Download - Pengurusan dan pentadbiran pejabat
-
8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat
1/17
PENGURUSAN DANPENTADBIRAN PEJABAT
-
8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat
2/17
Definisi Pejabat
Akta Pejabat, Kedai dan Bangunan Kereta api (1963)Pejabat ialah sebuah bangunan atau sebahagiandaripada bangunan yang digunakan sebagai pejabatuntuk menyempurna dan melaksanakan kerja dan
tujuan pejabat.
Tujuan pejabat :
menjalankan kerja-kerja pentadbiran,
perkeranian (surat-menyurat, perakaunan, fail-memfail, fotostat)
menguruskan kewangan, mengendalikan telefon dantelegraf.
-
8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat
3/17
Sistem Pejabat
Objektif Pengurusan dan PentadbiranPejabat
-
8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat
4/17
1. Bertambahnya perkhidmatan kerajaan dan undang-undang yang mengkehendaki lebih kakitangan untuk
melaksanakannya.
2. Keperluan yang melebih daripada biasa terhadappengawalan yang ketat bagi kewangan,
pengeluaran, keselamatan, stok dan sebagainya.
3. Teknik pengurusan telah menjadi semakin rumit dankompleks.
-
8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat
5/17
4. Keputusan yang dilakukan oleh pengurus untuk
tujuan kemajuan kadang-kadang memerlukannyamempertahankan organisasi melalui urusan
pejabat.
5. Segala maklumat perlu disimpan bagimemastikan keputusan yang dibuat oleh
organisasi adalah tepat dan terkini.
6. Tempat berurusan antara organisasi denganpelanggan
-
8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat
6/17
Sistem Pejabat
Sistem Pejabat Terbuka Sistem Pejabat Tertutup
Ruangannya lebih terbuka, bebas bergerakdan hanya dipisahkan oleh dinding bolehubah dan karidor.
Kakitangan sesuatu jabatan diletakkanberhampiran ketua jabatan masing-masingdan terasing daripada jabatan yang lain.
Kelebihan:a. Menjimatkan kos kontrak dan tenaga
elektrik.b. Menjimatkan keperluan ruang.c. Penyusunan semula lebih fleksibel.
Penyusunan kelengkapan pejabatmengikut pengkhususan tugas masing-
masing dan diletakkan mengikut susunanyang kekal mengikut pelan asalpembinaan bangunan pejabat tersebut.
Sistem ini memerlukan kospenyelenggaraan yang lebih tinggi.
Kedudukan pengurus lebih tertutup sama
ada dengan pekerja bawahan ataupundengan pengurus-pengurus yang lain.
Kurang popular dalam kalanganorganisasi yang memerlukanperhubungan kerja yang efektif antarajabatan.
-
8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat
7/17
Jawatankuasa Pengurusan &
Pentadbiran Pejabat Ketua pembantu
tadbir
Pembantu tadbir
(kewangan)
Pembantu makmal
Pembantu
pengurusan murid
Juru teknik
komputer
Juru teknik elektrik
Pemandu
Penyelia asrama
kanan
Pembantu am
pejabat
-
8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat
8/17
Pecahan Tugas Jawatankuasa
Pengurusan&Pentadbiran Pejabat
Memberi Penjelasan Perakaunan
Penyelarasan Tugas
Dan AktivitiPerundangan
Pengendalian Sistem Fail
OrganisasiPentadbiran
-
8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat
9/17
AKTIVITI
PEJABAT
Perkhidmatan
oPengurusan Pentadbirano Pemprosesan data & maklumato Kewangan
Penerimaan dan Penghantrana
o Memeriksa barang yangditerima (dari luar) danbarang yang hendakdihantar (keluar)
Merekodkan Maklumat
o Segala maklumat yang diterimadirekodkan untuk rujukan masaakan datang.
Dokumen
o Dokumen yang diterimadiasingkan mengikutkategori dan disimpan sertamenyusunnya dengan kemasdalam fail tertentu.
Borang-borang
o Menyediakan pelbagai jenisdan bentuk borang untukpelbagai kegunaan.
Surat-menyurat
o Mengirim dan menerimasurat.
Mengurus Kewangan
o Pendapatan dan perbelanjaanperlu diurus dengan teraturdan sempurna.
Mengendalikan Mesin
o Penggunaan pelbagai mesin(fotostat, telefon, fax, dsb.)perlu dicatatkan.
Pemprosesan Data
o Data yg diterima harus dikumpul, disusun, dianalisis dan disatukan.
o Data & maklumat harus disimpan dgn menggunakan teknologi terkini utk. menjimatkan ruang pejabat.
-
8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat
10/17
MASALAH DAN
PENAMBAHBAIKANPENGURUSAN DAN
PENTADBIRAN PEJABAT
-
8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat
11/17
PENAMBAHBAIKAN
PENGURUSAN&PENTADBIRAN PEJABAT1. Bagaimanakah menjadikan pengurusan &
pentadbiran lebih efisyen?
J: Wujudkan aliran kerja - meminimumkanpergerakan pekerja, alat tulis danmemberikan kawalan yang maksimum.
-
8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat
12/17
J: Semua peralatan, borang-borang dansebagainya hendaklah senang diambil dandicapai oleh staf dan mudah puladikembalikan ke tempat asal.
J: Semua fail rujukan hendaklah diletakkandi tempat yang selamat dan mudah
dirujuk.
-
8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat
13/17
J: menetapkan tarikh akhir bagi sesuatu
tugasan yang diberikan kepada staf.
J: menyediakan peti aduan supaya stafdapat melancarkan perjalanan
pengurusan dan pentadbiran.
-
8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat
14/17
2. Bagaimanakah mewujudkan suasana
kerja yang kondusif?
J: Peredaran udara hendaklah mencukupiterutama sekali sekali semasa pejabat
mengalami kerosakan alat hawa dingin atauterputus bekalan elektriksuhu pejabat yangtinggi menyebabkan staf tidak selesa danmenjejaskan kerja atau output.
-
8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat
15/17
J: Pejabat haruslah sentiasa kemas dan
dihias agar kelihatan lebih ceria dan
menarik.
J: Pejabat hendaklah mendapat
pencahayaan yang terang daripada punca
elektrik, cahaya tiruan, tingkap dan
cahaya matahari.
-
8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat
16/17
3. Bagaimanakah cara meningkatkan motivasi
kerja staf sokongan?J: Pemberian sijil penghargaan, insentif, pujian
dan galakan.
J: Meraikan staf dalam majlis khas
J: Melibatkan staf dalam aktiviti sekolah.
Contoh, hari sukan, hari guru, hari keluarga,
rombongan sekolah dll.
-
8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat
17/17