FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
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Point E, Boulevard de l’Est Angle Rue de Kaolack BP 11 616 Dakar Té l : 221 33 825 13 16 / 221 33 825 62 59 E mail [email protected]
REPUBLIQUE DU BURUNDI
PROJET DE DEVELOPPEMEN T DES
SECTEURS FINANCIER ET PRIVE
(PSD)
AUTORITE DE REGULATION DES
MARCHES PUBLICS
(ARMP)
FONDS NATIONAL D’INVESTISSEMENT
COMMUNAL
(FONIC)
REVUE INDEPENDANTE DE LA CONFORMITE DE
LA PASSATION DES MARCHES AU TITRE DES
EXERCICES 2011 ET 2012
RAPPORT FINAL
(septembre 2014)
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
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Point E, Boulevard de l’Est Angle Rue de Kaolack BP 11 616 Dakar Té l : 221 33 825 13 16 / 221 33 825 62 59 E mail [email protected]
Bujumbura, le 20 septembre 2014
Monsieur le Coordinateur du Projet de
Développement des Secteurs Financier et Privé (PSD)
Bujumbura
Monsieur le Coordinateur,
Conformément à la mission que vous nous avez confiée, nous avons procédé à la vérification
des processus de passation, d’exécution, de suivi administratif, financier et technique et de
contrôle des marchés conclus par le Fonds National d’Investissement Communal (FONIC)
pour la période allant du 1er
janvier 2011 au 31 décembre 2012.
Il s’agit, dans le cadre de cette mission, de mesurer le degré de respect des dispositions et
procédures édictées par la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du
Burundi afin d’exprimer une opinion motivée sur l’adéquation des procédures de passation
des marchés et de gestion des contrats conclus par le FONIC avec les dispositions dudit code.
Notre examen effectué conformément aux normes d’audit généralement admises sur le plan
international a comporté les sondages et autres procédés de vérification que nous avons jugés
nécessaires en la circonstance.
Ces normes requièrent la mise en œuvre de diligences permettant d’obtenir l’assurance
raisonnable que :
- les marchés attribués au cours de la période sous revue ont été passés de manière
transparente et régulière conformément aux dispositions du Code des Marchés Publics
et que la mise en œuvre de ces procédures ne comporte pas d’anomalies
significatives ;
- que l’exécution financière est effectuée conformément aux dispositions contractuelles
et à la règlementation en vigueur ;
- que les procédures de contrôle de la matérialité des transactions sont adéquates et
permettent de s’assurer de la réalisation des marchés conformément aux prescriptions
techniques et aux normes prévues.
Ces travaux appellent de notre part les réserves et exceptions ci – après :
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1. Réserves
a) l’examen de la procédure d’appel d’offres ouvert N° DNCMP/176/F/2011 relatif au
marché portant Fourniture de matériaux pour la construction des écoles
fondamentales et de logements a permis d’identifier les non conformités ci-après :
- l’examen du rapport d’analyse a permis de noter que sur les onze
soumissionnaires, quatre ont été éliminés à l’examen préliminaire des offres, pour
défaut de fournitures de documents, exigés dans le DAO, conformément aux
dispositions de l’article 60 du CMP. A notre avis et au regard des pratiques
généralement admises sur le plan international, à l’exception de la non fourniture
de la garantie de soumission qui entraine le rejet de l’offre, il est permis aux
candidats de compléter les pièces administratives manquantes, jusqu’à
l’attribution du marché. Sous ce rapport, il y’a lieu également d’envisager, dans le
cadre de la révision du CMP, de permettre aux candidats de produire des
photocopies certifiées conformes aux originaux des pièces administratives
requises, pour avoir accès aux marchés publics.
- suite à son élimination lors de la première séance d’analyse, le soumissionnaire
BIGWABARI JEANNINE a intenté un recours, le 12 Juillet 2011, auprès de
l’ARMP aux motifs qu’il a été éliminé, à cause de l’absence de l’attestation de
capacité financière, alors que c’est l’engagement d’autofinancement (ligne de
crédit) qui a été demandé dans le DAO et que cet engagement est contenu dans son
offre. Et suite aux recommandations de l’ARMP pour la ré-analyse des offres, la
PRMP s’est adressée à la plaignante, pour lui demander de lui transmettre
l’historique de son compte bancaire, pour la période en cours, ce que cette
dernière a contesté, en arguant le fait que le DAO ne l’exigeait pas et que le fournir
équivaudrait à modifier son offre. En effet, la commission aurait dû se limiter à
vérifier la conformité des documents fournis par les soumissionnaires, aux
exigences du DAO. En exigeant uniquement de la plaignante, un document non
prévu par le DAO, pour valider son attestation d’autofinancement, la PRMP viole
le principe de l’égalité de traitement des candidats.
- l’examen du procès-verbal de réattribution a permis de noter des incohérences
entre les différents rapports d’analyse et de ré-analyse mis à notre disposition et
ledit PV de réattribution. En effet, deux (2) soumissionnaires, dont les offres ont
été rejetées, aussi bien à l’analyse administrative initiale des offres, qu’à la ré-
analyse, se retrouvent attributaires. C’est ainsi que le lot 1 de la construction des
écoles a été attribué à NSABIYUMVA JEANNETTE et le lot 2 à NDORICIMPA
JEAN BOSCO ; ces marchés ont par conséquent été attribués en violation du
CMP.
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- l’examen de l’avis de non objection de la DNCMP sur la réattribution des marchés
a permis de noter une erreur sur le montant auquel, le lot N° 1 de la construction
des logements, a été attribué à KANTORE, qui, de 548 969 400 FBU TVAC, est
passé à 548 569 400 FBU TVAC. Nous avons également noté que le lot N° 2 a été
déclaré infructueux par la DNCMP, avant de demander sa relance, alors qu’il avait
été attribué à NDORICIMPA JEAN BOSCO ; le contenu du dossier de passation,
ne permet pas d’apprécier la pertinence de la relance recommandée par la
DNCMP.
b) L’examen du marché de Gré à Gré N° DNCMP 321/F/2012, relatif à la fourniture
des matériaux importés pour la construction des écoles fondamentales et villages,
a permis de noter les non conformités ci-après :
- le dossier de marché mis à notre disposition ne comprend pas les documents essentiels
requis, pour autoriser un marché de gré à gré, à savoir le rapport spécial établi par la
Commission de Passation des Marchés au terme d’une séance d’analyse des motifs,
justifiant le recours au gré à gré, en présence d’un observateur indépendant, le rapport
de mission de l’observateur indépendant et le rapport spécial de la Commission de
Passation des Marchés, à transmettre aussi à l’ARMP, alors que l’autorisation de la
DNCMP a été accordée sans analyse du contenu de ces deux rapports, en violation
des dispositions de l’article 42.1 du CMP.
- l’examen du dossier a permis de noter que le soumissionnaire KARIKUNZIRA, a été
attributaire de quatre (4) lots relatifs au ciment , alors qu’aux termes du DAO, un
soumissionnaire peut présenter son offre pour un (1) ou plusieurs lots, mais ne peut
être attributaire, de plus de deux (2) lots, pour chaque type de fourniture. Sous ce
rapport, la commission a attribué ces lots, en violation du règlement de la
consultation.
- l’examen de la lettre de la DNCMP, suite à sa saisine pour avis de non objection sur
l’attribution des marchés, a permis de noter que celle-ci, après avoir estimé que les
offres des soumissionnaires ont été surfacturées, a proposé à la PRMP de relancer le
marché, conformément aux recommandations de l’ARMP et en rapport avec le
réalisme des prix sur le marché local. Mais en fait de procédure de relance ou de
réattribution des marchés, la commission a décidé de procéder à l’attribution des
marchés par entente directe, en procédant par négociation, avec les entreprises ayant
déjà fourni, les garanties nécessaires et ayant fourni les offres les moins disantes, la
négociation devant aboutir au rabais des prix proposés. Sur ce point, il convient de
dire que la négociation n’est pas conforme à l’article 71 du CMP et aucun des cas
limitatifs, prévus par l’article 40 du Code des Marchés Publics, pour passer une
entente directe, n’est applicable et aucune autorisation n’a été requise auprès de la
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DNCMP, en violation des articles 39 et 40 du CMP, l’autorisation initiale de la
DNCMP, n’étant valable que pour la procédure initiale, conformément à l’article 42
du CMP, avec la mise en concurrence de plusieurs soumissionnaires.
c) L’appel d’offres N° DNCMP/28/F/2012, relatif au marché portant Fabrication et
livraison des huisseries métalliques destinées à la construction des écoles
fondamentales (25 lots) a été entaché de plusieurs non conformités :
- Le délai de préparation des offres est de 28 jours, alors que l’article 48 du CMP fixe
un délai de réception des candidatures ou des offres, qui ne peut être inférieur à 30
jours calendaires, pour les marchés supérieurs aux seuils réglementaires, à compter de
la publication de l’avis d’appel d’offres.
- L’examen de l’avis d’appel d’offres a permis de noter qu’il y figure au titre des
conditions de participation, une clause qui exclut de l’appel d’offres : « tout
soumissionnaire qui n’a pas exécuté totalement les marchés antérieurs pour le compte
du FONIC ». Le libellé de cette clause constitue une discrimination vis-à-vis des
candidats qui ont mal exécuté des marchés du FONIC pendant que les
soumissionnaires n’ayant pas totalement exécuté des marchés ailleurs ne sont pas
pénalisés de la même manière, rompant ainsi le principe d’égalité de traitement des
candidats. Ce critère ne doit, par conséquent, pas être appliqué uniquement aux
marchés du FONIC, mais à tous les marchés exécutés par les candidats, au cours d’une
période à déterminer. Nous précisons par ailleurs que le critère doit être clairement
défini, afin d’éviter tout abus ; il doit viser de manière précise, des marchés résiliés
aux torts des soumissionnaires, ou des marchés pour lesquels, un taux maximum de
pénalités de retard a été appliqué au titulaire.
- l’examen du dossier a permis, par ailleurs, de noter que l’autorité contractante fait une
confusion entre la notification de l’attribution provisoire, en invitant déjà l’attributaire
provisoire à constituer la garantie de bonne exécution, et la notification du marché qui
ne peut intervenir qu’après la signature et l’approbation du marché et qui est
constitutive du point de départ des délais contractuels d’exécution. Cette remarque est
également valable pour l’appel d’offres N° DNCMP/33/F/2011, relatif au marché
portant Fourniture de matériaux importés pour la construction de 113 écoles et
192 logements (14 lots).
- l’examen du DAO a permis de noter que le point 21 du RPAO, relatif à l’examen des
offres et la détermination de leur conformité, stipule que « avant d’effectuer
l’évaluation détaillée des offres, le Maître d l’Ouvrage établira la conformité de l’offre
en vérifiant que chaque offre répond aux critères de qualification tels qu’indiqués à la
clause 4.1 des IS… ». Il s’agit d’une confusion au stade de l’examen préliminaire des
offres, entre la vérification des critères de recevabilité des offres faite, avant l’examen
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détaillé des offres et la vérification des critères de qualification des candidats, faite ex-
post, d’abord pour le candidat ayant proposé l’offre conforme la moins disante. Nous
précisons que la recevabilité des offres est examinée au regard des dispositions des
articles 53, 54 et 55 du CMP, l’évaluation et l’attribution, au regard des articles 63 et
67 du CMP. Les critères de sélection des candidats ne peuvent pas être inclus dans les
critères d’attribution qui doivent essentiellement, viser à identifier l’offre
économiquement la plus avantageuse. Cette remarque est également valable pour
l’appel d’offres N° DNCMP/33/F/2011, relatif au marché portant Fourniture de
matériaux importés pour la construction de 113 écoles et 192 logements (14 lots).
- l’examen du rapport d’analyse et du procès-verbal d’attribution, nous a permis de
noter que l’examen des spécifications techniques décrites dans le DAO et comportant
des mensurations et profilés précis des fournitures, n’a pas été relaté dans ce PV, en
violation de l’article 63 du CMP. En plus, lorsque l’on parcourt le tableau détaillant
les montants auxquels les lots ont été attribués, nous constatons que certains n’ont pas
été attribués aux moins disants. Mais l’état du dossier ne permet pas d’apprécier les
raisons qui ont motivé le choix de la commission d’analyse et d’attribution, le PV
d’analyse, ne détaillant pas l’examen technique des offres.
- l’examen du dossier a permis de noter que les contrats de SOGEM et SOCOS, n’ont
pas été approuvés par le Ministre des Finances, rendant ces marchés nuls et de nul
effet, au titre de l’article 74 in fine, aux termes duquel, les marchés qui n’ont pas été
approuvés, sont nuls et de nul effet.
d) l’examen de l’appel d’offres N° DNCMP/33/F/2011, relatif au marché portant
Fourniture de matériaux importés pour la construction de 113 écoles et 192
logements (14 lots), a permis de noter plusieurs entorses à la réglementation des
marchés publics :
- l’examen du procès-verbal d’ouverture des plis, a permis de constater que deux des
soumissionnaires (Pooja Parixitpunjan et GH Vista) ont fourni des chèques certifiés
comme garantie de soumission, alors que le chèque certifié est émis sur le compte du
client pour lequel, la banque certifie que la provision existe et est bloquée jusqu’au
terme du délai de présentation de huit jours. Ces offres auraient dû être rejetées car les
garanties produites, ne sont pas conformes à l’article 99 du CMP.
- l’examen du rapport d’analyse a permis de noter plusieurs incohérences entre le
tableau synthétique de contrôle de la conformité administrative des offres, qui indique
que les offres de trois (3) soumissionnaires ADQ Business, les Ets Ndimurukundo et
Jérémie Bigirimana ne sont pas conformes et les commentaires faits en-dessous de ce
tableau, où il est mentionné que les offres des Ets Ndimurukundo, de Jérémie
Bigirimana, JM Hardware et Ndayishimiye Epipode ont été rejetées. Par la suite, ce
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dernier et ADQ G Business sont retrouvés sur la liste des autres soumissionnaires,
dont les offres sont administrativement conformes. Il y’a lieu de veiller à la cohérence
des conclusions avec les données de l’analyse.
- les offres ont fait l’objet d’une ré-analyse dont la raison n’a pas été renseignée.
Toutefois, les mêmes incohérences ci-avant soulevées, ont été notées. Sous ce rapport,
l’existence de ces deux procès-verbaux d’analyse n’est pas justifiée, d’autant plus que
le second n’a pas servi à corriger les erreurs commises dans le premier. Il s’y ajoute
qu’il s’est écoulé vingt-six jours entre l’analyse et la ré analyse, en violation de
l’article 62 du CMP qui fixe un délai de 30 jours, entre l’ouverture des plis et l’analyse
des offres, alors que celle-ci a duré, effectivement 33 jours.
- l’examen du procès-verbal d’attribution a permis de noter que l’offre du
soumissionnaire Ndayishimiye Epipode, éliminée par la commission d’analyse, du fait
que son offre dépassait les quantités demandées, d’une unité sur les tubes à fournir, a
été réintroduite, pour être comparée aux autres offres, pendant l’attribution. En effet,
la commission d’analyse aurait dû plutôt procéder à la correction de l’offre en la
ramenant aux quantités figurant dans le DQE, pour les besoins de comparaison des
offres et non l’éliminer.
- l’examen du dossier a permis de noter, qu’après avoir adressé une lettre de mise en
demeure au titulaire MARIMBU, le FONIC lui a accordé un délai de 10 jours
ouvrables, pour appliquer les pénalités de retard, en violation de l’article 109.1 du
CMP, car le titulaire est passible des pénalités de retard, dès après la mise en demeure.
- l’examen de l’exécution a permis de noter que les contrats ont été résiliés, alors que
plusieurs paiements avaient déjà été effectués et qu’il ne restait respectivement que de
12% et 17% à livrer.
e) l’examen de la Demande de Cotation DC N° 1 relatif à la fourniture de Matériel de
bureau, matériel informatique, matériel de propreté et matériel de cafétéria, a
permis de noter plusieurs non conformités :
- des lettres de consultation n’ont pas été envoyées aux fournisseurs pressentis ; trois
candidats ont été saisis par téléphone et la base de leur sélection n’a pas été déterminée
dans le dossier, en violation de l’article 1 de l’ordonnance N° 540/1035/2008.
- l’examen du dossier a permis de noter, que c’est le Responsable du Service Passation
des Marchés qui a apposé sa signature sur le rapport de comparaison et la proposition
d’attribution, en lieu et place d’une sous-commission d’analyse et de la commission de
passation des marchés, habilitées à le faire, en violation des dispositions des articles 9
et 62 et suivants du CMP et de l’article 17 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant
création, organisation et fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés Publics.
-
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- pour des fournitures de cette nature, un cahier des charges avec la description des
fournitures et des spécifications techniques n’a pas été établi, en violation de l’article
20.5 du CMP.
- l’examen de l’exécution a permis de noter que les factures de International Stationary
et GTA ne comportent ni en-tête, ni numéro de RC et NIF et ne sont pas numérotées,
de surcroît. Les remarques ci-dessus, sont valables pour la DC N° 3 Impression d’un
journal de 8 pages.
- l’examen de certains bordereaux d’expédition a permis de noter que les livraisons ont
été partielles, alors que la totalité du paiement du marché, a été effectuée.
f) l’examen de la demande de cotation DC N° 4 Matériel de bureau, matériel
informatique et divers a permis de noter, que la facture du titulaire du marché
indique qu’une avance de démarrage de 65% du montant du marché, lui a été
accordée, pour un montant de 2 000 000 FBU, en violation de l’article 120 du CMP
qui précise que « le montant total des avances accordées, au titre d’un marché
déterminé, ne peut en aucun cas, excéder trente pour cent (30%) du montant du
marché initial, pour les fournitures et autres services.
g) l’examen de la demande de cotation DC N° 5 Réparation de véhicules a permis de
noter plusieurs non conformités :
- des lettres de consultation n’ont pas été envoyées aux fournisseurs pressentis ; deux
candidats ont été saisis par téléphone, au lieu de trois et la base de leur sélection n’a
pas été déterminée, en violation de l’article 1 de l’ordonnance N° 540/1035/2008.
- Un rapport pour la comparaison des offres n’a pas été émis.
h) l’examen de la demande de cotation DC N° 6 Impression de 500 calendriers de mur
A2, a permis de noter les non conformités ci-après :
- la demande d’achat a été établie à une date postérieure (12 novembre 2012) à celle des
factures pro forma des soumissionnaires (02 et 09 novembre 2012).
- des lettres de consultation n’ont pas été envoyées aux fournisseurs pressentis ; trois
candidats ont été saisis par téléphone, au lieu de trois et la base de leur sélection n’a
pas été déterminée dans le dossier, en violation de l’article 1 de l’ordonnance N°
540/1035/2008.
- l’examen du dossier a permis de noter que la commission qui a siégé pour la
comparaison des offres, n’est pas conforme car, mis à part Monsieur Longin
Mbazumutima qui est secrétaire de la commission d’ouverture et d’analyse, les autres
personnes qui ont siégé ne font pas partie des membres de la commission dûment
nommée.
- sur les 500 calendriers commandés par l’AC, seuls les 478 ont été facturés et livrés, la
facturation et la livraison des 22 calendriers restants, n’ont pas été retracées dans le
dossier.
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i) L’examen de la demande de cotation DC N° 7 Achat de mobilier a permis de noter
les non conformités ci-après :
- Seuls les documents liés à l’exécution (bon de commande, facture, bordereau
d’expédition) et au règlement (chèque) ont été versés au dossier.
- L’examen du dossier a permis de noter qu’aucune procédure concurrentielle n’a
éventuellement été menée, pour l’achat du mobilier, en violation de l’article 39 du
CMP sur le gré à gré.
- La base de sélection du prestataire n’a pas été déterminée, en violation de l’article 1
de l’ordonnance N° 540/1035/2008.
- La facture de l’entreprise Alpha CD Technology ne comporte pas de numéro de NIF.
j) L’examen des demandes de cotation ci-avant mentionnées a permis de noter que les
candidats non retenus, n’ont pas été informés du rejet de leurs offres, au regard des
éléments du dossier de marché qui nous a été transmis. La non information des
candidats évincés les prive des moyens d’user de leur droit de recours en vertu des
dispositions des articles 132 et 135 du CMP. Cette pratique est une violation des
dispositions de l’article 68 du Code des Marchés Publics, et constitue une violation du
principe de transparence, ce qui devrait normalement se traduire par une annulation du
marché.
2. Limitations à l’étendue de nos travaux et autres domaines d’incertitudes
subsistants à l’issue de nos travaux :
a) Le rapprochement entre l’état d’exécution du plan de passation des marchés (liste des
acquisitions présentée par le FONIC) élaboré par le FONIC, au titre des exercices
2011 et 2012 d’une part et les statistiques de marchés consignées dans les rapports
annuels de la DNCMP, pour la même période d’autre part, a permis d’identifier
plusieurs marchés non retracés dans l’état d’exécution du plan de passation des
marchés (DNCMP/267/F/2012 , DNCMP/158/F/2012, DNCMP336/F/2012). Par
ailleurs, le cumul des montants mentionnés sur les lettres de commande approuvées,
au titre du marché DNCMP/33/F/2011, se chiffre à 2 582 072 821 FBU, soit une
différence de 870 628 320 FBU, comparé aux montants mentionnés sur l’état
d’exécution du PPM, préparé par le FONIC qui s’établit à 3 452 701 141 FBU. La
même observation a été faite sur le marché DNCMP N°321/F/212 pour lequel, le
cumul des lettres de commande approuvées, se chiffre à 1 901 703 776 FBU (idem
que le montant retracé dans le rapport annuel de la DNCMP) contre 1 623 748 000
FBU dans l’état d’exécution du PPM préparé par le FONIC, soit un écart de
277 955 776 FBU. Sous ce rapport, il convient de noter que nous n’avons pas obtenu
les balances générales et les balances auxiliaires des comptes fournisseurs, au titre des
exercices sous revue, à l’effet de mettre en œuvre des procédures alternatives de
contrôle de l’exhaustivité des informations fournies. Au regard de ce qui précède, il
y’a une incertitude sur la fiabilité des données chiffrées et sur l’exhaustivité de l’état
d’exécution du PPM.
b) nous avons noté que les actes de nomination des membres des commissions
d’ouverture, d’analyse et d’attribution ne sont pas conformes à la règlementation des
Marchés Publics.
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Le Directeur Général du FONIC, Personne Responsable des Marchés, n’a pas mis en
place la Commission de Passation des Marchés dont les membres doivent être
nommés pour une période d’un an, conformément à l’article 16 du décret ci-avant
mentionné.
En effet, c’est par note de service que le Directeur Général du FONIC nomme une
commission chargée de la préparation du Dossier d’Appel d’Offres relatif à chaque
marché. La commission est subdivisée en une cellule chargée de l’élaboration du DAO
et une cellule chargée de la lecture dudit DAO. C’est ainsi aussi qu’il nomme une
Commission Interne de Passation des Marchés, répartie en deux (2) cellules, avec une
commission chargée de l’ouverture et une commission d’analyse et d’attribution des
Marchés.
c) Nous avons noté une certaine carence dans le classement des pièces de marchés,
passés par le FONIC, telles que, la demande de l’avis de non objection de la DNCMP
et l’ANO sur le DAO, les attestations de mainlevée ou de restitution des cautions de
soumission, des candidats non retenus, les supports de publication du PV d’ouverture
des plis, du PV d’attribution provisoire et de l’attribution définitive, ne sont pas
classés dans les dossiers de passation. Il en de même des lettres d’information des
candidats non retenus du rejet de leurs offres. Cette information des soumissionnaires
non retenus, du rejet de leurs offres, est une formalité essentielle de l’achèvement de la
procédure de passation, au regard de l’exigence de transparence, mais aussi en ce
qu’elle permet aux candidats d’exercer leur droit de recours éventuel. C’est également
une exigence de l’article 68 du CMP.
d) Seuls les documents liés à l’exécution (bon de commande, facture, bordereau
d’expédition) et au règlement (chèque) de la demande de cotation DC N° 4 Matériel
de bureau, matériel informatique et divers ont été versés au dossier et la procédure
concurrentielle éventuellement menée n’a pas été retracée, pour la mise en œuvre de
procédures de vérification propres, à nous permettre, de nous assurer de sa conformité
à l’article 20 du CMP et à l’article 1 de l’ordonnance N° 540/1035/2008.
e) Le bon de livraison ou l’attestation de service fait de la demande de cotation DC N° 5
Réparation de véhicules n’ont pas été joints au dossier, pour nous permettre de nous
assurer de l’effectivité des réparations.
f) L’avis Général de Passation des Marchés (article 16 du CMP) n’a pas été préparé et
publié non plus. Cette publicité doit se faire au moyen d’un journal à large diffusion).
g) nous avons noté que le FONIC a utilisé les dossiers- types d’appel d’offres dont la
mise en œuvre a été préconisée par l’ordonnance ministérielle N° 540/07/2009 du 5
janvier 2009, portant mise en place des dossiers types de passation des marchés
publics. Elle n’a par contre pas utilisé le modèle de Plan Prévisionnel de Passation des
Marchés élaboré par les autorités de contrôle et de régulation, et diffusé aux Autorités
Contractantes. Il convient de se conformer à ces dossiers-types pour la mise en œuvre
des procédures de passation des marchés.
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Rapport Final
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h) aux termes de l’article 10 du décret 100/123 ci-avant mentionné, un règlement d’ordre
intérieur de la CGPM doit être élaboré et mis en œuvre; ce document n’a pas été
élaboré par le FONIC, pour se conformer aux exigences règlementaires.
i) la DNCMP ne délivre pas de manière formelle un avis de non objection sur le
contrat, comme si la non objection sur la proposition d’attribution emportait celle du
contrat. Il convient de formaliser les non objections à toutes les étapes de contrôle a
priori (ANO sur le Projet de DAO, ANO sur le rapport d’analyse et la proposition
d’attribution, ANO sur le Projet de Contrat).
Au regard des points évoqués aux paragraphes 1 et 2 ci-avant, notre opinion est que les
performances du FONIC en matière vde passation et d’exécution des marchés ne sont pas
satisfaisantes .
SOMMAIRE
Pages
Lexique des abréviations et sigles 12
1 Tableau de synthèse des violations des textes législatifs et réglementaires 13
2 Contexte de l’intervention et objectifs de la mission 20
2.1 Contexte de l’intervention 21
2.2 Objectifs de la mission 22
2.2.1 Objectifs généraux 22
2.2.2 Objectifs spécifiques 22
2.2.3 Etendue des travaux à effectuer 23
2.2.4 Rapports émis au terme de la mission 27
3 Approche méthodologique mise en œuvre 28
3.1 Revue approfondie des textes de référence 29
3.2 Analyse de l’organisation et de l’environnement de la passation des 30
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Rapport Final
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marchés
3.3
Vérification des différentes étapes de la passation des marchés 31
32
3.3.1 Audit de la préparation des marchés 33
3.3.2 Audit de la gestion de l’attribution 34
3.3.3 Audit de la gestion de l’exécution des marchés dans ses aspects
administratifs, financiers et physiques
35
4 Résultats des travaux 37
4.1 Revue du cadre institutionnel et de l’environnement de la passation des
marchés
38
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.3.1
4.1.3.2
Autorité de Régulation des Marchés Publics
Direction National de Contrôle des Marchés Publics
Organes de la passation des marchés
Cellule de Gestion des Marché Publics
Cellule de Passation des Marchés
38
41
42
42
44
4.1.3.3 Commission de Réception des marchés 45
4.2 Documents de programmation de la passation des marchés 46
4.2.1 Plan de passation des marchés 46
4.2.2 Avis général de passation des marchés 47
4.2.3 Rappel des seuils applicables au FONIC 47
4.3 Examen des marchés 49
4.3.1 Périmètre couvert par nos travaux 49
4.3.2 Marchés conclus par Appel d’Offres 55
4.3.3 Marchés conclus par Entente Directe 87
4.3.4 Marchés conclus par Demande de Cotations 92
Liste des abréviations et sigles
AC Autorité Contractante
AGPM Avis Général de Passation des Marchés
ANO Avis de Non Objection
AOOI Appel d’Offres Ouvert International
AOON Appel d’Offres Ouvert National
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
13
AOR Appel d’Offres Restreint
ARMP Autorité de Régulation des Marchés Publics
BPU Bordereau des Prix Unitaires
CD Commission Disciplinaire
CPM Commission de Passation des Marchés
CMP Code des Marchés Publics
CGMP Cellule de Gestion des Marchés Publics
COMESA Marché Commun de Afrique Orientale et Australe (Common Market for
Eastern and Southern Africa)
CPV Common Procurement Vocabulary (vocabulaire commun des marchés publics)
CR Consultation Restreinte
CRD Commission de Règlement des Différents
DAC Dossier d’Appel à la Concurrence
DAF Direction Administrative et Financière
DAO Dossier d’Appel d’Offres
DG Directeur Général
DNCMP Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics
DP Demande de Propositions
DC Demande de Cotations
DQE Devis Quantitatif Estimatif
ED Entente Directe
FBU Franc Burundais
FONIC Fonds National d’Investissement Communal
GBE Garantie de Bonne Exécution
GG Gré à Gré
GS Garantie de Soumission
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
14
MEFPD Ministère de l'Economie et des Finances et de la Planification du
Développement
MSNDPHG Ministère de la Solidarité Nationale, des Droits de la Personne Humaine et du
Genre
NA Non Applicable
OI Observateur Indépendant
PPM Plan de Passation des Marchés
PSD Projet de Développement des Secteurs Financier et Privé
PRMP Personne Responsable des Marchés Publics
PVA Procès Verbal d’Attribution
PVO Procès Verbal d’Ouverture
SCA Sous-commission d’analyse
SCO Sous-commission d’ouverture
TDR Termes de Référence
TVAC Taxe sur la Valeur Ajoutée Comprise
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
15
1 SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
16
TABLEAU DE SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS
Description AO N°
DNCMP/176/F/2011
Gré à Gré N°
DNCMP 321/F/2012
AOO N°
DNCMP/28/F/2012
AOO N°
DNCMP/33/F/2011
Nature Fourniture de matériaux
pour la construction des
écoles fondamentales et
logements
Fourniture des
matériaux importés
pour la construction
des écoles
fondamentales et
villages
Fabrication et livraison
des huisseries
métalliques destinées à
la construction des
écoles fondamentales
(25 lots)
Fourniture de matériaux
importés pour la
construction de 113 écoles
et 192 logements (14 lots)
Attributaires 3 Attributaires 4 Attributaires 9 Attributaires 10 Attributaires
Montants en FBUTVAC 959 593 150 1 901 703 776 1 012 188 087 2 582 072 821
Violation de de l’article
9 du CMP : défaut de
mise en place d’une
CGMP
Violation de l’article 62.1
du CMP : mise en place
des sous-commissions par
la PRMP
Violation de l’article 42
du CMP : défaut
d’établissement des
rapports de la
Commission de Passation
des Marchés et de
l’observateur indépendant
Violation de l’article 39
du CMP sur le gré à gré
Violation de l’article 44
du CMP : défaut de
mention des critères de
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
17
qualification dans l’avis
d’appel d’offres
Violation l’article 48 du
CMP : délai de
préparation des offres non
conforme
Critère de sélection
abusif, discriminatoire
contraire au principe de
libre accès à la commande
publique.
Violation de l’article 60.3
du CMP : défaut de
publication du PV
d’ouverture des plis
Entorse au principe
d’égalité de traitement des
candidats
Violation de l’article 19
du décret 100/123 du 11
juillet 2008 sur la
composition de la sous-
commission d’analyse
Violation de l’article 61
du CMP : défaut de
publication de la décision
déclarant l’appel d’offre
infructueux
Violation de l’article 63
du CMP : Introduction en
cours d’analyse, de
critères d’évaluation non
annoncés dans le DAO ou
non-respect des critères
Violation de l’article 67.2
du CMP : défaut de
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
18
publication du PV
d’attribution
Violation de l’article 68
du CMP : défaut
d’information des
candidats non retenus
Violation de l’article 74
du CMP : contrat non
approuvé
Violation de l’article 75.3
du CMP : défaut de
restitution des garanties
de soumission des
candidats non retenus
Contrat non classé Violation de violation de
l’article 12 du CMP :
défaut de classement de
l’ANO de la DNCMP sur
le contrat
Violation de l’article 76
du CMP : défaut de
publication de
l’attribution définitive
Violation de l’article 109
du CMP : défaut de
décompte des pénalités de
retard
Non exhaustivité de
l’archivage des pièces de
marchés
Contrats non soumis aux
formalités de
l’enregistrement
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
19
Description DC N°1 DC N°2 DC N°3 DC N°4 DC N°5
Nature Matériel de bureau,
matériel
informatique,
matériel de propreté,
matériel de cafétéria
Achat de trois billets
d’avion aller-retour
Impression d’un
journal de 8 pages
quadri recto verso sur
papier couché 150 gr
au format A4
Matériel de bureau,
matériel informatique et
divers
Réparation de véhicule
Attributaires MICA DUTY SHOP MANAF
FREIGHTERS
MISTER MINUTE
SERVICE
FAMILY DAN AND
STESSY
GARAGE MAXI SERVICE
Montants en FBU
TVAC
3 705 200 4 815 000 (1 605 000 l’unité)
2 596 000 3 073 820 1 392 400
Violation de l’article 9
du CMP : défaut de
mise en place de la
CGMP
Violation de l’article 1
de l’Ordonnance n°
540/1035/2008 : défaut
de consultation de cinq
fournisseurs
Violation des articles
60, 62 et 67.1 du CMP :
Confusion de Procès-
verbaux en un seul
Violation de l’article 20
du CMP : non
établissement d’un
cahier des charges
Violation de l’article 39
du CMP, sur les
conditions du gré à gré
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
20
Violation de l’article 62
du CMP : défaut de
mise en place d’une
sous-commission
d’analyse
Violation de l’article 68
du CMP: Défaut
d’information des
candidats non retenus
du rejet de leurs offres
Non exhaustivité de
l’archivage des pièces
de marchés
Description DC N°6 DC N°7
Nature Impression de 500
calendriers de mur
A2
Achat de mobilier
Attributaires BASE
INTERNATIONAL
Alpha CD Technology
Montants en FBU
TVAC
4 999 660 1 097 400
Violation de l’article 9
du CMP : défaut de
mise en place de la
CGMP
Violation de l’article 1
de l’Ordonnance n°
540/1035/2008 : défaut
de consultation de cinq
fournisseurs
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
21
Violation des articles
60, 62 et 67.1 du CMP :
Confusion de Procès-
verbaux en un seul
Violation de l’article 20
du CMP : non
établissement d’un
cahier des charges
Violation de l’article 39
du CMP, sur les
conditions du gré à gré
Violation de l’article 62
du CMP : défaut de
mise en place d’une
sous-commission
d’analyse
Violation de l’article 68
du CMP: Défaut
d’information des
candidats non retenus
du rejet de leurs offres
Non exhaustivité de
l’archivage des pièces
de marchés
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
22
SECTION 2
CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
23
2. CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION
2. CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION
2.1 CONTEXTE DE L’INTERVENTION
Conscient du volume important de dépenses que représente la commande publique, du flot
considérable de transactions qu'elle génère et désireux de promouvoir la transparence,
l'efficacité et la responsabilisation, essentielles à une bonne gouvernance, dans un Etat de
droit, le Gouvernement de la République du Burundi a procédé à une profonde réforme
de son système de gestion des finances publiques et de son système de passation des
marchés publics. Cette double réforme vise à rationaliser les dépenses publiques et aligner
le système de Passation des Marchés Publics sur les meilleures pratiques internationales
en la matière, notamment en se conformant aux directives du COMESA relatives à
l’harmonisation des marchés publics des Etats membres de la Communauté. Elle
comporte d’importantes innovations par rapport à la réglementation antérieure en ce
qu’elle consacre la régulation, institue le recours suspensif des soumissionnaires au stade
de passation de marchés, rationalise le contrôle a priori, responsabilise davantage les
ministères et organismes dépensiers et systématise le contrôle a posteriori.
Au plan institutionnel, la réforme a contribué à la création de l’Autorité de Régulation des
Marchés Publics (ARMP) sous forme d’autorité administrative indépendante, distincte du
service administratif chargé du contrôle a priori et a posteriori de la passation des
marchés, en l’occurrence la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics
(DNCMP).
Les missions de l’ARMP, autorité administrative indépendante dotée de l’autonomie
financière, s’organisent autour du principe qui vise à séparer les fonctions de contrôle des
marchés publics (conférées à la DNCMP) des fonctions de régulation qui lui permettent
d’intervenir sur l’ensemble du secteur, tant à travers des missions d’assistance dans
l’élaboration des politiques ou de la conception d’outils de passation (documents et
formulaires standards…), qu’en matière de formation ou de développement du cadre
professionnel en plus des fonctions mêmes qui constituent le cœur de la régulation, l’audit
et le règlement des conflits.
En particulier, l’ARMP a l’obligation de faire réaliser, à la fin de chaque gestion
budgétaire, un audit indépendant en vue de contrôler et suivre la mise en œuvre de la
réglementation en matière de passation, d’exécution et de contrôle des marchés et
conventions.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
24
La présente mission concerne la mise en œuvre d’une revue indépendante pour la
vérification, en référence au Code des Marchés Publics (CMP), de la transparence et des
conditions de régularité des procédures d’élaboration, de passation et d’exécution des
marchés publics, des avenants et marchés complémentaires conclus au titre des exercices
2011 et 2012 par les autorités contractantes indiquées à l’annexe 1 des présents termes de
référence.
2.2 OBJECTIFS DE LA MISSION
2.2.1 Objectifs Généraux
L’objectif principal de la mission, au sein des autorités contractantes est de vérifier le
processus de passation et d’exécution des marchés conclus entre le 1er Janvier 2011 et le
31 décembre 2012, afin de mesurer le degré de respect des dispositions et procédures
édictées par le Code des Marchés Publics. Il s’agira principalement d’apprécier
l’adéquation des procédures de passation des marchés et les modalités de gestion des
contrats aux dispositions du CMP pour les dépenses effectuées par lesdites autorités
contractantes.
2.2.2 Objectifs Spécifiques
Les objectifs spécifiques sont les suivants :
se faire une opinion sur les procédures de passation de marchés adoptées pour les
contrats sélectionnés ;
Vérifier la conformité des procédures aux principes généraux d’économie, d’efficacité,
d’équité et de transparence, édictés par le CMP ;
Fournir autant que possible, une opinion sur la qualité des contrats, incluant les
aspects techniques et économiques ;
Identifier les cas de non-conformité des procédures avec les directives du CMP, en
particulier dans les cas de rejet d’offres moins - disantes, de fractionnement de
marchés, de non-respect des dispositions préalables à la mise en concurrence, de non-
respect des éléments constitutifs des cahiers des charges, de non-respect des seuils
fixés pour les avenants, de non-respect des règles de publicité et de communication,
etc. ; pour chacune des autorités contractantes, le consultant apportera un jugement
sur l’acceptabilité de telles situations au regard des dispositions du CMP ;
Procéder à la revue des plaintes des soumissionnaires pour évaluer l’exhaustivité,
l’efficacité et la pertinence de leur traitement par l’autorité contractante et établir le
pourcentage des plaintes traitées en conformité avec la réglementation en vigueur ; en
ce qui concerne les pliantes finalement soumises au Comité de Règlement des
Différends de l’ARMP, le consultant examinera aussi le degré d’application (en
pourcentage), par l’autorité contractante, des décisions y relatives, de même que la
pertinence de ces décisions, pour les marchés sélectionnés atteignant les seuils de
revue de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP),
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
25
Examiner la pertinence et la conformité à la réglementation des avis de cette
direction ;
Dégager pour les contrats sélectionnés, les niveaux effectifs de décaissement par
rapport au niveau d’exécution ;
Examiner et évaluer les situations d’attribution de marchés par entente directe : le
consultant passera en revue l’ensemble des marchés passés par entente directe et
déduira en fin de revue d’une part, les pourcentages en montant et en nombre des
marchés de gré à gré par rapport à l’ensemble des marchés passés par l’autorité
contractante et, d’autre part, les pourcentages en montant et en nombre des marchés de
gré à gré non conformes à la réglementation en vigueur ; il évaluera aussi dans toute la
mesure du possible la compétitivité des prix proposés dans les marchés par entente
directe ;
Examiner la conformité de l’organisation en matière de passation de marchés et,
fournir, au regard des dispositions prévues par le CMP et ses textes d’application, des
recommandations en ce qui concerne le fonctionnement et les capacités des Cellules
de Gestion des Marchés Publics (CGMP), des Commissions des Marchés (CM), des
Commission d’Ouverture et d’Analyse des offres, des Commissions de Réception et
des différents contrôles internes des Personnes Responsables des Marchés Publics
(PRMP) ;
Examiner les éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques
(manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives) telles
qu'elles sont définies dans les Directives publiées par la Banque mondiale ;
Formuler des recommandations pour le futur.
Conformément aux termes de références, nous nous sommes appuyés sur l’expert
désigné par l’ARMP pour la facilitation de nos interventions au niveau des autorités
contractantes et de la constitution de la documentation nécessaire à la mise en œuvre
efficace de nos travaux.
En fin de mission, une formation de 2 jours sur les pratiques d’audit en matière de
passation de marchés sera organisée à l’intention de cinq (5) experts de l’ARMP et
cinq (5) experts de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics DNCMP.
Les sessions de formation seront organisées au siège de l’une desdites institutions.
2.2.3 Etendue des travaux
Nos travaux ont porté principalement sur la vérification, au sein des autorités
contractantes figurant dans le périmètre de vérification défini dans les termes de
référence, de l’application des dispositions du CMP dans le cadre de la passation et de
l’exécution des marchés quelle que soit la source de financement ( des ressources
internes et ressources externes) de leurs budgets (budget de l’Etat pour les services
centraux des ministères ; budgets des organismes rattachés aux ministères, soumis à
l’application du CMP ; budgets des collectivités territoriales), la formulation de
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
26
recommandations tant au niveau organisationnel qu’au niveau de la passation et de
l’exécution des marchés.
A cet effet, nous avons, comme indiqué dans les termes de références et dans notre
proposition technique:
a) en début de mission, et en rapport avec l’ARMP, sélectionné et validé un
échantillon représentatif en type de contrat, taille et mode de passation des
marchés. L’échantillon est composé comme suit :
- au moins 10% des marchés atteignant les seuils de contrôle de la
DNCMP (non compris les marchés par entente directe) ;
- au moins 15% des marchés n’atteignant pas les seuils de contrôle de la
DNCMP (non compris les marchés par entente directe) ;
- 50% des marchés passés par entente directe et par consultation restreinte.
Pour chacune des premières catégories de marchés, nous nous sommes assurés que la
distribution est adéquate en prenant compte à la fois les différents modes de passation et types
de marchés (fournitures et services, prestations intellectuelles, travaux).
Toutefois, pour chaque catégorie de marchés dont la population est inférieure à 10, le contrôle
a été exhaustif.
b) à la vérification de la procédure de passation des marchés sur cet échantillon
(publicité préalable, dossier de consultation, validité de la méthode de
passation choisie, couverture budgétaire, rapports d’évaluation des offres,
traitement des plaintes, délais de passation délais de publication des
attributions, contenu des contrats signés avec les titulaires des marchés, délais
des paiements, respect des délais d’exécution, respect des procédures de
réception, etc.) ; à chaque fois que cela est applicable, nous avons apprécié la
conformité des avis de la DNCMP avec la réglementation ;
c) à l’examen et à l’analyse du respect de certaines dispositions particulièrement
importantes du CMP telles que, l’inscription préalable des marchés dans les
plans de passation de marchés et les avis généraux d’appels d’offres,
l’attribution aux moins disants qualifiés, le non fractionnement de marchés, les
conditions préalables de mise en concurrence, les réponses aux demandes
d’éclaircissement formulées par les candidats, l’approbation des marchés par
les autorités compétentes, les éléments constitutifs des cahiers des charges, les
seuils des avenants, le respect des délais d’exécution, les cas de résiliation,
etc. ;
d) à l’élaboration des statistiques sur les marchés ; nous avons procédé, en
particulier, à une analyse comparative de l’utilisation de méthodes non ou peu
compétitives (ententes directes, appels d’offres restreints, avenants, demandes
de cotations) ; nous avons procédé également à la détermination du temps
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
27
moyen de traitement des dossiers par les Cellules de Gestion des Marchés
Publics et des autres Commissions connexes, et la fourniture des statistiques
sur le nombre de dossiers (DAO, Rapport d’évaluation) rejetés par la DNCMP,
e) à l’examen de la qualité, la transparence et l’efficacité des opérations de
passation des marchés de l’autorité contractante, de même son organisation
institutionnelle pour la gestion des marchés (hommes, procédures, système de
suivi et de contrôle) ; diagnostic approfondi des Cellules de Gestion des
Marchés Publics et des autres Commissions connexes ;
f) à la vérification de l’enregistrement des contrats à la charge des titulaires, de la
production des garanties de restitution d’avances et des garanties de bonne
exécution, la tenue des registres de marchés côtés paraphés, l’émission
formelle d’ordres de service s’agissant des travaux, la réception par les
commissions ad-hoc des travaux et fournitures, l’existence et ou la mise à jour
du manuel des procédures de marchés et consultations restreintes s’agissant
des entreprises publiques et établissements publics, agences et collectivités
locales, l’application des pénalités de retard prévues et intérêts moratoires, etc.
g) à l’examen d’éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques
(manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives)
telles qu'elles sont définies dans les Directives publiées par la Banque
mondiale ;
h) à la formulation des recommandations pour une meilleure application du
CMP ;
i) à l’animation de séances de formation de 2 jours sur les pratiques d’audit en
matière de passation de marchés au bénéfice de 5 experts de l’ARMP et 5
experts de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP).
Modalités d’échantillonnage des marchés audités:
Nous avons constitué la liste des marchés conclus en identifiant deux catégories :
les marchés ayant atteint le seuil de contrôle de la DNCMP qui ont donc fait
l’objet d’un contrôle a priori ;
les marchés n’ayant pas atteint le seuil de contrôle.
Par la suite un échantillon correspondant à 10% pour la première catégorie et 15%
pour la deuxième on été extraits aux fins de la revue.
Cependant, comme mentionné ci-avant, chaque fois que le nombre de contrats d’une
catégorie a été inférieur à 10, la revue a été exhaustive.
De même, les marchés conclus par entente directe et par consultation restreinte ont été
examinés à 50%.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
28
Pour les marchés passés par entente directe, le consultant prendra les dispositions pour
s’assurer le contrôle des prix de revient.
Dans ses recommandations, le Consultant donnera des indications claires sur les marchés dans
lesquels il y a des indices des fraudes et de corruption afin de permettre à l’ARMP de
poursuivre les investigations appropriées.
L’Audit de l’exécution physique a constitué la deuxième phase de la mission et fait l’objet
d’un rapport séparé.
2.2.4 Rapports émis au terme de la mission
Comme indiqué dans les termes de référence, nous avons produit à l’issue de la
mission et pour chaque autorité contractante les documents ci-après :
i) Un rapport d’étape en cinq exemplaires deux semaines ouvrables après le
démarrage de la mission ;
ii) Un rapport individuel provisoire en 5 exemplaires 60 jours ouvrables après
le début des prestations ;
iii) Un rapport individuel final en cinq exemplaires 10 jours après notification
des observations de l’ARMP et des autorités contractantes qui disposeront
de 5 jours ouvrables pour ce faire ;
iv) Un rapport individuel final en version définitive, 5 jours après notification
des dernières observations de l’ARMP et des autorités contractantes qui
disposeront de 5 jours pour ce faire.
Ces différents rapports ont été soumis sur support informatique reproductible, en
fichiers PDF et Word.
Outre une description des procédures d’audit utilisées, les rapports comprennent
également un sous rapport sur la qualité des structures de passation des marchés
(notamment Commission de Passation des Marchés, Cellules de Gestion des Marchés
Publics et contrôles internes). Ce sous rapport portera sur l’analyse des insuffisances
en rapport avec le CMP et un sous rapport de synthèse sur le degré de respect des
dispositions du CMP par les autorités contractantes.
Nous procéderons, pour chaque autorité contractante, à une analyse approfondie des
indicateurs de suivi et de contrôle et à la formulation d’une opinion sur les
performances des autorités contractantes par rapport auxdits indicateurs
Les rapports seront élaborés conformément aux indications des termes de référence.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
29
SECTION 3 APPROCHE METHODOLOGIQUE
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
30
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
31
3. APPROCHE METHODOLOGIQUE
Pour atteindre les objectifs décrits ci – avant, nous avons mis en œuvre les phases de travaux
ci - après :
3.1 PHASE N° 1 REVUE DES TEXTES DE REFERENCE
Nous avons effectué à l’entame de la mission une prise de connaissance approfondie du cadre
général de la passation des marchés publics, avec notamment une revue des textes législatifs
et règlementaires en vigueur et de l’ensemble des référentiels de base applicables à la
passation des marchés et à l’autorité contractante à savoir :
- règlement régional du COMESA en matière de passation des marchés publics,
- loi N° 1/01 du 04 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi,
- loi 1/12 du 18 avril 2006 portant mesures de prévention et de répression de la
corruption et des infractions connexes,
- loi du 19 mars 1964: annexe III portant Règlement Général sur la
Comptabilité Publique
- décret-loi n° 1/171 du 10 décembre 1971 portant Règlement Général sur la
Comptabilité Publique. - décret N° 100/119 du 07 juillet 2008, portant création, organisation et
fonctionnement de l’Autorité de Régulation des Marchés publics,
- décret N° 100/120 du 08 juillet 2008, portant création, organisation et
fonctionnement de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics,
- décret N° 100/123 du 11 juillet 2008, portant création, organisation et
fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés publics,
- décret N° 100/35 du 26 octobre 2010, portant nomination des membres de la
Commission Spéciale chargée des dérogations pour la passation des marchés de
gré à gré présentant un caractère secret,
- ordonnance N° 540/1035/2008 du 06 octobre 2008, portant seuils de passation,
de contrôle et de publication des marchés publics,
- ordonnance N° 540/753/2009 du 08 juin 2009, portant seuils de passation, de
contrôle et de publication des marchés publics à financement extérieur,
- ordonnance N° 540/249/2010 du 14 février 2010, portant seuils de passation, de
contrôle et de publication des marchés publics pour les entreprises publiques à
caractère commercial,
- ordonnance N° 540/169/2011 du 17 février 2011, portant seuils de passation, de
contrôle et de publication des marchés publics à financement extérieur.des
documents types de passation des marchés
- ordonnance 540/07/2009 du 5 janvier 2009 portant mise en place des dossiers
types de passation des marchés publics
- décisions de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
32
3.2 PHASE N° 2 DETERMINATION DE L’ECHANTILLON DES MARCHES A
EXAMINER
Conformément aux termes du Chapitre 3 des termes de référence de la mission, nous avons
procédé à la sélection d’un échantillon représentatif de l’ensemble des marchés de chaque
autorité contractante à examiner, de façon à nous faire une opinion fiable sur la régularité,
l’efficience et l’efficacité de l’ensemble des opérations. Cet échantillon a été constitué en
respectant la répartition suivante :
- au moins 10% des marchés atteignant les seuils de contrôle de la DNCMP (non
compris les marchés par entente directe) ;
- au moins 15% des marchés n’atteignant pas les seuils de contrôle de la DNCMP
(non compris les marchés par entente directe) ;
- 50% des marchés passés par entente directe et des consultations restreintes
La mise en œuvre de l’approche par les risques (voir Phase 3 : analyse de l’organisation et de
l’environnement de la passation des marchés), nous a conduits à procéder par sondage à
l’intérieur des 2 premières catégories de marchés ci-dessus, « …un audit consiste à examiner
par sondage les éléments probants... », et il s’agit d’être raisonnablement sûr qu’il n’existe pas
d’anomalies dites significatives (matérialité ou seuil de signification).
Pour les besoins de nos travaux nous avons utilisé les techniques d’échantillonnage
appropriées de manière à couvrir toutes les natures de marchés à l’intérieur des 2 premières
catégories de marchés, sus-ciblées. Les caractéristiques de l’échantillon répondent à un certain
nombre d’impératifs, notamment être représentatif de la population de marchés passés par
l’autorité contractante et de taille suffisante pour étayer les conclusions de l’audit.
Au sein d’une même catégorie (à l’exclusion des ententes directes qui sont vérifiées à 50%),
la sélection a tenu compte des critères suivants :
- le seuil financier du marché, en se basant sur le montant élevé ;
- la spécificité, la complexité, et le degré de sensibilité : les procédures dérogatoires
ou complexes comportent des risques de dysfonctionnements difficilement
décelables (appels d’offres restreints et consultations restreintes, notamment) ;
- la fréquence du contentieux : nous avons procédé à la revue systématique de tous
les marchés ayant fait l’objet de réclamations soumise au Comité de Règlement
des Différends de l’ARMP et / ou aux tribunaux
A cet effet, nous avons mis en œuvre une approche à deux niveaux qui a comporté la
constitution d’un premier échantillon déterminé par sélection systématique ou au hasard sur
lequel ont porté les vérifications. La nature des anomalies décelées a permis de reconstituer un
second échantillon ayant également fait l’objet de vérifications.
Pour chaque catégorie de marché dont la population est inférieure à 10, la revue a couvert
l’ensemble des marchés passés.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
33
3.3 PHASE N° 3 ANALYSE DE L’ORGANISATION ET DE L’ENVIRONNEMENT
DE LA PASSATION DES MARCHES
Dans le cadre de l’exécution de notre mission nous avons effectué une revue succincte de
l’organisation et du fonctionnement du FONIC pour apprécier sa capacité à mettre en œuvre
de manière efficace les procédures et opérations de marchés par la mise en œuvre des modules
d’analyse et d’évaluation ci - après :
- analyse de l’organisation institutionnelle mise en place en application des
dispositions des articles 6 à 9 de la loi portant CMP et du décret N° 100/123 du 11
juillet 2008, portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de
Gestion des Marchés Publics (CGMP),
- évaluation des performances des Personnes Responsables des Marchés Publics
(PRMP), des CGMP, des Commissions de Passation des Marchés (CPM) et des
Commissions de Réception (évaluation des capacités des agents affectés à ces
structures et du respect par l’autorité contractante de l’indépendance qui leur est
conférée par la réglementation),
- revue de la conformité des actes de nomination des membres des organes de
passation des marchés (Cellule de Gestion des Marchés Publics, Commission de
Passation des Marchés, Commission de Réception, Sous-commission d’Ouverture,
Sous-commission technique d’Analyse des offres)
- analyse des systèmes de gestion financière et des procédures de contrôle interne
pour apprécier leur aptitude à gérer efficacement la commande publique tout en
respectant la nécessité d’éviter l’exécution de fonctions incompatibles par les
intervenants,
- évaluation de la qualité des procédures de passation des marchés quant à leur
conception et à leur correcte mise en œuvre,
- contrôle de la régularité des dépenses.
Cette analyse de l’environnement de la passation des marchés revêt une importance de tout
premier plan dans l’approche risque que nous avons mise en œuvre dans le cadre de cette
mission. En effet le risque d’audit comprend une composante risque inhérent portant sur
l’environnement et liée à l’intégrité, à l’expérience, à la compétence de la direction, aux
pressions fortes qu’elle est susceptible de subir… Nos programmes de vérification ont été par
conséquent modulés pour circonscrire ce risque inhérent de manière à réduire le risque
d’audit.
Par ailleurs, l’analyse approfondie des procédures et du système de contrôle interne évoquée
ci – avant, nous a permis, de circonscrire le risque de contrôle c'est-à-dire l’incapacité du
système de contrôle interne des Autorités Contractantes à détecter et corriger à temps les
anomalies dans la mise en œuvre des procédures de passation et d’exécution des marchés.
Aussi, notre analyse des trois systèmes d’organisation, d’information et de contrôle de
chaque Autorité Contractante nous a permis de faire une évaluation de la pertinence de la
définition des pouvoirs, des responsabilités et de la séparation des fonctions d’une part et,
d’autre part d’évaluer la capacité desdits systèmes à maîtriser les risques liés aux opérations
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
34
de passation des marchés relativement aux assertions d’audit (exhaustivité des
enregistrements, existence ou réalité des enregistrements, transcription des droits et
obligations, valorisation des opérations, présentation des informations, rattachement des
opérations à la bonne période) . Cette phase est au cœur de l’approche par les risques que
nous avons mise en œuvre dans le cadre de cette mission.
3.4 PHASE N° 4 VERIFICATION DES DIFFERENTES ETAPES DE LA
PASSATION DES MARCHES
La mise en œuvre de l’approche par les risques ci-avant mentionnée nous a conduits à
procéder par sondage « un audit consiste à examiner par sondage les éléments probants » et il
s’agit d’être raisonnablement sûr qu’il n’existe pas d’anomalies dites significatives.
Précisons que les termes de référence ont donné des indications sur la taille des échantillons à
constituer pour les différents types de marchés.
Ainsi, pour les besoins de nos travaux, nous avons utilisé les techniques d’échantillonnage
appropriées de manière à couvrir toutes les natures de marchés. A cet effet, comme indiqué ci-
avant, nous avons mis en œuvre une approche à deux niveaux qui a comporté la constitution
d’un premier échantillon déterminé par sélection systématique ou au hasard sur lequel ont
porté les vérifications. La nature des anomalies décelées a permis dans certains cas de
reconstituer un second échantillon sur lequel ont également porté nos vérifications. L’analyse
et la projection des résultats ont permis soit de tirer des conclusions, soit de réévaluer le
risque d’échantillonnage.
Les contrôles préalables suivants ont été effectués :
- revue du plan prévisionnel de passation des marchés afin d’apprécier la conformité
de son établissement à l’article 15 du CMP,
- rapprochement du plan prévisionnel transmis à la DNCMP avec celui qui nous a
été remis ; nous rappelons que le PPM doit être publié par la DNCMP mais le
portail des marchés publics n’est toujours pas fonctionnel,
- rapprochement de l’avis général de passation des marchés avec le plan
prévisionnel ; sous ce rapport, il y’a lieu de noter que l’AGPM n’a pas été préparé
et publié par le FONIC,
- contrôle et rapprochement de l’état d’exécution du plan prévisionnel avec la
situation d’exécution budgétaire et avec les mouvements cumulés des comptes
fournisseurs retracés dans la balance auxiliaire des comptes fournisseurs et/ avec
les comptes d’immobilisation au moyen du tableau de variation des
immobilisations,
- sélection, conformément aux termes de référence de la mission, d’un échantillon
de marchés à contrôler sur la base de critères combinés liés au mode de passation,
au montant et au type de marchés, mais aussi en tenant compte d’un certain
nombre de critères énoncés ci-dessus (voir Phase 2 : détermination de l’échantillon
des marchés à auditer),
- contrôle de la correcte mise en œuvre de toutes les étapes de la passation des
marchés.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
35
Pour l’exécution de cette PHASE N° 4, nous avons mis en œuvre les MODULES de travaux
ci-après qui épousent les contours des différentes étapes de la passation des marchés.
3.3.1 MODULE 1 - AUDIT DE LA PREPARATION DES MARCHES
La préparation des marchés concerne la période couvrant l’élaboration du Dossier d’Appel à
la Concurrence (DAC) à la réception des offres.
Dans cette étape de contrôle, les questions qui se posent de prime abord sont les suivantes :
- le besoin est – il bien défini, quantifié et valorisé, conformément à l’article 19 du
CMP ?
- le besoin est- il réel ? répond-il exclusivement au besoin de l’Autorité
Contractante ?
- le marché résulte-t-il d’un regroupement de besoins suivant leur homogénéité ou
leur unité fonctionnelle ? N’est-il pas le résultat d’un fractionnement ?
- la passation du marché est-elle conforme à la réglementation ?
Les contrôles ont porté sur les aspects relatifs :
- à la conformité du mode de passation utilisé au regard des seuils de passation, (le
risque à circonscrire c’est qu’une méthode de passation inappropriée soit
utilisée ; la démultiplication de procédures de Demandes de cotation peut cacher
un fractionnement des marchés ; tous les marchés dont le montant avoisine les
seuils de passation des marchés par AO seront couverts à 100% ; les marchés
attribués à des fournisseurs selon une fréquence anormalement élevée seront
particulièrement surveillés) ;
- au respect des règles en matière de revue préalable, par la DNCMP, des dossiers
d’appel à la concurrence, des rapports d’évaluation ou des contrats ; à cette étape,
il sera aussi procédé à la revue des avis délivrés par la DNCMP afin de déterminer
s’ils sont conformes ou non à la réglementation ;
- à l’autorisation préalable de la DNCMP sur toutes les procédures dérogatoires,
dont les ententes directes (au-delà des autorisations c’est la question de
l’opportunité des ED qui sera examinée ; la part des marchés passés par ED
sera vérifiée par rapport au seuil limite de 10% qu’elle ne doit pas dépasser ; la compétitivité des coûts sera également examinée ; la nature des informations
nécessaires au contrôle des prix de revient est-elle précisée dans le contrat ? Le
contrôle des prix de revient est- il effectif ? L’Autorité Contractante est–elle
outillée pour effectuer ce contrôle ?) ;
- au respect des règles de publicité et / ou de sélection des soumissionnaires
potentiels (il faudra déceler toutes les entraves au libre accès à la commande
publique et à l’information équilibrée des soumissionnaires) ;
- au contenu, à la clarté et à l’exhaustivité des dossiers d’appel à candidatures et à la
concurrence, (appréciation de la pertinence des critères d’évaluation et
d’attribution, identification de tous les critères discriminatoires constituant des
entraves au libre accès à la commande publique qu’il s’agisse des spécifications
techniques ou des critères de qualification) ;
- au contenu des avis d’appel à candidatures et / ou invitations à soumissionner,
- au respect des délais de préparation des offres ;
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
36
- à la gestion de la période de préparation des offres notamment la gestion des
interactions avec les soumissionnaires (réponses dans les formes et les délais
requis aux interrogations formelles communiquées à tous les soumissionnaires par
la PRMP ou la personne désignée à cet effet dans le DAC, informations sur
l’ouverture) ;
- vérification de l’existence des registres des marchés côtés et paraphés (dates
d’envoi des DAC, dates d’arrivée des offres, vérification des convocations des
membres de la CPMP).
3.3.2 - MODULE 2 - AUDIT DE LA GESTION DE L’ATTRIBUTION
L’attribution concerne la période allant de la date d’ouverture des plis à la date d’approbation
du marché. Les contrôles ci-après ont été effectués :
- vérification du contenu des procès-verbaux d’ouverture des offres, de l’effectivité
de leur publication et de leur transmission aux soumissionnaires à leur demande,
- vérification de la conformité des informations consignées dans le procès-verbal ou
rapport d’évaluation des offres avec le contenu des offres,
- vérification de la conformité de l’évaluation, notamment entre l’évaluation de
l’offre et l’évaluation du soumissionnaire à travers les critères de
qualification,
- vérification de l’utilisation exclusive des critères d’évaluation annoncés dans le
DAC,
- contrôle de l’application des critères de correction des offres financières,
- contrôle de la réalité économique des prix proposés dans le cadre des ententes
directes, des consultations restreintes et des Demandes de cotation,
- contrôle d’existence des soumissionnaires pour identifier les éventuelles
collusions ou les conflits d’intérêt,
- vérification du contenu des procès-verbaux d’attribution provisoire (vérification du
contrôle des critères de qualification du soumissionnaire),
- vérification du contenu des lettres de notification de l’attribution provisoire
(vérifier l’existence et apprécier la pertinence de l’avis de la DNCMP si requis),
- vérification de la publicité des attributions provisoires et du contenu des avis,
- vérification de l’information des soumissionnaires non retenus et des réponses à
leurs demandes d’informations,
- appréciation de la gestion des recours par l’Autorité Contractante et par l’ARMP,
- vérification du contenu des marchés et des éventuels PV de négociation dans les
marchés de prestations intellectuelles (vérification et appréciation de l’avis
éventuel de la DNCMP),
- vérification de l’existence d’une couverture budgétaire suffisante et préalable,
- vérification de l’approbation (respect des délais, motifs de rejet éventuel conforme
aux dispositions du code à savoir l’absence de crédits suffisants),
- vérification de la publicité des attributions définitives et du contenu des avis,
- vérification du respect des délais de passation des marchés (appréciation de la
performance de l’AC en termes de délai pour prononcer l’attribution provisoire ;
attribution pendant la période de validité des offres sinon vérifier l’existence d’une
demande formelle de prorogation de la durée de validité des offres ; et
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
37
subséquemment application de la formule d’actualisation qui doit figurer dans le
DAO conformément à l’article 106 du CMP),
- vérification de la restitution des garanties de soumission dans les délais requis.
3.3.3 - MODULE 3 - AUDIT DE LA GESTION DE L’EXECUTION DES MARCHES
DANS SES ASPECTS ADMINISTRATIFS, FINANCIERS ET PHYSIQUES
L’audit de contrôle de matérialité examiné à ce niveau. Il portera sur 25% des marchés en
cours d’exécution ou déjà exécutés par l’autorité contractante pour l’exercice concerné par
l’audit, en excluant les contrats non éligibles au contrôle physique, auxquels s’ajouteront tous
les marchés ayant fait l’objet de litiges et ceux passés par entente directe.
Les diligences ci-après ont été mises en œuvre :
- vérification du respect du formalisme de la notification qui fait courir les délais
contractuels,
- vérification du recueil des garanties (garantie de bonne exécution), de leur
conformité aux modèles fournis dans les DAC et de leur durée de validité,
- vérification de la conformité des formes des garanties aux dispositions
réglementaires (Article 99 du CMP),
- vérification du non-paiement du premier décompte avant la constitution du
cautionnement définitif (Article 97 du CMP),
- vérification du respect des délais d’exécution des marchés et éventuellement de
l’application des clauses de pénalités,
- vérification du contenu du contrat avec celui contenu dans le DAC ou ayant fait
l’objet d’examen administratif, juridique et technique de la DNCMP,
- vérification de la conformité des avenants éventuels,
- vérification de la gestion des éventuels litiges,
- évaluation de l’efficacité du suivi de l’exécution par la CGMP (processus de
validation des différentes étapes d’exécution, respect des dispositions relatives au
paiement par rapport aux livrables…) ;
Le contrôle de la cohérence entre l’exécution physique et l’exécution
financière des marchés a fait l’objet d’une attention toute particulière. Nous
avons vérifié la sincérité des procès-verbaux de réception ou des attestations
de services faits produits à l’appui des demandes de décaissements. D’autres
vérifications ont été effectuées : vérification de la réception effective des biens et
services. Cette vérification de la matérialité des prestations, a été faite d’une
part au regard du contrôle de la régularité des commissions de réceptions
constituées et d’autre part de la transcription et du suivi des transactions dans
la comptabilité matières.
- vérification de la mise en œuvre des garanties en cas de besoin (garantie de bonne
exécution, retenue de garantie et garantie décennale),
- vérification de la levée des cautionnements dans les délais requis,
- appréciation, lorsque c’est possible, du taux de disponibilité des équipements par
rapport aux normes sectorielles. A cet effet, nous avons procédé à l’examen du
nombre et de la fréquence des pannes, de leurs natures, des délais d’intervention
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Rapport Final
38
des fournisseurs pour les équipements sous garantie ou des prestataires pour les
appareils sous contrat de maintenance ;
- diagnostic sur l’état des ouvrages, équipements, fournitures, ou rapports (pour les
prestations intellectuelles) par référence à leur prix à leur description dans le
marché et à leur état actuel, compte tenu de leur âge et leurs conditions
d’utilisation.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
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SECTION 4 RESULTATS DES TRAVAUX
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Rapport Final
40
4. RESULTATS DES TRAVAUX
4.1 CADRE INSTITUTIONNEL DE LA PASSATION DES MARCHES
L’article 6 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi
définit le cadre institutionnel des opérations de passation des marchés qui s’articule autour de
trois structures à savoir :
- l’Autorité de Régulation des Marchés Publics
- la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics
- les organes en charge de la passation des marchés institués au niveau des Autorités
Contractantes
4.1.1 L’AUTORITE DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS (ARMP)
Les articles 13 et 14 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du
Burundi ont institué l’ARMP et défini ses missions et attributions qui ont été précisées par le
décret 100/119 portant création, organisation et fonctionnement de l’ARMP.
L’article 3 du décret 100/119 du 7 juillet 2008 dispose : « L’ARMP a pour mission d’assurer
la régulation du système de passation des marchés publics et des conventions de délégation de
services publics.
Cette mission de régulation a pour objet d’émettre des avis, propositions ou recommandations
dans le cadre de la définition des politiques et de l’assistance à l’élaboration de la
réglementation en matière de marchés publics et de délégation de service public, contribuer à
l’information, à la formation de l’ensemble des acteurs de la commande publique, au
développement du cadre professionnel et à l’évaluation des performances des acteurs du
système de passation, d’exécution et de contrôle des marchés publics et des délégations de
service public, d’exécuter des enquêtes, de mettre en œuvre des procédures d’audits
techniques et/ou financiers indépendants, de sanctionner les irrégularités constatées, de
procéder au règlement non juridictionnel des litiges nés à l’occasion de la passation des
marchés publics et des délégations de service public.
A ce titre, elle est chargée de :
- veiller, par des études et des avis réguliers, à la saine application de la réglementation
et des procédures relatives aux marchés publics et délégations de service public et de
proposer au Gouvernement et aux institutions en charge des marchés publics et
délégations toutes recommandations ou propositions de nature à améliorer et renforcer
l’efficience du système des marchés publics ;
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
41
- élaborer, diffuser et mettre à jour en collaboration avec la Direction Nationale de
Contrôle des Marchés Publics (DNCMP), les ministères techniques compétents, les
organisations professionnelles, les documents types, manuels de procédures, guides
d’évaluation et progiciels appropriés ;
- collecter et centraliser, en collaboration avec la Direction Nationale de Contrôle des
Marchés Publics, en vue de la constitution d’une banque de données, la documentation
et les statistiques sur l’attribution, l’exécution et le contrôle des marchés publics et
délégation de service public ; à cet effet, l’ARMP reçoit des autorités contractantes
copies des avis, autorisations, procès verbaux, rapports dévaluation, marchés et de tout
rapport d’activité dont elle assure la bonne tenue et la conservation dans les archives
relatives aux marchés et conventions ;
- évaluer périodiquement la capacité des institutions en charge des marchés publics et
délégation de service public, ainsi que les procédures et les pratiques du système de
passation des marchés publics, et proposer des actions correctives et préventives de
nature à améliorer la qualité de leurs performances, dans un souci d’économie, de
transparence et d’efficacité ;
- initier, en collaboration avec la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics,
des programmes de formation, de sensibilisation et d’information des opérateurs
économiques et des institutions concernées par les marchés publics et les délégations
de service public sur le cadre réglementaire et institutionnel de la passation des
marchés publics, notamment à travers la publication régulière d’un journal Officiel des
Marchés Publics ;
- suivre et apporter son appui à la mise en œuvre du programme de renforcement des
capacités humaines et institutionnelles en matière de passation des marchés publics et
délégations de service public ;
- assurer le Contrôle des procédures de certification des entreprises, participer à
l’élaboration des normes, spécifications techniques, systèmes de management de la
qualité applicables aux marchés publics et délégations de service public ;
- procéder au recrutement d’observateurs indépendants selon des modalités définies par
voie réglementaire qui seront chargés d’assister sans voie consultative ou délibérative
aux séances d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et d’approbation des
propositions d’attribution de la Commission de Passation des Marchés ou de la
Direction de Contrôle des Marchés compétente et rémunérés sur le budget de
l’ARMP ;
- assurer par le biais d’audits indépendants techniques et/ou financiers, le contrôle a
posteriori de la passation, de l’exécution des marchés et délégations de service public ;
à cette fin, l’Autorité de Régulation des Marchés Publics commande, à la fin de
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
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chaque exercice budgétaire, un audit indépendant sur un échantillon aléatoire de
marchés, transmet aux autorités compétentes les cas de violations constatées aux
dispositions légales et réglementaires en matière de passation, d’exécution et de
contrôle des marchés publics ou délégations de service public ;
- initier ou faire procéder sur la base d’une demande ou d’une information émanant de
toute personne intéressée, à tout moment, à des enquêtes portant sur la transparence et
les conditions de régularité au regard des législations et réglementations nationales et
internationales des procédures de passation ainsi que des conditions d’exécution des
marchés publics ou délégations de service public ; à ce titre, l’ARMP est habilité à
ester en justice dans le cadre de sa mission visant à s’assurer du respect par l’ensemble
des acteurs du système de réglementation en matière de marchés publics, de
délégations de service public, et notamment à proscrire la corruption, ces
investigations sont réalisées par des agents de l’ARMP assermentés dont le
recrutement, le statut et les pouvoirs sont déterminés par décret ;
- prononcer, conformément aux dispositions de la présente loi, les sanctions pécuniaires
et/ou d’exclusion visées à l’article 144 du Code des Marchés Publics, à l’encontre des
acteurs du secteurs privé, en cas d’atteinte par ces derniers à la réglementation
applicable, notamment dans les cas avérés de corruption ou d’infractions assimilables
dans le cadre de l’attribution et de l’exécution des marchés publics et délégations de
service public ;
- recevoir les recours exercés par les candidats et soumissionnaires, ou même
s’autosaisir des violation de la réglementation en matières de marchés publics et
délégations de service public, tenter de concilier les parties concernées, avant de
statuer sur le litige et prononcer les sanctions prévues par les dispositions de la
présente loi ; statuer sur les recours opposant une ou plusieurs entités administratives ;
- recevoir et transmettre aux autorités compétentes les cas de violations constatées de la
réglementation pénale, fiscale, de la fonction publique et de la concurrence ;
- assurer la liaison avec tout organe ou institution régionale, communautaire ou
internationale ayant compétence dans le domaine des marchés publics et créée aux
termes d’un Traité ou d’une Convention auxquels la république du Burundi est partie ;
recevoir ou recevoir toute information à la dite institution spontanément ou à sa
demande dès lors qu’elle rentre dans le champ de compétence de cette autorité ;
diligenter toute investigation à la requête de la dite institution s’agissant de violations
à la réglementation régionale, communautaire ou internationale des marchés publics à
l’occasion d’une procédure de passation ou d’exécution d’un marché public ou
délégation de service public, qu’elle ait été commise sur le territoire de la république
du Burundi ou dans le territoire d’une partie au Traité ou à la Convention, par une
entreprise domiciliée au Burundi ;
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Rapport Final
43
- participer aux réunions régionales et internationales ayant trait aux marchés publics et
délégations de service public et entretenir des relations de coopération technique avec
les organismes régionaux et internationaux agissant domaine ;
- transmettre au Président de la République, aux Vice-présidents de la République, au
Président de l’Assemblée Nationale, au Président du Sénat, et au Président de la Cour
des Comptes, un rapport annuel sur l’efficacité et la fiabilité du système de passation,
d’exécution et de contrôle des marchés publics et délégations de service public, assorti
de toutes recommandations susceptibles de l’améliorer ; réaliser toute autre mission
relative aux marchés publics
4.1.2 LA DIRECTION NATIONALE DE CONTROLE DES MARCHES
PUBLICS (DNCMP)
Les articles 11 et 12 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du
Burundi ont institué la DNCMP et défini ses missions et attributions qui ont été précisées par
le décret 100/120 du 8 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de la
DNCMP qui est placée sous la tutelle du Ministre ayant les Finances dans ses attributions.
Les missions et attributions de la DNCMP sont définies par l’article 3 du décret 100/120 du 8
juillet 2008 ci-avant mentionnée.
La Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics est chargée de contrôler a priori la
procédure de passation des marchés publics d’un montant supérieur à un seuil fixé par voie
réglementaire et des délégations de service public et a posteriori les procédures de passation
des marchés d’un montant inférieur audit seuil ; elle assure également des missions de suivi
de l’exécution des marchés publics et des délégations de service public.
A ce titre, la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics :
- émet un avis de non objection sur les dossiers d’appel d’offres avant le lancement de
l’appel à la concurrence et la publication correspondante ; ainsi que sur leurs
modifications éventuelles dans les délais prévus par les dispositions pertinentes du
code des marchés publics ;
- accorde les autorisations et dérogations nécessaires à la demande des Autorités
Contractantes lorsqu’elles sont prévues par la réglementation en vigueur ;
- émet un avis de non objection sur le rapport d’analyse comparative des propositions et
le procès-verbal d’attribution provisoire du marché, élaborés par la Commission de
Passation du Marché ;
- procède à un examen administratif, juridique et technique du dossier de marché avant
son approbation et au besoin adresse à l’Autorité Contractante toute demande
d’éclaircissement, de modification de nature à garantir la conformité du marché avec
le dossier d’appel d’offres et la réglementation en vigueur ;
- émet un avis de non objection sur les projets d’avenants ;
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
44
- apporte, en tant que de besoin, un appui technique aux Autorités Contractantes depuis
la préparation des dossiers d’appel d’offres jusqu’à la réception définitive des
prestations.
4.1.3 ORGANES DE LA PASSATION DES MARCHES INSTITUES AU SEIN DE
L’AUTORITE CONTRACTANTE
Nous nous sommes assurés de la mise en place effective ou non des organes de la passation
des marchés et pouvons donner un avis motivé sur la conformité de leurs compositions avec
les dispositions du Code des Marchés Publics et apprécier l’efficacité de leur fonctionnement.
4.1.3.1 CELLULE DE GESTION DES MARCHES PUBLICS (CGMP)
La Cellule de Gestion des Marchés Publics du FONIC, compétente pour les opérations de
passation des marchés (planification, préparation des dossiers d’appel d’offres et de
consultation et de la procédure de passation), doit être instituée par ou sur proposition de la
Personne Responsable des Marchés Publics de l’Autorité Contractante comme stipulé dans le
décret N° 100/123 du 11 juillet 2011 portant création, organisation et fonctionnement de la
Cellule de Gestion des Marchés Publics pris en application des dispositions des articles 6 et 9
de la loi N° 1/ 01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi.
Nous notons que la date limite d’institution de cette Cellule de Gestion des Marchés Publics
n’est pas indiquée dans les textes règlementaires ; il conviendrait, dans le cadre du processus
de révision en cours du Code des Marchés Publics, de préciser une date butoir à laquelle
toutes les Autorités Contractantes doivent se conformer pour constituer leur Cellule de
Gestion des Marchés Publics (CGMP).
Il y’a lieu également de préciser que les membres de la CGMP sont normalement nommés
pour un exercice budgétaire ; ainsi, pour éviter que des CGMP non renouvelées au titre d’un
exercice budgétaire continuent à opérer en dehors de tout cadre règlementaire, une date limite
de constitution ou de renouvellement de cette structure doit être indiquée par voie
règlementaire. Cette date pourrait être fixée au 5 janvier de l’exercice budgétaire au titre
duquel les membres de la CGMP sont nommés.
Nous n’avons pas obtenu l’ordonnance ministérielle mettant en place la CGMP du FONIC.
Cependant, en date du 1er septembre 2011, le Directeur Général du FONIC a pris une note
N°16/FONIC/2011 en remplacement de la note N° 9/2010 du 22 décembre 2010 pour nommer les
membres de la Commission Interne de Passation des Marchés répartis en deux Cellules : la Cellule
chargée de l’analyse des marchés et la Cellule chargée de l’attribution des marchés avec pour chacune
un Président, un vice président, un secrétaire et un membre. Cette structuration de la Commission de
Passation des Marchés (terminologie consacrée par le CMP) n’est pas conforme aux textes
règlementaires. La sous-commission d’analyse doit comprendre cinq (5) personnes au regard des
dispositions de l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création, organisation et
fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés Publics.
Une note N°3 a été prise le 9 février 2012 remplacée par la note N°18 du 17 juin 2012 qui institue la
commission interne de passation des marchés avec désignation de la « commission chargée
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
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d’ouverture » et de la « commission chargée d’analyse et d’attribution ». Cette composition ne répond
pas à l’esprit du code qui veut que les sous-commissions d’ouverture et les sous-commissions
d’analyse soient constituées ponctuellement et que leurs membres soient interchangeables en
fonction des particularités des marchés concernés et du profil des membres de la Commission de
Passation des Marchés. En instituant des sous-commissions fixes, le FONIC ne se conforme pas au
CMP et au décret 100/123 du 11 juillet 2008 ci-avant mentionné.
Nous devons nous assurer que la CGMP utilise les dossiers-types élaborés par l’ARMP et
entérinés par l’ordonnance 540/07/2009 du 5 janvier 2009 portant mise en place des dossiers-
types de passation des marchés publics., Il convient de signaler que le FONIC utilise les
documents-types élaborés par l’ARMP aussi bien pour l’élaboration du Plan Prévisionnel de
Passation des Marchés que pour la confection des Dossiers d’Appel à la Concurrence.
Sous ce rapport, nous relevons que certaines dispositions des dossiers -types devraient faire
l’objet de correctifs notamment celle relative, entre autres que nous mentionnerons plus loin,
aux moyens de constitution de la garantie de soumission. En effet, il est prévu au terme des
dispositions du point 19.3 des IC relatif à la garantie des offres que celle-ci peut aussi être
constituée au moyen d’un chèque certifié. Nous précisons qu’un chèque certifié est émis sur le
compte du client pour lequel, la banque certifie que la provision existe et est bloquée jusqu’au
terme du délai légal de présentation dudit chèque qui est de huit jours ; au-delà de ce délai, la
banque ne garantit plus le maintien de la provision et le titulaire du compte peut en disposer
librement. Ainsi, si le chèque de banque peut valablement constituer une garantie de
soumission parce qu’étant de la trésorerie immédiate, il n’en est pas de même pour le chèque
certifié. Cette insuffisance d’un des éléments constitutif du corpus règlementaire devrait faire
l’objet de correction dans le cadre du processus de révision du CMP.
En outre, des correctifs devraient être apportés au point 30. « Corrections des erreurs » de la
Sous-section I.1 des Instructions aux Soumissionnaires. En effet le cas d’omission d’un
article ou d’un poste, n’a pas été prévu par les dossiers types et nous avons observé, lors de
l’examen d’un marché d’une autre autorité contractante que, pour un tel cas, la commission a
tout simplement écarté les offres des soumissionnaires concernés. Or, en cas d’omission d’un
article ou d’un poste par un soumissionnaire, la norme et la pratique des marchés publics
recommandent que le prix le plus élevé, proposé par les autres soumissionnaires, pour ce
poste, lui soit appliqué et son offre corrigée à cet effet. Il conviendrait donc de revoir les
dossiers types de passation des marchés de travaux et de fournitures et d’apporter les correctifs
nécessaires, sur ce point.
Aux termes de l’article 10 du décret 100/123 ci-avant mentionné, un règlement d’ordre
intérieur de la CGPM doit être élaboré et mis en œuvre; ce document n’a pas été élaboré par
le FONIC pour se conformer aux exigences règlementaires.
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Rapport Final
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4.1.3.2 COMMISSION DE PASSATION DES MARCHES (CPM)
Le Directeur Général du FONIC, Personne Responsable des Marchés Publics et Président de
la Cellule de Gestion des Marchés Publics, placée sous son Autorité, en vertu de l’article 1 du
décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement des CGPM
doit mettre en place la Commission de Passation des Marchés dont les membres doivent être
nommés pour une période d’un an conformément à l’article 16 du décret ci-avant mentionné.
Nous notons que la Commission de Passation des Marchés n’a pas été instituée au niveau du
FONIC, conformément à l’article 4 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 ci-avant mentionné.
Ce faisant, le Directeur Général du FONIC, Personne Responsable des Marchés et Président
de la Cellule de Gestion des Marchés Publics placée sous son autorité, en vertu de l’article 1
du décret 100/123 du 11 juillet 2008, portant création, organisation et fonctionnement des
CGPM, n’a pas mis en place la Commission de Passation des Marchés.
En effet, c’est par note de service que le Directeur Général du FONIC nomme une
commission chargée de la préparation du Dossier d’Appel d’Offres, relatif à chaque marché.
La commission est subdivisée en une cellule chargée de l’élaboration du DAO et une cellule
chargée de la lecture dudit DAO.
Par une autre note de service, une Commission Interne de Passation des Marchés, répartie en
deux (2) cellules, est nommée, avec une commission chargée de l’ouverture et une
commission d’analyse et d’attribution des Marchés.
Par note de service une Commission, chargée de l’analyse et de l’attribution des offres du
marché, est nommée.
Et il convient de dire que cette manière de procéder n’épouse pas les contours de la
réglementation, en vigueur. En effet, un problème de terminologie a été noté dans les actes de
nomination des membres de la commission de passation des marchés. Les notes de service
parlent de Commission Interne, en lieu et place de la Commission de Passation des Marchés.
Des cellules d’analyse et d’attribution ont été mises en place, en lieu et place de sous-
commissions, alors qu’aux termes de l’article 9 du Code des Marchés Publics, une Cellule de
Gestion des Marchés Publics (CGMP), placée auprès de la Personne Responsable des
Marchés Publics, est chargée de la planification, de la préparation des dossiers d’appel
d’offres et de consultation et de la procédure de passation.
La composition de la commission des marchés, avec désignation de la « commission chargée
d’analyse et d’attribution » ne répond pas à l’esprit du code (article 62 et 67 du CMP) qui veut
que les sous-commissions d’analyse soient constituées ponctuellement et que leurs membres
soient interchangeables en fonction des particularités des marchés concernés et du profil des
membres de la Commission de Passation des Marchés, conformément à l’article 19 du décret
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100/123 du 11 juillet 2008, portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de
Gestion des Marchés Publics.
En instituant des sous-commissions fixes, le FONIC ne se conforme pas au CMP et audit
décret.
En outre, c’est le Président de la Commission de Passation des Marchés qui doit nommer les
membres desdites sous-commissions, conformément à l’article 62-1 du CMP et au terme de
la séance d’analyse des offres, le rapport d’analyse et de synthèse doit être soumis à la
Commission de Passation des Marchés, compétente, qui est habilitée à procéder à la
proposition d’attribution du marché à la PRMP et non une commission d’attribution.
Il convient alors, de solliciter des autorités du FONIC de mettre à jour leur manuel de
procédure, afin de le mettre en harmonie, avec la règlementation.
Comme indiqué ci-avant, la Commission de Passation des Marchés doit être instituée au sein
de la Cellule de Gestion des Marchés Publics, par la Personne Responsable des Marchés
Publics de l’Autorité Contractante ; sous ce rapport, il y’a lieu de préciser qu’une confusion
est souvent faite entre l’Autorité Contractante qui est la Personne Morale et la Personne
Responsable des Marchés Publics qui est la Personne Physique qui représente l’Autorité
Contractante pour les opérations de passation des marchés. C’est la Commission de Passation
des Marchés qui a en charge la conduite des opérations d’ouverture des plis, d’examen des
candidatures et d’évaluation des offres ou propositions des candidats ou soumissionnaires.
Elle fait les propositions d’attribution provisoire des marchés après examen des rapports de la
sous-commission d’analyse des offres qui a procédé à l’évaluation et au classement des offres.
Il y’a lieu aussi de préciser que la Commission de Passation des Marchés doit faire des
propositions d’attribution à la Personne Responsable des Marchés de l’Autorité Contractante.
Une reformulation du texte de l’article 14 du décret 100/123 du11 juillet 2008 portant
création, organisation et fonctionnement des CGPM serait souhaitable pour éviter la
confusion entre ses alinéas 4 et 5.
4.1.3.3 COMMISSION DE RECEPTION
Conformément aux dispositions de la loi N° 1/01/ du 4 février 2008 portant Code des
Marchés Publics, en son article 9 et au décret 100/123 du 11 juillet 2008, en son article 23,
une Commission de Réception doit être instituée au sein de la Cellule de Gestion des Marchés
Publics pour procéder aux opérations de réception et de vérification de l’exécution conforme
des prestations objet des marchés conclus.
Nous nous sommes assurés pour tous les marchés figurant dans notre échantillon-test que ces
Commissions de Réception ont été instituées à chaque fois que de besoin et nous n’avons noté
aucun cumul de fonctions incompatibles. Nous nous sommes également assurés que la
DNCMP a désigné, à chaque fois que de besoin, un observateur qui a assisté aux opérations
de réception, signé les procès verbaux qui ont été transmis au Directeur de la DNCMP, pour
approbation, conformément aux dispositions de l’article 25 du décret 100/123 du 11 juillet
2008.
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Rapport Final
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4.2 DOCUMENTS DE PROGRAMMATION DE LA PASSATION DES MARCHES
Dans le cadre de l’exécution de notre mission, nous devons procéder à la revue du Plan
Prévisionnel de Passation des Marchés de l’état d’exécution dudit PPM, de l’Avis Général de
Passation des Marchés et apprécier leur établissement conforme aux modèles normalement
prescrits par l’Organe chargé de la Régulation des Marchés Publics. Il convient de signaler
qu’aucun texte règlementaire n’a entériné ou ordonné la mise en place des modèles de PPM et
d’AGPM.
Nous notons que les dates limites de dépôt et de publication de ces documents de planification
des marchés publics ne sont pas non plus indiquées dans les textes qui organisent la
commande publique au Burundi ; il s’agit de manquements auxquels il conviendrait de
remédier dans le cadre de la refonte des textes qui gouvernent la commande publique au
Burundi.
4.2.1 PLAN PREVISIONNEL ANNUEL DE PASSATION DES MARCHES (PPM)
Le Plan Prévisionnel Annuel de Passation des Marchés doit être établi et transmis à la
Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics conformément aux dispositions de
l’article 15 du Code des Marchés Publics. Il appartient à l’Autorité Contractante d’en assurer
la publicité par une insertion au Journal Officiel des Marchés Publics. Au regard des bonnes
pratiques en matière de passation des marchés publics, aucun Avis Spécifique de Passation de
Marché ne peut être publié avant l’expiration d’un délai minimum, généralement admis, de
sept jours à compter de la publication du Plan Prévisionnel Annuel de Passation des Marchés
ou de sa révision à l’exception des cas prévus par l’article 40 du CMP.
Il convient de préciser que l’inscription dans le PPM des acquisitions envisagées doit être
obligatoire lorsque leur coût estimatif atteint le seuil de passation des marchés par appel
d’offres tel que spécifié dans l’article 5 du CMP et les ordonnances ministérielles portant
fixation des seuils de passation, de contrôle et de publication des marchés publics
(ordonnance N° 540/1035/2008 du 6 octobre 2008, ordonnance N°540/249/2010 du 14 février
2010 relative aux entreprises publiques à caractère commercial, ordonnance 540/169/2011 du
17 février 2011 remplaçant l’ordonnance N° 540/753/2009 du 8 juin 2009 relatives aux
marchés publics à financement extérieur).
L’examen des Plans de Passation des Marchés établis par le FONIC au titre des exercices
2011 et 2012 (article 15 du CMP,) a permis de noter que l’Autorité Contractante s’est
conformée au modèle prescrit par l’Autorité de Régulation des Marchés Publics.
Le Plan Prévisionnel de Passation des Marchés (PPM) n’a pas été publié conformément aux
prescriptions de l’article 15 du CMP. Il faut noter, à la décharge du FONIC, que le journal
officiel des marchés publics, de même que le portail des marchés publics ne sont pas encore
opérationnels.
Le Code des Marchés ne fixe pas de date limite de transmission du Plan Prévisionnel de
Passation des Marchés aux Organes de Contrôle et de Régulation des Marchés Publics mais la
règle généralement admise sur le plan international recommande que cette transmission soit
effective au plus tard le 31 décembre de l’exercice N pour les opérations de passation des
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Rapport Final
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marchés de l’exercice budgétaire N+1. Ce PPM doit être validé par la DNCMP et posté sur le
portail des marchés publics.
4.2.2 AVIS GENERAL DE PASSATION DES MARCHES (AGPM)
Aux termes de l’article 16 du Code des Marchés Publics, le FONIC doit publier un Avis
Général de Passation des Marchés selon le modèle prescrit par l’ARMP et le DNCMP. Le
Code des Marchés ne fixe pas de date limite de publicité de l’Avis Général de Passation des
Marchés mais la règle généralement admise sur le plan international recommande que ces
opérations soient effectuées avant la fin du mois de janvier de l’exercice budgétaire concerné.
Il convient de préciser pour ce qui concerne les prestations intellectuelles que leur inscription
dans l’AGPM n’est en principe obligatoire que lorsque leur coût estimatif atteint le seuil de
seuil de revue a priori de la DNCMP sur les Dossiers d’Appel à la Concurrence (DAC).
Nous avons noté que le FONIC a établi l’AGPM et n’a pas publié d’AGPM pour les deux
exercices sous revue. Cette publicité de l’AGPM pourrait se faire au moyen d’un journal à
large diffusion (Le Renouveau par exemple).
4.2.3 RAPPEL DES SEUILS APPLICABLES AU FONIC
Les seuils de passation, de contrôle préalable et d’approbation des marchés du FONIC sont
résumés dans les tableaux récapitulatifs ci – après :
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Rapport Final
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TABLEAU DE SYNTHESE DES SEUILS DE PASSATION, DE CONTRÔLE ET DE PUBLICATION APPLICABLES AU FONIC EN VERTU DE L’ARTICLE 5
DU CODE DES MARCHES PUBLICS, DE L’ORDONNANCE 540/1035/ 2008 DU MINISTRE DES FINANCES PRIS EN APPLICATION DE L’ARTICLE 12 DU
CODE DES MARCHES PUBLICS
Type de marchés
Seuils de
passation par
Appel d’Offres
Seuils de contrôle DNCMP et seuils de publication Garantie de
soumission
1 à 2% du montant
prévisionnel
Garantie de bonne
exécution
Maximum 5% du
montant du marché
Contrôle a priori du
Dossier d’Appel à la
Concurrence
Seuil de publication du
Dossier d’Appel à la
Concurrence
sur le plan
international
Contrôle a posteriori
pour marchés avec
publication de l’appel
d’offres
Contrôle a
posteriori simple
consultation écrite
d’au moins trois
candidats
Article 1 de
l’Ordonnance
n°540/249/2010
en application
de l’article 5 du
CMP
Article 2 de l’Ordonnance
n°540/249/2010 en
application de l’article 5
du CMP
Article 3 de
l’Ordonnance
n°540/249/2010 en
application de l’article
5 du CMP
Articles 1 et 2 de
l’Ordonnance
n°540/249/2010
Article 1 de
l’Ordonnance
n°540/249/2010
Article 92 du CMP Article 96 du CMP
Travaux
≥ 10 000 000 ≥ 20 000000 > 1 000 000 000 10 000 000 ≤ x <
20 000000
<10 000 000 Pas de seuil Pas de seuil
Fournitures et
services
≥ 5 000 000 Fournitures :
≥ 15 000 000
Fournitures :
> 700 000 000
Fournitures : 5
000 000 ≤ x <
15 000 000
<5 000 000 Pas de seuil Pas de seuil
Services : ≥ 15 000 000 Services :
> 50 000000
Services : 10 000 000 ≤
x < 30 000000
Prestations
Intellectuelles
≥ 5 000 000
≥ 15 000 000
> 50 000000 5 000 000 ≤ x < 15
000000
<5 000 000
NA
N/A
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Rapport Final
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4.3 EXAMEN DES MARCHES
4.3.1 PERIMETRE COUVERT PAR NOS TRAVAUX
Le tableau récapitulatif ci – après donne le volume et la valeur cumulée des marchés
présentés et couverts au titre des exercices 2011 et 2012 :
Modes de passation de
marchés
Typologie des marchés
présentés
Typologie des marchés
revus
Taux de
couverture
Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant
Appel d’offres ouvert
(AOO) 3 4 553 854 058 3 4 553 854 058 100,00% 100,00%
Appel d’offres restreint
(AOR) - - - - - -
Demande de Cotation
(DC) 28 48 647 572 7 21 679 480 25,00% 44,56%
Entente directe
(Gré/Gré) 1 1 901 703 776 1 1 901 703 776 100,00% 100,00%
Avenant - - - - - -
TOTAL 32 6 504 205 406 11 6 477 237 314 34,38% 99,59%
CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 PAR MODE DE
PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR
AOO 9%
Appel d’offres restreint
(AOR) 0%
DC 88%
Gré/Gré 3%
Avenant 0%
En nombre
AOO 70% Appel
d’offres restreint (AOR)
0%
DC 1%
Gré/Gré 29%
Avenant 0%
En valeur
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Rapport Final
52
CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 EN
NOMBRE ET EN VALEUR
DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 PAR MODE DE
PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR
Marchés revus 34% Marchés
non revus 66%
En nombre
Marchés revus 100%
Marchés non
revus 0%
En valeur
AOO 27%
Appel d’offres restreint
(AOR) 0%
DC 64%
Gré/Gré 9%
Avenant 0%
En nombre
AOO 70%
Appel d’offres restreint
(AOR) 0%
DC 0%
Gré/Gré 30%
Avenant 0%
En valeur
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Rapport Final
53
Nous présentons à titre indicatif pour chacun des exercices sous revue la situation des
marchés présentés et revus :
EXERCICE 2011
Modes de passation de
marchés
Typologie des marchés
présentés
Typologie des marchés
revus
Taux de couverture
%
Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant
Appel d’offres ouvert
(AOO) 2 3 541 665 971 2 3 541 665 971 100,00% 100,00%
Appel d’offres restreint
(AOR) - - - - - -
Demande de Proposition
(DP) - - - - - -
Demande de Cotation
(DC) 9 22 791 034 2 7 411 000 22,22% 32,52%
Entente directe
(Gré/Gré) - - - - - -
Avenant - - - - - -
TOTAL 11 3 564 457 005 4 3 549 076 971 36,36% 99,57%
CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 PAR MODE DE
PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR
AOO 18%
Appel d’offres restreint
(AOR) 0%
Demande de
Proposition (DP)
0% DC 82%
Entente directe (Gré/Gr
é) 0%
Avenant 0%
En nombre
AOO 99%
Appel d’offres restreint
(AOR) 0%
Demande de
Proposition (DP)
0%
DC 1%
Entente directe
(Gré/Gré)
0%
Avenant 0%
En valeur
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Rapport Final
54
CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 EN NOMBRE ET
EN VALEUR
DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 PAR MODE DE PASSATION
EN NOMBRE ET EN VALEUR
Marchés non
revus 36% Marchés
revus 64%
En nombre
Marchés non
revus 100%
Marchés revus
0%
En valeur
AOO 50%
Appel d’offres restreint
(AOR) 0%
Demande de
Proposition (DP) 0%
DC 50%
Entente directe
(Gré/Gré)
0%
Avenant 0%
En nombre
AOO 100%
Appel d’offres restreint
(AOR) 0%
Demande de
Proposition (DP)
0%
DC 0%
Entente directe
(Gré/Gré)
0%
Avenant 0%
En valeur
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Rapport Final
55
EXERCICE 2012
Modes de passation de
marchés
Typologie des marchés
présentés
Typologie des marchés
revus
Taux de couverture
%
Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant
Appel d’offres ouvert
(AOO) 1 1 012 188 087 1 1 012 188 087 100,00% 100,00%
Appel d’offres restreint
(AOR) - - - - - -
Demande de Proposition
(DP) - - - - - -
Demande de Cotation
(DC) 19 25 856 538 5 14 268 480 26,32% 55,18%
Entente directe
(Gré/Gré) 1 1 901 703 776 1 1 901 703 776 100,00% 100,00%
Avenant - - - - - -
TOTAL 21 2 939 748 401 7 2 928 160 343 33,33% 99,61%
CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 PAR MODE DE
PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR
AOO 5%
Appel d’offres restreint
(AOR) 0%
Demande de
Proposition (DP) 0%
DC 90%
Gré/Gré 5%
Avenant 0%
En nombre
AOO 34%
Appel d’offres restreint
(AOR) 0%
Demande de
Proposition (DP) 0%
DC 1%
Gré/Gré 65%
Avenant 0%
En valeur
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Rapport Final
56
CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 EN NOMBRE ET
EN VALEUR
DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 PAR MODE DE PASSATION
EN NOMBRE ET EN VALEUR
Marchés revus 33% Marchés
non revus 67%
En nombre
Marchés revus 100%
Marchés non
revus 0%
En valeur
AOO 14%
Appel d’offres restreint
(AOR) 0%
Demande de
Proposition (DP) 0%
DC 72%
Gré/Gré 14%
Avenant 0%
En nombre
AOO 35% Appel
d’offres restreint
(AOR) 0% Demand
e de Proposition (DP)
0%
DC 0%
Gré/Gré 65%
Avenant 0%
En valeur
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Rapport Final
57
4.3.2 MARCHES PASSES PAR APPEL D’OFFRES
AO N° DNCMP/176/F/2011 FOURNITURE DE MATERIAUX POUR LA
CONSTRUCTION DES ECOLES FONDAMENTALES ET LOGEMENTS
Date de transmission
du DAO N°
-
Date de publication de
l’AO
13 Mai 2011
Date limite de dépôt
des offres
13 Juin 2011
Délai de préparation
des offres
30 jours
Date d’ouverture des
plis
13 Juin 2011 à 11 heures 03 minutes
Date de l’analyse
technique
1ère
analyse 15 Juin 2011
1ère
Ré-analyse 8 Août 2011
2ème
Ré-analyse ?
Date d’attribution 1ère
attribution 16 Juin 2011
2ème
attribution 2 Septembre 2011
Date d’ANO de la
DCMP sur le DAO
-
Date de l’attestation
d’existence de crédits
12 Décembre 2011 (KANTORE AND SONS PARTNERS
LIMITED)
Date d’ANO de la
DCMP sur le rapport
d’analyse et procès-
verbal d’attribution
1er
ANO 7 Juillet 2011
2ème
ANO 29 Septembre 2011
Date de publication de
l’attribution provisoire
-
Date d’ANO de la
DCMP sur le projet de
contrat
-
Date de souscription 29 Septembre 2011
Date d’approbation 3 Octobre 2011 Lot 1 NSABIYUMVA JEANNETTE
(construction des écoles)
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58
Date d’immatriculation -
Date de notification 29 Septembre 2011
Date d’enregistrement
du contrat
-
Date de publication de
l’avis d’attribution
définitive
-
Délai d’exécution 30 jours calendaires
Garantie de soumission Construction des écoles fondamentales :
Lot1 : 1 000 000 FBU,
Lot 2 : 400 000 FBU,
Lot 3 : 500 000 FBU,
Construction des logements :
Lot 1 : 12 000 000 FBU,
Lot 2 : 7 000 000 FBU.
Attributaire Lot 1 NSABIYUMVA JEANNETTE (construction des écoles)
Lot 3 SANGE (construction des écoles)
KANTORE AND SONS PARTNERS LIMITED (lot 1 et lot 2
construction des logements)
Montant du marché en
FBU TVAC
Lot 1(construction des écoles) : 48 120 750
Lot 1(construction des écoles) : 24 503 000
Lot 1 et lot 2 (construction des logements) : 886 969 400
Publicité de
l’attribution définitive
Notification de
l’attribution définitive
Les marchés ont été notifiés le 29 Septembre 2011.
Le support de publication de l’avis d’attribution définitive n’est
pas classé dans le dossier.
Non conformités Le support de publication du PV d’ouverture des plis, n’a pas été
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
59
classé dans le dossier.
Il faut noter que la publication doit être effectuée au Journal
Officiel des Marchés Publics pas encore édité ou sur le portail des
marchés publics non fonctionnel non plus.
Les sous- commission d’analyse sont composées de trois (3) et de
quatre (4) membres alors que le minimum requis est de cinq (5)
membres, en violation de l’article 19 du décret 100/123 du 11
juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de la
Cellule de Gestion des Marchés Publics.
Une commission d’attribution a été mise en place par note de
service, alors que la commission d’attribution n’existe pas dans la
nomenclature des organes de passation des marchés.
Les marchés ont été attribués par une commission d’attribution
alors que c’est la Commission de Passation des Marchés Publics
qui est habilitée à faire des propositions d’attribution des marchés
à la PRMP.
Des incohérences ont été notées entre les différents rapports
d’analyse et de ré-analyse mis à notre disposition, le PV
d’attribution et les avis de non objection successifs de la DNCMP.
La commission a introduit en cours d’analyse, une combinaison
non annoncée dans le règlement de la consultation, en violation de
l’article 63 du CMP.
Le lot 2 de la construction des écoles a été attribué à
NDORICIMPA JEAN BOSCO, alors que la DNCMP a demandé
sa relance, faute d’attributaire.
Les lettres d’information des candidats non retenus, n’ont pas été
classées dans le dossier. Cette information des soumissionnaires
non retenus, du rejet de leurs offres, est une formalité essentielle
de l’achèvement de la procédure de passation au regard de
l’exigence de transparence, mais aussi en ce qu’elle permet aux
candidats d’exercer leur droit de recours éventuel. C’est
également une exigence de l’article 68 du CMP.
Les justificatifs de la restitution des garanties de soumission des
candidats non retenus, n’ont pas été mis à notre disposition, en
violation de l’article 75.3 du CMP.
Le support ou le justificatif de publication du PV d’attribution,
après validation par la DNCMP n’a pas été mis à notre
disposition, en violation de l’article 67.2 du CMP.
Il faut noter que la publication doit être effectuée au Journal
Officiel des Marchés Publics pas encore édité ou sur le portail des
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
60
marchés publics, non fonctionnel non plus.
Le support de publication des avis d’attribution définitive n’ont
pas été classés dans le dossier, en violation de l’article 76 du
CMP.
Le justificatif de la notification de la lettre de commande du lot 2
de la Construction des écoles à SANGE, n’a pas été classé dans le
dossier.
Le contrat du lot 2 de la Construction des écoles dont SANGE est
titulaire n’a pas été classé dans le dossier.
L’ANO de la DNCMP sur les contrats dont le cumul des montants
dépasse le seuil, n’a pas mis à notre disposition, en violation de
l’article 12 du CMP.
La garantie de bonne exécution, des titulaires des marchés, ont été
fournies au-delà du délai de dix (10) jours calendaires, à compter
de la notification du marché, en violation de l’article 7 du contrat.
Plusieurs mises en demeure (au moins deux (2)) ont été adressées
à NSABIYUMVA JEANNETTE, titulaire marché du lot 1 de la
construction des écoles, mais le justificatif du décompte des
pénalités de retard n’a pas été classé dans le dossier, en violation
de l’article 109 du CMP.
Les ordres de transfert ou de virement, relatifs à l’exécution des
marchés, n’ont pas été classés dans le dossier.
Recommandations Il convient alors, de solliciter des autorités du FONIC de mettre à
jour leur manuel de procédure afin de le mettre en harmonie, avec
la règlementation ;
Pour les pièces administratives, nous recommandons aux autorités
de permettre aux soumissionnaires, de disposer d’un délai pour
pouvoir les compléter, avant l’attribution du marché et ne pas
prendre le risque d’éliminer les meilleures offres techniques, à
l’entame de la procédure.
Veiller à classer dans le dossier de passation le support de
publication du PV d’ouverture des plis, les justificatifs de
demandes de transmission, le cas échéant et les justificatifs de
transmission dudit PV aux soumissionnaires (article 60 du CMP) ;
Se conformer aux dispositions de l’article 19 du décret 100/123 du
11 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de
la Cellule de Gestion des Marchés Publics, sur la composition de
la sous-commission d’analyse et la mention des fonctions et
qualités de ses membres.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
61
Se conformer aux dispositions de l’article 63 du CMP, sur la
conformité des critères d’évaluation au DAO ;
Veiller à classer dans le dossier de passation le support de
publication du PV d’attribution (article 67 du CMP) ;
Se conformer aux dispositions de l’article 68 du CMP, sur
l’information des candidats non retenus ;
Veiller au respect des dispositions de l’article 12 du CMP, en
requérant l’ANO de la DNCMP sur le contrat ;
Veiller au classement, dans le dossier, du support de publication
de l’avis d’attribution définitive (article 76.2 du CMP) ;
Se conformer aux dispositions de l’article 7 du contrat sur le délai
de fourniture de la garantie de bonne exécution ;
Mettre à la disposition des auditeurs toutes les pièces de règlement
des marchés ;
Lancer le Journal Officiel des Marchés Publics dans les meilleurs
délais (ARMP) ; rendre opérationnel le portail des marchés
publics ;
Se conformer à la règlementation des marchés publics et veiller au
classement et à l’archivage de toutes les pièces de marchés dans
les dossiers de passation des marchés.
Il conviendrait de recommander à l’ARMP d’élaborer et de
diffuser un manuel de classement et d’archivage des documents
de passation des marchés publics, pour une bonne tenue des
dossiers de marchés.
Commentaires de
l’Autorité Contractante
- Sur la mise en harmonie du manuel des procédures du
FONIC avec la règlementation : Mise à jour déjà effectuée
avec les manuels de réforme du FONIC.
- Sur la disposition d’un délai pour compléter les pièces
administratives par les soumissionnaires, le CMP n’est pas
précis en la matière et il serait souhaitable que cet article
figure dans le nouveau CMP.
- Sur le support de publication du PV d’ouverture des plis et
transmission du PV aux soumissionnaires le FONIC
procédait par affichage sur le tableau d’affichage se
trouvant dans les enceintes de nos bureaux.
- Sur la conformité avec l’article 19 du décret 100/123 du 11
juillet 2008, actuellement, il existe au sein du FONIC, une
CGMP nommé par ordonnance ministérielle, ce qu’il faut
ajuster c’est la façon dont les sous-commissions sont
nommées.
- Sur l’information des candidats non retenus, l’article 68 est
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
62
à présent observé car à chaque marché les
soumissionnaires sont informés des résultats de l’analyse.
- Sur l’ANO de la DNCMP sur le contrat de marché, à
présent, le FONIC demande toujours le contrôle de visa
avant que le contrat ne soit acheminé au Ministère des
Finances.
- Sur le délai de fourniture de la garantie de bonne exécution, le
dépassement de ce délai ne dépendait pas de la volonté du
FONIC car l’attributaire se heurtait à des difficultés
administratives avec la banque émettrice de cette garantie.
Le FONIC a toujours veillé à ce qu’aucun paiement ne soit
effectué avant la présentation de cette garantie.
- Sur le classement et l’archivage de pièces de marchés, le
FONIC, avec l’appui des partenaires essaie de renforcer
les capacités de son personnel en la matière pour parier à
ce problème.
Appréciation du
Consultant
- Sur la mise à jour du manuel de procédure par les autorités
du FONIC, nous prenons acte de vos commentaires et
nous réjouissons de la parfaite convergence de vue, sur ce
point.
- Sur le délai de remise des pièces administratives, ce point
n’est pas pris en compte par le CMP. Il s’agit
effectivement d’une suggestion, adressée aux autorités de
la République du Burundi, de permettre aux candidats aux
marchés, de pouvoir compléter les pièces administratives
requises, dans les DAO, avant l’attribution du marché, au
lieu de les éliminer à l’entame de la procédure.
- Sur la publication du PV d’ouverture des plis, nous
prenons acte de vos commentaires.
Mais l’article 60.3 du CMP exige la publication et non l’affichage,
même si la publication doit être effectuée au Journal Officiel des
Marchés Publics, pas encore édité ou sur le portail des marchés
publics, non fonctionnel, non plus. La recommandation reste de
mise.
- Sur l’existence au sein du FONIC d’une CGMP nommée
par ordonnance ministérielle, nous prenons acte de vos
commentaires et vous encourageons à vous approprier les
dispositions du CMP et de ses décrets d’application, pour
la mise en place des sous-commissions de passation des
marchés.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
63
- Sur le respect des dispositions de l’article 68 du CMP,
nous prenons acte de vos commentaires et de votre
engagement, à vous conformer à la loi.
- Sur l’observation de la demande de visa de la DNCMP sur
le contrat, nous prenons acte de vos commentaires et de
votre engagement, à vous conformer à la loi.
- Sur le délai de fourniture de la garantie de bonne
exécution, nous prenons de vos commentaires et de votre
engagement, à vous conformer à la loi.
- Sur l’archivage des documents relatifs à la passation des
marchés, nous prenons acte de vos commentaires et votre
engagement à vous y atteler.
AOO N° DNCMP/28/F/2012 FABRICATION ET LIVRAISON DES HUISSERIES
METALLIQUES DESTINEES A LA CONSTRUCTION DES ECOLES
FONDAMENTALES (25 LOTS)
Date de transmission du
DAO N° DNCMP/28/F/2012
-
Date d’ANO de la DCMP
sur le DAO
-
Date de publication de l’avis
d’appel d’offres
09 février 2012
Date limite de dépôt des
offres
09 mars 2012
Délai de préparation des
offres
28 jours
Date d’ouverture des plis 09 mars 2012
Période validité des offres 90 jours
Date de l’évaluation
technique
16 mars 2012
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
64
Date d’attribution 16 mars 2012
Date de l’attestation
d’existence de crédits
-
Date de demande d’ANO à la
DNCMP sur le procès-verbal
d’attribution
-
Date d’ANO de la DNCMP
sur le procès-verbal
d’attribution
03 avril 2014
Date de notification
d’attribution provisoire
Ets Budeda Serge : 17 avril 2012
SOGEM, SOCOS, ECOMOD : 18 avril 2012
Date de publication de
l’attribution provisoire
-
Date d’ANO de la DCMP
sur le projet de contrat
-
Date de souscription Ets Budeda Serge : 13 avril 2012
ECOMOD : 17 avril 2012
SOGEM, SOCOS : 18 avril 2012
Date d’approbation 18 avril 2012 approuvé par le Ministre du Développement
Communal et le Ministre des Finances, de la Planification et
du développement économique (date de signature non
indiquée)
Date de notification 07 mai 2012 (lettre non transmise)
Date d’information du
candidat non retenu et
restitution de sa garantie de
soumission
-
Date de publication de l’avis
d’attribution définitive
-
Délai d’exécution 60 jours
Garantie de soumission - 750 000 FBU pour chacun des lots 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8,
9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 23
- 300 000 FBU pour chacun des lots 5, 22, 24
- 600 000 FBU pour le lot 25.
Attributaires SOCOS Lot 1 : 227
fenêtres
avec
imposte
46 951 500 FBU
TVAC
Lot 2 : 227 46 951 500 FBU
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
65
fenêtres
avec
imposte
TVAC
Lot 3 : 227
fenêtres
avec
imposte
46 951 500 FBU
TVAC
Ets Budeba Serge Lot 4 : 227
fenêtres
avec
imposte
46 909 950 FBU
TVAC
Lot 7 : 312
fenêtres
sans
imposte
47 424 000 FBU
TVAC
Lot 11 : 312
fenêtres
sans
imposte
49 296 000 FBU
TVAC
ECOMOD Lot 5 : 92
fenêtres
avec
imposte
16 132 016 FBU
TVAC
Lot 17 : 312
fenêtres
sans
imposte
54 193 152 FBU
TVAC
Lot 25 : 176
portes sans
imposte
26 645 344 FBU
TVAC
ECOTRAR Lot 6 : 312
fenêtres
sans
imposte
49 202 375 FBU
TVAC
Lot 8 : 312
fenêtres
sans
imposte
49 202 375 FBU
TVAC
Lot 9 : 312
fenêtres
49 202 375 FBU
TVAC
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
66
sans
imposte
NGONI Lot 10 : 312
fenêtres
sans
imposte
44 772 000 FBU
TVAC
Lot 12 : 312
fenêtres
sans
imposte
44 772 000 FBU
TVAC
Lot 13 : 312
fenêtres
sans
imposte
44 772 000 FBU
TVAC
BETUCO Lot 14 : 312
fenêtres
sans
imposte
49 452 000 FBU
TVAC
Lot 18 : 312
fenêtres
sans
imposte
49 530 000 FBU
TVAC
Lot 20 : 312
fenêtres
sans
imposte
49 608 000 FBU
TVAC
ESTRAGECHY Lot 15 : 312
fenêtres
sans
imposte
43 680 000 FBU
TVAC
Lot 16 : 312
fenêtres
sans
imposte
43 680 000 FBU
TVAC
Lot 19 : 312
fenêtres
sans
imposte
43 680 000 FBU
TVAC
SOGEM Lot 21 : 120
fenêtres
20 124 000 FBU
TVAC
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
67
sans
imposte
Entreprise Interaction Lot 22 : 240
portes avec
imposte
49 056 000 FBU
TVAC
Notification et publicité de l’attribution provisoire -
Publicité de l’attribution définitive
Notification de l’attribution définitive
-
Non conformités
La lettre portant avis de la DNCMP sur le DAO n’est pas
jointe au dossier.
L’avis d’appel d’offres n’indique pas la durée de validité de
la garantie bancaire.
Concernant les demandes d’éclaircissements pouvant être
émises par les soumissionnaires, le point B.7) du RPAO
indique que « Des questions relatives au DAO peuvent être
adressées par écrit, à la Direction Générale du FONIC, au
plus tard, à la date limite de remise des offres ». Ceci peut
prêter à équivoque ; en effet, le FONIC aurait dû préciser un
délai précis pour ces demandes, avant la date de dépôt des
offres, pour avoir le temps nécessaire de répondre à ces
dernières, avant la réception des offres.
La publicité du procès verbal d’ouverture des plis n’est pas
retracée dans le dossier, en violation de l’article 60 du CMP.
Le délai de préparation des offres de ce marché qui est de 28
jours, est inférieur au délai réglementaire, en violation
l’article 48 du CMP qui stipule « le délai de réception des
candidatures ou des offres ne peut être inférieur à trente (30)
jours calendaires, pour les marchés supérieurs aux seuils
réglementaires ».
L’examen de l’avis d’appel d’offres a permis de noter qu’il y
figure, au titre des conditions de participation, une clause qui
exclut de l’appel d’offres : « tout soumissionnaire qui n’a pas
exécuté totalement les marchés antérieurs pour le compte du
FONIC ». Le libellé de cette clause constitue une
discrimination vis-à-vis des candidats qui ont mal exécuté des
marchés du FONIC, pendant que les soumissionnaires
n’ayant pas totalement exécuté des marchés ailleurs, ne sont
pas pénalisés de la même manière, rompant ainsi le principe
d’égalité de traitement des candidats. Ce critère ne doit, par
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
68
conséquent, pas être appliqué uniquement aux marchés du
FONIC, mais à tous les marchés exécutés par les candidats au
cours d’une période à déterminer. Nous précisons par ailleurs
que le critère doit être clairement défini, afin d’éviter tout
abus ; il doit viser de manière précise des marchés résiliés aux
torts des soumissionnaires, ou des marchés pour lesquels un
taux maximum de pénalités de retard a été appliqué au
titulaire.
Nous avons noté une incohérence sur le délai d’exécution
inscrit au point 3.4 de l’avis d’appel d’offres et au point 1.2
des DPAO qui est fixé à 60 jours, alors que la partie du DAO
relative au contrat mentionne un délai d’exécution de 30
jours, à compter de la date de notification du marché.
Le DAO annonce que la notification de l’attribution
constituera la formation du marché, sous réserve de la
constitution d’une garantie de bonne exécution… Dès que
l’attributaire aura constitué une garantie de bonne exécution,
le Maître de l’Ouvrage informera dans les meilleurs délais,
les autres soumissionnaires…». Cette partie des dossiers
types prête à confusion, nous rappelons que la garantie de
bonne exécution ne peut être constituée, qu’après notification
du marché signé et dûment approuvé par l’autorité
compétente.
En effet, la formulation des clauses 27, 28 et 29 du RPAO
devrait être revue et corrigée.
Il s’agit au niveau de l’article 27 d’une confusion entre la
notification de l’attribution provisoire dénommée «
notification de l’attribution du marché » qui invite déjà
l’attributaire provisoire, à constituer la garantie de bonne
exécution, à partir d’une lettre de marché et d’un acte
d’engagement non encore approuvés, puisque soumis à sa
signature (article 28 du RPAO). C’est seulement après le
retour de l’acte d’engagement et de la lettre de marché signés
que la Personne Responsable des Marchés de l’Autorité
Contractante, signera à son tour ces documents, avant de les
soumettre à l’approbation.
Il est annoncé au début du PV d’ouverture que 20 entreprises
ont soumissionné. Néanmoins, sur le tableau de vérification
des pièces administratives, il est mentionné 21
soumissionnaires au lieu de 20, l’Entreprise Interaction
venant en plus.
Le PV d’ouverture des plis qui nous a été transmis ne porte
pas la signature des soumissionnaires présents à la séance.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
69
En date du 1er
septembre 2011, le Directeur Général du
FONIC a pris une note N°16/FONIC/2011 en remplacement
de la note N° 9/2010 du 22 décembre 2010, pour nommer les
membres de la Commission Interne de Passation des
Marchés, répartis en deux Cellules : la Cellule chargée de
l’analyse des marchés et la Cellule chargée de l’attribution
des marchés, avec pour chacune un Président, un vice
président, un secrétaire et un membre. Cette structuration de
la Commission de Passation des Marchés (terminologie
consacrée par le CMP) n’est pas conforme aux textes
règlementaires. La sous-commission d’analyse doit
comprendre cinq (5) personnes, au regard des dispositions de
l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008, portant
création, organisation et fonctionnement de la Cellule de
Gestion des Marchés Publics.
La composition de la commission des marchés avec
désignation de la « commission chargée d’ouverture » et de la
« commission chargée d’analyse et d’attribution » ne répond
pas à l’esprit du code (article 62 et 67 du CMP) qui veut que
les sous-commissions d’ouverture et les sous-commissions
d’analyse soient constituées ponctuellement et que leurs
membres soient interchangeables, en fonction des
particularités des marchés concernés et du profil des membres
de la Commission de Passation des Marchés. En instituant
des sous-commissions fixes, le FONIC ne se conforme pas au
CMP et au décret 100/123 du 11 juillet 2008 ci-avant
mentionné.
En effet, au regard de l’article 62 du CMP, une sous
commission d’analyse est nommée à la fin de la séance
d’ouverture des plis et procède à l’évaluation des offres.
Ensuite, l’article 67 précise que la proposition d’attribution
est faite par la commission des marchés, à la Personne
Responsable des Marchés. Tout cela pour étayer le fait
qu’une même commission ne peut à la fois, analyser et faire
la proposition d’attribution.
Le point 21 du RPAO relatif à l’examen des offres et la
détermination de leur conformité stipule : « avant d’effectuer
l’évaluation détaillée des offres, le Maître d l’Ouvrage
établira la conformité de l’offre, en vérifiant que chaque offre
répond aux critères de qualification tels qu’indiqués à la
clause 4.1 des IS… ». Il s’agit d’une confusion au stade de
l’examen préliminaire des offres, entre la vérification des
critères de recevabilité des offres faite, avant l’examen
détaillé des offres et la vérification des critères de
qualification des candidats faite ex-post, d’abord pour le
candidat ayant proposé l’offre conforme la moins disante.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
70
Nous précisons que la recevabilité des offres est examinée au
regard des dispositions des articles 53, 54 et 55 du CMP,
l’évaluation et l’attribution, au regard des articles 63 et 67 du
CMP. Les critères de sélection des candidats ne peuvent être
inclus dans les critères d’attribution qui doivent
essentiellement, viser à identifier l’offre économiquement la
plus avantageuse.
A l’examen du PV d’analyse et d’attribution, nous avons noté
que l’examen des spécifications techniques décrites dans le
DAO et comportant des mensurations et profilés précis des
fournitures n’a pas été relaté dans ce PV en violation de
l’article 63 du CMP. De plus, lorsque l’on parcourt le tableau
détaillant les montants auxquels les lots ont été attribués,
nous constatons que certains n’ont pas été attribués aux moins
disants. Etant donné que le PV d’évaluation ne détaille pas
l’examen technique des offres, nous ignorons les raisons qui
ont motivé le choix de la « commission d’analyse et
d’attribution ».
Il est mentionné à l’attribution du marché que cette dernière
« devient infructueuse lorsque pour un lot, il n’y a pas
d’offres (soit le seuil de trois lots est dépassé ou les offres
dépassent le devis confidentiel ». Ce point est valable pour le
premier cas (seuil de trois lots dépassé), mais pour les offres
dépassant le devis confidentiel, le marché ne doit pas être
déclaré infructueux mais plutôt sans suite car l’infructuosité
d’un appel d’offres n’est caractérisée que par l’absence totale
d’offres ou d’offres conformes, après évaluation.
Ainsi, le support de publicité de cette décision dans le journal
des marchés publics tel que stipulé à l’article 61 du CMP n’a
pas été joint au dossier.
Pour les contrats de SOGEM, SOCOS, la signature du
Ministre des Finances n’y est pas apposée, pour approbation,
en violation de l’article 74 du CMP.
Les lettres d’information adressées aux soumissionnaires non
retenus et le support de la publication de l’avis d’attribution
définitive et n’ont pas été versés au dossier, en violation des
articles 68 et 76 du CMP).
Les documents de règlement (chèque ou virement bancaire)
des différents lots n’ont pas été joints au dossier.
Recommandations Se conformer aux articles 23-2 et 44-e du CMP et au point
A.3 du RPAO ;
Veiller à apporter plus de précision sur les critères de
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
71
qualification et s’assurer que les ces critères soient indiqués
dans les avis d’appel d’offres, pour permettre aux entreprises
d’avoir l’information sur leurs capacités ou non de participer
à l’appel d’offres. La durée de validité de la garantie de
soumission devrait également être mentionnée dans les avis
d’appels d’offres ;
Apporter des corrections à la formulation du texte du RPAO
portant sur les demandes d’éclaircissements pouvant être
émises par les soumissionnaires ;
Se conformer aux dispositions des articles 60 et 48 du CMP
sur la publicité du PV d’ouverture et sur le respect du délai de
préparation des offres ;
Eviter l’inclusion de clause abusive et/ou discriminatoire dans
les documents d’appel à la concurrence, dans le but du
respect du principe de libre accès à la commande publique ;
Mettre en cohérence les informations consignées dans les
différents documents de passation de marchés ;
Procéder à la reformulation et à la correction des clauses 27,
28 et 29 du RPAO qui devraient faire une nette distinction
entre la notification de l’attribution provisoire et la
notification du marché et la période appropriée, pour la
constitution de la garantie de bonne exécution ;
Veiller à ce que le PV d’ouverture soit signé par tous les
soumissionnaires à la fin de la séance et veiller à la cohérence
des informations qui y sont consignées ;
Veiller à constituer une commission des marchés conforme
aux articles 62 et 67 du CMP ;
Veiller à mener une évaluation en bonne et due forme en
procédant en premier lieu, à l’examen préliminaire des offres
(vérification de la conformité et de la recevabilité des pièces
administratives et de la garantie de soumission). Ensuite,
procéder à l’examen détaillé des offres jugées conformes à
l’examen préliminaire et enfin vérifier les critères de
qualification qui se rapportent aux candidats, pour le
soumissionnaire classé premier à l’issue de l’examen détaillé
(vérification des critères d’évaluation notamment les
spécifications techniques), s’il n’est pas conforme, poursuivre
avec le candidat classé second, jusqu’à obtenir le candidat
qualifié dont l’offre était jugée conforme ;
Retracer dans le rapport d’analyse, l’examen détaillé des
offres se rapportant à la vérification et à la conformité des
spécifications techniques requises dans le DAO, à celles
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
72
proposées par les soumissionnaires.
Revoir la définition du marché infructueux vis-à-vis de
l’article 61 du CMP et veiller à la publicité de la décision de
déclarer un marché infructueux, tel que précisé dans cedit
article ;
Se conformer aux dispositions des articles 68, 74 et 76 du
CMP ;
Veiller au classement et à l’archivage exhaustif de toutes les
pièces relatives aux acquisitions ou prestations dans les
dossiers de passation de marchés.
Commentaires de l’Autorité
Contractante
- Sur la lettre portant avis de la DNCMP sur le
DAO non jointe au dossier, après obtention auprès de
la DNCMP du N° du DAO, pas d’autre
correspondance de la part de cette Direction.
- Sur la durée de validité de la garantie bancaire non
indiquée dans l’avis d’appel d’offres, cette durée est
mentionnée dans le DAO.
- Sur le délai de préparation des offres de ce marché (28
jours) inférieur au délai réglementaire (Pas inférieur à
30 jours calendaires), l’erreur due au mois de Février
considéré (28 jours au lieu de 30).
- Sur la constitution de la commission des marchés avec
les sous commissions d’ouverture et d’analyse
interchangeables, en fonction des particularités des
marchés et du profil des membres de la Commission,
cette non-conformité est déjà corrigée par le FONIC.
- Sur les lettres d’information aux soumissionnaires non
retenus et le support de publication de l’avis
d’attribution non versés au dossier, le FONIC faisait
appel à l’affichage de toutes ces informations.
- Sur les contrats de SOGEM et SOCOS ne comportant
pas la signature du Ministre des Finances pour
approbation, ces contrats comportent bel et bien la
signature du Ministre des Finances (Voir annexe 1).
- Sur les documents de règlement (chèque ou virement
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
73
bancaire) non joint au dossier, les paiements se
faisaient au Ministère des Finances et non au FONIC.
Appréciation du Consultant - Sur l’ANO de la DNCMP, sur le DAO, nous prenons
acte de vos commentaires.
Néanmoins, l’ANO de la DNCMP sur le DAO doit être
formalisé, conformément à l’article 12.2 du CMP.
Par conséquent, nous maintenons nos observations sur ce
point.
- Sur la mention de la durée de validité des offres dans
l’avis d’appel d’offres, nous prenons acte de vos
commentaires.
Cependant, le délai pendant lequel les candidats restent
engagés par leurs offres, fait partie des mentions obligatoires
de l’avis d’appel d’offres, fixées par l’article 44.h du CMP.
Par conséquent, nous maintenons nos observations sur ce
point.
- Sur le délai calendaire de préparation des offres, nous
prenons acte de vos commentaires.
Cependant, vous confirmez nos allégations et nous
maintenons nos observations, sur ce point.
- Sur la constitution de la commission de passation des
marchés avec les sous commissions d’ouverture et
d’analyse des offres, nous prenons acte de vos
commentaires.
Cependant, lors de notre passage, lesdites commissions
n’étaient pas mises en place, conformément à la
réglementation des marchés publics.
Par conséquent, nous maintenons nos observations sur ce
point.
- Sur les lettres d’information aux soumissionnaires non
retenus et support de publication de l’avis
d’attribution non versés au dossier, nous prenons acte
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
74
de vos commentaires.
Cependant, l’article 68 du CMP exige de l’Autorité
Contractante la communication par écrit, à tout
soumissionnaire écarté, des motifs du rejet de son offre, du
montant du marché attribué et du nom de l’attributaire.
Par conséquent, nous maintenons nos observations sur ce
point.
- Sur le défaut d’approbation des contrats de SOGEM
et SOCOS, par le Ministre des Finances, nous
prenons acte de vos commentaires.
Néanmoins, les copies des contrats mises à notre disposition
ne comportent pas la signature du de ladite autorité.
Par conséquent, nous maintenons nos observations, sur ce
point.
- Sur le non classement des documents de règlement
des marchés, dans le dossier, nous prenons acte de vos
commentaires.
Vous confirmez nos allégations et nous maintenons nos
observations, sur ce point.
AOO N° DNCMP/33/F/2011 FOURNITURE DE MATERIAUX IMPORTES POUR LA
CONSTRUCTION DE 113 ECOLES ET 192 LOGEMENTS (14 LOTS)
Date de transmission du DAO N°
DNCMP/33/F/2012 de Février 2011
-
Date d’ANO de la DCMP sur le DAO -
Date de publication de l’avis d’appel d’offres 14 février 2011
Addendum établi le 1er
/03/2011 mais
la date n’apparaît sur le support de
publicité transmis
Date limite de dépôt des offres 16 mars 2011
Délai de préparation des offres 30 jours
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
75
Date d’ouverture des plis 16 mars 2011
Période validité des offres 90 jours à compter de la date limite de
remise des offres
Date de l’évaluation technique Analyse des offres : 16 mars 2011, PV
établi le 22 mars 2011
Ré-analyse des offres : 11 avril 2011,
PV établi le 12 avril 2011
Date d’attribution 11 avril 2011
Date de l’attestation d’existence de crédits -
Date de demande d’ANO à la DNCMP sur le procès-
verbal d’attribution
-
Date d’ANO de la DNCMP sur le procès-verbal
d’attribution
19 avril 2011
Date de notification d’attribution provisoire 21 avril 2011
Date de publication de l’attribution provisoire -
Date d’ANO de la DCMP sur le projet de contrat -
Date de souscription Ets Ndimurukundo Hilaire, Bigwabari
J, Kantore & Sons : 20 avril 2011
Marimbu, Nsabiyumva Jeannette,
Budeba S : 21 avril 2011
Date d’approbation Marimbu : 21 avril 2011 approuvé par
le Ministre du Plan et du
Développement Communal, 10 mai
2011 approuvé par le Ministre des
Finances
Ets Ndimurukundo Hilaire, Bigwabari
J, Nsabiyumva Jeannette, Budeba S,
Kantore & Sons : 22 avril 2011
approuvé par le Ministre du Plan et du
Développement Communal, 10 mai
2011 approuvé par le Ministre des
Finances
Date de notification -
Date d’information du candidat non retenu et
restitution de sa garantie de soumission
-
Date de publication de l’avis d’attribution
définitive
-
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
76
Délai d’exécution 30 jours à partir de la date de
notification du marché
Budget Construction de 113 écoles :
2 132 853 000 FBU
Construction de 192 logements :
607 744 000 FBU
Garantie de soumission
Attributaires Construction de 113 écoles Infructueux Lot 1 Infructueux
Ets
Ndimurukundo
Hilaire
Lot 2 10 900 000
Ets Marimbu Lot 3 903 985 492
Bigwabari J Lot 4 327 823 800
Lot 6 130 102 400
Lot 7 240 018 000
Kantore &
Sons
Lot 5 143 978 100
Budeba S Lot 8 232 680 120
Construction de 192
logements
Ets Marimbu Lot 1 226 302 477
Kantore &
Sons
Lot 2 257 824 000
Nsabiyumva
Jeannette
Lot 3 15 852 800
Ets
Ndimurukundo
Hilaire
Lot 4 14 880 000
Kantore and
Sons
Lot 5 77 725 632
A relancer Lot 6 A relancer
car la
proposition
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
77
financière
dépasse
l’enveloppe
prévue
Notification et publicité de l’attribution provisoire Non classée dans le dosier de
marché
Publicité de l’attribution définitive
Notification de l’attribution définitive
-
Non conformités
La lettre portant avis de la DNCMP sur le
DAO n’est pas jointe au dossier.
L’avis d’appel d’offres n’indique pas la durée
de validité de la garantie bancaire.
Concernant les demandes d’éclaircissements
pouvant être émises par les soumissionnaires,
le point B.7) du RPAO indique que « Des
questions relatives au DAO peuvent être
adressées par écrit à la Direction Générale du
FONIC, au plus tard à la date limite de remise
des offres ». Ceci peut prêter à équivoque ; en
effet, le FONIC aurait dû préciser un délai
précis pour ces demandes, avant la date de
dépôt des offres, pour avoir le temps
nécessaire de répondre à ces dernières, avant
la réception des offres.
Le support de publicité de l’addendum au
marché qui nous a été transmis, n’est pas daté.
Le DAO annonce que la notification de
l’attribution constituera la formation du
marché, sous réserve de la constitution d’une
garantie de bonne exécution… Dès que
l’attributaire aura constitué une garantie de
bonne exécution, le Maître de l’Ouvrage
informera dans les meilleurs délais, les autres
soumissionnaires…». Cette partie des
dossiers types prête à confusion, nous
rappelons que la garantie de bonne exécution
ne peut être constituée, qu’après notification
du marché signé et dûment approuvé par
l’autorité compétente.
En effet, la formulation des clauses 27, 28 et
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
78
29 du RPAO devrait être revue et corrigée.
Il s’agit au niveau de l’article 27, d’une
confusion entre la notification de l’attribution
provisoire dénommée « notification de
l’attribution du marché » qui invite déjà
l’attributaire provisoire à constituer la
garantie de bonne exécution, à partir d’une
lettre de marché et d’un acte d’engagement
non encore approuvés, puisque soumis à sa
signature (article 28 du RPAO). C’est
seulement après le retour de l’acte
d’engagement et de la lettre de marché signés,
que la Personne Responsable des Marchés de
l’Autorité Contractante signera à son tour ces
documents, avant de les soumettre à
l’approbation.
Les délais de validité des pièces
administratives, n’ont pas été précisés dans le
tableau de vérification de leur conformité.
La publicité du procès verbal d’ouverture des
plis n’est pas retracée dans le dossier, en
violation de l’article 60 du CMP.
Toujours dans l’examen du PV d’ouverture,
nous avons constaté que deux des
soumissionnaires (Pooja Parixitpunjan et GH
Vista) ont fourni des chèques certifiés comme
garantie de soumission, alors que le chèque
certifié est émis sur le compte du client pour
lequel, la banque certifie que la provision
existe et est bloquée jusqu’au terme du délai
de présentation de huit jours. Si le chèque de
banque peut valablement constituer une
garantie de soumission parce qu’étant de la
trésorerie immédiate, il n’en est pas de même
pour le chèque certifié. Leurs offres auraient
dû être rejetées, cependant, le DAO n’avait
pas précisé que le chèque certifié n’était pas
accepté comme garantie bancaire, il s’agit
dans ce cas, d’une insuffisance des dossiers
types, ayant servi à établir le DAO.
En date du 1er
septembre 2011, le Directeur
Général du FONIC a pris une note
N°16/FONIC/2011, en remplacement de la
note N° 9/2010 du 22 décembre 2010 pour
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
79
nommer les membres de la Commission
Interne de Passation des Marchés, répartis en
deux Cellules : la Cellule chargée de l’analyse
des marchés et la Cellule chargée de
l’attribution des marchés, avec pour chacune
un Président, un vice président, un secrétaire
et un membre. Cette structuration de la
Commission de Passation des Marchés
(terminologie consacrée par le CMP), n’est
pas conforme aux textes règlementaires. La
sous-commission d’analyse doit comprendre
cinq (5) personnes, au regard des dispositions
de l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet
2008 portant création, organisation et
fonctionnement de la Cellule de Gestion des
Marchés Publics.
La composition de la commission des
marchés, avec désignation de la « commission
chargée d’ouverture » et de la « commission
chargée d’analyse et d’attribution » ne répond
pas à l’esprit du code (article 62 et 67 du
CMP) qui veut que les sous-commissions
d’ouverture et les sous-commissions
d’analyse soient constituées ponctuellement et
que leurs membres soient interchangeables,
en fonction des particularités des marchés
concernés et du profil des membres de la
Commission de Passation des Marchés. En
instituant des sous-commissions fixes, le
FONIC ne se conforme pas au CMP et au
décret 100/123 du 11 juillet 2008, ci-avant
mentionné.
En effet, au regard de l’article 62 du CMP,
une sous commission d’analyse est nommée à
la fin de la séance d’ouverture des plis et
procède à l’évaluation des offres. Ensuite,
l’article 67 précise que la proposition
d’attribution est faite par la commission des
marchés, à la Personne Responsable des
Marchés. Tout cela pour étayer le fait qu’une
même commission ne peut à la fois, analyser
et faire la proposition d’attribution.
Le point 21 du RPAO relatif à l’examen des
offres et la détermination de leur conformité
stipule : « avant d’effectuer l’évaluation
détaillée des offres, le Maître d l’Ouvrage
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
80
établira la conformité de l’offre en vérifiant
que chaque offre répond aux critères de
qualification, tels qu’indiqués à la clause 4.1
des IS… ». Il s’agit d’une confusion au stade
de l’examen préliminaire des offres, entre la
vérification des critères de recevabilité des
offres faite, avant l’examen détaillé des offres
et la vérification des critères de qualification
des candidats faite ex-post, d’abord pour le
candidat ayant proposé l’offre conforme la
moins disante. Nous précisons que la
recevabilité des offres est examinée, au regard
des dispositions des articles 53, 54 et 55 du
CMP, l’évaluation et l’attribution, au regard
des articles 63 et 67 du CMP. Les critères de
sélection des candidats ne peuvent être inclus
dans les critères d’attribution qui doivent
essentiellement, viser à identifier l’offre
économiquement la plus avantageuse.
Nous avons souligné dans le PV d’analyse du
16 mars 2011, plusieurs incohérences entre le
tableau synthétique des offres administratives
qui indique que trois soumissionnaires, dont
ADQ Business, n’ont pas fourni de ligne de
crédit, les Ets Ndimurukundo et Jérémie
Bigirimana ont fourni des lignes de crédit non
conformes et les commentaires faits en-
dessous de ce tableau, où il est mentionné que
les offres des Ets Ndimurukundo, de Jérémie
Bigirimana, JM Hardware et Ndayishimiye
Epipode ont été rejetées. Par la suite, ils
annoncent la liste des autres soumissionnaires
dont les offres sont administrativement
conformes en y incluant à nouveau
Ndayishimiye Epipode, dont l’offre était
jugée d’ailleurs dans le tableau synthétique,
conforme et ADQ G Business dont l’offre
n’était pas conforme suivant ce même
tableau.
Par conséquent, si l’on s’en tient aux
commentaires, l’évaluation devait se
poursuivre avec douze entreprises dont les
offres sont conformes, étant donné que quatre
offres ont été rejetées.
Les offres ont fait l’objet d’une ré-analyse le
11 avril 2011, les mêmes incohérences ont à
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
81
nouveau été notées dans le procès verbal y
relatif. En effet, le tableau synthétique des
offres administratives, mentionne que deux
soumissionnaires, dont ADQ Business, n’ont
pas fourni de ligne de crédit et Jérémie
Bigirimana a fourni des lignes de crédit non
conformes et les commentaires faits en-
dessous de ce tableau, où il est mentionné que
les offres de Jérémie Bigirimana, JM
Hardware et Ndayishimiye Epipode ont été
rejetées. Par la suite, ils annoncent la liste des
autres soumissionnaires dont les offres sont
administrativement conformes, en y incluant à
nouveau Ndayishimiye Epipode, dont l’offre
était jugée conforme dans le tableau
synthétique et ADQ G Business dont l’offre
n’était pas conforme, suivant ce même
tableau.
L’existence de ces deux procès verbaux
d’analyse n’est pas justifiée, d’autant plus que
le second n’a pas servi à corriger les erreurs
commises dans le premier. Il s’y ajoute qu’il
s’est écoulé vingt six jours entre l’analyse et
la ré analyse, en violation de l’article 62 du
CMP qui fixe un délai de 30 jours entre
l’ouverture des plis et l’analyse des offres,
alors que celle-ci a duré effectivement 33
jours.
Il est mentionné dans le PV d’attribution du
marché que «l’attribution du marché devient
infructueuse lorsque l’offre la moins disante
dépasse l’enveloppe prévue ». La commission
a commis une erreur sur la définition du
marché infructueux, en effet, le montant d’un
marché dépassant le budget, ne doit pas être
déclaré infructueux mais plutôt sans suite car
l’infructuosité d’un appel d’offres, n’est
caractérisée que par l’absence totale d’offres
ou d’offres conformes, après évaluation, tel
que stipulé par l’article 61 du CMP.
Le PV d’attribution annonce un nombre de 14
soumissionnaires, dont les offres ont rempli
les conditions administratives, techniques et
financières exigées en lieu et place de 13
soumissionnaires car il prend en compte
l’offre de Jérémie Bigirimana alors que cette
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
82
dernière avait été éliminée à l’évaluation.
La « commission d’attribution » conclut
« après consultation des PV d’ouverture et
d’analyse des offres, la commission a constaté
que ces derniers étaient en ordre, mais qu’il
fallait réintroduire l’offre de Ndayishimiye
Epipode, pour le lot N° 7 : 332 053 984 FBU
pour que cette dernière soit comparée aux
autres offres, pendant l’attribution. En effet, il
avait été retiré car il avait fait une offre
dépassant les quantités demandées d’une
unité sur les tubes à fournir ».
Se rendant compte de l’excès des quantités
proposées par Ndayishimiye Epipode, la
commission d’analyse aurait dû plutôt
procédé à la correction de l’offre pour la
ramener aux quantités normales, au moins,
pour les besoins de comparaison, à
l’évaluation des offres. Dans ce cas, son offre
n’aurait pas dû être éliminée.
Pour ce qui est de la construction des 113
écoles, le lot 1 proposé par GH VISTA a été
déclaré infructueux, car GH VISTA est jugé
incapable, il n’a qu’une expérience confirmée
dans la fourniture des vivres. De plus, il n’a
pas de stock minimum exigé. Nous notons
que cette information n’avait pas été
consignée préalablement dans le PV
d’analyse, car l’offre de GH Vista était jugée
conforme, cet élément aurait dû être pris en
compte, lors de l’évaluation des offres.
Concernant les motifs de rejet de l’offre de
GH VISTA, d’abord, le DAO avait mentionné
au point 4.1 de l’appel d’offres que « la
participation au marché est ouverte, à égalité
de conditions, à toutes les personnes
physiques et morales et possédant les
conditions techniques et les capacités
financières nécessaires à l’exécution du
marché et justifiant une expérience en matière
de fournitures des matériaux importés ».
Ensuite, le point 1.2 des IS précisé dans les
DPAO, indique que le soumissionnaire
gagnant devra avoir ¼ des livraisons dans son
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
83
stock, dès la notification du marché.
Nous jugeons que ces deux points ne sont pas
assez précis, pour justifier le rejet d’une offre.
En effet, pour ce qui est de l’expérience, le
nombre d’années d’expérience ou des
attestations de service fait, n’étaient pas
requis et pour la visite des lieux, il était exigé
la disponibilité d’un quart des livraisons dans
le stock de l’attributaire, dès la notification du
marché mais il n’a été pas été indiqué la
programmation d’une visite des lieux.
Les lettres d’information adressées aux
soumissionnaires non retenus et le support de
la publication de l’avis d’attribution
définitive, n’ont pas été versés au dossier, en
violation des articles 68 et 76 du CMP.
La lettre de mise en demeure du 19 juillet
2011, adressée à MARIMBU, indique qu’il
est demandé à ce dernier « de prendre ses
dispositions dans 10 jours ouvrables, dépassé
ce délai, le FONIC va appliquer les pénalités
de retard ». Compte tenu du retard
considérable attesté par le marché, le FONIC
devait appliquer, après mise en demeure, les
pénalités de retard, conformément à l’article
109 du CMP.
Les parties au contrat, notamment le FONIC
et les sociétés MARIMBU, BIGWABARI et
KANTORE ne se sont pas conformés à
l’article 117 du CMP, car le FONIC a décidé
de résilier les contrats qui les liaient avec ces
sociétés, alors que plusieurs paiements
avaient déjà été effectués et qu’il restait que
respectivement de 12% et 17% à livrer.
L’Autorité Contractante aurait dû résilier ces
marchés bien avant que les paiements ne
soient effectués, car plusieurs mises en
demeure avaient été servi aux titulaires des
marchés, qui n’ont pas pu d’ailleurs,
empêcher le retard considérable, noté au
niveau de l’exécution.
Les documents de règlement (chèque ou
virement bancaire) des différents lots n’ont
pas été joints au dossier.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
84
Recommandations Se conformer aux articles 23-2 et 44-e du
CMP et au point A.3 du RPAO ;
Veiller à apporter à plus de précision sur les
critères de qualification et s’assurer que les
ces critères soient indiqués dans les avis
d’appel d’offres pour permettre aux
entreprises d’avoir l’information sur leurs
capacités ou non de participer à l’appel
d’offres. La durée de validité de la garantie de
soumission devrait également être mentionnée
dans les avis d’appels d’offres ;
Apporter des corrections à la formulation du
texte du RPAO, portant sur les demandes
d’éclaircissements, pouvant être émises par
les soumissionnaires ;
Procéder à la reformulation et à la correction
des clauses 27, 28 et 29 du RPAO qui
devraient faire une nette distinction, entre la
notification de l’attribution provisoire et la
notification du marché et la période
appropriée pour la constitution de la garantie
de bonne exécution ;
Se conformer aux dispositions de l’article 60
du CMP, sur la publicité du PV d’ouverture ;
Rectifier la clause du DAO sur le chèque
certifié qui est accepté comme garantie de
soumission, alors qu’il ne peut pas l’être
considérant, sa durée de validité à court
terme ;
Veiller à constituer une commission des
marchés conforme aux articles 62 et 67 du
CMP ;
Veiller à mener une évaluation en bonne et
due forme, en procédant en premier lieu, à
l’examen préliminaire des offres (vérification
de la conformité et de la recevabilité des
pièces administratives et de la garantie de
soumission). Ensuite, procéder à l’examen
détaillé des offres jugées conformes à
l’examen préliminaire et enfin vérifier les
critères de qualification qui se rapportent aux
candidats, pour le soumissionnaire classé
premier à l’issue de l’examen détaillé
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
85
(vérification des critères d’évaluation
notamment les spécifications techniques), s’il
n’est pas conforme, poursuivre avec le
candidat classé second, jusqu’à obtenir le
candidat qualifié dont l’offre était jugée
conforme ;
Mettre en cohérence les informations
consignées dans les différents documents de
passation de marchés. Dans ce marché, il
convient d’harmoniser les informations
mentionnées dans les PV d’analyse et
d’attribution, car plusieurs incohérences ont
été notées dans ces deux documents ;
Revoir la définition du marché infructueux
vis-à-vis de l’article 61 du CMP et veiller à la
publicité de la décision de déclarer un marché
infructueux, tel que précisé dans l’article
précité ;
Veiller à évaluer les offres, conformément
aux articles 62 et 63 du CMP ;
Eviter l’élimination abusive de candidats lors
de l’évaluation des offres, alors qu’une
correction aurait pu être apportée à l’offre
financière ;
Se conformer aux dispositions des articles 68
et 76 du CMP ;
Veiller au respect des dispositions des articles
109 et 117 du CMP, sur l’application des
pénalités de retard et la résiliation des
marchés.
Commentaires de l’Autorité Contractante Pour ce marché, nous constatons quelques
lacunes de forme, des oublis pour certaines
précisions et le FONIC prend note des
recommandations de l’auditeur quitte à y
parier dans l’avenir.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
86
Appréciation du Consultant
Sur tous les points soulevés, nous prenons
actes de vos commentaires.
Vous confirmez nos allégations en tous points
et nous maintenons toutes nos observations.
4.3.3 MARCHES PASSES PAR ENTENTE DIRECTE OU PAR GRE A GRE
GRE A GRE N° DNCMP 321/F/2012 FOURNITURE DES MATERIAUX IMPORTES
POUR LA CONSTRUCTION DES ECOLES FONDAMENTALES ET VILLAGES
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
87
Date de demande
d’ANO de la DCMP
27 Septembre 2012
Date d’ANO de la
DCMP
09 Octobre 2012
Date de souscription 31 Octobre 2012
Date de l’attestation
d’existence de crédits
-
Date d’approbation 07 Novembre 2012
Date
d’immatriculation
-
Date de notification 31 Octobre 2012
Date
d’enregistrement des
contrats
-
Délai d’exécution 60 jours calendaires
Attributaires Lots 1, 2, 3 et 4 : KARIKUNZIRA
Lots 5 et 7 : SBS
Lots 8 et 10 : COTI
Lots 9 et 11 : NDUWAYEZU GODELIEVE
Montant en FBU
TVAC
Lots 1, 2, 3 et 4 : 734 384 000
Lots 5 : 399 904 000
Lots 8 et 10 : 399 904 000
Lots 9 et 11 : 367 511 776
Information des
candidats
Les lettres d’information des candidats non retenus, n’ont pas été
classées dans le dossier, alors qu’il s’agit d’une exigence de l’article
68 du CMP.
Le support de publication des avis d’attribution définitive n’ont pas
été classés dans le dossier.
Non conformités L’acte portant l’aval de l’ARMP donné à la DNCMP, pour
l’autorisation de passer le marché par gré à gré, n’a pas été mis à
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
88
notre disposition.
Les justificatifs de la tenue de la séance d’analyse des motifs du gré
à gré et de l’établissement des rapports de la Commission de
Passation des Marchés et de l’observateur indépendant, préalables à
l’autorisation de passer le marché par gré à gré, par la DNCMP,
n’ont pas été classés dans le dossier, en violation de l’article 42.1 du
CMP.
Un problème de terminologie a été noté dans les actes de
nomination des membres de la commission de passation des
marchés. Les notes de service, prises conformément au manuel de
procédures du FONIC, parlent de Commission Interne, en lieu et
place de la Commission de Passation des Marchés. Des cellules
d’analyse et d’attribution ont été mises en place, en lieu et place
des sous-commissions.
Or, aux termes de l’article 9 du Code des Marchés Publics, une
Cellule de Gestion des Marchés Publics (CGMP), placée auprès de
la Personne Responsable des Marchés Publics, est chargée de la
planification, de la préparation des dossiers d’appel d’offres et de
consultation et de la procédure de passation.
Et c’est le Président de la Commission de Passation des Marchés
qui nomme les membres de la sous-commission d’analyse des
offres conformément à l’article 62-1 du CMP.
Le support ou le justificatif de publication du PV d’ouverture des
plis, n’a pas été classé dans le dossier, en violation de l’article 60.3
du CMP.
Il faut noter que la publication doit être effectuée au Journal Officiel
des Marchés Publics pas encore édité ou sur le portail des marchés
publics, non fonctionnel non plus.
Les fonctions et qualités des membres de la sous- commission
d’analyse n’ont pas été mentionnées, en violation de l’article 19 du
décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création, organisation et
fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés Publics.
Les marchés ont été attribués par la commission d’analyse, en
violation de l’article 67 .1 du CMP, aux termes duquel, c’est la
commission de passation des marchés, qui est habilitée à procéder à
la proposition d’attribution du marché à la PRMP.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
89
Alors que la DNCMP avait proposé à la PRMP de relancer le
marché, suite à la demande de non objection sur le rapport
d’analyse et le procès-verbal d’attribution, le marché a été attribué
par entente directe, alors qu’aucun des cas limitatifs, pour passer
une entente directe, prévus par l’article 40 du Code des Marchés
Publics n’est applicable, en l’espèce.
Le soumissionnaire KARIKUNZIRA a été attributaire de quatre (4)
lots, pour la fourniture du ciment, alors que le règlement de la
consultation avait indiqué très clairement, qu’un soumissionnaire ne
peut être attributaire que de deux lots, par type de fournitures.
Les lettres d’information des candidats non retenus, n’ont pas été
classées dans le dossier, en violation de l’article 68 du CMP. Cette
information des soumissionnaires non retenus, du rejet de leurs
offres, est une formalité essentielle de l’achèvement de la procédure
de passation au regard de l’exigence de transparence, mais aussi en
ce qu’elle permet aux candidats d’exercer leur droit de recours
éventuel.
Les justificatifs de la restitution des garanties de soumission des
candidats non retenus, n’ont pas été mis à notre disposition.
Le support ou le justificatif de publication du PV d’attribution,
après validation par la DNCMP n’a pas été mis à notre disposition,
en violation de l’article 67.2 du CMP.
Le support de publication des avis d’attribution définitive n’ont pas
été classés dans le dossier, en violation de l’article 76 du CMP.
Le contrat de l’entreprise SBS n’a pas été classé dans le dossier.
L’ANO de la DNCMP sur les contrats n’a pas été mis à notre
disposition, en violation de l’article 12 du CMP.
La garantie de bonne exécution, des titulaires KARIKUNZIRA et
NDUWAYEZU, ont été fournies au-delà du délai de dix (10) jours
calendaires, à compter de la notification de la lettre de commande,
en violation de l’article 7 du contrat.
Les ordres de transfert ou de virement, relatifs aux factures de
NDUWAYEZU et à la facture N° 03/2013 de KARIKUNZIRA
n’ont pas été classés dans le dossier.
Aucun document d’exécution et de règlement des marchés du
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
90
titulaire COTI n’a été classé dans le dossier.
Les documents d’exécution de l’entreprise SBS n’ont pas été
classés dans le dossier.
Recommandations Il convient alors, de solliciter des autorités du FONIC de mettre à
jour leur manuel de procédure afin de le mettre en harmonie, avec la
règlementation ;
Se conformer aux dispositions de de l’article 42.1 du CMP, sur les
préalables à l’autorisation de la DNCMP ;
Veiller à classer dans le dossier de passation le support de
publication du PV d’ouverture des plis, les justificatifs de demandes
de transmission, le cas échéant et les justificatifs de transmission
dudit PV aux soumissionnaires (article 60 du CMP) ;
Se conformer aux dispositions de l’article 19 du décret 100/123 du
11 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de
la Cellule de Gestion des Marchés Publics, sur la mention des
fonctions et qualités de ses membres ;
Veiller à classer dans le dossier de passation le support de
publication du PV d’attribution (article 67 du CMP) ;
Veiller au respect des dispositions de l’article 12 du CMP, en
requérant l’ANO de le DNCMP sur le contrat ;
Veiller au classement, dans le dossier, du support de publication de
l’avis d’attribution définitive (article 76.2 du CMP) ;
Mettre à la disposition des auditeurs toutes les pièces de règlement
des marchés ;
Lancer le Journal Officiel des Marchés Publics dans les meilleurs
délais (ARMP) ; rendre opérationnel le portail des marchés publics ;
Se conformer à la règlementation des marchés publics et veiller au
classement et à l’archivage de toutes les pièces de marchés dans les
dossiers de passation des marchés.
Il conviendrait de recommander à l’ARMP d’élaborer et de diffuser
un manuel de classement et d’archivage des documents de passation
des marchés publics, pour une bonne tenue des dossiers de marchés.
Commentaires de - Sur l’aval de l’ARMP, donné à la DNCMP pour autoriser le
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
91
l’Autorité
Contractante
mode de gré à gré, le FONIC a demandé l’aval de la
DNCMP et ce dernier a informé l’ARMP, conformément à
l’article 42 du CMP (voir les documents en annexe 2).
- Sur le problème lié à la terminologie des sous-commissions,
une CGMP est fonctionnelle et ces lacunes observées sont
déjà corrigées.
- Sur la publication des PV d’ouverture et d’attribution
provisoire dans le journal Officiel ou portail des Marchés
Publics, faute de journal Officiel non encore édité ou de
portail des marchés publics non fonctionnel, en attendant, le
FONIC pourra faire ces publications sur son site Web.
- Sur l’attribution du marché alors que la DNCMP avait
proposé de relancer, le FONIC a fait recours auprès de
l’ARMP et cette dernière lui a recommandé de se mettre
ensemble avec la DNCMP pour trouver une solution
adéquate suite à la situation d’urgence qui caractérisait ce
marché. En résumé, l’article 40 n’a pas été violé.
- Sur l’attribution de plus de 2 lots à un soumissionnaire qui est en
désaccord avec le DAO, cela a été dicté par l’urgence du
moment et le manque de soumissionnaires qualifiés pour
être attributaires des lots restants.
- Sur les justificatifs de la restitution des garanties, la
restitution des garanties de soumission des candidats non
retenus se fait toujours à la demande de ce dernier, par écrit
adressée à la Direction Générale et le soumissionnaire en
question accuse réception dans un registre.
- Sur les documents d’exécution et de règlement des contrats
de KARIKUNZIRA, NDUWAYEZU, COTI et SBS, les
documents de facturation et paiement sont disponibles à la
comptabilité. (Voir annexe 3)
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
92
Appréciation du
Consultant
- Sur l’aval de l’ARMP, donné à la DNCMP pour autoriser le
mode de gré à gré, nous prenons acte de vos commentaires.
Cependant, nous tenons à souligner que notre démarche consiste à
examiner les pièces de marchés, du lancement à l’exécution, mis à
notre disposition, pour nous assurer de leur conformité à la
réglementation, quel que soit le mode de passation. Et concernant le
gré à gré, il est enfermé par les articles 39, 40, 41 et 42 du CMP,
dans des règles, avec entre autres, la conformité de l’autorisation de
la DNCMP, à l’article 42 du CMP, sur la base d’un rapport spécial
établi par la Commission de Passation des Marchés de l’Autorité
Contractante, au terme d’une séance d’analyse des motifs, justifiant
le recours à la procédure de gré à gré, en présence d’un observateur
indépendant, qui aura établi un rapport de mission séparé, joint au
rapport spécial de la Commission de Passation des Marchés, et
transmis à l’ARMP. En outre, comme nous avons eu à le souligner,
la lettre portant l’aval donné par l’ARMP à la DNCMP, pour
autoriser le gré à gré, n’a pas été classée dans le dossier. Et quand
bien même l’ARMP ait donné son aval à la DNCMP, c’est sur la
base des deux rapports ci-avant cités, que cet aval aurait dû être
donné.
Sous ce rapport, tous ces pré-requis n’étant pas justifiés dans le
dossier, nous maintenons nos observations, sur ce point.
- Sur le problème lié à la terminologie des sous-commissions,
nous prenons acte de vos commentaires.
Vous confirmez nos allégations et nous maintenons nos
observations, sur ce point.
- Sur la publication des PV d’ouverture et d’attribution
provisoire dans le journal Officiel ou portail des Marchés
Publics, nous prenons acte de vos commentaires.
Vous confirmez nos allégations et nous maintenons nos
observations, sur ce point.
- Attribution du marché alors que la DNCMP avait proposé de
relancer, nous prenons acte de vos commentaires.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
93
Cependant, le cas d’espèce n’entrant pas dans le champ
d’application de l’article 40 du CMP, sur les cas limitatifs du
marché de gré à gré, nous maintenons nos observations, sur ce
point.
- Sur l’attribution de plus de 2 lots à un soumissionnaire qui
est en désaccord avec le DAO, nous prenons acte de vos
commentaires.
Vous confirmez nos allégations et nous maintenons nos
observations, sur ce point.
- Sur les justificatifs de la restitution des garanties de
soumission, nous prenons acte de vos commentaires.
Mais nous maintenons nos observations, sur ce point.
- Sur les documents d’exécution et de règlement des contrats
de KARIKUNZIRA, NDUWAYEZU, COTI et SBS, nous
prenons acte de vos commentaires.
Vous confirmez nos allégations, car c’est dans le dossier que les
documents auraient dû être classés et non à la comptabilité et nous
maintenons nos observations, sur ce point.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
94
4.3.4 MARCHES CONCLUS SUITE A UNE DEMANDE DE COTATION
DESCRIPTION
DC N° 1 DC N° 2 DC N° 3 DC N° 4 DC N° 5 DC N° 6 DC N° 7
Matériel de bureau,
matériel
informatique,
matériel de propreté,
matériel de cafétéria
Achat de trois
billets d’avion
aller retour
Impression d’un
journal de 8
pages quadri
recto verso sur
papier couché
150 gr au format
A4
Matériel de
bureau, matériel
informatique et
divers
Réparation de
véhicule
Impression de
500 calendriers
de mur A2
Achat de
mobilier
Date d’ouverture,
d’évaluation et
d’attribution
08 mars 2012 - 08 juin 2012 - - 13 novembre
2012
Date de
notification
d’attribution et
d’information des
candidats non
retenus
- - - - - -
Date de
souscription
- - - - - -
Date
d’approbation
- - - - - -
Date de
notification du
marché
- - - - - -
Date
d’enregistrement
- - - - - -
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
95
Délai d’exécution - - - - - -
Fournisseurs
consultés
Mica Duty Shop-
International
Stationary-
General Trading and
Affairs SPRL
- Design and
printing services-
Imprilac- Mister
Minute Service-
Base
International
- Garage Maxi
Service-
Bonauto
Illustrator
Services- Hope
Design- Base
International
Nombre d’offres
reçues
Mica Duty Shop-
International
Stationary-
General Trading and
Affairs SPRL
- Design and
Printing
Services-
Imprilac- Mister
Minute Service-
Base
International
- Garage Maxi
Service-
Bonauto
Illustrator
Services- Hope
Design- Base
International
Attributaires MICA DUTY SHOP MANAF
FREIGHTERS
MISTER
MINUTE
SERVICE
FAMILY DAN
AND STESSY
GARAGE
MAXI
SERVICE
BASE
INTERNATIO
NAL
Alpha CD
Technology
Montants en FBU Matériel de
bureau
2 289
200
4 815 000
(1 605 000
l’unité)
2 596 000 3 073 820 1 392 400 4 999 660 1 097 400
Matériel
informatique
1 014
800
Matériel de
propreté
153
400
Matériel de
cafétéria
247
800
Offres reçues 03 offres :
- Mica Duty Shop :
3 795 200
- International
Stationary :
01 seule offre :
Manaf
Freighters : un
billet d’avion à
1 235 $
04 offres :
- Mister
Minute
Service :
2 596 000
01 seule offre :
Family Dan and
Stessy : 3 073 820
02 offres :
- Bonauto :
1 988 300
- Garage Maxi
Service : 1
03 offres :
- Illustrator
Services :
5 782 000
- Hope Design
01 seule offre :
Alpha CD
Technology
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
96
4 614 272
- General Trading
and Affairs :
4 018 726
- Design and
Printing
Services
DPS : 3 050
000
- IMPRILAC :
2 800 140
- Base
International :
3 304 000
392 400 : 5 428 000
- Base
International :
4 999 660
Exécution du
marché
- Chèque N°
965980 du
17/04/12 de
3 705 200
- Facture N°
001/2012 du
02/04/12 de
3 705 200
- Bon de
commande N° 37
du 21/03/12 de
3 705 200
- Bordereaux
d’expédition N°
002/2012 et
003/2012 du
02/04/12
- Reçu N°
2087/2011
du 08/11/11
de
4 815 000
- Chèque N°
952 884 du
04/11/11 de
4 815 000
- Facture N°
1077 à 1079
du 03/11/11
de
1 605 000
chacune
- Bon de
commande
N° 23/2011
du 21/10/11
de
4 816 000
- Billets
d’avion
- Reçu du
25/07/11 de
2 596 000
- Chèque N°
952 856 du
25/07/11 de
2 596 000
- Facture N°
I/258/2011 du
21/06/11 de 2
596 000
- Bon de
commande
N° 13/2011
du 10/06/11
de 2 596 000
- Bordereau
d’expédition
N° 286/2011
du 22/06/11
- Chèque du
06/01/2012 de
2 000 000
- Chèque N°
05047615 du
22/02/2012 de
1 073 820
- Facture N°
0026/FDS/201
2 du 24/01/12
de 3 073 820
(avance de
démarrage de
2 000 000, net
à payer
1 073 820)
- Bon de
commande N°
26/2011 du
15/12/11 de
3 073 200
- Bordereau
d’expédition
- Chèque N°
0986670 du
21/12/12 de
1 392 400
- Facture N°
01170/MS/2
012 du
03/11/12 de
1 392 400
- Bon de
commande
N° 951/2012
du
03/11/2012
de 1 392 400
- Demande
d’achat du
12/11/12
- Reçu du
09/01/2013
de 4 779 675
(478
calendriers)
- Chèque N°
0986674 du
08/01/2013
de 4 779 675
(478
calendriers)
- Facture N°
12/068/2012
du 15/12/12
de 4 779 675
(478
calendriers)
- Bon de
commande
N° 129/2012
- Chèque N°
0973840 du
19/10/12 de
1 097 400
- Facture N°
2136/2012
du 19/11/12
de 1 097 400
- Bon de
commande
N° 89/2012
de 1 097
400
- Bordereau
d’expédition
N° 111 du
09/11/12
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
97
N° 046/12 du
26/12/11
- Bordereau
d’expédition
N° 047/12 du
10/01/12
- Bordereau
d’expédition
N° 048/12 du
30/01/12
du 14/11/12
de 4 999 660
(500
calendriers)
- Bordereau
d’expédition
du
13/12/2012
de 478
calendriers
- Transmissio
n du PV de
comparaison
des offres au
DG du
FONIC le
13/11/12
Non conformités La commission de réception des fournitures n’a pas été nommée et les bordereaux sont souvent signés par une personne, dont la qualité et
la fonction ne sont pas précisées dans ces derniers, en violation de l’article 9 du CMP.
DC N° 1 MATERIEL DE BUREAU, MATERIEL INFORMATIQUE, MATERIEL DE PROPRETE, MATERIEL DE
CAFETERIA
Des lettres de consultation n’ont pas été envoyées aux fournisseurs pressentis ; trois candidats ont été saisis par téléphone et la base de leur
sélection n’a pas été déterminée dans le dossier. Par conséquent, l’Autorité Contractante ne s’est pas conformée à l’article 1 de
l’ordonnance N° 540/1035/2008.
Aucune commission n’a siégé à l’ouverture, l’analyse et l’attribution de ce marché. Seul le Responsable du service Passation des Marchés
a apposé sa signature sur le rapport de comparaison et la proposition d’attribution, sans qu’une sous-commission d’analyse et une
commission de passation, habilitée à le faire, n’aient été mises en place, en violation des dispositions des articles 9 et 62 et suivants du
CMP et de l’article 17 du décret 100/123 du 11 juillet 2008, portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de Gestion des
Marchés Publics.
Nous n’avons noté aucun tableau de vérification de pièces administratives des fournisseurs, ni l’examen de spécifications techniques
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
98
surtout pour le matériel informatique et le cahier de charges, en violation de l’article 20 du CMP qui stipule « Les Autorités Contractantes
peuvent avoir recours, en dessous des seuils de passation de marchés, à des procédures de demande de cotation à condition que les
procédures mises en œuvre respectent les principes posés à l’article premier du CMP. Ces demandes doivent préciser les spécifications
techniques requises par l’Autorité contractante, les obligations auxquelles sont assujetties les parties et les modalités d’exécution des
prestations. Les règles et modalités de ces procédures seront précisées par voie réglementaire ».
Les factures de International Stationary et GTA ne comportent ni en-tête, ni numéro de RC et NINEA et de surcroît ne sont pas
numérotées.
Les soumissionnaires non retenus n’ont pas été informés du rejet de leurs offres, en violation de l’article 68 du CMP.
Le bon de commande prend en totalité les fournitures proposées par l’attributaire et requises par l’AC. Néanmoins, les bordereaux
d’expédition N° 002/2012 et 003/2012 du 02/04/2012 ne prennent pas en compte certaines fournitures (papier duplicateur A4, registre
importé, piles alkaline, 50 classeurs au lieu de 100, papier hygiénique, baygon, vim) alors que le montant total du marché a fait l’objet d’un
paiement par chèque N° 965980 du 17/04/2012, de 3 705 200 BIF.
DC N° 2 ACHATS DE BILLETS D’AVION
Aucune procédure concurrentielle n’a été menée pour l’achat des billets d’avion. De plus, les ordres de mission y relatifs, ne sont pas joints
au dossier.
Le bon de commande mentionne un montant de 4 816 000, alors que le montant réel des billets fait 4 815 000.
DC N° 3 IMPRESSION D’UN JOURNAL DE 8 PAGES
Des lettres de consultation n’ont pas été envoyées aux fournisseurs pressentis ; quatre candidats ont été saisis par téléphone et la base de
leur sélection n’a pas été déterminée dans le dossier. Par conséquent, l’Autorité Contractante ne s’est pas conformée à l’article 1 de
l’ordonnance N° 540/1035/2008.
Un rapport d’analyse a été joint au dossier mais il n’est pas indiqué qu’une commission a siégé lors de cette séance, il n’a été signé que par
Monsieur Gérard MPAWENAYO dont la qualité et la fonction n’ont pas été précisées. La base de sélection des fournisseurs ayant
soumissionné, n’a pas été précisée.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
99
Nous n’avons noté aucun tableau de vérification de pièces administratives des fournisseurs, ni l’examen de spécifications techniques,
surtout pour le matériel informatique et le cahier de charges, en violation de l’article 20 du CMP qui stipule « Les Autorités Contractantes
peuvent avoir recours, en dessous des seuils de passation de marchés, à des procédures de demande de cotation à condition que les
procédures mises en œuvre respectent les principes posés à l’article premier du CMP. Ces demandes doivent préciser les spécifications
techniques requises par l’Autorité contractante, les obligations auxquelles sont assujetties les parties et les modalités d’exécution des
prestations. Les règles et modalités de ces procédures seront précisées par voie réglementaire ».
Les factures de Design and Printing Services et IMPRILAC ne comportent ni numéro de RC, ni NIF.
Les soumissionnaires non retenus n’ont pas été informés du rejet de leurs offres, en violation de l’article 68 du CMP.
DC N° 4 MATERIEL DE BUREAU, MATERIEL INFORMATIQUE ET DIVERS
Seuls les documents liés à l’exécution (bon de commande, facture, bordereau d’expédition) et au règlement (chèque) ont été versés au
dossier.
La procédure concurrentielle, éventuellement menée, n’a pas été retracée dans la liasse comptable.
La facture N° 0026/FDS/2012 du 24 janvier 2012, du titulaire du marché, indique qu’une avance de démarrage lui a été accordée pour un
montant de 2 000 000 FBU. Ceci constitue une entrave à l’article 120 du CMP qui précise que « Le montant total des avances accordées,
au titre d’un marché déterminé, ne peut en aucun cas excéder trente (30) pour cent du montant du marché initial, pour les fournitures et
autres services ». Nous notons dans ce cas précis, que cette avance a atteint 65% du montant du marché.
La facture de l’entreprise Dan & Stessy ne comporte ni numéro de RC ni NIF.
DC N° 5 REPARATION DE VEHICULE
Des lettres de consultation n’ont pas été envoyées aux fournisseurs pressentis ; deux candidats ont été saisis par téléphone, au lieu de trois
et la base de leur sélection n’a pas été déterminée dans le dossier. Par conséquent, l’Autorité Contractante ne s’est pas conformée à l’article
1 de l’ordonnance N° 540/1035/2008.
Un rapport pour la comparaison des offres n’a pas été émis.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
100
Le soumissionnaire non retenu n’a pas été informé du rejet de son offre, en violation de l’article 68 du CMP.
Le bon de livraison ou l’attestation de service fait, n’a pas été joint au dossier, pour attester de l’effectivité des réparations.
DC N° 6 IMPRESSION DE 500 CALENDRIERS DE MUR A2
La demande d’achat a été établie à une date postérieure (12 novembre 2012) à celle des factures pro forma des soumissionnaires,
notamment le 02 et le 09 novembre 2012.
Des lettres de consultation n’ont pas été envoyées aux fournisseurs pressentis ; trois candidats ont été saisis par téléphone au lieu de trois et
la base de leur sélection n’a pas été déterminée dans le dossier. Par conséquent, l’Autorité Contractante ne s’est pas conformée à l’article 1
de l’ordonnance N° 540/1035/2008.
Concernant la commission qui a siégé pour la comparaison des offres, mis à part Monsieur Longin Mbazumutima qui est secrétaire de la
commission d’ouverture et d’analyse, les autres personnes qui ont siégé ne font pas partie des membres de la commission dûment nommée.
Les soumissionnaires non retenus n’ont pas été informés du rejet de leurs offres, en violation de l’article 68 du CMP.
Sur les 500 calendriers commandés par l’AC, 478 ont été facturés et livrés, la facturation et la livraison des 22 calendriers restants n’ont
pas été retracées dans le dossier.
DC N° 7 ACHAT DE MOBILIER
Seuls les documents liés à l’exécution (bon de commande, facture, bordereau d’expédition) et au règlement (chèque) ont été versés au
dossier.
Aucune procédure concurrentielle n’a éventuellement été menée, pour l’achat du mobilier, en violation de l’article 39 du CMP, sur le gré à
gré. La base de sélection du prestataire n’a pas été déterminée dans le dossier. Par conséquent, l’Autorité Contractante ne s’est pas
conformée à l’article 1 de l’ordonnance N° 540/1035/2008.
La facture de l’entreprise Alpha CD Technology ne comporte pas de numéro de NIF.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
101
Recommandations Veiller à établir un cahier de charges bien détaillé et concis pour chaque demande de cotation ;
Se conformer à l’article 39 du CMP, sur le gré à gré ;
Se conformer à l’article 1 de l’Ordonnance N° 540/1035/2008 sur la mise en concurrence d’au moins trois fournisseurs.
Même s’il s’agit de marchés dont les montants se trouvent en dessous du seuil, l’autorité contractante devrait apporter plus de formalisme à
ces achats, en organisant une procédure concurrentielle en bonne et due forme ;
Veiller au respect des dispositions des articles 20 et 68 du CMP concernant respectivement la procédure de demande cotation et
l’information des candidats non retenus du rejet de leurs offres, pouvant leur permettre d’exercer leur droit de recours, conformément à
l’article 132 du CMP ;
S’assurer que la commission des marchés, dûment nommée, siège lors de l’ouverture, l’analyse et l’attribution des marchés.
Veiller au classement et à l’archivage exhaustif de toutes les pièces relatives aux acquisitions ou prestations, dans les dossiers de passation
de marchés.
Commentaires de
l’AC
- Sur l’établissement d’un cahier de charge bien détaillé : Pré-qualification des soumissionnaires à publier avec un cahier de charge
bien détaillé et concis
- Sur l’organisation de procédures concurrentielles en bonne et due forme : L’application des procédures comme dans tout autre
marché. Il y a eu des manquements mineurs au niveau des procédures de passations de marchés par demande de cotation, mais
toute fois, il y a eu concurrence entre les candidats.
Appréciation du
consultant
- Sur l’établissement d’un cahier de charge bien détaillé, nous prenons acte de vos commentaires, même si nous avons du mal à
comprendre le sens desdits commentaires.
Nous maintenons nos observations, sur ce point.
- Sur l’organisation de procédures concurrentielles en bonne et due forme, nous prenons acte de vos commentaires.
Toutefois, le déroulement d’une procédure concurrentielle n’a pas été documenté et sur certains points, vous confirmez nos allégations.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
102
Par conséquent, nous maintenons nos observations, en tous points.
FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
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