ZMI Handbuch
Projektplanung und -bearbeitung
Version: 1.0
Projektplanung und -bearbeitung
Handbuch Version: 1.0 Seite 2 von 15 Stand: 12.01.2007 10:30:00
Handbuch
Herausgeber
Zentrum für Medien und IT
ANSCHRIFT: Zentrum für Medien und IT
HAUS-/ZUSTELLADRESSE: Universitätsstr. 21, 58084 Hagen
TELEFON: +49 (23 31) 9 87 – 28 56
E-MAIL-ADRESSE: [email protected]
VERSION: 1.0
AUTOR(EN): Esther Berg
Thomas Berkel
Andreas Homrighausen
Henning Mohren
Oliver Schönwald
Bernhard Vogeler
© Copyright 2007 – FernUniversität in Hagen – Zentrum für Medien und IT
Projektplanung und -bearbeitung
Handbuch Version: 1.0 Seite 3 von 15 Stand: 12.01.2007 10:30:00
Änderungsübersicht Datum Änderung Version Status
Projektplanung und -bearbeitung
Inhaltsverzeichnis Version: 1.0 Seite 4 von 15 Stand: 12.01.2007 10:30:00
Inhaltsverzeichnis
Handbuch.......................................................................................................................2
Inhaltsverzeichnis .........................................................................................................4
Abbildungsverzeichnis .................................................................................................5
1 Projektplanung ..................................................................................................6
2 Die wesentlichen Projektschritte .....................................................................7 2.1 Projektskizze....................................................................................................................7 2.2 Bedarfsanalyse ................................................................................................................8 2.3 Machbarkeitsstudie..........................................................................................................8 2.4 Projektauftrag ..................................................................................................................8
3 Projektdurchführung.......................................................................................10
Abkürzungsverzeichnis ..............................................................................................11
Referenz- und zugeordnete Dokumente....................................................................12
Anhang 1 Beispiel für eine Projektskizze ............................................................13
Anhang 2 Projektauftrag .......................................................................................14 Anhang 2.1 Schema zum Projektauftrag...............................................................................14 Anhang 2.2 Beispiel für einen Projektauftrag ........................................................................15
Projektplanung und -bearbeitung
Abbildungsverzeichnis Version: 1.0 Seite 5 von 15 Stand: 12.01.2007 10:30:00
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1-1: Struktur des Zentrums für Medien und IT und Projektorganisation ...................6 Abbildung 2-1: Projektschritte....................................................................................................7
Projektplanung und -bearbeitung
Projektplanung Version: 1.0 Seite 6 von 15 Stand: 12.01.2007 10:30:00
1 Projektplanung
Das Zentrum für Medien und IT an der FernUniversität in Hagen ist strukturell in einer Center of Compe-tence- / Servicecenter-Struktur (CC/SC) aufgestellt. Dadurch werden in den jeweiligen Organisationsein-heiten Kompetenzen gebündelt. Im Rahmen der Projektbearbeitung werden die am Projekt beteiligten Beschäftigten, die im Regelbetrieb den CC/SC zugeordnet sind für die Dauer des Projekts zu einem Pro-jektteam zusammengestellt. Nach Projektende kehren sie dann in den Regelbetrieb ihres CC/SC zurück.
Abbildung 1-1: Struktur des Zentrums für Medien und IT und Projektorganisation
Dabei können Beschäftigte unterschiedlichen Projekten zugeordnet sein. Das vorliegende Handbuch hat das Ziel, die Projektorganisation zu beschreiben und allen an Projekten beteiligten Personen einen Leitfa-den an die Hand zu geben, der die wesentlichen Projektschritte beschreibt und beispielhaft dokumentiert.
Projektplanung und -bearbeitung
Die wesentlichen Projektschritte Version: 1.0 Seite 7 von 15 Stand: 12.01.2007 10:30:00
2 Die wesentlichen Projektschritte
Projekte werden im Zentrum für Medien und IT im Wesentlichen in fünf Schritten abgearbeitet: Jedes Projekt beginnt mit der Projektidee, die in einer Projektskizze erfasst wird. Anhand dieser Skizze wird abgeschätzt, ob ein Bedarf für die vorgelegte Idee im Kundenkreis des ZMI vorhanden ist. Im Anschluss prüft die Machbarkeitsstudie, ob eine Umsetzung des Projekts sinnvoll ist. Bei positiver Prüfung startet der Projektauftrag die eigentliche Durchführung des Projekts.
Abbildung 2-1: Projektschritte
2.1 Projektskizze
Die Projektskizze basiert auf einer Projektidee. Diese Idee kann durch Beschäftigte des ZMI und durch Kunden des ZMI entstehen und auf verschiedenen Kanälen an das Zentrum für Medien und IT herange-tragen werden. Projektideen werden im Center of Competence Prozessunterstützung (CC PU) kanalisiert. Dort entsteht unter Federführung des CC PU die Projektskizze. Die Projektskizze enthält
• den Namen des Kunden/Ideengebers
• die Funktion des Kunden/Ideengebers
• eine kurze Schilderung des Problems, aus dem die Projektidee entstanden ist
• das Ziel, das mit Umsetzung des Projekts verfolgt wird
• eine Angabe, was durch Umsetzung des Projekts neu entsteht
• eine Angabe, was an bestehenden ZMI Produkten durch das Projekt geändert wird.
Ein Beispiel für eine Projektskizze befindet sich im Anhang.
Projektplanung und -bearbeitung
Die wesentlichen Projektschritte Version: 1.0 Seite 8 von 15 Stand: 12.01.2007 10:30:00
2.2 Bedarfsanalyse
Das Zentrum für Medien und IT ist Serviceprovider für seine Kunden. Dadurch können Projekte nur dann umgesetzt werden, wenn sie breiten Kundenkreisen zugute kommen. Um festzustellen, welcher Kunden-kreis an der Umsetzung eines Projekts interessiert ist, wird unter Zuhilfenahme der Projektskizze eine Bedarfsanalyse im Kundenkreis des Zentrums für Medien und IT durchgeführt. Durchführendes Organ der Bedarfsanalyse sind die Account-Manager des ZMI unter Federführung und Anleitung des CC PU und des Produktverantwortlichen (PV) des ZMI. Im Rahmen der Bedarfsanalyse sind vor allem folgende Fragestellungen von Interesse:
• Wie ist der Bedarf für den jeweils angesprochenen Kunden einzuschätzen?
• Wie ist der Bedarf für die FernUniversität einzuschätzen?
• Gibt es Alternativen zu dem durch die Projektskizze angeregten Projekt?
• Gibt es Pflichten zur Umsetzung des vorgeschlagenen Projekts (z.B. Gesetzesforderungen)?
Ergebnis der Bedarfsanalyse ist eine Bewertung der Antworten auf obige Fragen mit dem Ziel abzuschät-zen, ob der Kundenkreis breit genug für eine Umsetzung des Projekts ist und damit das Projekt rentabel durchzuführen ist.
2.3 Machbarkeitsstudie
Auf der Grundlage der durchgeführten Bedarfsanalyse wird unter Federführung des Entwicklungsleitkrei-ses (ELK) eine Machbarkeitsstudie erstellt. Die Machbarkeitsstudie
• definiert die in der Projektskizze geforderten und durch die Bedarfsanalyse ggf. modifizierten Kernfunktionalitäten
• schlägt eine technische Basis für die Realisierung des Projekts vor
• stellt fest, welche anderen Produkte durch die Durchführung des Projekts beeinflusst werden können
• schätzt die zur Durchführung erforderlichen Voraussetzungen ab
• erstellt einen groben Zeit- und Ressourcenplan, der für die Durchführung des Projekts erforder-lich ist.
Sie formuliert somit die geschätzten Kosten und den Nutzen der Realisierung der Projektidee, kalkuliert die erforderlichen Kapazitäten usw. und wägt ab, ob das Projekt ins Leben gerufen werden soll.
2.4 Projektauftrag
Nach positiver Aussage der Machbarkeitsstudie wird der Projektauftrag erstellt. Für ZMI-interne Projekte liegt die Federführung beim Entwicklungsleitkreis (ELK), ZMI-externe Projekt bearbeitet das Center of Competence Prozessunterstützung federführend. Jeder Projektauftrag enthält ein Lastenheft, das die we-sentlichen zu erfüllenden Projekttätigkeiten enthält (Projektziele mit Erfolgs- und Vermeidungskriterien
Projektplanung und -bearbeitung
Die wesentlichen Projektschritte Version: 1.0 Seite 9 von 15 Stand: 12.01.2007 10:30:00
sowie Priorisierung). Eine erste grobe Version des Projektplans ist ebenso enthalten. Das Projektteam wird in diesem Papier definiert – unter Zugrundelegung der Kapazitätsplanung der beteiligten Center of Competence / Servicecenter. Wesentlich für den Start des Projekts ist das Vorliegen sämtlicher Projekt-mittel ab dem Zeitpunkt, zu dem der Projektauftrag wirksam wird. Ein Beispiel für einen Projektauftrag ist im Anhang zu finden.
Der Projektauftrag wird vor Beginn der Projektes vom Kunden sowie der Geschäftsführung des ZMI unterschrieben. Damit beginnt die Phase der Projektdurchführung.
Projektplanung und -bearbeitung
Projektdurchführung Version: 1.0 Seite 10 von 15 Stand: 12.01.2007 10:30:00
3 Projektdurchführung
Die Durchführung des Projekts obliegt dem federführenden Center of Competence / Servicecenter. Daher kann dieses Handbuch, das allgemeine Gültigkeit für das Zentrum für Medien und IT besitzt, keine Anlei-tung für die Projektdurchführung geben. Das Organisationsmodell für die Projektdurchführung liegt in der Kompetenz des federführenden Center of Competence / Servicecenters und ist daher dort zu entwi-ckeln.
Grundsätzlich startet parallel zur Projektdurchführung auch der Prozess der Qualitätssicherung, der in einem anderen Dokument definiert ist. Dieser Prozess definiert auch die Übergabe des Projekts in den Regelbetrieb des Zentrums für Medien und IT bzw. an den Auftraggeber.
Projektplanung und -bearbeitung
Beispiel für eine Projektskizze Version: 1.0 Seite 11 von 15 Stand: 12.01.2007 10:30:00
Abkürzungsverzeichnis
AE Anwendungsentwicklung
BT Basistechnologie
CC Center of Competence
ELK Entwicklungsleitkreis
PU Prozessunterstützung
PV Produktverantwortlicher
SC Servicecenter
ZMI Zentrum für Medien und IT
Projektplanung und -bearbeitung
Beispiel für eine Projektskizze Version: 1.0 Seite 12 von 15 Stand: 12.01.2007 10:30:00
Referenz- und zugeordnete Dokumente
Hier sind alle Referenzen und Dateien der Dokumente aufgeführt, die zu diesem Dokument in wesentli-cher Beziehung stehen.
Zugeordnete Dokumente Nr. Referenz Dateiname Bemerkung [1] Beispiel „Erweiterung der Datenpflege-
schnittstelle im LVU-System“, Oliver Schönwald
Fallbeispiel-Projektauftrag.pdf
[2] Handbuch: Auftragsbearbeitung im Zent-rum für Medien und IT, Autor, Version, Stand
[3]
[4]
[5]
[6]
[7]
[8]
[9]
[10]
[11]
[12]
[13]
[14]
[15]
Projektplanung und -bearbeitung
Beispiel für eine Projektskizze Version: 1.0 Seite 13 von 15 Stand: 12.01.2007 10:30:00
Anhang 1 Beispiel für eine Projektskizze
Kunde: Prof. Dr. Meier
Funktion: Inhaber des Lehrstuhls für Quantenphysik
Problem: Erfassung von und Zugriff auf Leistungsdaten der Studierenden
Ziel: Fremderfassung von Leistungsdaten und Abfragemöglichkeit im Internet
Neu: Webbasiertes Auskunftssystem
Änderung: Accessbasiertes System
Projektplanung und -bearbeitung
Projektauftrag Version: 1.0 Seite 14 von 15 Stand: 12.01.2007 10:30:00
Anhang 2 Projektauftrag
Anhang 2.1 Schema zum Projektauftrag
Projektname: Ausgangssituation: Projektziel:
• Auftraggeber • Zielsetzung
Was soll das Projekt erreichen? Welche Veränderungen sollen bewirkt werden? • Erfolgskriterien
An welchen nachprüfbaren Eigenschaften wird der Erfolg des Projekts festgemacht? • Vermeidungskriterien
Welche nachprüfbaren Eigenschaften sollen oder müssen vermieden werden? • Priorisierung
Wenn das Projektziel mehrere Eigenschaften umfasst, dürfen einige davon evtl. ganz wegfallen oder in geringerer Qualität umgesetzt werden, ohne den allgemeinen Erfolg in Frage zu stellen?
Nutzen:
• Nutzeffekt durch Erreichen des Projektziels (Übernahme aus der Kosten/Nutzen-Analyse der Machbarkeitsstudie?)
Kosten:
• Aufwand zum und durch Erreichen des Projektziels Voraussichtliche Rentabilität:
• langfristiger Vorteil des Projektes • evtl. Erläuterung des Beobachtung/Verifikation der Rentabilität (messbarer Nutzen, messbare
Kosten) Risiken:
• zum Projektbeginn bereits erkennbare Probleme/Engpässe (z.B. Unklarheiten/Änderungen der Ziele und Anforderungen, Abweichungen der Entwicklung von zeitlichen und inhaltlichen Ziel-setzungen...)
• Lösungsplan zur Behebung/Umgehung der beschriebenen Probleme/Engpässe (Gegenmaßnahme, Mitwirkende, Aufwand/Kosten)
Meilensteinplan:
• Projektstart • Meilensteine, falls bereits bekannt (Kick-Off-Meeting, Pflichtenheft, Spezifikation, Übergabe,
Release). • Projektende (falls bereits bekannt)
Projektorganisation:
Projektplanung und -bearbeitung
Projektauftrag Version: 1.0 Seite 15 von 15 Stand: 12.01.2007 10:30:00
• Projektleiter • Projektteam (inkl. eng beteiligter Kunden) • Information und Kommunikation • Präsentationsweise (z.B. BSCW, Projektwebsite), Kommunikationsweise/verfahren (z.B. Prä-
senzveranstaltungen, Mailinglisten, Telefonkonferenzen), Protokoll- und Berichtswesen, jeweils mit Benennung der zuständigen Personen und evtl. Verfügbarkeitsbedingungen (erforderliche Ausstattung, frühester Zeitpunkt der Verfügbarkeit).
• Sonstige Beteiligte (interne Berater/Abteilungen, ggf. mit Vermerk „werden im Laufe des Projek-tes durch ... hinzugezogen“)
Rahmenbedingungen:
• Abgrenzung (Was gehört nicht zum Projekt?) • Schnittstellen zu anderen Projekten, Systemen, Abteilungen • Vorschriften, gesetzliche Rahmenbedingungen, die bei dem Projekt zu beachten sind • Mitwirkungspflichten, bestimmte Zuständigkeiten
Anhang 2.2 Beispiel für einen Projektauftrag
Beispiel „Erweiterung der Datenpflegeschnittstelle im LVU-System“, Oliver Schönwald