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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano1
Progetto A.U.R.O.R.A.
L’approccio per processie per funzioni
7 ottobre 2008
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Sommario
Le funzioni ed i processi;L’analisi di processo, concetti generali;Il ruolo dell’analisi di processo;Gli strumenti dell’analisi di processo.
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano3
Riferimenti bibliografici
Candiotto R. (2003), Process Management, Giuffrè.Tonti A. (2002), La semplificazione dei processi e delle procedure. Modelli e strumenti operativi per il decentramento nella P.A., Egea;CNIPA: guida alla re-ingegnerizzazione dei processi.
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano4
“Insieme di attività, svolte secondo una determinata sequenzialità e/o simultaneità, che ha un’origine (un punto di partenza) e che permette di raggiungere un determinato risultato (punto di arrivo).”
Tonti (2002), pagg. 19-20.
Definizione di Processo
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano5
“Insieme di attività coordinate che, utilizzando input di varia natura, originano output che abbiano un valore per il cliente (interno od esterno).”
Candiotto (2003), pag. 6.
Definizione di Processo 2
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano
6
Bisogni clienti interni-esterni
Bisogni clienti esterni
Unità org. C
Unità org. A
Unità org. B
Bisogni Unità B
Bisogni Unità C
Output unità A=Input unità B
Output unità B=Input unità C
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Atto, attività e processo
PROCESSO
ATTO
ATTIVITÀ
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Processo-input-output
OUTPUTPROCESSO
Materie primeBeni strumentaliRisorse umaneAmbienteComunicazioneEcc.
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Tipologie di processo
Processi primari;Processi di supporto.
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Scomposizione dei processi
Sub-processi
Macro processi
Processi
Segmenti
Attività
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Scomposizione dei processiMacro processo Gestione risorse umane
Processo Acquisizione personale
Sub-processi 1. Reclutamento;2. Selezione;3. Assunzione;4. Inserimento.
Segmenti ( es. SELEZIONE) 1. Identificaz. requisiti. ruolo;2. Individuaz. Candidati;3. Scelta candidato;4. Orientamento;5. Ecc.
Attività (es. del segmento: SCELTA CANDIDATO)
1. Verifica requisiti;2. Convocazione;3. Test;4. Colloquio,;5. Ecc.
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L’approccio per funzioni
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L’approccio per processi
Sono i processi a creare valoreSono i processi a incidere sulla soddisfazione del cliente
CLIEN
TIFO
RN
ITO
RI
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Processo e funzioni
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Lo sviluppo dei processi attraverso le unitàfunzionali di un’organizzazione
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano16
Procedura e Processo
RISULTATO
DECISIONE
OPERAZIONE
INFORMAZIONE
DELIBERAZ.
ESECUZIONE
ISTRUTTORIA
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano17
Procedura vs Processo 1
Procedura Processo
Maggiore enfasi sulla coerenza interna del processo
Maggiore enfasi sul risultato finale
Attenzione alla conformità di ogni fase rispetto alla precedente (necessità di giustificare eventuali non conformità)
Attenzione alla capacità di risolvere un problema ed alla razionalità della soluzione
Autonomia di ogni fase rispetto alle altre
Ogni fase (attività) concorre al raggiungimento dell’obiettivo in un’ottica sistemica
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Procedura vs Processo 2Procedura Processo
Responsabilità per singole fasi
Responsabilità globale rispetto al raggiungimento del risultato
Mancanza di responsabilitàcomplessiva per il risultato finale (es. in termini di erogazione di servizio e/o soluzione ad un problema)
Risultato non diretta conseguenza di un atto o di una sequenza di atti, ma di un sistema di attività
Qualità atto formale=qualitàrisultatoTutela dei diritti demandata alla correttezza formale degli atti
Tutela dei diritti demandata alla qualità delle decisioni, all’attendibilità dei dati e delle informazioni in base ai quali le decisioni sono prese
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano19
Mappatura processi;Analisi dei processi.
Conoscenza dei processi
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Analisi dei processi
Denominazione del processo;Input e output;Singole attività del processo;Ordine in cui le attività sono svolte; Unità organizzative interessate;Risorse impiegate.
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Business Process Improvement;Business Process Reengineering.
Governo dei processi
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano22
Ricerca continua del miglioramento delle performance sia in termini di efficacia che di efficienza (Process Improvement);Cambiamenti meno radicali rispetto al reengineering;Attenta analisi processi esistenti;Individuazione processi da modificare;Collegato al concetto di Total Quality Management.
Miglioramento dei processi
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Miglioramento dei processi
Interventi migliorativi
Conoscenza
Interpretazione
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano
1. Individuazione aree di miglioramento:Individuare aspetti prioritari e indicatori
2. Ricerca possibili cause:Individuare gli elementi agendo sui quali è possibile
migliorare il processo;
3. Attuare azioni correttive o preventive;4. Valutazione risultato interventi e misurazione
miglioramento;5. Mantenimento:
Controllare i nuovi livelli di prestazione e standardizzare il cambiamento 24
Fasi miglioramento dei processi
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano25
Miglioramento dei processi
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano26
Cambiamenti di carattere piùradicale;I processi vengono ri-progettati ex-novo;Si ritiene più conveniente un intervento più profondo sui processi, in luogo di semplici miglioramenti.
Reingegnerizzazione
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano27
Intervento mirato ad implementare un cambiamento, in riferimento a:§Modalità di lavoro;§Comportamento (l’agire);§Modo di pensare e di porsi di
fronte ad un problema.Tonti (2002), pag. 22.
Reingegnerizzazione
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano28
Eliminazione delle attività inutili
“ Non esiste niente di più inutile del fare con estrema efficienza ciò che non dovrebbe essere fatto per nulla”.
"There is surely nothing quite so useless as doing with great efficiency what should not be done at all.“
Peter Drucker (1963), Managing for Business Effectiveness, Harvard Business Review, May, June, pag. 83
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano29
L’approccio per processi ed i sistemi di gestione per la qualità
Già presente nel TQM;Norme ISO e VISION 2000.
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano30
Otto principi per la gestionedella qualità
1. Orientamento al cliente2. Leadership3. Coinvolgimento del personale4. Approccio per processi5. Approccio sistemico alla gestione6. Miglioramento continuo7. Decisioni basate su dati di fatto8. Rapporti di reciproco beneficio con i fornitori
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano31
Rappresentazione graficadei processi
Rappresentare graficamente un processo facilita:
La comprensione anche per coloro che non conoscono a fondo il processo;La diffusione del processo presso tutta l’organizzazione;
La rappresentazione grafica:Richiede il ricorso a simboli condivisi;Può essere fatta con diverse metodologie.
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano32
Strumenti: Diagramma di flusso
Rappresentazione tramite disegno o schema delle varie fasi di un processo;Ricorso a simboli (figure geometriche) collegati da linee continue (segmenti di collegamento tra i simboli);Rappresenta il processo mettendone in rilievo lo sviluppo e l'articolazione logico-temporale.
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano33
Diagramma di Flusso: simboli
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano34
Esempio: processo di organizzazione di una riunione
1. Definizione obiettivo riunione(ordine del giorno);
2. Preparazione riunione (istruzione pratiche, preparazione documentazione,
logistica, ecc.);3. Svolgimento della riunione;4. Verbalizzazione.
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano35
Diagramma di flusso a matrice
Invio convoca-
zione
Segreteria Segretario verbalizzante
Rinvio riunione
Consiglio corso laurea
Svolgimento riunione Verbale
Calendario riunioni
Definizione ordine del
giorno
Convocazione ODG
Verifica numero legale
NO SI
Presidente corso laurea
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano36
Scomposizione in sotto-processi
Sotto processo: Preparazione riunioneIstruzione pratiche (es. domande studenti):
Ricezione domande studenti;Analisi domande studenti;Proposta di decisione su domande studenti;Presentazione proposta al Consiglio di corso di laurea e/o facoltà.
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano37
Scomposizione in sotto-processi
Sotto processo: Preparazione riunioneLogistica e documentazione:
Convocazione partecipanti;Preparazione sala;Predisposizione sedie, tavoli, proiettore, ecc.;Predisposizione documenti, fascicoli, fotocopie, ecc.
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano38
Diagramma di flusso a matriceSegretario
verbalizzante
Rinvio riunione
Consiglio corso laurea
Svolgimento riunione Verbale
Calen-dario
Definizione ordine del
giorno
Convocazione ODG
Verifica numero legale
NO SI
Presidente corso laurea
Preparaz.sala
Servizi logistici
Invio convoca-
zione
Segreteria
Prenotazione sala
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano39
Diagramma di flusso a matriceD ia g r a m m a d i f lu s s o 0 1 d e l l ' a c q u is iz io n e , t r a tt a m e n t o , e m is s io n e m a t e r ia le d o c u m e n t a r io
R e s p o n s a b i l e c u l t u r a
O p e r a t o r i d i f r o n t - o f f i c e A i u t o b i b l i o t e c a r i o R e s p o n s a b i l it à
u n i t à o p e r a t i v a N o t e F o n t i A t t i v i tà
2 ) P r o g e t t a z i o n e
a c q u i s t i
7 ) C o llo c a z i o n e e d e m i s s io n e m a t e r i a le
d o c u m e n t a r io
6 ) T r a t t a m e n t o m a t e r ia l e
d o c u m e n t a r io
5 ) C a t a l o g a z i o n e
4 ) A c q u i s t o
3 ) L a v a l u t a z io n e è p o s i t i v a ?
1 ) P r o p o s t a d i in c r e m e n t o /
a g g i o r n a m e n t o m a t e r ia l e
d o c u m e n ta r i o
I .O 0 1 1
3
P e r f o n t i s i i n t e n d o n o : 1 ) u t e n t i ;
2 ) e s i g e n z a d i a g g i o r n a r e l e c o l l e z i o n i ;
3 ) r e c e n s i o n i ; 4 ) i n f o r m a z i o n i e d i t o r i a l i ;
5 ) f o r n i t o r i
4
5
I . O 0 2
I .O 0 3
P r o c e s s i 6 0 e 6 6
I .O 0 4
6
7
S ì
N o
I .O 0 5
I l l i b r o n o n v i e n e a c q u i s t a t o
2
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano40
Diagramma usato per la rappresentazione a due dimensioni (attività-tempi) di un progetto, per evidenziare relazioni, date e scadenze delle diverse fasi e attività progettuali.
Strumenti: Diagramma di Gantt
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano41
Esempio di Diagramma di Gantt
Il progetto viene rappresentato su due dimensioni: sull’asse orizzontale viene riportato il tempo e sull’asse verticale vengono indicate le diverse attività che costituiscono il progetto. Le attività vengono rappresentate nel piano di progetto da segmenti di lunghezza pari alla loro durata e posizionati in modo da rispettare le loro date calcolate d’inizio e fine
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Università degli Studi di Cagliari – Prof. Alessandro Spano42
Esempio delle Opere Pubbliche
Il diagramma rappresenta sequenza delle lavorazioni distribuite nell’arco dei giorni consecutivi concessi in Contratto.Ogni Gruppo di lavorazione è collocato in ordine temporale, in funzione della logica esecuzione dell’intera opera di progetto.