Download - project cost management
PROJECT COST MANAGEMENT
Rp
Rp
Cost EstimatingCost Budgeting
Cost Control
COST BUDGETINGRENCANA ANGGARAN BIAYAUntuk kegiatan pembelanjaan selama proses pelaksanaan proyek, perlu adanya suatu pedoman,
agar pelaksanaan pembiayaan proyek dapat dikendalikan dengan baik, dan efisien.
Maksud & Tujuan Mematok biaya untuk pelaksanaan atau memberikan batasan uang yang tersedia untuk keperluan
bahan, upah, alat, subkontraktor, dan lain lain dalam total biaya proyek.
Cost Budget (Anggaran Biaya) Dapat digunakan acuan/pedoman didalam membuat Rencana Anggaran Pelaksanaan (PEP)
Harus realistik
Harus disusun/dibuat, sebelum kegiatan pembelanjaan proyek dimulai.
Diperlukan untuk menetapkan biaya produksi (biaya pelaksanaan)
Diperlukan untuk keperluan perusahaan sendiri (intern)
Menggunaan format satu macam, sesuai yang ditetapkan oleh perusahaan, secara internal.
Dokumen ini biasanya merupakan suatu dokumen rahasia.
Sebagai tolok ukur /alat kendali biaya yang dipakai sebagai dasar dalam pembuatan program pengendalian biaya (cost control)
Cost estimate yang tidak akurat, akan menampilkan cost budget yang tidak realistik, yang akhirnya akan mengakibatkan tidak tercapainya sasaran cost control.
COST BUDGETING PROCESSINPUTS.1. Project Scope Statement.2. Work Breakdown Structure.3. WBS Dictionary.4. Activity Cost Estimates.5. Activity Cost Estimates Supporting Detail.6. Project Schedule.7. Resources Calendars.8. Contract.9. Cost Management Plan
TOOLS & TECHNIQUES.1. Cost Aggregation
.2. Reserve analysis
.3. Parametric Estimating
.4. Funding limit reconciliation
OUTPUTS.1. Cost Baseline
.2. Poject Funding Requirements
.3. Cost Management Plan (Updates)
.4. Requested Canges
.1. Project scope statement p.110
Project objectives
Product scope description
Project requirements
Project boundaries
Project deliverables
Product acceptance criteria
Project constraints
Project assumptions
Initial project organization
Initial defined risks
Schedule milestones
Fund limitation
Cost estimate
Project configuration management requirements
Project specifications
Approval Requirements
Menjelaskan secara detail project deliverables dan persyaratan pekerjaan yang dibutuhkan untuk menciptakan deliverables tersebut. Detail project scope statement termasuk :
COST BUDGETING inputs
.2. WBS (Work Breakdown Structure).2. WBS (Work Breakdown Structure)
GEDUNG KANTOR01.
UMUM & PENDUKUNG01.03
BANGUNAN01.01
MEKANIKAL &ELEKTRIKAL
01.02
FINISHING01.01.03
STRUKTURATAS
01.01.02
ELEKTRIKALARUS KUAT
01.02.01
MEKANIKALUMUM
01.02.03
ELEKTRIKALARUS LEMAH
01.02.02
SITE01.03.01
SAFETY01.03.02
SITECLEARING01.03.01.01
SITEFACILITIES01.03.01.02
EQUIP.01.03.01.03
SUBSTRUKTUR01.01.01
GALIAN &
DEWATERING
01.01.01.01
PONDASI01.01.01.02
URUGANKEMBALI
01.01.01.03
KOLOMLT.1-40
01.01.02.01
BLK & PLATLT.1-40
01.01.02.02
TANGGALT.1-40
01.01.02.03
DINDINGLT.1-40
01.01.03.01
PLAFONDLT.1-40
01.01.03.02
LANTAILT.1-40
01.01.03.03
EL.STDLT.1-40
01.02.01.01
EL.N0NSTDLT.1-40
01.02.01.02
EL.KUSUSLT.1-40
01.02.01.03
TLP.LT.1-4001.02.02.01
T.SUARALT.1-40
01.02.02.02
MATVCCTVLT.1-40
01.02.02.03
PLUMBINGLT.1-40
01.02.03.01
HVACLT.1-40
01.02.03.02
LIFT/ESCLT.1-40
01.02.03.03
ACC.ROAD01.03.02.01
GEDUNG01.03.02.02
DIAFR.WLL01.01.01.02.
01
STRT01.01.01.02.
02
BALANC.01.01.01.02.
03
FW.BLK&PLLT.1-40
01.01.01.02.01
BS.BLK&PLLT.1-40
01.01.01.02.02
PR.BLK&PLLT.1-40
01.01.01.02.03
PL.ACUSLT.1-40
01.01.03.02.01
PL.GYPLT.1-40
01.01.03.02.02
PL.METLT.1-40
01.01.03.02.03
COND LT.1-40
01.02.01.01.01
KABELLT.1-40
01.02.01.01.02
ARMATURLT.1-40
01.02.01.01.03
CONDLT.1-40
01.02.02.01.01
KABELLT.1-40
01.02.02.01.02
PABX&UNITLT.1-40
01.02.02.01.03
AIR BERSIHLT.1-40
01.02.03.01.01
AIR KOTORLT.1-40
01.02.03.01.02
HYDRANLT.1-40
01.02.03.01.03
TC01.03.01.03.
01
LIFT ORG01.03.01.03.
02
SCHAFF01.03.01.03.
03
LEVEL 1
LEVEL 2
LEVEL 3
LEVEL 4
LEVEL 5
WBSSAMPLE
COST BUDGETING inputs
3. WBS Dictionary
Dokumen yang dihasilkan pada waktu proses menciptakan WBS disebut WBS dictionary termasuk :
Code of account identifier, a statement of work, responsible organization, list of schedule mailestones. Informasi lain adalah contract information, quality requirements, dan technical references untuk memberikan memfasilitasi kinerja pekerjaan.Informasi lain untuk maksud pengendalian account dengan menggunakan cost code.
COST BUDGETING inputs
3. WBS Dictionary
Dokumen yang dihasilkan pada waktu proses menciptakan WBS disebut WBS dictionary termasuk :
Code of account identifier, a statement of work, responsible organization, list of schedule mailestones. Informasi lain adalah contract information, quality requirements, dan technical references untuk memberikan memfasilitasi kinerja pekerjaan.Informasi lain untuk maksud pengendalian account dengan menggunakan cost code.
COST BUDGETING inputs
4. Activity Cost Estimates
Penilaian secara kuantitative dari biaya seperti biaya sumberdaya yang diperlukan untuk menyelesaikan jadwal kegiatan. Type estimate ini bisa disajikan dalam bentuk ringkasan atau secara detail. Termasuk didalamnya Upah, Material, equipment, layanan, fasilitas, IT, dan spesial kategori seperti inflasi atau biaya cadangan.
COST BUDGETING inputs
CONTOH FORMULIR ESTIMASI ( gedung )
No. Item Pekerjaan Quantity Harga satuan
Jumlah harga
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Preliminaries
………………
Pek. Substruktur
……………….
Pek. Struktur
…………….
Pek.M / E
…………….
Pek. Finishing
………….
Pek. Landscaping Jumlah
Ppn 10%
Jumlah akhirAsianto
Cost Group Template (Buildings)
1. Substructure
2. Superstructure
3. Internal Finishes
4. Fittings and Furnishings
5. Services :
o Plumbing & Sanitary Instalations
o Electrical Instalations
o HVAC Instalations
o Lift Instalations
o Fire Alarm & Fire Fighting Instalations
o Etc…
6. External works
7. Preliminary & Insurances
5. Activity Cost Estimates Supporting Detail
Jumlah dan jenis dari rincian tambahan didalam menunjang estimasi biaya kegiatan tergantung dari aplikasinya. Sehubungan dengan level dari detail, dokumen yang menunjangnya harus disediakan secara jelas, profesional, dan lengkap dengan gambar yang mana estimasi biaya diperoleh.
Termasuk :
Deskripsi scope of work
Dokumen sebagai dasar untuk estimating.
Dokumen berbagai asumsi yang digunakan
Dokumen berbagai batasan batasan
Indikasi range seperti US$ 10,000 (-10%/+15%) mengindikasikan item tersebut diperkirakan antara US$9,000 and US$ 11,500)
COST BUDGETING inputs
6. Project Schedule
Jadwal proyek termasuk perencanaan tanggal start dan finish untuk jadwal kegiatan proyek, Jadwal milstone, Paket pekerjaan, Perencanaan paket, dan control accounts. Informasi ini digunakan untuk mengumpulkan biaya biaya terhadap periode waktu kapan biaya direncanakan untuk digunakan.
COST BUDGETING inputs
7. Resources Calendars
Penanggalan sumberdaya gabungan untuk hari kerja dan hari libur/tidak kerja ditetapkan pada sumberdaya khusus. Meskipun tenaga kerja dan material bisa aktive atau idle. Pada umumnya digunakan untuk mengidentifikasi hari tidak kerja untuk sumberdaya khusus dalam waktu ketersediaan sumberdaya.
Kalender sumberdaya proyek mengidentifikasikan kuantitas dari setiap ketersediaan sumberdaya pada periode waktu yang diperlukan.
COST BUDGETING inputs
8. Contract
Kontrak - informasi yang berhubungan dengan pruduksi, jasa layanan, atau hasil yang telah dibeli – biayanya – semua digunakan untuk pengembangan penetapan anggaran
9. Cost Management Plan
Cost Management Plan adalah komponen dari Project Management Plan dan derivasi perencanaan lain disesuaikan sepanjang penetapan cost budgeting.
COST BUDGETING inputs
1. Cost Aggregation
Menjadwalkan perkiraan biaya kegiatan yang dikumpulkan pada paket pekerjaan sesuai dengan WBS.
Estimasi biaya paket pekerjaan kemudian dikumpulkan pada level komponen yang lebih tinggi dalam WBS. Seperti control accounts, dan pada akhirnya untuk seluruh proyek.
COST BUDGETING tools & techniques
2. Reserve Analysis
Banyak estimator mempertimbangkan adanya suatu biaya cadangan ( contingency allowances).
Pertimbangan dalam mengantisipasi, akan tetapi belum tentu terjadi. Kejadian ini disebut “ Known-unknowns” dan ini menjadi bagian dari ruang lingkup proyek dan garis acuan biaya (cost baseline)
Agar mendekati akurat, pilih yang bukan pessimestic
COST BUDGETING tools & techniques
3. Parametric EstimatingParametric Modeling,
Melibatkan penggunaan parameter dari karakteristik proyek kedalam model matematik untuk memprediksi biaya proyek.
Penggunaan statistik antara Informasi secara historis dan variable lain (SqM, LM di konstruksi, Code pada software dan kebutuhan jam orang/hari orang) digunakan untuk mengembangkan model dalam mengestimasi biaya pada jadwal kegiatan sumberdaya.
Teknik ini bisa meningkatkan keakuratannya pada level yang lebih tinggi dan tergantung dari komplexitas atau tingkat kesulitan sepanjang jumlah dan data biaya termasuk dalam model.
Quantity X harga satuan historis = estimasi biaya.
COST BUDGETING tools & techniques
4. Funding limit reconciliation
Banyak macam didalam periode penggunaan dana, biasanya dibawah pengaturan operasional. Namun didalam penggunaan dana proyek dikonsulidasikan dengan batasan pendanaan yang dibutuhkan pelanggan atau perusahaan.
Rescheduling bisa berdampak pada pengalokasian sumberdaya. Jika dana digunakan sebagai sumberdaya yang terbatas didalam proses penjadwalan proyek, maka harus melakukan peninjauan terhadap batasan waktu.
Produk final dari perencanaan berulang menjadi Cost baseline.
COST BUDGETING tools & techniques
1. Cost Baseline
Cost Baseline adalah komponent dari Project management plan Sebagai acuan anggaran yang digunakan sebagai dasar pengukuran, monitor, dan kontrol seluruh kinerja biaya proyek.
Biasanya disajikan dalam bentuk S-curve
Com
mul
ativ
e V
alue
Time
100
50
Pro
gre
ss
0
COST BUDGETING outputs
CURVA “ S “
Bentuk curva “ S “ , berbeda tiap strategi insert mark up
Strategi merata
Strategi Front Loading
Rp.
Bln
Asianto
2. Project Funding RequirementsTotal & Periode didapat dari cost baseline dan bisa ditetapkan melebihi, biasanya menggunakan margin didalam menentukan early progress atau cost overruns. Funding terjadi biasanya pada kenaikan tertentu yang tidak sama jumlah maupun periodenya. Kebutuhan funding termasuk didalam cost baseline ditambah management contingency, tergantung kebijakan perusahaan.
Com
mul
ativ
e V
alue
Time
Expected Cash flow
Funding requirements
Cost Baseline
The difference between the maximum funding and the end of the cost baseline is Management Reserve
COST BUDGETING outputs
Contoh Formulir Master Cost Budget Kel. Sub.Kel PEMBEBANAN Rp. Keterangan
I BIAYA LANGSUNG PROYEK
1. BAHAN / MATERIAL
2. UPAH
3. ALAT
4. SUBKONTRAKTOR
5. PERSIAPAN / PENYELESAIAN
6. OVERHEAD LAPANGAN
SUB TOTAL
II KEWAJIBAN PAJAK
1. PPN ( 10% )
2. UANG MUKA PPH / PPH final
SUB TOTAL
III BIAYA TIDAK LANGSUNG
1. OVERHEAD PUSAT / CABANG/ PERW.
2. PENYUSUTAN AKTIVA TETAP
SUB TOTAL
CADANGAN
TOTAL ( NILAI KONTRAK )
Asianto
COST CONTROLMerupakan salah satu aspek dalam pengendalian proyek (Project Control)
Harapan Manajemen :
Tercapainya kualitas pekerjaan sesuai persyaratan yang ditetapkan,
Dapat diselesaikan dalam waktu yang telah ditetapkan,
Dalam batas anggaran yang disediakan (Budget), bahkan kalau bisa dibawah
budget yang ada.
Cost Control :
Sebaiknya berpedoman pada cost Budget yang realistis, artinya walaupun cost
estimatenya tidak akurat, cost budgetnya harus tetap realistik.
Hasilnya memberikan umpan balik (feed back) terhadap Cost Estimete
COST CONTROLMempunyai kaitan dengan : a). Faktor yang menciptakan perubahan pedoman biaya guna memastikan bahwa perubahan dapat disetujui,
b). Penetapan perubahan pedoman biaya yang terjadi, dan pengelolaan perubahan yang nyata ketika perubahan terjadi.
c). Jaminan bahwa cost overrun tidak melebihi pembiayaan yang diberi hak pada waktu tertentu dan di dalam total proyek.
d) Monitoring kinerja biaya untuk mendeteksi dan memahami perbedaan (cost variance) dari cost baseline.
e). Pencatatan semua perubahan secara teliti terhadap cost baseline.
f). Pencegahan kesalahan, ketidak sesuaian, atau perubahan yang tidak disetujui terhadap maksud laporan biaya atau pemakaian sumber daya.
g). Pemberitahuan kepada stakeholders terhadap perubahan yang disetujui.
h). Tindakan untuk membawa terjadinya cost overrun dalam batas yang bisa diterima.
COST CONTROL PROCESSINPUTS.1. Cost Baseline.2. Project Funding Requirements.3. Performance Reports.4. Work Performance Information.5. Approved Changes Requests.6. Project Management Plan
TOOLS & TECHNIQUES.1. Cost Change Control System
.2. Performance Measurement Analysis
.3. Forcasting
.4. Project Performance Reviews
.5. Project Management Software
OUTPUTS.1. Cost Estimate (updates)
.2. Cost Baseline (updates)
.3. Performance Measurements
.4. Forcasted Completion
.5. Requested Changes
.6. Recommended Corrective Actions
.7. Organizational Process Assets (updates)
.8. Project Management Plan (updates)
1. Cost Baseline
Cost Baseline adalah komponent dari Project management plan Sebagai acuan anggaran yang digunakan sebagai dasar pengukuran, monitor, dan kontrol seluruh kinerja biaya proyek.
Biasanya disajikan dalam bentuk S-curve
Com
mul
ativ
e V
alue
Time
100
50
Pro
gre
ss
0
COST CONTROL inputs
2. Project Funding RequirementsTotal & Periode didapat dari cost baseline dan bisa ditetapkan melebihi, biasanya menggunakan margin didalam menentukan early progress atau cost overruns. Funding terjadi biasanya pada kenaikan tertentu yang tidak sama jumlah maupun periodenya. Kebutuhan funding termasuk didalam cost baseline ditambah management contingency, tergantung kebijakan perusahaan.
Com
mul
ativ
e V
alue
Time
Expected Cash flow
Funding requirements
Cost Baseline
The difference between the maximum funding and the end of the cost baseline is Management Reserve
COST CONTROL inputs
3. Performance ReportsLaporan progres disusun secara ringkas dari hasil pengumpulan dari beberapa informasi lapangan. Hasilnya dianalisis dan dibandingkan dengan pengukuran kinerja baseline
Laporan harus meliputi Status dan informasi progres, detail persyaratan dari stakeholder, seperti yang telah didokumentasikan pada communication management plan.
Biasanya format terdiri dari bar-chart, S-curve, tabular report.
COST CONTROL inputs
CONTOH FORMULIR COST CONTROL
No.
URAIAN
Total
budget
Realisasi s/d tgl. Sisa budget
Perkira-an sisa biaya
Penyim-pangan
( + / - )Budget realisasi
Realisasi biaya
a b c d = a - c e f = d - e
1. Material
2. Upah
3. Alat
4. Subkon
5. Pekerjaan persiapan
6. Overhead lapangan
TOTAL
BCWP ACWP
4. Work Performance Information
Pengumpulan informasi dari status dan biaya proyek yang telah dilaksanakan.
Termasuk :
Pekerjaan yang ditetapkan sudah selesai atau belum ?
Biaya yang dianggarkan dan yang telah digunakan?
Estimasi biaya untuk menyelesaikan pekerjaan?
Berapa Percent telah selesai secara fisik?
COST CONTROL inputs
Project Project ID
Project Sponsor Client
Business Area Project Manager
Document Version Document No. Softcopy Name
Prepared by Approved by Page No. . of
WBS CODE
TASK DESCRIPTION
MAJOR DELIVERABLES
PLANED MILESTONE
CURRENT STATUS/
PROBLEM
PROPOSED SOLUTION
ACTION BY
RE-PLANNED MILESTONE
PROGRESS REPORT FORM (PRF)
PROJECT PROJCT ID
PROJECT SPONSOR CLIENT
BUSINESS AREA PROJECT MANAGER
DOCUMENT VERSION DOCUMENT NO.
SOFTCOPY NAME PAGE NO. . OF
CUT OF DATE PREPARED BY APPROVED BY
PROJECT COST ( Rp)
LAST PERIOD COMMITTED THIS PERIOD
ACTUAL COST VARIANCE
WORK COMPLETED THIS PERIOD
CURRENT ISSUES
PROPOSED SOLUTIONS
PLAN NEXT PERIOD
ATTACHMENT
PROGRESS REPORT SUMMARY FORM (PRSF)
5. Approved Changes Requests
Persetujuan pengajuan Perubahan dari proses pengendalian terintegrasi bisa termasuk modifikasi terminologi biaya dalam kontrak, lingkup, cost baseline, atau cost management plan.
COST CONTROL inputs
PROJECT PROJCT ID
PROJECT SPONSOR CLIENT
BUSINESS AREA PROJECT MANAGER
DOCUMENT VERSION DOCUMENT NO.
SOFTCOPY NAME PAGE NO. . OF
DESCRIPTION AND IMPACT(on benefits, costs, timescales, resource requirements, other projects, risk etc) of proposed scope change :(use attachments if necessary)
REASON FOR CHANGE (DESCRIBE BENEFITS) :
IMPLICATIONS OF NOT MAKING THIS CHANGE :
APPROVED BY : (1) DATE (2) DATE
STATUS : ( ) APPROVED ( ) REJECTED ( ) DEFERREDREASONS :
CHANGE REQUEST FORM (CRF)
6. Project Management Plan
Project management plan dan komponen Cost management plan dan perencanaan lain disesuaikan dan diintegrasikan ketika melaksanakan proses kontrol biaya.
COST CONTROL inputs
1. Cost Change Control System
Didokumentasikan pada cost management plan, menggambarkan prosedur yang mana cost baseline bisa dirubah.
Termasuk bentuk formulir, dokumen, cara penelusuran, dan persetujuan perubahan
Integrated dengan integrated change control process.
COST CONTROL tools & techniques
2. Performance Measurement Analysis
Dengan cara Earned Value analysis
mengukur kinerja dengan membandingkan besar pekerjaan yang direncanakan dengan actual pekerjaan yang selesai, untuk menentukan kinerja jadwal & biaya sesuai rencana.
Memungkinkan manager proyek mendetaksi penyimpangan dari rencana sedini mungkin dan mengambil tindakan korektif yang sesuai.
COST CONTROL tools & techniques
Basic Value in Earned value AnalysisProject
The planned Value (PV) or Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) : The sum of approved cost estimates for activities scheduled to be performed.
The Earned Value (EV) or Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) : The sum of the approved cost estimates for activities completed.
The Actual Cost (AC) or Actual Cost of QWork Performed (ACWP) : Total cost incurred in accomplishing work.
Konsep Earned Value
Gambar 1 : Grafik status kinerja biaya pelaksanaan proyek
8
50
0 2 5
Biaya
10
Waktu
50% Aktual biaya
Rencana Kerja
56%
56% Rencana kerja
Gambar 2 : Grafik Earned Value
8
50
0 2 5
Biaya
10
Waktu
50% Aktual biaya
Rencana Kerja
45% Aktual Fisik
Konsep Earned Value
Elemen Elemen Earned Value
BCWS (PV)
Gambar 3 : Elemen-elemen Earned Value
8
50
0 2 5
Biaya
10
Waktu
ACWP (AC)
BCWP (EV)
Basic Formulas in Earned ValueProject
Cost Varian (CV) = EV - AC
Schedule Variance (SV) = EV - PV
% Over/Under = (AC – EV) / EV * 100
Earned Value = % complete * BAC
Cost Performance Index (CPI) = EV / AC
Schedule Performance Index (SPI) = EV / PV
CV < 0 : ?, CV = 0 : ?, CV > 0 : ?, CPI < 1 : ?, CPI = 1 : ?, CPI > 1 : ?
SV < 0 : ?, SV = 0 : ?, SV > 0 : ?, SPI < 1 : ?, SPI = 1 ?, SPI > 1 : ?
Example :Project
Contract :
To build 10 houses in 12 months
Construction budget :
10 houses @ Rp 100 mio = Rp 1,000 mio
Construction period : 12 months
Condition After 5 Moths :
Planned Value ( PV) : Rp. 360 mio or 36 (from S-curve).
Actual Cost (AC) : Rp. 310 mio or 31 (from accounting dept).
Earned Value (EV) : Rp. 250 mio or 25 (from site actuals)
CurveProject
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
(MONTHS)
Time
36 PV
PV - CURVE
100
50
PR
OG
RE
SS
31 AC
25 EV
PV = 36 (Planned Value)
AC = 31 (Actual Cost)
EV = 25 (Earned Value)
Progress for EVProject
House No 1 = 40
House No 2 = 30
House No 3 = 50
House No 4 = 50
House No 5 = 10
House No 6 = 20
House No 7 = 20
House No 8 = 10
House No 9 = 10
House No 10 = 10
Average = 250 / 10 = 25
Variances & Indexes :Project
Cost Variance (CV) : EV-AC = 25 – 31 = - 6
Schedule Variance (SV) : EV – PV = 25 – 36 = - 11
Cost Performance Index (CPI) : (EV) / (AC) = 25 / 31 = .806
Schedule Performance Index (SPI) : (EV) / (PV) = 25 / 36 = .694
Estimate at Completion (EAC)Project
Alternative 1:EAC = Actual + Remining Budget
= 310 + (1000 – 250) = 1,060 mio
Alternative 2:EAC = Actual + New estimate for Remining Budget
= 310 + 800 (est) = 1,110 mio
Alternative 3:EAC = Actual + Remining Budget/CPI
= 310 + (750/0.806) = 1,240 mio
Alternative 4:EAC = Actual + Remining /CPI/SPI
= 310 + (750/0.806) : 0.694
= 310 + 1341 = 1,651mio
3. Forecasting
Forecasting termasuk membuat estimate atau memprediksi kondisi proyek yang akan datang berdasarkan informasi dan pengetahuan yang ada pada saat melakukan forecasting.
Forecasts dihasilkan, diupdate, dan di review atas dasar informasi progres.
Informasi progres terdiri dari hasil progres yang lalu dan dan informasi lain yang akan mempengaruhi proyek yang akan datang contohnya :
Estimate at completion dan Estimate to complete.
COST CONTROL tools & techniques
4. Project Performance Reviews
Review kinerja dengan membandingkan kinerja biaya melebihi waktu, Jadwal kegiatan atau melewati paket pekerjaan yang direncanakan dan tidak terpenuhinya anggaran (planed value).
Variance analysis
Trend analysis
Earned value techniques.
COST CONTROL tools & techniques
Progress Monitoring
Progress Progress Progress Progress
Aggregate Progress
ApproveCost budget Assessment
YesNo
Earned Value Analysis
JutaIDR%
2000 100
1800 90
1600 80
1400 70
1200 60
1000 50
800 40
600 30
400 20
200 10
0 0 3 6 12 25 35 52 75 85 95 98 99 100 %
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Month
Planned Value (PV)(BCWS)
Actual Cost (AC)(ACWP)
C
ost
Data Date
Projected Budget Completed
Projected Time Completed
Schedule Overrun
Cost Overrun
Work Performed (EV)(BCWP)
5. Project Management SoftwareDapat menggunakan spreadsheet atau PM software seperti Artemis-7, P3, MSOP
COST CONTROL tools & techniques
6. Variance ManagementCost management plan menjelaskan bagaimana cost variance dikelola, contoh : adanya tanggapan yang berbeda terhadap masalah “major atau minor”.
Besarnya varian menuju ke penurunan seperti tambahan pekerjaan yang terpenuhi.
Variance lebih besar diijinkan pada awal proyek dan bisa menurun pada akhir proyek.
COST CONTROL tools & techniques
COST CONTROL outputs
OUTPUTS.1. Cost Estimate (updates)
.2. Cost Baseline (updates)
.3. Performance Measurements
.4. Forcasted Completion
.5. Requested Changes
.6. Recommended Corrective Actions
.7. Organizational Process Assets (updates)
.8. Project Management Plan (updates)
3. Performance Measurements
Hasil perhitungan CV, SV, CPI dan nilai SPI untuk komponen WBS, khususnya paket pekerjaan dan control accounts, didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada stakeholders.
4. Forecasted Completion
Perhitungan nilai EAC atau laporan nilai EAC didokumentasikan dan nilai dikomunikasikan dengan stakehloders.
Perhitungan nilai ETC atau laporan nilai ETC yang disajikan perusahaan didokumentasikan dan nilai dikomunikasikan kepada stakeholders.
COST CONTROL outputs
6. Recommended Corrective Actions
Tindakan koreksi dilaksanakan untuk membawa perkiraan kinerja proyek yang akan datang segaris dengan project management plan.
Tindakan koreksi didalam cost management sering melibatkan penyesuaian jadwal anggaran kegiatan.
Seperti tindakan khusus diambil untuk menyeimbangkan cost variances.
COST CONTROL outputs
Contoh Evaluasi Akhir
Kel. Sub.Kel PEMBEBANAN BUDGET REALISASI
I. BIAYA LANGSUNG PROYEK
1. BAHAN / MATERIAL
2. UPAH
3. ALAT
4. SUBKONTRAKTOR
5. PERSIAPAN / PENYELESAIAN
6. OVERHEAD LAPANGAN
SUB TOTAL
II KEWAJIBAN PAJAK
1. PPN ( 10% )
2. UANG MUKA PPH / PPH final
SUB TOTAL
III BIAYA TIDAK LANGSUNG
1. OVERHEAD PUSAT / CABANG/ PERW.
2. PENYUSUTAN AKTIVA TETAP
SUB TOTAL
CADANGAN / LABA
TOTAL ( NILAI KONTRAK ) Asianto
CONTOH : CONSTRUCTION COST ACCOUNT
Variable Cost ( biaya tidak tetap ) , adalah biaya yang selalu berubah tiap bulannya sesuai dengan intansitas kegiatan proyek . Kelompok biaya ini terdiri dari :
• Biaya Bahan / Material Konstruksi• Biaya Upah Konstruksi• Biaya Alat Konstruksi• Biaya Subkontraktor ( Kontraktor )• Biaya Overhead Lapangan/ Proyek
Fix Cost ( biaya tetap ) , adalah biaya yang relatif tidak berubah tiap bulannya atau tidak terkait dengan intansitas kegiatan proyek . Kelompok biaya ini terdiri dari :
• Biaya Overhead Perusahaan• Biaya Pemasaran Perusahaan• Biaya Penyusutan aktiva tetap Perusahaan Asianto
COST CONTROL
• Yang mendorong peran cost control jadi penting di konstruksi , adalah :
– Harga jual bersifat konservatif ( relatif tetap)
– Biaya produksi bersifat fluktuatif ( sangat mudah berubah bila tidak dikendalikan )
• Untuk mengatasi kondisi yang delematis tsb diatas , maka diperlukan :
– Kemampuan tentang construction cost .
– Kemampuan dalam cost control
Asianto
ASPEK - ASPEK KONTROL
• Untuk dapat berhasil mengendalikan biaya proyek dengan baik , maka perlu dilakukan pengendalian terhadap aspek-aspek yang mempengaruhinya :
• Time Control• Quality Control• Safety Control• Cost Control
Asianto
ASPEK TIME CONTROL
• Kegiatan pekerjaan harus dikendalikan sesuai jadwal yang ada .
• Bila pekerjaan terlambat , dapat timbul resi-ko tambahan biaya akibat terkena pinalti maupun kenaikan harga
• Bila kegiatan harus dipercepat , karena berbagai alasan , cenderung akan menam-bah biaya .
Asianto
ASPEK QUALITY CONTROL
• Mutu pekerjaan harus dikendalikan agar selalu masuk dalam toleransi keberterimaan
• Mutu yang lebih rendah dari persyaratan , akan menambah cost untuk perbaikan .
• Mutu yang lebih tinggi dari persyaratan , juga akan menambah biaya ( material / proses ) .
• Inti dari manajemen mutu , adalah mengu-rangi terjadinya kegagalan mutu ( perbaik-an / penolakan pekerjaan )
Asianto
ASPEK SAFETY CONTROL
• Safety harus dikendalikan untuk menekan accident cost sekecil mungkin , dengan menyediakan biaya safety yang layak .
• Biaya safety yang terlalu rendah , dapat me-nyebabkan accident yang tidak diinginkan
• Biaya safety yang terlalu tinggi (oversafety), selain menambah biaya secara lngsung juga dapat menambah biaya secara tidak lang-sung ( turunnya produktivitas )
• Inti dari manajemen safety ( K3 ) adalah mengurangi terjadinya kecelakaan proyek .
Asianto
ANALISIS / PENGUKURAN KINERJA
• SV = EV – PV atau BCWP – BCWS• CV = EV – AC atau BCWP – ACWP• SV Ratio = BCWP : BCWS• CV Ratio = BCWP : ACWP• CS Ratio = SV Ratio X CV Ratio =
BCWP2 : (ACWP x BCWS)
• CPI (Cost Performance Index) = EV:AC > = 1
• SPI (Schedule Performance Index) = EV:PV > = 1
• Projected Time completed = Sisa waktu : SPI + Waktu Yang sudah selesai.
• Projected Budget Completed atau Estimate At Completion (EAC) =
Alternative 1 : Continuing the cost performance trend until project completion = AC + Remaining Budget : CPIAlternative 2 : Negative impact is limited to the first 5 months only =AC + Remaining Budget (Unchanged).Alternative 3 : Continuing the negative trend, but also have to catch up with the time delay = AC + Remaining Budget : CPI : SPI.Alternative 4 : Recalculate the remaining portion including all cost saving efforts. = AC + New estimate for remaining budget
Thank you
Rp
Rp