SENARAI PROSES KERJA DAN CARTA ALIR
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
UiTM CAWANGAN MELAKA
2017
1.0 UNIT PENTADBIRAN AM
Senarai Proses Kerja
BIL.
TAJUK PROSES KERJA
1. Proses Pengendalian Kursus Pengurusan Organisasi
2. Proses Semakan dan Kelulusan Aktiviti Pelajar
3. Proses Penyediaan Takwim Aktiviti Pelajar
4. Proses Penyerahan Laporan Aktiviti Pelajar
5. Proses Permohonan dan Kelulusan Pendaftaran Persatuan
6. Proses Pelantikan Penasihat Persatuan / Majlis Tertinggi
7. Proses Penyediaan Surat Penghargaan dan Sijil Penghargaan
8. Pelantikan Lembaga Tatatertib
9. Proses Pengendalian Perbicaraan Tatatertib Pelajar
10. Proses Pengendalian Rayuan Tatatertib Pelajar
11. Proses Pengendalian Temubicara Pelajar
12. Pelantikan Jawatankuasa Pelaksana Saman Terus Sahsiah Rupa Diri dan Kad Matrik Pelajar
13. Proses Saman Terus Sahsiah Rupa Diri Pelajar
14. Proses Saman Terus Kad Matrik Pelajar
15. Proses Rayuan Pengurangan Saman
16. Proses Pengecualian / Pengurangan Yuran Pengajian
17. Proses Permohonan Tabung Kebajikan ( Bantuan / Pinjaman )
18. Proses Pengendalian Tabung Kecemasan ( Kematian )
19. Proses Pengendalian Permohonan / Bantuan Kepada Pelajar OKU
20. Penyediaan Laporan Kebajikan Pelajar
21. Proses Penyediaan Surat Pengesahan Mendapat / Tidak Mendapat Tajaan
22. Proses Permohonan / Perlanjutan PTPTN
23. Proses Pemilihan Calon JPP
24. Proses Pengendalian Pilihanraya JPP
25. Proses Pelantikan MPP
26. Proses Pengendalian Minggu Destini Siswa
27. Proses Pengendalian Minggu Pemantapan Siswa
1.1 Proses Penyediaan Kursus Pengurusan Organisasi
1.2 Proses Semakan dan Kelulusan Aktiviti Pelajar
1.3 Proses Penyediaan Takwim Aktiviti Pelajar
1.4 Proses Penyediaan Laporan Aktiviti Pelajar
1.5 Proses Permohonan dan Kelulusan Pendaftaran Persatuan
1.6 Proses Pelantikan Penasihat Persatuan/Majlis Tertinggi
1.7 Proses Penyediaan Surat Penghargaan dan Sijil Penghargaan
1.8 Proses Pelantikan Lembaga Tatatertib
1.9 Proses Pengendalian Tatatertib Pelajar
1.10 Proses Pengendalian Rayuan Tatatertib Pelajar
1.11 Proses Pengendalian Temubicara Pelajar
1.12 Proses Pelantikan Jawatankuasa Pelaksana Saman Terus Sahsiah Rupa Diri dan
Kad Matriks Pelajar
1.13 Proses Saman Terus Sahsiah Rupa Diri Pelajar
1.14 Proses Saman Terus Kad Matriks Pelajar
1.15 Proses Rayuan Pengurangan Saman Terus
1.16 Proses Pengecualian / Pengurangan Yuran Pengajian
1.17 Proses Permohonan Tabung Kebajikan (Bantuan / Pinjaman)
1.18 Proses Pengendalian Tabung Kecemasan (Kematian)
1.19 Proses Pengendalian Permohonan/Bantuan Kepada Pelajar OKU
1.20 Proses Penyediaan Laporan Kebajikan Pelajar
1.21 Proses Penyediaan Surat Pengesahan Mendapat/Tidak Mendapat Tajaan
1.22 Proses Permohonan Perlanjutan PTPTN
1.23 Proses Pemilihan Calon JPP
1.24 Proses Pengendalian Pilihanraya JPP
1.25 Proses Pelantikan Majlis Perwakilan Pelajar
1.26 Proses Pengendalian Minggu Destini Siswa (MDS)
1.27 Proses Pengendalian Minggu Pemantapan Siswa (MPS)
2.0 UNIT PENGURUSAN KOLEJ
Senarai Proses Kerja
BIL.
TAJUK PROSES KERJA
1. Penempatan Organisasi luar di Kolej Kediaman
2. Agihan Tugasan Kakitangan di Kolej Kediaman
3. Proses “clearance “ di Kolej Kediaman
4. Laporan Program
5. Laporan disiplin Staf Kolej Kediaman
6. Laporan Prestasi Kakitangan
7. Pendaftaran Pelajar Baru di Kolej Kediaman
8. Pelupusan Harta Benda
9. Pemantauan Kerja-Kerja Pembersihan Di Kolej
10. Pengurusan Inventori Kolej Kediaman
11. Pengurusan Kerosakan Kemudahan di Kolej Kediaman
12. Perancangan kerja-kerja naik taraf atau ubahsuai di kolej kediaman
13. Permohonan Staf Kolej Kediaman
14. Pemeriksaan Kebersihan & Makanan Kafetaria
15. Pendaftaran dan Pelaksanaan e-Insentif
16. Pendaftaran Pelajar Lama di Kolej Kediaman
17. Permohonan penempatan pelajar lama di kolej kediaman
18. Menyediakan Anggaran Belanjawan Tahunan
19. Laporan Kerosakan di Kolej Kediaman
20. Pemeriksaan Kerosakan Kemudahan
21. Menampal Pekeliling Dan Notis
22. Pemeriksaan Bilik
23. Pemeriksaan Kebersihan Kawasan
24. Pengurusan Surat Keluar Masuk
25. Penyediaan Logistik Aktiviti Pelajar
26. Perkhidmatan Kaunter
27. Proses Permohonan Pertukaran Bilik Pelajar
28. Proses Pengurusan Perkhidmatan Pelajar NR
2.1 Penempatan Organisasi Luar Di Kolej Kediaman
2.2 Agihan Tugasan Kakitangan di Kolej Kediaman
2.3 Proses ”clearance” di kolej kediaman
2.4 Laporan Program
2.5 Laporan Disiplin Staf Kolej Kediaman
2.6 Laporan Prestasi Kakitangan
2.7 Pendaftaran Pelajar Baru di Kolej Kediaman
2.8 Pelupusan Harta Benda
2.9 Pemantauan Kerja-Kerja Pembersihan Di Kolej
2.10 Pengurusan Inventori Kolej Kediaman
2.11 Pengurusan Kerosakan Kemudahan di Kolej Kediaman
2.12 Perancangan Kerja-Kerja Naik Taraf Atau Ubahsuai Di Kolej Kediaman
2.13 Permohonan Staf Kolej Kediaman
2.14 Pemeriksaan Kebersihan & Makanan Kafeteria
2.15 Pendaftaran dan Perlaksanaan e- insentif
2.16 Pendaftaran Pelajar Lama Di Kolej Kediaman
2.17 Permohonan Penempatan Pelajar Lama Di Kolej Kediaman
2.18 Menyediakan Anggaran Belanjawan Tahunan
2.19 Laporan Kerosakan di Kolej Kediaman
2.20 Pemeriksaan Kerosakan Kemudahan
2.21 Menampal Pekeliling dan Notis
2.22 Pemeriksaan Bilik
2.23 Pemeriksaan Kebersihan Kawasan
2.24 Pengurusan Surat Keluar
2.25 Penyediaan Logistik Aktiviti Pelajar
2.26 Perkhidmatan Kaunter
2.27 Proses Permohonan Pertukaran Bilik Pelajar
2.28 Proses Pengurusan Perkhidmatan Pelajar NR
3.0 UNIT KERJAYA DAN KAUNSELING
Senarai Proses Kerja
BIL.
TAJUK PROSES KERJA
1. Proses Sesi Kaunseling
2. Proses Pengedaran Borang Penempatan Pekerjaan
3. Proses Mengendalikan Bengkel/Kursus
4. Proses Temuduga Dalam / Luar Kampus
5. Proses Penulisan Risalah
6. Proses Kaji Selidik
7. Program Khidmat Masyarakat
8. Proses Tuntutan Elaun
3.1 Proses Sesi Kaunseling
3.2 Proses Pengedaran Borang Penempatan Pekerjaan
3.3 Proses Mengendalikan Bengkel/Kursus
3.4 Proses Temuduga Dalam dan Luar Kampus
3.5 Proses Penulisan Risalah
3.6 Proses Kaji Selidik
3.7 Program Khidmat Masyarakat
3.8 Proses Tuntutan Elaun
4.0 UNIT KESIHATAN
Senarai Proses Kerja
BIL.
TAJUK PROSES KERJA
1. Pemeriksaan pesakit luar
2. Pengendalian Kes Kecemasan
3. Pengendalian Prosedur Rawatan
4. Pengendalian Ujuan Makmal
5. Pengendalian Pesakit di Wad Sementara
6. Pemeriksaan Kesihatan
7. Pengurusan Peralatan Perubatan Dalam Ambulan
8. Pinjaman Peralatan Perubatan
9. Sucihama Peralatan Perubatan Perubatan
10 Penyelenggaraan Peralatan Perubatan
11. Dispensi Ubat-Ubatan
12. Pengurusan Bekalan Ubat
13. Pengendalian Ubat Luput Tarikh
14. Pengurusan Rekod Pesakit Tamat Pengajian
15. Pembayaran Bil Rawatan Hospital Pelajar
16. Tuntutan Tabung Kecemasan
17. Pengurusan Penerimaan Surat dan Dokumen
18. Pengurusan Pengeluaran Surat dan Dokumen
19. Pengurusan Perolehan Peralatan Perubatan
20. Pengurusan Promosi Kesihatan
21. Pemeriksaan Premis Makanan
22. Perlupusan Sisa Klinikal
23. Pengendalian Pesakit Selepas Waktu Pejabat
24. Penyediaan Laporan Bulanan dan Tahunan
4.1 Proses Pengendalian Pemeriksaan Pesakit Luar
4.2 Proses Pengendalian Kes-Kes Kecemasan
4.3 Proses Pengendalian Prosedur Rawatan
4.4 Pengendalian Ujian Makmal
4.5 Proses Pengendalian Pesakit Di Wad Sementara
4.6 Proses Melakukan Pemeriksaan Kesihatan
4.7 Proses Pengurusan Peralatan Perubatan Dalam Ambulan
4.8 Proses Pinjaman Peralatan Perubatan
4.9 Proses Sucihama Peralatan Perubatan
4.10 Proses Penyelenggaraan Peralatan Perubatan
4.11 Proses Dispensi Ubat-Ubatan
4.12 Proses Pengurusan Bekalan Ubat-ubatan
4.13 Proses Pengendalian Ubat Luput Tarikh
4.14 Proses Pengasingan Rekod Pesakit Yang Tamat Pengajian
4.15 Proses Pembayaran Bil Rawatan Hospital/Klinik Kerajaan
4.16 Proses Tuntutan Tabung Bantuan Kecemasan Pelajar
4.17 Proses Pengurusan Penerimaan Surat dan Dokumen
4.18 Proses Pengurusan Pengeluaran Surat dan Dokumen
4.19 Proses Pengurusan Perolehan Peralatan
4.20 Proses Penganjuran Aktiviti Promosi Kesihatan
4.21 Proses Pemeriksaan Premis Makanan
4.22 Proses Pengurusan Sisa Klinikal
4.23 Proses Pengurusan Pesakit Selepas Waktu Pejabat
4.24 Proses Menyediakan Laporan Tahunan
5.0 UNIT KOKURIKULUM
Senarai Proses Kerja
BIL.
TAJUK PROSES KERJA
1. Proses penyediaan keperluan kemudahan
2. Proses pelantikan jurulatih ko
3. Proses pendaftaran dan pertukaran ko
4. Proses pengecualian kredit ko
5. Proses pengendalian kuliah ko
6. Proses pengguguran/penambahan kursus ko
7. Proses penilaian/ ujian akhir ko
8. Proses pemarkahan ko
9. Proses pembetulan keputusan ujian akhir ko
5.1 Proses Penyediaan Keperluan Latihan KoKurikulum
5.2 Proses Perlantikan Jurulatih Sambilan
5.3 Proses Pendaftaran dan Pertukaran Kokurikulum
5.4 Proses Pengecualian Kredit Kokurikulum
5.5 Proses Pengendalian Kuliah Kokurikulum
5.6 Proses Pengguguran dan Penambahan Kokurikulum
5.7 Proses Penilaian Kokurikulum
5.8 Proses Pemarkahan Kokurikulum
5.9 Proses Pembetulan Keputusan Ujian Akhir
6.0 UNIT SUKAN
Senarai Proses Kerja
BIL.
TAJUK PROSES KERJA
1. Mengurus dan melaksanakan program (dalaman)
2. Membantu mengurus dan melaksanakan program (luaran)
3. Mengiringi pelajar untuk menyertai kejohanan jemputan dan program luar
4. Membantu Mengurus dan Melaksanakan Kejohanan Sukan Mahasiswa (KARiSMA)
5. Melaksanakan tugas sebagai penyelaras permainan
6. Melaksanakan tugas sebagai penyelaras sukan di kolej
7. Melaksanakan tugas sebagai penyelaras sukan di fakulti
6.1 Mengurus dan Melaksanakan program (dalaman)
6.2 Membantu Mengurus dan Melaksanakan program (luaran)
6.3 Mengiringi pelajar untuk menyertai kejohanan jemputan dan program luar
6.4 Membantu Mengurus dan Melaksanakan Kejohanan Sukan Mahasiswa (KARiSMA)
6.5 Melaksanakan tugas sebagai penyelaras permainan
6.6 Melaksanakan tugas sebagai penyelaras sukan di kolej
6.7 Melaksanakan tugas sebagai penyelaras sukan di fakulti
7.0 UNIT KEBUDAYAAN
Senarai Proses Kerja
BIL.
TAJUK PROSES KERJA
1. Menguruskan Hal Pentadbiran Unit Kebudayaan & Kesenian
2.
Mengendalikan Program Kebudayaan & Kesenian (Seni Tari, Seni Lakon, Seni Muzik, Puisi Dan
Aktiviti Seni Budaya Lain) Yang Melibatkan Mahasiswa Dan Staf
3. Mengendalikan Dan Mengawal Pinjaman Pakaian Dan Peralatan Alat Muzik
7.1 Menguruskan Hal Pentadbiran Unit Kebudayaan & Kesenian
7.2 Mengendalikan Program Kebudayaan & Kesenian (Seni Tari, Seni Lakon, Seni Muzik,
Puisi Dan Aktiviti Seni Budaya Lain) Yang Melibatkan Mahasiswa Dan Staf
7.3 Mengendalikan Dan Mengawal Pinjaman Pakaian Dan Peralatan Alat Muzik
8.0 UNIT KEPIMPINAN PELAJAR
Senarai Proses Kerja
BIL.
TAJUK PROSES KERJA
1. Pelaksanaan dan pemantauan Modul PKPB Peringkat Diploma dan Ijazah
2. Pemantauan pelaksanaan Modul Kepimpinan Pewaris Bangsa (PKPB)
3. Pelantikan Fasilitator Modul PKPB/Kenegaraan/Modul Khas
4. Pengendalian Kursus `Training Of Trainer‘ (TOT) Fasilitator Modul PKPB dan Kenegaraan
5. Penganjuran Program Kepimpinan Pelajar
8.1 Pelaksanaan dan pemantauan Modul PKPB Peringkat Diploma dan Ijazah
8.2 Pemantauan pelaksanaan Modul Kepimpinan Pewaris Bangsa (PKPB)
8.3 Pelantikan Fasilitator Modul PKPB/Kenegaraan/Modul Khas
8.4 Pengendalian Kursus `Training Of Trainer‘ (TOT) Fasilitator Modul PKPB dan Kenegaraan
8.5 Penganjuran Program Kepimpinan Pelajar