Presentatie implementatie SISlink 1
Implementatie OSIRIS bij de UTHans Westerik
Presentatie implementatie SISlink 2
Agenda
� Achtergrondinformatie;� OSIRIS projectplan;� Deelprojecten;� Live gang;� Nazorg;� Klaar?
Presentatie implementatie SISlink 3
Oude informatiesystemen
� ISIS: tbv lnschrijving, collegegelden. Rond 1980 is dit systeem gestart. 1999 opnieuw opgezet : ISIS+. Landelijk samenwerkingsverband. Verhaal van de 10 negertjes;
� FASIT: Eigen systeem UT. Ook meer dan 25 jaar oud. Ooit ontstaan als afdelingssysteem bij WB. Nu CTW. Later overgenomen door andere faculteiten.
� Aan FASIT gekoppeld zijn later systemen ontwikkeld als TAST en TOST. (ruim 10 jaar oud).
Presentatie implementatie SISlink 4
Europese aanbesteding
� In het kader van 3TU hebben TUD en UT samen gewerkt met een Europese aanbesteding;
� TU/e keek mee;� 28 september 2007 is de aankondiging van de
opdracht verzonden naar de Publicatieblad van de EG.
� 11 april 2008 is het concept raamwerkovereenkomst ondertekend.
Presentatie implementatie SISlink 5
Implementatie OSIRIS?
Presentatie implementatie SISlink 6
Mythe OSIRIS
� Osiris is een godheid uit de Egyptische mythologie;
� Zijn vrouw, tevens zijn zuster, was Isis. � Osiris was de god van de wederopstanding en
vruchtbaarheid � De broer van Osiris was Seth. Seth was jaloers; � Seth hakte het lichaam van Osiris in stukken;� Isis ging op zoek naar de stoffelijke resten van
Osiris en mummificeerde het tot één geheel. Osiris was er lang genoeg om nog een kind te verwekken: Horus;
� Horus werd koning van Egypte ten koste van Seth.
Presentatie implementatie SISlink 7
Achtergrondinformatie OSIRIS
� Universiteit Utrecht heeft een nieuw SIS laten ontwikkelen;
� Dit systeem moest ISIS vervangen;� En ISIS en OSIRIS hadden wel iets met elkaar;� PSB is de leverancier van OSIRIS;� Met implementatie samenwerking TUD/UT;� UU, EUR, HvU, HvR zijn bekende gebruikers;� Meer dan 150.000 studenten via OSIRIS;� Ondersteuning invoering: PSB, CAP en Omix.
Presentatie implementatie SISlink 8
Positie systemenoriënteren vooraanmeldenalumni aanmeldenvakken volgen
inschrijven vakkenpromoverenDocent
Student
afstuderenbeoordelen tentamens tentamens afnemen onderwijs verzorgen verzamelenstudiemateriaalontwikkelen/ voorbereiden onderwijsbegeleiding studie plannententamens afleggen
Osiris
Syllabus Plus
Blackboard
Presentatie implementatie SISlink 9
Eigenlijk hebben we het over 5 projecten!
� Invoering OSIRIS-inschrijf (januari 2009);� Invoering OSIRIS-aanmeld (september 2009);� Invoering studielink (oktober 2009);� Invoering OSIRIS-volg (januari 2010);� Invoering self service (januari 2010).
Presentatie implementatie SISlink 10
Handen en voeten te kort….
Presentatie implementatie SISlink 11
Implementatie van het systeem: projectplan
� Organisatiestructuur: stuurgroep, projectgroep en werkgroepen;
� Budgetten;� Activiteiten en planning;� Mijlpalen, deliverables;� Acceptatiecriteria; � Projectvoorbereidingen (beschikbaarheid
projectdeelnemers, projectkamer etc);� Risicoanalyse en maatregelen.� Doorlooptijd: bijna 2 jaar, bijna 12000 uur
� Projectplan: 5 á 10 % van de doorlooptijd.
Presentatie implementatie SISlink 12
De nodige projectrisico’s…..
� Reorganisatie EMB net afgerond. Nieuwe eenheid S&O, BOZ’s nu onderdeel S&O ipvfaculteit;
� Vóór reorganisatie pasten BOZ’s zich aan aan de wensen van de autonome faculteiten;
� Druk bestuur UT: Snel succes, eerst ‘volg’ want daar zou de meeste winst te behalen zijn;
� Parallel aan OSIRIS: Black board implementatie;� 3 implementatiepartners?
Presentatie implementatie SISlink 13
OSIRIS project moet naar omgeving kijken
� Er is een belangrijke wisselwerking met andere activiteiten en informatiesystemen;
� Denk aan samengaan ITC en UT, maar ook aan nieuw ELO (Bb), nieuw roostersysteem, MISUT;
� Verder komt er een informatieanalyse naar kwaliteit/kengetallen/visitaties. Welke informatie moet Osiris kunnen opleveren.
Presentatie implementatie SISlink 14
Projectstructuur
Presentatie implementatie SISlink 15
Projectstructuur: knap ingewikkeld
Presentatie implementatie SISlink 16
Stuurgroep/klankbordgroep
� Stuurgroep: elke laatste maandag van de maand vergadering. En op afroep;
� Doel: sturen van de implementatie. Sturen op hoofdlijnen en bewaken voortgangsrapportages;
� Klankbordgroep een paar keer bij een geroepen. Met name om inrichtingsbeslissingen af te stemmen;
� Directeur S&O voorzitter, verder een opleidingsdirecteur, informatiemanager UT, accountantsdienst, medewerkers S&O en ICTS en projectleider.
Presentatie implementatie SISlink 17
Projectgroep
� Wekelijks overleg;� Alle voorzitters van de werkgroepen plus
consultant;� Alle lopende zaken werden hier besproken;� Monitoring op projectniveau, rapportage aan
stuurgroep.
Presentatie implementatie SISlink 18
Werkgroep techniek
� Hardware aanschaf en installatie;� OTAP-straat;� Afstemming over implementatie nieuwe releases
software;� Ondersteuning bij specifieke technische
activiteiten.
Presentatie implementatie SISlink 19
Werkgroep integratie
� Interfaces met andere systemen;� Stamgegevens studenten worden doorgegeven
aan verschillende interne systemen binnen de UT;
� Studievoortgang is bv van belang voor beloning UT-flex;
Presentatie implementatie SISlink 20
Werkgroep conversie
� Vuistregel: bij elk project is conversie één van de meest complexe factoren;
� Bij dit project helemaal. Met name FASIT was door verschillende faculteiten anders gebruikt;
� In totaal drie conversie: ‘inschrijf’, ‘studielink’ en ‘volg’.
� Conversies zijn steeds meerdere keren getest in testomgevingen.
Presentatie implementatie SISlink 21
Standaardisatie aan de UT: ingewikkelde conversie
Presentatie implementatie SISlink 22
Werkgroep financieel interface
� Dit speelde specifiek bij de invoering van OSIRIS-inschrijf;
� OSIRIS berekent de te betalen collegegelden;� Gegevens worden doorgegeven aan financiële
administratie;� Financiële administratie doet de incasso’s en evt
aanmaningen;� Het interface tussen OSIRIS en Oracle
Applications was een stukje maatwerk.
Presentatie implementatie SISlink 23
Werkgroep informatievoorziening.
� Uit de verschillende systemen komen overzichten;
� Vaak specifiek maatwerk dat gegroeid is in de loop van jaren;
� Bij aanschaf van een pakket moet je op dit punt aan de slag;
� OSIRIS is geschikt voor Business Objects. Dat is een rapportagetool
Presentatie implementatie SISlink 24
Werkgroep invoering
� Deze werkgroep hield zich bezig met de invoering ‘sec’;
� Testen van het systeem;� Administratieve procedures en werkinstructies;� Opleiding van gebruikers;� Voorlichting en communicatie.
Presentatie implementatie SISlink 25
Duidelijke AO en werkinstructies
Presentatie implementatie SISlink 26
Werkgroep studielink
� Deze werkgroep was specifiek verantwoordelijk voor de invoering van studielink;
� Studielink is gekoppeld aan OSIRIS;� Gegevens worden heen en terug uitgewisseld;� ‘Ervaringen’ uit het verleden maakte UT wat
voorzichtig;� Specifiek aandacht voor buitenlanders.
Presentatie implementatie SISlink 27
Audit
� Aparte activiteit onder verantwoordelijkheid van de accountantsdienst;
� Controle of we bv conversies goed hebben uitgevoerd;
� Nalopen van testwerkzaamheden en documentatie hiervan;
� Aansluiting ‘oude’ en ‘nieuwe’ systeem.
Presentatie implementatie SISlink 28
Voorbeeld OSIRIS-inschrijf
� OSIRIS-inschrijf is vervanger ISIS. tbv het inschrijven van studenten.
� Samen met TUD inrichting van OSIRIS.
� Apparatuur aanschaffen waarop OSIRIS moet draaien;
� Conversie van ISIS-gegevens naar OSIRIS;
� Interfaces van OSIRIS-inschrijf naar andere systemen. Stamgegevens van studenten komen bv terecht in ORCA, financiële administratie en tijdelijk FASIT;
� Het Financiële interface moest worden ontwikkeld. De incasso van collegegelden gaat volledig anders;
� Rapportages uit OSIRIS, overzichten met Business Objects;
� Administratieve procedures, opleiding van gebruikers;
� OSIRIS-inschrijf live per 1/1/2009. 8 maanden na contract.
Presentatie implementatie SISlink 29
Studeren aan de UT
Presentatie implementatie SISlink 30
Nog iets over planning
� Begin van het project maak je een planning;� Uitschrijven activiteiten en planning;� Nauwkeurigheid i.h.a. per week;� Maar 2 á 3 maand vóór live gang wordt een
detailplanning gemaakt per dag. Alle uit te voeren activiteiten worden uitgeschreven;
� Hierbij terugrekenen vanaf live datum;� Deze planning bespreken met alle betrokkenen;� Minimaal wekelijks detailplanning live gang
bespreken;� Tools MS-projects, maar ook spreadsheet.
Presentatie implementatie SISlink 31
Voorbeeld stukje (van ruim 150 activiteiten)
detailplanning live gang
2-02-1013-01-10Conversie verslaglegging
13-01-1013-01-10Akkoord conversie
13-01-1013-01-10Extra back-up OSIRIS
12-01-1011-01-10evt handmatige acties obv conversie
12-01-1011-01-10Controle conversie OSIRIS
8-01-108-01-10Laden examenprogramma's
7-01-106-01-10Conversie OSIRIS
2-02-106-01-10Conversie prod omgeving en live
13-01-106-01-10Verzamelen mutaties tbv OSIRIS
6-01-106-01-10Kopie OSIRIS-PROD naar testomgeving
6-01-106-01-10Extra back-up productieomgeving OSIRIS en IAPROD
6-01-106-01-10Stopzetten interfaces FASIT
6-01-106-01-10Mutatiestop FASIT, TAST, TOST, VIST, SMS
5-01-105-01-10Stopzetten Aanmeld, inschrijf, studielink einde dag
13-01-105-01-10Voorbereiden live gang OSIRIS-volg
Presentatie implementatie SISlink 32
Enkele kengetallen
� Realisatie
� Doorlooptijd: april 2008 t/m januari 2010:
� Binnen begroting;
� Aantal uren niet geregistreerd, maar meer dan genoemde 12.000.
� Aantal gebruikers OSIRIS per januari 2010
� 80 gebruikers back office (o.a. CSA, BOZ’s, etc);
� 70 gebruikers self service begeleider (onderwijscoördinatoren,
studiebegeleiders en docenten);
� 8000 studenten.
� Aantal geconverteerde gegevens
� Geconverteerde studenten: bijna 50.000;
� Geconverteerde resultaten: bijna 2 miljoen.
Presentatie implementatie SISlink 33
OSIRIS is live!!
Presentatie implementatie SISlink 34
Wat heeft bijgedragen tot het succes
� Bij (bijna) alle betrokkenen was er een wil om dit project succesvol uit te voeren;
� Vanuit de eilanden van vóór de reorganisatie was er een wij-gevoel ontstaan;
� Uitstekende samenwerking met de implementatiepartners;
� Belangrijk bij succes: key-user en mobiele helpdesk;
� We hadden de juiste UT-collegae in het projectteam!
Presentatie implementatie SISlink 35
Zijn we klaar?
� Nee nazorg loopt nog;� Opvang aanloopproblemen;� Mobiele helpdesk;� Restactiviteiten die bij het project horen:� Archiveren en opruimen ISIS en FASIT;� Onderwijsverlechtingsmatrix;� Uitrol Business Objects.
Presentatie implementatie SISlink 36
Na live gang nog wel wat puntjes op de ‘i’ zetten
Presentatie implementatie SISlink 37
Klaar ná de nazorg?
� Nee;� Vervolgprojecten, beschreven in nota
‘plateauplanning;� Koppeling BB en OSIRIS;� Self service docenten;� Gepersonaliseerde informatie en invoering
OSIRIS/International Office;� Studieplanning, integratie met ITC.
� Een project staat eigenlijk nooit op zich zelf. Bijna altijd zijn er projecten voor en ná het project zelf.
Presentatie implementatie SISlink 38
Bij projecten: structuur aanbrengen
Presentatie implementatie SISlink 39
Vragen?