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Séminaire de formation
Méthodes d’Audit
Personnel
2005
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S O M M A I R E
Introduction
► Fondamentaux comptables
► Approche de la démarche d’audit
1. Rappel des objectifs d’audit
2. Revue du contrôle interne
3. Révision des comptes
Conclusion
► Rôle et responsabilité de l’assistant
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Fondamentaux comptables
Les principes français divergent encore de façon forte avec les normes
IAS/IFRS
► IAS 19 : Avantages du personnel : impose la comptabilisation de tous les avantages accordés au personnel, notamment ceux
postérieurs à la période d’emploi (couvertures sociales, indemnités de départ à la retraite, IFC)
Hiérarchie des régimes de prestations :
Règle du « corridor »
Une formation spécifique sur cette norme existe au cabinet ; elle est dispensée à partir du niveau RM
► IFRS 3 : Share based payements : vise essentiellement le système des stocks options et des plan d’épargne d’entreprise.
Absence de comptabilisation en principes français tant que les options ne sont pas exercées
Régimes à cotisations définiesRégimes à prestations définies
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Cycle Personnel
1. OBJECTIFS D’AUDIT
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DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVREen respectant des objectifs d’audit suivants :
Fait générateur Personnel fictif Risque social
REALITEEXHAUSTIVITE
UNICITE
BON COMPTEBON MONTANT
BONNE PERIODECONCERNE L’ENTREPRISE
Risques généraux
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Objectifs d’audit
OBJECTIFS
Exhaustivité
Sur la bonne période
Correcte imputation
Concerne l’entreprise
Correcte évaluation
Réalité
Information en annexe
TRAVAUX
Revue du contrôle interne, rapprochement
comptabilité - livre de paie - DADS
Revue du contrôle interne, test de « cut off »
Revue du contrôle interne, méthodes et
principes comptables, contrôle sur pièce
Revue du contrôle interne
Revue du contrôle interne, contrôle sur pièces
Circularisation, contrôle sur pièces
Comparaison avec les données auditées
(exactitude et exhaustivité)
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Cycle Personnel
2. REVUE DU CONTRÔLE INTERNE
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2. Revue du contrôle interne
2.1. Objectifs du contrôle interne pour le cycle Personnel
2.2. Principaux intervenants
2.3. Evaluation du contrôle interne
2.4. Utilisation des conclusions pour la revue des comptes au final :
actualisation du programme de travail
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2.1 Objectifs du contrôle interne – Cycle personnel
► les charges relatives au personnel sont réelles et concernent l ’entreprise
► toutes les charges relatives au personnel sont enregistrées
► toutes les charges relatives au personnel sont correctement imputées, totalisées,
centralisées
► les employés sont régulièrement embauchés et font toujours partie du personnel
► le personnel est payé conformément aux décisions de la direction
► l ’entreprise s ’acquitte normalement des charges sociales et retenues
► l ’entreprise respecte la réglementation
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2.2 Principaux intervenants
Service trésorerie
Service trésorerie
Service production
Service production
Service paieService paie
Service comptable
Service comptable
Service du personnel
Service du personnel
Enregistrement de la paie
Embauche et suivi du personnel
Calcul des provisions
Établissement des paies
Saisie des temps
Paiement des salaires
Principaux services intervenants
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2.3. Evaluation du contrôle interne
2.3.1. Principales phases du cycle
2.3.2. Revue de procédures
2.3.3. Compétences pluridisciplinaires nécessaires
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2.3.1. Principales phases du cycle
Respect de la réglementation
Le contrôle interne doit garantir que :
Les dispositions de la convention collective, des
accords internes à l’entreprise (congés payés,
primes, retraites…) sont appliquées.
Les livres légaux (livre de paie, entrées-sorties,
main d ’œuvre étrangère, registre, inspection du
travail…) existent et sont régulièrement tenus à
jour.
La société respecte bien les règles relatives à
l’établissement d ’un bilan social.
Les rémunérations des dirigeants sont
conformes aux décisions les concernant.
Relever les éventuels variables (primes,
avantages, stocks options…) afin d’en contrôler
la comptabilisation et la déclaration.
La société est à jour dans le règlement de ses
cotisations.
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Embauche et suivi du personnel
Le contrôle interne doit garantir que :
Toute décision d’embauche est autorisée
par une personne responsable.
Chaque embauche donne lieu à la
création d’un dossier individuel
comprenant tous les renseignements
nécessaires sur le salarié et l’ouverture
d’un fichier du personnel.
Les dossiers individuels sont mis à jours.
Les éléments de la paie et les dossiers
individuels sont en adéquation.
2.3.1. Principales phases du cycle
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Saisie des temps
Le contrôle interne doit garantir que :
Les fonctions de comptabilisation des temps, de
vérification du calcul des relevés et de préparation
de la paie sont séparées.
L’enregistrement des temps de présence est
automatique pour éviter les erreurs humaines ou
fraudes éventuelles.
Les relevés d’heures sont établis par des
contremaîtres ou agents de maîtrise habilités
n’ayant pas accès au calcul ou à la préparation
des paies.
Un système fiable d’autorisation et de contrôle des
heures supplémentaires existe.
Un suivi des absences (vacances, maladie…)
formalisé existe (pointage, feuille de présence,
fiche individuelle tenue par le chef de service…) et
soit transmis systématiquement au service paie.
2.3.1. Principales phases du cycle
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Établissement de la paye
Le contrôle interne doit garantir que :
Le personnel est payé conformément aux
décision de la direction.
La réglementation est correctement appliquée
(base, taux, horaires, convention collective…)
Un contrôle des calculs est effectué
périodiquement par un responsable
comptable, administratif ou financier.
Un rapprochement des éléments de paie avec
le dossier individuel ainsi qu’avec le suivi
réalisé par les chefs de service soit réalisé
périodiquement.
Les éléments variables (primes, indemnités,
etc.) sont régulièrement visés par un
responsable et concordent avec les termes du
contrat de travail.
2.3.1. Principales phases du cycle
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Enregistrement de la paie
Le contrôle interne doit garantir l’exhaustivité de l’enregistrement des
éléments de paie. Par ailleurs, les erreurs d’enregistrement doivent pouvoir
être détectées par des procédures adéquates.
Intervention du département SIIntervention du département SI
2.3.1. Principales phases du cycle
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Paiement des salaires
Le contrôle interne doit garantir que
Le paiement est réalisé par le service
trésorerie (indépendant du service paie et
comptabilité).
Les délais de paiement des salariés et
organismes sociaux sont raisonnables.
La procédure d’octroi d’avances aux
salariés est respectée.
2.3.1. Principales phases du cycle
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Calcul des provisions
Le contrôle interne doit garantir
que :
Les bases sont correctes et exhaustives.
Les hypothèses de calcul sont satisfaisantes
(provisions pour IDR ou licenciement)
La provision est admise au regard du
règlement CRC 2000-06 (restrictions pour la
provision pour licenciement…).
Le traitement fiscal est maîtrisé et appliqué.
La séparation des exercices est respectée :
le dispositif de clôture et la procédure
d’arrêté doit permettre un recensement des
charges à payer à la clôture (notamment, les
éléments variables des rémunérations.)
2.3.1. Principales phases du cycle
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2.3.2. Revue de procédure
Les outilsLes outils
EntretiensEntretiens
TestsTests
Flow chartFlow chart
Tableaux forces/faiblesses
Tableaux forces/faiblesses
RecommandationsRecommandations
Analyse des procédures écrites
Analyse des procédures écrites
Documentation juridique interne et
externe
Documentation juridique interne et
externe
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2.3.3. Compétences nécessaires
Compétences nécessaires
Intervenants Eléments revus
Systèmes d'informations Tâches générales : déversements comptables, carto-(SIOM) graphies des systèmes, fiabilité et sécurité des données
Juristes Lecture de certains contrats de travail présentant (Magellan) des risques, litiges particuliers (prud'hommes), respect des
minima sociaux (rémunérations)…
Exemple: Audit social limité de la SAS X
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2.4. Conséquences induites par les conclusions
Adaptation de l’approche
Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les conclusions de
l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter
► Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les recommandations faites,
► Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne relevée : tests sur
la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence
Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche et
orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final
► Une procédure fiable lui permettra de limiter le champ de révision
► Une procédure faible le conduira à faire des diligences approfondies sur certains risques
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Cycle Personnel
3. REVISION DES COMPTES
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3. Révision des comptes
3.1. Préparation du final
3.2. Travaux de contrôle finaux
3.3. Rédaction d’un mémo de synthèse
3.4. Contrôle de l’annexe
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3.1. Préparation du final
Préparation des circularisations
Préparation des circularisations
mise en place d’un tableau de suivi
sélection des organismes sociaux et avocats à circulariser
préparation et envoi des lettres
Anticipation du final
Anticipation du final Transmission d ’une liste des documents à obtenir
Prise de rendez-vous avec les interlocuteurs des différents services (RH, paie, comptabilité, trésorerie, retraite…)
Mise à jour du programme de travail du final
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Cycle Personnel
3.2. TRAVAUX DE CONTRÔLE FINAUX
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3.2. Travaux de contrôle
3.2.1. Établissement de la feuille maîtresse
3.2.2. Revue analytique
3.2.3. Comptes des charges
3.2.4. Comptes de bilan
3.2.5. Césure des charges de personnel
3.2.6. Organismes sociaux - circularisation
3.2.7. Litiges - circularisation
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3.2.1. Établissement de la feuille maîtresse
► Rappel rapide des principes exposés en méthodologie globale
► Présentation des comptes concernés :
ACTIF : 42 - Créances sur le personnel43 - Créances sur les
organismes sociaux
PASSIF : 42 - Dettes vis-à-vis du personnel43 - Dettes vis-à-vis des
organismes sociaux
RESULTAT : 641 - Salaires et traitements645 - Charges sociales647 - Autres charges liées au
personnel (ticket restaurant…)
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3.2.2. Revue analytique
Objectifs Comprendre l’évolution des principaux postes
Orienter les travaux à effectuer sur le cycle
Rappel des principes méthodologiques
Réaliser un comparatif N/N-1 (valeur et %)
Étudier mois par mois la cohérence du montant des
salaires comptabilisés (ratio charges de personnel / CA ou
VA)
Calculer le ratio charges sociales/masse salariale (global
et par catégorie de salarié) et examiner mois par mois la
cohérence de son évolution,
Analyser les principales variations des postes de bilan et
de charges : par entretien, par recoupement avec les
évolutions des postes de charges,
Travaux à effectuer
Exercice n°1
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3.2.3. Comptes des charges
Objectifs S’assurer de l’exhaustivité des comptes de charges
tels qu’ils apparaissent dans la balance générale
Etablir ou contrôler le rapprochement des salaires
comptabilisés avec les salaires déclarés (DADS) et
figurant sur le livre de paie
Rapprocher les montants comptabilisés en charges
patronales des chiffres théoriques déterminés à partir de
la DADS
Contrôler l ’état des personnes les mieux rémunérés.
Travaux à effectuer
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3.2.4. Comptes de bilan
S’assurer de l’exhaustivité, de la réalité, de la correcte
évaluation des comptes de bilan tels qu’ils apparaissent
dans la balance générale
Rémunérations dues : rapprochement avec le livre de
paie (doit correspondre au dernier mois), vérification de
l ’apurement
Comité d’entreprise : vérifier et justifier le solde compte
tenu des obligations de l ’entreprise (en général 1% de la
masse salariale)
Avances : s’assurer du caractère licite et de leur
dénouement sur l’exercice suivant
Provisions pour CP, primes, participation, intéressement,
IDR : contrôler l’évaluation (formule légale ou
contractuelle) et le traitement fiscal.
Objectifs
Travaux à effectuer
Exercice n°2
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3.2.5. Césure des charges de personnel
S’assurer de la correcte application du principe de
séparation des exercices.
Salaires et primes : la revue du CI a mis en évidence
les éléments variables des rémunérations, dont il
s’agit ici de s’assurer du correct provisionnement.
Sinon, test sur les bulletins de la période suivante
des commerciaux, cadres supérieurs, etc.
Indemnités de licenciement : si des décisions ont été
prises vérifier que les provisions utiles sont
comptabilisées (prévenir le RM).
Notes de frais : s’ils sont significatifs vérifier que les
charges afférentes au dernier mois sont bien
provisionnées.
Objectifs
Travaux à effectuer
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3.2.6. Organismes sociaux - circularisation
Objectifs
Travaux à effectuer
S’assurer de l’exhaustivité des dettes.
S ’assurer qu’aucun détournement n’a eu lieu.
Comparer la comptabilité avec les réponses
obtenues
En cas de non réponse, réaliser un contrôle sur pièce
(rapprochement des soldes aux déclarations)
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3.2.7. Litiges - circularisation
Objectifs
Travaux à effectuer
S’assurer de l’exhaustivité des dettes et de
l ’appréhension exhaustive des risques.
S ’assurer de leur correcte évaluation.
Comparer la comptabilité avec les réponses
obtenues.
Revue des litiges latents avec le responsable du
personnel.
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3.3. Mémo de synthèse
Rappel des objectifs poursuivis
Rappel de la terminologie, de la réglementation spécifique et des conclusions
de l ’intérim (et des points à suivre N-1)
Présentation des données chiffrées :
► présentation synthétique des données financières et sociales (effectif, dernier
contrôle Urssaf)
► éléments de la revue analytique
Récapitulatif des travaux effectués (indexé avec les sous sections)
Points notés (indexés avec les travaux)
Conclusion
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3.4. Contrôle de l’annexe
Doivent être mentionnés en annexe :
► Tout changement de principes et méthodes ainsi que son impact sur les comptes,
► Les circonstances qui empêchent de comparer le poste d’un exercice sur l ’autre,
► La ventilation par catégorie de l’effectif moyen,
► Les méthodes de calcul et le montant des provisions comptabilisées,
► Toute autre information nécessaire à l’utilisateur : restructuration, contrôle de
l’Urssaf, litiges latents avec le personnel, négociations salariales...
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Conclusion
Rôle de l’assistant
Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire qu’au
préfinal :
► Prendre connaissance de l’environnement de l’entreprise et du mémo
d’approche
► Responsabilité directe de la circularisation et de son exploitation, y compris les
contrôle alternatifs