República de ColombiaMinisterio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO (SNR)
LILIANA FERNANDEZ MUÑOZDirectora Administrativa
SEPTIEMBRE DE 2012
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ORGANIGRAMACONSEJO DIRECTIVO
SECRETARÍA GENERAL
SUPERINTENDENCIADELEGADA PARAEL NOTARIADO
DIRECCIÓN DE GESTIÓN NOTARIAL
SUPERINTENDENCIADELEGADA PARA
EL REGISTRO
DIRECCIÓN DE REGISTRO
DIRECCIÓN FINANCIERA
OFICINA ASESORAJURÍDICA
OFICINA ASESORADE
PLANEACIÓN
DESPACHO DELSUPERINTENDENTE
CONVENCIONES
OFICINA INFORMÁTICA OFICINAS DE REGISTRO
DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS
OFICINA DE CONTROLIINTERNO
OFICINA DE CONTROLDISCIPLINARIO
INTERNO
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN DEINVESTIGACIÓN Y
CAPACITACIÓN
DIRECCIÓN DE DESARROLLO
REGISTRAL
Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
Comisión de Personal
FUENTE: Decreto 2163 de 17/06/11 Decreto 0288 de 01/02/12
SUPERINTENDENCIADELEGADA PARA LA PROTECCIÓN,
RESTITUCIÓN Y FORMALIZACIÓN
DE TIERRAS
--------- LÍNEA DE MANDO- - - - - LÍNEA DE ASESORIA
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CREACION DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA
Decreto 2163 de 2011 - Ministerio del Interior y Justicia:Modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y
Registro y determinó las funciones de sus dependencias.
Capitulo III.- Articulo 21: señala las funciones de la Dirección Administrativa.
“Ejecutar las actividades y programas relacionados con asuntos de carácter Administrativo, de Gestión del Talento, de Infraestructura, compras, suministros, y de servicios generales de conformidad con las disposiciones vigentes, así como coordinar y supervisar los servicios de registro, clasificación, archivo y tramitación de correspondencia de la Superintendencia”.
Fuente: Decreto 2163 de 2011
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Grupo de Infraestructura Grupo de Desarrollo Humano Grupo de Talento Humano
Grupos adscritos a la Dirección
Administrativa
Grupo de Bienes Muebles, Inmuebles y
Seguros
Gestión Documental – Archivo y correspondencia Servicios Administrativos
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Talento Humano
Fuente: Caracterización del proceso.
Las necesidades de personal en la SNR Y ORIPS .
Actos Administrativos tales como traslados, certificaciones laborares, viáticos .
Tramites Pensionales de los funcionarios
RESPONSABLE:Rafael Andres Buelvas Tel: 328 21 21 – 251Mail: [email protected]
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PLANTA GLOBAL DE PERSONAL SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO (DECRETO 2164 DE 2011)
CARGOS PLANTA GLOBAL TOTAL CARGOSCargos de carrera administrativa 2115Funcionarios escalafonados en carrera administrativa 1103Funcionarios en provisionalidad 1012Cargos de libre nombramiento y remoción 24Registradores 198
PLANTA DE PERSONAL POR NIVELES CANTIDAD PARTICIPACIÓN %
DIRECTIVO Y ASESOR 19 1%REGISTRADORES PRINCIPALES, SECCIONALES Y DELEGADOS 198 8%
PROFESIONAL 591 25%TÉCNICO 289 12%ASISTENCIAL 1.240 53%TOTAL 2.337
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REORGANIZACIÓN, CREACIÓN Y SUPRESION DE CIRCULOS REGISTRALES
Objetivo: Facilitar al ciudadano el acceso al servicio público registral, disminuir el tiempo y costo de desplazamiento hacia las ORIP.
Proyecto Desarrollo, Implementación y Administración de la Reorganización de los Círculos Registrales a Nivel Nacional, para el año 2013.
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Grupo de Desarrollo Humano
Fuente: Caracterización del proceso.
Salud ocupacional - Redirección del tema para propuesta en plan de impacto a nivel nacional - Análisis de la labor corredor y ARL
Plan Anual de Bienestar y Estímulos. Costa Atlántica, Antioquia-eje cafetero – Costa Pacífica.
Evaluación del Desempeño Laboral
RESPONSABLE:Hernan Castellanos Ramirez Tel: 328 21 21 – 238 Mail: [email protected]
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Grupo de Infraestructura
Fuente: Caracterización del proceso.
Obra pública sobre los inmuebles donde funcionan las Oficinas de Registro, y suministro de muebles - Proyecto Reposición y Recuperación de la Infraestructura 2012 – Proceso contratación finaliza noviembre
RESPONSABLE:Claudia Rodriguez Daza Tel: 328 21 21 – 136 trabajoMail: [email protected]
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Servicios Administrativos
Fuente: Caracterización del proceso.
Suministro papelería y útiles de oficina, servicios de vigilancia, y aseo. Mantenimiento de bienes muebles.Proceso contratación equipos de cómputo, impresoras, multifuncionales, fotocopiadoras, scanners
RESPONSABLE:Dora Álvarez Riberos Tel: 3282121 - 450Mail: [email protected]
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Grupo de Bienes Muebles, inmuebles y
Seguros
Fuente: Caracterización del proceso.
Coordinar actividades Manejo de inventarios a nivel nacional – Acompañamiento baja elementos inservibles
Aseguramiento de los bienes de la SNR – Trámite de pólizas – Gestión de indemnización de siniestros
Administración de los bienes inmuebles de la entidad
RESPONSABLE:Daniel Castillo Roa Tel: 268 05 00 Mail: [email protected]
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Grupo de Gestión Documental
Fuente: Caracterización del proceso.
Generar las directrices de manejo de la documentación a nivel Institucional de
acuerdo a la Ley 594 de 2000.
Apoyar en el tramite de eliminación de documentos de acuerdo a leyes legales
vigentes .
RESPONSABLE:Concepción Farfan Tel: 3282121 - 128Mail: [email protected]
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GESTIÓN DOCUMENTAL
Digitalización Archivo Histórico de Registro de Matricula Inmobiliaria.
Implementación IRIS- Documental Gestión Documental Registral y Gestión Documental Administrativa.
NÚMERO DE ORIP
META DE IMÁGENES
IMÁGENES OBTENIDAS
PORCENTAJE SOBRE EL NÚMERO DE ORIP
FINALIZADAS
10 27.664.000 28.015.159 95%
TOTAL DE UNIDADES PREVISTAS
TOTAL DE UNIDADES CON IRIS
DOCUMENTAL
PORCENTAJE DE AVANCE
193 52 27%
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EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
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Decreto 775 de 2005“Por el cual se establece el Sistema Especifico de Carrera Administrativa para las Superintendencias de la Administración Publica”.
Decreto 2929 de 2005 (Capitulo III Evaluación del D.L)“Por el cual se reglamenta el Decreto Ley 775 de 2005”.
Acuerdos 137 y 138 de 2010“Por el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral y se determinan los elementos mínimos para el desarrollo de sistemas de evaluación de desempeño laboral propios”
MARCO NORMATIVO DE EVALUACIÓN DEL
DESEMPEÑO
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Es un proceso
Conducta Laboral vs resultado alcanzado por un empleadoCumplimiento de funciones vs finesPeriodo determinado.Parámetros previos Logro de metas institucionalesGeneración de valor agregadoEvidencias
¿ Que es la evaluación del Desempeño?
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Ariel Leonel MeloEstadístico
Objetiva: De acuerdo a los objetivos concertados.Equitativa: Analizar tanto lo bueno como lo malo.Imparcial: Sin consideraciones personales.Real: Que verse sobre hechos, no pareceres.Estratégica: Que conlleve un mejoramiento.Identificadora: Que identifique las verdaderas falencias.Permanente: Que se realice todo el tiempoParticipativa: Que se escuchen las partes
COMO DEBER SER DE LA CALIFICACIÓN?
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Ariel Leonel MeloEstadístico
EVALUADOR DEBERES:
1)Evaluar en el tiempo y en las condiciones establecidas.2)Declararse impedido cuando a quien vaya a calificar tenga vinculo familiar.
EVALUADO DEBERES:
1)Sometimiento y colaboración activa en el proceso de calificación de acuerdo a los criterios legales.2)Solicitar ser evaluado3)Obtener como mínimo calificación de servicio satisfactoria para permanecer en el empleo.
DEBERES DE LAS PARTES
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Ariel Leonel MeloEstadístico
El proceso de evaluación del desempeño laboral de los empleados de carrera y en periodo de prueba consta de 5 fases:
1)Fase previa2)Fijación de compromisos3)Seguimiento del desempeño y conformación del portafolio de evidencias4)Verificación del cumplimento de compromisos5)Resultado de la evaluación
Proceso de EvaluaciónPROCESO DE LA EVALUACIÓN
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Ariel Leonel MeloEstadístico
Evaluaciones Ordinarias
Primer periodo semestral:1 de enero a 30 de junioPlazo de calificación: Agosto
Segundo periodo semestral:1 de julio a 31 de diciembrePlazo de calificación: Febrero
Se califica periodos superiores a 30 días calendario, los periodos inferiores se califican con el periodo siguiente.
CLASES Y PERIODOS DE LA EVALUACIÓN
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Ariel Leonel MeloEstadístico
Evaluación extraordinaria:La ordena el Superintendente por escrito.Desempeño Laboral deficiente Dos meses después de la ultima evaluaciónPor todo el periodo no calificado hasta el momento de la orden
Evaluaciones Parciales:1)Por cambio de jefe2)Por cambio de dependencia3)Por separación temporal de funciones mayor a 30 días4)Durante encargos, de no ser satisfactoria la calificación el encargo se terminara y el empleado regresara al cargo del cual es titular.
OTRAS EVALUACIONES OTRAS EVALUACIONES
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Ariel Leonel MeloEstadístico
El avaluado tiene las siguientes oportunidades para obtener su calificación:
1)Vencido el término de calificación tendrá que solicitar dentro de los 5 días siguientes al vencimiento del término, se le practique evaluación.2)Si dentro de los 5 días siguientes a la solicitud el evaluador no la efectúa, la evaluación parcial o semestral o definitiva se entenderá satisfactoria en el mínimo porcentaje.3)En este caso, el evaluado podrá obtener porcentaje superior si presenta las evidencias de cumplimiento de sus compromisos, sin poder acceder al Nivel Sobresaliente.
OPORTUNIDADES PARA EVALUAR
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QUE SE NOTIFICA PERSONALMENTE?
1)Calificación definitiva anual2)Calificación extraordinaria
QUE SE COMUNICA PERSONALMENTE?
1)Calificaciones parciales y semestrales
TERMINO: Dentro de los 2 días siguientes a la fecha en que se produzca.
NOTIFICACIONES Y COMUNICACIONES
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Los recursos de REPOSICION Y APELACION proceden:
1)Contra la calificación definitiva expresa o presunta y la calificación extraordinaria, proceden los recursos de:
Reposición: Ante el EvaluadorApelación: Ante el inmediato superior del Evaluador
Término: Dentro de los 5 días siguientes a la NOTIFICACIONTrámite: El ordenado en el C.C.A.
NO PROCEDE RECURSO:
1)Contra las evaluaciones parciales expresas o presuntas2)Contra el acto que resuelve el impedimento o recusación
RECURSOS
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CONSECUENCIAS DE LA
EVALUACIÓN1) Permanencia en Sistema de Carrera Administrativa en caso de
resultado satisfactorio. 2) Es causal de retiro de servicio el resultado no satisfactorio de la
prueba.3) Sanción disciplinaria para quien no evalúa teniendo la obligación de
hacerlo, dando lugar a la configuración de silencio administrativo positivo, el hecho es considerado FALTA GRAVISIMA ( Art. 48 num. 35 de la Ley 734 de 2.002)
4) El evaluador que no se declare impedido cuando haya lugar a ello, será sujeto de investigación disciplinaria por FALTA GRAVISIMA (Art. 48 num. 26 de la Ley 734 de 2.002)
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FIN.