Requerimientos de etiquetado con código de barras estándar
Proyecto ESPH
Mayo 2016
© GS1 Costa Rica 2015
Agenda
• ¿Quien es GS1?
• Estándares GS1.
• Uso y registro del archivo de equivalencias, medidas.
• Proceso de Certificación.
• Cierre
2
© GS1 Costa Rica 2015 3
GS Uno en el mundo
© GS1 Costa Rica 2015
¿Quiénes somos?
4
GS1 en el mundo
• Fundado en Bélgica en 1973.
• Más de 42 años de experiencia.
• Organización mundial: 112 oficinas en 150 países.
• Declarado por las Naciones Unidas como una ONG por su labor social.
• Desarrolla y administra los estándares mundiales para la cadena de abastecimiento.
Países con organizaciones miembro GS1
Países representados en forma directa por Bruselas
© GS1 Costa Rica 2015
¿Quiénes conforman GS Uno?
5
© GS1 Costa Rica 2015 6
GS Uno en Costa Rica
© GS1 Costa Rica 2015
¿Quiénes somos?
7
GS Uno en Costa Rica
• Fundada en 1994.
• 22 años de experiencia.
• Asociación empresarial privada sin fines de lucro.
• Declarada de interés público.
• Más de 2.000 empresas afiliadas, de todo tipo de sector y productos.
• 90% Mipymes y 10% gran empresa.
© GS1 Costa Rica 2015
Misión / 4 Objetivos
8
• 1. Administrar, difundir e implementar los estándares mundiales GS1.
• 2. Capacitar y asesorar a las empresas, para que estas mejoren la logística de su cadena de abastecimiento y demanda.
• 3. Automatizar sus procesos e implementar mejores prácticas logísticas.
• 4. Lograr reducir costos e incrementar la rentabilidad de sus negocios.
© 2014 GS19
Objetivos del proyecto en la ESPH
© GS1 Costa Rica 2015
Automatizar la operación del Almacén Central de la
ESPH mediante la puesta en marcha de los
estándares mundiales de GS1 para lograr una
mejora en sus procesos y el nivel de servicio hacia
las UEN´s.
Objetivo del Proyecto de la ESPH
© GS1 Costa Rica 2015
Introducción a los sistemas GS1
© GS1 Costa Rica 2015
Estándares GS1
12
© GS1 Costa Rica 2015
Generalidades código de barras
© GS1 Costa Rica 2015
¿Qué es el GTIN?
Identificación única y no ambigua de un producto
representada mediante un símbolo compuesto
por una serie de barras oscuras y espacios claros
paralelos entre sí y de anchos variables
© GS1 Costa Rica 2015
Es la única identificación estándar paraproductos, servicios y localizaciones, solamenteGS1 puede asignarlas.
Es un sistema lógico que garantiza la captura yel procesamiento de datos, evitando lasambiguedades.
Son las identificaciones físicas estándares másampliamente usadas en el mundo.
Código de Barras
© GS1 Costa Rica 2015
1) SÍMBOLO:
Representación gráfica del Código.
1) SÍMBOLO:
Representación gráfica del Código.
2) CÓDIGO:
Representación numérica.
2) CÓDIGO:
Representación numérica.
5 6 7 8 9 7
El Código de Barras
• Herramienta para captura automática de la información de un producto o
servicio.
© GS1 Costa Rica 2015
Niveles de codificación
© GS1 Costa Rica 2015
Unidades de
ConsumoGTIN-13
Nivel 1: Unidad de Consumo
1- Unidades de Consumo: artículo que utiliza el usuario final en su
operación.
GTIN-12
GTIN-8
© GS1 Costa Rica 2015
Capacidad de 1.000 productos
Prefijo de Oficina
GS Uno Costa RicaEmpresa
Consecutivo de Producto
Dígito Verificador 0-9
744 301234 000 V
Brindado por GS Uno Costa Rica La asignación es responsabilidad de la empresa
© GS1 Costa Rica 2015
10.000 productos744 10420 0000 V
744 301234 000 V
744 5030 00000 V 100.000 productos
1.000 productos
La cantidad de códigos asignados depende de:• Cantidad de Artículos Comerciales
• Variantes de estos Artículos Comerciales
Prefijo de Oficina
GS Uno Costa Rica EmpresaConsecutivo de
ProductoDígito Verificador 0-9
Brindado por GS Uno Costa Rica La asignación es responsabilidad de la empresa
Asignación del GTIN-13
© GS1 Costa Rica 2015
Cálculo dígito de control
7 4 4 3 8 4 8 0 0 0 0 1 ?
1 3 1 3 1 3 1 3 1 3 1 3
7 + 12 + 4 + 9 + 8 + 12 + 8 + 0 + 0 + 0 + 0 + 3 = 63
RESULTADO DE LA SUMA : 63DECENA SUPERIOR A LA SUMA : 70
DIGITO DE CONTROL :70 - 63 = 7
7443848000017
© GS1 Costa Rica 2015 22
EmpresaConsecutivo de Producto
Dígito Verificador
720144 00001 V
Estructura del código GTIN - 12
© GS1 Costa Rica 2015 23
EmpresaConsecutivo de Producto
Dígito Verificador
786 1234 V
Estructura del código GTIN - 8
© GS1 Costa Rica 2015 24
Cálculo dígito de control
http://www.gs1cr.org/index.php/servicios-complementarios/calculo-del-digito-verificador
© GS1 Costa Rica 2015 25
Código UPC-A y UPC-E
http://www.gs1cr.org/index.php/servicios-complementarios/expansion-del-upc-e
Los números de identificación de artículo GTIN-12 que
comienzan con un Prefijo U.P.C. 0 pueden representarse
en un pequeño símbolo de código de barras UPC-E.
El Número de Artículo GTIN-12 se condensa en un
símbolo de código de barras que consiste en 6 posiciones
de caracteres de símbolo.
Para el procesamiento de aplicación, el número de
artículo debe ser transformado a su longitud total por
medio del software lector de código de barras o por
medio del software de aplicación.
012345000065
Siempre inicia con 0 y tiene 8
dígitos
© GS1 Costa Rica 2015
¿Cómo asignar un código de unidad de consumo?
© GS1 Costa Rica 2015
744 10420 0002 4
744 10420 0003 1
744 10420 0001 7Pintura XYZ Amarillo
CÓDIGO GS1Color REFERENCIA
Negro
Rojo
Tamaño
¼ Galón
¼ Galón
¼ Galón
Amarillo
Negro
½ Galón
1 Galón
744 10420 0004 8
744 10420 0005 5
Pintura XYZ
Pintura XYZ
Pintura XYZ
Pintura XYZ
Asignación de código de producto
© GS1 Costa Rica 2015 28
El código es para identificar, no es para clasificar.
El código identifica un producto, NO el precio.
Cualquier cambio en las características del producto como: color,
sabor, tamaño, peso, marca, aroma, talla, presentación, etc.,
…requiere un nuevo número de código de producto.
Principios de Asignación
© GS1 Costa Rica 2015
¿Cómo asignar un código de unidad de distribución?
© GS1 Costa Rica 2015
ESTÁNDAR DE IDENTIFICACIÓN PARA LA UNIDAD DE
DISTRIBUCIÓN QUE SEÑALA EL PRODUCTO Y LA
CANTIDAD DE UNIDADES DE CONSUMO AGRUPADAS.
Unidad de distribución- GTIN 14
© GS1 Costa Rica 2015
Códigos para
unidades de distribución
GTIN-14
Controla la referencia del ítem y su respectiva unidad de empaque (cantidad). Cuando lo capturo, puedo saber cuantas unidades viajan en el cartón.
17441234567899
Mismo código de la unidad de consumo ya que en el corrugado sigue viajando el mismo
producto
Estructura del código GTIN -14
© GS1 Costa Rica 2015
7441234 12345 9
1 744 1234 12345
1 744123412345 3
GTIN -13
GTIN-14
744 1234 12345 9
Caja x 24 Unidades
Unidad de consumo
Generación del GTIN 14
Taladro de percusión ½X 24 UNID
© GS1 Costa Rica 2015
24 unidades3 744 123456 789 3
16 unidades 2 744 123456 789 6
El indicador permite identificar distintas presentaciones de un mismo producto
10 unidades1 744 123456 789 9
Unidad de consumo
744123456789 2Ejemplo:
© GS1 Costa Rica 2015
Preguntas
© GS1 Costa Rica 2015
7 441234567892
Ventajas
GTIN-13
Data Matrix
Ca
ntid
ad
de
info
rma
ció
n
Aprovechamiento el espacio
GS1-128
© GS1 Costa Rica 2015
GS1 DataMatrix
Cuadrado
Aplicaciones en automatización de trazabilidad en unidades de consumo
Capacidad máxima 2335 caracteres alfanuméricos o 3116 numéricos .
Puede tener 24 tamaños diferentes según la cantidad de información.
Su dimensión puede ser menor a 1 cm2
© GS1 Costa Rica 2015 37
Etiquetado para la unidad de distribución GS1 Datamatrix
• Descripción del artículo.
• GTIN del artículo.
• Número de la bodega de la UEN.
• Estado del articulo: Nuevo (N) o Usado (U).
• Fecha de vencimiento: yymmdd
• Número de orden de compra.
• Código interno del artículo usado por la
ESPH.
© GS1 Costa Rica 2015
Identificadores de Aplicación
Los AIs son prefijos estándar que definen los campos de datos siguientes e
indican su formato.
Los datos a continuación del AI pueden ser caracteres alfabéticos y/o
numéricos, de longitud fija o variable de hasta 30 caracteres.
Identificador
Aplicación
Nombre Completo Formato Nombre de Datos
01 Número Mundial de Artículo Comercial N2+N14 GTIN
92 Número de bodega de la UEN N2+N4 Uso interno por la ESPH
93 Estado del producto: Nuevo (N) o Usado (U) N2+X1 Uso interno por la ESPH
17 Fecha de expiración (Año, Mes, Día) N2+N6 Utilizar hasta o fecha de
vencimiento
400 Número de Orden de Compra del cliente N3+N10 Uso interno por la ESPH
© GS1 Costa Rica 2015
Ejemplos de uso
© GS1 Costa Rica 2015
Preguntas
© GS1 Costa Rica 2015
Archivo de Equivalencias
© GS1 Costa Rica 2015
Archivo de equivalencias
• ID Compañía: corresponde siempre al digito número 1 y tiene una
extensión única de un digito.
• Número de la orden de compra: corresponde al dato suministrado por el
departamento de proveeduría de la ESPH.
• Código Interno: es el utilizado por la ESPH a lo interno y especificado en la
orden de compra.
ID Compañía Orden de Compra Codigo Interno Descripcion del Articulo GTIN GTIN Item Contenido Tipo Embalaje (C o D) Contenido Ancho (centimetros) Alto (centimetros) Profundidad (centimetros)
1 1234567890 123-456-789-012 CEMENTO DE SECADO RAPIDO 02100000000012 C 1 60 30 10
1 1234567890 123-456-789-012 CEMENTO DE SECADO RAPIDO 12100000000019 02100000000012 D 10 190 95 32
1 1234567890 123-456-789-012 CEMENTO DE SECADO RAPIDO 22100000000016 12100000000019 D 50 600 300 100
© GS1 Costa Rica 2015
Archivo de equivalencias
Descripción general del artículo: Esta descripción debe de servir como guía para
efectos de garantizar que la información registrada concuerda con lo solicitado
en la orden de compra.
GTIN: El registro del GTIN corresponde primeramente al GTIN 13 de la unidad
de consumo y en las siguientes líneas al GTIN 14 de la unidad de distribución y
serán tantos como unidades de distribución tenga el artículo entregado por el
proveedor.
GTIN Ítem Contenido: El GTIN del ítem contenido, hace referencia al GTIN que
tiene ya sea la unidad de consumo o distribución, que se encuentra contenida
dentro de una unidad de distribución.
ID Compañía Orden de Compra Codigo Interno Descripcion del Articulo GTIN GTIN Item Contenido Tipo Embalaje (C o D) Contenido Ancho (centimetros) Alto (centimetros) Profundidad (centimetros)
1 1234567890 123-456-789-012 CEMENTO DE SECADO RAPIDO 02100000000012 C 1 60 30 10
1 1234567890 123-456-789-012 CEMENTO DE SECADO RAPIDO 12100000000019 02100000000012 D 10 190 95 32
1 1234567890 123-456-789-012 CEMENTO DE SECADO RAPIDO 22100000000016 12100000000019 D 50 600 300 100
© GS1 Costa Rica 2015
Archivo de equivalencias
Tipo de Embalaje: identifica si la línea corresponde a una unidad de consumo o
a una unidad de distribución.
Contenido del empaque: corresponde a la cantidad de unidades de consumo o
distribución que está conteniendo. Siempre en base al producto de la ESPH.
Dimensiones de Alto, Ancho, Profundidad: son las dimensiones de la unidad de
consumo y/o distribución en centímetros.
ID Compañía Orden de Compra Codigo Interno Descripcion del Articulo GTIN GTIN Item Contenido Tipo Embalaje (C o D) Contenido Ancho (centimetros) Alto (centimetros) Profundidad (centimetros)
1 1234567890 123-456-789-012 CEMENTO DE SECADO RAPIDO 02100000000012 C 1 60 30 10
1 1234567890 123-456-789-012 CEMENTO DE SECADO RAPIDO 12100000000019 02100000000012 D 10 190 95 32
1 1234567890 123-456-789-012 CEMENTO DE SECADO RAPIDO 22100000000016 12100000000019 D 50 600 300 100
© GS1 Costa Rica 2015 45
Nombre del Campo Formato del Campo Variable de Campo Longitud de Datos
ID Compañía Texto Extensión Única 01 dígito
Orden de Compra Numeral Extensión Variable 10 dígitos máximo
Código Interno Numeral Extensión Única 12 dígitos
Descripción del Articulo Texto Extensión Variable 50 dígitos máximo
GTIN Texto Extensión Única 14 dígitos
GTIN Ítem Contenido Texto Extensión Única 14 dígitos
Tipo Embalaje (C o D) Texto Extensión Única 01 dígito
Contenido Numeral Extensión Variable 05 dígitos máximo
Ancho (centímetros) Numeral Extensión Variable 05 dígitos máximo
Alto (centímetros) Numeral Extensión Variable 05 dígitos máximo
Profundidad (centímetros) Numeral Extensión Variable 05 dígitos máximo
Archivo de equivalencias
© GS1 Costa Rica 2015 46
OC de la ESPH
© GS1 Costa Rica 2015
¿Cómo se mide un producto ?
© GS1 Costa Rica 2015
Reglas para medición
Antes de medir un producto hay que determinar cuál es la cara frontal,
esta cara determina la orientación del producto para propósitos de su
medición. Ésta no debe confundirse con la orientación o ubicación final
que éste tendrá en el estante.
Las medidas deben ser bajo el sistema métrico decimal.
Todas las medidas deben redondearse. Los milímetros siempre se
redondean a milímetros enteros. Por ejemplo 99,3 mm sería 100 mm.
Para efectos de la ESPH se trabajará todo en centímetros.
Determinación del frente de un producto
Es el lado predefinido con mayor superficie utilizado por el
fabricante para colocar su marca o una base natural.
© GS1 Costa Rica 2015
Dimensiones
© GS1 Costa Rica 2015
Reglas para medición
© GS1 Costa Rica 2015
Preguntas
© GS1 Costa Rica 2015
Siguientes pasos…
© GS1 Costa Rica 2015
Paso #1Verifique si sus productos tienen Código de Barras Estándar Internacional
53
Productos importados
Productos nacionales
Distribuidor
© GS1 Costa Rica 2015
Diagrama General
© GS1 Costa Rica 2015
Paso #2Requisitos para afiliarse y obtener Código de Barras
• Dos (2) Contratos de afiliación.
• Dos (2) de solicitudes del servicio Código de Barras GTIN.
• Copia de la cédula de identidad del representante legal.
• Copia de la certificación de personería jurídica dada por el Registro Nacional con
menos de 3 meses de emitida (Solo si es persona jurídica).
• Documentos financieros:
Si su empresa tiene un año o más de operar: Copia de la declaración de impuesto sobre la
renta “R3” (formulario D-101) del último período fiscal. (Nota: Si la declaración no registra
movimientos debe presentar una declaración jurada).
Empresa sin operación o menos de un año: Copia de la inscripción a Tributación Directa y
Declaración Jurada de los activos, personal y ventas proyectadas para el primer año de
operación, este documento debe venir autenticado por un abogado (solamente se permite el
machote facilitado por GS Uno).
55
© GS1 Costa Rica 2015
Interno
- Impresora
- Ribbon
- Etiquetas
- Manual de
especificaciones técnicas
56
Proveedores externos
- Etiquetas según el tipo de
material
- Datos requeridos en el
GS1 Datamatrix
- Manual especificaciones
técnicas
Paso #3Imprima sus Códigos de Barras
© GS1 Costa Rica 2015
Paso #4Solicite la certificación de GS1 para entregar a la ESPH
57
• Certificación
Proceso cuando se certifican un producto.
• Verificación
Certificar para avalar nuevos tirajes de etiquetas
• Reimpresión
En caso de extravío de documentación
© GS1 Costa Rica 2015
Paso #5Solicite la certificación de GS1 para entregar a la ESPH
• Copia de la orden de compra.
• Lista de los productos = Archivo de equivalencias
• Muestra de las etiquetas o empaques de los productos,
impresos con los códigos de barras que desean registrar.
58
© GS1 Costa Rica 2015
Preguntas