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Jornadas Archivando: Jornadas Archivando: usuarios, retos y usuarios, retos y oportunidadesoportunidades
León, España10 y 11 de noviembre 2016
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El enfoque sistémico en el El enfoque sistémico en el tratamiento archivístico para el tratamiento archivístico para el acceso a los fondos documentales acceso a los fondos documentales de los Padres Sacramentinos en de los Padres Sacramentinos en España.España.
Dr. Edison Yamir Toledo Díaz (Ph.D)Archives Nationales de Luxembourg
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Cuestionamientos iniciales• ¿Es el enfoque sistémico en el tratamiento
archivístico una idea sabida? • ¿Constituye el enfoque sistémico en el
procesamiento o tratamiento archivístico lo llamado como una verdad de Perogrullo? • ¿Es reconocido el enfoque sistémico en el
procesamiento archivístico por la bibliografía archivística?
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Aclarando posiciones
• Procesamiento• Tratamiento• Técnicas• Proceso• Metodología• Sistema • Gestión archivística
Todos, en tanto secuencia de pasos o
tareas
Posibilitan no hacer distinciones entre
ellos en este estudio
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Problemática realNecesidad expresa de los Padres Sacramentinos de España de acceder a los documentos de sus Archivos
ACCESO
Necesidad expresa de los Padres Sacramentinos de España de acceder a los documentos de sus Archivos
TRATAMIENTOARCHIVÍSTICO
?
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Congregación del Santísimo Sacramento
• Instituto religioso del clero regular de la Iglesia Católica.• Fundado por San Pedro Julián Eymard en 1856.• Misión: celebrar la Eucaristía en la verdad e
interiorizada en una oración de adoración y de contemplación. • Son llamados “Sacramentinos” e identificados
con las siglas “sss” (Societatis Sanctissimi Sacramenti).
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La Congregación en España1907 Comunidad de Tolosa
1943 Comunidad de Madrid I
1946 Comunidad de Pamplona
1946 Vice-Provincia de España
Provincia de San Pedro Apóstol
1949 a
2011
Comunidades en Villaro, Bilbao (I y II), Madrid (II y III) Barcelona,
Écija, La Habana, Bogotá, Popayán, Medellín, Cali y Caguas
2012 Delegación de España Comunidades en Tolosa, Madrid (I y II) y Pamplona
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Metodología general del trabajo en los Archivos
ACCESO A LOS DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS
ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO•Identificación Archivística•Valoración Archivística•Organización Archivística•Descripción Archivística
Enfoque sistémico
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Enfoque sistémico en el tratamiento archivístico
Fase de Identificación archivística:o Estudio de la institución, sus actividades y
relaciones. o Estudio de la normativa de la institución y de
la autorización de sus funciones. o Determinación de la estructura
organizacional. o Estudio de la producción documental, series,
tipologías documentales y fechas extremas.
Fondo Identificado
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Enfoque sistémico en el tratamiento archivístico 2
Fase de Valoración archivística:o Correspondencia entre la producción
documental y las funciones de la institución.o Estudio de posibles series.o Determinación del valor primario o secundario
de cada serie o incluso de documentos por el tipo de Archivos de que se trata.
Fondo Valorado
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Enfoque sistémico en el tratamiento archivístico 3
Fase de Organización archivística:o Realizar la clasificación documental.o Orgánico-funcional.
o Ordenación de los documentos.o Cronológica y alfabética.
o Instalación de los documentos.o Colocación de signaturas.
Fondo Organizado
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Enfoque sistémico en el tratamiento archivístico 4
Fase de Descripción archivística:o Realización de la descripción multinivel y
normalizada.o Confección de los instrumentos de
descripción.o Publicación y/o difusión de los instrumentos
de descripción para su consulta por los usuarios.
Fondo Descrito
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En resumen…Subsistema / Sistema Nuevas propiedadesIdentificación Fondo IdentificadoValoración Fondo ValoradoOrganización Fondo organizadoDescripción Fondo descritoTRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO
FONDO ACCESIBLE
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Algunos resultados Totales en el
Sistema de ArchivosReorganizaciónReorganización 2 011-2 0162 011-2 016FondosFondos 2121SeriesSeries 1 1771 177Total de documentosTotal de documentos 136 140136 140Fecha inicialFecha inicial 1 8811 881Fecha finalFecha final 2 0162 016DescripcionesDescripciones 2 3592 359AccesosAccesos ≈ ≈ 6/mes6/mes
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SISTEMA: GESTIÓN DEL ARCHIVO:SERVICIO ARCHIVÍSTICO
Relatividad del sistema:
Subsistema: Subsistema: Tratamiento archivístico:
Acceso
Subsistema: Subsistema: Conservación-Restauración: Preservación
Subsistema: Subsistema: Difusión
archivística: Visibilidad
Subsistema:Subsistema: Digitalización documental: Conservación
Subsistema: Subsistema: Logística:
Administración de los Recursos
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A modo de conclusioneso El rescate del enfoque sistémico al
procesamiento archivístico, es solo eso, un rescate.
o No se considera por este autor que haya habido un descubrimiento del enfoque sistémico dentro del tratamiento archivístico.
o La novedad radica en haberlo sistematizarlo teóricamente.
o Sí, se trataba de una verdad de Perogrullo.o Una verdad que contribuye a establecer metas
más eficaces y eficientes.
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