-
1
PRIMĂRIA COMUNEI PRISACANI,
JUD. IAȘI
APROBAT,
PRIMAR,
STANCIU GHIORGHE
……………………………..
AVIZAT
PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.
MOSCU IOAN
…………………….
OPIS DOCUMENTE
SISTEM DE CONTROL INTERN MANAGERIAL
Nr.
crt. Documente privind mediul de control Pag.
1
Referat privind emiterea Dispoziției pentru constituirea Comisiei
pentru monitorizarea, coordonarea si indrumarea metodologica a
dezvoltarii sistemului de control intern/managerial
3
2 Dispoziția Primarului privind organizarea, implementarea si
mentinerea unui sistem de control managerial 4
3
Anexa nr.1 - Componenta Comisiei de monitorizare ,coordonare si
indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de control
intern/managerial
6
4 Lista obiectivelor generale si specifice 7
-
2
5
Procese verbale de instruire a Comisiei de monitorizare, coordonare si
indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de control
intern/managerial
12
6
Chestionare de autoevaluare a membrilor Comisiei de monitorizare,
coordonare si indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de
control intern/managerial
17
7
Anexa nr. 2 - Regulamentul de organizare si functionare a Comisiei de
monitorizare, coordonare si indrumare metodologica a dezvoltarii
sistemului de control intern/managerial
25
8
Procedura sistem de stabilire a cadrului unitar pentru desfăşurarea, de
către secretariatul Comisiei, a activităţilor / acţiunilor de monitorizare,
consiliere / îndrumare metodologică şi raportare cu privire la
dezvoltarea S.C.I.M.
29
9 Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial
pentru anul 2018 64
-
3
ROMÂNIA
JUDEŢUL IAȘI - COMUNA PRISACANI
PRIMARIA COMUNEI PRISACANI
Aprobat,
Primar,
Stanciu Ghiorghe
REFERAT
În baza prevederilor Ordinului Secretariatului General al Guvernului nr. 400/2015, entitățile
publice sunt obligate să implementeze Codul controlului intern, care cuprinde standardele de
management/ control intern pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.
Conducătorii entităților publice vor dispune – ținând cont de particularitățile cadrului legal,
organizațional, de personal, de finanțare și de alte elemente specifice, precum și de standardele
prevăzute în anexă la ordin – măsurile necesare pentru elaborarea și/sau dezvoltarea sistemelor de
control managerial ale fiecărei organizații, inclusiv a procedurilor, formalizate pe activități.
Obiectivele, acțiunile, responsabilitățile, termenele, precum și alte componente ale măsurilor
respective vor fi cuprinse în programe de dezvoltare a sistemelor de control managerial, elaborate la
nivelul fiecărei entități publice.
În vederea monitorizării, coordonării și îndrumării metodologice a implementării și/sau
dezvoltării sistemului de control intern/managerial, conducătorul entității publice constituie, princ act
de dispoziție internă, o structură cu atribuții în acest sens.
Conducătorul entității publice elaborează anual un raport asupra sistemului de control
intern/managerial, care se prezintă ca anexă la situația financiară a exercițiului bugetar încheiat.
Neîndeplinirea de către ordonatorul de credite a obligației de a elabora și prezenta raportul anual asupra
sistemului de control intern, constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 3000 lei la 5000
lei.
Având în vedere cele prezentate mai sus, rog să analizați și să dispuneți numirea Comisiei și a
cadrului privind monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metodologică a dezvoltării sistemului de
control intern/managerial din cadrul Primariei Comunei Prisacani.
Compartiment Financiar Contabilitate
Luchian Ionela
-
4
ROMÂNIA
JUDEŢUL IAȘI - COMUNA PRISACANI
PRIMARUL COMUNEI PRISACANI
DISPOZIȚIA nr. 7 / 09.01.2017
privind organizarea, implementarea și menținerea unui sistem de control managerial la
Primaria Comunei Prisacani
Stanciu Ghiorghe – primarul Comunei Prisacani, Județul Iași;
Având în vedere:
referatul Compartimentului financiar-contabil prin care se propune constituirea
comisiei pentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metodologică a dezvoltării sistemului
de control intern/managerial din cadrul Primariei Comunei Prisacani;
în conformitate cu prevederile art. 2 și 3 din Ordinul Secretariatului General al
Guvernului nr. 400/22.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al
entitățile publice pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu modificările și
completările ulterioare;
art. 4, din O.G. nr. 119/1999, privind control intern si controlul financiar
preventic, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;
în temeiul art. 68, alin. 1 si art. 115, alin. 1, lit. “a” din Legea Administratiei
publice locale nr. 215/2001, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, emite
prezenta
DISPOZIȚIE:
Art. 1 – Se constituie Comisia pentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea
metologică a dezvoltării sistemului de control intern/managerial din cadrul Primariei Comunei
Prisacani, în componența prevăzută în anexa nr. 1 la prezenta dispoziție, care face parte
integrantă din aceasta.
Art. 2 – Se aprobă Regulamentul de organizare și funcționare a Comisiei pentru
monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metologică a dezvoltării sistemului de control
-
5
intern/managerial din cadrul Primariei Comunei Prisacani, potrivit anexei nr. 2 la prezenta
dispoziție, care face parte integrantă din aceasta.
Art. 3 – Se aprobă Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial
conform anexei nr. 3 la prezenta dispoziție, care face parte integrantă din aceasta.
Art. 4 – Prevederile prezentei dispoziții vor fi duse la îndeplinire de către
Compartimentele din cadrul Primariei Comunei Prisacani.
Art. 5 - Secretarul comunei Prisacani va comunica prezenta dispozitie institutiilor si
persoanelor interesate pentru ducerea ei al indpelinire, Institutiei Prefectului Judetului Iași
pentru control si verificarea legalitatii.
Dată la Prisacani, azi 09.01.2017
CONTRASEMNAT
PRIMAR, SECRETAR,
Stanciu Ghiorghe Musteață Cristian Ștefan
-
6
ROMÂNIA
JUDEŢUL IAȘI - COMUNA PRISACANI
PRIMARUL COMUNEI PRISACANI
ANEXA nr. 1 la Dispoziția nr. 7 / 09.01.2017
COMPONENTA
Comisiei privind organizarea, implementarea și menținerea unui sistem de control
managerial la Primaria Comunei Prisacani
PREȘEDINTE: MOSCU IOAN
MEMBRI:
1. LUCHIAN IONELA
2. ZAHARIA ANA LILIANA
3. DASCALU ALEXANDRU
SECRETAR: MUSTEAȚĂ CRISTIAN ȘTEFAN
CONTRASEMNAT
PRIMAR, SECRETAR,
Stanciu Ghiorghe Musteață Cristian Ștefan
-
7
COMISIA DE MONITORIZARE, COORDONARE ȘI ÎNDRUMARE METOLOGICĂ A
DEZVOLTĂRII SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA PRIMARIA
COMUNEI PRISACANI
LISTA OBIECTIVELOR GENERALE ȘI SPECIFICE ALE
PRIMARIEI COMUNEI PRISACANI
Obiective generale Sub-obiective Obiective specifice
A. Organizarea
internă
A1. Management
instituțional și
strategic
creșterea monitorizării modului de aplicare și
ducerii la îndeplinire de către structurile proprii, a
deciziilor, hotărârilor și ordonanțelor Guvernului,
a celorlalte acte normative, provenind de la
organele centrale sau administrația publica, a
hotarârilor Consiliului Local și a dispozițiilor
Primarului Comunei Prisacani;
actualizarea permanentă a regulamentelor de
organizare și funcționare prin reactualizarea
rolurilor, obiectivelor și direcțiilor structurilor
interne ale aparatului de specialitate al Primarului;
focalizarea gestiunii publice pe o viziune a
viitorului, pe misiunea pe care unitatea o are de
înfăptuit și pe obiectivele ce compun această
misiune;
definirea clară a responsabilităților, produrilor și
standardelor ce urmează a fi utilizate în procesul
de evaluare a rezultatelor;
îmbunătățirea comunicării și circuitului
informațional între compartimente, intre
nivelurile ierarhice și funcționale;
reorganizarea activității de evidență și circulația
periodică a actelor.
A.2. Îmbunătățirea și
simplificarea relațiilor
curente ăntre
administrație, cetățeni
si mediul asociatic
Acordarea unei importante sporite
mediatizarii activitatilor de modernizare si
apropiere a administratiei publice de cetatean;
Diminuarea birocratiei;
-
8
Obiective generale Sub-obiective Obiective specifice
Realizarea transparentei depline in activitatea
administratiei publice locale asigurandu-se
participarea active a cetateanului in procesul
de luare a deciziilor, in deplina concordanta cu
prevederile Legii 52/2003 privind
transparenta decizionala in administratia
publica;
Optimizarea relatiilor autoritatii publice locale
cu cetatenii si persoanele juridice in activitatea
privind solutionarea petitiilor si a
documentatilor specific activitatilor
desfasurate de aparatul de specialitate al
primarului;
Consolidarea colaborarii cu mediul de afaceri
si cu societatea civila, implementarea
parteneriatelor public-private, incurajand
participarea organizatiilor din sectorul privat
la procesul de elaborare al politicilor publice;
B. Managementul
resurselor umane
B1. Valorificarea
competențelor și
responsabilităților
personalului
actualizarea permanentă a fișei postului, cu
implicarea în redactarea fișei postului a
salariatului care ocupă postul respectiv asigurand
o concordanta intre fisa postului, ROF si ceea ce
se executa in realitate;
aplicarea corectă a procedurilor de evaluare a
activității personalului ca premisă de promovare
și motivare.
B2. Metode și
instrumente de
gestiune previzională
a resurselor umane
adoptarea, modificarea sau completarea
organigramei, numărului de personal și statului de
funcții al aparatului propriu în funcție de
necesitățile impuse de atribuțiile acestuia, corelat
cu reglementările legale în vigoare;
Raportul intre numarul de functionari publici din
aparatul propriu si numarul total al personalului
va fi corelat permanent cu cerintele in domeniu;
-
9
Obiective generale Sub-obiective Obiective specifice
asigurarea unei planificări a resurselor umane în
funcție de procesele instituționale ce urmează a se
derula.
B3. Formarea
continuă
elaborarea planurilor de formare continuă a
functionarilor publici în funcție de rezultatele
evaluării performanțelor profesionale și
reglementărilor legale în vigoare;
în bugetul de venituri și cheltuieli vor fi aprobate
resursele financiare necesare realizării planului de
formare continuă;
inițierea salariatilor în domeniul utilizării
programelor informatice la nivelul standardelor
ECDL;
motivarea specialiștilor din unitate pentru a
participa la programe de perfecționare organizate
de alte instituții specializate în domeniul
gestionării fondurilor structurale ale U.E.;
întărirea colaborării cu comisia paritară în vederea
negocierii măsurilor referitoare la sănătatea
salariaților și securitatea muncii, constituirea și
folosirea fondurilor destinate îmbunătățirii
condițiilor de muncă, precum și crearea
facilităților de respectare de către salariați a
codurilor etice specifice de conduită;
instruirea personalului contractual în aplicarea
programelor europene.
C. Gestiunea
publica
formarea continuă a personalului de specialitate
pentru pregătirea implementării sistemului de
bugetare bazat pe programe;
formarea continua a personalului;
îmbunătățirea activității de control intern la
nivelul compartimentelor din cadrul aparatului de
specialitate al primarului;
stabilirea, urmărirea și aplicarea unor politici și
strategii bugetare pe termen lung și mediu, atât
-
10
Obiective generale Sub-obiective Obiective specifice
pentru Unitatea Administrativ Teritoriala, cat si
pentru institutiile publice de sub autoritatea sa,
care să urmărească creșterea gradului de
autofinanțare și, implicit, de autonomie;
monitorizarea utilizării fondurilor de investiții
publice și a resurselor bugetare;
îmbunătățirea managementului unitatii depinde și
de utilizarea eficientă a instrumentelor de control
de gestiune, de simplificarea și corelarea actului
decizional, de transparență a acestuia, de
acoperire cu tehnică de calcul și informație dar si
de posibilitatea in viitor a incadrarii cu personal
pentru anumite activitati.
D. Legături
interinstituționale
realizarea unei comunicări eficiente cu autoritatea
publica locala a judetului Iași pentru identificarea
nevoilor și resurselor în vederea promovării de
proiecte și programe comunitare de dezvoltare a
zonei;
Imbunatatirea colaborarii cu Asociatia de
Dezvoltare Intercomunitara precum si pentru
diseminarea informatiilor referitoare la
programele de finantare externa si ale Guvernului
Romaniei, pe care autoritatile locale le pot accesa;
colaborarea continuă cu entitati similare in
vederea dezvoltarii politicilor publice specifice
domeniului;
continuarea și eficientizarea relațiilor de
colaborare/cooperare/parteneriat cu O.N.G.-uri,
patronate și sindicate și alte organisme asimilate
pentru informare reciprocă și identificarea
nevoilor copiilor unitatii în vederea realizării unor
proiecte de interes comun;
dezvoltarea unei relații deschise și active cu mass-
media pentru diseminarea informațiilor și
-
11
Obiective generale Sub-obiective Obiective specifice
realizarea transparenței actelor decizionale și a
activităților de modernizare a instituției.
E. Sistem
informațional
lărgirea ofertei de servicii informaționale pentru a
face mai cunoscuta activitatea relatiei cetatean –
administratie publica;
folosirea tehnologiei informaționale în vederea
îmbunătățirii circulației informațiilor la toate
nivelurile instituției;
asigurarea accesului la informație prin tehnologii
informaționale pentru utilizatorii finali ai
serviciilor administratiei publice locale.
-
12
COMISIA DE MONITORIZARE, COORDONARE ȘI ÎNDRUMARE METOLOGICĂ A
DEZVOLTĂRII SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA PRIMARIA
COMUNEI PRISACANI
PROCES-VERBAL Nr. 1
încheiat în cadrul ședinței de lucru a Comisiei din data de 12.03.2018
În cadrul ședinței de lucru din data de 12.03.2018 membrii Comisiei, numită prin Dispoziția
Primarului nr. 7 din 09.01.2017 în conformitate cu Regulamentul acesteia, au efectuat următoarele
activități:
s-a studiat și analizat Ordinul nr. 400/22.06.2015 al Secretariatului General al
Guvernului, cu modificările și completările ulterioare, pentru aprobarea Codului
controlului intern/managerial al entitățile publice pentru dezvoltarea sistemelor de
control managerial;
președintele Comisiei a elaborat un chestionar pentru autoevaluarea membrilor
acesteia, cu scopul evaluării nivelului de cunoaștere a prevederilor OSGG nr.
400/2015, cu modificările și completările ulterioare;
chestionarele au fost completate de către toți membrii Comisiei, rezultând un grad de
cunoaștere corespunzător aplicării cerințelor OSGG nr. 400/2015, cu modificările și
completările ulterioare;
Comisia a elaborat Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial al
Primariei Comunei Prisacani, program care cuprinde obiective, acțiuni,
responsabilități, termene, precum și alte măsuri necesare dezvoltării acestuia cum
sunt elaborarea și aplicarea procedurilor de sistem și a celor specifice pe activități,
perfecționarea profesională etc. Elaborarea programului a ținut seama de regulile
minimale de management conținute de standardele de control intern aprobate prin
OSGG nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare, particularitățile
organizatorice și funcționale ale Primariei Comunei Prisacani, personalul și structura
acesteia;
a fost supus spre aprobare primarului, Programul de dezvoltare a sistemului de
control managerial;
pornind de la Planul managerial, a fost întocmită Lista privind obiectivele generale
și specifice;
au fost stabilite obiectivele Programului de dezvoltare a sistemului de control
intern/manageria în conformitate cu OSGG nr. 400/2015, cu modificările și
completările ulterioare, și anume:
-
13
organizarea procesului privind implementarea sistemului de control
intern/managerial;
analiza elaborării și dezvoltării Programului de dezvoltare a
sistemului de control intern/managerial;
implementarea sistemului de control intern/managerial la nivelul
unitatii;
implementarea standardelor de control intern/managerial;
întocmirea raportărilor semestriale și anuale cu privire la
implementarea sistemului de control intern/managerial.
Președintele Comisie a supus la vot membrilor acesteia toate problemele discutate și măsurile
luate, pentru care a existat un consens în unanimitate de voturi.
În perioada următoare Președintele Comisiei va convoca Comisia periodic, urmărind
parcurgerea celor 10 etape în procedul de implementare a sistemului de control intern/managerial.
Secretariatul Comisiei va înregistra Procesul verbal de ședință în Registrul de evidență a
ședințelor Comisiei și va face informări către primar.
Președinte Comisie Semnătura
Moscu Ioan _________________
Membrii Comisie
Luchian Ionela _________________
Zaharia Ana Liliana _________________
Dascalu Alexandru _________________
Secretar Comisie:
Musteață Cristian Ștefan _________________
-
14
COMISIA DE MONITORIZARE, COORDONARE ȘI ÎNDRUMARE METOLOGICĂ A
DEZVOLTĂRII SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA PRIMARIA
COMUNEI PRISACANI
PROCES-VERBAL nr. 2
încheiat în cadrul ședinței de lucru a Comisiei din data de 26.03.2018
În cadrul ședinței de lucru din data de 26.03.2018 membrii Comisiei, numită prin Dispoziția
Primarului nr. 7 din 09.01.2017 în conformitate cu Regulamentul acesteia, au efectuat următoarele
activități:
s-a dispus verificarea Situației Centralizatoare semestriale la data de 31.12.2017 privind
stadiul implementării sistemului de control intern/managerial;
s-au analizat și aprobat materialele elaborate de către consultant privind îndeplinirea Etapei
I + II și Etapa III din cadrul Programului de dezvoltare a sistemului de control
intern/managerial;
s-au analizat / actualizat și aprobat un număr de 70 de proceduri operaționale și 12 Proceduri
de sistem în conformitate cu Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/operaționale
ale Primariei Comunei Prisacani;
Președintele Comisiei a supus la vot membrilor acesteia toate problemele discutate și
măsurile luate, pentru care a existat un consens în unanimitate de voturi.
În perioada următoare Președintele Comisie va convoca Comisia periodic, urmărind parcurgerea
următoarelor etape în procesul de implementare a sistemului de control intern/managerial.
Secretariatul Comisiei va înregistra Procesul verbal de ședință în Registrul de evidență a
ședințelor Comisiei și va face informări către ordonatorul de credite.
Președinte Comisie Semnătura
Moscu Ioan _________________
Membrii Comisie
Luchian Ionela _________________
Zaharia Ana Liliana _________________
Dascalu Alexandru _________________
Secretar Comisie:
Musteață Cristian Ștefan _________________
-
15
COMISIA DE MONITORIZARE, COORDONARE ȘI ÎNDRUMARE METOLOGICĂ A
DEZVOLTĂRII SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA PRIMARIA
COMUNEI PRISACANI
PROCES-VERBAL nr. 3
încheiat în cadrul ședinței de lucru a Comisiei din data de 09.04.2018
În cadrul ședinței de lucru din data de 09.04.2018 membrii Comisiei, numită prin Dispoziția
Primarului nr. 7 din 09.01.2017 în conformitate cu Regulamentul acesteia, au efectuat următoarele
activități:
s-au analizat și aprobat materialele elaborate de către consultant privind îndeplinirea Etapei
IV, V, VI, VII, din cadrul Programului de dezvoltare a sistemului de control
intern/managerial;
s-au analizat / actualizat și aprobat un număr de 72 de proceduri operaționale și 11 Proceduri
de sistem în conformitate cu Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/operaționale
ale Primariei Comunei Prisacani;
Secretarul Comisiei desemnat de către Comisia de Monitorizare ca responsabil cu
întocmirea documentației privind întocmirea Registrului Riscurilor la nivelul unitatii, pe
baza consultanței de specialitate oferită, a prezentat spre analiză documentația
corespunzătoare la această dată, urmând ca cel puțin o dată la 6 luni, așa cum prevede
Ordinul nr. 400/2005, cu modificările și completările ulterioare, să se completeze și
actualizeze Registrul Riscurilor;
următoarea ședință a Comisiei de Monitorizare va avea loc înainte de data limită de
depunere a Situațiilor financiare pe anul 2018 și după data închiderii anului financiar 2018,
pentru a aproba Chestionarele de autoevaluare a stadiului de implementare a Controlului
intern managerial în cadrul unitatii, necesare la elaborarea Raportului anual;
Președintele Comisiei a supus la vot membrilor acesteia toate problemele discutate și
măsurile luate, pentru care a existat un consens în unanimitate de voturi.
-
16
Secretariatul Comisiei va înregistra Procesul verbal de ședință în Registrul de evidență a
ședințelor Comisiei și va face informări către ordonatorul de credite.
Președinte Comisie Semnătura
Moscu Ioan _________________
Membrii Comisie
Luchian Ionela _________________
Zaharia Ana Liliana _________________
Dascalu Alexandru _________________
Secretar Comisie:
Musteață Cristian Ștefan _________________
-
17
COMISIA DE MONITORIZARE, COORDONARE ȘI ÎNDRUMARE METOLOGICĂ A
DEZVOLTĂRII SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA PRIMARIA
COMUNEI PRISACANI
CHESTIONAR PRIVIND AUTOEVALUAREA MEMBRILOR COMISIEI
privind nivelul de cunoaștere a prevederilor O.S.G.G. nr. 400/2015,
modificat și completat cu OSGG nr. 200/2016
Întrebare Răspuns
1. Ce principii trebuie să respecte sistemele de
control intern/managerial specifice fiecărei
țări?
Principiile generale de bună practică acceptate
pe plan internațional și în Uniunea Europeană.
2. Enumerați trei categorii prin care pot fi
grupate obiectivele în cadrul Primariei
Comunei Prisacani.
eficacitatea și eficiența angajatilor;
fiabilitatea informațiilor interne și externe;
conformitatea cu legile, regulamentele și
politicile interne.
3. Ce înțelegeți prin noțiunea de risc în
activitatea desfășurată în cadrul instituției?
Riscul este un eveniment, o abatere care, dacă nu
este detectată înainte de a avea loc poate aduce
disfuncționalități, prejudicii în atingerea
obiectivelor unitatii.
4. Ce reprezintă procedurile operaționale? Formalizarea în formă scrisă a pașilor ce trebuie
urmați în realizarea sarcinilor, exercitarea
competențelor și angajarea responsabilităților de
către fiecare salariat al instituției.
5. Enumerați tipurile de control intern. controlul procedural revine fiecărui angajat al
instituției;
controlul financiar preventiv;
controlul ulterior;
auditul intern;
auditul extern;
auditul extern al Comisiei Europene.
6. Cui revine responsabilitatea organizării
sistemului de control managerial în cadrul
instituției?
Managerului.
-
18
7. Câte standarde de control intern/ managerial
trebuie implementate în cadrul instituției?
16 de standarde.
8. Care sunt rezultatele așteptate în urma
implementării Codului controlului
intern/managerial în cadrul instituției?
obiectivele vor fi îndeplinite într-un mod
economic, eficient și eficace;
se vor respecta regulile externe și regulile
ordonatorului principal de credite;
patrimoniul public și informațiile vor fi mai
bine protejate;
se vor preveni și depista fraudele și greșelile;
documentele contabile emise vor furniza
informații de încredere referitoare la
segmentul financiar și de management.
Președinte comisie, Membru evaluat,
Moscu Ioan Luchian Ionela
-
19
COMISIA DE MONITORIZARE, COORDONARE ȘI ÎNDRUMARE METOLOGICĂ A
DEZVOLTĂRII SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA PRIMARIA
COMUNEI PRISACANI
CHESTIONAR PRIVIND AUTOEVALUAREA MEMBRILOR COMISIEI
privind nivelul de cunoaștere a prevederilor O.S.G.G. nr. 400/2015,
modificat și completat cu OSGG nr. 200/2016
Întrebare Răspuns
1. Ce principii trebuie să respecte sistemele de
control intern/managerial specifice fiecărei
țări?
Principiile generale de bună practică acceptate
pe plan internațional și în Uniunea Europeană.
2. Enumerați trei categorii prin care pot fi
grupate obiectivele în cadrul Primariei
Comunei Prisacani.
eficacitatea și eficiența funcționarilor;
fiabilitatea informațiilor interne și externe;
conformitatea cu legile, regulamentele și
politicile interne.
3. Ce înțelegeți prin noțiunea de risc în
activitatea desfășurată în cadrul instituției?
Riscul este un eveniment, o abatere care, dacă nu
este detectată înainte de a avea loc poate aduce
disfuncționalități, prejudicii în atingerea
obiectivelor unitatii.
4. Ce reprezintă procedurile operaționale? Formalizarea în formă scrisă a pașilor ce trebuie
urmați în realizarea sarcinilor, exercitarea
competențelor și angajarea responsabilităților de
către fiecare salariat al instituției.
5. Enumerați tipurile de control intern. controlul procedural revine fiecărui angajat al
instituției;
controlul financiar preventiv;
controlul ulterior;
auditul intern;
auditul extern;
auditul extern al Comisiei Europene.
6. Cui revine responsabilitatea organizării
sistemului de control managerial în cadrul
instituției?
Managerului.
-
20
7. Câte standarde de control intern/ managerial
trebuie implementate în cadrul instituției?
16 de standarde.
8. Care sunt rezultatele așteptate în urma
implementării Codului controlului
intern/managerial în cadrul instituției?
obiectivele vor fi îndeplinite într-un mod
economic, eficient și eficace;
se vor respecta regulile externe și regulile
ordonatorului principal de credite;
patrimoniul public și informațiile vor fi mai
bine protejate;
se vor preveni și depista fraudele și greșelile;
documentele contabile emise vor furniza
informații de încredere referitoare la
segmentul financiar și de management.
Președinte comisie, Membru evaluat,
Moscu Ioan Zaharia Ana Liliana
-
21
COMISIA DE MONITORIZARE, COORDONARE ȘI ÎNDRUMARE METOLOGICĂ A
DEZVOLTĂRII SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA PRIMARIA
COMUNEI PRISACANI
CHESTIONAR PRIVIND AUTOEVALUAREA MEMBRILOR COMISIEI
privind nivelul de cunoaștere a prevederilor O.S.G.G. nr. 400/2015,
modificat și completat cu OSGG nr. 200/2016
Întrebare Răspuns
1. Ce principii trebuie să respecte sistemele de
control intern/managerial specifice fiecărei
țări?
Principiile generale de bună practică acceptate
pe plan internațional și în Uniunea Europeană.
2. Enumerați trei categorii prin care pot fi
grupate obiectivele în cadrul Primariei
Comunei Prisacani.
eficacitatea și eficiența funcționarilor;
fiabilitatea informațiilor interne și externe;
conformitatea cu legile, regulamentele și
politicile interne.
3. Ce înțelegeți prin noțiunea de risc în
activitatea desfășurată în cadrul instituției?
Riscul este un eveniment, o abatere care, dacă nu
este detectată înainte de a avea loc poate aduce
disfuncționalități, prejudicii în atingerea
obiectivelor Primariei Comunei Prisacani.
4. Ce reprezintă procedurile operaționale? Formalizarea în formă scrisă a pașilor ce trebuie
urmați în realizarea sarcinilor, exercitarea
competențelor și angajarea responsabilităților de
către fiecare salariat al instituției.
5. Enumerați tipurile de control intern. controlul procedural revine fiecărui angajat al
instituției;
controlul financiar preventiv;
controlul ulterior;
auditul intern;
auditul extern;
auditul extern al Comisiei Europene.
6. Cui revine responsabilitatea organizării
sistemului de control managerial în cadrul
instituției?
Managerului.
-
22
7. Câte standarde de control intern/ managerial
trebuie implementate în cadrul instituției?
16 de standarde.
8. Care sunt rezultatele așteptate în urma
implementării Codului controlului
intern/managerial în cadrul instituției?
obiectivele unitatii vor fi îndeplinite într-un
mod economic, eficient și eficace;
se vor respecta regulile externe și regulile
ordonatorului principal de credite;
patrimoniul public al unitatii și informațiile
vor fi mai bine protejate;
se vor preveni și depista fraudele și greșelile;
documentele contabile emise vor furniza
informații de încredere referitoare la
segmentul financiar și de management.
Președinte comisie, Membru evaluat,
Moscu Ioan Dascalu Alexandru
-
23
COMISIA DE MONITORIZARE, COORDONARE ȘI ÎNDRUMARE METOLOGICĂ A
DEZVOLTĂRII SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA
PRIMARIA COMUNEI PRISACANI
CHESTIONAR PRIVIND AUTOEVALUAREA MEMBRILOR COMISIEI
privind nivelul de cunoaștere a prevederilor O.S.G.G. nr. 400/2015
modificat și completat cu OSGG nr. 200/2016
Întrebare Răspuns
1. Ce principii trebuie să respecte sistemele de
control intern/managerial specifice fiecărei
țări?
Principiile generale de bună practică acceptate
pe plan internațional și în Uniunea Europeană.
2. Enumerați trei categorii prin care pot fi
grupate obiectivele în cadrul Primariei
Comunei Prisacani.
eficacitatea și eficiența funcționarilor;
fiabilitatea informațiilor interne și externe;
conformitatea cu legile, regulamentele și
politicile interne.
3. Ce înțelegeți prin noțiunea de risc în
activitatea desfășurată în cadrul instituției?
Riscul este un eveniment, o abatere care, dacă nu
este detectată înainte de a avea loc poate aduce
disfuncționalități, prejudicii în atingerea
obiectivelor.
4. Ce reprezintă procedurile operaționale? Formalizarea în formă scrisă a pașilor ce trebuie
urmați în realizarea sarcinilor, exercitarea
competențelor și angajarea responsabilităților de
către fiecare salariat al instituției.
5. Enumerați tipurile de control intern. controlul procedural revine fiecărui angajat al
instituției;
controlul financiar preventiv;
controlul ulterior;
auditul intern;
auditul extern;
auditul extern al Comisiei Europene.
6. Cui revine responsabilitatea organizării
sistemului de control managerial în cadrul
instituției?
Managerul.
-
24
7. Câte standarde de control intern/ managerial
trebuie implementate în cadrul instituției?
16 de standarde.
8. Care sunt rezultatele așteptate în urma
implementării Codului controlului
intern/managerial în cadrul instituției?
Obiectivele vor fi îndeplinite într-un mod
economic, eficient și eficace;
se vor respecta regulile externe și regulile
ordonatorului principal de credite;
patrimoniul public și informațiile vor fi mai
bine protejate;
se vor preveni și depista fraudele și greșelile;
documentele contabile emise vor furniza
informații de încredere referitoare la
segmentul financiar și de management.
Președinte comisie, Membru evaluat,
Moscu Ioan Musteață Cristian Ștefan
-
25
Anexa 2
la DISPOZIȚIA nr. 7 / 09.01.2017
Regulament de Organizare şi Funcţionare
al Comisiei de management pentru dezvoltarea
Sistemului de Control Managerial Intern în cadrul
Primariei Comunei Prisacani
I. Dispoziţii generale
Art. 1 - Scopul Comisiei de management îl constituie dezvoltarea şi implementarea Sistemului
de Control Managerial Intern (SCMI), în cadrul Primariei Comunei Prisacani, conform Ordinului
Secretariatului General al Guvernului nr. 400/22.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial al entitățile publice pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu
modificările și completările ulterioare.
II. Conducerea Comisiei de management
Art. 2 – (1) Preşedintele Comisiei de management este Moscu Ioan.
(2) În lipsa preşedintelui, atribuţiile acestuia vor fi delegate unuia dintre membrii Comisiei de
management.
III. Atribuţiile Preşedintelui Comisiei de management
Art. 3 – Preşedintele Comisiei de management are următoarele atribuţii:
a) convoacă membrii Comisiei de management;
b) propune ordinea de zi, acordă cuvântul în şedinţe şi veghează la disciplina şi buna
desfăşurare a şedinţelor;
c) aprobă procesul verbal al şedinţei, rapoartele şi deciziile Comisiei de management;
d) supervizează activităţile specifice din cadrul Comisiei de management;
e) monitorizează punerea în practică a deciziilor adoptate de către Comisia de management şi
decide asupra măsurilor care se impun pentru nerespectarea lor;
f) decide asupra participării la şedinţele Comisiei de management a altor reprezentanţi din
cadrul sau din afara Primariei Comunei Prisacani, a căror prezenţă este necesară pentru
clarificarea aspectelor aflate pe ordinea de zi a şedinţei;
IV. Atribuţiile Comisiei de management
Art. 4 - Comisia de management are următoarele atribuţii:
-
26
a) implementează în cadrul Primariei Comunei Prisacani standardele de management şi control
intern referitoare la mediul de control, performanţa şi managementul riscurilor, informare
şi comunicare, activităţi de control, auditarea şi evaluarea, conform prevederilor Ordinului
Secretariatului General al Guvernului nr. 400/22.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial al entitățile publice pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu
modificările și completările ulterioare;
b) elaborează şi aprobă programul de dezvoltare a sistemului de control managerial al
ministerului, program care cuprinde obiective, acţiuni, termene, responsabili precum şi
unele măsuri necesare dezvoltării acestuia. La elaborarea programului se vor avea în vedere
regulile minimale de management, conţinute în standardele de control intern, atribuţiile,
particularităţile organizatorice şi funcţionale ale unitatii, personalul şi structura acestuia
precum şi alte reglementări şi condiţii specifice;
c) supune aprobării primarului, programul anual de dezvoltare a sistemului de control
managerial;
d) monitorizează respectarea termenelor prevăzute în programul de dezvoltare a sistemului de
control managerial şi decide măsurile care se impun în cazul nerespectării acestora;
e) îndrumă departamentele din structura unitatii în vederea elaborării programelor de
dezvoltare a subsistemelor de control managerial;
f) aprobă formatele standard ale documentelor aferente sistemului de control managerial intern
şi planificării strategice în cadrul Primariei Comunei Prisacani;
g) evaluează şi avizează procedurile de sistem elaborate în cadrul Primariei Comunei Prisacani;
h) elaborează, actualizează şi avizează registrul riscurilor la nivelul Primariei Comunei
Prisacani;
i) răspunde de implementarea standardelor de control managerial intern în cadrul Primariei
Comunei Prisacani;
j) primeşte, semestrial, de la departamente, informări referitoare la progresele înregistrate cu
privire la dezvoltarea sistemelor or/subsistemelor proprii de control managerial intern, în
raport cu programele adoptate, precum şi referiri la situaţiile deosebite observate şi la
acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare, întreprinse în cadrul acestora;
k) prezintă primarului ori de câte ori consideră necesar, dar cel puţin o dată pe semestru,
informări referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemului de control
managerial intern, în raport cu programul adoptat, la acţiunile de monitorizare, coordonare
şi îndrumare metodologică întreprinse, precum şi la alte probleme apărute în legătură cu
acest domeniu;
l) membrii Comisiei de management asigură aducerea la îndeplinire a deciziilor acestei
structuri;
-
27
m) elaborează formate standard de documente pentru sistemul de control managerial intern şi
planificarea strategică;
n) întocmeşte rapoarte în baza dispoziţiilor preşedintelui Comisiei de management;
o) semnalează primarului situaţiile de nerespectare a deciziilor acestuia şi propune măsurile de
corectare care se impun;
p) centralizează, analizează, sintetizează şi emite documente în domeniile de competenţă;
q) duce la îndeplinire şi transmite deciziile Preşedintelui acesteia;
r) înaintează primarului propuneri pentru eficientizarea Sistemului de control managerial intern şi a
planificării strategice la nivelul ministerului;
s) propune Preşedintelui Comisiei de management participarea la şedinţele Comisiei a altor
reprezentanţi din cadrul sau din afara, a căror prezenţă este necesară pentru clarificarea aspectelor
aflate pe ordinea de zi a şedinţei;
t) membrii Comisiei au obligaţia de a asigura informarea permanentă a primarului cu privire la
totalitatea activităţilor desfăşurate şi de a obţine avizul acestuia cu privire la documentele şi
punctele de vedere prezentate în cadrul Comisiei ;
u) pentru îndeplinirea atribuţiilor care îi revin, Comisia va beneficia de sprijinul tuturor
departamentelor aflate în subordinea Primariei Comunei Prisacani.
V. Atribuţiile Secretarului Comisiei de management
Art. 5 – Secretarul are următoarele atribuţii principale:
a) convoacă, la cererea Preşedintelui Comisiei de management membrii, la şedinţele Comisiei
de management, organizează şedinţele şi participă la acestea;
b) întocmeşte documentele pentru şedinţa Comisiei de management şi le transmite în format
electronic membrilor cu cel puţin 2 zile înaintea şedinţei;
c) întocmeşte procesele verbale ale şedinţelor Comisiei de management, pe care le transmite în format
electronic membrilor acestora;
d) asigură diseminarea dispoziţiilor Comisiei de management şi se constituie drept punct de
legătură în vederea bunei comunicări dintre structurile care funcţionează în subordinea/ în
coordonarea/ sub autoritatea Primariei Comunei Prisacani.
VI. Organizarea şedinţelor şi mecanismul de luare a deciziilor
Art. 6 – (1) Şedinţele Comisiei de management se desfăşoară în baza convocărilor transmise cu 3 zile
înainte membrilor Comisiei sau la solicitarea Preşedintelui.
(2) Activitatea Comisiei de management se desfăşoară în baza programului de dezvoltare a Sistemului
de control managerial al unitatii.
-
28
(3) Deciziile Comisiei de management se adoptă prin consensul membrilor prezenţi, în caz contrar
decizia va fi luată prin votul a jumătate plus unu din totalul membrilor prezenţi. În cazul în care se
constată egalitate de voturi, votul Preşedintelui este considerat hotărâtor.
(4) Membrii Comisiei de management care nu pot participa la şedinţe, din motive obiective vor
transmite o motivare scrisă către Preşedintele Comisiei de management cu două zile înaintea şedinţei,
şi vor desemna un înlocuitor.
(5) Desfăşurarea şedinţei Comisiei de management se consemnează într-un proces-verbal care este
aprobat ulterior de către Preşedinte.
VII. Dispoziţii finale
Art. 7 – Calitatea de membru al Comisiei de management încetează în următoarele situaţii:
a) prin încetarea raporturilor de serviciu în conformitate cu prevederile legale în vigoare, precum şi
în orice alte situaţii în care membrul respectiv, nu mai îndeplineşte funcţia de conducător al
structurii din subordinea/ în coordonarea/ sub autoritatea Primariei Comunei Prisacani;
b) la solicitarea primarului Comunei Prisacani;
c) în cazul în care unul dintre membrii Comisiei de management pierde această calitate, în condiţiile
prevăzute la lit. a) şi b), structura în cauză va propune un nou membru al Comisiei de management
în termen de trei zile şi va comunica prin adresă scrisă numele persoanei desemnate, secretarului.
PREȘEDINTE: MOSCU IOAN
MEMBRI:
1. LUCHIAN IONELA
2. ZAHARIA ANA LILIANA
3. DASCALU ALEXANDRU
SECRETAR: MUSTEAȚĂ CRISTIAN ȘTEFAN
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
29
PROCEDURA DE SISTEM
STABILIREA CADRULUI UNITAR PENTRU DESFASURAREA DE CATRE
SECRETARIATUL COMISIEI A ACTIVITATILOR DE MONITORIZARE,
CONSILIERE INDRUMARE METODOLOGICA SI RAPORTARE CU
PRIVIRE LA DEZVOLTAREA S.C.I.M.
P.S.M. 01
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
30
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei
în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Elemente
privind
responsabilii/
operaţiunea
Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1.1 Elaborat
Luchian Ionela
Zaharia Ana Liliana
Dascalu Alexandru
Membri
Comisie 16.04.2018
1.2 Verificat
Luchian Ionela
Zaharia Ana Liliana
Dascalu Alexandru
Membri
Comisie 16.04.2018
1.3 Avizat Moscu Ioan Preşedinte
Comisie 16.04.2018
1.4 Aprobat Stanciu Ghiorghe Primar 16.04.2018
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
31
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operationale
Ediţia sau, după
caz, revizia în
cadrul ediţiei
Componenta
revizuită
Modalitatea
reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
1 2 3 4
2.1 Ediţia I X X 01.02.2017
2.2 Revizia 1 X X 16.04.2018
2.3 Revizia 2
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
32
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul
ediţiei procedurii operaţionale
Scopul
difuzării
Exemp
lar
Nr.
___
Serviciu/
Birou/
Compar
timent
Funcţia Nume şi
prenume
Data
primirii
Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
3.1. Verificare 1 Comisie Membri
Comisie
Luchian Ionela
Zaharia Ana
Liliana
Dascalu
Alexandru
16.04.2018
3.2. Aplicare 1 Comisie Secretar
Comisie
Musteață Cristian
Ștefan 16.04.2018
3.3. Arhivare 1 Comisie Secretar
Comisie
Musteață Cristian
Ștefan 16.04.2018
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
33
4. Scopul procedurii operaţionale
Stabileşte cadrul unitar pentru desfăşurarea, de către secretariatul Comisiei, a activităţilor /
acţiunilor de monitorizare, consiliere / îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea
S.C.I.M. în cadrul Primariei Comunei Prisacani, jud. Iași, inclusiv pentru obţinerea informaţiilor
necesare elaborării Raportului anual privind controlul intern.
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
34
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
5.1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională;
- P.O. se aplică de secretariatul Comisiei, pentru realizarea atribuţiilor de monitorizare,
consiliere / îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. în cadrul
Primariei Comunei Prisacani, jud. Iași .
5.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurale;
- Operaţiunea de autoevaluare a S.C.I.M. se realizează prin completarea de fiecare
serviciu/birou/compartiment din organigrama instituţiei a chestionarului de autoevaluare a
stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial, iar asumarea realităţii
datelor, informaţiilor şi constatărilor înscrise în acestea aparţine şefilor/coordonatorilor
acestor componente care au aceste atribuţii prevăzute în fişa postului.
5.3 Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii
procedurale ; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii.
5.3.1 Compartimente furnizoare de date –Compartimentele /birourile /serviciile prevazute
in organigrama institutiei.
5.3.2 Compartimente implicate : Comisia de monitorizare, consiliere, îndrumare
metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
35
6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate
6.1 Reglementări internaţionale – Standardele internaţionale de control intern
6.2 Legislaţie primară
- O.G. nr. 119/1999, privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv,
republicată;
- Legea nr. 234/2010, privind modificarea şi completarea O.G. nr. 119/1999, privind controlul
intern şi controlul financiar preventiv.
6.3. Legislaţia secundară
- Ordinul nr. 400/22.06.2015 al Secretariatului General al Guvernului pentru aprobarea
Codului controlului intern/managerial al entitățile publice pentru dezvoltarea sistemelor de
control managerial, cu modificările și completările ulterioare.
6.4. Reglementări interne
- Regulamentul de organizare şi funcţionare a Primariei Comunei Prisacani;
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
36
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
7.1. Definiţii ale termenilor
Nr.
crt. Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1. Procedura operaţională prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie
urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în
vederea realizării activităţii la nivelul unuia sau mai multor
compartimente din cadrul Primariei Comunei Prisacani, jud. Iași
2. Ediţie a unei proceduri
operaţionale
forma iniţială a unei proceduri operaţionale, aprobată şi
difuzată;
3. Revizia în cadrul unei
ediţii
acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele
asemenea, după caz, a uneia sau mai multor componente ale unei
ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi
difuzate;
4. Control
intern/managerial
ansamblul formelor de control exercitate la nivelul Primariei
Comunei Prisacani, jud. Iași , inclusiv auditul intern, stabilite de
conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu
reglementările legale, în vederea asigurării administrării
fondurilor în mod economic, efficient şi eficace; acesta include,
de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile;
5. Consiliere/îndrumare
metodologică
activitatea desfăşurată de secretariatul Comisiei, cu scopul de a
facilita asimilarea şi punerea în practică, de către personalul
instituţiei, a conceptelor, prevederilor legale, instrucţiunilor
metodologice şi procedurale din domeniul controlului
intern/managerial;
6. Comisia comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare
metodologică a dezvoltării S.C.I.M. din cadrul Primariei
Comunei Prisacani, jud. Iași
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
37
7. Monitorizarea
sistemului de control
intern/managerial
activitatea desfăşurată cu scopul de a supraveghea respectarea,
de către instituţia publică, a cerinţelor legale în domeniul
controlului intern/managerial, precum şi aplicarea efectivă a
măsurilor /acţiunilor cuprinse în programele de dezvoltare a
sistemului de control intern/managerial din cadrul Primariei
Comunei Prisacani, jud. Iași ;
7.2.Abrevieri ale termenilor
Nr.
crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. A. Aprobare
2. Ah. Arhivare
3. Ap. Aplicare
4. Av. Avizare
5. Comisia
Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare
metodologică a dezvoltării sistemului de control
intern/managerial
6. E. Elaborare
7. I Informare
8. O.M.F.P. Ordinul ministrului finanţelor publice
9. O.G. Ordonanţă a Guvernului
10. P.O. Procedură operaţională
11. S.C.I.M. Sistemul de control intern managerial
12. V. Verificare
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
38
8. Descrierea procedurii operaţionale
8.1. Generalităţi
Prezenta procedură prezintă activităţile şi acţiunile necesare pentru a monitoriza cât mai eficient
implementarea S.C.I.M. în cadrul Primariei Comunei Prisacani.
8.2. Documente utilizate
8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor
Nr.
crt.
Denumirea
documentului Cod identificare Provenienţa documentului
1.
Chestionar de autoevaluare a
stadiului de implementare a
standardelor de control
intern/managerial
Anexa nr.1
Şefi/coordonatori
servicii/birouri/compartimente
din organigrama institutiei;
2. Situaţia sintetică a rezultatelor
autoevaluării Anexa nr.2 Comisia;
3.
Raport privind activitatea de
monitorizare,
consiliere/îndrumare
metodologică a dezvoltării
S.C.I.M
Anexa nr.3 Secretariat Comisie;
4. Raport asupra sistemului de
control intern/managerial anual Anexa nr.4 Comisia.
8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor utilizate
(1) chestionar de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control
intern/managerial – se completează de şefii de compartimente din organigrama institutiei şi conţine
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
39
16 standarde de control intern/managerial şi se utilizează pentru a monitoriza implementarea
S.C.I.M.
(2) situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării – se completează de Comisie şi reprezintă
situaţia implementării celor 16 de standarde de control intern/managerial la nivelul instituţiei ;
(3) raport privind activitatea de monitorizare, consiliere/îndrumare metodologică a
dezvoltării S.C.I.M. – se completează de secretariatul Comisiei şi conţine informaţii privind
monitorizarea, consilierea şi îndrumarea metodologică prin formularea de avize consultative, pentru
implementarea S.C.I.M. ;
(4) raport asupra sistemului de control intern/managerial – se completează de conducătorul
instituţiei şi conţine informaţii cu privire la aprecierea realistă, corectă, completă şi demnă de
încredere asupra S.C.I.M., formulată în baza autoevaluării acestuia.
8.2.3. Circuitul documentelor
În prezenta P.O. documentele utilizate în desfăşurarea activităţii sunt integrate în fluxul
general al documentelor din cadrul instituţiei. Diagrama de proces cu circuitul documentelor este
prezentată în anexa nr.5.
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale
- elemente de logistică : birouri, rechizite, formulare tipizate, linii telefonice, fax, materiale
informatice, calculatoare, reţea, imprimante, posibilităţi de stocare a informaţiilor;
8.3.2. Resurse umane
- funcţionarii din cadrul Primariei Comunei Prisacani, care au atributii prin fişele postului în
acest sens;
8.3.3. Resurse financiare
- sume necesare cheltuielilor de funcţionare (achiziţionarea materialelor consumabile,
acoperirea cheltuielilor de întreţinere a logisticii, plata cheltuielilor cu salariile personalulului
implicat).
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
40
8.4. Modul de lucru
8.4.1. Precizări comune procedurilor
Planificarea acţiunilor şi operaţiunilor pentru o evidenţă realistă şi corectă a stadiului
implementării S.C.I.M. în cadrul Primariei Comunei Prisacani,jud. Iași.
8.4.2. Monitorizarea dezvoltării sistemelor de control intern/managerial ale instituţiei
Principalele aspecte care fac obiectul monitorizării de către Secretariatul Comisiei
sunt:
1) Constituirea Comisiei, prin monitorizarea următoarelor elemente :
a. emiterea actului administrativ de constituire şi aprobare a Comisiei de către primar;
b. componenţa Comisiei (număr persoane şi funcţiile acestora);
c. modul de organizare şi de lucru a acesteia.
2) Programul de dezvoltare a S.C.I.M., prin monitorizarea următoarelor elemente:
a. elaborarea/actualizarea şi aprobarea programului de dezvoltare a sistemului de control
intern/managerial;
b. stadiul de realizare a măsurilor/acţiunilor prevăzute în program.
3) Secretariatul Comisiei exercită atribuţii de monitorizare în cadrul instituţiei, prin următoarele
modalităţi:
a. solicitarea permanentă de documente/materiale/date/informaţii în legătură cu aspectele şi
elementele care fac obiectul monitorizării şi analizarea acestora;
b. urmărirea aplicării efective a măsurilor/acţiunilor cuprinse în programul de dezvoltare a
S.C.I.M. şi formularea de recomandări pentru îmbunătăţirea procesului de implementare
a măsurilor/acţiunilor;
c. menţinerea legăturii cu membrii Comisiei şi participarea la şedinţele acesteia;
d. urmărirea existenţei şi respectării termenelor fixate pentru raportările periodice;
e. întocmirea ordinii de zi, aprobată de toţi membrii Comisiei prin majoritate de voturi;
f. întocmirea de procese verbale sau minute ale întâlnirilor;
g. întocmeşte, actualizează şi modifică registrul riscurilor identificate în cadrul Primariei
Comunei Prisacani pe baza propunerilor membrilor Comisiei;
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
41
h. păstrează (clasează) originalele procedurilor de sistem realizate;
i. primeşte şi înregistrează în registrul propriu, procedurile de sistem transmise pentru avizare
şi procedurile operaţionale semnate de conducătorii compartimentelor;
j. supune procedurile de sistem şi procedurile operaţionale spre avizare membrilor Comisiei şi
spre aprobare primarului;
k. alocă codul procedurilor de sistem;
l. distribuie procedurile de sistem conform listei de difuzare;
m. transmite la arhivă procedurile de sistem conform listei de difuzare;
n. analizează şi pune pe ordinea de zi a şedinţei Comisiei solicitările de revizie a procedurilor
de sistem.
8.4.3. Consilierea/îndrumarea metodologică cu privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Principalele aspecte care fac obiectul consilierii/îndrumării metodologice sunt
următoarele:
1. constituirea Comisiei, stabilirea componenţei acesteia, modul de organizare şi de lucru,
înlăturarea disfuncţionalităţii constatate în organizarea şi funcţionarea acesteia;
2. proiectele de proceduri operaţionale/de sistem, din punctul de vedere al referirilor la
măsurile de control şi la conformitatea acestora cu prevederile O.S.G.G. nr. 400/2015,
cu modificările și completările ulterioare;
3. măsurile de dezvoltare a S.C.I.M. dezbătute în cadrul întrunirilor de lucru ale Comisiei;
4. situaţiile semestriale/anuale, privind stadiul implementării S.C.I.M.;
5. autoevaluarea S.C.I.M. prin:
pregătirea autoevaluării S.C.I.M.;
completarea de fiecare serviciu/birou/compartiment din organigrama instituţiei, a
chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control
intern/managerial (Anexa nr. 1);
completarea de către Comisie a situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării (Anexa nr. 2).
6. Secretariatul Comisiei exercită atribuţiile de consiliere/îndrumare metodologică, prin
următoarele modalităţi:
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
42
o identificarea nevoilor de informare, diseminarea informaţiilor, bunelor
practici şi a experienţelor relevante în domeniul controlului
intern/managerial;
o participarea la şedinţele de lucru ale Comisiei, prin:
o stabilirea ordinii de zi;
o prezentarea elementelor de noutate în domeniul controlului
intern/managerial;
o oferirea de clarificări/precizări/explicaţii la aspectele dezbătute în cadrul
întrunirilor de lucru ale Comisiei, în legătură cu măsurile/acţiunile de
dezvoltare a S.C.I.M.;
8.4.4. Raportarea datelor şi informaţiilor cu privire la dezvoltarea S.C.I.M.
1) la redactarea raportului, Secretariatul Comisiei utilizează modelul, al cărui format este
prezentat în Anexa nr.3;
2) în cuprinsul raportului se prezintă date şi informaţii referitoare la elementele precizate la
punctele 8.4.2. şi 8.4.3.;
3) rapoartele privind activitatea de monitorizare, consiliere/îndrumare metodologică a
dezvoltării S.C.I.M., se prezintă Comisiei, semestrial, până la sfârşitul lunii următoare
fiecărui semestru încheiat;
4) rapoartele sunt însoţite de:
a. documentele elaborate de secretariatul Comisiei în mod deosebit acelea care
conţin recomandări/soluţii pentru remedierea/eliminarea aspectelor de
neconformitate, -disfuncţionalităţilor/neregulilor sesizate în organizarea şi
funcţionarea S.C.I.M.;
b. suportul de curs şi materialele primite de la organizatorii seminariilor / cursurilor
/ atelierelor de lucru;
5) Comisia elaborează şi supune spre aprobare primarului , un raport cu privire la S.C.I.M.,
care conţine informaţii prezentate în rapoartele privind activitatea de monitorizare,
consiliere/îndrumare metodologică a dezvoltării S.C.I.M;
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
43
6) raportul se transmite odată cu situaţia financiară anuală fiind prezentat organului ierarhic
superior la termenele stabilite de acesta, în cadrul termenului prevăzut de lege, modelul
fiind prezentat în Anexa nr. 4.
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
44
9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
Nr.
crt.
Acţiunea
(operaţtiunea)
Secretariat
Comisie Contabil sef
Conducător
serviciu / birou
compartiment
Comisia
Primar
1. 1) E. Ap. A
2. 2) Ap. E. A
3. 3) E.
4. 4) V. Ap.
5. 5) E.
6. 6) E.
7. 7) E. V. A.
8. 8) E. V.
9. 9) E. V.
10. 10) E.
11. 11) E. Av.
12. 12) E. V. Av.
13. 13) E.
14. 14) E.
15. 15) E.
16. 16) E. V.
17. 17) V.
18. 18) V.
19. 19) V.
20. 20) E. V.
21. 21) V. E. I.
22. 22) E.
23. 23) E.
24. 24) E.
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
45
Nr.
crt.
Acţiunea
(operaţtiunea)
Secretariat
Comisie Contabil sef
Conducător
serviciu / birou
compartiment
Comisia
Primar
25. 25) E.
26. 26) I.
27. 27) E.
28. 28) E A
29. 29) E.
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
46
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anex
a
Denumirea
anexei
Elabo-
rator Aprobă
Nr. de
exemp
lare
Arhivare Alte
elemente Loc Perioada
0 1 2 3 4 5 6 7
1
Chestionar de
autoevaluare a stadiului
de implementare a
standardelor de control
intern/managerial
Secretariat
comisie Comisia Ah 5 ani
2 Situaţia sintetică a
rezultatelor autoevaluării
Secretariat
Comisie Comisia Ah 5 ani
3
Rapoart privind
activitatea de
monitorizare,
consiliere/îndrumare
metodologică a
dezvoltării S.C.I.M
Secretariat
Comisie Comisia Ah 5 ani
4
Raport asupra sistemului
de control intern
/managerial anual
Comisia Primar Ah 5 ani
5 Diagrama de proces Secretariat
Comisie Ah 5 ani
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
47
11. Cuprins
Numărul
componentei
în cadrul
procedurii
operaţionale
Denumirea componentei în cadrul procedurii operaţionale Pagina
1. Coperta/pagina de gardă
2. Cuprins
3. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau,
după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operationale
4. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii
operationale
5. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz,
revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale
6. Scopul procedurii operationale
7. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
8. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii
procedurate
9. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
10. Descrierea procedurii operaţionale
11. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
12. Anexe, înregistrări, arhivări
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
48
Anexa nr. 1
Serviciu/birou/compartiment:_________________________________
Şef serviciu/birou/compartiment ______________________________________________
Numele şi prenumele. funcţia/semnătura/data
CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE
a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial
Criterii generale de evaluare a stadiului
implementării standardului
Răspuns şi explicaţii
La nivelul
compartim
entului
standardul
este*):
Da/Nu Explicaţie asociată
răspunsului I /PI / NI
1 2 3 4
I. MEDIUL DE CONTROL
Standardul 1 – Etică, integritate
A fost comunicat personalului un cod de
conduită, care stabileşte reguli de
comportament etic în realizarea atribuţiilor de
serviciu, aplicabil atât personalului de
conducere, cât şi celui de execuţie din cadrul
compartimentului?
Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi li se
aplică un sistem de monitorizare a respectării
normelor de conduită?
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
49
În cazul semnalării unor neregularități,
conducătorul de compartiment a întreprins
cercetările adecvate în scopul elucidării
acestora și a aplicat măsurile care se impun?
Standardul 2 – Atribuţii, funcţii sarcini
Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă
documentele actualizate privind misiunea
entităţii, regulamentele interne şi fişele
posturilor?
Au fost identificate și inventariate funcțiile
considerate ca fiind în mod special expuse la
corupție?
Au fost luate măsuri suficiente și adecvate
pentru a reduce la un nivel acceptabil riscurile
asociate funcțiilor sensibile?
Standardul 3 – Competenţă, performanţă
Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi
aptitudinile necesare a fi deţinute în vederea
îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor asociate
fiecărui post?
Sunt identificate nevoile de perfecţionare a
pregătirii profesionale a personalului?
Sunt elaborate şi realizate programe de
pregătire profesională a personalului, conform
nevoilor de perfecţionare identificate anterior?
Standardul 4 – Structura organizatorică
Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor
activităţi, în scopul identificării eventualelor
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
50
disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de lucru
individuale prin fişele posturilor şi în stabilirea
atribuţiilor compartimentului?
Structura organizatorică asigură funcţionarea
circuitelor şi fluxurilor informaţionale
necesare supravegherii şi realizării
activităţilor proprii?
II. PERFORMANŢA ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI
Standardul 5- Obiective
Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul
compartimentului?
Obiectivele sunt astfel stabilite încât să
răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T.?
Unde: S-precise; M-măsurabile şi verificabile;
A-necesare; R-realiste; T-cu termen de
realizare.
Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci
când se constată modificări ale
ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării
acestora?
Standardul 6 – Planificarea
Resursele alocate sunt astfel repartizate încât să
asigure activităţile necesare realizării
obiectivelor specifice compartimentului?
În cazul modificării obiectivelor specifice, sunt
stabilite măsurile necesare pentru încadrarea în
resursele repartizate?
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
51
Sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor
și activităților compartimentului cu cele ale
altor compartimente, în scopul asigurării
convergenței și coerenței acestora?
Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor
Este instituit un sistem de monitorizare şi
raportare a performanţelor, pe baza
indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice?
Indicatorii cantitativi și calitativi, asociați
obiectivelor specifice, sunt măsurabili,
specifici, accesibili, relevanți și stabiliți pentru
o anumită durată în timp?
Atunci când necesitățile o impun, se
efectuează o reevaluare a relevanţei
indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice, în
scopul operării corecţiilor cuvenite?
Standardul 8 - Managementul riscului
Sunt identificate şi evaluate principalele riscuri,
proprii activităţilor din cadrul
compartimentului?
Sunt stabilite măsuri de gestionare a riscurilor
identificate şi evaluate la nivelul activităţilor
din cadrul compartimentului?
Este asigurată completarea/actualizarea
registrului riscurilor?
III. ACTIVITĂŢI DE CONTROL
Standardul 9 – Proceduri
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
52
Pentru activităţile proprii au fost elaborate/
actualizate proceduri operaţionale?
Funcţiile de iniţiere, verificare şi aprobare a
operaţiunilor sunt funcţii separate şi exercitate
de persoane diferite?
În situaţia în care, din cauza unor circumstanţe
deosebite, apar abateri faţă de procedurile
stabilite, se întocmesc documente adecvate,
aprobate la nivel corespunzător, înainte de
efectuarea operaţiunilor?
Standardul 10 — Supravegherea
Managerii supraveghează și supervizează
activitățile care intră în responsabilitatea lor
directă?
Supravegherea și supervizarea activităților sunt
documentate în mod adecvat?
Sunt instituite controale suficiente și adecvate
de supraveghere pentru activitățile care implică
un grad ridicat de expunere la risc?
Standardul 11 — Continuitatea activităţii
Sunt inventariate situațiile generatoare de
întreruperi în derularea activităților?
Sunt stabilite şi aplicate măsuri pentru
asigurarea continuităţii activităţii, în cazul
apariţiei unor situaţii generatoare de
întreruperi?
Măsurile cuprinse în planul de continuitate a
activității sunt supuse periodic revizuirii?
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
53
IV. INFORMAREA Şl COMUNICAREA
Standardul 12 — Informarea și comunicarea
Au fost stabilite tipurile de informaţii,
conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi
destinatarii acestora, astfel încât personalul de
conducere şi cel de execuţie, prin primirea şi
transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini
sarcinile de serviciu?
Circuitele informaţionale (traseele pe care
circulă informaţiile) asigură o difuzare rapidă,
fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât
acestea să ajungă la timp la utilizatori?
Sunt stabilite canale adecvate de comunicare
prin care managerii şi personalul de execuţie
din cadrul unui compartiment să fie informaţi
cu privire la proiectele de decizii sau
iniţiative, adoptate la nivelul altor
compartimente, care le-ar putea afecta
sarcinile şi responsabilităţile?
Standardul 13— Gestionarea documentelor
Sunt aplicate proceduri pentru înregistrarea,
expedierea, redactarea, clasificarea,
îndosarierea, protejarea și arhivarea
documentelor interne și externe?
Sunt implementate măsuri de securitate pentru
protejarea documentelor împotriva distrugerii,
furtului, pierderii, incendiului etc.?
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
54
Reglementările legale în vigoare cu privire la
manipularea și depozitarea informațiilor
clasificate sunt cunoscute și aplicate în
practică?
Standardul 14 — Raportarea contabilă și financiară
Procedurile contabile sunt elaborate/actualizate
în concordanță cu prevederile normative
aplicabile domeniului financiar-contabil?
Procedurile contabile sunt aplicate în mod
corespunzător?
Sunt instituite suficiente controale pentru a a
sigura corecta aplicare a politicilor, normelor și
procedurilor contabile, precum și a prevederilor
normative aplicabile domeniului financiar-
contabil?
V. EVALUARE ȘI AUDIT
Standardul 15 — Evaluarea sistemului de control intern/managerial
Conducătorul compartimentului realizează,
anual, operaţiunea de autoevaluare a
subsistemului de control intern/managerial?
Operaţiunile de autoevaluare a subsistemului
de control intern/managerial au drept rezultat
date, informaţii şi constatări pertinente
necesare luării de decizii operaţionale,
precum şi raportării?
Operațiunea de autoevaluare a sistemului de
control intern/managerial este finalizată prin
întocmirea, de către conducătorul entității, a
-
COMUNA PRISACANI
JUDEȚUL IAȘI
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I
Nr. de ex. 1
Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a
activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu
privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Revizia 0 Nr. de ex.
COMISIE SCIM
Pagina …. din…
Exemplar nr. 1
Cod : P.S.M. 01
55
raportului anual asupra sistemului de control
intern/managerial?
Standardul 16 — Auditul intern
Compartimentul de audit intern execută, în
afara misiunilor de asigurare, planificate şi
aprobate de manager, şi misiuni de consiliere
privind pregătirea procesului de autoevaluare a
sistemului de control intern/managerial al