Download - Projektmenedzsment
2
Mi a projekt?
3
A projekt fogalma:
Egyszeri célok megvalósításának folyamataVállalati működés: hagyományos vállalati rendszer vagy projekt keretében Projektmenedzsment rendszerorientált megközelítésben
4
A projekt egyszeri célok megvalósításának folyamata
A menedzsment projekteken keresztül kivitelezi a stratégiát.példa: a szervezet versenyképességének növelésére irányuló stratégia kivitelezése új szolgáltatás bevezetésével.
5
Vállalati működés: hagyományos vállalati rendszer vagy projekt keretében
tevékenységek
tervezés végrehajtás ellenőrzés
Standard feladatok
Működés a meglévő vállalati rendszer keretében
Testre szabott, nem standard feladatok
Feladatmegoldás projekt keretében
6
Rendszerek és projektek menedzselésének összehasonlítása
Rendszer Projekt
Feladat jól ismert szokatlan
Munkatársak kinevezett, ismert változó, ideiglenes
Feladatkörök kialakult minták bizonytalan, változó
Szervezeti kultúra
szerep vagy hatalom
feladat
Munkakapcsolat bejáratott együttműk.
eldöntendő
Hatáskörök egyértelmű, pozíció sz.
nem mindig egyértelm.
Koordináció hierarchikus hálózat (mátrix)
Információforrás kialakult, rutin új, bizonytalan
Tanulás, változás
kívánatos létfontosságú
Mozgatórugó a rendsz. által fenntart.
a rendsz. veszélyezteti
Időtávlat hosszú távú körülhatárolt, véges
7
Projektmenedzsment rendszerorientált megközelítésben
Projektmenedzsment: a projekt által érintett funkcionális szakterületek tevékenységének integrálása.
Miért szükséges ez az integráció?
8
Mit tekintünk projektnek?Projektnek tekintünk minden olyan feladatot, ill. annak végrehajtását, ami eltér egy szervezet szokásos, s így rutinjellegűnek nevezhető napi tevékenységétől, és valamilyen egyszeri, komplex feladatot jelent a szervezet számára. (Görög Mihály)A projekt konkrét, általában egy meghatározott költségvetési és időkereten belül elérendő cél megvalósítására ideiglenes jelleggel összeválogatott emberek és egyéb erőforrások csoportja. (Robert J. Graham)
9
A projektek ismérvei, kritériumai:
egyszeri, nem ismétlődő,összetett, komplex feladat,egyértelműen, világosan meghatározott célrendszere van,adott költségvetési és időkerete van,hozzárendelt erőforrásai vannak,a feladat mérete, bonyolultsága, jelentősége vagy egyedisége meghatározó,meghatározott kezdő és befejezési időpontja van
10
Az idő/költség/minőség háromszöge
IdőKöltség
Minőség
11
A projektmenedzsment használatának előnyei:
egyszer felmerülő problémák egyszerűbb és hatékonyabb megoldása,a munka sikeresebb és hatékonyabb megtervezése,reálisabb prognózisok és értékelések,a projekt kivitelezéséhez szükséges eszközök jobb kézben tartása,jobb tájékozottság.
12
A projektek szereplői
Projektmenedzser
A projekten dolgozó csoport
(team)(projektkoordináto
r)
Vállalatvezető
Projektszponzor
Megrendelő
13
Projektéletciklus-modell
a projekt kialakításatervezésszervezésvégrehajtása projekt lezárása
14
15
Követelmények
A projekt fázisai
Az ötletnépszerűsítése
Ötlet
Stratégia
A projektkezdete
Tervezés
Az eredményekhasznosítása
KivitelezésBefejezés és
átadásA projekt eredményének átvétele
A projekt kezdete
PR
OJE
KT
16
A projekt szerkezete:
A feladatok alábontási rendszere (WBS - Work Breakdown Structure) (MIT?)
A feladatok kivitelezőinek meghatározása (Kompetenciák és felelősségek mátrixa - KFM) (KI?)
Kivitelezés technológiája- projekt hálóterve(HOGYAN?)
17
A projekt szerkezete (folytatás):
A feladatok végrehajtásának időbeli tervezése – Gantt diagram (MIKOR?)
A kivitelezéshez szükséges források megtervezése – allokációA projekt költségeinek a felmérése (MENNYIBŐL?)
18
Hat klasszikus kérdés
KI?MIT?MIKOR?HOL?MIÉRT?HOGYAN?
19
Feladatok alábontási rendszere WBS
egyre finomabb részletekben történő meghatározás a legalacsonyabb szintighierarchiába rendezett strukturált tevékenységjegyzék – kódszám rendszernem foglal állást a feladatok sorrendjét, a kivitelezés időtartamát, a végrehajtáshoz szükséges személyek számát illetően
20
Feladatok alábontási rendszere WBS
Előnyei: Egységes struktúrát biztosít
- a munkatervezéshez- a felelősségek meghatározásához- költségek felügyeletéhez.
· Információkat biztosít a munkaterv kidolgozásához, mely tartalmazza a feladatok, idő, források és költségek meghatározását.
21
A WBS egy…
…felülről lefelé haladó rendszer,egyre részletesebb meghatározással.Addig részletezzük, amíg a feladatokszintjéhez nem jutunk.
22
A WBS kidolgozásához való hozzáfogás:
1. felülről lefelé történő lebontás
2. egyre részletesebb3. a feladatok
szintjéig történő lebontás
23
A WBS legalsó szintje - feladatok
pontosan meghatározott eredménnyelegyszeri feladataz elvégzéséért egy személy felelősa kivitelezőt hivatalosan és nem hivatalosan is meghatározhatjuka kivitelezés költségeit egyszerűen meg lehet határoznia kivitelezés minősége egyszerűen értékelhetőkódszám logika
24
A WBS használatának előnyei
a projektrészek teljes struktúrájának grafikus áttekintésea projekt feladatai és eredményei közötti függőségi viszony feltüntetésealapot biztosít:- projekt kivitelezési tervek elkészítéséhez
- a költségvetési rendszerének meghatározásához
- a projekt előszámlájának kidolgozásához
megkönnyíti a projekt kézbentartását
25
WBS
1.11.21.3
1.4.11.4.21.4.31.4.4
1.4
26
A feladatok kivitelezőinek meghatározása
27
Lehetséges szereplők:KIV: kivitelezésért felelősRV: részt vesz a feladatok kivitelezésébenK: feladatokat koordináljaD: dönt a kivitelezésről
Kompetenciák és felelősségek mátrixaA projekt feladatai A projekt kivitelezésének
résztvevői
28
A projekt hálótervének kidolgozása
1. CPM (Critical Path Method = Kritikus út módszere) Tevékenység élű háló
2. MPM (Metra Potencial Method) Tevékenység csomópontú háló
3. PERT (Program Evaluation and Rewiew Technique) Véletlentől függő, sztochasztikus tevékenységidők
29
CPM (Critical Path Method)
Az egyik legelterjedtebb modelltípus, determinisztikusidőkkel dolgozik. Ez egytevékenység élű háló, mely aDuPont Corporation és a Remington Rand nevéhezfűződik. A CPM olyan modell, melyben a projekt teljesátfutási ideje az egyedi tevékenységek időtartama éstevékenységek közötti kapcsolat alapján számítható ki,meghatározva, mely tevékenységek kritikusak, ésmelyeknek van tartalékidejük.A gráf csomópontjai események, a gráf élei atevékenységek.
30
A CPM háló rajzolásának szabályai
a háló összefüggő rendszert alkot, nincs benne szakadásidőben lefolyó folyamatokat ábrázol (dinamikus, irányított)hurokmentesa hálónak egy kezdő és végpontja vana háló alakja lényegtelen, a nyilak keresztezhetik egymást
31
CPM - Kritikus út módszere :.
i , ji j
esemény
tevékenység
32
Tevékenység élű háló szerkesztése:
1. A háló nem tartalmazhat kettős tevékenységet!
i j i j
i1
33
2. Látszattevékenység
iB
A C
D
BD
A,BC
B
A
Megelőző tevékenység
Tevékenység
34
Látszattevékenység:
B D
i1
i
A C
LÁTSZATTEVÉKENYSÉG
35
Irodai informatikai fejlesztés
Tevékenység
Tev.leírása
Közvetl.megelőző
Idő[nap]
Személyz.[fő]
A Irodaelőkészítése
- 12 2
B Felszerelésbeszerzése
- 8 2
C Teszteléstervezése
- 5 1
D Installálás A,B 10 4
E Rendszerteszt
C,D 10 3
F Felhasználókképzése
A,B 5 1
36
CPM módszer
0
1
2 3 4
B (8)
A (12)
C (5)
D (10) E (10)
F (5)
32
32
22
22
12
12
8
12
0
0
37
MPM (Metra Potencial Method)
Tevékenység csomópontú háló, melyet
1958-ban Franciaországban publikálták először.Fő jellegzetessége a tevékenységekegymáshoz viszonyított helyzeténekegyszerű kezelését lehetővé tevőnégyféle kapcsolati típus és kapcsolatiidők bevezetése.A gráf csomópontjai a tevékenységek, élei a tevékenységek közötti logikai kapcsolatot ábrázolják.
38
MPM- tevékenység csomópontú háló:Az MPM hálóban nincs szükség látszat-tevékenyégekre, egyszerűen fel kell rajzolni a csomópontokba a tevékenységeket és közéjük húzni a logikai kapcsolatot, hurok itt sem megengedett, lehetséges a háló több kezdő-, és végpontja.KORAI KEZDÉS
TEVÉKENYSÉG IDŐ-TARTAM
KORAI BEFEJEZÉS
TEVÉKENYSÉGNÉV VAGY AZONOSITÓ
KÉSŐI KEZDÉSTELJES TARTALÉK
IDŐKÉSŐI BEFEJEZÉS
39
MPM módszer
0 12 12A
0 0 12
0 8 8B
4 4 12
0 5 5C
17 17 22
12 10 22D
12 0 22
12 5 17F
27 15 32
22 10 32E
22 0 32
40
PERT (Program Evaluation and Rewiew Technique)
véletlentől függő, sztochasztikus
tevékenységidőket használ. Ezt amódszert először az Egyesült Államokhaditengerészeténél a Polárisrakétarendszer kifejlesztésénélhasználták. Az eljárást a projekt egyiklegnagyobb szállítója, a Lockheedfejlesztette ki.
41
Projekt időtervezése:
a projekt feladatainak értékeléséhez szükséges időegységek meghatározása(nap, hét, hónap, stb.)a projekt egyes feladatai és/vagy munkacsomagjai időtartamának meghatározásaa projekt esetleges fix határidőinek és egyéb időbeni korlátoknak a meghatározásaa projekt időtervének kidolgozása
42
Gantt diagram
áttekinthetőnaptárszerű tevékenység kezdő-, és befejező időpont ábrázolás
Hátránya: nem mutatja egy tevékenységnek a megelőzőkkel való kapcsolatát
43
Kód
TevékenységMegelőző tev.
Idő
5
8
12
510
10
-Tesztelés tervezéseC
-Felszerelés beszerzéseB
-Iroda előkészítéseA
A, BFelhasználók képzéseF
C, DRendszer teszteléseE
A, BInstallálásD
F
E
D
C
B
A
Tevékenység 22
32
17
12
85
44
Erőforrások ütemezése, allokálás
Cél: az időtervezés eredményeinekfigyelembevételével olyan ütemezéstkészíteni, amely a szükséges munkaerő,gépek, anyagok reális felhasználásátbiztosítja.
45
Erőforrások:
Pótolható erőforrások (kapacitások): mennyiségük független a felhasználásuktól. Nem raktározhatók. (munkaerő, gépek)Nem pótolható erőforrások (anyagok): mennyiségük a felhasználáskor csökken. Raktározhatók. (anyag, pénz)
46
Példa: irodai informatikai fejlesztés
A, B
C, D
A, B
-
-
-
Megelőző tev.
15Felhasználók képzéseF
310Rendszer teszteléseE
410InstallálásD
15Tesztelés tervezéseC
28Felszerelés beszerzéseB
212Iroda előkészítéseA
SzemélyzetIdőTevékenységKód
B(8)
C(5)
D(10) 5E(10)
F(5)
0
1
2 3A(12)
8
12
32
32
22
2212
12
A
B
C F
D E
4
Erőforrás[fő]
Idő[nap]
5 128 17 22 32
2
5
Erőforrásütemezés-nél a kritikus úthoz tartozó tevékeny-ségek erőforrásait ábrázoljuk először.
47
Az erőforrás allokáció 3 féle lehet:ErőforráskorlátosIdőkorlátosIdő-, és erőforráskorlátos
A
B
C F
D E
4
Erőforrás[fő]
Idő[nap]
5 128 17 22 32
2
5
48
A projekt kivitelezéséhez
szükséges források
megtervezése
(az alábbi forrásokra van szükség)emberi munkaerőgépek és felszerelésekalapanyag éspénz
49
Az emberi és gépi munka megtervezése
a hazai kivitelezők számára a projekt egyes feladatainak/munkacsomagjainak kivitelezéséhez szükséges munkaórák számának meghatározásaa szerződéses kivitelezők által elvégzendő feladatok/munkacsomagok meghatározása
50
A projekt költségeinek felmérése
A projektköltségek felmérési módszereinek elemei:munka költségeianyagi költségekszolgáltatások költségei (szerződéses kivitelezők)gépesítés és felszerelések költségeiprojektmenedzsment költségeia vezetés és az adminisztráció költségeijárulékok, adók, biztosítások és licencek költségeiinflációs költségek
51
A költségek fajtái
Közvetlen költségek: a tevékenység végrehajtásához felhasznált erőforrások pénzben kifejezett értéke. (hegesztő adott tevékenységhez szükséges 3 heti bére)Közvetett költségek: nem közvetlenül a tevékenységhez kapcsolódó költségek. (eszközlekötési költség, adminisztrációs ktg.)
52
A költségbecslés négy forrása
1. Munkabecslés2. Eszközök becslése3. Anyagok becslése4. Árbázisú ajánlatok
53
Kockázatmenedzsment
Kockázatnak minősül minden olyan tény, hatás, rendszerfunkció, összefüggés stb., amely a projekt sikeres megvalósulását gátolja, kritikus esetben lehetetlenné teszi.
„Ami elromolhat, az el is romlik”(Murphy)
54
Kockázatmenedzsment
A kockázatok lehetnek:külső kockázatok, pénzügyi kockázatok, tevékenységből fakadó kockázatok, emberi erőforrással kapcsolatos kockázatok.
A kockázatmen. lényegében két tényezőből áll:a kockázati tényezők felismeréséből és elemzéséből (Risk Identification, Risk Analysis),a kockázati tényezők kezeléséből.
55
A kockázati tényezők felismerése és elemzése
A kockázat megítélésekor kétféle adatot kell megnézni: a kockázat fokát; Mennyire valószínű?az adott tényező kockázata milyen súlyozással szerepel a projekt teljes kockázatának megítélésekor; Milyen súlyos következményekkel jár?
56
A kockázati tényezők kezelése
A kockázatelemzés során beazonosított kockázati tényezőket az alábbi sorrendben célszerű megvizsgálni:
1. nagy hatású, nagy bekövetkezési valószínűségű kockázati tényezők;
2. nagy hatású, kisebb bekövetkezési valószínűségű kockázati tényezők;
3. kisebb hatású, nagy bekövetkezési valószínűségű kockázati tényezők.
57
A projektindító dokumentáció (PID)
Tartalmazza: Az üzleti ötlet vagy szükséglet leírását, melyet a projekttel oldunk meg, és a projekt megrendelőjétA projekt kulcsfontosságú követelményeit és korlátaitA projekt eredményeit és annak használóitA projekt WBS struktúrájátA projekt hálótervétA projekt időtervétA projekthez szükséges források tervétA projekt költségeinek tervétA projekt finanszírozásának tervétA projektet kivitelező szervezet leírását, a kompetenciák és felelősségek meghatározásávalA projekt kockázatainak meghatározását és azok elhárításának módjátA projekt-kivitelezés ellenőrző rendszerének meghatározást
58
A projekt kivitelezése
ProjektmegbeszélésVáltoztatások a projektenA projekt ellenőrzése a kivitelezés során
59
A teamek jellegzetes szerepei:
ötletember, elnök, hajcsár, csapatmunkás, megvalósító, specialista.
60
Csapatépítésa megfelelő emberek megtalálása;a csoporton belüli bizalom megteremtése;pozitív team-környezet kialakítása
a team működését leíró játékszabályok világos megfogalmazása,
a közös cél iránti elkötelezettség, a csoporttagok azonosulása a teammel,
egymásra figyelés képessége, projektmegbeszélések eredményes
menedzselésének képessége
61
Kommunikáció a projekten belül
Felelősség – minden csoporttagnak tudnia kell, hogy a projekt mely részéért felelős;Koordináció – a csoporttagok munkájuk során egymásra vannak utalva;Projektállapot – a team tagoknak tisztában kell lenni a projekt aktuális állapotával;Felhatalmazás – a team tagoknak tudniuk kell a projektszereplők valamennyi a projektet érintő döntéséről;
62
A projektmegbeszélés
Előkészítés
A megbeszélés kivitelezése
Leírás és kivitelezés
Következő megbeszél
és
63
Változtatások a projekten
Külső, finanszírozott változások:külső, ált. a megrendelő által kért változtatások automatikusan a projekt megf. részének módosulásához vezetnekBelső, nem finanszírozott változtatások:előre nem látható problémák miatt, a projekt-team tagjai kezdeményezik, ált. a megrendelő nem fizeti meg
64
A projekt-terv újragondolásának folyamata1. Minden esetben meg kell vizsgálni a
változtatási igény jogosságát.2. Ha a javaslat elfogadásra került, és nem
jár a projekt-terv módosításával, akkor be kell vezetni.
3. Ha a változtatás a projekt-terv módosításával jár,- el kell készíteni a változtatási kérelmet,- a változtatási kérelmet el kell fogadni, és be kell vezetni,- a projekt-terv aktualizálása a változtatás beillesztésével.
65
A projekt ellenőrzése a kivitelezés során (projektkontrolling)
Időterv alapjánErőforrások felhasználása alapjánKöltségek alapjánAz esetleges bevételekszempontjából
66
Megtermelt érték görbék
Idő
Költ
ség
BCWS(Tervezettmunkatervezettköltsége)
Ütemterveltérés
CV Költségeltérés
ACWP(Elvégzettmunkaténylegesköltsége)
BCWP(Elvégzett
munkatervezettköltsége)
Aktuálisdátum
67
A projekt ellenőrzése a kivitelezés során (projektkontrolling)
Meg kell határozni az ellenőrzés gyakoriságát, értékelésre kerül az ütemezés, a határidők és a költségek.Az aktuális és a tervezett állapot összehasonlítása.Dönteni kell a szükséges intézkedésekről az eltérések alapján.
68
A projekt zárása
Projekt átadásaProjekt értékelése
69
A projekt átadása
A projektcsapat utolsó teendője a projekt eredményének átadása a megrendelőnek.
Átadási teendők:bevonás,egyeztetés,elvárások tisztázása.
70
A projekt értékelése1. a határidőkkel és az időtervekkel
kapcsolatos,2. a költségekkel és a költségtervekkel
kapcsolatos,3. a projekt eredményével kapcsolatos,4. a projektben közreműködőkkel kapcsolatos,5. a kommunikációval kapcsolatos,6. a módszerekkel kapcsolatos értékelő
szempontok.7. A projekttel kapcsolatos összbenyomás
értékelése.
71
A projekt zárójelentése
A projekt megvalósított céljainak felsorolása.Annak felsorolása, hogy mit valósítottak meg, mit nem, és miért nem.Jelentés a terv realizálásáról(idő, források, költségek, pénz).A projektmenedzser jelentése, a projekt eredményei terén való lehetséges további munkára, illetve hasonló projektek megvalósítására vonatkozó javaslatokkal.
72
Nyilvános bemutatások
Először elgondolkodni azon, mi a fontos, mit szeretnénk a nyilvánosság felé üzenni,rövid és világos üzenetek kialakítása,a bemutatásnál használjuk audiovizuális segédeszközöket(írásvetítő, számítógép, projektor),amennyiben van rá lehetőség, készítsünk rövid nyomtatott tájékoztató, amit a bemutató előtt kioszthatunk.
73
Projektmenedzsment és szervezeti struktúra
projektmegvalósítás lineáris-funkcionális szervezetbenprojektmegvalósítás mátrix struktúrábanprojektorientált vállalati szervezet
74
Projektmegvalósítás lineáris-funkcionális szervezeti struktúrában
•A projektvezetőnek nincs közvetlen utasítási joga a funkcionális területek számára, koordináló, információgyűjtő döntéselőkészítő szerepe van.
•A döntési jogkör a vállalatvezetőnél van.•Az osztályérdekek háttérbe szoríthatják a
projektet.
Vállalatvezető
Fejlesztés Termelés Beszerzés Személyügy Pénzügy Logisztika
Alaptevékenységek
Projektvezető
75
Projektmegvalósítás mátrix struktúrában
•A döntések megoszlanak a funkcionális vezetők és a projektmenedzserek között. (egyenrangú kapcs.)
•Problémát jelenthet, ha egy adott projekt befejezése után nem indul újabb projekt.
Vállalatvezető
Fejlesztés Termelés Beszerzés Személyügy Pénzügy Projektcsoport
Alaptevékenységek
Projektvezető 1
Projektvezető 2
76
Projektorientált vállalati szervezet
•Állandósult projektfeladatok esetén a szervezeten belül külön projektközpontú szervezeti egység.
•Egyetlen egységbe integrált erőforrások.•A felelősség és hatáskörök egyértelműek.•A projekt könnyen kezelhető költségcentrumként.
Vállalatvezető
B Projekt menedzser
Fejlesztés Termelés Pénzügy LogisztikaA Projekt menedzser
Projekt tevékenységek Funkcionális tevékenységek
77
Projektkultúra-szemlélet
Projektmen.kompetencia
Projekt-szervezet
Módszertan
Informatikaiinfrastruktúra
78
„Szürke minden elmélet barátom, de zöld az élet aranyága”
(Goethe)
79
Vége