Download - procedimento msu
-
MANUAL DE GESTIN INTEGRADO
PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE
SANTANDER
NTC GP 1000:2009 NTC ISO 9001:2008
NTC ISO 14001:2004 NTC OHSAS 18001:2007
NTC 5906:2012
DIRECCIN INSTITUCIONAL
Bucaramanga
2007
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 2 de 99
Revis Rector
Vicerrector Administrativo Coordinacin SGI
Aprob Rector
Fecha de aprobacin Diciembre 04 de 2007 Resolucin No. 1861
Modificada: Mayo 28 de 2012 Resolucin No. 785
CONTENIDO
OBJETIVO 4
1 ALCANCE Y EXCLUSIONES 4
1.1 ALCANCE 4 1.2 EXCLUSIONES 4
2 DEFINICIONES / ABREVIATURAS 5
3 CONTENIDO DEL MANUAL 6
3.1 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER 6 3.1.1 Resea histrica 6 3.1.2 Misin 7 3.1.3 Visin 7 3.1.4 Polticas 8 3.1.5 Organigrama 11 3.2 CONFIGURACIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO 12 3.2.1 Polticas 12 3.2.1.1 Poltica de Calidad 12 3.2.1.2 Poltica de Gestin en Seguridad y salud Ocupacional 12 3.2.1.3 Poltica de Gestin Ambiental 12 3.2.2 Objetivos 13 3.2.2.1 Objetivos de Calidad 13 3.2.2.2 Objetivos en Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional 13 3.2.2.3 Objetivos en Gestin Ambiental 13 3.2.3 Responsables 14 3.2.3.1 Comit de Gestin Integrado 14 3.2.3.2 Comit Tcnico para la Gestin en SYSO 15 3.2.3.3 Comit Tcnico Ambiental y Sanitario. 17 3.2.3.4 Grupo Primario 18 3.2.4 Organigrama del Sistema de Gestin Integrado 19 3.2.5 Estructura de la Documentacin. 19
3.2.6 Mapa de Procesos de la Universidad Industrial de Santander. 20 3.2.7 Proceso Transveral 22 3.2.8 Requisitos 22 3.2.8.1 De los beneficiarios 22 3.2.8.2 Legales y Reglamentarios. 43
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 3 de 99
3.2.8.3 De la organizacin. 43 3.2.8.4 De la NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000: 2009, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007 y la NTC 5906:2012. 43 3.2.8.5 Aspectos e impactos ambientales. 43 3.2.8.6 Peligros y Riesgos. 43 3.2.8.7 Programas del Sistema de Gestin Ambiental 43 3.2.8.8 Programas del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional 44 3.2.9 Caracterizaciones. 45 3.2.10 Productos de los procesos misionales. 48 3.2.11 Procedimientos Obligatorios. 48 3.2.12 Controles Operacionales 49 3.2.13 Responsabilidades y autoridades HSEQ 51
ANEXO 1 54
ANEXO 2 58
ANEXO 3 61
ANEXO 4 82
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 4 de 99
OBJETIVO
El presente manual es una gua para establecer la planificacin, operacin y el control de los procesos de la Universidad Industrial de Santander, establecidos dentro del Sistema de Gestin Integrado, cuya estructura se adeca a los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000:2009, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007 y NTC 5906:2012.
1 ALCANCE Y EXCLUSIONES
1.1 ALCANCE
El alcance del Sistema de Gestin Integrado corresponde a:
Los Servicios de Educacin Universitaria de la Universidad Industrial de Santander, a travs de los procesos de Formacin, Investigacin y Extensin.
Los Servicios de la Gestin Administrativa para las actividades de Educacin Superior
Universitaria, Docencia, Investigacin y Extensin de la Universidad Industrial de Santander a travs de los procesos de: Direccin Institucional, Planeacin Institucional, Gestin de la Calidad Acadmica, Seguimiento Institucional, Admisiones y Registro Acadmico, Biblioteca, Bienestar Estudiantil, Comunicacin Institucional, Contratacin, Financiero, Gestin Cultural, Gestin Documental, Jurdico, Recursos Fsicos, Recursos Tecnolgicos, Relaciones Internacionales de Intercambio Acadmico Servicios Informticos y de Telecomunicaciones, Talento Humano, Gestin Ambiental
El servicio social de asesora jurdica y la promocin de mecanismos alternativos de
resolucin de conflictos a personas de escasos recursos de la regin, en las reas del Derecho Laboral y Pblico, Penal y Privado del Consultorio Jurdico de la Escuela de Derecho y Ciencia Poltica de la Universidad Industrial de Santander.
Los servicios de educacin no formal para los Programas de Leguas Extranjeras del
Instituto de Lenguas de la Universidad Industrial de Santander. NOTA: Las actividades que comprende el alcance definido frente al Consultorio Jurdico se detallan en el Manual de Calidad Consultorio Jurdico y Centro de Conciliacin-MEX-CJ.01. Las actividades que incluyen el alcance del Instituto de Lenguas se describen en el Manual de Calidad MEX-IL.01.
1.2 EXCLUSIONES
Para los procesos de la Universidad Industrial de Santander no aplica ninguna exclusin a las normas NTC GP 1000:2009, la NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007 y NTC 5906:2012.
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 5 de 99
2 DEFINICIONES / ABREVIATURAS
Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.
Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional: Conjunto de acciones, programas y/o proyectos encaminados a controlar y mejorar la seguridad y salud de la comunidad universitaria.
Gestin ambiental: Conjunto de acciones, programas y/o proyectos encaminados a controlar y mejorar sus aspectos ambientales.
Objetivos: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad, la seguridad y salud ocupacional, y ambiental.
Manual de Gestin Integrado: Documento que enuncia las Polticas de Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, y la ambiental y describe el Sistema de Gestin Integrado de la Universidad.
Polticas: Intenciones globales y orientacin de una organizacin relativas a la calidad, la seguridad y salud ocupacional, y ambiental, tal como se expresan formalmente por la alta direccin.
Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en resultado.
SGI: Sistema de Gestin Integrado. Hace referencia a los Sistemas de Gestin de Calidad, Gestin Ambiental y Salud Ocupacional adoptados por la Universidad.
SGC: Sistema de Gestin de Calidad. Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad.
SGA: Sistema de Gestin Ambiental. Sistema de gestin para desarrollar e implementar la poltica ambiental y gestionar los aspectos ambientales.
SYSO: Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional. Sistema de gestin para desarrollar la poltica y gestionar los riesgos en Seguridad y Salud Ocupacional.
UAA: Unidad Acadmico Administrativa Peligro: Fuente, situacin o acto con potencial de dao, en trminos de enfermedad o
lesin a las personas, o a una combinacin de stos. Riesgo: Combinacin de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o
exposicin(es) peligroso(s) y la severidad de la lesin o enfermedad que puede ser causada por el(los) evento(s) o exposicin(es).
Aspecto Ambiental Cualquier accin o actividad que desencadena un impacto positivo o negativo para el medio ambiente. Ejemplo: vertimiento de sustancias peligrosas a un cuerpo de agua.
Impacto Ambiental De acuerdo con la observacin del proceso identificar la influencia negativa o positiva en los aspectos ambientales por ejemplo contaminacin del agua por la sustancia vertida.
Programa: Documento que describe el conjunto de actividades, objetivos, metas de la organizacin, incluida su planificacin en el tiempo, los recursos necesarios y el personal responsable de la implementacin.
Control operacional: Acciones o operaciones asociadas a controlar los peligros y aspectos ambientales identificados para alcanzar los objetivos de la poltica y cumplir los objetivos y metas establecidos. Entre ellos se encuentran; procedimientos, uso de elementos de proteccin personal, personal entrenado y capacitado, etc.
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 6 de 99
3 CONTENIDO DEL MANUAL
3.1 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
3.1.1 Resea histrica1.
El primero de marzo de 1948 fueron oficialmente inauguradas las labores de la Universidad Industrial de Santander en el patio de la Escuela Industrial Dmaso Zapata.
En 1940 el abogado Mario Galn Gmez present ante la Asamblea de Santander el proyecto de ordenanza que inici el proceso legal de creacin de la universidad, que apenas se limitaba a la creacin de una "Facultad" de Ingeniera Industrial, "orientada de preferencia hacia las especializaciones de qumica, mecnica y electricidad", pero incluy el establecimiento de un bachillerato tcnico en la renovada Escuela Industrial de Bucaramanga, donde sera preparado un grupo de jvenes para el ingreso, en ptimas condiciones, a la mencionada Facultad. Una vez que la comisin designada por la Asamblea dio su visto bueno, este poder legislativo aprob, el 21 de junio de 1940, la Ordenanza 41 que declaraba creada la "Facultad de Ingeniera Industrial" y estableca un bachillerato tcnico en la Escuela Industrial. Sin embargo, con el esfuerzo de dos diputados se aprob la ordenanza 83, el 22 de junio de 1944, que cre definitivamente "La Universidad de Santander. El primer rector de la UIS fue Nicanor Pinzn Neira, ingeniero civil de la Escuela de Minas de Medelln. Con tres facultades de Ingeniera (Elctrica, Mecnica y Qumica), respectivamente dirigidas por Hernando Pardo Ordez, Alfonso Penagos Mantilla y Lelio Martnez Villalba, la UIS acept sus primeros veinte estudiantes en 1948. En la dcada de los aos sesenta ya existan doce edificios y en 1963 los estudiantes matriculados ascendan a 1147, fue as como a finales de los 60s se dio paso a la autntica universidad de todas las ciencias y profesiones, cuando el campus central fue acompaado por la Facultad de Ciencias de la Salud ubicada junto al Hospital Universitario Ramn Gonzlez Valencia. La dcada de los aos ochenta se inici con el nuevo marco de accin establecido por el Decreto Ley 80 de 1980, que oblig a una nueva reforma administrativa y a ampliar el aspecto de los programas profesionales: Geologa (1982), Fsica (1983), Diseo Industrial (1985), Msica (1985) e Historia (1987). Bajo la rectora de Jaime Luis Gutirrez se abrieron los Centros Regionales de Educacin a Distancia, los cuales terminaron por crear el actual Instituto de Educacin a Distancia., ya al final de la dcada se haban creado 7 especializaciones y 7 maestras. Las necesidades de formacin del profesorado en tcnicas didcticas obligaron a crear el Centro para el Desarrollo de la Docencia (1982), y las demandas de investigacin se resolvieron con un convenio firmado con el BID y el ICFES para la dotacin de los laboratorios. En la administracin de Jorge Gmez Duarte ya sobre la dcada de los 90, se da un nuevo impulso renovador logrado mediante la creacin del Programa de Regionalizacin que sita proyectos educativos presenciales en el Socorro, Barbosa, Mlaga y Barrancabermeja, con sedes propias que permiten un acercamiento del Proyecto educativo a las principales Provincias
1 Adaptado de https://www.uis.edu.co/portal/nuestra_uis/historia/historia.html
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 7 de 99
de Santander. As mismo durante la gestin del rector Gmez Duarte se da inicio a los procesos de autoevaluacin de programas con fines de acreditacin, logrando tener al final de su periodo 8 programas con acreditacin de alta calidad. Al comenzar el siglo XXI, la UIS sigue siendo la universidad ms importante de la regin oriental de Colombia, reconocida por la tradicional calidad de sus programas y por los esfuerzos de gestin de sus recursos financieros liderados por su actual rector Jaime Alberto Camacho Pico. Con todo lo soado y realizado hasta el momento, lo que se manifiesta ostensiblemente en el devenir de esta historia de la Universidad Industrial de Santander es un crecimiento sostenido con calidad y eficiencia, un avance hacia la profundizacin sin perder el sentido de su pertinencia social que se da en sus programas de maestra y doctorado un reconocimiento a la alta calidad de sus programas, tal como lo destaca la acreditacin de la mayora de los mismos y la Acreditacin Institucional conferida por el trmino de 8 aos por el Ministerio de Educacin Nacional, segn Resolucin No. 2019 de junio 3 de 2005, que hoy la ratifica entre las mejores Universidades con las que cuenta la Nacin para la buena educacin de la sociedad.
3.1.2 Misin.
La Universidad Industrial de Santander es una organizacin que tiene como propsito la formacin de personas de alta calidad tica, poltica y profesional; la generacin y adecuacin de conocimientos; la conservacin y reinterpretacin de la cultura y la participacin activa liderando procesos de cambio por el progreso y mejor calidad de vida de la comunidad.
Orientan su misin los principios democrticos, la reflexin crtica, el ejercicio libre de la ctedra, el trabajo interdisciplinario y la relacin con el mundo externo.
Sustenta su trabajo en las cualidades humanas de las personas que la integran, en la capacidad laboral de sus empleados, en la excelencia acadmica de sus profesores y en el compromiso de la comunidad universitaria con los propsitos institucionales y la construccin de una cultura de vida.
3.1.3 Visin.
Como visin general en el ao 2018, la Universidad Industrial de Santander se habr fortalecido en su carcter pblico, aportando al desarrollo poltico, cultural, social y econmico del pas, como resultado de un proceso de generacin y adecuacin de conocimiento en el cual la investigacin constituye el eje articulador de sus funciones misionales. La Universidad habr desarrollado exitosamente una poltica de crecimiento vertical, mediante la cual se crearn y consolidarn programas de maestra y doctorado de alta calidad, sustentados en procesos de investigacin pertinente para la regin y el pas. La Institucin habr contribuido al desarrollo regional, mediante la formacin del talento humano, la investigacin y la extensin, reflejado en el mejoramiento de la calidad de vida, la competitividad internacional y el crecimiento econmico. Como parte de este proceso, se
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 8 de 99
ampliar la cobertura con la creacin y consolidacin de programas misionales pertinentes y soportes estratgicos en su sede central y en sus sedes regionales tanto a nivel profesional como a nivel tecnolgico, atendiendo a la poltica de formacin por ciclos aprobada por el Consejo Superior. La Universidad habr consolidado una poltica de articulacin global que le ha permitido incrementar de manera significativa los resultados de sus procesos misionales mediante la cooperacin con instituciones educativas y de investigacin de alto prestigio, empresas, entidades gubernamentales, egresados y otros entes pblicos y privados nacionales e internacionales. La Universidad habr fortalecido en toda su organizacin una cultura de gestin de alta calidad de los procesos misionales, estratgicos y de apoyo. Como resultado de la actualizacin permanente de sus programas acadmicos, la Universidad forma personas con las competencias apropiadas para liderar el desarrollo econmico y social y para realizar proyectos educativos e investigativos, que contribuyan al logro de las metas de desarrollo del pas y a la consolidacin de una sociedad del conocimiento a nivel regional, nacional e internacional. La Institucin habr consolidado su estabilidad financiera y modernizado su infraestructura fsica y tecnolgica.
3.1.4 Polticas2
Las polticas que se enuncian a continuacin estn definidas en el Proyecto Institucional de la UIS como lneas directrices que expresan la voluntad de los organismos directivos de la universidad, el Consejo Superior, la Rectora y el Consejo Acadmico, de llevar a la prctica los propsitos establecidos por la Misin, con base en los principios establecidos a partir de los mismos.
Construccin de la comunidad universitaria
Se trata de construir la identidad y sentido de pertenencia a la UIS, basados en la constitucin de un compromiso colectivo de asimilacin y cumplimiento de los propsitos definidos en la misin de la Institucin. Responsabilidad social
Se trata de asumir plenamente, la condicin pblica de la Universidad para responder a la necesidad nacional de formacin de alta calidad y pertenencia, generando en su seno los saberes, las actitudes y prcticas innovadoras que permitan pensar y transformar el pas y la regin con sentido tico y responsabilidad poltica.
2 Tomado del Proyecto Institucional de la UIS
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 9 de 99
Cultura de la investigacin
La construccin de la comunidad universitaria y su responsabilidad social suponen una accin prioritaria: hacer de la investigacin la cultura bsica de todos los universitarios para que el espritu cientfico impregne todas nuestras acciones acadmicas, sociales y prcticas profesionales, pues la pertinencia social de las comunidades universitarias en el mundo globalizado, depende de su capacidad para ofrecer la formacin de los ciudadanos que se necesitan para dar respuestas efectivas, desde las ciencias y mediante las ciencias a los grandes problemas de la sociedad. Desempeo integral de los docentes
Los docentes deben asumir con compromiso y conciencia plena de su responsabilidad tica y social, el papel de orientadores del proceso de aprendizaje y ser los maestros que apoyan la formacin integral de los estudiantes. Para ello debern articular en su desempeo las funciones de docencia, investigacin y extensin, pues solo as podrn evidenciar los objetivos sociales del aprendizaje y su propsito ltimo de contribuir a mejorar la calidad de vida de las personas y la sociedad. Mejoramiento de la calidad y pertinencia de los programas acadmicos
Los programas acadmicos ofrecidos por la Universidad en todas sus sedes y bajo las diversas modalidades, deben estar comprometidos con un proceso permanente de mejoramiento de su calidad y pertinencia. La autoevaluacin y evaluacin externa, asegurarn la excelencia acadmica y la vigencia social de los programas. Pedagoga para la formacin integral
La pedagoga que ha de regir las acciones de docentes y estudiantes es dialgica como norma de accin acadmica y como principio de democracia participativa, la cual exige reconocer en la prctica la autonoma de los estudiantes para que asuman por s mismos los procesos de aprendizaje y de formacin integral.
Eficacia y eficiencia de las acciones universitarias
Se trata de propiciar un compromiso colectivo con el prudente manejo de los recursos, con un sentido de la racionalizacin en todos los procesos y unos propsitos de eficacia y eficiencia en la realizacin de las tareas institucionales. Ampliacin de cobertura
Tradicionalmente, hemos formulado dos polticas de crecimiento de nuestros programas acadmicos: la que ampla la oferta de programas de pregrado y la que profundiza la oferta hacia los niveles de maestra y doctorado. Manteniendo este legado, hemos de seguir creciendo en las dos direcciones. La ampliacin de cobertura con nuevos programas de pre y posgrado, deber darse en todas sus sedes, con el propsito de apoyar el desarrollo regional y el avance cientfico y tecnolgico, fortaleciendo as una poltica social de admisin a la Universidad. Algunos programas acadmicos de alta demanda social tambin podrn ampliar su cobertura mediante la duplicacin de jornadas de trabajo, por su parte la modalidad de estudios a distancia debe continuar su expresin bajo la poltica general de alta calidad y pertinencia social.
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 10 de 99
La UIS: Proyecto cultural
Dado que la existencia de la Universidad es en si misma la vigencia de un proyecto cultural de la nacin colombiana, la poltica cultural parte de la comprensin de esta como la realizacin efectiva de los supremos valores de la humanidad por medio del cuidado de los bienes mas elevados del hombre. Esta poltica obliga a desarrollar los propsitos culturales formulados en la misin: formar personas de alta calidad tica, poltica y profesional, es decir, desarrollar la cultura del ejercicio responsable de la ciudadana, la cultura tica de la modernidad de Occidente, y las culturas del decir y del hacer correspondiente a los ejercicios profesionales. Internacionalizacin
Se trata de asumir la educacin superior en el contexto moderno de la globalizacin y con espritu crtico crear las condiciones necesarias para posicionar a la Universidad Industrial de Santander en una activa interrelacin con las comunidades acadmicas internacionales.
Relacin permanente con los egresados
Es poltica de la universidad reconocer a sus egresados como miembros activos de la comunidad universitaria, respetando su autonoma y confiando en su capacidad para apoyar el desarrollo y el fortalecimiento de la institucin, as mismo su contribucin al progreso nacional. Parte de esta poltica es la organizacin de la oferta de educacin permanente para este sector de la comunidad universitaria y la invitacin a su participacin en todas las actividades institucionales.
Poltica financiera
La viabilidad institucional en el largo plazo depende de las circunstancias de la globalizacin y de adecuadas polticas estatales de financiacin de la universidad. Los ingresos econmicos de la UIS dependen de dichas polticas, de la generacin de recursos propios, de la captacin de donaciones y de la puesta en marcha de alternativas innovadoras de asociacin con el sector productivo para crear empresas rentables aportando el conocimiento y su infraestructura. Parte de esta poltica debe ser el intervenir decididamente ante el Estado, para incrementar la financiacin de la universidad estatal como reconocimiento a su buen desempeo en las funciones de formacin, investigacin y extensin. Poltica organizacional
Se trata de disponer de los recursos y de conducir el desarrollo universitario hacia el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales en el marco de la ley y en correspondencia con los desarrollos de la ciencia y de la tecnologa, profundizando la cultura de la organizacin inteligente, con una gestin descentralizada, flexible, autnoma y responsable.
-
3.1.5 Organigrama
Ver Figura 1. Estructura Organizacional Universidad Industrial de Santander
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 12 de 99
3.2 CONFIGURACIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO
3.2.1 Polticas
3.2.1.1 Poltica de Calidad3
La Universidad Industrial de Santander, como ente pblico y autnomo, est comprometida con la eficacia, la eficiencia, la efectividad y el mejoramiento continuo de sus procesos, en consonancia con el Proyecto Institucional, para lograr la satisfaccin de las necesidades de sus beneficiarios y fortalecer el desarrollo de la Educacin Superior. Promueve para ello una cultura de calidad basada en el autocontrol, la oportunidad en el servicio y la asertividad en la comunicacin de todas las acciones universitarias.
3.2.1.2 Poltica de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional4
En la Universidad Industrial de Santander estamos comprometidos con la promocin de entornos seguros y prcticas de trabajo saludables, la prevencin de enfermedades profesionales y de lesiones en el personal. Promovemos la identificacin y el control de los factores de riesgo y la puesta en prctica de los protocolos para la atencin de emergencias. Para ello, cumplimos con los requisitos legales, y otros que voluntariamente adopte la institucin en el desarrollo de las actividades misionales y los procesos de apoyo, y trabajamos por el mejoramiento continuo del desempeo de nuestro Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional.
3.2.1.3 Poltica de Gestin Ambiental5
En la Universidad Industrial de Santander estamos comprometidos con la generacin de una cultura de desarrollo sostenible que incluye la proteccin del medio ambiente, el uso eficiente de los recursos, la prevencin de la contaminacin y el cumplimiento de los requisitos legales y otros que adopte voluntariamente la institucin. Para ello, trabajamos por la educacin ambiental, la minimizacin de los impactos ambientales significativos, derivados del desarrollo de las actividades misionales de la universidad y de los procesos de apoyo, y mejoramos continuamente en el desempeo de nuestro Sistema de Gestin Ambiental.
3 Aprobacin por medio de ACTA No. 05 de 2008 Comit de Calidad. 4 Aprobacin segn Acuerdo del Consejo Superior No. 085 de 16 Septiembre de 2011. 5 Aprobacin segn Acuerdo del Consejo Superior No. 086 de 16 Septiembre de 2011.
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 13 de 99
3.2.2 Objetivos
3.2.2.1 Objetivos de Calidad6
Garantizar, en forma adecuada y pertinente, el apoyo al desarrollo de los procesos misionales
de la UIS. Gestionar y administrar la capacidad disponible de la Universidad para maximizar los resultados
de los procesos misionales. Consolidar una cultura de resolucin de problemas presentes y potenciales en los procesos de
la Universidad. Lograr en los beneficiarios una percepcin altamente favorable de los productos y servicios
ofrecidos por la Universidad. Consolidar en los servidores de la Universidad la apropiacin y empoderamiento de sus
actividades para alcanzar los objetivos misionales. Dar a los beneficiarios productos y servicios en los tiempos requeridos, acorde a sus
necesidades. Proporcionar a los beneficiarios informacin veraz, clara y respetuosa, que facilite su
interaccin con la Institucin.
3.2.2.2 Objetivos en Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional7
Minimizar las enfermedades profesionales y las lesiones en el personal
Medir la eficacia de los controles establecidos para reducir los riesgos
Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros que voluntariamente adopte la
institucin
Mejorar continuamente la gestin de seguridad y salud ocupacional en la institucin
3.2.2.3 Objetivos en Gestin Ambiental8
Uso eficiente de los recursos
Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros que voluntariamente adopte la
institucin
Fortalecer la cultura ambiental en la comunidad universitaria
Mejorar continuamente la gestin ambiental en la institucin
Minimizar los impactos ambientales significativos
Prevenir los accidentes e incidentes ambientales en la universidad
6 Aprobacin por medio del ACTA No. 05 de 2008 Comit de Calidad. 7 Aprobacin segn Acuerdo del Consejo Superior No. 085 de 16 Septiembre de 2011. 8 Aprobacin segn Acuerdo del Consejo Superior No. 086 de 16 Septiembre de 2011.
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 14 de 99
3.2.3 Responsables
3.2.3.1 Comit de Gestin Integrado9.
rgano responsable de fomentar, promover y orientar todas las actividades de la Institucin que contribuyen a la calidad de sus productos y servicios, la salud en relacin a enfermedades profesionales y accidentes de trabajo, y, el desarrollo sostenible y el cumplimiento de las normas legales aplicables. El Comit de Gestin Integrado constituye la instancia en la que se atendern y analizarn los intereses, necesidades, inquietudes, opiniones y sugerencias de cada unidad acadmico administrativa de la Universidad, para asegurar el cumplimiento y la asignacin de los recursos necesarios para la implementacin de los Sistemas de Gestin en Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, y Ambiental. Conformado por:
El Rector, quien lo preside. El Vicerrector Acadmico. El Vicerrector Administrativo, quien actuar como secretario tcnico. El Vicerrector de Investigacin y Extensin. Director del Instituto de Proyeccin regional y Educacin a Distancia. Director de Planeacin Representante del Comit Tcnico Ambiental y Sanitario Representante del Comit Tcnico en Seguridad y Salud Ocupacional Jefe de la Divisin de Recursos Humanos
Invitados permanentes:
Director de Control Interno y Evaluacin de Gestin Coordinador Sistema de Gestin Integrado
Funciones. Son funciones del Comit de Gestin Integrado para el SGI de la Universidad Industrial de Santander, las siguientes:
Formular y actualizar el alcance y las directrices de calidad, SYSO y ambiental tomando como referente las polticas establecidas en el Proyecto Institucional.
Asignar la responsabilidad a los diferentes niveles y funciones en la Universidad asociados con el SGI para el cumplimiento de las polticas en materia de calidad, SYSO y ambiental.
Asegurar la articulacin entre los objetivos generales de los SGC, SYSO y SGA, y los particulares de cada Unidad Acadmico Administrativa -UAA.
Propender por el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables a la gestin en materia de calidad, SYSO y ambiental.
Evaluar y aprobar los proyectos, planes, programas y controles en materia de calidad, SYSO y ambiental para ser incluidos dentro del plan de gestin institucional.
9Acuerdo No. 092 de 2011, por el cual se define la conformacin, funciones y normas de operacin del Comit de Gestin Integrado, Comit Tcnico Ambiental y Sanitario y Comit Tcnico para la Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad Industrial de Santander
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 15 de 99
Evaluar los temas de orden financiero, comunitario, jurdico e institucional relacionados con las actividades en materia de calidad, SYSO y ambiental.
Asignar los recursos econmicos y el talento humano necesario para el desarrollo de la gestin interna y externa, para los programas, controles y acciones necesarias para mejorar el desempeo en materia de calidad, SYSO y ambiental de la Universidad.
Promover que todo el personal se involucre y comprometa con los procesos de calidad, SYSO y ambiental, as como los planes de mejora, programas y controles operacionales.
Proponer, aprobar y promover las estrategias de formacin y toma de conciencia relacionadas con la calidad, los impactos ambientales, y los peligros y riesgos SYSO.
Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a calidad, SYSO y ambiental. Realizar seguimiento y mejora a los resultados obtenidos en los procesos en materia de calidad,
SYSO y ambiental. Validar y apoyar los planes, programas y controles operacionales para las reas crticas a atender
con los procesos de calidad, SYSO y ambiental. Difundir el resultado del desempeo de los procesos en materia de calidad, SYSO y ambiental. Impulsar el conocimiento peridico de las necesidades en materia de calidad, SYSO y ambiental
de los beneficiarios y su nivel de satisfaccin con los servicios que ofrece la Universidad. Otorgar reconocimiento a los logros obtenidos. Informar al Consejo Superior y al Consejo Acadmico sobre las actividades, avances y resultados
relacionados con el SGI. Recomendar el calendario de auditoras internas de calidad, SYSO y ambientales, anuales para ser
aprobado por el Rector. Darse su propio reglamento. Las dems funciones que sean requeridas para garantizar la correcta implementacin del SGC,
SYSO y SGA.
3.2.3.2 Comit Tcnico para la Gestin en SYSO
Funciones: Son funciones del Comit Tcnico para la Gestin en SYSO del SGI de la Universidad Industrial de Santander, las siguientes:
Impulsar y coordinar la ejecucin del Plan para Emergencias de la Universidad Industrial de
Santander, elaborado por el Coordinador para Emergencias y Desastres de la Universidad. Elaborar los informes necesarios para presentar al comit de gestin del riesgo para emergencias
y desastres, en los temas de orden econmico, financiero, comunitario, jurdico e institucional relacionados con las actividades de emergencias y desastres en la Universidad Industrial de Santander.
Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables a emergencias y desastres.
Revisar y actualizar el plan para emergencias de la Universidad Industrial de Santander, peridicamente.
Brindar el apoyo humano, tcnico, administrativo y econmico que requiera la Brigada para Emergencias de la Universidad Industrial de Santander para el desarrollo de su funcionamiento y promocin dentro de la institucin.
Liderar y conducir las actividades de coordinacin interinstitucional e intersectorial requeridas para garantizar el adecuado manejo de las emergencias y desastres en la Universidad Industrial de Santander.
Reunirse en caso de ocurrir una emergencia, para coordinar las acciones a seguir frente al evento, con el fin de mitigar, neutralizar o atender la situacin.
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 16 de 99
Determinar los principales sistemas y procedimientos para el suministro de la informacin, para la operacin de los estados de alerta y alarma y la comunicacin a nivel institucional, interinstitucional, local, regional y nacional que se requieran para atender las emergencias y los desastres.
Definir los procedimientos de control y evaluacin de los procesos de prevencin, mitigacin, atencin, rehabilitacin y reconstruccin en situaciones de emergencias y desastres, en la Universidad Industrial de Santander.
Elaborar las estrategias educativas enfocadas a la preparacin, prevencin, mitigacin, atencin, rehabilitacin, reconstruccin y desarrollo de emergencias y desastres.
Evaluar el cumplimiento y el resultado de la aplicacin de las recomendaciones dadas por el Coordinador para emergencias y desastres aprobadas por el Comit de Riesgo para Emergencias y Desastres.
Gestionar los estudios tcnicos y las investigaciones cientficas relacionados con la prevencin, preparacin, alerta, atencin, rehabilitacin, reconstruccin y desarrollo de emergencias y desastres.
Planear y coordinar las actividades de prevencin, preparacin, alerta, atencin, rehabilitacin y reconstruccin de emergencias y desastres.
Coordinar las prioridades de accin en las etapas de prevencin, preparacin, alerta, atencin, rehabilitacin, reconstruccin y desarrollo de emergencias y desastres.
Impulsar el desarrollo del programa para emergencias y desastres en sus fases de prevencin, preparacin, alerta, atencin, rehabilitacin, reconstruccin y desarrollo.
Realizar el diagnstico y anlisis de necesidades en cuanto a emergencias y desastres a nivel de las Unidades Acadmicas y Administrativas de la Universidad Industrial de Santander.
Elaborar los planes de contingencia con el fin de establecer criterios claros sobre cada uno de los procedimientos que directa o indirectamente se relacionan con las emergencias y desastres en la Universidad Industrial de Santander.
Evaluar la gestin y el cumplimiento del plan para emergencias en cada una de las Unidades Acadmicas y Administrativas de la Universidad.
Ejecutar las acciones planteadas en el Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO.
Asegurar la coherencia de las acciones ejecutadas con la poltica de Seguridad y Salud Ocupacional.
Proponer acciones de mejora continua a la Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional. Comunicar al personal responsable las acciones a ejecutar conforme al cronograma establecido
en el Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO. Recibir y dar solucin a las anomalas que se detecten asociadas con la Gestin en Seguridad y
Salud Ocupacional. Exponer y dirigir los asuntos relativos a la Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional en las
reuniones con el Comit de Gestin Integrado, as como hacer un seguimiento de las acciones que se establezcan.
Cumplir y actualizar los documentos relativos a la Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional. Proponer y actualizar los programas, metas, objetivos y controles del Sistema Gestin en
Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO, en colaboracin de las diferentes reas involucradas. Planificar y participar en la elaboracin de procedimientos e instructivos asociados con la gestin
del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO. Evaluar el cumplimiento de requisitos legales en Seguridad y Salud Ocupacional. Coordinar la socializacin del Sistema de Gestin Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO. Las dems asignadas por ley
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 17 de 99
Conformado por:
Jefe de Divisin de Recursos Humanos, quien lo presidir.
Jefe de Divisin de Planta Fsica
Coordinador Sede Guatiguar
Jefe de Divisin de Mantenimiento Tecnolgico
Profesor Representante Facultad de Salud
Profesor Representante Campus Principal
Coordinador de Seguridad y Salud Ocupacional, quien acta como Secretario
Tcnico del Comit.
Lder de Emergencias
Invitados permanentes:
Coordinador del Sistema de Gestin Integrado
Coordinador del Sistema de Gestin Ambiental
Presidente de la Brigada de Emergencias
3.2.3.3 Comit Tcnico Ambiental y Sanitario.
Funciones: Son funciones del Comit Tcnico Ambiental y Sanitario para el SGI de la Universidad Industrial de Santander, las siguientes:
Ejecutar las acciones planteadas en el en el SGA Vigilar el cumplimiento de la legislacin ambiental asociada con la gestin ambiental. Asegurar la coherencia de las acciones ejecutadas con la poltica ambiental. Proponer acciones de mejora continua a la gestin ambiental. Comunicar al personal responsable las acciones a ejecutar conforme al cronograma establecido
en el SGA. Recibir y dar solucin a las anomalas que se detecten asociadas con la gestin ambiental. Exponer y dirigir los asuntos relativos a la gestin ambiental en las reuniones con el Comit de
Gestin Integrado, as como hacer un seguimiento de las acciones que se establezcan. Cumplir y actualizar los documentos relativos a la gestin ambiental. Monitorear, medir y realizar seguimiento a las caractersticas claves asociadas con los aspectos
ambientales significativos. . Proponer y actualizar los programas, metas, objetivos y controles del SGA en colaboracin de las
diferentes reas involucradas. Planificar y participar en la elaboracin de procedimientos e instructivos asociados con la gestin
ambiental. Elaborar los informes asociados con la gestin ambiental que soliciten las autoridades
competentes. Evaluar el cumplimiento de requisitos legales ambientales. Coordinar la socializacin del SGA. Gestionar ante el Comit de Gestin Integrado los recursos necesarios para llevar a cabo las
mejoras que requiera la gestin ambiental.
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 18 de 99
Informar al Comit de Gestin Integrado sobre las actividades, avances y resultados relacionados con el SGA.
Realizar el seguimiento anual a las actividades plasmadas en el SGA. Realizar los ajustes pertinentes anuales del SGA.
Conformado por:
Director del Centro de Estudios e Investigaciones Ambientales CEIAM, quien lo preside Jefe de Divisin de Planta Fsica, quien actuar como secretario tcnico. Un Representante de cada Facultad Un Representante de los laboratorios de la Facultad de Salud Un Representante de los laboratorios de la Sede Central
Invitados Permanentes
Coordinador del Sistema de Gestin Integrado Coordinador de Seguridad y Salud Ocupacional Coordinador del Sistema de Gestin Ambiental
3.2.3.4 Grupo Primario. Equipo de trabajo conformado por el lder del proceso y sus
colaboradores, el cual se rene peridicamente con el fin de gestionar las actividades de mejora del proceso y tiene como funciones las siguientes:
Hacer seguimiento al desempeo del proceso (verificacin de indicadores) y establecer acciones de
mejora. Hacer seguimiento a la implementacin de la documentacin del proceso. Definir el plan de capacitacin y sensibilizacin para la adecuada implementacin del SGI. Implantar las acciones necesarias para construir la cultura de acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 19 de 99
3.2.4 Organigrama del Sistema de Gestin Integrado
Figura 2. Organigrama del Sistema de Gestin Integrado
3.2.5 Estructura de la Documentacin.
La estructura documental define la manera como est documentado el SGC. Los tipos de documentos establecidos para la Institucin son los siguientes: Reglamento Manual Caracterizacin Procedimiento Gua Instructivo Protocolo Programa Formato Ficha Tcnica
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 20 de 99
3.2.6 Mapa de Procesos de la Universidad Industrial de Santander.
La Universidad Industrial de Santander defini los procesos de la siguiente manera:
Son el conjunto de procesos que contribuyen directamente con el cumplimiento de la razn de ser de la Institucin. Dentro de estos procesos se encuentran: FO: Formacin IN: Investigacin
EX: Extensin o Consultorio Jurdico
Centro de Conciliacin o Instituto de Lenguas
Son el conjunto de procesos relacionados con la definicin, difusin y establecimiento de polticas y estrategias acadmicas, financieras y administrativas, as como la fijacin de objetivos y el aseguramiento de la disponibilidad y distribucin apropiada de los recursos que contribuyen al logro de la Misin Institucional. Entre estos procesos se encuentran: DI: Direccin Institucional PI: Planeacin Institucional
PI: Planeacin Institucional
Son el conjunto de procesos relacionados directamente con las actividades de control y evaluacin del desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad, as como con las actividades destinadas a evaluar la Calidad Acadmica de la Institucin. Dentro de estos procesos se encuentran: CA: Gestin de la Calidad Acadmica SE: Seguimiento Institucional
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 21 de 99
3.2.7 Mapa de Procesos
Son el conjunto de procesos relacionados con la ejecucin de las polticas y estrategias acadmicas, financieras y administrativas, que tienen la finalidad de contribuir al logro de las actividades misionales de la Universidad. Entre estos procesos se encuentran: AR: Admisiones y Registro Acadmico BI: Biblioteca BE: Bienestar Estudiantil CI: Comunicacin Institucional CO: Contratacin FI: Financiero CU: Gestin Cultural GA: Gestin Ambiental GD Gestin Documental JU: Jurdico PU: Publicaciones (El proceso Publicaciones no hace parte del alcance del Sistema de
Gestin de la Calidad contemplado en el presente Manual de Gestin Integrado debido a que tienen certificado bajo la norma NTC ISO 9001:2008 el siguiente alcance: Diseo, impresin, encuadernacin y acabados de libros, revistas y material publicitario. Esta situacin se da porque la Divisin de Publicaciones tom la iniciativa de implementar su SGC antes del Institucional, actualmente se trabaja en su migracin al Sistema
central.). RI: Relaciones Interinstitucionales de Intercambio Acadmico RF: Recursos Fsicos RT: Recursos Tecnolgicos SI: Servicios Informticos y de Telecomunicaciones
TH: Talento Humano
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 22 de 99
Figura 3. Mapa de Procesos UIS
3.2.7 Proceso Transversal
Procesos en los cuales se asocia documentacin que puede afectar las polticas acadmicas, administrativas y financieras de la universidad. Los procesos transversales son:
Financiero Formacin Talento Humano Contratacin Admisiones y Registro Acadmico Calidad Acadmica
3.2.8 Requisitos
3.2.8.1 De los beneficiarios
Los diferentes beneficiarios y sus requisitos por cada proceso y subproceso que conforman SGC de la Universidad Industrial de Santander se describen en la Tabla 1y la Tabla II.
Tabla 1. Requisitos de los beneficiarios por proceso
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 23 de 99
PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS
DIRECCIN
INSTITUCIONAL
Internos
Todos los procesos UAA
Proceso de Seguimiento Institucional
Comunidad Universitaria
Talento Humano Gestin SYSO
Gestin Ambiental Externos
Entes de control Visitantes
Contratistas
No aplica
PLANEACIN
INSTITUCIONAL
Internos
Direccin Institucional UAA Seguimiento Institucional
Comunidad Universitaria Talento Humano Gestin
SYSO Gestin Ambiental Externos
Ministerio de Educacin Nacional
Visitantes
Contratistas
Informacin veraz y oportuna. Transparencia en la gestin y en el
cumplimiento de sus funciones.
SEGUIMIENTO
INSTITUCIONAL
Todos los procesos
Comunidad Universitaria Comunidad Externa
Entes Externos de Control
Objetividad, Respuesta oportuna y asesoras efectivas.
GESTIN DE LA
CALIDAD
ACADMICA
Internos:
Unidades Acadmicas
Nodo Coordinador Nodo de Facultad o IPRED
Nodo de Escuela o Programa Direccin de la Universidad Proceso de Planeacin
Institucional Proceso de Seguimiento
Institucional Proceso de Formacin
Proceso de Admisiones y Registro Acadmico
Comunidad Universitaria
Talento Humano Gestin SYSO
Gestin Ambiental Externos:
CNA MEN
Visitantes Contratistas
Asesora confiable y acorde con los lineamientos de cada organismo gubernamental (CNA, MEN).
Cumplimiento de la normatividad correspondiente a cada subproceso.
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 24 de 99
PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS
FORMACIN
Profesores Estudiantes
Comunidad Universitaria Talento Humano- Gestin
SYSO Gestin Ambiental Visitantes
Contratistas Sector Productivo
Sociedad Proceso de Seguimiento
Institucional Consejo Superior Consejo Acadmico
Programa Acadmico
Cumplimiento del plan de estudios vigente
Cumplimiento de las actividades programadas para los periodos acadmicos
INVESTIGACIN
Externos
Sociedad Entidades financiadoras
Comunidad cientfica Visitantes
Contratistas Internos
rganos Institucionales:
Consejo Superior Consejo Acadmico
Comit de Gestin Integrado Comit Operativo de
Investigacin y Extensin Comit Primario de Calidad
Comit de tica Unidades Acadmicas
Administrativas UAA Procesos:
Proceso Seguimiento Institucional
Proceso Talento Humano Gestin SYSO Gestin Ambiental
Proceso financiero Proceso Contratacin
Proceso de Servicios Informticos y de Telecomunicaciones
Proceso Direccin Institucional Otros interesados:
Comunidad Universitaria
Grupos de Investigacin
Disponibilidad de recursos para actividades de investigacin en la Universidad.
Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de investigacin.
Asesora oportuna, clara y concisa en temas relacionados con investigacin.
Atencin a los requerimientos planteados a la universidad en materia de Investigacin.
Efectividad en la gestin de los trmites financieros para la ejecucin de los proyectos
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 25 de 99
PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS
EXTENSIN
Externos
Partes interesadas Visitantes contratistas Internos
rganos Institucionales:
Consejo Superior
Consejo Acadmico Comit de Gestin Integrado
Comit Operativo de Investigacin y Extensin
Comit Primario de Calidad
Unidades Acadmicas Administrativas UAA
Procesos:
Proceso Seguimiento Institucional
Proceso Talento Humano Gestin SYSO
Gestin Ambiental
Subproceso Consultorio Jurdico Subproceso Instituto de Lenguas Otros interesados:
Comunidad Universitaria
Disponibilidad de recursos para actividades de extensin en la Universidad.
Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de extensin.
Asesora oportuna, clara y concisa en temas relacionados con extensin.
Solucin a los requerimientos planteados a la Universidad en materia de extensin.
EXTENSIN
CONSULTORIO
JURDICO
Internos
Docentes, estudiantes del Consultorio Jurdico y Centro de Conciliacin.
Comunidad Universitaria Talento Humano Seguimiento Institucional Gestin Ambiental Talento Humano - Gestin SYSO Externos
Poblacin de escasos recursos de la regin.
Ministerio de Justicia y del Derecho
Oportunidad, Asertividad, Confiabilidad y acompaamiento.
EXTENSIN
INSTITUTO DE
LENGUAS
Internos
Comunidad Universitaria Talento Humano
Gestin SYSO Gestin Ambiental
Comit de Seguimiento Institucional
Estudiantes de extensin del Instituto
Docentes
Comunidad universitaria Seguimiento Institucional
Informacin oportuna y confiable Cumplimiento de las actividades programadas
para los ciclos
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 26 de 99
PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS
EXTENSIN
INSTITUTO DE
LENGUAS
Externos
Partes Interesadas
Estudiantes de Extensin y padres de familia.
DANE
Ministerio de Educacin Nacional
ADMISIONES Y
REGISTRO
ACADMICO
Internos:
Estudiantes UIS
Unidades Acadmicas (Escuelas)
Todos los Procesos Comunidad Universitaria
Talento Humano- Gestin SYSO Gestin Ambiental Externos :
Estudiantes de once grado
Aspirantes Admitidos
Estudiantes de otras universidades
Acudientes de los Estudiantes Entidades Externas Visitantes
Contratistas
Informacin oportuna y confiable
Eficacia en el desarrollo de las diferentes actividades
BIENESTAR
ESTUDIANTIL
Internos:
Estudiantes UAA Seguimiento Institucional Vicerrectora Administrativa Talento Humano-Gestin
SYSO Gestin ambiental Comunidad universitaria Externos:
Visitantes Contratistas
Alimentacin exquisita, nutritiva, saludable e higinica
Alojamiento en condiciones adecuadas de higiene, salubridad y seguridad
Atencin respetuosa y oportuna Alta variacin del men del da Presentacin y porciones de alimentos
adecuadas en el plato diario Organizacin y limpieza tanto del saln como
de los implementos en que se sirve la comida.
Tiempo de espera mnimo para ser atendido Tutores con pedagoga Informacin veraz Conformidad del servicio de salud Atencin oportuna e inmediata en el servicio
de triage Remisiones pertinentes Atencin profesionalizada Existencia de medicamentos requeridos para
el tratamiento a seguir contemplados en el vademcum de la Seccin.
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 27 de 99
PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS
BIBLIOTECA
Internos:
Comunidad Universitaria Seguimiento Institucional Talento Humano-Gestin SYSO
Gestin Ambiental Externos :
Comunidad Externa
Visitantes Contratistas
Material bibliogrfico disponible. Disponibilidad de medios electrnicos para
consulta.
COMUNICACIN
INSTITUCIONAL
Comunidad Universitaria.
Comunidad Externa Entidades pblicas y privadas.
UAA Otras Universidades
instituciones de Educacin Superior
Atencin eficaz y oportuna a las solicitudes y requerimientos presentados en materia de divulgacin, comunicacin, produccin y asesora sobre la tcnica, lenguaje y discurso de productos impresos, audiovisuales, radiales y multimediales.
CONTRATACIN
Internos
UAA Direccin de Control Interno y
Evaluacin de Gestin Seguimiento Institucional
Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin
Comunidad Universitaria
Talento Humano Gestin SYSO
Gestin Ambiental Externos
Visitantes
Proveedores y/o Contratistas
Oportunidad en el servicio de asesora referente al proceso.
Claridad de la informacin referente al proceso.
Disponibilidad de la informacin referente al proceso.
Contrataciones oportunas de acuerdo con especificaciones y precios de mercado
FINANCIERO
UIS UAA
Proyectos Estudiantes
Subproceso Tesorera Comunidad Externa Proveedores
Organismos de Control Externos Subproceso Contabilidad
Comit de Sostenibilidad del Sistema Contable
Entes externos Seguimiento Institucional
Informacin oportuna, clara y veraz Legales y reglamentarios:
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 28 de 99
PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS
GESTIN
CULTURAL
Internos:
UAA Seguimiento institucional
Comunidad Universitaria Talento Humano- Gestin
SYSO
Gestin Ambiental Externos:
Entidades pblicas o privadas
Comunidad en general Visitantes
Contratistas
Informacin oportuna y confiable Escenarios artsticos acondicionados
Acompaamiento durante el desarrollo del evento
Respetar los espacios asignados (fechas y horas)
Cumplimiento de la actividad cultural programada en los diferentes escenarios artsticos.
Atender las expectativas de los asistentes
GESTIN
DOCUMENTAL
Internos:
UAA
Seguimiento Institucional Comunidad Universitaria
Talento Humano- Gestin SYSO
Gestin Ambiental Externos:
Comunidad externa Entidades pblicas y privadas
Visitantes Contratistas
Entrega oportuna y eficaz
Revisin y aprobacin de la solicitud de
modificacin de documentos
Acceso a la informacin de una manera gil.
GESTIN
AMBIENTAL
Internos:
Estudiantes UAA
Proceso Direccin Institucional Partes interesadas internas
pertinentes Comunidad Universitaria Gestin Ambiental
Externos:
Partes interesadas externas pertinentes
Visitantes Contratistas
Desarrollo ambientalmente sostenible
Informacin oportuna y veraz Cumplimiento normatividad
PUBLICACIONES
El proceso Publicaciones no hace parte del alcance del Sistema de Gestin de la Integrado contemplado en el presente Manual de Calidad debido a que tienen certificado bajo la norma NTC ISO 9001:2008 el siguiente alcance: Diseo, impresin, encuadernacin y acabados de libros, revistas y material publicitario.
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 29 de 99
PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS
JURDICO
Internos:
Unidades Acadmico Administrativas
Consejo Superior Concejo Acadmico
Rectora Vicerrectoras
Todos los procesos Comunidad universitaria Comit de Conciliacin
Talento Humano Gestin SYSO Gestin Ambiental Externos:
Entes Externos Particulares que ejercen
funciones pblicas Comunidad externa Autoridades Judiciales
Entes de Control Autoridades Administrativas y
policivas Abogados
Visitantes Contratistas
Atencin respetuosa
Respuesta oportuna Respuesta comprensible
Respuesta coherente
RECURSOS
FSICOS
Internos:
UAA Comunidad Universitaria
Planeacin Institucional Talento Humano
Seguimiento Institucional Gestin Ambiental Talento Humano -Gestin
SYSO Externos:
Establecimientos arrendados
Visitantes Contratistas
Proveedores Residentes de las sedes
Oportuna respuesta a la peticin de servicio.
Eficacia en el desarrollo del servicio.
Comunicacin asertiva.
RECURSOS
TECNOLGICOS
Internos:
UAA. Todos los procesos. Comunidad Universitaria Externos:
Contratistas. Proveedores
Visitantes
Funcionalidad, confiabilidad, oportunidad, relacin costo beneficio.
RELACIONES
INTERINSTITUCIONAL
ES DE INTERCAMBIO
ACADMICO
Unidades Acadmicas y Administrativas
Comunidad Universitaria Instituciones convenientes
Disponibilidad de informacin veraz, oportuna, actualizada
Acompaamiento y consejera
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 30 de 99
PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS
SERVICIOS
INFORMTICOS Y
DE
TELECOMUNICA-
CIONES
Internos:
UAA. Todos los procesos.
Comunidad Universitaria. Externos:
Visitantes
Contratistas
Cumplimiento de requerimientos. Oportunidad.
Facilidad en el uso. Seguridad.
Confiabilidad.
GESTIN
AMBIENTAL
Internos:
Estudiantes
UAA Proceso Direccin Institucional
Partes interesadas internas pertinentes
Comunidad Universitaria Gestin Ambiental Externos:
Partes interesadas externas pertinentes
Visitantes
Contratistas
Desarrollo ambientalmente sostenible
Informacin oportuna y veraz Cumplimiento normatividad
TALENTO
HUMANO
Internos:
Rectora Comunidad Universitaria Todos los procesos
UAA Estudiantes de pregrado
Becados de posgrado Externos:
Jubilados y retirados CAPRUIS
FAVUIS COOPRUIS
ARPRUIS Visitantes
Contratistas EPS
IPS Cooperativas DIAN
Fondo Nacional de Ahorro Bancos
AFP ARP
Juzgados Fiduciaria Registradura
Veracidad (informacin) Oportunidad (informacin)
Eficacia Ambiente seguro
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 31 de 99
Tabla 2. Requisitos de los beneficiarios por subproceso
PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS
PLANEACIN
INSTITUCIONAL
PLANEACIN
ESTRATGICA
Externos
Ministerio de Educacin Nacional
Internos
Consejo Superior Consejo Acadmico
Direccin Institucional UAA Seguimiento Institucional
Comunidad Universitaria
Informacin veraz y oportuna.
Transparencia en la gestin y en el cumplimiento de sus funciones.
PLANEACIN
INSTITUCIONAL
PROGRAMACIN
ANUAL
Internos
Consejo Superior Consejo Acadmico
Direccin Institucional UAA
Seguimiento Institucional Comunidad Universitaria
Informacin veraz y oportuna.
Transparencia en la gestin y en el cumplimiento de sus funciones
INVESTIGACIN
GESTIN Y
PROMOCIN DE
LA
INVESTIGACIN
Externos
Sociedad
Entidades financiadoras Comunidad cientfica
Visitantes Contratistas Internos
rganos Institucionales:
Consejo Superior
Consejo Acadmico Comit Operativo de
Investigacin y Extensin Comit Primario de
Calidad
Unidades Acadmicas Administrativas UAA
Procesos:
Proceso Seguimiento Institucional
Proceso Talento Humano Gestin SYSO
Gestin Ambiental
Proceso financiero Proceso de Contratacin Otros interesados:
Comunidad Universitaria
Comunidad acadmico- administrativa Grupos de Investigacin
Disponibilidad de recursos para actividades de Investigacin en la Universidad.
Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de Investigacin.
Asesora oportuna, clara y concisa en temas relacionados con Investigacin.
Solucin a los requerimientos planteados a la universidad en materia de Investigacin.
Efectividad en la gestin de los trmites financieros para la ejecucin de los proyectos.
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 32 de 99
PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS
INVESTIGACIN
GESTIN Y
PROTECCIN DE
LA PROPIEDAD
INTELECTUAL
Externos
Sociedad Entidades financiadoras
Comunidad cientfica Visitantes Contratistas Internos
rganos Institucionales:
Consejo Superior Consejo Acadmico Comit Operativo de
Investigacin y Extensin Comit Primario de
Calidad Comit de Propiedad
Intelectual Unidades Acadmicas
Administrativas UAA Procesos:
Proceso Seguimiento Institucional
Proceso Talento Humano Gestin SYSO
Gestin Ambiental
Proceso financiero Proceso de Contratacin Otros interesados:
Comunidad Universitaria Comunidad acadmico-
administrativa
Grupos de Investigacin
Disponibilidad de recursos para actividades de Investigacin en la Universidad.
Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de Investigacin.
Asesora oportuna, clara y concisa en temas relacionados con Investigacin.
Solucin a los requerimientos planteados a la universidad en materia de Investigacin.
Efectividad en la gestin de los trmites financieros para la ejecucin de los proyectos.
EXTENSIN
CONSULTORIO
JURDICO
CENTRO DE
CONCILIACIN
Internos
Docentes, estudiantes del Centro de Conciliacin.
Comunidad Universitaria Talento Humano Seguimiento Institucional Gestin Ambiental Talento Humano - Gestin SYSO Externos
Poblacin de escasos recursos de la regin.
Ministerio de Justicia y del Derecho
Oportunidad, Asertividad, Confiabilidad y acompaamiento.
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 33 de 99
PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS
EXTENSIN
CONSULTORIO
JURDICO
CENTRO DE
CONCILIACIN
Internos
Docentes, estudiantes del Centro de Conciliacin.
Comunidad Universitaria Talento Humano Seguimiento Institucional Gestin Ambiental Talento Humano - Gestin SYSO Externos
Poblacin de escasos recursos de la regin.
Ministerio de Justicia y del Derecho
Oportunidad, Asertividad, Confiabilidad y acompaamiento.
EXTENSIN
INSTITUTO DE
LENGUAS
Internos
Comunidad Universitaria Talento Humano
Gestin SYSO Gestin Ambiental
Comit de Seguimiento Institucional
Estudiantes de extensin del Instituto
Docentes
Comunidad universitaria Seguimiento Institucional Externos
Partes Interesadas Estudiantes de Extensin y
padres de familia. DANE Ministerio de Educacin
Nacional
Informacin oportuna y confiable
Cumplimiento de las actividades programadas para los ciclos
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 34 de 99
PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS
ADMISIONES Y
REGISTRO
ACADMICO
ADMISIONES
Internos:
Estudiantes UIS
Unidades Acadmicas
(Escuelas)
Unidades Administrativas
Subproceso Registro
Acadmico
Todos los Procesos
Externos :
Estudiantes de once grado
Aspirantes
Admitidos
Estudiantes de otras
universidades
Informacin oportuna y confiable.
REGISTRO
ACADMICO
Internos:
Estudiantes UIS
Unidades Acadmicas
(Escuelas)
Todos los Procesos
Externos :
Acudientes de los
Estudiantes
Entidades Externas
(empresas que soliciten
informacin de los
estudiantes)
Informacin Oportuna y Confiable.
Eficacia en el desarrollo de las diferentes actividades.
BIBLIOTECA
ATENCIN A
USUARIOS
Externos :
Comunidad Externa
Disponibilidad de material para consultar.
Recibir una atencin adecuada a sus requerimientos y necesidades.
Disponibilidad de medios de consulta de material bibliogrfico (fsico y digital).
PROCESAMIENTO
TCNICO
Internos:
Proceso Atencin a
usuarios
Material bibliogrfico acorde con requerimientos.
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 35 de 99
PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS
BIENESTAR
ESTUDIANTIL
ATENCIN EN
SALUD
Internos:
Estudiantes de pregrado y
postgrado que cancelan
derechos de salud en su
matrcula.
Comunidad Estudiantil.
Unidades Acadmicas
Planeacin
Vicerrectora
Administrativa
Rectora
Contratacin
Seguimiento Institucional
Externos:
Ministerio de Educacin
Atencin amable y cordial
Tiempo de espera mnimo en la atencin
Informacin veraz Atencin oportuna
Conformidad del servicio de salud
Atencin oportuna e inmediata en el servicio de triage
Remisiones pertinentes Atencin profesionalizada
Existencia de medicamentos requeridos para el tratamiento contemplados en el vademcum de la Seccin
ATENCIN SOCIO-
ECONMICA
Internos:
Comunidad Estudiantil.
Planeacin Institucional
Vicerrectora
Administrativa
Rectora
Seguimiento Institucional
Unidades Acadmicas
Contratacin
Externos:
Ministerio de Educacin
Alimentacin exquisita, nutritiva, saludable e higinica.
Alojamiento en condiciones adecuadas de higiene, salubridad y seguridad.
Atencin amable y cordial.
Alta variacin del men del da.
Presentacin y porciones de alimentos adecuadas.
Organizacin y limpieza tanto del saln como de los implementos en que se sirve la comida.
Tiempo de espera mnimo.
PROGRAMAS
EDUCATIVO-
PREVENTIVOS
Internos:
Comunidad Estudiantil.
Consejos de Escuela
Consejos de Facultad
Consejo Acadmico
Contratacin
Seguimiento Institucional
Planeacin
Vicerrectora
Administrativa
Rectora
Unidades Acadmicas
Externos:
Ministerio de Educacin
Atencin amable y cordial
Tiempo de espera mnimo en la atencin
Informacin veraz Atencin oportuna Atencin profesional
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 36 de 99
PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS
COMUNICACIN
INSTITUCIONAL
PRODUCCIN DE
MEDIOS
Comunidad Universitaria
Todos los procesos
UAA
Comunidad Externa
Entidades pblicas y
privadas
Portales Universitarios
Medios de comunicacin
externos
Red de Radio Universitaria
de Colombia (RRUC)
Otras Universidades
Lograr productos comunicativos de calidad que apoyen y complementen las actividades de docencia, investigacin y extensin.
Obtener asesora clara y oportuna para la realizacin de programas audiovisuales y radiales creativos e innovadores
DIFUSIN
INTERNA Y
EXTERNA
Comunidad Universitaria
UAA
Comunidad externa
Entidades pblicas y
privadas.
Portales universitarios.
Medios de comunicacin
externos.
Red de Radio Universitaria
de Colombia (RRUC) y
redes comunitarias y redes
digitales privadas y pblicas
de sistemas de
comunicacin.
Otras universidades e
instituciones de Educacin
Superior.
Televidentes de ZOOM
Informacin veraz, clara y oportuna de los acontecimientos ms importantes que tienen lugar en la Universidad Industrial de Santander y en la Sociedad.
Red de radio universitaria, redes comunitarias y redes digitales privadas y pblicas de sistemas de comunicacin.
FINANCIERO PRESUPUESTO
Internos:
Consejo Superior
Rectora
UAA
Subproceso Tesorera
Subproceso Contabilidad
Externos:
Entes Externos
Informacin oportuna, clara y veraz.
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 37 de 99
PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS
FINANCIERO
TESORERA
Internos:
UAA
Ordenador del Gasto
Comunidad Universitaria
Jefe Divisin Financiera
Subproceso Contabilidad
Subproceso Presupuesto
Subproceso de Recaudos
Subproceso de Inventarios
Externos:
Proveedores
Entidades Financieras
Entes de Control Externo
Puntualidad en los pagos
Disponibilidad de la informacin
INVENTARIOS
Internos:
UAA
Jefe de UAA
Responsable del bien.
Subproceso Contabilidad
Subproceso Tesorera
Comprador
Externos:
Comprador
Marcacin de todos los bienes mayores
Respuesta a las novedades generadas
Descargue en el SIF de los elementos dados de baja
Entrega de la cuenta mensual de bienes mayores, menores e intangibles
CONTABILIDAD
Internos:
Consejo Superior
Rectora
UAA
Externos:
Entes de Control
DIAN
Banco de la Repblica
DANE
SNIES (Sistema
Nacional de Informacin
de Educacin Superior).
Informacin oportuna, clara y veraz.
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 38 de 99
PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS
FINANCIERO RECAUDOS
Internos:
Comit de
Sostenibilidad del
Sistema Contable
UAA
Estudiantes
Subproceso Contabilidad
Subproceso Tesorera
Externos:
Ministerio de Educacin
Nacional
Organismos de Control
Externo
Informacin y herramientas para la gestin de cartera.
GESTIN
CULTURAL
ORGANIZACIN Y
COORDINACIN DE
EVENTOS
CULTURALES Y
ARTSTICOS
Internos:
UAA
Seguimiento institucional
Externos:
Entidades pblicas o
Privadas
Comunidad en general
Informacin oportuna y confiable
Escenarios Artsticos acondicionados
Respetar los espacios asignados (fechas y horas)
Cumplimiento de la actividad cultural programada en los diferentes escenarios artsticos.
Atender las expectativas de los asistentes
PROMOCIN Y
FORTALECIMIENTO
DE GRUPOS
ARTSTICOS Y
CULTURALES
Internos:
UAA
Integrantes de los
Grupos Artsticos UIS
(Macondo, Danzas,
Tuna, Coral, Teatro)
Externos:
Entidades pblicas o
privadas
Comunidad en general
Informacin oportuna y confiable
Escenarios Artsticos acondicionados
Acompaamiento durante el desarrollo del evento
GESTIN
DOCUMENTAL
GESTIN DE
PRODUCCIN Y
CONTROL DE
DOCUMENTOS
Internos:
UAA
Oportunidad en la actualizacin de los documentos
GESTIN DE
CORRESPONDENCIA
Internos:
UAA
Externos:
Comunidad externa
Entrega oportuna y eficaz
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 39 de 99
PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS
GESTIN
DOCUMENTAL
GESTIN
ARCHIVSTICA
Internos:
UAA
Comunidad Universitaria
Externos:
Comunidad Externa
Organizaciones Externas
Acceso a la informacin de una manera gil.
Para los clientes externos a la Universidad depende del tipo de servicio que se haya pactado.
Asesora confiable y oportuna
RECURSOS
FSICOS
MANTENIMIENTO
FSICO
Internos:
UAA
Comunidad Universitaria
Externos:
Establecimientos
arrendados
Visitantes
Residentes de las sedes
Oportuna respuesta a la peticin de servicio.
Eficacia en el desarrollo del servicio.
Comunicacin asertiva. Post servicio (garanta).
SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
Internos:
Seccin de seguridad
Externos:
Visitantes
Contratistas
Residentes de las sedes
Personas naturales y
jurdicas vinculadas por
razones varias a la
Universidad Industrial de
Santander
Oportuna respuesta a la peticin de servicio.
Eficacia en el desarrollo del servicio.
Atencin respetuosa.
DISEO,
SUPERVISIN Y
MONTAJE DE
OBRAS
Internos:
UAA
Proceso de Planeacin
Institucional
Externos:
Visitantes
Contratistas
Residentes de las sedes
Oportuna respuesta a la peticin de servicio.
Eficacia en el desarrollo del servicio.
Comunicacin asertiva. Post servicio ( garanta)
RECURSOS
TECNOLGICOS
MANTENIMIENTO
DE EQUIPOS
Internos:
UAA
Funcionalidad, confiabilidad, Oportunidad, Economa.
VERIFICACIN
METROLGICA
Internos:
UAA
Funcionalidad, confiabilidad, Oportunidad, Economa.
SERVICIOS
INFORMTICOS
Y DE
TELECOMUNICA-
CIONES
ADMINISTRACIN
DE SERVIDORES Y
BASE DE DATOS
INSTITUCIONAL
Internos:
Todos los procesos
UAA
Disponibilidad de los servidores institucionales.
Seguridad.
Confiabilidad. Oportunidad.
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 40 de 99
PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS
SERVICIOS
INFORMTICOS
Y DE
TELECOMUNICA-
CIONES
CONSTRUCCIN Y
MANTENIMIENTO
DE LA RED DE
DATOS
INSTITUCIONALES
Internos:
UAA Solicitante
Oportunidad.
Disponibilidad de los servicios de red.
DESARROLLO DE
SOFTWARE
Internos:
Todos los procesos
UAA
Oportunidad. Cumplimiento de
requerimientos. Facilidad en el uso.
Seguridad. Confiabilidad.
ASESORA Y
SOPORTE EN
SERVICIOS Y
RECURSOS
INFORMTICOS
Internos:
UAA
Comunidad Universitaria
Oportunidad. Eficiencia, eficacia y
efectividad. Asertividad de la
comunicacin.
TALENTO
HUMANO
DESARROLLO
HUMANO
ORGANIZACIONAL
Internos:
Profesores
Personal administrativo
profesional
Personal administrativo no
profesional
Externos:
Comunidad
CAPRUIS
FAVUIS
Oportunidad en la atencin.
Claridad y veracidad de la informacin.
Oportunidad en el servicio.
FORMACIN DEL
PERSONAL
Internos:
Personal UIS
Archivo hojas de vida
Divisin de Recursos
Humanos
UAA
Entidades pblicas y
privadas.
Oportunidad Formadores
competentes Efectividad del programa
de capacitacin
ASUNTOS
PERSONAL
ADMINISTRATIVO
Internos:
Personal Administrativo
UAA
Comit de Evaluacin
Administrativo
Comit de Relaciones
Laborales
Externos:
Familiares Personal
Administrativo
Familiares o beneficiarios
de auxilios funerarios del
personal pensionado
Informacin oportuna y veraz
Cumplimiento normatividad
Transparencia
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 41 de 99
PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS
TALENTO
HUMANO
ASUNTOS
PERSONAL
DOCENTE
Internos:
Rectora
Vicerrectora
Administrativa
Planeacin
Decanos
Directores de Escuela
UAA
Profesores
Subproceso Administracin
de la Compensacin
Salarial
Sistema de Informacin
Recursos Humanos.
Archivo hojas de vida
Divisin Recursos
Humanos
Externos:
Contralora Nacional
Contralora Departamental
Ministerio de Hacienda
Ministerio de Educacin
Nacional
Informacin veraz y oportuna.
Amplia divulgacin de las convocatorias.
Honestidad y transparencia.
SEGURIDAD Y
SALUD
OCUPACIONAL
Internos:
Brigada de emergencias
CADE
Comit Tcnico SYSO
COPASO
Estudiantes
Funcionarios
Proceso Direccin
institucional
Proceso Talento Humano
Subproceso Formacin de
Personal
Subproceso SYSO
Unidades acadmico
administrativas UAA
Externos:
Visitantes
Contratistas
Entidades privadas y/o
pblicas
Ambiente seguro Informacin oportuna y
veraz Cumplimiento
normatividad
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 42 de 99
PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS
TALENTO
HUMANO
ADMINISTRACIN
DE LA
COMPENSACIN
SALARIAL
Internos:
Empleados Pblicos
Trabajadores Oficiales
Profesores de Ctedra
Estudiantes
Subprocesos Asuntos Personal
Administrativo, Asuntos
Personal Docente, Desarrollo
Humano Organizacional,
Asuntos Pensionales, SYSO y
Formacin de Personal.
Sindicato UIS
Externos:
ARPRUIS
CAPRUIS
FAVUIS
COOPRUIS
Jubilados
Gobierno Nacional
Bancos
Fundacin Colegio UIS
EPS
ARP
AFP
DIAN
Asociaciones
Cooperativas
Registradura
Juzgados
Fondo Nacional de Ahorro
FIDUCAFE
Contralora
Tribunales administrativo
Confidencialidad
Informacin oportuna y veraz
Cumplimiento normatividad
Transparencia
ASUNTOS
PENSIONALES
Internos:
Personal activo
Proceso Financiero
Externos:
Jubilados
Retirados
Familiares y personas conexas
de jubilados y retirados
AFP
Fiduciaria
Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico
Informacin oportuna, precisa y veraz
Objetividad
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 43 de 99
3.2.8.2 Legales y Reglamentarios.
Los requisitos legales para los procesos de la UIS se encuentran definidos en los Listados Maestros de Documentos Externos. Los requisitos frente al Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional y el Sistema de Gestin Ambiental de la universidad, se relacionan en la Matriz de Requisitos Legales SYSO y Ambientales.
3.2.8.3 De la organizacin.
Los requisitos de la organizacin para los procesos de la UIS se encuentran establecidos a nivel macro en las caracterizaciones de cada proceso y en los documentos del SGI.
3.2.8.4 De la NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000: 2009, NTC ISO 14001:2004, NTC
OHSAS 18001:2007 y NTC 5906:2012.
Los requisitos de la NTC GP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007, que aplican a cada proceso de la Universidad Industrial de Santander se encuentran establecidos en la Matriz de Interaccin de Requisitos. (Ver anexo 1) La matriz de interrelacin de requisitos Norma NTC 5906:2012 se encuentra definida en el Manual de Calidad Consultorio Jurdico y Centro de Conciliacin-MEX-CJ.01.
3.2.8.5 Aspectos e impactos ambientales.
Los requisitos para la identificacin de aspectos y valoracin de impactos ambientales se
encuentran definidos en el procedimiento PGA.01 aprobado mediante resolucin, donde se establece la metodologa para identificar y evaluar los diferentes aspectos e impactos ambientales de las actividades, servicios y/o productos de la Universidad Industrial de Santander para determinar los controles y las medidas necesarias requeridas para minimizar y prevenir las afectaciones que se generen al medio ambiente (Ver anexo 2).
3.2.8.6 Peligros y Riesgos.
Los requisitos para la identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controles se encuentran definidos en el procedimiento PTH.21 aprobado mediante resolucin, donde se establece la metodologa para identificar los peligros de cada rea y de los puestos de trabajo de la Universidad Industrial de Santander, as como valorar los riesgos y planificar los controles para prevenir accidentes de trabajo, enfermedades profesionales y prdidas materiales (Ver anexo 3).
3.2.8.7 Programas del Sistema de Gestin Ambiental
Programa Uso Racional del Agua (URA) - PGGA.01
Minimizar el impacto causado por el consumo de agua, incorporando medidas de reduccin, generando la conciencia y compromiso de participacin activa en la comunidad universitaria, contratistas y visitantes, para que establezcan prcticas diarias sostenibles en el desarrollo de las
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 44 de 99
actividades en la institucin, sin menoscabo en la productividad, higiene y confort de las personas.
Programa Uso Racional de Energa - PGGA.02
Minimizar el impacto causado por el consumo de energa elctrica, generando la conciencia y compromiso en la comunidad universitaria, contratistas y visitante acerca del ahorro y uso eficiente de la energa empleada para el desarrollo de las actividades de la Institucin.
Programa Calidad de Aire y Control del Ruido - PGGA.03
Conservar un medio ambiente sano con una aceptable calidad de aire y bajos niveles de ruido ambiental en las reas fsicas de la Universidad Industrial de Santander.
Programa Conservacin y Manejo de la Flora y Fauna PGGA.04
Garantizar el desarrollo sostenible, conservacin y restauracin de los recursos naturales presentes en la Universidad industrial de Santander.
Programa Plan de Gestin Integral de Residuos PGIR PGGA.05
Minimizar la generacin de residuos en el origen, maximizar su aprovechamiento y disponer adecuadamente los residuos peligrosos generados en la Universidad.
Programa Cultura Ambiental PGGA.06
Promover la educacin ambiental, la prevencin de la contaminacin y la proteccin del medio ambiente a travs de la generacin de una cultura de desarrollo sostenible en la comunidad universitaria de la Institucin.
3.2.8.8 Programas del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional
Programa de Salud Ocupacional - PGTH.01
Permite establecer actividades de prevencin de accidentes y enfermedades de origen profesional tendientes a mejorar las condiciones de trabajo, salud y calidad de vida de los funcionarios de la universidad y cumplir la legislacin vigente de salud ocupacional. Este programa contempla los subprogramas de Medicina Preventiva y del Trabajo e Higiene y Seguridad Industrial.
Programa de Inspecciones - PGTH.02
Identificar los riesgos incorporados a equipos, personas, materiales y medio ambiente, con el fin de controlar las condiciones de trabajo sub-estndar que puedan generar accidentes en la Institucin.
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 45 de 99
Programa de Vigilancia Epidemiolgica para Riesgo Biolgico - PGTH.03
Disminuir el impacto negativo sobre la salud de los trabajadores de la universidad, derivado del contacto con agentes infecciosos en el sitio de trabajo.
Programa SVE de Riesgo Psicosocial - PGTH.04
Establecer y desarrollar un programa integral y sistemtico de identificacin, control e intervencin de los factores de riesgo psicosociales en la Universidad Industrial de Santander con el fin de disminuir los trastornos de salud asociados y contribuir al mejoramiento del ambiente laboral y bienestar de los trabajadores.
Programa SVE Prevencin de Desrdenes Msculo Esquelticos - PGTH.05
Disminuir el impacto negativo sobre la salud de los trabajadores de la Universidad Industrial de Santander, derivado de la exposicin a los riesgos que causan lesiones osteomusculares en el sitio de trabajo.
Programa de Vigilancia Epidemiolgica para Riesgo Qumico - PGTH.06
Establecer los lineamientos para la identificacin, priorizacin, evaluacin y planes de intervencin en la poblacin expuesta a factor de riesgo qumico, con el fin de garantizar los controles adecuados para la conservacin de la salud de los trabajadores Universidad Industrial de Santander.
Programa de proteccin contra cadas - PGTH.07
Documentar y Disear los Procedimientos de Trabajo Seguro en Alturas con el fin de disminuir los factores de riesgo asociados a esta actividad; a travs de controles preventivos y de proteccin, aplicando la legislacin nacional e internacional vigente.
Programa Cultura en SYSO - PGTH.08
Promover los entornos seguros, las prcticas de trabajo saludables, la prevencin de enfermedades profesionales, las lesiones en el personal a travs de la generacin de una cultura de autocuidado y reporte de actos y condiciones inseguras.
3.2.9 Caracterizaciones.
De acuerdo con los procesos y subprocesos establecidos para la Institucin, se relacionan a continuacin las caracterizaciones respectivas.
Nota: Las caracterizaciones hacen parte integral de la documentacin de cada proceso.
-
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01