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OFICINA DE CENTROS DE DIAGNÓSTICO
Y PRODUCCIÓN
Unidad del Centro de Control de Insumos y Residuos
Tóxicos
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TABLA DE CONTENIDO
1. Objetivo
2. Alcance
3. Referencias
4. Definiciones
5. Descripción
6. Registros
7. Anexos
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OBJETIVO.
Garantizar el manejo óptimo de los equipos de la UCCIRT, estableciendo el procedimiento de: Recepción, identificación, distribución, programa de mantenimiento preventivo, calificación y/o verificación operacional y calibración de los equipos operativos.
1. ALCANCE
Aplica a los equipos e instrumentos utilizados en los laboratorios de Control de calidad de insumos Agropecuarios y Análisis de residuos tóxicos.
Las actividades establecidas en el presente procedimiento aplican tanto a las colaboradoras como a los colaboradores del SENASA, sin distinción de género y promoviendo la interculturalidad
2. REFERENCIAS
PRO-ULO-01 Codificación, Identificación y Registro de Bienes PRO-ULO-02. Adquisición de bienes, contratación de servicios PRO-ULO-08 Mantenimiento de equipos. PRO-ULO-12 Control y calibración de equipos de ensayo PRO-UCCIRT/Lab-05 Control de condiciones ambientales. ITR-UCCIRT/Lab-11 Codificación de Equipos e Instrumentos de Medición de la
UCCIRT 3. DEFINICIONES PARA LA UCCIRT DE SENASA 4.1 Equipo: Todo equipo o instrumento utilizado en el desarrollo de un método de
ensayo.
4.2 Mantenimiento: Conjunto de operaciones que permiten que un equipo o sistema de medida este en perfectas condiciones de uso. El mantenimiento puede ser correctivo o preventivo.
4.3 Mantenimiento preventivo: Garantiza el funcionamiento correcto del equipo, previene averías.
4.4 Mantenimiento correctivo: Corrige el mal funcionamiento y las averías.
4.5 Calibración: Conjunto de operaciones que establecen, en condiciones
especificadas, la relación entre los valores de una magnitud indicados por el instrumento de medida y los valores correspondientes de esta magnitud realizados por patrones.
4.6 Calificación: Es la ejecución de pruebas, que determinan si un equipo posee los atributos requeridos para obtener un resultado con una calidad determinada. Se califica contra especificaciones y/o normas nacionales o internacionales.
4.7 Calificación Operacional: Procedimiento o Conjunto de Operaciones
Estandarizadas basados en la información del fabricante utilizando equipos y
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patrones de calibración trazables y que permite asegurar la calidad de los resultados.
4.8 Verificación: Es la confirmación basada en pruebas pertinentes, del cumplimiento de las especificaciones. La verificación proporciona un medio para comprobar si las desviaciones individuales obtenidas por un instrumento, y los valores conocidos de una magnitud de medida son menores que el máximo error definido en una norma.
4.9 Trazabilidad (de una medición): Propiedad del resultado de una medición o de un
patrón tal que pueda relacionarse con referencias determinadas, generalmente a patrones nacionales o internacionales, por medio de una cadena ininterrumpida de comparaciones teniendo todas las incertidumbres determinadas.
4.10 Patrón de referencia: Patrón, en general de la más alta calidad metrológica disponible en un lugar dado o en una organización determinada, del cual se derivan las mediciones realizadas en dicho lugar.
4.11 Programa: Planificación de las actividades a realizar durante el año en los equipos
del laboratorio
4.12 ST: supervisor técnico.
4.13 SSC: supervisor del sistema de calidad
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4. DESCRIPCION
FLUJOGRAMA MANEJO DE EQUIPOS
FLUJOGRAMA MANEJO DE EQUIPOS
El Supervisor técnico / Responsable
del Equipo / encargado o
Representante del Almacén /
Responsable de mantenimiento de
equipos de Laboratorio ULO
Especialistas UCCIRT /Responsable de
Mantenimiento de los equipos de laboratorio ULO
Fase
REG-UCCIRT/Lab-62
REG-UCCIRT/Lab-21
REG-UCCIRT/Cal-11
REG-UCCIRT/Lab-36 REG-UCCIRT/Lab-37REG-UCCIRT/Lab-61
REG-UCCIRT/Lab-32 REG-UCCIRT/Lab-21REG-UCCIRT/Lab-37
REG-UCCIRT/Lab-36 REG-ULO-05AREG-ULO-33
Recibir y verificar equipo
Identificar equipos e instrumentos
Realizar el programa Anual de mantenimiento,
calibración y/o Calificación de los equipos
Verificar la operatividad de los equipos e instrumentos
Realizar la verificación interna
Realizar la contratación de servicios calibración/
calificación
Proceder al uso del equipo
Inicio
Fin
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5.1 De la aplicación del procedimiento 5.1.1 Los especialistas y técnicos de los laboratorios de control de calidad de
insumos agropecuarios y Análisis de residuos tóxicos son responsables del cumplimiento del presente procedimiento.
5.2 Recepción de equipos
El Supervisor técnico y/o Responsable del Equipo, el encargado o Representante del Almacén del SENASA y el Responsable de mantenimiento de equipos de Laboratorio de la Unidad de Logística recepciona el equipo y verifica:
5.2.1 Si corresponde a las características y especificaciones solicitadas en la Hoja de especificaciones Técnicas Mínimas REG-ULO-05A del procedimiento PRO-ULO-02,
Adquisición de bienes, contratación de servicios y obras.
5.2.2 Que tenga la documentación completa: Certificado de garantía y Manuales de Uso de los equipos.
5.2.3 El funcionamiento del equipo: asegurando que no haya sufrido ningún daño y funcione correctamente.
5.2.4 Cumpla con las especificaciones requeridas.
5.2.5 Que el proveedor realice la instalación y capacitación a los especialistas y técnicos asignados por el ST.
5.2.6 La calibración y/o calificación del equipo, según sea el caso. Una vez comprobado el funcionamiento del equipo, el ST y/o Responsable del equipo y el responsable de mantenimiento de equipos de laboratorio proceden a dar la conformidad e informan a Control Patrimonial registrando en REG-ULO-33 Acta de puesta en Marcha del procedimiento PRO-ULO-12. Control y calibración de equipos. Control Patrimonial le asigna un código patrimonial correspondiente y lo incluye en el inventario de equipos o instrumentos del laboratorio de acuerdo a PRO-ULO-01 Codificación, identificación y registro de bienes.
5.3 Identificación de los Equipos o Instrumentos
Todo equipo y/o medio de medición usado para el ensayo y sus actividades relacionadas debe ser identificado con un código interno; ubicándose en una parte visible (frontal o lateral) del equipo y/o medio de medición. Las Instrucciones para la codificación de equipos de ensayo y medios de medición se encuentran en el ITR-UCCIRT/Lab-11.
La UCCIRT cuenta con una Lista de Equipos e Instrumentos de Medición codificados, que incluye a cualquier dispositivo que pueda ser utilizado para medición, ensayo, calibración o verificación. Es responsabilidad del SSC, identificar a los equipos nuevos e incluirlos en esta lista.
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El material de vidrio se codifica con las iniciales de cada área (RT, CC) seguido de números arábigos en forma correlativa según el tipo de material. En cada equipo relevante para los ensayos, se elabora una ficha con toda la información establecida en el registro REG-UCCIRT/Lab-36 Registro de Mantenimiento y Calibración/ Calificación. En el que también se registran las actividades de mantenimiento, los resultados de las calibraciones, y/o mantenimientos, verificaciones incluyendo las fechas en que se realizan estas. Además se conserva los informes de reparación y mantenimiento de los equipos de modo que se pueda tener un historial de cualquier daño, funcionamiento incorrecto, modificación o reparación. Para cada uno de los equipos relevantes, se debe tener el manual del fabricante para la operación y mantenimiento de los equipos. Toda esta información debe estar disponible en el laboratorio para el personal que opera los equipos.
5.4 Programa de Calibración y Mantenimiento de los equipos del laboratorio
5.4.1 El Director de la UCCIRT así como el Responsable de Mantenimiento de los equipos de laboratorio de la Unidad de Logística son responsables del cumplimiento del Programa de Calibración y mantenimiento de los equipos e instrumentos del laboratorio.
5.4.2 El ST y SSC son responsables del cumplimiento del presente procedimiento y
supervisión del cumplimiento del Programa de mantenimiento y calibración de los equipos del laboratorio y de actualizar el procedimiento.
5.4.3 El Responsable de mantenimiento y calibración de equipos de laboratorio de la
Unidad de Logística en coordinación con los especialistas del laboratorio elaboran el Programa Anual de mantenimiento, calibración y/o Calificación de los equipos de la UCCIRT de acuerdo a las características técnicas y de trabajo de los equipos, recomendaciones del fabricante y frecuencia de uso el REG-UCCIRT/Lab-32 Programa de mantenimiento de equipos, REG-UCCIRT/Lab-21 Programa de calibración de equipos y/o REG-UCCIRT/Lab-37 Programa de Calificación y/o Verificación Operacional, las fechas pueden modificarse de acuerdo a los resultados de las verificaciones, calibraciones anteriores y la frecuencia de calibración de los equipos.
5.4.4 El Programa es revisado por la Dirección del laboratorio y por la Oficina de los
Centros de Diagnostico y Producción, luego remitido a la Oficina de administración para su ejecución por la Unidad de Logística.
5.4.5 El responsable de Mantenimiento y calibración de los equipos e instrumentos de
laboratorio con apoyo del Especialista o técnico del laboratorio realiza la inspección del equipo y revisa los certificados de calibración de los equipos y materiales, dando conformidad al cumplimiento de las especificaciones solicitadas. Así mismo se asegura que el personal que maneja el equipo interprete el contenido de los certificados de calibración.
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5.4.6 Si el equipo no cumple con los criterios de aceptación establecidos por el laboratorio lo identifica con una etiqueta adherida al equipo o instrumento indicando el problema que presenta la calibración o retira del área de uso, luego de su evaluación el equipo puede ser recalibrado o ajustado.
5.4.7 Cuando de las calibraciones surja un conjunto de factores de corrección, se elabora tablas y gráficos para su aplicación, tanto en las operaciones de los equipos como en los resultados de los ensayos. Estas tablas deben ser aprobados por el Supervisor Técnico.
5.4.8 Siempre que sea aplicable, los certificados de calibración deben indicar la trazabilidad a patrones nacionales e internacionales de medida, así como los resultados de medición y la incertidumbre asociada a la misma.
5.4.9 Los equipos sujetos a control metrológico que estén calibrados y aprobados son identificados por el personal de laboratorio con una etiqueta donde se indica el código del equipo, la fecha de calibración y la próxima calibración. Anexo 2 Equipos con Control Metrológicos.
5.5 Verificación de la Operatividad de los equipos o instrumentos
5.5.1 Cuando el equipo tiene un desperfecto, el proveedor realiza el servicio técnico necesario, los especialista verifican la operatividad de los equipos de laboratorio. y llevan un control de los servicios brindados al equipo o instrumento el cual se registra en REG-UCCIRT/Lab-36 Registro de Mantenimiento y Calibración/Calificación
5.5.2 La calificación de los equipos por el proveedor, se realiza con una periodicidad de
tres años y se registra en el REG-UCCIRT/Lab-37
5.5.3 La comprobación intermedia para mantener la confianza del estado de calibración de los equipos involucrados en los métodos, se realiza de acuerdo al protocolo establecido por el proveedor en la calificación del equipo y se registra en la hoja de trabajo de cada método, REG-UCCIRT/Lab-61.
En las comprobaciones intermedias de los equipos de alta tecnología se verifica los parámetros mínimos que demuestren el mantenimiento de la calibración y/o calificación operacional de acuerdo a las especificaciones establecidas por el fabricante. El objetivo de la verificación intermedia es conocer si el instrumento se encuentra dentro de los límites de las especificaciones obtenido durante la calibración. El procedimiento y la frecuencia de estas comprobaciones intermedia se describen en los instructivos de uso del equipo y los resultados se adjunta al expediente del equipo.
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5.6 Verificación Interna
5.6.1 La verificación interna de los equipos en el laboratorio es realizada por el personal que haya sido autorizado en el REG-UCCIRT/Cal-11 Listado de personal autorizado para realizar ensayos, de acuerdo a las instrucciones o métodos de calibración establecidas para cada tipo de equipo.
5.6.2 La verificación interna de los equipos deben realizarse de acuerdo a los
instructivos de cada equipo o métodos y registrarse en sus respectivos formatos.
5.6.3 Se realizan verificaciones internas de temperatura (TºC) de las congeladoras y
refrigeradoras, se coloca el sensor de temperatura (termopar calibrado) en la parte interna del equipo, luego se registrar la temperatura en los registros correspondientes tal como se indica en PRO-UCCIRT/Lab-05.
5.7 Contratación de servicios de calibración/Calificación de Equipos o
Instrumentos
5.7.1 El Responsable de Mantenimiento y calibración de los equipos de laboratorio de la Unidad de Logística se encarga de la contratación de los servicios de calibración de acuerdo al programa de calibración de equipos de Laboratorio
REG-UCCIRT/Lab-21 para este fin se da mayor ponderación a las empresas que están Acreditadas con el INDECOPI por ser un requerimiento de la Norma ISO/IEC 17025 de ser el caso.
5.7.2 En el caso de la Calificación y/o Verificación Operacional de Equipos no es
aplicable que cuente con procedimientos Acreditados por INDECOPI, pero si necesitan que las empresas que brindan el servicio se encuentre capacitadas y evaluadas por la Empresa Fabricante del Equipo.
5.8 Manejo de Equipos
5.8.1 Los equipos son operados por personal autorizado y las instrucciones de uso se encuentran en los manuales de los equipo y/o instructivos, su uso se registra en el REG-UCCIRT/Lab-62 “Control de Uso de Equipo”.
5.8.2 Los especialistas y técnicos de cada área deben asegurar que cada equipo relevante para los ensayos funcione correctamente y se encuentren limpios a fin de prevenir la contaminación del material a ensayar. En el caso de las balanzas la limpieza debe hacerse diariamente antes de su uso.
5.8.3 De acuerdo a las recomendaciones del fabricante del equipo y de las
indicaciones de los métodos de ensayo, de medición o calibración, deben identificarse si el equipo requiere condiciones ambientales especiales para su uso, a las cuales debe operar el equipo, debiendo el usuario tomar las precauciones para preservar el equipo indicado en el PRO-UCCIRT/Lab-05
Control de condiciones ambientales. Para los casos donde existe informes de calibración que muestren error en los instrumentos o no cumplen las especificaciones de EMP, estos son retirados de la mesa de trabajo, se
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identifica su condición, se registra en el anexo 1 del Instructivo ITR-UCCIRT/Lab-11 Codificación de Equipos e instrumentos de Medición de la UCCIRT y se entregan al SSC para asegurar que no sean utilizados.
5.8.4 En el caso que algún equipo tenga un desperfecto o este fuera de servicio, se identifica con una etiqueta roja donde se indica Fuera de Servicio en PRO-ULO-08 (anexo1).
5.8.5 Cuando es necesario trasladar un equipo importante de un ambiente a otro, siempre se recurre al proveedor para evitar cualquier mala manipulación. Y posteriormente se le somete a una verificación Operacional para garantizar el buen funcionamiento.
5.8.6 Cuando un equipo por cualquier razón queda fuera de servicio, este debe ser verificado y asegurar su funcionamiento antes de ser reintegrado al servicio.
5. REGISTROS. REG-ULO-05A Hoja de especificaciones Técnicas Mínimas. Disponible en
PRO-ULO-02 adquisición de bienes, contratación de servicios y obras.
REG-ULO-33 Acta de puesta en Marcha. Disponible en PRO-ULO-12. Control y calibración de equipos.
REG-UCCIRT/Lab-21 Programa de calibración de equipos. REG-UCCIRT/Lab-32 Programa de mantenimiento de equipos REG-UCCIRT/Lab-36 Registro de Mantenimiento y Calibración/Calificación. REG-UCCIRT/Lab-37 Programa de Calificación y/o Verificación Operacional REG-UCCIRT/Lab-61 Hoja de trabajo de ensayo. REG-UCCIRT/Lab-62 Registro de control de uso de equipo REG-UCIRT/Cal-11 Listado de Personal autorizado para realizar Ensayos
6. ANEXOS
Anexo 1 : Etiqueta Fuera de Servicio Anexo 2: Equipos con Control Metrológicos
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REG-ULO-05-A Especificaciones Técnicas Mínimas.
I.- TIPO 1º.- PROGRAMADO 2º.- NO PROGRAMADO II.- SOLICITANTE 1º.- Nombres y apellidos: ________________________________________ 2º.- Unidad / Sub Dirección: ________________________________________ 3º.- Oficina / Dirección: ________________________________________ III.- ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS 1º.- Denominación del producto: __________________________________________________________________ 2º.- Cantidad: ___________________________________________________________ 3º.- Distribución: _________________________________________________________
4º.- Presentación: _______________________________________________________
5º.- Envase: Tipo: ______________________________________________________________ Material de envase: __________________________________________________ Capacidad del envase:
________________________________________________
6º.- Otras características necesarias (De ser el caso) Composición química: ________________________________________________________________ Dimensiones: ________________________________________________________________ Potencia: ________________________________________________________________ Uso: ________________________________________________________________ Fecha de expiración: ________________________________________________________________ Componentes: ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ Material del producto: ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ Otros: ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ___________ Firma y Sello Área Usuaria
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REG-ULO-33: Acta de Puesta Marcha
DEPENDENCIA:________________________________FECHA: ______________
EQUIPO:__________________CÓDIGO:____________
NOMBRE: _________________________________________________________
MARCA:__________________MODELO:____________SERIE:_______________
PROVEEDOR: ______________________________________________________
RESPONSABLE DE ÁREA:___________________________________________
ACTIVIDADES EFECTUADAS:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________ ________________________ _____________________
Responsable de Área Responsable de Mantenimiento Representante del Proveedor
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REG-UCCIRT/Lab-21 PROGRAMA DE CALIBRACION DE EQUIPOS
PROGRAMA DE CALIBRACION DE EQUIPOS DE LA UCCIRT -SENASA
Laboratorio:
Anexo 1 Responsable
MESES_____
ITEM EQUIPO / INSTRUMENTO MARC
A
MODEL
O
SERIE / DEL
EQUIPO
SENASA NIVEL
CENTRAL
ALCANCE /
RESOLUCION
PUNTOS DE
CALIBRACION
TOLERANCI
A
EN
E
FE
B
MA
R
AB
R
MA
Y
JU
N
JU
L
AG
O
SE
T
OC
T
NO
V
DI
C
X Programado.
Fecha
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REG-UCCIRT/Lab-32 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE LA UCCIRT -SENASA
Laboratorio:
Anexo 2 Responsable Año
ITEM EQUIPO / INSTRUMENTO MARCA MODELO
SERIE
DEL EQUIPO
CODIGO
PATRIMONIAL SENASA
FRECUENCIA ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV ITEM
X Programado Fecha
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REG-UCCIRT/Lab-36 REGISTRO DE MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN/CALIFICACIÓN
DATOS GENERALES
NOMBRE :
MARCA : CÓDIGO :
MODELO : SERIE :
FECHA DE RECEPCIÓN : FECHA PUESTA DE SERVICIO :
CONDICIÓN A LA RECEPCIÓN : NUEVO USADO ACONDICIONADO
UBICACIÓN ACTUAL :
INSTRUCCIONES DEL FABRICANTE : SI NO
REPRESENTANTE :
REGISTRO DE MANTENIMIENTO, REPARACIÓN Y CALIBRACIÓN/CALIFICACIÓN
FECHA
SER.: C= Calibración/Calificación M= Mantenimiento R= Reparación I= Instalación
FIRMASERVICIOEMPRESA DETALLES O DOC. DE REFERENCIA DEL MANTENIMIENTO -
REPARACIÓN - CALIBRACIÓN/CALIFICACIÓN
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REG-UCCIRT/Lab-37 PROGRAMA DE CALIFICACION Y/O VERIFICACIÓN OPERACIONAL
SERVICIO NACIONAL DE SANIDAD AGRARIA
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MESES
ITEM EQUIPO / INSTRUMENTO MARCA MODELO SERIE /
DEL EQUIPO
CODIGO PATRIMONIAL
SENASA PROVEEDOR
FRECUENCIA CALIF/VERIF.
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV DIC
X Programado
FECHA
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REG-UCCIRT/Lab-61 Hoja de trabajo de ensayo
Muestras o Producto : N°Lote: Codigo de muestra(s):
Nombre del Método :
Código de método UCCIRT :
Referencia del método : Fecha de analisis:
Equipo
Estandares
Muestras
Condiciones equipo
Calculos
Resultados
Control de Calidad
Observaciones
Fecha de reporte:
Especialista/Técnico Supervisor Técnico UCCIRT
Nombre de Ensayo
Marca: Modelo: Serie:
Hoja de Trabajo N°……………
LABORATORIO DE ……………………………………………………………………
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REG-UCCIRT/Lab-62 REGISTRO CONTROL DE USO DE EQUIPO
EQUIPO:
MARCA:
CODIGO:
NUMERO DE SERIE:
UBICACIÓN:
FECHA ENSAYO REALIZADONUMERO DE MUESTRAS Y/O
NUMERO DE INYECCIONESANALISTA OBSERVACIONES
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REG-UCIRT/Cal-11 Listado de Personal Autorizado Para Realizar Ensayos
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Anexo 1: Etiqueta Fuera de Servicio
Anexo 2: Equipos con Control Metrológicos
CONTROL METROLÓGICO CODIGO: FECHA DE CALIBRACIÓN:
PROXIMA CALIBRACIÓN: