Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux
RETOUR D’EXPÉRIENCES SUR LES PROJETS DE COOPÉRATION EN
BIOLOGIE MÉDICALEARS Ile-de-France 10 avril 2013
Dr Jean-Guilhem XERRI – Alain ARNAUD
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Les étapes d’une démarche de coopération
Aider à la décision
Préparer la coopération
entre les acteurs
Suivre la coopération
sur le territoire
Initier la réflexion entre les acteurs
Présenter les enjeux
Cadrer le projet
Concevoir
Construire
Valider
Mettre en œuvre
Evaluer
Continuer
Arrêter
Elargir
Démarche ANAP
Dresser un état des lieux
Modéliser
Comparer les scénarios
Choisir un scénario
3A adpter
Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération
Quelques enseignements issus des monographies
Axe : Projet médical biologique Objectifs d’une coopération en biologie médicale Répartition des activités / Eléments d’organisation générale Permanence des Soins Relations Cliniciens – Biologistes Accréditation Activités péri-biologiques
Axe : Fonctionnement et logistique Informatique Transports Achats
Axe : Soutien à la coopération Ressources humaines Aspects juridiques et financiers Gestion de projet, communication…
Démarche ANAP
4A adpter
Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération
Quelques enseignements issus des monographies
Objectifs constatés des coopérations en Biologie médicale Stratégique :oVolonté de conforter l’offre publique face à une concurrence privée forteoVolonté de réinternaliser des activités confiées au secteur privé
Démographique :oRépondre à l’urgence de départs ou d’une pyramide des âges mal gérée
Economique :oPréoccupation de réduction des coûts
Accréditation : préoccupation de « seconde intention »Une place des ARS très variable
Démarche ANAP
5A adpter
Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération
Quelques enseignements issus des monographies
Permanence des soins Pas une exigence première, ni pour les ARS, ni pour les ES Abordée sous le seul angle de l’astreinte de Biologie médicale Alors que les enjeux économiques et de prise en charge concernent l’angle
des techniciens
PDS insuffisamment guidée par une réflexion économique
Démarche ANAP
Urgence spécialisée
Technicien BM en garde
Technicien BM en astreinte
Biologie délocalisée
Transféré
6A adpter
Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération
Quelques enseignements issus des monographies
Relations Cliniciens-Biologistes Présence BM auprès des cliniciens variables selon les situations
(et inversement) Demande importante d’une présence sur place des BM par les Cliniciens Bénéfices opérationnels du lien de proximité :o conseil, formation, informationo connaissance partagée des patientso participation importante aux activités transverses (CLIN, hygiène, CME…)o qualité et juste prescription reposent sur une confiance réciproqueo anticipation dans la gestion des urgences (distinguer la vraie urgence, anticiper les
situations de crise)o anticipation dans la gestion des dysfonctionnements
Au quotidien, pas d’amélioration objective/rationnelle évidente mais un ressenti positif si proximité directe. En cas de crise et d’évolutions de fond (p.ex. justes prescriptions), effet probable
Organisation a minima :o un interlocuteur biologiste de terrain pour assurer le lien de proximitéo des biologistes experts éventuellement à distance
Comment privilégier la relation BM-Clinicien ? Réfléchir au fait de moins se voir
Démarche ANAP
Quelques enseignements issus des monographies
Accréditation• Peu de ressources humaines mutualisées (RAQ pas toujours partagés)
• Difficultés à harmoniser les procédures entre les sites tant que les automates ne sont pas les mêmes
• Mutualisation permet de réduire le nombre de domaines à accréditer (un labo polyvalent seul doit accréditer une dizaine de domaines ; une structure de coopérations permet de réduire le nombre de domaines à accréditer et ce, d’autant plus, si la politique en matière d’automates est la même)
• Nécessité d’une remontée d’informations du système de gestion documentaire du laboratoire vers le système de gestion documentaire central de chaque établissement
Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération
Démarche ANAP
8A adpter
Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération
Quelques enseignements issus des monographies
Informatique Souligné unanimement comme un élément structurant Une cible unique : un même SGL pour tous… Difficultés de gestion de la dimension multi-établissements (multi EJ) :oGestion de l’identité patientoGestion du dossier médical (au sens de la remontée de résultats biologiques)oModalités d’accès par les biologistes au dossier médical du patient
Problématique de l’hébergement de données (application du décret hébergeur) Questions sur l’harmonisation de la sécurisation des protocoles d’accès aux
applications biologiques
…mais il est possible de démarrer avec des informatiques de laboratoire différentes
Démarche ANAP
9A adpter
Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération
Quelques enseignements issus des monographies
Transports intersites Pas de recours privilégié à un mode de transport plutôt qu’à un autre
(transporteur privé ou équipe hospitalière) Augmentation des tâches pré-analytiques et logistiques (risque que ces tâches
soient plus consommatrices de temps que la réalisation de la technique elle-même)
Transports intersites ont un effet sur le délai de réponse et la satisfaction des cliniciens (vision d’emblée assez négative des cliniciens)
Dès le départ, avoir une réponse adaptée aux besoins (nombre de tournées)
Démarche ANAP
10A adpter
Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération
Quelques enseignements issus des monographies
Gestion de projet, communication Pilotage du projet par le calendrier :o rythmer le projet par des échéances permet de mettre sous tension les
acteurs (placer de vraies dates butoir)o la connaissance mutuelle des acteurs est une condition nécessaire mais non
suffisante à un montage rapide du projeto imposer son propre calendrier plutôt que devoir gérer un calendrier imposé
par d’autres (i.e. l’environnement) Gestion du projet par un binôme Directeur-Biologiste Complexité liée à la multiplicité des projets (et donc aux manques de
disponibilité des acteurs) :omonter le GCS,o faire l’accréditation,o assurer le quotidien, etc.
Conflit/arbitrages dans la gestion du temps
Démarche ANAP
11A adpter
Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération
Quelques enseignements issus des monographies
Ressources humaines Bien connaître ses agents pour anticiper leurs réactions Attention aux effets d’opportunité (mobilité géographique, mobilité
professionnelle…) Préoccupation forte des Techniciens en termes de compétences/formation Peur d’une déqualification (Techniciens notamment) Personnels mis à disposition de la structure de coopération (pas de structure
de coopération employeur) Difficultés en cas de membres de statuts différents (EPS et ESPIC) Vigilance sur les conditions d’emploi (RTT, etc.) + mobilités inter-sites Notion de perte d’appartenance, morcellement de la notion de communauté,
question du lien… Sentiment d’usure, d’épuisement, semble-t-il lié à la difficulté de gérer un plus
grand d’interlocuteurs, de situations et de chantiers Energie nécessaire pour tenir la distance dans le processus de coopération
Démarche ANAP
12A adpter
Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération
Quelques enseignements issus des monographies
Formes juridiques Des « coopérations » sans réelle forme juridique Des coopérations ayant recours à la forme juridique du GCS Une Convention Constitutive de GCS non approuvée ne semble pas un
véritable obstacle au fonctionnement Recours aux « contrats de coopération » pour des relations avec des
prescripteurs externes (ex. centre de santé…)
Qu’attendre d’une forme juridique ?oRecours à une forme juridique en cas de mutualisation d’activités ?oRecours aux contrats de coopération en cas de concentration ?o L’échéance de l’accréditation justifie-t-elle à elle seule la constitution d’un
GCS ?
Démarche ANAP
Démarche de coopération territoriale en Biologie médicale
Initier la démarche
Initier la démarche
Les enjeux et les risques d’une coopération en Biologie médicale
En synthèse...
13Démarche ANAP
14A adpter
Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération
Quelques enseignements issus des monographies
La conduite d’un projet de territorialisation de la biologie : Définir un Projet Médical :oQuels objectifs ?oQuelle PDS ?oQuels liens Cliniciens-Biologistes ?
Identifier les impacts sur les Ressources Humaines :oQuelle organisation-cible ?oQuel accompagnement ? Quelles reconversions possibles (Tech, BM) ?
Comment organiser la logistique ?o InformatiqueoRamassage et transportoAchats
La gestion du projet : Le calendrier La communication Le support juridique
Démarche ANAP
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Mutualiser des ressources (humaines et/ou techniques) entre plusieurs laboratoires
Répartir des activités biologiques entre plusieurs laboratoires sur un territoire
Partager des activités biologiques et des ressources (humaines et techniques) au sein d’un même laboratoire (pouvant être multi-sites) sur un territoire
Entre plusieurs territoires, partager des activités biologiques entre plusieurs laboratoires d’établissements de santé ou de laboratoires résultant de coopérations
Initier la démarche – La gradation dans les coopérations
Convention simpleGCS de moyens
Contrat de coopération
GCS exploitantGIP, GIE…
FMIH + Contrats de coopérationGCS de GCSAutres…
Outils mobilisés
Démarche ANAP
Territoire de santé infrarégional Territoires de santé infrarégionaux
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Le projet de Biologie territoriale de l’ANAP
Aide à la décision Aide à la conduite du changement Accompagnementdes personnels
Tableau de bord médico-économique
Guide d’aide à la décision sur les modalités de mutualisation
Fiches pratiques :• Kit juridique (montage forme juridique de
coopération (CC+RI GCS, Contrat coop…)• Gouvernance• Possibilités et limites outils biologie déloc.• Validation bio et contexte PDS territoriale• Juste prescription • Relations clinico-biologiste• Mise à disposition PM & PNM• Hébergement des données• Sécurité informatique• Transport des prélèvements• Identification des coûts, EPRD
Photographie mono-site
Photographie multi-sites
Plusieurs axes :• Activité• Prescriptions• PDS• Moyens RH• Organisation• Moyens tech.• Moyens info.• Accréditation• Géographique
Modèles de construction des coûts d’une coopération
Modèles de tableaux de bord de suivi et d’évaluation
Guide de conduite du changement sur les différents axes Guide de bonnes
pratiques dans l’accompagnement de la mobilité géographique et professionnelle
Démarche ANAP
09/2013
11/
2013
12/2013