PRINCE2 in het MV2 Project
Richard Moret
Ambition Consulting
Agenda
• Waarom PRINCE2 in het MV2 project
• De PRINCE2 Accreditatie (P2MM)
• Korte weergave PRINCE2 Accreditatie 2011
• Bevindingen
• Wat heeft deze wijze van omgaan met PRINCE2 het MV2 project opgeleverd?
• Geleerde lessen en succesfactoren
2
Waarom PRINCE2 in het MV2 project?
3
Historie rondom het MV2 Project
• MV2 is een van de grootste infrastructurele projecten in Nederland
• Het project ligt onder een maatschappelijk vergrootglas
• Rapport Commissie Duijvenstein; grote projecten worden kritisch gevolgd
• Het Havenbedrijf heeft in 2004 zeer veel negatieve publiciteit gehad rondom de RDM affaire en is de waarde van het HbR met 100 miljoen euro gedaald
• De politiek is daardoor zeer kritisch op het HbR en het MV2 project
4
Waarom de keuze voor PRINCE2
• MV2 is een Business Case gestuurd project
• Wijzigingen in de Business Case betekent wijzigingen in het
project; besturing en beheersing moeten hierop ingericht
zijn
• Standaardmethodiek die snel te implementeren was in de
organisatie
• PRINCE2 was het meest geschikt voor deze vorm van
sturing
• Het gebruik van PRINCE2 kan onafhankelijk getoetst worden
door een PRINCE2 accreditatie
5
De PRINCE2 Accreditatie
6
Accreditatie 2004- 2010
AccreditatiePRINCE2 2004
Audit PRINCE2 2005
Audit PRINCE2 2006
Heraccreditatie PRINCE2 2007
Audit CMO1 en herzien PID PRINCE2 2008
Audit PRINCE22009/2010 Heraccreditatie
PRINCE2 2011
7
Opzet Accreditatie onderzoeken
8
Waarom is er gekozen voor PRINCE2 Accreditaties?
• Aantonen aan de Stakeholders dat het project nog steeds optimaal beheerst en bestuurd wordt
• Focus in de organisatie op het goed toepassen van PRINCE2
• Leren van ervaringen, nadruk op steeds verbeteren van besturing en beheersing
• ‘Weak Spots’ voorkomen; door jaarlijkse toetsing worden mogelijke ‘weak spots’ vroegtijdig geïdentificeerd
9
Voorbeeld Accreditatie onderzoek 2011Activiteit Wanneer opsturen / afspraak Hoe Wie
1. Documentatie en plannen interviews
Week 1-2011 Via agenda’s J. van der Aa
2. Versturen uitnodigingen Audit interviews en bewijsvoering in de praktijk afspraken
Week 2-2011 Email in .pdf en via post
Richard Moret
3. Versturen brief met definitieve lijst voor het documentatie onderzoek
Week 2-2011 Email in .pdf en via post
Richard Moret
4. Accreditatie aanmelden bij de APMG
Week 2-2011 Per email en via post
Richard Moret
5. Inrichten dataroom met documentatie
Week 5-2011 J. van der Aa
6. Aanbieden interviewpacks in verzegelde enveloppen
Week 5-2011 Hard copy in de kluis bij het MV2 project
Richard Moretaan J. van der Aa
7. Uitvoeren Documentatie onderzoek in data room
Week 5-6 -2011 Documentatie onderzoek
Richard MoretMarloes Adema
10
Voorbeeld Accreditatie onderzoek 2011
Activiteit Wanneer opsturen / afspraak Hoe Wie
8. Uitvoeren Interviews en bewijsvoering in de praktijk
Week 6-8-2011 De interviews worden afgenomen op het HbR en de bouwlocatie
Richard Moret Marloes AdemaJulija van der AaAlan Harpham (1 dag)
9. Concept rapportage naar Engeland
Week 10-2011 Via email in.pdf Richard Moret
9. Presentatie bevindingen en officiële Accreditatie uitspraak
Week 12-2011 Presentatie Alle betrokkenen
10. Opleveren conceptrapportage
Week 12-2011 Email in word met redigeren aan en 3x hard copy. Direct na de presentatie
Richard Moret
11. Bespreking Conceptrapportage met betrokkenen
Week 13-2011 Richard Moret,Ronald Paul Frank Hoevenaars
12. Opleveren definitieve rapportage
Week 13-2011 Email in .pdf en 3x hard copy
Richard Moret
11
Aims and objectives of the Accreditation
• How is PRINCE2 used in the MV2 project and what is the maturity level?
• Gain a public state in the use of PRINCE2 by accreditation of the Project conform the APM Group standards
• Is PRINCE2 used in the right way and is the implementation been successful?
• What are recommendations for developing and using PRINCE2?
12
Timeline Accreditation
DocumentationReview
March 2011
Pre AssessmentJanuari 2011
P2MM MeasurementMarch 2011
Improvement points and
recommendationsReport on 1 Apri
2011
Maturity Level Presentation31th of March
2011
Is the MV2 Organisation ready for the P2MM Assessment?
Review of project documentation with the P2 Audit v0.13
Interviews and documentation regarding the MV2 project, CMO1 and interface projects
Identified Maturity Level of the MV2 Project
Improvement points to maintain the current Level.Reccomendation for furthergrowth
13
Audit group (1)
• The following persons where audited by the questionnaire
Name Role
Hans Smits Business Executive
Ronald Paul Project Directeur
Frank Hoevenaars/ Michiel Hoefnagels Hoofd Project Beheersing
Rene van der Plas Realisatie
Menno Steenman Contractmanager CMO1
Jan van Kleef Interface Project Management
Cees Pons/ Jan Willem Westrate Scope Management/Planvorming
Martien Sonneveld Planning
Dingeman Korff Risico en Issue Management
Julija van der Aa Intregaal Kwaliteitsmanagement
Sjoerd Figdor Proces beheersing
Patricia Vriens Proces beheersing
14
Audit group (2)
• The following persons where interviewed regarding the practical use of the processes and procedures
Name Role
Martien Sonneveld Planning
Dingeman Korff Risk and Issue Management
Julija van der Aa Overall Quality Management
Patricia Vriens Overall Process Management
Menno Steenman Contractmanager CMO1
Jan van Kleef Interface Project Management
Etrimara Plender Support Interface Project Management
Wouter Demenint Business Case Management
Abram de Pagter Contract Management CMO 1
15
Documentation (1)
• The following documentation is formally reviewed
Name Content
PID MV2 v7.0 PID MV2
Bijlages MV2 v7.0 Processes and procedures
PID CMO1 PID CMO1
Straatnamen, haven en oeverfrontnummers MV 1 en MV2 Projectplan Interface projects
Verleggen riolering mangallanestraat Projectplan Interface projects
Leidingen passage Yanghtzehaven Projectplan Interface projects
Spoorwerk fase 1 Projectplan Interface projects
Verlengen slufterleidingen Projectplan Interface projects
Afsnuiten bezinkingsbassin slufter Projectplan Interface projects
Verhuizing stack area RTW1 Projectplan Interface projects
NMIV-2 Projectplan Interface projects
Nuts-Elektra Projectplan Interface projects
Nuts- Water Projectplan Interface projects
Nuts-Telecom Projectplan Interface projects
Nuts- Riool Projectplan Interface projects
Nautische voorzieningen Projectplan Interface projects
Verlengen Beerweg Projectplan Interface projects
Knooppunt b Projectplan Interface projects
Wegenwerk entreegebied Projectplan Interface projects
Buffer gemaal Yangthze haven Projectplan Interface projects
Aanpasssen steiger MOT Projectplan Interface projects
Projectplan Nutsinfrastructuur Projectplan Interface projects16
Recommended Maturity Level
The Project Maasvlakte 2
is at
PRINCE2 Maturity Level 3
17"The Swirl logo™ is a Trade Mark of the Office of Government
But note:
• The recommendation is based on the current situation of the Project.
•To held or develop the Maturity level constant focus on the use of PRINCE2 is essential.
•There is enough evidence that PRINCE2 will be effectively used in the Realisation Stage of the Project.
Ontwikkeling van PRINCE2 binnen het MV2 project van 2004-2011
18
General Findings (1)
• There has been a major development in the use of PRINCE2 and the project culture in the MV2 Project Organization
• In the current Execution Stage there is a strong focus on Issue,Risk and Change Management.
• The MV2 Project Organization has tailored the PRINCE2 processes to their needs
• There is a need for very tight control regarding issues and changes. Therefore the MV2 Organisation needs to implement the MoSCoW principle
• The Review Team has an important role in the MV2 project dealing with Issues and Changes. The Review Team needs to take more lead in handling Issues and Changes
19
Improvement Points on Level 3
• Interface Management needs to manage the interdependencies of the Interface Projects more closely
• The Closing a Project process needs to be used more formally in the hand over of projects part to the existing Port of Rotterdam project
• The MV2 Organisation needs to formalize job integrity and evaluate this on a frequent bases
20
Wat heeft 7 jaar PRINCE2 audits opgeleverd voor het MV2 Project?
• Besef in de projectorganisatie wat de toegevoegde waarde van methodiek is
• Hoog innovatief gebruik van Quality Review
• De toegevoegde waarde van Risico- en Issuemanagement in de gehele projectorganisatie keten
• Dat PRINCE2 niet gaat om het papierwerk maar om gedrag wat je vertoont
• Dat het MV2 project wereldwijd een voorbeeld is van goed PRINCE2 gebruik
• Dat het MV2 project onder andere door PRINCE2 een enorm succesvol infrastructuur project is
21
Leren van fouten
• Te snel willen implementeren
• Te lage inschatting weerstand tegen veranderingen
• De organisatie is nog niet toe aan projectmatig werken
• Te veel nadruk op trainingen en weinig focus op gebruik in de praktijk
• Willen scoren als consultant of implementatie verantwoordelijke
• Geen aandacht voor de hele keten
22
23
Succes factoren
• Is er wel een duidelijke reden voor het implementeren van PRINCE2TM?
• Het besef dat het een gedragsverandering in de gehele organisatie betreft
• Leer de organisatie de juiste beslissingen te nemen over projecten
• Kleine stappen, helderheid en een voorbeeld functie uitstralen
• Het werken met PRINCE2TM evolueert in een organisatie; education permanente
Afsluiting en evaluatie