0/24PKK-PK-PPP-20
POLITEKNIK KOTA KINABALUKEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
PKK-PK-PPP-20PENGURUSAN PEPERIKSAAN
DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH
NAMA Sahul Hamed Bin Hj Abdul Wahab Mustafar Kamar Bin Ujang
JAWATAN Timbalan Pengarah Akademik Pengarah
TANDATANGAN
TARIKH 1 Jun 2008 4 Jun 2008
SALINAN TERKAWAL NO:
KELUARAN : 01 PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 04 JUN 2008
1/24PKK-PK-PPP-20
OBJEKTIF
Prosedur ini menerangkan proses pengurusan peperiksaan dan penilaian seperti
berikut :
a. Menyiapkan kertas peperiksaan tujuh hari sebelum peperiksaan akhir bermula.
b. Memproses keputusan penilaian dalam tempoh 14 hari bekerja selepas semester
pengajian berakhir.
c. Menyiapkan Sijil/Diploma bagi pelajar yang telah menamatkan pengajian selewat-
lewatnya tujuh hari sebelum majlis konvokesyen.
1.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai bagi tujuan penyediaan kertas peperiksaan, pelaksanaan
peperiksaan akhir, pemprosesan keputusan penilaian dan pengurusan persijilan.
2.0 DEFINISI
KUPep Ketua Unit Peperiksaan adalah pegawai yang dilantik
bagi melaksanakan semua urusan dan aktiviti
peperiksaan di Politeknik Kota Kinabalu.
PPJ Penyelaras Peperiksaan Jabatan adalah terdiri dari
pensyarah-pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan
bagi menyelaras urusan peperiksaan jabatan dan
bertanggungjawab kepada Pegawai Peperiksaan.
KUHEP Ketua Unit Hal Ehwal Pelajar adalah pegawai yang
dilantik untuk mengetuai Unit Hal Ehwal Pelajar di
Politeknik.
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
01 04 JUN 2008
2/24PKK-PK-PPP-20
Modul Merujuk kepada matapelajaran yang terlibat dalam
penyediaan soalan
Penyelaras Modul Ketua Jabatan Akademik Politeknik Kota Kinabalu yang
dipilih untuk menyelaras aktiviti pengurusan Bank Soalan
antara Politeknik KPTM (bagi jabatan / bidang masing-
masing).
Pensyarah Modul Pensyarah yang mengajar sesuatu modul.
Urusetia Modul Jabatan yang dipertanggungjawabkan dengan
pengurusan dan penyenggaraan Bank Soalan bagi
modul yang ditentukan.
Mengulang Modul Keadaan apabila seseorang pelajar dikehendaki
mengambil semula modul yang gagal.
Bank Soalan Simpanan soalan, jawapan dan skema pemarkahan
yang dikumpul dan diselaras di semua Politeknik KPTM
bagi setiap modul untuk kegunaan peperiksaan akhir
semester.
Bukan Bank Soalan Soalan, jawapan dan skema pemarkahan yang
disediakan oleh Pensyarah Modul untuk peperiksaan
akhir semester bagi modul yang tidak mempunyai Bank
Soalan.
Jadual Simpanan Soalan Jadual yang merekodkan simpanan soalan yang
terdapat di dalam Bank Soalan dan dilengkapkan oleh
Urusetia Modul.
Jadual Penggunaan
Soalan
Jadual yang merekodkan penggunaan soalan di setiap
Politeknik KPTM yang dilengkapkan oleh Penyelaras
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
3/24PKK-PK-PPP-20
Peperiksaan Jabatan.
Bilik Kebal/ Kabinet
Berkunci
Tempat yang selamat untuk menyimpan bank soalan
dan lain-lain dokumentasi yang berkaitan di Unit
Peperiksaan.
Bilik Cetak Terkawal Tempat yang dikawal untuk menempatkan fasilitis bagi
mencetak kertas soalan peperiksaan dan dokumen
berkaitan di Unit Peperiksaan.
Peperiksaan Akhir
Semester
Suatu peperiksaan formal yang diadakan pada setiap
akhir semester.
Jadual Waktu
Peperiksaan
Dokumen yang menunjukkan tarikh, tempat, masa dan
modul berlangsungnya peperiksaan akhir semester.
Penyelaras Jadual
Waktu Peperiksaan
Akhir Semester
Politeknik KPTM yang bertanggungjawab untuk
membentuk dan menyelaraskan Jadual Waktu
Peperiksaan Akhir Semester.
Ketua Pengawas
Peperiksaan
Seorang pegawai Politeknik yang dilantik oleh Pegawai
Peperiksaan bagi mengetuai perjalanan peperiksaan.
Pengawas Peperiksaan Pegawai yang dipertanggungjawab untuk mengawasi
perjalanan peperiksaan.
Fail Kehadiran
Peperiksaan Akhir
Fail yang mengandungi senarai nama pelajar, penyata
kedatangan, tatatertib peperiksaan dan borang laporan
kes meniru.
Dokumen Keluar / Masuk
Kertas Soalan/Jawapan
Dokumen yang mengandungi maklumat peperiksaan
serta ruangan untuk ditandatangani oleh Ketua
Pengawas dan Pemeriksa Kertas apabila mengambil
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
4/24PKK-PK-PPP-20
Pemeriksa Kertas
dan mengembalikan kertas soalan dan kertas / skrip
jawapan pelajar.
Pensyarah yang menyemak / memeriksa dan memberi
markah kepada skrip jawapan pelajar.
Markah Penilaian
Berterusan
Jumlah markah kerja kursus yang terdiri daripada ujian,
kuiz, tutorial, tugasan, amali dan projek bagi setiap
semester sebelum peperiksaan akhir.
Borang Markah Dokumen yang mengandungi senarai nama dan markah
penilaian pelajar.
Lembaran Markah Merupakan satu senarai penuh keputusan peperiksaan
pelajar.
Slip Keputusan
Peperiksaan
Maklumat keputusan penilaian setiap pelajar yang
mengandungi gred, nilai mata dan status keputusan
yang diperolehi.
Penilaian Khas Satu penilaian bagi pelajar semester akhir untuk sesuatu
modul yang wajib diambil kerana gagal modul tersebut
atau dinasihatkan untuk berbuat demikian.
Pelajar Lulus Pelajar yang layak meneruskan pengajian ke semester
berikutnya.
Jawatankuasa
Peperiksaan Politeknik
Satu badan di Politeknik yang bertanggungjawab
mengenai perjalanan proses penilaian dan peperiksaan
serta membuat keputusan peperiksaan.
Mesyuarat Penyelarasan
Peperiksaan
Mesyuarat yang dihadiri oleh Ketua-ketua Jabatan
Akademik Politeknik KPTM yang membincangkan hal
berkaitan peperiksaan.
Urusetia Panel Luar Politeknik KPTM yang dilantik untuk membuat
penyelarasan penggubalan soalan, menghubungi dan
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
5/24PKK-PK-PPP-20
mendapatkan panel luar, menyelaras penyediaan soalan
peperiksaan akhir semester yang terlibat serta menjadi
Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Panel Luar.
Jawatankuasa Panel Luar
Panel Luar
Panel Semakan
Deraf Soalan
Panel Komen
Deraf Soalan
TPA
Jawatankuasa yang terdiri daripada semua Ketua
Jabatan Akademik (di mana kursus yang ditawarkan di
jabatan berkenaan terlibat dengan penilaian oleh panel
luar), wakil firma, agensi kerajaan dan pegawai
Politeknik KPTM yang dijemput untuk menyemak
kesesuaian soalan, jawapan dan skema pemarkahan.
Wakil Firma dan agensi kerajaan yang dilantik untuk
menyemak kesesuaian soalan, jawapan dan skema
pemarkahan.
Ketua Kursus dan pegawai yang dilantik oleh Ketua
Jabatan untuk menyemak deraf soalan, jawapan dan
skema pemarkahan.
Ketua Jabatan sebagai Pengerusi Panel dan pegawai
yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk menyemak dan
memberi komen terhadap deraf soalan, jawapan dan
skema pemarkahan.
Wakil pengurusan yang bertanggungjawab mewujud,
melaksanakan proses-proses yang diperlukan dan
menyelenggarakan pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
01 04 JUN 2008
6/24PKK-PK-PPP-20
4.0 CARTA ALIR PENGURUSAN PEPERIKSAAN
Tanggungjawab Proses Rujukan
KUPep PPJ Garis Panduan & Prosedur
Pelaksanaan Bank Soalan
KUPep Panduan Penyelaras PPJ PPJ Arahan Peperiksaan &
Kaedah Penilaian
KUPep Panduan Penyelaras PPJ PPJ Arahan Peperiksaan &
Kaedah Penilaian
KUPep Buku daftar sijil
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
Mula
Pelaksanaan peperiksaan akhir
Pemprosesan keputusan penilaian
Persijilan
Tamat
Penyediaan kertas peperiksaan
7/24PKK-PK-PPP-20
5.0 PROSEDUR TERPERINCI
5.1 PENYEDIAAN KERTAS PEPERIKSAAN
A. PENYEDIAAN SOALAN UNTUK BANK SOALAN DAN BUKAN BANK SOALAN
Tanggungjawab Tindakan
PENGGUBALAN SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR
I. BANK SOALAN
Ketua Jabatan /
KUPep / PPJ
1. Menggubal deraf soalan jawapan dan skema
pemarkahan berdasarkan Garispanduan Dan
Prosedur Perlaksanaan Bank Soalan yang
dikeluarkan oleh Jawatankuasa Keselarasan
Peperiksaan Politeknik KPTM
II. BUKAN BANK SOALAN
Ketua Jabatan 1. Mengeluarkan arahan kepada pensyarah modul untuk
menyediakan soalan peperiksaan akhir selewat-
lewatnya dua (2) bulan sebelum peperiksaan akhir
semester.
Pensyarah Modul
Pensyarah Modul
2. Menggubal dan menyusun soalan peperiksaan akhir,
jawapan dan skema pemarkahan dengan merujuk
kepada Panduan Pengurusan Peperiksaan dan
Penilaian.
3. Menghantar kertas soalan kepada PPJ di Unit
Peperiksaan mengikut tarikh yang ditetapkan.
4. Menyimpan soalan di dalam kabinet berkunci
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
01 04 JUN 2008
8/24PKK-PK-PPP-20
Tanggungjawab Tindakan
PPJ sehingga hari percetakan.
PEMILIHAN SOALAN DARI BANK SOALAN
KUPep 1. Menerima Takwim Aktiviti Peperiksaan daripada
Jawatankuasa Keselarasan Peperiksaan. dan
mengedarkannya kepada PPJ dan Ketua Jabatan.
Ketua Jabatan
PPJ
2. Memilih satu set soalan akhir bagi setiap modul dari
bank soalan dengan merujuk kepada Jadual
Simpanan Soalan (RK-PK-20-02) pada masa yang
telah ditentukan di dalam Takwim Aktiviti
Peperiksaan dan menyerahkannya kepada PPJ.
3. Melengkapkan Jadual Penggunaan Soalan (RK-PK-
20-03) bagi satu set soalan akhir yang telah dipilih
untuk setiap modul serta menjalankan tindakan
seperti yang dinyatakan dalam Panduan Pengurusan
Peperiksaan dan Penilaian.
PPJ
PERCETAKAN KERTAS SOALAN
1. Menjalankan prosedur percetakan kertas soalan
Peperiksaan Akhir Semester dengan merujuk kepada
Panduan Panduan Pengurusan Peperiksaan dan
Penilaian.
B. PENYEDIAAN SOALAN BAGI PENILAIAN KHAS
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
01 04 JUN 2008
9/24PKK-PK-PPP-20
C. PENYEDIAAN SOALAN BAGI MENGULANG MODUL
Tanggungjawab Tindakan
I. PEPERIKSAAN AKHIR(Rujuk Prosedur Kerja A )
Pensyarah ModulII. KERJA KURSUS Menyediakan bahan penilaian ke atas pelajar
berpandukan Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah
Penilaian Politeknik KPTM serta merujuk kepada PKK-
PK-PPP-15 (Pengajaran dan Pembelajaran).
5.2 PELAKSANAAN PEPERIKSAAN AKHIR
A. PENYEDIAAN JADUAL WAKTU JABATAN
Tanggungjawab Tindakan
PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN AKHIR SEMESTER JABATAN
1) Menyediakan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
Tanggungjawab Tindakan
I. PEPERIKSAAN AKHIR(Rujuk Prosedur Kerja A )
Pensyarah ModulII. KERJA KURSUS 1. Menyediakan bahan penilaian ke atas pelajar
berpandukan Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah
Penilaian Politeknik KPTM serta merujuk kepada PKK-
PK-PPP-15 (Pengajaran dan Pembelajaran)
10/24PKK-PK-PPP-20
Tanggungjawab Tindakan
KUPep dan PPJ Semester Jabatan (Modul selaras dan tidak selaras)
selewat-lewatnya dua (2) minggu sebelum
peperiksaan.
KUPep dan PPJ 2) Menyediakan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Semester
dan Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan yang
muktamad.
KUPep dan PPJ 3) Menyediakan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Semester
dan Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan yang
muktamad.
4) Mencetak Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Semester
secukupnya untuk diedarkan kepada yang berkenaan
selewat-lewatnya satu(1) minggu sebelum peperiksaan
akhir semester bermula.
B. PEPERIKSAAN AKHIR SEMESTER
Tanggungjawab Tindakan
KUPep dan PPJ1. Menyediakan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir
Semester dan Jadual Waktu Pengawasan
Peperiksaan.
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
11/24PKK-PK-PPP-20
Tanggungjawab Tindakan
KUPep2. Menerima maklumbalas pelajar yang tidak memenuhi
syarat untuk menduduki peperiksaan akhir semester /
dimansuhkan penilaian berterusan daripada Ketua
Jabatan dan mengambil tindakan. (Rujuk PKK-PK-
PPP-15)
KUPep dan PPJ 3. Memastikan bilik/dewan peperiksaan disusun
selewat-lewatnya tiga (3) hari sebelum peperiksaan
akhir semester bermula.
PPJ 4. Memastikan peralatan peperiksaan mencukupi satu
(1) hari sebelum peperiksaan.
Ketua Pengawas
dan Pengawas
Peperiksaan
Pemeriksa Kertas
5. Melaksanakan pengawasan peperiksaan (Rujuk
Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian
Politeknik KPTM yang sedang berkuatkuasa).
6. Memeriksa skrip jawapan sesuatu modul (Rujuk
Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian
Politeknik KPTM yang sedang berkuatkuasa).
C. PENILAIAN BERTERUSAN
Tanggungjawab Tindakan
Rujuk PKK-PK-PPP-15 (Pengajaran dan Pembelajaran)
D. PENILAIAN KHAS
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
12/24PKK-PK-PPP-20
Tanggungjawab Tindakan
PPJ dan Pensyarah
Modul
1. Melaksanakan penilaian yang ditetapkan (Rujuk
Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian
Politeknik KPM yang sedang berkuatkuasa).
Pensyarah Modul 2. Menyerahkan markah penilaian kepada PPJ pada
tarikh yang ditetapkan oleh KUPep.
E. PENILAIAN KOKURIKULUM
Tanggungjawab Tindakan
Rujuk PKK-PK-PPP-16 (Pengurusan Ko-kurikulum)
F. PENILAIAN LATIHAN INDUSTRI
Tanggungjawab Tindakan
Rujuk PKK-PK-PPP-17 (Pengurusan Latihan Industri)
G. MENGULANG MODUL (CARRY)
Tanggungjawab Tindakan
PPJ dan Pensyarah
Modul
1. Melaksanakan penilaian yang ditetapkan (Rujuk
Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian
Politeknik KPTM yang sedang berkuatkuasa).
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
13/24PKK-PK-PPP-20
Pensyarah Modul 2. Menyerahkan markah penilaian kepada PPJ pada
tarikh yang ditetapkan oleh KUPep.
5.3 PEMPROSESAN KEPUTUSAN PENILAIAN
Tanggungjawab Tindakan
PPJ/ Pensyarah
Modul1. Menerima dan memproses markah penilaian pelajar.
PPJ/ Pensyarah
Modul2. Menyediakan lembaran markah untuk semakan KJ
KJ 3. Menyemak lembaran markah.
PPJ 4. Membuat salinan lembaran markah
secukupnya dan menyerahkan kepada KUPep.
KUPep 5. Menguruskan persediaan untuk Mesyuarat
Jawatankuasa Peperiksaan Politeknik Kota Kinabalu
selewat-lewatnya satu (1) hari sebelum mesyuarat
dijalankan.
6. Membawa semua salinan lembaran markah ke
mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan Politeknik Kota
Kinabalu.
Pengarah 6. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa
Peperiksaan Politeknik Kota Kinabalu.
PPJ
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
14/24PKK-PK-PPP-20
Tanggungjawab Tindakan
7. Menerima lembaran markah yang telah diputuskan
dalam mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan
Politeknik Kota Kinabalu daripada KUPep.
PPJ 8. Membuat pindaan dan mengemaskini keputusan
peperiksaan berpandukan keputusan mesyuarat.
PPJ9. Mencetak semula lembaran markah baru jika perlu.
KUPep 11. Mendapatkan tandatangan Pengerusi dan dua (2)
orang Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Politeknik
Kota Kinabalu pada lembaran markah
yang telah diputuskan dalam mesyuarat.
PPJ 12. Mencetak slip keputusan pelajar.
PPJ13. Menyemak dan memastikan butiran di dalam slip
keputusan adalah tepat.
KUPep 14. Menghantar status keputusan peperiksaan bagi pelajar
yang akan mengikuti Latihan Industri kepada KUPLI
(Rujuk PKK-PK-PPP-17).
KUPep 15. Menghantar maklumat keputusan peperiksaan
semua pelajar Politeknik Politeknik Kota Kinabalu
kepada KUHEP (Rujuk PKK-PK-PPP-14).
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
15/24PKK-PK-PPP-20
Tanggungjawab Tindakan
PPJ
16. Menyediakan statistik pencapaian 70% kadar
kelulusan peperiksaan akhir setiap jabatan (RK-PK-20-
05), statistik pencapaian 90% kadar kelulusan bagi
setiap kursus (RK-PK-20-06) dan statistik pencapaian
PNM ≥ 3.00 bagi setiap kursus (RK-PK-20-07).
PPJ17. Menyerah statistik keputusan Penilaian Akhir
Semester kepada Ketua Jabatan (Rujuk PKK-PK-
PPP-15).
KUPep 18. Mengumumkan keputusan peperiksaan pada
tarikh yang ditetapkan seperti Takwim Aktiviti
Peperiksaan.
KUPep / PPJ
PELAJAR SEMESTER AKHIR
19. Menyediakan senarai graduan mengikut semester
untuk mendapat kelulusan Lembaga
Peperiksaan dan Penganugerahan Sijil
Politeknik KPTM.
KUPep / PPJ20. Membuat pindaan dan mengemaskini keputusan
peperiksaan berpandukan keputusan Lembaga
Peperiksaan dan Penganugerahan Sijil Politeknik
KPTM.
KUPep / PPJ 21. Menyediakan senarai pelajar yang menjalani Penilaian
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
01 04 JUN 2008
16/24PKK-PK-PPP-20
Tanggungjawab Tindakan
Khas.
5.4 PERSIJILAN
Tanggungjawab Tindakan
KUPep 9. Menerima senarai graduan berdasarkan kelulusan
Lembaga Peperiksaan dan Penganugerahan
Sijil/Diploma Politeknik KPTM. Menyemak senarai
graduan untuk memastikan butiran yang betul.
KUPep 10.Menyemak baki stok sijil kosong di dalam
simpanan kabinet berkunci di Unit Peperiksaan.
PERCETAKAN SIJIL
KUPep 11.Membuat tempahan untuk mencetak sijil
tambahan sekiranya perlu selewat-selewatnya
tiga (3) bulan sebelum majlis konvokesyen
kepada syarikat percetakan yang dilantik.
SELEPAS PERCETAKAN SIJILKUPep 4. Menerima sijil yang siap dicetak daripada syarikat
percetakan dan membuat pemeriksaan sijil yang
diterima bagi memastikan bilangan sijil yang dicetak
mencukupi dan tiada sijil yang rosak/cacat.
KUPep 5. Jika sijil yang dicetak tidak mencukupi atau
rosak/cacat, mengarahkan syarikat percetakan
membuat pembetulan.
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
17/24PKK-PK-PPP-20
Tanggungjawab Tindakan
KUPep6. Menyimpan sijil di dalam bilik kebal/17abinet berkunci
di Unit Peperiksaan jika tiada kerosakan/kecacatan.
PENYEDIAAN SIJIL
KUPep 7. Mengeluarkan stok sijil mengikut bilangan graduan
dari 17abinet berkunci untuk diisi maklumat ke
dalam sijil, sekurang-kurangya dua (2) bulan
sebelum konvokesyen.
KUPep 8. Mencetak maklumat berikut ke dalam sijil
a. Nama graduan
b. Nombor Kad Pengenalan
c. Kursus yang telah diikuti
d. Tarikh
KUPep 9. Menyemak ketepatan maklumat yang telah diisi dan
mengulangi tindakan 8 jika maklumat salah.
KUPep 10.Menghantar sijil kepada Pengarah Politeknik Kota
Kinabalu untuk ditandatangani.
KUPep
11.Menerima sijil yang telah ditandatangani oleh
Pengarah Politeknik Kota Kinabalu
12.Membuat semakan semula pada sijil. Jika terdapat
kerosakan ulangi tindakan 8 hingga 11.
13.Menyediakan dan menghantar surat iringan,
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
18/24PKK-PK-PPP-20
Tanggungjawab Tindakan
KUPep senarai nama graduan dan sijil untuk
ditandatangani oleh Ketua Pengarah Jabatan
Pengajian Politeknik Dan Kolej Komuniti.
KUPep
14.Menerima sijil yang telah ditandatangani oleh Ketua
Pengarah Jabatan Pengajian Politeknik Dan Kolej
Komuniti , Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia.
KUPep
15.Membuat semakan semula pada sijil. Sekiranya
ada kerosakan pada sijil, ulangi tindakan 8 hingga
14.
KUPep 16.Mencetak nombor siri sijil.
KUPep
17.Menurunkan cop mohor Politeknik Kota Kinabalu
di atas setiap sijil.
KUPep18.Menghapuskan sijil-sijil yang rosak dengan cara
“diricih”.
KUPep 19.Mendaftarkan sijil ke dalam Buku Daftar Sijil.
KUPep20.Menyerah sijil kepada graduan di waktu-waktu lain
dengan mana-mana cara berikut :
a. Graduan mengambil sendiri setelah
menunjukkan pengenalan diri dan
menandatangani Buku Daftar Sijil.
b. Graduan menghantar wakil menuntutnya
setelah wakilnya menunjukkan pengenalan
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
19/24PKK-PK-PPP-20
Tanggungjawab Tindakan
diri, surat kebenaran dari graduan dan
menandatangani Buku Daftar Sijil.
c. Graduan memohon sijil dikirim melalui pos
dengan mengemukakan surat permohonan.
KUPep21. Merekodkan semua pengeluaran sijil ke dalam
Buku Daftar Sijil.
6.0 RUJUKAN
6.1 Manual Kualiti : 5.6.2, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.5, 7.6, 8.2.3, 8.2.4, 8.3
6.2 Panduan Pengurusan Peperiksaan dan Penilaian
6.3 Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian Politeknik KPTM
6.4 Garispanduan dan Prosedur Pelaksanaan Bank Soalan
6.5 Takwim Aktiviti Peperiksaan
6.6 Akta Rahsia Rasmi 1995
7.0 REKOD KUALITI
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
01 04 JUN 2008
20/24PKK-PK-PPP-20
Bil Dokumen Tempoh Simpanan
LokasiPelupusan
Kaedah Pelupusan
Diluluskan oleh
1. Bank Soalan 10 Semester
Bilik Kebal /
Kabinet berkunci
Unit Peperiksaan
Diricih TPA
2.Bukan Bank
Soalan1 Semester
Bilik Kebal /
Kabinet berkunci
Unit Peperiksaan
Diricih TPA
3.Jadual Simpanan
Soalan10 Semester
Bilik Unit
Peperiksaan DiricihKUPep
4.
Jadual
Penggunaan
Soalan
10 SemesterBilik Unit
Peperiksaan Diricih KUPep
5.Borang Ulasan
Deraf Soalan
1 Semester
Unit Peperiksaan
Diricih
KUPep
6.Borang Komen
Deraf Soalan 1 semester
Bilik Unit
Peperiksaan Diricih KUPep
7.
Salinan asal kertas
soalan peperiksaan
akhir
1 semester
Bilik Kebal /
Kabinet berkunci
Unit PeperiksaanDiricih TPA
8. Takwim Aktiviti- 1 tahun Bilik Unit Diricih
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
01 04 JUN 2008
21/24PKK-PK-PPP-20
Bil Dokumen Tempoh Simpanan
LokasiPelupusan
Kaedah Pelupusan
Diluluskan oleh
Aktiviti peperiksaan
Peperiksaan/
Pejabat Ketua
Jabatan
KUPep
9.
Arahan Ketua
Jabatan untuk
menyediakan
Soalan
Peperiksaan Akhir
bagi Bukan Bank
Soalan
1 semesterPejabat Ketua
Jabatan Diricih KUPep
10.
Jadual Waktu
Peperiksaan Akhir
Semester
1 Semester Unit Peperiksaan Diricih KUPep
11.
Jadual Waktu
Pengawasan
Peperiksaan
1 Semester
Unit Peperiksaan
Diricih
KUPep
12.
Salinan surat tidak
layak menduduki
peperiksaan /
dimansuhkan
penilaian
berterusan
1 SemesterBilik Pegawai
Peperiksaan Diricih KUPep
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
01 04 JUN 2008
22/24PKK-PK-PPP-20
Bil Dokumen Tempoh Simpanan
LokasiPelupusan
Kaedah Pelupusan
Diluluskan oleh
13.
Dokumen Keluar /
Masuk kertas
Soalan / Jawapan
1 TahunMeja PPJ di
Unit Peperiksaan Diricih
KUPep
14.Laporan Kes
Meniru
Sepanjang
Tempoh
Pengajian
Bilik Pegawai
Peperiksaan Diricih TPA
15.Slip Maklumat
Calon1 Semester Unit Peperiksaan Diricih KUPep
16.Kertas / Skrip
Jawapan pelajar1 Semester Unit Peperiksaan Diricih TPA
17.Borang Markah
Peperiksaan Akhir1 Semester Unit Peperiksaan Diricih KUPep
18. Lembaran Markah
Selama-
lamanyaBilik Pegawai
Peperiksaan
-
-
19. Statistik
Pencapaian 70%
Kadar Kelulusan
Peperiksaan Akhir
1 Tahun Bilik Pegawai
Peperiksaan
Diricih
KUPep
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
01 04 JUN 2008
23/24PKK-PK-PPP-20
Bil Dokumen Tempoh Simpanan
LokasiPelupusan
Kaedah Pelupusan
Diluluskan oleh
bagi setiap jabatan
20.
Statistik
Pencapaian 90%
Kadar kelulusan
bagi setiap kursus
1 TahunBilik Pegawai
Peperiksaan DiricihKUPep
21.
Statistik
Pencapaian
PNM ≥ 3.00 bagi
setiap kursus
1 TahunBilik Pegawai
PeperiksaanDiricih KUPep
22. Daftar Sijil Selama-lamanya
Bilik Pegawai
Peperiksaan- -
23. Daftar Stok Sijil Selama-lamanya
Bilik Pegawai
Peperiksaan- -
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
01 04 JUN 2008
24/24PKK-PK-PPP-20
24.
Analisa
Pencapaian
Objektif Proses
Pengurusan
Peperiksaan
1 SemesterBilik Pegawai
Peperiksaan Diricih KUPep
25.
Senarai semak
kerja penyediaan
kertas peperiksaan
1 Semester Unit Peperiksaan Diricih KUPep
26.Senarai semak
kerja pemprosesan
keputusan
peperiksaan
1 Semester Unit Peperiksaan DiricihKUPep
27.
Senarai semak
kerja pengurusan
persijilan
2 Semester Unit Peperiksaan Diricih KUPep
28
Salinan jawapan
dan Skema
Pemarkahan
2 Semester
Bilik kebal/
Kabinet berkunci
Unit PeperiksaanDiricih TPA
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 200701 04 JUN 2008
1/24PKK-PK-PPP-20
RK-PK-20-1(a) (18-02-08)
DERAF SOALAN PEPERIKSAAN JABATAN : SESI PENGAJIAN :
KOD DAN NAMA MODULNAMA PENGGUBALRUJUKAN
MS 1
KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007
KEGUNAAN URUSETIA MODULSULIT
2/24PKK-PK-PPP-20
RK-PK-20-1(b) (18-02-08)
JAWAPAN DAN SKEMA PEMARKAHAN JABATAN : SESI PENGAJIAN :
KOD DAN NAMA MODULNAMA PENGGUBALRUJUKAN
KELUARAN : 01 PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 4 JUN 2008
KEGUNAAN URUSETIA MODUL
SULIT
3/24PKK-PK-PPP-20
MS 1
KELUARAN : 01 PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 4 JUN 2008
Lampiran 2
RK-PK-20-02(18-02-08)JADUAL SIMPANAN SOALAN
Jabatan : _________________POLITEKNIK KOTA KINABALU
Nama Urusetia Modul : …………………………………………….Kod / Nama Modul : ………………………………………………..
Nota: Hendaklah diisi oleh Urusetia Modul setiap kali menerima soalan dan hendaklah diedarkan ke semua Politeknik-Politeknik yang berkenaan
T1 – T10 - Nombor Topik1 – 18 - Bilangan Soalan setiap topik
JADUAL PENGGUNAAN SOALANJabatan : _________________
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18T1
T2
T3
T4
T5
T6
T7
T8
RK-PK-20-03(18-02-08)
POLITEKNIK KOTA KINABALU
Nama Urusetia Modul : …………………………………………….Kod / Nama Modul : ………………………………………………..
Nota : Hendaklah diisi oleh Penyelaras Peperiksaan Jabatan (PPJ) dan disimpan sebagai rujukan semasa membuat pemilihan soalan
Jan05 – telah dikeluarkan pada peperiksaan Januari 2005Julai05 – telah dikeluarkan pada peperiksaan Julai 2005
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18T1
T2
T3
T4
T5
T6
T7
T8
KOD MODUL : NAMA MODUL : POLITEKNIK PENGGUBAL :
No. Soalan
Komen & Catatan(Soalan)
Komen & Catatan(Jawapan)
Komen & Catatan(Skema Pemarkahan)
CadanganPilihan
(√ )
Bil lampiran (*)
Nama Ketua Panel : Tandatangan Ketua Panel : Tarikh :
Nama Pengerusi Panel : Tandatangan Pengerusi Panel : Tarikh :
* Nota : 1. Nyatakan bilangan Lampiran pembetulan jika ada. Pembetulan yang dibuat ke atas soalan & skema jawapan hendaklah menggunakan DAKWAT MERAH.
2. Setiap helaian komen terhad untuk SATU soalan sahaja. Sila gunakan helaian lain untuk nombor soalan berikutnya.
BORANG KOMEN DERAF SOALAN JABATAN : JKA / JKE / JKM / JP / JMSK / SESI PENGAJIAN : ________________
RK-PK-20-04(18-02-08)
POLITEKNIK KOTA KINABALU
STATISTIK TABURAN SKOR PENCAPAIAN PELAJARSESI PENGAJIAN : ______________
Jabatan :……………………………………….. Kursus : …………………………………….….
Bil. Modul Pensyarah
PeratusPencapaian Pelajar
CatatanNilai Mata < 2.00
2.00 ≤ Nilai Mata < 3.00
3.00 ≤ Nilai Mata < 3.67
Nilai Mata ≥ 3.67
………..…………………………….. ………..…………………………………
Tandatangan Tarikh Penyelaras Peperiksaan Jabatan
RK-PK-20-05(18-02-08)
POLITEKNIK KOTA KINABALU
STATISTIK PENCAPAIAN 90% KADAR KELULUSAN BAGI SETIAP KURSUS
SESI PENGAJIAN : ______________Jabatan :………………………………………..
BIL SEMESTER KURSUS JUMLAH PELAJAR
JUMLAH PELAJAR YANG LULUS
PERATUS KELULUSAN
CATATAN(*-tidak
mencapai 90%)
Nama Ketua Panel : Tandatangan Ketua Panel : Tarikh :
Nama Pengerusi Panel : Tandatangan Pengerusi Panel : Tarikh :
* Nota : 1. Nyatakan bilangan Lampiran pembetulan jika ada. Pembetulan yang dibuat ke atas soalan & skema jawapan hendaklah menggunakan DAKWAT MERAH.
2. Setiap helaian komen terhad untuk SATU soalan sahaja. Sila gunakan helaian lain untuk nombor soalan berikutnya.
RK-PK-20-06(18-02-08)
………..…………………………….. ……………………………………
Tandatangan Tarikh Penyelaras Peperiksaan Jabatan
POLITEKNIK KOTA KINABALU
STATISTIK PENCAPAIAN PNM ≥ 3.00 BAGI SETIAP KURSUS
SESI PENGAJIAN : ______________Jabatan :………………………………………..
BIL SEMESTER KURSUS JUMLAH PELAJAR YANG MENCAPAI PNM ≥ 3.00
JUMLAH PELAJAR YANG LULUS
PERATUS KELULUSAN
CATATAN(* - kurang drp
25% pelajar yang mencapai PNM ≥
3.00 )
Nama Ketua Panel : Tandatangan Ketua Panel : Tarikh :
Nama Pengerusi Panel : Tandatangan Pengerusi Panel : Tarikh :
* Nota : 1. Nyatakan bilangan Lampiran pembetulan jika ada. Pembetulan yang dibuat ke atas soalan & skema jawapan hendaklah menggunakan DAKWAT MERAH.
2. Setiap helaian komen terhad untuk SATU soalan sahaja. Sila gunakan helaian lain untuk nombor soalan berikutnya.
RK-PK-20-07(18-02-08)
………..…………………………….. ………..………………………………
Tandatangan Tarikh Penyelaras Peperiksaan Jabatan
BORANG ANALISA PENCAPAIAN OBJEKTIF PROSEDUR KUALITIPROSES PENGURUSAN PEPERIKSAAN
Nama Ketua Panel : Tandatangan Ketua Panel : Tarikh :
Nama Pengerusi Panel : Tandatangan Pengerusi Panel : Tarikh :
* Nota : 1. Nyatakan bilangan Lampiran pembetulan jika ada. Pembetulan yang dibuat ke atas soalan & skema jawapan hendaklah menggunakan DAKWAT MERAH.
2. Setiap helaian komen terhad untuk SATU soalan sahaja. Sila gunakan helaian lain untuk nombor soalan berikutnya.
RK-PK-20-08(18-02-08)
Nama Ketua Panel : Tandatangan Ketua Panel : Tarikh :
Nama Pengerusi Panel : Tandatangan Pengerusi Panel : Tarikh :
* Nota : 1. Nyatakan bilangan Lampiran pembetulan jika ada. Pembetulan yang dibuat ke atas soalan & skema jawapan hendaklah menggunakan DAKWAT MERAH.
2. Setiap helaian komen terhad untuk SATU soalan sahaja. Sila gunakan helaian lain untuk nombor soalan berikutnya.
BILOBJEKTIF
PROSEDUR KUALITI PETUNJUK PRESTASI
PENGUKURAN MASA PENGUKURAN KUANTITI
CATATANTarikh akhir
ditetapkan
Tarikh siap
Beza Masa
Jumlah item patut
disiapkan
Jumlah item telah disiapkan Peratus
1Menyiapkan kertas peperiksaan
Seminggu sebelum peperiksaan akhir bermula
2 Memproses keputusan peperiksaan
Dua minggu selepas semester pengajian berakhir
3 Menyiapkan sijil/diploma
Seminggu sebelum Majlis Konvokesyen
ULASAN PEGAWAI PEPERIKSAAN:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...
_______________________________________ NAMA, TANDATANGAN & COP JAWATAN TARIKH :
Nama Ketua Panel : Tandatangan Ketua Panel : Tarikh :
Nama Pengerusi Panel : Tandatangan Pengerusi Panel : Tarikh :
* Nota : 1. Nyatakan bilangan Lampiran pembetulan jika ada. Pembetulan yang dibuat ke atas soalan & skema jawapan hendaklah menggunakan DAKWAT MERAH.
2. Setiap helaian komen terhad untuk SATU soalan sahaja. Sila gunakan helaian lain untuk nombor soalan berikutnya.
SENARAI SEMAK KERJA PENYEDIAAN KERTAS PEPERIKSAAN
JABATAN : ……………………………………………..KELAS :……………………………………………...SESI : ……………………………………………...
BIL KODMODUL
BIL. PELAJAR
JUMLAH KERTAS PEPERIKSAAN
SIAPTARIKH
SIAP T/TANGAN CATATAN
RK-PK-20-09(18-02-08)
SENARAI SEMAK KERJA PEMPROSESAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN
JABATAN : ……………………………………………..
SESI :……………………………………………….
BIL KURSUS / SEKSYEN
BIL.PELAJAR
KEY-IN MARKAH CETAK TARIKH
SIAP T/TANGANPB PA LEMBARAN SLIP
(tandakan √ di ruangan key-in markah dan cetak)
RK-PK-20-10(18-02-08)
POLITEKNIK KOTA KINABALU
SENARAI SEMAK KERJA PENGURUSAN PERSIJILAN
JABATAN : ……………………………………………..
LULUSAN : …………………………………………….
BIL. KURSUS / SEKSYEN
BIL. LULUSAN
SEMAKAN TARIKH SIAP T/TANGANNAMA NO.
K.P.NO. SIRI
(tandakan √ di ruangan semakan)
RK-PK-20-11(18-02-08)