjatmiko: Periode 1985-1986
6. Dra. Murianti, M.L.S.: Periode 1986-1997
7. Dr.drh. Slamet Soebagyo: Periode 1998 – 2002
8. Drs. Ida Fajar Priyanto, M.A.: Periode 2002 - sekarang
Dengan perubahan status Universitas Gadjah Mada menjadi
Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara maka berdasarkan Surat
Keputusan Rektor No. 259/P/SK/HK/2004, kedudukan Perpustakaan juga
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
berubah dari Unit Pelaksana Teknis (UPT) menjadi Unsur Penunjang
Universitas(UPU) dan sebagai bagian dari kantor pusat universitas.
3.2. Visi dan Misi
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada sebagai Unsur Penunjang
Universitas, berfungsi memberikan layanan informasi kepada sivitas
akademika UGM dalam rangka mendukung Tri Dharma Perguruan
Tinggi yang mencakup pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat.
1. Visi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Sebagai Unit Penunjang Universitas, untuk mencapai visi
universitas menjanit universitas penelitian bertaraf international maka
visi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada adalah Perpustakaan
Universitas Gadjah Mada sebagai penyedia informasi global yang
dapat diakses melalui pelayanan yang professional.
2. Misi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
· Sebagai penyedia informasi ilmiah cetak dan elektronik bagi
sivitas akademika UGM
· Menjadi pusat informasi kegiatan ilmiah di lingkungan UGM
· Mampu memasuki jaringan global untuk penelusuran informasi
dan kerjasama antar perpustakaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
3.3. Struktur Organisasi
Berdasarkan Pasal 47 Surat Keputusan Rektor UGM No.
259/P/SK/H/2004 tentang organisasi dan rincian tugas kantor pimpinan
universitas, lembaga, direktorat, biro, dan unit kerja di lingkungan
Universitas gadjah Mada; struktur organisasi perpustakaan UGM sebagai
berikut:
Bagan 1 Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Sumber : Perpustakaan Universitas Gadjah Mada, 2012
REKTOR
KEPALA PERPUSTAKAAN
KELOMPOK PUSTAKAWAN
SEKRETARIS PERPUSTAKAAN
KABID JARINGAN & DATABASE
KABID LAYANAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
3.4. Tugas Pokok dan Fungsi Perpustakaan
Sesuai dengan tugas dan fungsi Perpustakaan sebagai unsur
penunjang universitas, maka visi dan misi Perpustakaan harus mennunjang
visi dan misi universitas. Oleh karena itu, tugas pokok dan fungsi
perpustakaan member layanan informasi kepada sivitas akademika
Universitas Gadjah Mada untuk mendukung penelitian.
Disamping itu, Perpustakaan Universitas Gadjah Mada di tingkat
nasional masih dipandang sebagai tempat rujukan dari perpustakaan lain
dan masih dipandang sebagai barometer perkembangan perpustakaan.
Sesuai dengan Surat Keputusan Rektor UGM
Nomor:259/P/SK/HT/2007, tugas pokok Perpustakaan universitas Gadjah
Mada asalah:
a. Membuat perencanaan stratejik kegiatan-kegiatan perpustakaan
b. Mengkoordinasi semua kegiatan pelayanan perpustakaan yang ada di
lingkungan perguruan tinggi
c. Menjalin kerjasama dengan instansi terkait baik dalam maupun luar
negeri dalam rangka menyelenggarakan pelayanan perpustakaan
d. Mengelola sumber-sumber informasi penunjang kegiatan akademika
yang ada di lingkungan universitas
e. Melakukan pembinaan dan usaha pengembangan sumber daya manusia
yang terdiri dari pustakawan dan pegawai perpustakaan
f. Membuat evaluasi pelaksanaan kegiatan perpustakaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
g. Membuat laporan secara periodic kepada pimpinan Universitas Gadjah
Mada
3.5. Gedung/Ruangan
Gedung/Ruangan yang dimiliki perpustakaan pusat UGM dibagi
menjadi 3 bagian, yaitu:
1. Perpustakaan Unit I Bulaksumur
Perpustakaan Unit I digunakan untuk layanan referensi, american
corner, world bank IDIS corner, internet dan wifi area, pendaftaran
anggota baru,, pengolahan bahan pustaka, kantor administrasi.
2. Perpustakaan Unit II Sekip
Perpustakaan Unit II digunakan untuk koleksi sirkulasi, pembuatan
surat bebas pustaka, sampoerna corner, koleksi Hatta, internet dan
wifi area, ruang belajar, pendaftaran anggota baru.
3. Perpustakaan Unit III Bulaksumur
Perpustakaan Unit III digunakan untuk KKI dan hasil penelitian,
koleksi tesis dan disertasi, koleksi majalah dan jurnal, penelusuran
jurnal internet, internet dan wifi area, pendaftaran anggota baru.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
3.6. Koleksi
Koleksi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada meliputi koleksi
cetak dan non cetak. Koleksi cetak berupa:
1. Buku teks
2. Buku referensi
3. Majalah
4. Jurnal
5. Surat kabar
Koleksi non cetak berupa :
1. CD
2. Disket
3. Kaset
4. Jurnal
5. Database online
Saat ini Perpustakaan UGM didukung koleksi buku teks dan karya
ilmiah sebanyak 134,985 eksemplar dari 103.245 judul, koleksi jurnal dan
terbitan berkala sekitar 49.344 eksemplar dari 3,655 judul (offline) dan
lebih dari 4.000 judul database jurnal online.
3.7. Sumber Daya Manusia
Pada tanggal 1 Januari 2010 Perpustakaan Universitas didukung
oleh 129 orang pegawai yang terdiri dari 125 orang Pegawai Negeri Sipil
dan 4 orang pegawai honorer. Kemudian selama tahun 2010, terjadi mutasi
kepegawaian sabagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
- Tiga orang pegawai memasuki masa pension
- Seorang pegawai dipromosikan ke unit kerja lain
- Tambahan seorang pegawai pindahan dari unit kerja lain
- Pengangkatan dua orang pegawai honorer untuk programmer, sehingga
jumlah pegawai perpustakaan per 31 Desember 2010 adalah 129 orang
yang terdiri dari 123 orang pegawai negeri sipil dan 6 orang pegawai
honorer.
Tabel 3.1 Data Pegawai Perpustakaan berdasarkan jabatan fungsional per 31 Desember 2010
No Golongan Pustakawan Non
Pustakawan Jumlah
1 Golongan I dan II 20 28 48 2 Golongan III 62 13 75 3 Golongan IV 4 2 6 Jumlah 86 42 129
Sumber : Laporan tahunan perpustakaan UGM tahun 2010
Tabel 3.2 Data Pegawai Perpustakaan Menurut Pendidikan Per 31 Desember 2010
No Pendidikan PNS Non PNS Jumlah 1 SLTP & SLTA 45 4 49 2 Diploma Umum 5 0 5 3 Diploma Perpustakaan 27 0 27 4 S-1 Umum 13 1 13 5 S-1 Perpustakaan 17 0 17 6 S-2 16 1 16 Jumlah 123 6 129
Sumber : Laporan tahunan perpustakaan UGM tahun 2010
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
3.8. Anggaran Perpustakaan
Anggaran atau sumberdana sebuah perpustakaan harus ada. Tanpa
adanya anggaran ataupun sumberdana, suatu perpustakaan akan sulit untuk
berkembang dan memenuhi kebutuhan pemustakanya.
Sumber dana yang digunakan oleh perpustakaan Universitas
Gadjah Mada didukung dengan dana operasional dari dana masyarakat dan
DIPA. Alokasi dana untuk Perpustakaan diharapkan mencapai 5% dari
anggaran universitas. Saat ini anggaran Perpustakaan UGM sekitar 3%
dari anggaran universitas dan diharapkan setiap tahun dapat ditingkatkan
sehingga mencapai 5% dari anggaran universitas.
3.9. Sarana dan Prasarana
Dengan sarana dan prasarana yang memadai kegiatan
perpustakaan akan berjalan dengan baik dan lancer. Baik untuk
pengguna dan petugas yang memanfaatkan layanan yang ada dan
tersedia untuk melakukan kegiatan yang akan dilakukan.
3.10. Layanan
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada memberikan layanan
kepada seluruh sivitas akademika dengan sistem terbuka. Layanan
perpustakaan diatur sebagai berikut :
Senin s.d Kamis : 07.30 - 20.00
Jumat : 07.30 - 11.00
13.00 - 20.00
Sabtu : 07.30 – 12.30
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
Sistem pelayanan di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada terdiri
dari :
a. Layanan Referensi
Layanan referensi berada di lantai 2 Gedung
Perpustakaan Unit III atau lebih dikenal dengan sebutan
Gedung ARC (Academic Resource Center) Bulaksumur.
Tersedia buku-buku rujukan (reference), seperti kamus,
ensiklopedi, prosiding, laporan tahunan, peraturan dan
perundangan, dan buku rujukan lain. Selain itu terdapat
terminal untuk mengakses internet dan wifi. Dengan ruangan
ber-AC, dilengkapi juga dengan meja baca dan meja diskusi
serta loker memungkinkan pemustaka nyaman berada dalam
ruangan ini. Bagi sivitas akademika yang membutuhkan buku
referensi dapat menemukannya di koleksi referensi.
Tabel 3.3 Data dan kegiatan Layanan Referensi
No Uraian Tahun
2008 2009 2010 1 Pengunjung - 10.508 5.618 2 Permintaan rujukan
cepat - 5.091 22
3 Bimbingan - 619 25 4 Pengadaan - 249 - 5 Penggunaan internet - 4.237 777 6 Jasa referens “live” - 302 - 7 Pemanfaatan koleksi
referens - 9.234 2.124
Sumber : Laporan tahunan perpustakaan UGM tahun 2010
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
b. Layanan Penelusuran Informasi
Penelusuran informasi adalah salah satu layanan yang
diberikan oleh Perpustakaan UGM bagi pemustaka yang
membutuhkan penelusuran informasi, artikel maupun sumber
informasi lain. Pemustaka dapat menghubungi staf penelusuran
yang berada di bagian layanan jurnal/majalah dan terbitan
berkala di lantai 1 Gedung ARC. Disediakan formulir
penelusuran yang perlu diisi oleh pemustaka tentang informasi
yang dibutuhkannya. Pemustaka tinggal menunggu hasil
penelusuran tersebut, dan ini sangat bermanfaat bagi mereka
yang membutuhkan informasi secara cepat namun tidak
memiliki waktu untuk menelusur sendiri informasi yang
dibutuhkannya.
c. Layanan Terbitan Berkala
Jurnal, majalah, surat kabar maupun terbitan berkala
lainnya, merupakan salah satu layanan Perpustakaan UGM bagi
pemustaka. Layanan ini berada di lantai 1, Gedung Academic
Resource Center (ARC) atau Perpustakaan UGM Unit III
Bulaksumur. Terdapat berbagai judul majalah/jurnal cetak
lepas maupun terjilid sebagai sumber informasi bagi
pemustaka. Untuk memudahkan penelusuran disediakan
OPAC. Ruang baca dilengkapi dengan meja baca serta meja
diskusi. Beberapa terminal akses internet serta wifi guna
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
memberikan kenyaman bagi pemustaka. Koleksi terbitan
berkala baik berupa majalah, jurnal, dan surat kabar cetak
maupun digital pada prinsipnya hanya dapat dimanfaatkan di
tempat atau difotokopi.
Tabel 3.4 Data dan Kegiatan Layanan Terbitan Berkala
No Uraian Tahun
2008 2009 2010 1 Pengunjung 6.473 8906 19820 2 Penambahan koleksi 1.773 1057 1702 3 Koleksi difotokopi 367 1012 1054 4 Koleksi dibaca 15.772 15571 17654
Sumber : Laporan tahunan perpustakaan UGM tahun 2010
d. OPAC
Form ini digunakan untuk melakukan pencarian
sederhana. Masukkan kata kunci pencarian untuk mencari data
yang anda inginkan sesuai dengan kriteria dan lokasi
perpustakaan yang diinginkan. Untuk melakukan pencarian
lebih akurast, dapat menggunakan menu yang lebih terperinci
yaitu advance search
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
Gambar 3.1
Tampilan OPAC melalui advance search
Lokasi : Perpustakaan Farmasi
Kriteria :
Kunci
Pencarian :
Ditampilkan : 30data per halaman
Submit Reset
Sumber : http://digilib.ugm.ac.id, 2012
Data yang akan ditampilkan dikelompokkan menurut
lokasi perpustakaan dan kriteria.
e. Layanan Informasi
Tersedia informasi dan berita mutakhir seputar kegiatan
akademik, seminar, pameran, dan informasi akademik dalam
bentuk selebaran, brosur, maupun leaflet.
f. IDIS (Indonesia Development Information Service - World
Bank)
Layanan IDIS Corner semula bernama World Bank
Regional Information Outlet (WB-RIO) Perpustakaan
UGM. Kemudian pada tahun 2006 layanan ini ditingkatkan
menjadi World Bank Indonesia Development Information
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
Service/IDIS. Secara rutin IDIS Corner menerima publikasi
baru dari World Bank Headquarters di Washington DC.
Disamping itu juga memperoleh akses ke online data
resources, termasuk World Development Indicators Online,
dan World Bank e-Library untuk memperoleh data seluruh
dunia dan publikasi lainnya.
Tabel 3.5 Data dan Kegiatan IDIS Corner
No Uraian Tahun
2008 2009 2010 1 Pengunjung - 7.009 7.292 2 Buku dibaca - 2.780 - 3 Penambahan buku 43 78 - 4 Pengakses internet - - -
Sumber : Laporan tahunan perpustakaan UGM tahun 2010
g. American Corner
American Corner menyajikan koleksi seputar
Amerika dalam bidang politik, ekonomi, sejarah, geografi,
bahasa dalam bentuk cetak, CD, film, dll. Di ruang ini
tersedia fasilitas teleconference dan akses internet.
h. Layanan Akses Antar Perpustakaan (Kartu Sakti) FKP2T
Perpustakaan UGM tergabung dalam Forum
Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri
(FKP2T), yang terdiri dari 25 PTN di Jawa dan 4 PTN di
luar Jawa. Untuk dapat memanfaatkan fasilitas
perpustakaan PTN yang tergabung dalam FKP2T dapat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
mendaftar di Sekretariat Perpustakaan UGM (Perpustakaan
Unit 1 Bulaksumur).
i. Layanan Keanggotaan, Bebas Pinjam, Kartu Baca
Bagian ini melayani pendaftaran keanggotaan juga
bebas pinjam serta layanan kartu baca. Seluruh sivitas
akademika dapat menjadi anggota Perpustakaan Universitas
Gadjah Mada. Adapun syarat untuk menjadi anggota
perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Mengisi formulir yang telah tersedia
2. Menyerahkan pas foto ukuran 2 x 3 cm 1 lembar
3. Menyerahkan fotocopy identitas diri :
- Bagi mahasiswa UGM menyerahkan fotocopy
kartu mahasiswa yang masih berlaku
- Bagi Dosen dan Karyawan, menyerahkan
fotocopy kartu identitas/KTP yang masih
berlaku
- Bagi alumni UGM dapat menjadi anggota
dengan menyerahkan fotocopy kartu
KAGAMA. Keangggotaan alumni terbatas
untuk membaca koleksi di tempat dan hanya
berlaku untuk 3 bulan
4. Bagi pengguna dari luar UGM yang berminat
menjadi anggota perpustakaan UGM dapat memiliki
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
fasilitas Kartu Baca. Pemegang kartu baca berhak
membaca koleksi, tetapi tidak dapat meminjam
koleksi untuk dibawa pulang
5. Membayar biaya administrasi sesuai ketentuan yang
berlaku.
Tabel 3. 6 Data dan Kegiatan Keanggotaan
No Uraian Tahun
2008 2009 2010 1 Layanan SBPP 13.000 11.137 12.263 2 Aktivitas keanggotaan 2.408 2.835 3.538 3 Pengunjung dari luar 1.042 1.145 6.615 4 Pengunjung Wifi 17.903 21.190 28.062
Sumber : Laporan tahunan perpustakaan UGM tahun 2010 j. Layanan Sirkulasi
Sivitas akademika yang memiliki kartu anggota
dapat dilayani di ruang sirkulasi untuk meminjam buku.
Jumlah buku yang dapat dipinjam oleh seorang anggota
adalah 10 eks dengan jangka waktu peminjaman 10 hari
kerja dan dapat diperpanjang sekali. Bagi anggota diluar
UGM, setelah mendapat surat ijin masuk dapat meminjam
buku untuk dibaca ditempat. Apabila menghendaki untuk
memfotocopy koleksi dapat dilayani melalui petugas
perpustakaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
Tabel 3.7 Data dan Kegiatan Sirkulasi
No Uraian Tahun
2008 2009 2010 1 Pengunjung 79.667 81.831 44.206 2 Peminjam 34.121 32.558 28.129 3 Buku dipinjam 105.739 102.664 89.115 4 Buku dikembalikan 104.532 100.321 88.162 5 Buku dibaca 34.754 21.523 15.303 6 Buku dikopi 449 6.556 590
Sumber : Laporan tahunan perpustakaan UGM tahun 2010
k. Sampoerna Corner
Layanan Sampoerna Corner diresmikan pada bulan
Maret 2007 menyajikan buku-buku manajemen
pengembangan diri, psikologi, politik, ketrampilan, agama
dan budaya. Di samping itu juga tersedia audio visual,
koleksi CD, TV kabel dan fasilitas internet.
Tabel 3.8 Data dan Kegiatan Sampoerna Corner
No Uraian Tahun
2008 2009 2010 1 Pengunjung 9.507 8.077 7.123 2 Buku
dibaca/dipinjam 1.200 1.221 2.450
3 Pengakses internet 8.611 6.441 5.674 4 Buku teks 400 400 -
Sumber : Laporan tahunan perpustakaan UGM tahun 2010
l. Hatta Corner
Koleksi Hatta Corner menyediakan koleksi yang
pernah dimiliki oleh Mr. Muhammad Hatta (mantan Wakil
Presiden Republik Indonesia yang pertama) yang
merupakan koleksi langka tetapi masih relevan, meliputi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
bidang ekonomi, social, politik, budaya, dan filsafat.
Koleksi ini terletak di lantai 3 Perpustakaan UGM Unit II
Sekip.
Tabel 3.9 Data dan Kegiatan Hatta Corner
No Uraian Tahun
2008 2009 2010 1 Pengunjung 591 818 1.389 2 Buku dibaca 933 1.342 1.504 3 Buku dipinjam 21 141 169 4 Buku di fotokopi 41 - 1 5 Pengguna internet - - 30
Sumber : Laporan tahunan perpustakaan UGM tahun 2010
m. Layanan Akses Internet dan Foto Copy
Pada saat ini di setiap ruang pelayanan
Perpustakaan UGM telah tersedia komputer baik
penelusuran, akses database, maupun internet gratis untuk
mahasiswa. Disampping itu, pengunjung yang membawa
laptop sendiri juga tersedia layanan WIFI, sehingga dapat
melakukan akses internet sendiri. Layanan fotocopy dapat
dimanfaatkan di ruang lantai 1 Unit II Sekip dan juga Unit
III di bagian layanan terbitan berkala.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
n. Layanan National Building Corner/NBC
Tabel 3.10 Data dan Kegiatan Layanan NBC
No Uraian Tahun
2008 2009 2010 1 Pengakses UGM - - 2.584 2 Pengunjung luar UGM - - 22 3 Pengakses internet - - 2.204 4 Koleksi baca - - 572 5 Penelusuran jurnal - - 216
Sumber : Laporan tahunan perpustakaan UGM tahun 2010
o. Layanan Academic Resource Center/ARC
Layanan ini menyajikan tesis, disertasi, dan karya
karya ilmiah dalam bentuk digital maupun cetak. Layanan
di ruang yang tenang ini sangat diminati oleh mahasiswa S2
dan S3 UGM maupun luar UGM. Data bibliogafi tesis dan
disertasi dapat diakses pada komputer yang tersedia, atau
abstrak tesis/disertasi dapat diakses melalui
http//:lib.ugm.ac.id
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
Tabel 3.11 Data dan Kegiatan Layanan ARC
No Uraian Tahun
2008 2009 2012 1 Pengunjung - - 20.676 2 Koleksi dibaca ditempat - - 20.412 3 Pemesanan fotokopi
KKI - 102 101
4 Penyerahan tesis/disertasi yang boleh didownload
- - 375
5 Penyerahan tesis/disertasi yang tidak boleh didownload
- - 1.551
Sumber : Laporan tahunan perpustakaan UGM tahun 2010
Layanan lain sebagai penunjang pelayanan yang ada di UPT
Perpustaaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta adalah sebagai
berikut :
a. Pelatihan akses database e-journal
Dalam upaya peningkatan akses database e-journal
yang dilanggan oleh UGM maupun Dikti Kementrian
Pendidikan Nasional, Perpustakaan UGM
menyelenggarakan pelatihan akses database e-journal atau
e-book. Pelatihan ini diselenggarakan oleh UPU
Perpustakaan UGM sendiri atau bekerjasama dengan pihak
lain seperti I-Group, Dikti Kementrian Pendidikan Nasional
RI, LIPI, dan lainnya. Layanan ini mendapat perhatian yang
baik dari civitas akademika. Untuk itu pada rencana kerja
tahun 2011 pelatihan akan dilanjutkan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
b. Bedah buku
Acara bedah buku pada tahun 2010 direncanakan
dua kali. Namun karena adanya erupsi Merapi, maka bedah
buku hanya satu kali diselenggarakan. Dalam bedah buku
saat itu menghadirkan Abdul Karim Gaffar, PhD dan Drs.
Haryanto,M.si yang membedah buku tentang politik dan
agama.
c. Talk show
Talkshow tahun 2010 mengambil tema
kewirausahaan di Perpustakaan UGM Unit II Lantai 1
Sekip, Penyelenggaraan talkshow ini bekerjasama dengan
YPPI dan PT HM Sampoerna.
d. Bimbingan langsung akses database e-journal
Dalam melaksanakan layanan ini, petugas
melakukan bimbingan langsung kepada pemustaka dalam
mengakses database e-journal yang dilakukan oleh UGM
maupun database e-journal yang dilanggan Dikti
Kementrian Pendidikan Nasional. Layanan ini juga
menyediakan layanan cetak/print e-journal.
e. Terjemahan
Jasa layanan ini ditujukan kepada mahasiswa S2
dalam menerjemahkan abstrak dari Bahasa Indonesaia ke
bahasa Inggris. Selama tahun 2010 tidak ada yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
memanfaatkan jasa ini karena kurannya sosialisasi.
Kemudian untuk tahun 2011 direncanakan ditambah jasa
terjemahan ringkasan tesis.
3.11. Kerjasama
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada mengadakan kerjasama di
bidang perpustakaan baik dalam bentuk penyelenggaraan pelatihan,
magang maupun bentuk kerjasama pengembangan perpustakaan lain
Disamping pelatihan Pusdokinfo yang dilaksanakan secara rutin
setiap tahun, Perpustakaan UGM juga melayani pelatihan secara
insidental atas permintaan lembaga/instamsi.
Dalam rangka kerjasama antar perguruan tinggi, Universitas
Gadjah Mada merupakan salah satu anggota forum kerjasama
perpustakaan perguruan tinggi negeri (FKP2TN). Sampai saat ini
perguruan tinggi yang bergabung dalam FKP2TN ada 32 Perguruan
Tinggi Negeri seluruh Indonesia.
Perpustakaan UGM mengadakan kerjasama dengan perpustakaan-
perpustakaan lain baik dengan perguruan tinggi negeri atauun swasta,
kerjasama tingkat nasiional, regional maupun internasional.
Secara nasional, Perpustakaan UGM banyak melakukan kerjasama
dengan Perpustakaan Daerah, Perpustakaan Perguruan Tinggi dan
perpustakaan lainnya.
Secara regional di tingkat ASEAN, Perpustakaan UGM adalah
anggota dari AUNILO (ASEAN University Network Inter-Library
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
Online). Kerjasama ini diharapkan dapat meningkatkan tukar menukar
informasi antar universitas yang terlibat dalam bidang sumber informasi
akademik digital dan meningkatkan sumber informasi kampus.
Institusi yang masuk dalam AUNILO tersebut antara lain Royal
University of Phnom Penh (Cambodia), Gadjah Mada University
(Indonesia), National University of Laos, Universiti Malaya, University
Sains Malaysia (Malaysia), University of Yangon (Myanmar), De La
Salle University (Philipines), Nanyang University (Thailand),
Chulalongkorn University (Thailand), Vietnam National University
(Hanoi), dan Viet Nam National Univerity (Ho Chi Minh).
.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH
4.1. Analisis Masalah
Seperti yang telah kita ketahui bahwa perpustakaan semakin
berkembang mengikuti perkembangan teknologi yang ada. Terbukti
dengan penggunaan komputer untuk proses pengolahan ataupun
penelusuran informasi. Dengan adanya perkembangan teknologi
perpustakaan juga ingin memberikan pelayanan yang dapat
memudahkan pemustaka untuk mengakses informasi. Pada dasarnya
koleksi suatu perpustakaan adalah salah satu faktor yang sangat penting
untuk terselenggaranya layanan perpustakaan yang baik.
Dalam Perpustakaan di Universitas Gadjah Mada, koleksi local
konten/grey literature yang biasanya berupa kertas kerja (work paper),
skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, procceding, makalah umum,
makalah perpustakaan, pidato pengukuan guru besar, press release dan
buku-buku wisuda sangatlah diperhatikan keberadaannya. Akan tetapi
dalam pembahasan kali ini penulis ingin lebih terkonsentrasi pada sistem
informasi koleksi tesis dan disertasi, Perpustakaan Universitas Gadjah
Mada selalu berusaha untuk melayankan koleksi-koleksi local
konten/gray literature khususnya koleksi tesis dan disertasi semata mata
untuk meningkatkan koleksi dan meningkatkan terselenggaranya layanan
perpustakaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
Koleksi tesis dan disertasi sangatlah dibutuhkan karena koleksi ini
tidak dapat ditemukan di toko buku, dan yang tidak kalah pentingnya
adalah koleksi ini diperlukan oleh pemustakan untuk pengembangan
suatu penelitian. Dengan managemen yang baik perpustakaan akan
memberikan kontribusi yang besar untuk penelitian yang lain. Penelitian
akan semakin berkembang jika akses terhadap sumber daya informasi
semakin mudah. Pertumbuhan koleksi tesis dan disertasi juga tidak
terlepas kaitannya dengan digitalisasi karena koleksi ini akan disimpan
dalam bentuk format digital dan diakses melalui jaringan yang tertanam
dalam perpustakaan Universitas Gadjah Mada.
4.2. Sistem Informasi Koleksi Tesis dan Disertasi di Perpustakaan
Universitas Gadjah Mada yogyakarta
Sistem informasi koleksi tesis dan disertasi di Perpustakaan
Universitas Gadjah Mada Yogyakarta berkembang mengikuti
perkembangan teknologi yang terjadi saat ini, terbukti dengan
penggunaan komputer dan internet untuk melakukan penelusuran dan
pengolahannya. Koleksi tesis dan disertasi tidak semata-mata dapat
langsung dilayankan kepada pengguna yang membutuhkan informasi,
namun harus diolah melalui beberapa tahapan. Berikut ini adalah sistem
informasi koleksi tesis dan disertasi di Perpustakaan UGM Yogyakarta :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
1. Input, yang meliputi:
1.1 Login
Langkah awal yang harus dilakukan yaitu login, berikut ini
adalah langkah pustakawan dibidang pengolahan tesis dan disertasi
untuk melakukan login :
a. Masukkan user name pada field username
b. Kemudian masukan passorwd
c. Dan tekan tombol login
Gambar 4.1 Menu Login
Sumber : (http://lib.ugm.ac.id, 12 Maret 2012)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
Gambar 4.2 Menu Login
Sumber : (http://lib.ugm.ac.id, 12 Maret 2012)
Dalam halaman awal tampilan software SIPUS ada 3 menu yang
tersedia yaitu sebagai berikut :
a. ARC: tampilan untuk penerimaan tesis dan disertasi, ijin
publikasi, digitasi, dan inventarisasi.
b. Laporan Statistik : hasil pengolahan data-data tesis dan disertasi.
c. Profil Pengguna : profil pengguna dimaksudkan adalah
pustakawan/administrator.
1.2 Penerimaan tesis/disertasi :
Penerimaan tesis/disertasi melalui beberapa tahapan yaitu:
a. Menerima Tesis/Disertasi hardcopy dan soft copy
Setiap mahasiswa S2 yang akan wisuda harus menyerahkan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
tesis yang berupa hardcopy (tercetak) dan softcopy (CD Tesis
dalam format PDF).
Hardcopy (tercetak) dengan ketentuan :
1) Halaman pengesahan ditandatangani pembimbing dan
diberi cap Fakultas/Sekolah Pasca Sarjana.
2) Halaman pernyataan ditandatangani oleh mahasiswa yang
bersangkutan.
Softcopy (CD Tesis dalam format PDF) dengan ketentuan :
1) Tesis
· Isi sama dengan yang ada di Hardcopy termasuk
Halaman Pengesahan (discan), Halaman Pernyataan
(discan), dan Abstract dan Intisari.
· Bookmarks.
2) Ringkasan Tesis dalam Bahasa Inggris (Summary)
· Susunan : Halaman Cover, Persetujuan, Abstract, Isi
Ringkasan dan Daftar Pustaka.
· Bookmarks
3) Naskah Publikasi
· Susunan : Halaman Judul, Persetujuan, Abstract, Isi
Naskah Publikasi dan Daftar Pustaka.
· Bookmarks
b. Pengecekan kelengkapan tesis/disertasi hardcopy dan soft copy
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
(pengesahan, pernyataan, intisari, abstract dan bookmark yang
ada di tesis/disertasi maupun summary)
c. Membuatkan Surat Bukti Penerimaan Tesis/Disertasi
d. Mempersilahkan kepada mahasiswa untuk mengisi Surat
Persetujuan Publikasi tesis/disertasi ke internet
e. Memberikan Surat Bukti Penerimaan Tesis/Disertasi kepada
mahasiswa yang telah menyerahkan tesis/disertasi
f. Memperbaiki tesis/disertasi yang belum lengkap
g. Membuat statistik
Untuk memperjelas proses tersebut, berikut adalah gambar
penerimaan tesis dan disertasi.
Gambar 4.3 Penerimaan Tesis/Disertasi
Sumber : (http://lib.ugm.ac.id, 12 Maret 2012)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
Keterangan :
· NIU : diketik dengan NIM mahasiswa kemudian di enter
akan muncul dengan sendirinya nama dan program
studynya
· Telepon : diketik dengan nomor telephone mahasiswa yang
bersangkutan
· Judul : ditulis berdasarkan judul tesis/disertasi yang
diterima
· Jenis : dipilih berdasarkan data yang ada yaitu tesis atau
disertasi
· Nomor : nomor ini diisi berdasarkan nomor urutan yang
terakhir
· Periode Wisuda : diisi berdasarkan bulan wisuda
mahasiswa
2. Proses, yaitu :
2.1 Digitasi :
Digitasi adalah proses memasukkan data tesis/disertasi atau
biasa disebut dengan entry data. Entry data menggunakan program
SIPUS dapat dijelaskan dengan gambar dibawah ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
Gambar 4.4 Digitasi
Sumber : (http://lib.ugm.ac.id, 12 Maret 2012)
Sebelum melakukan proses ini, CD tesis/disrtasi harus
dimasukkan terlebih dahulu ke dalam CD-ROOM
· NIU : Nomor induk mahasiswa, ditulis berdasarkan NIM
mahasiswa, kemudian diklik kiri agar dapat memunculkan
nama mahasiswa dan judul tesis/disertasi mahasiswa tersebut.
· Pembimbing : Ditulis menurut pembimbing tesis/disertasi
yang bersangkutan.
· Jenis : Jenis ini berdasarkan data yang ada yaitu tesis/disertasi
· Bahasa : bahasa menurut bahasa tesis tersebut. Biasanya
bahasa Indonesia atau bahasa Inggris.
· Abstract : abstract mengcopy dari softcopy atau CD
tesis/disertasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
· Intisari : intisari juga mengcopy dari softcopy atau CD tesis.
· Keyword : kata kunci yang ditulis berdasarkan keyword yang
ada di abstract atau intisari.
· Full text: full text browse pada softcopy.
· Kemudian disimpan.
2.2 Inventarisasi dan Pelabelan
Inventarisasi dan Pelabelan dilakukan pada tahapan terakhir
pengolahan tesis dan disertasi, yang dilakukan dalam inventarisasi
dan pelabelan adalah sebagai berikut :
a. Memberikan cap inventaris dan nomor inventaris
Pemberian nomor inventaris tidak berdasarkan DDC
karena koleksi tesis dan disertasi setiap tahun terbit dan
pengklasifikasian menggunakan DDC akan membutuhkan
waktu yang lama. Inventarisasi ini berdasarkan urutan dari
setiap tahunnya. Jadi setiap awal tahun maka nomor akan
kembali ke angka 1. Berikut ini adalah gambar untuk cap
inventaris :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
Gambar 4.5
Cap Inventaris
Sumber : Perpustakaan UGM
b. Memberi stempel kepemilikan
Setiap tesis dan disertasi yang dimiliki oleh UPU
Perpustakaan UGM akan diberi cap hak kepemilikan sebagai
bukti bahwa koleksi tesis dan disertasi tersebut milik UPU
Perpustakaan UGM. Bentuk cap kepemilikan koleksi UGM
adalah sebagai berikut:
Gambar 4.6
Cap Hak Milik Perpustakaan
Sumber : Perpustakaan UGM
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
c. Memberi label
Pemberian label dilakuakn dengan nomor inventaris kemudian di
print lalu ditempelkan ke punggung tesis/disertasi. Penempelan
label tesis dan disertasi kurang lebih 5cm dari kaki buku. Untuk
membedakan koleksi tesis dan disetasi, apabila itu koleksi disertasi
maka dalam label ditambah huruf DIS. Berikut ini adalah contoh
label dari tesis dan disertasi.
Gambar 4.7
Label Disertasi
Sumber : Perpustakaan UGM
Gambar 4.8
Label Tesis
Sumber : Perpustakaan UGM
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
Berikut adalah gambar inventarisasi dari software SIPUS:
Gambar 4.9
Inventarisasi SIPUS
Sumber : (http://lib.ugm.ac.id, 12 Maret 2012)
Keterangan :
Entry data pada inventarisasi ini merupakan lanjutan dari digitasi .
Cara entry data pada inventarisasi adalah sebagai berikut :
a. NIU : Nomor ini diisi dengan NIM mahasiswa yang
bersangkutan kemudian tekan enter, maka nama dan judul
tesis/disertasi akan muncul dengan sendirinya
b. Nomor Inventaris ; ditulis nomor inventaris tesis dan
disertasi . sebagai contoh :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
· 4125-H-2010
Keterangan :
4125 : nomor inventaris tesis, diurutkan dari 0
sampai koleksi terakhir setiap tahunnya
H : Hadiah, karena koleksi tesis yang dimiliki
merupakan hadiah dari mahasiswa S2
2010 : tahun masuk tesis
· DIS 116-H-2010
Keterangan :
DIS ; Merupakan singkatan yang menyimpulkan
bahwa koleksi tersebut adalah disertasi
116 : nomor inventaris disertasi, diurutkan 0 sampai
koleksi terakhir setiap tahunnya
H: Hadiah, karena koleksi disertasi yang dimiliki
merupakan hadiah dari mahasiswa S3
2010 ; tahun masuk disertasi
c. Diskripsi fisik ; ditulis berdasarkan bentuk fisik tesis atau
disertasi.
Contoh :
· xiii, 134 p., bibl., ilss.,29cm
Keterangan :
Xii : halaman tesis/diserttasi dalam angka romawi
134 p : banyaknya halaman tesis atau disertasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
61
Bibl : tesis atau disertasi tersebut terdapat dalam
daftar pustaka
Ilss : tesis atau disertasi tersebut terdapat gambar
29 cm : panjang tesis atau disertasi
d. Keterangan : pada kolom keterangan diisikan dengan tanda
(-)
e. Kemudian klik simpan
3. Output
Output dalam hal ini adalah berupa informasi yang telah diolah
melalui beberapa tahapan diatas. Koleksi tesis dan disertasi yang akan
dimanfaatkan oleh pengguna merupakan sebuah output dari sistem
informasi.
Gambar 4.9
Output ETD
Sumber : (http://lib.ugm.ac.id, 12 Maret 2012)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
62
4. Feed back
Feed back terjadi apabila pengguna merasa ada yang salah dengan
informasi yang mereka terima. Misalnya pdf tidak sesuai dengan judul
yang ada, maka pengguna harus melaporkan kepada petugas dan
petugas segera melakukan pencatatan kemudian dikembalikan ke
bagian pengolahan agar informasi dapat segera diperbaiki dan
dimanfaatkan kembali oleh para pengguna.
4.3. Kendala serta Pemecahan Masalah yang terjadi di Sistem Informasi
Tesis dan Disertasi
Kendala-kendala dalam sistem informasi tesis dan disertasi adalah
sebagai berikut:
a. Apabila listrik mati, pustakawan tidak dapat melakukan proses
pengolahan. Begitu juga dengan para pemustaka, mereka tidak
dapat melakukan penelusuran melalui komputer yang telah
disediakan
b. Membutuhkan tempat yang luas dikarenakan pertumbuhannya
sangatlah cepat
c. PDF yang dimaksud tidak sesuai dengan judul yang ada
d. Keterbatasan komputer untuk mengakses elektronik tesis dan
disertasi dalam bentuk PDF
e. Jaringan yang buruk dikarenakan koneksi yang lambat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
63
Cara mengatasi kendala-kendala yang ada dalam sistem informasi
tesis dan disertasi adalah sebagai berikut:
a. Listrik Mati
Apabila listrik mati, petugas segera melakukan penyalaan
genset agar petugas dan pemustaka dapat melakukan kewajiban
dan kebutuhannya.
b. Digitasi
Pertumbuhan koleksi yang sangat cepat dapat diatasi dengan
digitasi, sehingga koleksi-koleksi yang keluaran lama dilakukan
pemindahan ke gudang. Namun koleksi tersebut masih dapat
dimanfaatkan melalui bentuk elektroniknya
c. Dikembalikan ke pengolahan
Apabila PDF tidak sesuai dengan judul yang tertera maka
petugas harus melakukan pencatatan judul dan nomor inventaris.
Kemudian judul dan nomor inventaris telah didapatkan segera
mungkin dikembalikan/ diberitahukan ke bagian pengolahan agar
dapat segera cari dan dilakukan proses penguploadan kembali.
d. Penggunaan laptop sendiri
Sebenarnya komputer untuk mengakses tesis dan disertasi
baik untuk melakukan pencarian dengan OPAC maupun
mengakses full text sudah ada 22 Unit. Namun karena pengunjung
yang terlalu banyak, terkadanag pengunjung harus sampai antri
untuk dapat melakukan penelusuran atau mengakses pdf. Hal ini
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
64
dapat diatasi dengan penggunaan laptop masing-masing dengan
melakukan koneksi wifi yang telah tersedia, kemudian ketik alamat
digilib ugm http://www.lib.ugm.ac.id. Setelah muncul halaman
utama dari digilib UGM kemudian klik ETD dan penelusuran
dapat dilakukan. Namun apabila menggunakan laptop masing-
masing, mereka hanya dapat melakukan penelusuran dan tidak
dapat mengakses fulltext melalui pdf, pemustaka harus mencatat
nomor inventaris kemudian mencari koleksi yang dimaksud dalam
rak yang ada dalam layanan tesis dan disertasi.
e. Perbaikan jaringan internet
Perlu perbaikan jaringan internet dan penambahan
bandwith. Hal ini dapat dilaporkan ke petugas IT yang ada di
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada untuk segera melakukan
perbaikan agar layanan perpustakaan akan semakin memuaskan
pemustaka.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
65
BAB V
PENUTUP
Setelah penulis melakukan praktek Kerja Pusdokinfo di UPT
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta, kemudian melakukan analisa
masalah. Maka pada bab akhir ini penulis ingin memberikan kesimpulan dan
beberapa masukan yang diharapkan dapat dijadikan suatu pertimbangan demi
kepentingan dan kemajuan UPT Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Yogyakarta.
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan analisa data dan pembahasan, maka penulis dapat
mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem informasi koleksi tesis dan disertai yang terjadi dapat dibagi
melalui beberapa tahapan yaitu input yang meliputi login dan
penerimaan tesis/disertasi, kemudian proses yang meliputi digitasi,
inventarisasi dan pelabelan, output yang berupa informasi lalu yang
terakhir merupakan feed back.
2. Kendala dalam sistem informasi koleksi tesis dan disertasi : Komputer
tidak dapat berfungsi ketika listrik mati, membutuhkan tempat yang
luas karena pertumbuhan koleksi tesis dan disertasi sangatlah cepat,
PDF yang dimaksud tidak sesuai dengan judul yang ada, keterbatasan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
66
komputer untuk mengakses koleksi dalam bentuk PDF, jaringan yang
buruk.
3. Untuk mengatai kendala yang ada dalam sistem informasi koleksi tesis
dan disertasi Perpustakaan UGM menyediakan genset agar saat listrik
mati petugas dan pemustaka dapat melakukan aktifitasnya.
Pertumbuhan koleksi yang sangat cepat dapat diatasi dengan
digitalisasi. PDF yang tidak sesuai dapat dilakukan pencatatan oleh
petugas dan dikembalikan ke bagian pengolhan agar dapat dilakukan
perbaikan. Keterbatasan komputer dapat diatasi dengan penggunaan
laptop sendiri. Sdangkan untuk jaringan yang buruk dapat diatasi
dengan penambahan bandwith.
5.2. Saran
Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis sebagai masukan
terhadap UPT Perpustakaan Universitas gadjah Mada demi meningkatkan
layanan adalah sebagai berikut :
1. Saran Khusus
a. Koneksi jaringan wifi yang ada di layanan tesis dan disertasi
sangat minim, sehingga kinerja pelayanan kurang maksimal yang
berpengaruh pada tingkat kepuasan para pemustaka karena
jaringan dil layanan ini sering mengalami ganguan. Hal ini harus
segera ditangani dengan memperbaiki koneksi jaringan wifi agar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
67
dapat meningkatkan pelayanan di layanan tesis dan disertasi
khususnya.
b. Perlu peningkatan sistem keamanan koleksi tesis dan disertasi,
karena di layanan elektronik dan disertasi masih sering dijumpai
beberapa pelanggaran yang sengaja dilakukan oleh pemustaka
seperti membawa kamera dan secara diam-diam mengambil foto
isi koleksi tesis/disertasi, pengunjung yang masih bias mengcopy
file melalui port USB bagian belakang CPU.
c. Perlu penambahan pustakawan yang ada di bagian pengolahan
tesis dan disertasi. Hal ini disebabkan karena penambahan jumlah
koleksi tesis dan disertasi setiap tahun berkembang secara cepat.
2. Saran Umum
a. Perlu adanya penataan ulang pada komputer presensi, karena
penempatan komputer presensi yang ada saat ini tidak terletak
pada tempat-tempat yang strategis sehingga masih banyak
pemustaka yang masuk ke perpustakaan tanpa melakukan presensi
terlebih dahulu.
b. Minimnya informasi mengenai letak layanan yang ada si
perpustakaan seharusnya penunjuk arah ada di setiap sedut agar
memudahkan pengunjung yang baru pertamakali berkunjung ke
perpustakaan UGM.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
68
c. Perlu adanya penambahan mengenai tempat penitipan barang
bawaan pemustaka yang akan masuk di perpustakaan karena
ketersediaan loker saat ini kurang dapat menampung apabila
pengunjung yang hadir sangatlah banyak.