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Portal Corporativo Como as empresas podem cortar custos, gerar sinergia entre equipes e quebrar barreiras na comunicação.
Marcos Daniel Goes@[email protected]@esat.com.br
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A caixa postal dela está lotada com e-mailsavisos, informativos, comunicados,
notícias institucionais, etc.
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Ele está sobrecarregado com serviços administrativos que poderiam estar automatizados.
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Ela não consegue localizar colaboradores com habilidades que possam lhe ajudar.
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Ele salvou uma planilha com dados incorretos nasemana passada e enviou por e-mail.
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Ele não sabe o ramal dos seus colegas. Não sabe onde eles estão. Não sabe
o que eles estão fazendo.
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O projeto confidencial vazou por sabotagem para seus concorrentes.
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Eles não encontraram de forma fácil as políticas, normas ou procedimentos internos.
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Esses gerentes não conseguem estabelecer um canal de comunicação eficiente com suas equipes dispersas geograficamente.
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Ele nunca sabe como está o andamento das suassolicitações e quando elas serão atendidas.
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O que é uma inovação?
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? O que todos eles têm em comum?
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Poderia ser mais simples?
Remote Control Anarchy – www.useit.com
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Os ERROS mais constantes em projetos de Intranets
A grande maioria das intranets nasce refletindo a estrutura organizacional da empresa: departamentos, gerências, diretorias etc.
Esta prática leva ao isolamento das áreas e ao engessamento dos canais de comunicação e colaboração, tornando-os restritos a uma única guia: a área em que o indivíduo trabalha.
Citado em “Os 10 maiores erros ao desenvolver um novo website”, de 1997 por Jakob Nielsen 1997
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Há mais de 10 anos que Intranets com lógica departamental são consideradas
Ineficientes !
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Como estruturar de Forma Diferente ?Áreas Temáticas
Conteúdo Multi-Departamental
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O que é uma inovação?
Arquitetura da Informação
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O objetivo desta fase é: Evidenciar as informações mais importantes e retirar as que não são necessárias.
“Tornar claro o que é complexo” – Wurman, 1997
"A combinação de organização, rotulação e esquemas de navegação dentro de um sistema de informações” - Morville, Rosenfeld 2002
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Card Sorting
Paper prototype
Entrevistas
Teste de Usabilidade atual
Card Sorting: a definitive guide – Spencer, Donna
Heurísticas de Usabilidade
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O que é um Portal Corporativo?
Fonte: The Year’s 10 Best IntranetsNielsen Norman Group
Interface de acesso integrado a aplicações de negócio, ferramentas de produtividade e informações corporativas, customizados de acordo com o papel de cada usuário.
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Corporate Intranets Best Practices Report 2009.
Respeite os Estágios de Evolução da sua Intranet
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Hora-extra e Banco de Horas:Reduz até 50% de custos
Salas de Reunião:Reduz até 100% de custos
Adiantamentos e Reembolsos: Reduz até 75% de custos
Chamados de TIReduz até 10% de custos
Compras:Reduz até 25% de custos
Treinamentos: Reduz até 50% de custos
Intranet Benchmarking Forum, 2008
Impactos da automação de processos administrativos.
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Descubra quem é quem e como falar com elas.
Fonte: The Year’s 10 Best IntranetsNielsen Norman Group
Encontre pessoas...Você pode buscar por ramal,
nome, cidade, etc... Mas também pode buscá-las por
competências, experiências e até por afinidade
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Promova o feedback personalizado
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Dissemine! RSS foi feito para isso.
Solicitante pode acompanhar o andamento da solicitação diretamente
do Outlook !
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Dê possibilidades de acompanhamento.
Solicitante pode acompanhar
o status também pelo portal.
Solicitante pode acompanhar
a solicitação por RSS
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Alguns Casos de Automação de Processo da ESAT
Processos de RH- Indicação de Contração de Novo Funcionário- Envio e Aprovação de Atestados Médicos- Solicitação de Treinamento- Solicitação de Férias
Processos de TI- Solicitação de Login (com criação automática de usuário no AD)- Alteração de dados pessoais no AD- Abertura e Acompanhamento de Chamados no HelpDesk- Solicitação de Acesso a Sistemas e Validação de Permissões
Processos de Qualidade e Comercialização- Envio de Material para Avaliação de Cliente
Processos Operacionais e Administrativos- Solicitação de Acesso ao Prédio
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#fato: As pessoas sempre precisaram compartilhar experiências. Mas e agora?
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• União de pessoas por meio de temas de interesse comuns; possuem o desejo de compartilhar problemas, experiências, insights, modelos, ferramentas e boas práticas.
• Grupos de pessoas que se encontram presencialmente e virtualmente para compartilhar e aprender um com o outro.
O que são Comunidades de Prática?
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Tema 1Tema 2
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Busca e Inserção de Conhecimento
Biblioteca da Comunidade
Membros da Comunidade
Rotina de Trabalho
Insere Conhecimento
Documento
Insere Conhecimento
Documento
Busca e Recebe Conhecimento
Devem explicar claramente por que a informação é útil. Razões sucesso/fracasso, palavras-chave, etc.
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Equipes dispersas geograficamente não podem ficar com informações atrasadas!
Os Portais Corporativos podem centralizar toda a comunicação com benefícios imediatos em:
Liberar caixa postal ; Comunicar todos, independente de sua localização; Acabar com a comunicação não oficial.
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Agilize e Registre a comunicação
A Comunicação fica registrada para consulta
futura e até pesquisa!
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Agilize e Registre a comunicação
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“Eu sei o que é mais importante para mim!”Autor desconhecido
Informações como relatórios, indicadores, ou dados levantados por um departamento e consumidos por outro(s), devem estar sempre compartilhados.
Informações de trabalho das equipes, como links para sistemas, links para sites e documentos devem estar sempre compartilhados.
Além disso...
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O Usuário deve escolher aquilo que acha mais IMPORTANTE!!!
O usuário e o grupo elegem os itens mais relevantes para eles
mesmos
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Sua caixa de e-mail vive lotada com documentos importantes?Você nunca sabe qual é a versão final ou oficial de um documento?
Quanto custa reduzir o tráfego de e-mails?
Quanto custa a certeza de saber que um documento é oficial e está em sua última versão?
Qual é o valor de manter o conhecimento da organização?
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Troca de emails e arquivos
• E-mails pesados
• Várias versões de um mesmo arquivo
• Risco de pessoas importantes não estarem copiadas
• Conhecimento não fica disponível
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Troca de emails e arquivos
Estruturação
Organização
Visibilidade e controle
Versões
Identificação de Tipos
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Categorias da Biblioteca: Mudança de paradigma
Classificação por diretórios
• Lógica do diretório compartilhado
• Lógica única de navegação (um jeito de navegar)
• Mais próximo do modelo mental atual dos usuários
• Risco de ter mesmos problemas de um diretório compartilhado
• Possibilita a navegação sob diversas óticas (por tema, por área, etc.)
• Cenário que se adequa melhor ao contexto identificado nas entrevistas
• Mais longe do modelo mental atual dos usuários (risco de aprendizado)
Classificação multifacetada
Data
Tipo
Tema
Público
Área
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O que é uma inovação?
Blogs Corporativos
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Blog da Liderança:Maior velocidade na comunicação estratégica;Maior velocidade na percepção do direcionamento da liderança;Reforço na presença da liderança;Quebra barreiras entre colaboradores e o presidente;Maior transparência na comunicação;Mensuração imediata das reações aos temas importantes;Captura direta de feedbacks e insights dos colaboradores.
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Por que SharePoint ?
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6 dos 10 projetos selecionados em 2009
rodam em SHAREPOINT
Por que SharePoint?
Fonte: The Year’s 10 Best IntranetsNielsen Norman Group
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Menor Complexidade e Número de Produtos Evolvidos
Em 2007 as Intranets Avaliadas precisaram ser compostas de 49 diferentes produtos para prover os recursos desejados (Wikis, Blogs, Biblioteca de Documentos, etc.)
Em 2009, esse número caiu quase pela metade, muito devido ao SharePoint que já contempla todos os recursos acima alem de ser facilmente expandido.
49 produtos 2007
41 produtos 2008
26 produtos 2009
Fonte: The Year’s 10 Best IntranetsNielsen Norman Group
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SharePoint também na Internet
http://www.topsharepoint.com/
Diariamente novos cases estão sendo adicionados!
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Obrigado!
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Portal Corporativo Como as empresas podem cortar custos, gerar sinergia entre equipes e quebrar barreiras na comunicação.
Marcos Daniel Goes@[email protected]@esat.com.br