i
PENGARUH KOMPETENSI PETUGAS KEARSIPAN
DAN SARANA PRASARANA KEARSIPAN
TERHADAP KELANCARAN PENGELOLAAN ARSIP
DI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
SKRIPSI Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan
pada Universitas Negeri Semarang
Oleh
Fauza Umami
NIM 7101411260
JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2015
ii
iii
iv
v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Motto:
Kerja Keras + Berdo’a + Tawakal
(Fauza Umami)
Persembahan:
Kupersembahkan Skripsi ini Untuk:
1. Bapak Juhari dan Ibu Siti Rohmah,
meskipun kami jarang bertemu,
do’a Beliau yang menjadi
penyemangat dan selalu mengiringi
dalam setiap langkah ku.
2. Almamaterku
vi
PRAKATA
Puji dan syukur penyusun panjatkan kehadirat ALLAH SWT atas berkat dan
rahmat-Nya sehinga penyusun dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul
“Pengaruh Kompetensi Petugas Kearsipan dan Sarana Prasarana Kearsipan
terhadap Kelancaran Pengelolaan Arsip di Universitas Negeri Semarang”
dengan baik.
Penyusun memahami bahwa dalam penyusunan skripsi ini tidak akan dapat
terselesaikan tanpa bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dengan segenap
kerendahan hati penyusun ucapkan terima kasih kepada:
1. Prof. Dr. Fathur Rokhman, M. Hum., Rektor Universitas Negeri Semarang
atas kesempatan yang telah diberikan kepada penyusun untuk melakukan
penelitian di Universitas Negeri Semarang.
2. Dr. Wahyono, M. M., Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang
yang telah memberikan kemudahan administrasi perijinan selama
pelaksanaan penelitian.
3. Dr. Ade Rustiana, M. Si., Ketua Jurusan Pendidikan Ekonomi Fakultas
Ekonomi Universitas Negeri Semarang yang telah memberikan kemudahan
administrasi perijinan selama pelaksanaan penelitian.
4. Ismiyati, S. Pd., M. Pd., Dosen Pembimbing yang telah memberikan
bimbingan dan arahannya dengan penuh kesabaran dan tanggung jawab,
terima kasih atas ilmu, nasehat, dan nilai kehidupan yang telah diberikan.
5. Dra. Nanik Suryani, M. Pd., Dosen Penguji 1 yang telah memberikan kritik
dan saran demi lebih baiknya skripsi ini.
vii
6. Hengky Pramusinto, S. Pd., M. Pd., Dosen Penguji 2 yang telah memberikan
kritik dan saran demi lebih baiknya skripsi ini.
7. Seluruh Dosen Universitas Negeri Semarang yang telah mendidik dan
mengajar penyusun selama menjadi mahasiswa.
8. Petugas Kearsipan di unit kerja Universitas Negeri Semarang yang telah
memberikan data selama proses penelitian dan telah membantu penyusun
menjadi responden dalam pengisian kuesioner penelitian.
9. Nenekku Siti Fatimah yang selalu memberikan do’a dan perhatian.
10. Kakakku Dwi Tri Hartono, Khoirul Ansori, dan Sri Haryanti serta Adekku
Mohammad Jafar Aljazuli yang selalu memberikan do’a, perhatian, dan
dukungan selama ini.
11. Teman-teman seperjuangan PAP angkatan 2011 yang telah memberikan
semangat dan dukungannya.
12. Semua pihak yang tidak dapat penyusun sebutkan satu persatu yang telah
memberikan bantuan dan dukungan dalam penyelesaian skripsi ini.
Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penyusun dan memberikan inspirasi
bagi pembaca dan peneliti-peneliti yang akan datang. Atas perhatiannya penyusun
menyampaikan terima kasih.
Semarang, Juli 2015
Penyusun,
viii
SARI
Umami, Fauza. 2015. “Pengaruh Kompetensi Petugas Kearsipan dan Sarana
Prasarana Kearsipan terhadap Kelancaran Pengelolaan Arsip di Universitas
Negeri Semarang”. Skripsi. Jurusan Pendidikan Ekonomi. Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Semarang. Pembimbing: Ismiyati, S.Pd., M.Pd.
Kata kunci: Pengelolaan Arsip, Kompetensi Petugas Kearsipan, Sarana
Prasarana Kearsipan.
Pengelolaan arsip merupakan proses pengendalian arsip secara efektif, efisien
dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta
penyusutan arsip. Pengelolaan arsip dinamis di Universitas Negeri Semarang telah
diatur dalam Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun
2013. Berdasarkan studi pendahuluan diketahui bahwa pengelolaan arsip belum
sesuai dengan pedoman pengelolaan kearsipan. Kelancaran pengelolaan arsip
diantaranya dipengaruhi oleh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana
kearsipan. Permasalahan dalam penelitian ini adalah adakah pengaruh kompetensi
petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran
pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang.
Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh petugas kearsipan (arsip dinamis)
di unit kerja Universitas Negeri Semarang yang terdiri dari Fakultas, Lembaga,
Biro, Unit Pelaksana Tugas, dan Badan yang berjumlah 82 orang. Dalam
penelitian ini menggunakan sampling jenuh sehingga semua anggota populasi
digunakan sebagai sampel. Metode pengumpulan data menggunakan observasi,
wawancara, angket dan dokumentasi. Metode analisis data menggunakan
deskriptif persentase dan regresi linear berganda.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa persamaan regresi linier berganda adalah
Y = 7,641 + 0,883X1 + 0,739X2. Besarnya pengaruh secara simultan antara
kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran
pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang sebesar 33,3%. Variabel yang
memberikan pengaruh paling besar terhadap kelancaran pengelolaan arsip secara
parsial adalah sarana prasarana kearsipan yaitu sebesar 21,07%, sedangkan untuk
kompetensi petugas kearsipan memberikan pengaruh lebih kecil yaitu sebesar
7,84%.
Simpulan dari penelitian ini adalah ada pengaruh kompetensi petugas kearsipan
dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di
Universitas Negeri Semarang. Saran dari penelitian ini adalah 1) Pimpinan unit
kerja sebaiknya memberikan kesempatan kepada semua petugas kearsipan untuk
mengikuti pelatihan kearsipan, 2) Pimpinan unit kerja yang belum menyediakan
ruang penyimpanan khusus arsip sebaiknya menyediakan ruang penyimpanan
khusus arsip agar petugas kearsipan lebih nyaman dalam bekerja dan pengamanan
arsip lebih terjaga.
ix
ABSTRACT
Umami, Fauza. 2015. “The Influence of Filing Officer Competence and Filing
Infrastructure toward The Success of Archive Management at Semarang State
University”. Final Project. Economics Education Department. Economics Faculty.
Semarang State University. Advisor: Ismiyati, S.Pd., M.Pd.
Keywords: Archive Management, Filing Officer Competence, Filling
Infrastructure.
Archive management is the process of controlling the archives effectively,
efficiently and systematically through the creation, the use, the maintenance, and
the archives depreciation. Records management at the Semarang State University
has been set in The Rector Regulation of Semarang State University No. 24 in
2013. Based on the preliminary observation, it showed that records management
was not suitable with the guidelines of the archives management. The success of
archive management was influenced by the filing officer competence and filling
infrastructure. The problem of this study was to know the influence of filing
officer competence and filing infrastructure toward the success of archives
management at Semarang State University.
The population of this study were all filling officers or records officers in each
unit of Semarang State University which were consisted of the Faculties,
Institutions, Bureaus, Executor units, and the other divisions; they were 82 people.
It was a saturated sampling study so all population were the samples. The data
were collected by questionnaires and documentation. Then, the data were
analyzed by percentage descriptive analysis and multiple linear regression.
The results of the study showed that the equation of multiple linear regression
was Y=7.641+0.883X1+0.739X2. The simultaneous influence of the filing officer
competence and filing infrastructure toward the success of archive management at
Semarang State University was 33.3%. The most influential variable toward the
success of archive management at Semarang State University was filling
infrastructure which partially influenced up to 21.07%. Whereas; the filling
officer competence gave lower influence for 7.84%.
Based on the result above, it can be concluded that there were the influence of
filing officer competence and filing infrastructure toward the success of archive
management at Semarang State University. Then, it is suggested for: 1) the leader
of each unit to give chance for the filling officers to follow the training, 2) the
leader of each unit to give the specific archives storage, so it will be better if they
provide specific archives storage to make the officers more comfortable in
working and securing archives.
x
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ................................................................................. i
PERSETUJUAN PEMBIMBING .......................................................... ii
LEMBAR PENGESAHAN KELULUSAN ........................................... iii
PERNYATAAN ........................................................................................ iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ........................................................... v
PRAKATA ................................................................................................ vi
SARI .......................................................................................................... viii
ABSTRACT ............................................................................................... ix
DAFTAR ISI ............................................................................................. x
DAFTAR TABEL .................................................................................... xiv
DAFTAR GAMBAR ................................................................................ xvi
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................ xvii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang .................................................................... 1
1.2 Perumusan Masalah ............................................................. 6
1.3 Tujuan Penelitian ................................................................ 7
1.4 Manfaat Penelitian .............................................................. 7
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Kelancaran Pengelolaan Arsip ........................................... 9
2.1.1 Pengertian Kelancaran Pengelolaan Arsip ................ 9
2.1.2 Nilai Guna Arsip ........................................................ 11
xi
2.1.3 Jenis-Jenis Arsip ........................................................ 13
2.1.4 Tujuan Pengelolaan Arsip ......................................... 14
2.1.5 Pengelolaan Arsip ...................................................... 16
2.2 Kompetensi Petugas Kearsipan .......................................... 28
2.2.1 Pengertian Kompetensi Petugas Kearsipan ............... 28
2.2.2 Tugas Petugas Kearsipan ........................................... 29
2.2.3 Syarat-Syarat Petugas Kearsipan ............................... 31
2.2.4 Pengembangan Petugas Kearsipan ............................ 33
2.3 Sarana Prasarana Kearsipan ............................................... 34
2.3.1 Pengertian Sarana Prasarana Kearsipan .................... 34
2.3.2 Sarana Prasarana Kearsipan ...................................... 34
2.3.3 Hal yang Perlu Dipertimbangkan dalam Pemilihan
Sarana Prasarana Kearsipan ..................................... 39
2.4 Penelitian yang Relevan ..................................................... 40
2.5 Kerangka Berfikir ............................................................... 43
2.6 Hipotesis ............................................................................. 44
BAB III METODE PENELITIAN
3.1 Jenis dan Desain Penelitian .................................................. 46
3.2 Populasi dan Sampel Penelitian ........................................... 46
3.2.1 Populasi ..................................................................... 46
3.2.2 Sampel ....................................................................... 48
3.3 Variabel Penelitian .............................................................. 48
3.3.1 Variabel Terikat (Dependent) .................................... 48
xii
3.3.2 Variabel Bebas (Independent) ................................... 49
3.4 Metode Pengumpulan Data ................................................. 49
3.4.1 Metode Observasi ...................................................... 50
3.4.2 Metode Wawancara ................................................... 50
3.4.3 Metode Kuesioner (Angket) ...................................... 50
3.4.4 Metode Dokumentasi ................................................. 51
3.5 Metode Analisis Uji Instrumen ............................................ 52
3.5.1 Validitas ..................................................................... 52
3.5.2 Reliabilitas ................................................................. 55
3.6 Metode Analisis Data .......................................................... 56
3.6.1 Metode Analisis Deskriptif Persentase ...................... 57
3.6.2 Uji Asumsi Klasik ..................................................... 58
3.6.3 Analisis Regresi Linier Berganda .............................. 60
3.7 Uji Hipotesis ........................................................................ 61
3.7.1 Uji Simultan (Uji F) ................................................... 61
3.7.2 Uji Partial (Uji t) ......................................................... 62
3.8 Koefisiensi Determinasi ...................................................... 62
3.8.1 Koefisien Determinasi Simultan (R2) ......................... 62
3.8.2 Koefisien Determinasi Parsial (r2) ............................. 63
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Penelitian .................................................................... 64
4.1.1 Deskripsi Responden Penelitian ................................ 64
4.1.2 Analisis Deskriptif Persentase ................................... 65
xiii
4.1.3 Uji Asumsi Klasik ..................................................... 76
4.1.4 Analisis Regresi Linear Berganda ............................. 83
4.1.5 Uji Hipotesis .............................................................. 85
4.2 Pembahasan ......................................................................... 90
BAB V PENUTUP
5.1 Simpulan .............................................................................. 98
5.2 Saran ................................................................................... 98
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................... 100
LAMPIRAN-LAMPIRAN ...................................................................... 103
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Penelitian yang Relevan ........................................................... 40
Tabel 3.1 Populasi Petugas Kearsipan di Tiap Unit Kerja ....................... 47
Tabel 3.2 Hasil Validitas Uji Coba Instrumen ......................................... 54
Tabel 3.3 Hasil Reliabilitas Uji Coba Instrumen ..................................... 56
Tabel 3.4 Interval Skor dan Kriteria ........................................................ 58
Tabel 4.1 Distribusi Responden ............................................................... 64
Tabel 4.2 Deskriptif Persentase Variabel Kompetensi Petugas
Kearsipan .................................................................................. 66
Tabel 4.3 Deskriptif Persentase Indikator Ketelitian ............................... 67
Tabel 4.4 Deskriptif Persentase Indikator Kecerdasan ............................ 68
Tabel 4.5 Deskriptif Persentase Indikator Kecekatan .............................. 69
Tabel 4.6 Deskriptif Persentase Indikator Kerapian ................................ 69
Tabel 4.7 Deskriptif Persentase Variabel Sarana Prasarana Kearsipan .... 71
Tabel 4.8 Deskriptif Persentase Indikator Gedung .................................. 72
Tabel 4.9 Deskriptif Persentase Indikator Ruang .................................... 73
Tabel 4.10 Deskriptif Persentase Indikator Peralatan Pengelolaan Arsip .. 74
Tabel 4.11 Deskriptif Persentase Indikator Dokumentasi ......................... 74
Tabel 4.12 Deskriptif Persentase Indikator Informasi Publik .................... 75
Tabel 4.13 Uji Multikolinearitas ................................................................ 76
Tabel 4.14 Uji Normalitas .......................................................................... 79
Tabel 4.15 Uji Glejser ................................................................................ 80
xv
Tabel 4.16 Hasil Uji Linearitas Pengelolaan Arsip dengan Kompetensi
Petugas Kearsipan .................................................................... 82
Tabel 4.17 Hasil Uji Linearitas Pengelolaan Arsip dengan Sarana
Prasarana Kearsipan ................................................................. 83
Tabel 4.18 Analisis Regresi Linear Berganda ........................................... 84
Tabel 4.19 Uji Simultan (Uji F) .................................................................. 86
Tabel 4.20 Uji Parsial (Uji t) ...................................................................... 87
Tabel 4.21 Koefisien Determinasi (R2) ...................................................... 88
Tabel 4.22 Koefisien Determinasi Parsial (r2) ........................................... 89
xvi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Lingkaran Hidup Kearsipan (Menurut Abubakar) ................ 17
Gambar 2.2 Lingkaran Hidup Kearsipan (Menurut Sedarmayanti) .......... 18
Gambar 2.3 Kerangka Berpikir ................................................................. 44
Gambar 4.1 Grafik Histogram .................................................................. 77
Gambar 4.2 Grafik P-Plot .......................................................................... 78
Gambar 4.3 Uji Heteroskedastisitas dengan Scatterplot .......................... 81
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Ijin Observasi .......................................................... 104
Lampiran 2 Pedoman Observasi .......................................................... 105
Lampiran 3 Hasil Observasi ................................................................ 107
Lampiran 4 Surat Ijin Penelitian .......................................................... 130
Lampiran 5 Kisi-Kisi Angket Uji Coba Instrumen ............................. 131
Lampiran 6 Angket Uji Coba Instrumen Penelitian ............................ 132
Lampiran 7 Daftar Nama Responden Uji Coba Instrumen ................. 146
Lampiran 8 Tabulasi Hasil Uji Coba Instrumen .................................. 148
Lampiran 9 Validitas Uji Coba Instrumen ........................................... 150
Lampiran 10 Reliabilitas Uji Coba Instrumen ....................................... 159
Lampiran 11 Kisi-Kisi Angket Penelitian ............................................. 162
Lampiran 12 Angket Penelitian ............................................................. 163
Lampiran 13 Daftar Nama Responden Penelitian ................................. 176
Lampiran 14 Tabulasi Data Hasil Penelitian ......................................... 179
Lampiran 15 Tabulasi Data Semi Terbuka ............................................ 183
Lampiran 16 Analisis Deskriptif Variabel Kompetensi Petugas
Kearsipan........................................................................... 189
Lampiran 17 Analisis Deskriptif Variabel Sarana Prasarana
Kearsipan .......................................................................... 194
Lampiran 18 Uji Multikolinearitas ........................................................ 199
Lampiran 19 Uji Normalitas .................................................................. 200
xviii
Lampiran 20 Uji Heteroskedastisitas ..................................................... 202
Lampiran 21 Uji Linearitas .................................................................... 203
Lampiran 22 Uji Regresi Linear Berganda dan Uji Hipotesis ............... 204
Lampiran 23 Dokumentasi Pengambilan Data Penelitian ..................... 206
Lampiran 24 Surat Keterangan telah Melaksanakan Penelitian ............. 207
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Setiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta tidak lepas dari administrasi.
Begitu pula perguruan tinggi yang merupakan salah satu lembaga pendidikan.
Salah satu kegiatan dalam administrasi yakni tata usaha. “Tata usaha dirumuskan
sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah,
mengganda, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan
dalam setiap organisasi” (The Liang Gie, 2007:16). “Pekerjaan menyimpan
warkat-warkat pada tempat yang aman dikenal sebagai kearsipan” (The Liang
Gie, 2007:18). Barthos (2009:2) menyimpulkan tentang kearsipan yakni sebagai
berikut:
Kearsipan meliputi segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan
pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke
dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun
non pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang
dapat dipertanggungjawabkan.
Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting bagi perguruan tinggi.
Sebagaimana peranan kearsipan menurut Barthos (2009:2) yakni:
Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber
informasi” dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”, “penganalisaan”,
“pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-
tepatnya.
2
Sebagai lembaga pendidikan berbadan hukum, arsip dapat digunakan perguruan
tinggi untuk mengetahui perkembangan dan merencanakan masa depan perguruan
tinggi tersebut.
Mengingat peranan arsip yang sangat penting, maka pengelolaan arsip harus
dilakukan secara optimal agar dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat
dan tepat. Oleh karena pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan
tergantung pada informasi yang disajikan.
Kegiatan mengelola arsip menurut Amsyah (2005:4), “Pengelolaan arsip
meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan”. Inti pengelolaan arsip
meliputi kegiatan menyimpan warkat dengan sistem tertentu dan pada tempat
yang aman sehingga ketika dibutuhkan dapat diketemukan dengan mudah, cepat,
dan tepat. Kelancaran pengelolaan arsip akan membantu kelancaran kehidupan
dan perkembangan perguruan tinggi, karena berbagai keterangan dalam warkat-
warkat yang disimpan itu dapat dijadikan sebagai bahan penilaian dan penyusunan
program pengembangan perguruan tinggi yang bersangkutan.
Pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang telah diatur
dalam Peraturan Rektor, yakni Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang
Nomor 24 Tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Universitas
Negeri Semarang. Halaman 15 dalam peraturan tersebut menjelaskan bahwa
pengelolaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan penciptaan, penggunaan,
dan pemeliharaan, serta penyusutan. Selain itu, adanya Peraturan Rektor
Universitas Negeri Semarang Nomor 26 Tahun 2013 pasal 1 tentang pedoman
3
pola klasifikasi kearsipan di lingkungan Universitas Negeri Semarang yang
menjelaskan bahwa klasifikasi disusun berdasarkan subjek. Ditambah lagi dengan
adanya Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013
tentang pedoman jadwal retensi arsip substantif dan fasilitatif di lingkungan
Universitas Negeri Semarang yang digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
Peraturan rektor tersebut menjadi pedoman semua unit kerja Universitas Negeri
Semarang dalam pengelolaan kearsipan, sehingga terbentuk kesamaan dan
keseragaman di dalam pengelolaan kearsipan. Selain itu, pengelolaan kearsipan
dapat dilaksanakan dengan cermat, arsip dapat diketemukan dengan cepat, tepat,
aman, dan efisien, arsip dapat tersimpan atau tertata dengan baik, tidak mengalami
kerusakan atau hilang, dan yang bernilai guna sejarah dapat diselamatkan dan
dilestarikan.
Adapun permasalahan yang muncul berdasarkan studi pendahuluan adalah
pengelolaan arsip yang belum sesuai dengan pedoman pengelolaan kearsipan
(dapat dilihat pada hasil observasi pada lampiran 3 halaman 107). Hal ini dapat
dilihat dari belum adanya kesamaan dan keseragaman pola klasifikasi kearsipan
yang digunakan, misalnya Jurusan PG PAUD menggunakan sistem kronologis,
Jurusan Pendidikan Luar Sekolah menggunakan sistem nomor, Fakultas Ilmu
Pendidikan menggunakan sistem subjek, dan lain sebagainya. Pemeliharaan arsip
tidak dilakukan secara khusus dan berkala, sebagian besar di unit kerja hanya
membersihkan arsip menggunakan kemoceng tanpa diberi bahan-bahan pencegah
serangga dan dilakukan secara kondisional (dibersihkan jika sudah terlihat kotor).
Kurangnya keamaan arsip karena belum adanya rak yang khusus untuk
4
menyimpan arsip. Arsip yang ada di jurusan sebagian besar masih disimpan pada
rak dalam kondisi terbuka dan dijadikan satu untuk menyimpan barang-barang
yang lain seperti alat tulis kantor, buku, dan lain sebagainya. Penemuan kembali
arsip membutuhkan waktu lebih dari 5 menit bahkan adanya arsip yang tidak
dapat diketemukan (hal ini diperkuat dari hasil wawancara). Belum adanya
pencatatan dan penggunaan bukti tanda keluar arsip (kartu pinjam arsip), serta
ketentuan untuk jangka waktu pinjam arsip. Penyusutan arsip hanya berdasarkan
volume arsip, belum dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip. Pemusnahan
arsip dilaksanakan tanpa adanya saksi serta hanya sebagian kecil yang disertai
dengan berita acara.
Berdasarkan permasalahan di atas, diduga hal tersebut dipengaruhi oleh
kompetensi petugas kearsipan. Sebagaimana The Liang Gie (2007:150)
mengungkapkan, “Tetapi segi metode dan peralatan dalam bidang kearsipan itu
harus pula dilengkapi dengan tenaga-tenaga pegawai arsip yang cakap agar arsip
benar-benar menjadi sumber keterangan dan pusat ingatan yang melancarkan
perkembangan organisasi”. Faktor sumber daya manusia memiliki andil yang
cukup besar untuk kelancaran pengelolaan arsip, karena faktor sumber daya
manusia merupakan subjek atau faktor penggerak yang menentukan berhasil
tidaknya pelaksanaan pengelolaan arsip. Secanggih apapun sarana prasarana yang
dipakai, dan sebaik apapun sistem yang digunakan apabila tidak didukung dengan
petugas kearsipan yang cakap maka pelaksanaan pengelolaan arsip tidak akan
berjalan dengan lancar. Hal ini diperkuat oleh Sedarmayanti (2003:119) yang
mengungkapkan:
5
Segala sarana yang dimiliki oleh suatu organisasi, seperti peraturan, prosedur,
metode, struktur organisasi hanyalah merupakan benda mati dan hanya akan
ada manfaatnya apabila dikelola oleh pikiran yang mempunyai pengetahuan
luas, dan keterampilan yang tinggi, dengan disertai pula oleh disiplin dan
dedikasi yang besar.
Selain itu, berdasarkan hasil penelitian Ismiyati (2004:51) menunjukkan bahwa
ada pengaruh positif antara kemampuan petugas kearsipan terhadap kelancaran
pengelolaan arsip.
Petugas kearsipan yang dimaksud ialah petugas yang bertugas menjaga,
mengurus, serta memelihara arsip. “Untuk dapat menjadi petugas kearsipan yang
baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat yakni ketelitian, kecerdasan,
kecekatan, dan kerapian” (The Liang Gie, 2007:150). Itu artinya, tidak semua
orang dapat menjadi petugas kearsipan, diperlukan tenaga-tenaga terampil,
cekatan, dan penuh dedikasi untuk mengelola arsip.
Selain kompetensi petugas kearsipan, sarana dan prasarana kearsipan juga
diduga berpengaruh terhadap pengelolaan arsip. Sebagaimana Amsyah (2005:178)
menjelaskan:
Untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan
diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi
setiap sistem dan metode dengan sebaik-baiknya …. Keberhasilan dari
kegiatan manajemen kearsipan adalah juga secara langsung dipengaruhi oleh
peralatan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian
peralatan tersebut.
Sarana dan prasarana kearsipan yang mengikuti kemajuan dan perkembangan
zaman akan lebih menyempurnakan pelaksanaan tugas petugas kearsipan. Hal ini
diperkuat dengan hasil penelitian Masruri (2007:94) yang menyebutkan bahwa
dari variasi tiga variabel independen yaitu waktu, sarana prasarana serta dana,
sarana prasarana berpengaruh paling dominan terhadap pengelolaan arsip. Selain
6
itu, hasil penelitian Fajri dan Syahyuman (2012:416) menunjukkan bahwa
kendala-kendala dalam pengelolaan arsip dinamis diantaranya adalah fasilitas
kearsipan dan sumber daya manusia. Sarana dan prasarana kearsipan yang
dimaksud adalah peralatan yang dimiliki dan mempunyai pengaruh dalam
kegiatan kearsipan.
Universitas Negeri Semarang (UNNES) merupakan satuan pendidikan yang
menyelenggarakan pendidikan tinggi yang meliputi pendidikan akademik, vokasi
dan atau profesi. Sebagai perguruan tinggi yang berdiri sejak tahun 1965 yang
awalnya merupakan Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP), UNNES
memiliki 59 program studi dan 34 program studi diantaranya merupakan program
studi kependidikan. Tentu hal tersebut membuat UNNES memiliki banyak sekali
arsip.
Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis tertarik untuk melakukan
penelitian tentang pengelolaan arsip dengan judul “Pengaruh Kompetensi
Petugas Kearsipan dan Sarana Prasarana Kearsipan terhadap Kelancaran
Pengelolaan Arsip di Universitas Negeri Semarang”.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, rumusan masalah yang akan dikaji
dalam penelitian ini adalah:
1. Apakah ada pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana
kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri
Semarang?
7
2. Apakah ada pengaruh kompetensi petugas kearsipan terhadap kelancaran
pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang?
3. Apakah ada pengaruh sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran
pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang?
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah di atas, tujuan penelitian ini adalah:
1. Mengetahui ada tidaknya pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana
prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas
Negeri Semarang.
2. Mengetahui ada tidaknya pengaruh kompetensi petugas kearsipan terhadap
kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang.
3. Mengetahui ada tidaknya pengaruh sarana prasarana kearsipan terhadap
kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang.
1.4 Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat antara lain sebagai
berikut:
1. Manfaat Teoritis
Dapat menambah wawasan pengembangan ilmu pengetahuan yang
berhubungan dengan manajemen kearsipan dan memberikan sumbangan
konseptual bagi peneliti di masa-masa mendatang yang tertarik untuk
melakukan penelitian sejenis.
8
2. Manfaat Praktis
Secara praktis hasil penelitian ini dapat bermanfaat:
a. Bagi instansi yang bersangkutan dapat digunakan sebagai bahan masukan
yang positif dan sebagai kontribusi untuk lebih memperhatikan kompetensi
petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan dalam usaha
meningkatkan kelancaran pengelolaan arsip.
b. Bagi penulis dapat berguna sebagai sarana untuk berlatih dan
mengembangkan ilmu pengetahuan administrasi khususnya tentang
manajemen kearsipan melalui penelitian dengan membandingkan teori
yang diperoleh di bangku kuliah dengan praktik di lapangan sehingga
diperoleh pengalaman praktis.
c. Bagi pembaca dapat digunakan sebagai referensi untuk pengkajian bidang
kearsipan selanjutnya.
9
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Tinjauan tentang Kelancaran Pengelolaan Arsip
2.1.1 Pengertian Kelancaran Pengelolaan Arsip
Pengertian kelancaran dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Kelancaran
adalah keadaan lancarnya (sesuatu)”. Kelancaran yang dimaksud adalah kegiatan
pengelolaan arsip dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
Sedangkan pengertian pengelolaan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia
yakni sebagai berikut:
1. Proses, cara, perbuatan mengelola
2. Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga orang
lain
3. Proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi
4. Proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam
pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.
Pengelolaan yang dimaksud adalah proses, cara, perbuatan mengelola arsip yang
meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan guna pencapaian tujuan
organisasi.
Mulyono dkk (2011:3), menjelaskan pengertian arsip sebagai berikut:
Menurut asal mula arsip dari bahasa Yunani “Archivum” yang artinya tempat
untuk menyimpan. Pada zaman itu tempat menyimpan dokumen masalah
pemerintahan berada di Balai Kota (Archeon). Dengan demikian, arsip yang
mengadopsi istilah “archief” dari bahasa Belanda yang ada kemiripan bahasa
Yunani “Archivum” mempunyai wayuh arti. Arsip dapat berarti bahan yang
disimpan atau tempat penyimpanan. Untuk istilah warkat yang dalam bahasa
Inggris disebut “records”, adalah catatan-catatan, rekaman, atau bentuk lain
yang merupakan bukti kegiatan suatu organisasi dan belum dimasukkan ke
tempat penyimpanan. Dalam bahasa Perancis arsip adalah “dossier” yang
10
berarti cataan baik dalam bentuk tulisan, rekaman, gambar atau bentuk lain
yang berwujud berkas terdiri dari beberapa lembar yang saling berhubungan.
Istilah “File” untuk orang Inggris yang berarti arsip yang berasal dari kata
Latin “Filum” berarti tali atau benang yang digunakan untuk mengikat
kumpulan lembaran surat, kuitansi atau laporan agar mudah disimpan.
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun
2013 halaman 14:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam melaksanakan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.
Menurut The Liang Gie (2007:118), “Arsip adalah suatu kumpulan warkat
yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”. Sedangkan pengertian
arsip berdasarkan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 pasal 1 ayat 2 adalah
sebagai berikut:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman
15 menjelaskan, “Pengelolaan arsip dinamis yaitu proses pengendalian arsip
secara efektif, efisien, dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan, dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip”.
Sehingga dapat disimpulkan kelancaran pengelolaan arsip merupakan proses
mengelola kumpulan warkat secara efektif, efisien dan sistematis melalui
11
penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan guna pencapaian tujuan
organisasi.
2.1.2 Nilai Guna Arsip
Menurut Milton Reitzfeld dalam The Liang Gie (2007:117) menetapkan
adanya 7 nilai dari sesuatu warkat terutama untuk keperluan menentukan jangka
waktu penyimpanannya, yaitu:
1. Values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi)
2. Values for legal use (nilai-nilai kegunaan hukum)
3. Values for fiscal use (nilai-nilai untuk kegunaan keuangan)
4. Values for policy use (nilai-nilai untuk kegunaan haluan organisasi)
5. Values for operating use (nilai-nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan
organisasi)
6. Values for historical use (nilai-nilai untuk kegunaan sejarah)
7. Values for research (nilai-nilai untuk keperluan penelitian).
Sesuatu warkat dapat mempunyai semacam nilai saja atau juga lebih daripada 1
kegunaan.
Suatu pendapat yang tidak jauh berbeda dikemukakan oleh Vernon B. Santen
dalam The Liang Gie (2007:117) yang dikenal dengan 1 istilah pengingat
“ALFRED”. Istilah ini merupakan kependekan dari nilai-nilai warkat berikut:
A - Administrative Value (nilai administrasi)
L - Legal Value (nilai hukum)
F - Fiscal Value (nilai dibidang keuangan)
R - Research Value (nilai penelitian)
E - Educational Value (nilai pendidikan)
D - Documentary Value (nilai dokumentasi).
Sementara itu Sulistyo (2003:31-33) menjelaskan arsip memiliki kegunaan
sebagai berikut:
1. Merupakan memori badan korporasi
Rekaman atau arsip merupakan sumber daya badan korporasi sekaligus
aset badan korporasi. Sebagai sumber daya, arsip dinamis menyediakan
informasi sedangkan sebagai aset menyediakan dokumentasi.
12
2. Pengambilan keputusan manajemen
Untuk mengambil keputusan yang tepat, manajer harus memperoleh
informasi yang tepat karena keputusan akan baik bilamana informasi yang
diterima juga baik. Sebagian besar informasi yang digunakan untuk
pengambilan keputusan bersumber pada arsip.
3. Menunjang litigasi
Bilamana sebuah badan korporasi menggugat badan korporasi lain, maka
arsip menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk digunakan di
pengadilan.
4. Mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas
Dibutuhkan rancangan sistematis terhadap konsep arsip secara total, mulai
dari penciptaan sampai dengan pemusnahan, dalam upaya mengendalikan
volume kertas yang meningkat dan biaya penciptaan, penggunaan,
pemeliharaan, dan pemusnahan arsip yang semakin meningkat.
5. Efisiensi badan korporasi
Badan korporasi akan mengalami inefisiensi bilamana informasi yang
diperlukan tidak segera tersedia. Rancangan yang sistematis terhadap
manajemen arsip menyediakan sarana temu balik informasi guna
meningkatkan efisiensi karyawan dan akhirnya juga badan korporasi.
6. Ketentuan hukum
Banyak badan korporasi yang memperoleh kontrak kerja, pesanan dari
pemerintah sehingga badan korporasi tersebut harus beroperasi sesuai
dengan kebijakan dan prosedur pemerintah. Bilamana ada pemeriksaan,
badan korporasi yang memperoleh kontrak kerja atau pesanan dari
pemerintah harus mampu menyediakan dokumentasi atas permintaan
pemeriksa.
7. Rujukan historis
Arsip merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk
masa depan. Arsip melestarikan sejarah untuk generasi mendatang.
Sedangkan menurut Mulyono dkk (2011:5), warkat juga dapat dibedakan
menjadi 2 nilai guna sesuai dengan siapa yang memanfaatkan warkat tersebut.
“Secara otomatis warkat bernilai guna bagi organisasi yang menciptakan arsip
tersebut atau pemilik warkat (nilai guna primer). Disamping itu warkat juga dapat
dimanfaatkan oleh pihak lain di luar organisasi pencipta warkat yang
bersangkutan (nilai guna sekunder)”.
13
2.1.3 Jenis-Jenis Arsip
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun
2013 halaman 14, jenis-jenis arsip meliputi:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau
terus-menerus.
4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
5. Arsip konvensional adalah arsip berbasis kertas.
6. Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat
dilhat/ atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang
memiliki bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada media teknologi
yang digunakan pada saat penciptaannya.
7. Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara
sebagai bukti transaksi, aktivitas dan fungsi lembaga atau individu yang
ditransfer, dan diolah dengan sistem komputer.
Sementara itu Mulyono dkk (2011:6-8) menjelaskan, Dalam rangka menata
arsip dengan baik, perlu dikelompokkan dalam 4 golongan arsip. Empat golongan
arsip itu adalah:
1. Arsip tidak penting, yaitu (kelompok) arsip yang nilai kegunaannya hanya
sebatas sebagai informasi. Puak arsip ini dapat diberi tanda (T). Puak arsip
ini disimpan paling lama dalam jangka waktu 1 tahun.
2. Arsip biasa, yaitu puak arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan
masih diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1-5
tahun. Puak arsip ini diberi tanda (B).
3. Arsip penting, yaitu puak arsip nilai gunanya mempunyai hubungan
dengan kegiatan masa lampau dan masa yang akan datang. Puak arsip ini
akan disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun dan dapat diberi tanda (P).
4. Arsip sangat penting, yaitu puak arsip yang dipakai sebagai pengingat
dalam jangka waktu yang tidak terbatas (abadi). Puak arsip ini termasuk
arsip vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda (V).
Sedangkan berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi,
dibedakan jenis arsip seperti berikut ini:
1. Arsip aktif (dinamis aktif), yaitu secara langsung masih digunakan dalam
proses kegiatan kerja.
14
2. Arsip inaktif (dinamis inaktif), yaitu arsip yang penggunaannya tidak
langsung sebagai bahan informasi.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip statis, arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki
nilai guna kesejarahan, telah habis referensinya, dan keterangan yang
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh ANRI/dan atau Lembaga Kearsipan.
Menurut Sedarmayanti (2003:9), berdasarkan fungsinya arsip dapat dibedakan
menjadi:
1. Arsip dinamis
Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
2. Arsip statis
Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini
merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan
nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Sedangkan arsip dinamis sebenarnya dapat dirinci lagi menjadi:
1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi
kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu
organisasi/kantor.
2. Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus
menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya
dipergunakan sebagai referensi saja.
2.1.4 Tujuan Pengelolaan Arsip
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun
2013 halaman 18, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:
1. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah.
2. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
3. Menjamin perlindungan kepentingan civitas akademika dan hak-hak
keperdataan melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya.
15
4. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.
5. Menjamin keselamatan aset universitas dalam bidang pendidikan, budaya,
dan seni serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa dan,
6. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Sementara itu berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 3,
penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:
1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai
penyelenggara kearsipan nasional.
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah.
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya.
5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem
yang komprehensif dan terpadu.
6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
7. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,
politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri
bangsa; dan
8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun
2013 halaman 11, “Pengelolaan arsip dinamis bertujuan pokok untuk menjamin
ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah
dalam rangka pelaksanaan fungsi dan tugas sebagai lembaga perguruan tinggi”.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003:19):
“Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan
16
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah”.
2.1.5 Pengelolaan Arsip
Amsyah (2005:4) menjelaskan bahwa:
Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi
pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan,
pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi
suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati. Khusus untuk arsip
yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai sangat penting bagi
perkantoran akan disimpan selama-lamanya diperkantoran yang bersangkutan
sebagai arsip abadi.
Menurut Abubakar (1985:19-22), lingkaran kehidupan kearsipan (Life Span of
Record) meliputi:
1. Tahap pencipta arsip
Merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu yang bentuknya
berupa konsep, daftar, formulir, dan sebagainya.
2. Tahap pengurusan dan pengendalian
Merupakan tahap dimana surat masuk dan keluar diregistrasi atau
diagenda sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu, surat-surat
tersebut dikendalikan ke unit kerja yang akan membahas atau memproses
surat-surat tersebut.
3. Tahap referensi
Merupakan tahap dimana surat-surat tersebut digunakan dalam kegiatan
administrasi sehari-hari, dan surat tersebut diklasifikasikan, diindeks
(kalau perlu digunakan tunjuk silang), selesai digunakan difilling
(penataan berkas) dan kalau diperlukan dicari kembali.
4. Tahap penyusutan
Merupakan tahap pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.
5. Tahap pemusnahan
Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai
kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan arsip
sebagaimana tercantum dalam jadwal retensi arsip pada instansi masing-
masing.
6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan
Arsip aktif setelah diseleksi, maka akan terdapat 2 jenis arsip, yaitu arsip
aktif dan arsip inaktif. Arsip inaktif (arsip yang sudah menurun nilai
gunanya didaftar kemudian dipindahkan ke Unit kearsipan di instansi
masing-masing.
17
7. Tahap penyerahan ke arsip nasional RI/arsip nasional daerah
Arsip inaktif yang sudah menjadi statis diserahkan oleh setiap Lembaga
Negara Badan-Badan Pemerintah di Pusat Arsip Nasional RI.
Untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar berikut:
Gambar 2.1 Lingkaran Hidup Kearsipan (Life Span Of Record)
18
Sama halnya Sedarmayanti (2003:20), lingkaran hidup kearsipan (life span of
records) adalah sebagai berikut:
Gambar 2.2 Lingkaran Hidup Kearsipan (Life Span Of Records)
Keterangan gambar:
1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan
arsip, yaitu yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan
sebagainya.
2. Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap di mana surat
masuk/keluar dicatat sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-
surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.
3. Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses
kegiatan adminstrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan
diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.
4. Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan arsip.
5. Tahap pemusnahan: Pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai
nilai guna lagi dapat dilakukan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan
Swasta.
19
6. Tahap penyimpanan di Unit Kearsipan, Arsip yang sudah menurun nilai
gunanya (arsip inaktif) didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya pada
unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang
berlaku.
7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI/Arsip Nasional Daerah. Tahap ini
merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun
2013 halaman 15, “Pengelolaan arsip dinamis yaitu proses pengendalian arsip
secara efektif, efisien, dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan, dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip”.
1. Penciptaan arsip
Kegiatan ini merupakan awal dari proses kehidupan arsip, penciptaan arsip
dapat melalui:
a. Pembuatan
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun
2013 halaman 27, “Pembuatan arsip adalah kegiatan merekam informasi dalam
suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan
fungsi dan tugas Universitas Negeri semarang sebagai lembaga perguruan tinggi”.
Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri
Semarang Nomor 22 Tahun 2013 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Universitas Negeri Semarang.
b. Penerimaan
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun
2013 halaman 28, “Penerimaan arsip adalah kegiatan yang berhubungan dengan
pengaturan arsip yang berasal dari pihak luar (organisasi dan atau individu)”.
20
Dalam penerimaan arsip, arsip harus dalam kondisi aman, tepat, lengkap, dan jelas
terbaca. Pemberkasan arsip dilakukan dengan tahapan:
1). Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui kelengkapan, kondisi fisik arsip
dan keterkaitan dengan arsip lain. Berkas yang tidak lengkap, rusak, atau
tidak dalam satu kesatuan perlu dilengkapi, diperbaiki, atau digabungkan
dengan berkas lain yang sudah tersimpan.
2). Penyortiran dilakukan untuk memilah antara kelompok arsip yang satu
dengan kelompok arsip yang lain.
3). Penentuan indeks dilakukan untuk menentukan nama jenis arsip atau kata
tangkap (caption) atau kata kunci (keyword) sesuai dengan materi arsip.
Indeks dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nama
benda, nomor, dan atau masalah.
4). Penentuan kode dilakukan berdasarkan kelompok subjek, sub subjek, dan
sub-sub subjek berupa gabungan huruf dan angka.
5). Pembuatan label dilaksanakan pada sekat penunjuk (guide), folder/map,
peralatan penyimpan arsip lainnya dilaksanakan secara konsisten.
6). Pembuatan tunjuk silang dilaksanakan untuk menghubungkan berkas yang
satu dengan berkas lain yang memiliki keterkaitan informasi.
7). Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok
subjeknya. (Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 35
Tahun 2009 BAB IV).
2. Penggunaan arsip
Tujuan utama dari penyimpanan arsip yakni agar mudah dalam penemuan
kembali arsip, sebagaimana The Liang Gie (2007:118) mengungkapkan:
“Aktivitas pokok di bidang kearsipan ialah menyimpan warkat, tetapi tujuannya
yang utama ialah menemukan kembali secara cepat sesuatu warkat yang
diperlukan”. Lebih lanjut The Liang Gie (2007:125) menjelaskan:
Syarat pokok penyimpanan warkat yang baik ialah kemungkinan
diketemukannya kembali secara cepat sesuatu warkat yang dibutuhkan. Kalau
warkat itu tak dapat segera diketemukan kembali atau bahkan tidak
diketemukan sewaktu dicari, arsip termaksud tidak ada gunanya. Arsip yang
kacau balau hanya merupakan setumpukan kertas yang tak bernilai, bahkan
dalam banyak hal arsip yang demikian itu lebih merupakan penghambat bagi
jalannya suatu organisasi.
21
Penggunaan arsip menyangkut:
a. Penyimpanan
Penyimpanan arsip yang tepat akan mempermudah dalam penemuan kembali
arsip, sebagaimana Mulyono dkk (2011:14) menyebutkan, “Penyimpanan arsip
perlu diatur agar sewaktu diperlukan harus dapat ditemukan dengan mudah dan
cepat”. Proses penyimpanan arsip menurut The Liang Gie (2007:137-138) adalah
sebagai berikut:
1). Pembacaan surat dan pembuatan tanda
Pembuatan tanda dengan cara menggarisbawahi pokok/inti dari isi surat
dengan pensil merah.
2). Pencatatan dalam kartu
Langkah selanjutnya adalah melakukan pencatatan pada kartu arsip.
3). Penyimpanan dalam berkas
Berkas yang lebih praktis ialah tanpa jepitan. Ini mengurangi waktu dan
tenaga dalam membuat lubang pada surat-surat dan memasangkannya
dalam jepitan. Apabila diperlukan hendaknya dibuatkan lembaran-
lembaran surat penunjuk. Ini akan memperkecil kemungkinan tidak
ditemukannya kembali sesuatu surat.
Lebih lanjut The Liang Gie (2007:120-122) menjelaskan, pada pokoknya
dikenal 5 macam sistem penyimpanan warkat:
1). Penyimpanan menurut abjad (Alphabetic filling)
Pada penyimpanan ini, warkat-warkat disimpan menurut abjad dari nama-
nama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap warkat itu.
Dengan sistem menurut urut-urutan abjad ini, sepucuk surat yang
berhubungan dengan seseorang langganan dapat diketemukan kembali
dengan lebih cepat daripada kalau semua surat dicampur-adukkan.
2). Penyimpanan menurut pokok soal
Warkat-warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam
tiap-tiap warkat. Warkat-warkat yang telah dikelompok-kelompokkan
menurut pokok soalnya itu kemudian disimpan juga menurut urut-urutan
abjad judul-judul urusan itu.
3). Penyimpanan menurut wilayah
Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula
disimpan menurut pembagian wilayah. Untuk Indonesia misalnya, dapat
diadakan pembagian menurut pulau-pulau (Sumatera, Jawa, Kalimantan)
atau menurut wilayah provinsi (Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur,
22
Daerah Istimewa Yogyakarta). Disini dipakai pula sistem abjad untuk
mengatur urut-urutan nama-nama langganan itu, tetapi pengelompokan
utamanya adalah menurut pembagian wilayah.
4). Penyimpanan menurut nomor
Pada sistem penyimpanan ini, warkat yang mempunyai nomor disimpan
menurut urut-urutan angka dari 1 terus meningkat hingga bilangan yang
lebih besar. Ini misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah
perusahaan.
5). Penyimpanan menurut tanggal
Sebagai sistem terakhir untuk menyimpan warkat-warkat ialah menurut
urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat itu. Sistem ini dapat
dipakai bagi warkat-warkat yang harus memperhatikan sesuatu jangka
waktu tertentu, misalnya surat-surat tagihan.
The Liang Gie (2007:124-125) menjelaskan pemilihan sistem yang tepat yakni
sebagai berikut “Pemilihan mengenai sesuatu sistem bergantung pada macamnya
warkat dan tujuan utama yang diharapkan dari penyimpanan warkat-warkat itu”.
Penyimpanan arsip di lingkungan UNNES dilakukan berdasarkan pola
klasifikasi kearsipan yang ada di Universitas Negeri Semarang, yakni terdapat
pada Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 26 Tahun 2013
tentang Pedoman Pola Klasifikasi Kearsipan di Lingkungan Universitas Negeri
Semarang.
b. Penemuan kembali
Abubakar (1985:74) mengungkapkan, “Tujuan yang utama dalam penemuan
kembali arsip atau disebut pula sistem penemuan kembali arsip (retrieval system)
adalah menemukan informasi yang terkandung dalam surat atau arsip tersebut,
jadi bukan sistem semata-mata menemukan arsipnya”.
Pada umumnya oleh para ahli kearsipan telah diterima bahwa jangka waktu
yang baik dalam menemukan kembali sesuatu surat ialah tidak lebih dari pada
1 menit. Dengan sistem penyimpanan yang tepat, alat perlengkapan yang baik,
dan pegawai yang mahir, pasti jangka waktu itu tidak akan dilampaui (The
Liang Gie, 2007:126).
23
Lebih lanjut Abubakar (1985:75) menjelaskan, supaya sistem penemuan
kembali arsip ini mudah dapat terlaksana, maka beberapa syarat haruslah ditaati,
yaitu:
1). Kebutuhan si pemakai arsip harus diteliti terlebih dulu dan sistemnya harus
mudah diingat.
Misalnya untuk berkas Kepegawaian sebaiknya ditata berdasarkan nama
pegawai tersebut, dan tidak berdasarkan Nomor pegawai. Sebab Nomor
tidak pernah disebut oleh si pemakai, kalau mereka membutuhkan berkas
pegawai tersebut.
2). Harus didasarkan atas kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan, maka
disusunlah kata tangkap atau indeks sebagai tanda pengenal.
3). Kemudian sistem penemuan kembali harus logis, konsisten dan mudah
diingat.
4). Selanjutnya sistem penemuan harus disokong oleh peralatan dan
perlengkapan harus sesuai dengan penataan berkas.
5). Dan syarat yang terpenting adalah harus disokong oleh personil yang
terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka
bekerja, senang bekerja secara detail tentang informasi.
c. Peminjaman
Mulyono dkk (2011:32-33) menjelaskan pentingnya pencatatan arsip ketika
dipinjam dan bagaimana tata cara peminjaman arsip yang baik sebagai berikut:
Arsip yang disimpan baik berstatus arsip aktif maupun arsip inaktif dapat
digunakan sebagai bahan informasi dalam mengambil kebijakan baik untuk
unit kerja bersangkutan atau pun unit kerja lain dalam satu lembaga. Hal ini
terbuka kemungkinan, lembaga lain memanfaatkan informasi yang bersumber
dari arsip yang tidak ada di organisasinya. Oleh karena itu, peminjaman arsip
tidak mungkin dihindari.
Untuk mencegah hilangnya arsip yang dikeluarkan dari tempat penyimpanan
karena dipinjam oleh unit lain maupun oleh organisasi lain, maka diatur
pencatatan peminjaman dengan kartu pinjam arsip (out slip). Dengan
menggunakan kartu pinjam arsip pihak pengolah arsip mengetahui keberadaan
arsip apabila suatu saat ingin menggunakan dan ternyata tidak ada.
Peminjaman arsip dengan menggunakan kartu pinjam arsip (biasanya rangkap
3), dilakukan dengan cara sebagai berikut:
Kartu pinjam arsip dibuat rangkap 3 (putih-asli, jambon-duplikat, biru-
triplikat). Penggunaan ketiga lembar kartu pinjam arsip dirinci sebagai berikut:
1). Lembar asli digunakan sebagai pengganti arsip yang dipinjam, jadi
diletakkan di folder tempat arsip itu dipinjam.
24
2). Lembar kedua (duplikat) sebagai bukti peminjaman arsip dipegang oleh
pengolah unit kearsipan.
3). Lembar ketiga (triplikat) sebagai bukti untuk peminjaman arsip dibawa
oleh peminjam arsip beserta arsip yang dipinjam.
Semua peminjaman arsip baik internal maupun eksternal harus melalui
prosedur yang sama, yaitu dengan menggunakan “Kartu Pinjam Arsip”.
Dengan demikian dapat dihindarkan adanya kehilangan arsip atau setidak-
tidaknya ketidaktahuan keberadaan arsip dapat dihindarkan.
Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor 60
Tahun 2012 Pasal 32, batas waktu peminjaman/penggunaan arsip aktif, inaktif,
audiovisual paling lama 5 (lima) hari kerja.
3. Pemeliharaan arsip
Untuk memelihara dan menjaga agar arsip-arsip tersebut terlindung dan terjaga
baik fisik maupun informasinya, maka arsip-arsip tersebut harus terhindar dari
segala kerusakan-kerusakan.
Kerusakan arsip dapat disebabkan dari dalam maupun dari luar. Kerusakan
yang disebabkan dari dalam yakni kertas, tinta, dan pasta/lem. Sedangkan
kerusakan yang disebabkan dari luar yakni kelembaban, udara yang terlampau
kering, sinar matahari, debu, kekotoran udara, jamur dan sejenisnya, rayap, dan
gegat (Barthos, 2009:50-56).
Barthos (2009:58-60) menjelaskan lagi, Pemeliharaan arsip dapat dilakukan
dengan cara sebagai berikut:
a. Membersihkan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur.
Sekurang-kuranngnya seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum
cleaner (alat penyedot debu). Membersihkan dengan sapu atau bulu ayam
tidak ada gunanya sama sekali, sebab hanya akan memindahkan debu-debu
dari satu tempat ke tempat lain.
b. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya
Sedikit-dikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan daerah
sekelilingnya hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau ada
serangga, rayap, dan sejenisnya.
c. Penggunaan racun serangga
Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga
seperti D.D.T., Dieltrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride. Racun
25
serangga ini disemprotkan dengan menggunakan alat semprot biasa ke
arah dinding, lantai, dan alat-alat yang dibuat dari pada kayu. Harus
diperhatikan penyemprotan ini jangan sampai mengenai kertas-kertas
arsipnya, karena dapat merusakkan kertas. Disamping itu kapur baruspun
dapat dipergunakan mencegah serangga. Taruhlah kapur barus di rak-rak.
d. Mengawasi serangga anai-anai
Untuk menghindari serangga anai-anai dapat dipergunakan sodium
arsenite. Sodium ini letakkanlah di celah-celah lantai. Rak, almari yang
dibuat daripada kayu, hendaknya dioles dengan Dieldrin. Cara mengolesi
dengan menggunakan kuas, sejalan dengan garis-garis yang ada pada
kayu.
e. Larangan makan dan merokok
Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat
penyimpanan arsip, sebab sisa-sisa makanan merupakan daya tarik bagi
serangga dan juga tikus-tikus. Demikian pula tidak diperkenankan
merokok, baik rokok putih maupun rokok kretek. Menyalakan dengan
korek atau membawa api dilarang. Alat pemadam kebakaran harus
ditempatkan di dalam ruangan penyimpanan dan ditempatkan di tempat
yang strategis. Untuk ini dapat dipergunakan gas CO2.
f. Rak penyimpanan arsip
Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana
jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci. Hal ini
untuk memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan untuk
membersihkan lantai di bawah rak.
g. Meletakkan arsip
Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta, bagan, dan lain-lain hendaknya
diatur sebaik mungkin dengan diberi tanda masing-masing. Barang-barang
tersebut jangan diletakkan secara berdesak-desakkan, dan jangan
diletakkan di tempat yang lebih kecil ukurannya dari pada kertasnya
sendiri. Jangan sampai sudut-sudut kertas terlipat. Lembaran kertas yang
terlepas dari bundelnya hendaknya dikembalikan pada asalnya.
Pergunakanlah klip plastik, akan tetapi kalau yang dipergunakan klip
logam, gantilah setiap saat dengan klip yang baru sebelum klip itu
berkarat. Klip yang berkarat akan dapat merusakkan kertas.
h. Membersihkan arsip
Arsip-arsip hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner.
Apabila arsip-arsip dihinggapi anai-anai/rayap dan sejenis lainnya
hendaknya dipisahkan dengan lainnya. Demikian pula bila kita
menemukan arsip-arsip yang rusak, segera dipisahkan untuk segera
diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki.
i. Mengeringkan arsip yang basah
Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan menjemur
dibawah teriknya sinar matahari. Bukalah arsip-arsip dari ikatannya,
kemudian keringkan dengan jalan menganginkan. Untuk membantu
mempercepat pengeringan ini, gunakanlah kipas angin, kalau tidak ada
bukalah jendela-jendela dan pintu-pintu lebar-lebar. Dapat pula
26
dipergunakan kertas penyerap (blotting); taruhlah arsip yang basah
diantara dua kertas penyerap tersebut.
Bagi arsip-arsip yang terendam air, pindahkanlah keruangan yang lebih
luas dan keringkanlah seperti tersebut di atas.
j. Arsip-arsip yang tidak terpakai
Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan cara
yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin agar tidak
bertaburan disana sini. Susunannya sama seperti ketika arsip itu
dipergunakan.
k. Arsip-arsip yang rusak atau sobek
Apabila kita temukan arsip-arsip yang rusak/robek janganlah ditambal
dengan menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini malahan dapat
merusakkan kertas dan tulisannya. Untuk memperbaikinya gunakanlah
kertas yang sama dengan menggunakan perekat kanji.
Bagi arsip-arsip yang rusaknya sangat hebat, serahkanlah arsip-arsip
tersebut ke Arsip Nasional RI untuk diperbaiki.
Disamping memperhatikan hal-hal tersebut di atas, perlulah pula memasang
AC yang dipasang selama 24 jam terus menerus. AC ini selain berfungsi untuk
mengatur kelembaban dan temperatur udara juga untuk mengurangi banyaknya
debu. “Pemasangannya harus konstan (tetap), sehingga keadaan udara tetap tidak
berubah-ubah. Keadaaan udara yang berubah-ubah akan merusakkan kertas,
apalagi kalau penggantian udara tersebut terjadi secara mendadak” (Barthos,
2009:57).
4. Penyusutan arsip
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun
2013 halaman 16:
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan
arsip yang tidak mempunyai nilai guna, dan penyerahan arsip statis/permanen
ke pusat arsip universitas.
Menurut The Liang Gie (2007:144-147), Hal-hal yang harus diperhatikan
sebelum melakukan penyusutan arsip adalah:
27
a. Mengetahui bernilai atau tidaknya suatu arsip dengan angka pemakaian.
Ini ialah angka persentasi sebagai perbandingan antara jumlah permintaan
surat-surat untuk dipakai kembali dengan jumlah surat-surat dalam arsip.
Semakin besar persentasi dari angka pemakaian, semakin baik arsip ini,
karena hal itu berarti bahwa warkat-warkat yang disimpan itu masih
mempunyai faedah.
b. Nilai guna arsip sesuai dengan penggolongannya, yakni arsip vital (sangat
penting) yang wajib disimpan untuk selama-lamanya, arsip penting yang
disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun, arsip biasa yang disimpan dalam
jangka waktu 1-5 tahun, dan arsip tidak penting yang disimpan paling lama
dalam jangka waktu 1 tahun.
c. Jadwal Retensi Arsip.
Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang
berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis
arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu
jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip
(Peraturan Rektor UNNES Nomor 24 Tahun 2013 halaman 16).
Penyusutan arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang telah diatur
dalam Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013
tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif Dan Fasilitatif Di Lingkungan
Universitas Negeri Semarang.
Dari pengertian penyusutan diatas, dapat diketahui bahwa penyusutan arsip
terdiri dari:
a. Pemindahan arsip, berarti memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke
Unit Arsip.
Menurut Amsyah (2005:215-217), Pemindahan arsip dilakukan dengan cara:
1). Petugas melakukan seleksi terhadap arsip-arsip yang akan dikeluarkan dari
file-nya. Kalau ada jadwal retensi, petugas dapat memilih berdasarkan
umur-umur yang ditentukan sesuai daftar. Kalau tidak, maka petugas dapat
memilih berdasarkan perkiraan sendiri atau meminta nasihat pada
atasannya.
2). Memilih arsip yang akan dikeluarkan. Untuk arsip yang ada di file
campuran, biasanya harus dipilih lebih teliti.
3). Petugas harus membuat Berita Acara Pemindahan Arsip beserta Daftar
Jenis Arsip yang diserahkan. Berita acara ditandatangani oleh pihak yang
28
menyerahkan dan pihak yang menerima. Berita acara adalah surat
keterangan timbang terima penyerahan arsip sebagai bagian dari prosedur
pemindahan arsip. Jadi pada proses transfer terdapat dua dokumen, yaitu
Berita Acara Pemindahan Arsip dan Daftar Jenis Arsip yang diserahkan.
Daftar tersebut lazim juga disebut Daftar Pertelaan.
b. Penyerahan arsip, berarti nilai kegunaan arsip untuk penyelenggaraan
administrasi sehari-hari sudah tidak diperlukan lagi dan telah melampaui
jangka waktu penyimpanan, maka arsip tersebut diserahkan penyimpanan
selanjutnya di Arsip Nasional Pusat bagi arsip di Pemerintah Pusat dan di
Arsip Nasional Daerah bagi arsip-arsip di Pemerintah Daerah.
c. Pemusnahan arsip, yaitu tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik
arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Jadi
menghancurkan arsip secara total dengan cara total membakar habis, dicacah
atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi atau
bentuknya. Abubakar (1985:103) menjelaskan:
Perlu diperhatikan, bahwa setiap pelaksanaan pemindahan arsip inaktif ke Unit
Kearsipan dan penyerahan arsip inaktif ke Arsip Nasional selalu dibuatkan
Berita Acara dan dilengkapi daftar arsip. Dengan cara ini, maka pemindahan
dan penyerahan arsip inaktif selalu dapat dipertanggungjawabkan, demikian
pula pemusnahan arsip yang tidak berguna lagi bagi instansi penciptanya,
maupun generasi yang akan datang dimusnahkan dengan Berita Acara
pemusnahan dan setelah dinilai oleh suatu panitia pemusnahan serta disaksikan
oleh 2 pejabat dari bidang hukum atau perundang-undangan dan atau bidang
pengawasan dari lembaga-lembaga negara atau badan pemerintahan yang
bersangkutan.
2.2 Tinjauan Kompetensi Petugas Kearsipan
2.2.1 Pengertian Kompetensi Petugas Kearsipan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Kompetensi merupakan
kewenangan (kekuasaan) untuk menentukan (memutuskan sesuatu)”. Kompetensi
yang dimaksud adalah kewenangan untuk melakukan pengelolaan arsip.
29
“Sedangkan petugas merupakan orang yang bertugas melakukan sesuatu”,
(Kamus Besar Bahasa Indonesia). Petugas yang dimaksud adalah orang yang
bertugas melakukan pengelolaan arsip, yang meliputi kegiatan pencatatan,
pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,
pemindahan, dan pemusnahan.
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun
2013 halaman 16, “Arsiparis/pengelola arsip adalah seseorang yang memiliki
kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/
atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan
tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan”.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, “Kearsipan adalah hal-
hal yang berkenaan dengan arsip”. Kearsipan yang dimaksud adalah setiap
kegiatan, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta yang ada kaitannya
dengan masalah arsip.
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa kompetensi petugas
kearsipan merupakan syarat-syarat yang harus dimiliki seseorang yang memiliki
kewenangan dibidang kearsipan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan pengelolaan kearsipan.
2.2.2 Tugas Petugas Kearsipan
Menurut Sedarmayanti (2003:19), tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya
adalah sebagai berikut:
1. Menerima warkat.
2. Mencatat warkat.
3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan.
30
4. Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem
tertentu.
5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.
Sedangkan Abubakar (1985:4-6) menjelaskan, tugas pokok bidang kearsipan
dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1. Tugas pengaturan
Dalam hal ini termasuk pelayanan kepada masyarakat, pembinaan
pengawasan dan pemberian izin. Pelayanan dalam arsip dinamis, tidak
dilakukan untuk masyarakat, tetapi hanya untuk instansinya sendiri. Tetapi
kalau arsip dinamis tersebut sudah menjadi arsip statis dan disimpan di
Arsip Nasional RI maka barulah dapat diteliti dan terbuka untuk
masyarakat.
Pembinaan kearsipan termasuk pula didalamnya pengembangan atau
penelitian sistem kearsipan di seluruh Indonesia adalah tuas Arsip
Nasional RI dengan memberikan buku-buku petunjuk atau pedoman.
Tugas pemberian izin dilaksanakan oleh Arsip Nasional RI dalam hal
apakah arsip statis yang telah diserahkan oleh Lembaga-lembaga Negara
atau Badang Pemerintahan atau Badan Swasta ke Arsip Nasional RI sudah
terbuka untuk masyarakat setelah diadakan pertimbangan-pertimbangan
dalam bermacam segi.
2. Tugas pelaksanaan
Penertiban kearsipan dinamis dilaksanakan pula oleh Arsip Nasional RI
terutama sekali dalam penertiban sistem kearsipan.
3. Tugas pelaksanaan sebagai akibat pemilikan, dan
Arsip dinamis setelah menjadi arsip statis bukan milik Arsip Nasional RI
melainkan sebagai seakan-akan barang “titipan” yang diserahkan ke Arsip
Nasional RI, untuk disimpan atau dipelihara selanjutnya sebagai dokumen
Negara, kemudian Arsip Nasional RI bertanggung jawab sepenuhnya
terhadap arsip statis yang telah diserahkan tersebut.
4. Tugas pembangunan
Tugas Arsip Nasional RI dalam menyempurnakan, memperbaiki kearsipan
dinamis mengadakan pendidikan kader-kader atau ahli kearsipan,
penelitian pengembangan ilmiah di bidang kearsipan, sesuai dengan era
pembangunan dewasa ini di segala bidang.
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun
2013, Unit kearsipan pada tingkat Biro, Fakultas, Lembaga, dan Unit pelaksana
teknis memiliki tugas dan fungsi:
31
1. Mengelola arsip inaktif dari unit kerja di lingkungannya.
2. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi.
3. Melakukan penyusutan arsip di lingkungannya.
4. Penyerahan arsip statis dari pencipta arsip kepada pusat arsip universitas.
5. Melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan
kearsipan di lingkungannya.
Sedangkan Pusat Arsip Universitas memiliki tugas:
1. Melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan
Universitas Negeri Semarang.
2. Melakukan pembinaan kearsipan dengan koordinasi dengan lembaga
terkait.
3. Melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
a. Unit kearsipan di lingkungan Universitas Negeri Semarang.
b. Civitas akademika Universitas Negeri Semarang.
c. Perseorangan.
4. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 5
(lima) tahun yang berasal dari unit pengolah, satuan kerja dan unit
pencipta di lingkungan Universitas Negeri Semarang.
2.2.3 Syarat-Syarat Petugas Kearsipan
Untuk mengurus arsip dengan baik, diperlukan petugas yang memenuhi
persyaratan ketrampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan.
1. Ketrampilan
Seorang petugas arsip harus cekatan dalam menempatkan dan menemukan
kembali arsip, serta harus terampil dalam memilah golongan arsip
sehingga dapat menyajikan data tepat waktu.
2. Ketelitian
Petugas kearsipan harus memiliki tingkat kecermatan yang memadai
sehingga dapat membedakan secara pasti kata yang sepintas sama tetapi
sebenarnya tidak sama. Arsiparis juga harus memiliki ketelitian untuk
menentukan deretan angka yang disajikan, sehingga diharapkan penyajian
informasi dari sumber data (kumpulan arsip) tidak mengalami kesalahan.
3. Kerapian
Seorang arsiparis perlu memiliki sifat kerapian, berarti segala sesuatu
disikapi dengan keteraturan, ketertiban, dan keapikan. Kerapian dalam
menempatkan arsip yang disimpan, tentu akan membantu kemudahan dan
kecepatan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
diperlukan sehingga berdampak positif terhadap ketepatan penyajian
infomasi.
4. Kecerdasan
Seorang petugas yang cerdas tentu memiliki daya pikir yang tajam
sehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi, petuga
tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-hal yang akan
32
terjadi. Seseorang yang memiliki kecerdasan biasanya bekerja tidak
semata-mata melaksanakan tetapi ikut andil memajukan organisasi
(Mulyono, dkk. 2011:39-40).
Sedangkan menurut The Liang Gie (2007:150-151), untuk dapat menjadi
petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat yang
berikut:
1. Ketelitian
Pegawai itu dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama, atau
angka-angka yang sepintas lalu tampaknya sama. Untuk ini disamping
sikap jiwa yang cermat, ia harus pula mempunyai mata yang sempurna.
2. Kecerdasan
Untuk ini memang tidak perlu suatu pendidikan yang sangat tinggi. Tetapi
sekurang-kurangnya pegawai arsip harus dapat menggunakan pikirannya
dengan baik, karena ia harus memilih kata-kata untuk sesuatu pokok soal.
Selain itu daya ingatannya juga cukup tajam sehingga ia tak melupakan
sesuatu pokok soal yang telah ada kartu arsipnya.
3. Kecekatan
Pegawai arsip harus mempunyai kondisi jasmani yang baik sehingga ia
dapat bekerja secara gesit. Lebih-lebih kedua tangannya, ia harus dapat
menggunakan dengan leluasa untuk dapat mengambil warkat dari
berkasnya secara cepat.
4. Kerapian
Sifat ini diperlukan agar kartu-kartu, berkas-berkas, dan tumpukan warkat
tersusun rapi. Surat yang disimpan dengan rapi akan lebih mudah dicari
kembali. Selain itu, surat-surat juga menjadi lebih awet, karena tidak
sembarangan ditumpuk saja sampai berkerut-kerut atau robek.
Menurut Abubakar (1997:6), “Hal yang universal dan pokok dalam masalah ini
adalah tantangan untuk mengusahakan agar manusia/pegawai filing/kearsipan
ini dengan antusias bekerja di unit filing/keasipan, tidak rendah diri, sehingga
fungsi dari unit filing/kearsipan dapat lebih efektif dan efisien”. Lebih lanjut
lagi, Abubakar (1997:35) menjelaskan, Satu hal yang perlu mendapat perhatian
mulai saat ini, supaya petugas-petugas dibidang record/filling kearsipan ini
tidak bersikap:
1. Apatis
2. Mengalah kepada keadaan
3. Mendongkol dalam hatinya
4. Menyeleweng, yaitu memanfaatkan keadaan untuk kepentingan pribadinya
dan merugikan kantor/instansi itu sendiri.
33
2.2.4 Pengembangan Petugas Kearsipan
Mengingat pentingnya arsip, banyaknya tugas yang dilakukan petugas
kearsipan, serta tidak mudahnya pengelolaan arsip selain harus memenuhi syarat-
syarat menjadi petugas kearsipan yang baik pengembangan petugas kearsipan juga
penting untuk dilakukan agar selalu siap menghadapi beban kerja yang secara
kuantitatif dan kualitatif akan mengalami perkembangan pula. Sebagaimana
menurut Sedarmayanti (2003:120):
Kemampuan teknis atau keterampilan untuk melaksanakan tugas dengan
sebaik-baiknya sangat diperlukan oleh setiap pegawai dibidang kearsipan.
Namun kemampuan tersebut belum merupakan jaminan terpenuhinya syarat
sebagai seorang pegawai kearsipan yang baik, sebab hasil guna dan daya guna
pegawai termaksud tidak hanya tergantung atau dinilai dari sikap dan
keterampilan yang dimilikinya saja.
“Pengembangan adalah keseluruhan usaha untuk memperbaiki pelaksanaan
pekerjaan, melalui cara memberi informasi, mempengaruhi sikap atau menambah
kecakapan, agar yang bersangkutan dapat bekerja dengan lebih efisien”
(Sedarmayanti, 2003:120). Dengan adanya pengembangan, diharapkan “petugas
kearsipan akan memiliki pengetahuan atau informasi baru, dapat menerapkan
pengetahuan lama dengan cara baru, atau mempunyai minat yang lebih besar
untuk menerapkan apa yang diketahuinya” (Sedarmayanti, 2003:120).
“Pengembangan pegawai di bidang kearsipan, dalam realisasinya dapat
dilakukan baik oleh dirinya sendiri, maupun atas prakarsa organisasi yaitu dengan
cara melalui pendidikan dan latihan” (Sedarmayanti, 2003:120). Hal ini juga
sejalan dengan pendapat The Liang Gie (2007:152) yang menyatakan bahwa
“…maka perlulah pimpinan organisasi mengusahakan penataran-penataran untuk
meningkatkan mutu kecakapan dan pengetahuan para pegawai arsipnya”.
34
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengembangan petugas kearsipan
merupakan salah satu langkah penting yang tidak dapat diabaikan begitu saja
sebagai akibat dari perkembangan tugas yang harus dijalaninya.
2.3 Sarana Prasarana Kearsipan
2.3.1 Pengertian Sarana Prasarana Kearsipan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Sarana merupakan segala sesuatu
yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan;alat;media”.
Sedangkan “Prasarana merupakan segala sesuatu yang merupakan penunjang
utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek, dan
sebagainya)”.
Dapat disimpulkan, yang dimaksud sarana prasarana kearsipan adalah segala
peralatan dan perlengkapan, serta fasilitas yang digunakan baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk menunjang jalannya kegiatan pengelolaan arsip.
2.3.2 Sarana Prasarana Kearsipan
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun
2013 halaman 64, “Sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamis meliputi
gedung, ruang, dan peralatan pengelolaan arsip, dokumentasi, dan informasi
publik”.
1. Gedung
Berdasarkan Peraturan Rektor UNNES Nomor 25 Tahun 2013 BAB III,
gedung tempat menyimpan arsip yang baik adalah sebagai berikut:
“Gedung yang menyimpan arsip harus tahan api/kebakaran kurang lebih
selama 3 jam dengan lokasi yang mudah terjangkau. Hal ini dimaksudkan
apabila terjadi kebakaran arsip masih bisa diselamatkan. Ventilasi yang baik
35
memungkinkan sirkulasi udara. Sistem pengamanan fisik juga harus tersedia
seperti pagar tembok dan pintu”.
2. Ruang
Ruang yang digunakan untuk menyimpan arsip harus memperhatikan beberapa
ketentuan agar arsip yang disimpan terjamin aman. Menurut Mulyono dkk
(2011:38), hal yang perlu diperhatikan dalam memilih ruang yang akan digunakan
yaitu:
a. Luas ruang untuk seorang arsiparis (petugas arsip) minimal berukuran 4x4
m = 16m persegi;
b. Desain ruang harus dirancang agar penghawaan (ventilasi) cukup dan sinar
matahari tidak menyebabkan ruangan sangat panas (udara kering) atau
sebaliknya udara menjadi lembab (karena sinar matahari sangat kurang);
c. Ruang tempat penyimpanan arsip perlu dipasang hygrometer (alat
pengukur kelembaban udara);
d. Selain hygrometer, diruangan perlu dipasang thermometer supaya setiap
saat dapat diketahui kondisi udara di ruang penyimpanan.
3. Peralatan pengelolaan arsip
Berdasarkan Peraturan Rektor UNNES Nomor 35 Tahun 2009 halaman 21,
peralatan pengelolaan arsip yang diperlukan adalah sebagai berikut:
a. Sekat, berfungsi:
1). Sebagai penunjuk atau pemisah antara arsip yan satu dengan arsip
yang lain berdasarkan permasalahan.
2). Memperlihatkan hubungan antara masalah, sub masalah, dan sub-sub
masalah.
3). Untuk membedakan tingkat urusan.
4). Untuk membedakan berkas yang satu dengan yang lain.
b. Folder, berfungsi:
1). Untuk menyimpan arsip, sehingga arsip dapat dihimpun dalam satu
tempat, berdasarkan kesamaan masalah.
2). Pada folder terdapat tab untuk mencantumkan judul (indeks) atau
kode klasifikasi.
c. Filling cabinet, digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif, disusun
vertikal, laci-laci filling cabinet dari atas ke bawah.
d. Kotak (boks) karton, untuk menyimpan arsip inaktif.
e. Rak arsip kayu atau besi, untuk tempat kotak (boks) arsip inaktif.
f. Almari besi/rool opack untuk tempat kotak (boks) arsip inaktif.
36
g. Komputer, digunakan untuk pengelolaan arsip secara komputerisasi.
Selain berbentuk fisik, arsip juga dibuat dalam bentuk data komputer.
Arsip atau dokumen discan untuk dijadikan data komputer.
Sementara itu Sedarmayanti (2003:44-65) menjelaskan, peralatan dan
perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip antara lain adalah:
1. Filling Cabinet
Adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar, untuk menyimpan
arsip secara vertikal. Penggunaan filling cabinet dilengkapi dengan: tab,
sekat atau guide, hang map (map gantung), schnelhecter map, folder
(sampul arsip), tickler file (berkas penyekat).
2. Ordner
Adalah semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak arsip,
dan didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah
diperforator/dilubangi pinggirnya.
3. Letter Tray (Baki Surat)
Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau mental, untuk
meletakkan/menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja.
4. Safe Keeping Document (Brankas)
Adalah lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam dan dilengkapi
dengan kunci pengaman.
5. Rak Buku (Lemari terbuka)
Adalah rak untuk menyiman buku-buku, seperti di perpustakaan atau
untuk menyimpan ordner dan sejenisnya.
6. Lemari Arsip
Adalah lemari yang terbua dari kayu atau mental, berfungsi untuk
menyimpan berbagai macam bentuk arsip.
7. Visible Record Cabinet
Adalah tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong
kartu tersusun, yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki,
kemudian tersusun dalam suatu cabinet.
8. Compact Rolling Shelving (Roll-O-Pact)
Adalah lemari penyimpan arsip yang disusun sejajar di atas rel dan dapat
digerakkan dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama
lain dengan ringan dan mudah.
9. Rotary Filling System
Adalah sistem file bertingkat (vertikal), yang dilengkapi dengan sistem
kode, angka, abjad dan warna, serta berpola tingkatan bentuknya bundar
dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi lebih awal bila teradi
kekeliruan (karena tampak dari sistem nada/harmoni yang terpotong).
10. Compact Rotary Filling
Adalah sistem file bertingkat semacam Rotary Filling System, hanya
berada atau dimasukkan dalam lemari.
37
11. Mobiplan Filling System
Adalah alat untuk menyimpan gambar, kartu-kartu, map cetakan dan lain-
lain secara vertikal (digantungkan).
12. Vertical Plan Filing System
Adalah lemari (terbuat dari besi plat) untuk menyimpan gambar dengan
sistem penyimpanan yang vertikal (digantungkan).
13. Dataplan Tray Filling System (Kardek)
Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk
menyimpan arsip secara horizontal, vertikal, ataupun kombinasi antara
horizontal dan vertikal.
14. Retrix
Adalah alat penyimpan arsip yang dilengkapi dengan sisem pencari letak
nomor arsip yang dibutuhkan, sehingga bila nomor arsip yang dibutuhkan
telah dipasang dan diproses, maka arsip yang dibutuhkan akan
muncul/diambil diantara permukaan arsip lainnya.
15. Memory Writer (Mesin tik elektronik)
Adalah mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan data
dengan kapasitas terbatas.
16. Microfilm
Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada
film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan
penggunaan.
17. Computer
Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan
secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta data
menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan.
18. Desk Tray
Adalah tempat untuk menyimpan arsip, yang dapat diletakkan di atas meja
atau di atas peralatan lainnya.
19. Rollafile Trolley
Adalah tempat untuk menyimpan map (arsip), yang dapat dengan mudah
dipindahkan, karena mempunyai roda di bawahnya.
4. Dokumentasi
“Dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengelolaan dan penyimpanan
informasi Bidang pendidikan dan Kebudayaan” (Permendikbud Nomor 60 Tahun
2012). Pendokumentasian kegiatan kedinasan dilakukan untuk merekam aktivitas
dan peristiwa kedinasan yang dilakukan oleh unit organisasi di lingkungan
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan melalui penciptaan arsip foto, rekaman
38
suara, video atau film, dan jenis rekaman lain sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi.
5. Informasi publik
Informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim dan penyelenggaraan
negara, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan
penyelenggaraan badan publik lainnya serta informasi lain yang berkaitan dengan
kepentingan publik. Pada dasarnya arsip (arsip dinamis aktif) adalah arsip
“tertutup”, artinya tidak semua orang dapat mengetahui isinya. Jadi dalam
peminjaman arsip, terutama arsip dinamis perlu diatur secara ketat. Peminjaman
arsip hanya dapat dilakukan secara selektif, terutama peminjam lembaga lain.
Kalau arsip sudah berstatus inaktif sifat kerahasiaan arsip sudah mulai berkurang.
Dengan demikian pihak-pihak lain yang ingin memanfaatkan sebagai informasi
atau digunakan bahan penelitian maka di unit ini terbuka kesempatan. Dalam
Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman
38-39 menjelaskan, “Penggunaan arsip aktif dan inaktif diperuntukkan bagi
kepentingan internal Universitas Negeri Semarang dan publik. Penggunaan arsip
dilaksanakan sesuai dengan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip di
lingkungan perguruan tinggi”.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sarana prasarana
kearsipan dalam penelitian meliputi sarana prasarana yang diperlukan dalam
pengelolaan arsip khususnya arsip dinamis, yakni gedung, ruang penyimpanan,
peralatan pengelolaan arsip, dokumentasi, dan informasi publik.
39
2.3.3 Hal yang Perlu Dipertimbangkan dalam Pemilihan Sarana Prasarana
Kearsipan
Sukoco (2007:99-101) menjelaskan bahwa ada beberapa hal yang patut
dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain:
1. Jenis dokumen yang akan disimpan, misalnya apakah dokumen yang akan
disimpan terbuat dari kertas, kartu, bentuk micro, ataukah media lain
dimana masing-masing media mempunyai perlakuan khusus dalam
perawatannya.
2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan. Peralatan yang bersifat mobile
agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat secepatnya ditemukan
dan dimanfaatkan oleh pengguna.
3. Kebutuhan ruangan. Lazimnya kantor sebuah perusahaan atau organisasi
harus menempati lokasi yang strategis guna mendapatkan citra yang bagus
dimata stakeholders-nya.
4. Pertimbangan keamanan, yang tentunya berbeda antara satu organisasi
dengan organisasi dokumen lain.
5. Biaya peralatan. Faktor lain yang patut diperhatikan adalah ketersediaan
peralatan tersebut di Indonesia.
6. Biaya operasional penyimpanan, termasuk biaya personil yang bertugas
menyimpan dan mengelola dokumen, biaya alat tulis kantor yang setara,
dan biaya ruang yang diperlukan untuk menyimpan peralatan.
7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur. Bila
pemakainya banyak dapat disiasati dengan mendistribusikan atau
mendesentralisasikan penyimpanan dokumen sehingga penyimpan dan
pemakai tidak berkumpul di satu tempat saja.
Amsyah (2005:178-179) juga menjelaskan sebelum memutuskan pilihan
terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa kriteria yang perlu
dipertimbangkan yaitu:
1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah,
berat, komposisi fisik, dan nilainya.
2. Frekuensi penggunaan arsip.
3. Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif.
4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi).
5. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan
untuk perluasannya.
6. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif.
7. Bentuk organisasi.
8. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
40
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003:43), beberapa kriteria yang perlu
dipertimbangkan sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang
akan dibeli yaitu:
1. Biaya yang tersedia.
2. Besar ruangan yang dapat dimanfaatkan.
3. Jenis-jenis arsip yang akan disimpan (ukuran, jumlah, berat, nilai, dan
sebagainya).
4. Frekuensi penggunaan arsip.
5. Tingkat pengamanan terhadap arsip yang disimpan.
2.4 Penelitian yang Relevan
Untuk memperkuat latar belakang dan landasan teori yang telah dipaparkan
sebelumnya, maka berikut disajikan penelitian terdahulu yang relevan:
Tabel 2.1
Penelitian yang Relevan
No. Nama Hasil Penelitian
Perbedaan Penelitian
Terdahulu dengan
Penelitian Ini
1 Ismiyati
(2004)
Ada pengaruh positif
antara kemampuan
petugas kearsipan
terhadap kelancaran
pengelolaan arsip di
Badan Arsip Daerah
Provinsi Jawa Tengah
Semarang. Besarnya
sumbangan yang
diberikan variabel
kemampuan petugas
kearsipan terhadap
kelancaran pengelolaan
arsip sebesar 39,6%.
1. Variabel bebas
a. Penelitian terdahulu
1) Kemampuan
petugas kearsipan
b. Penelitian ini
1) Kompetensi
petugas kearsipan
2) Sarana prasarana
kearsipan
2. Indikator
a. Variabel
Kompetensi petugas
kearsipan
b. Variabel kelancaran
pengelolaan arsip
3. Metode pengumpulan
data pada penelitian ini
menggunakan angket
41
semi terbuka dan
dokumentasi
4. Metode Analisis Data
a. Penelitian terdahulu
menggunakan
regresi linear
sederhana
b. Penelitian ini
menggunakan
regresi linear
berganda
2 Muhammad
Masruri (2007)
Waktu, sarana prasarana,
dan dana secara bersama-
sama berpengaruh
terhadap pengelolaan
arsip dinamis aktif
pegawai pada Setda
Kabupaten Rembang.
Dari ketiga variabel yang
dimasukkan dalam
model, sarana prasarana
berpengaruh paling
dominan terhadap
pengelolaan arsip
dinamis di Setda
Rembang sebesar
63,9511%. Sedangkan
untuk waktu sebesar
13,3831% dan dana
sebesar 22,6618%.
1. Variabel bebas
a. Penelitian terdahulu
1) Waktu
2) Sarana prasarana
3) Dana
b. Penelitian ini
1) Kompetensi
petugas kearsipan
2) Sarana prasarana
kearsipan
2. Indikator
a. Sarana prasarana
kearsipan
b. pengelolaan arsip
3. Metode pengumpulan
data
a. Penelitian terdahulu
menggunakan cek
list, dokumentasi,
dan observasi
b. Penelitian ini
menggunakan
observasi,
wawancara, angket
semi terbuka , dan
dokumentasi
4. Metode analisis uji
hipotesis
a. Penelitian terdahulu
42
Menggunakan
Sumbangan Relatif
(SR)
b. Penelitian ini
menggunakan uji
simultan dan uji
parsial
3 Hamdani Fajri
dan
Syahyuman
(2012)
Kendala-kendala dalam
pengelolaan arsip
dinamis aktif di
Perpustakaan Umum
Daerah Pesisir Selatan
diantaranya adalah
kurangnya fasilitas
kearsipan, terbatasnya
pegawai pengelola arsip
dinamis aktif dan
kurangnya pengetahuan
pegawai pengelola arsip
tentang kearsipan.
1. Jenis penelitian
a. Penelitian terdahulu
menggunakan
penelitian kualitatif
dengan metode
deskriptif
b. Penelitian ini
menggunakan
penelitian kuantitatif
dengan hubungan
sebab akibat
2. Metode pengumpulan
data
a. Penelitian terdahulu
melalui observasi
dan wawancara
b. Penelitian ini
menggunakan
observasi,
wawancara, angket
semi terbuka dan
dokumentasi
Dari tabel di atas dapat diketahui perbedaan antara penelitian terdahulu yang
relevan dengan penelitian ini. Perbedaan tersebut dapat dilihat dari variabel
penelitian, indikator, metode pengumpulan data, serta metode analisis data yang
digunakan. Penelitian terdahulu belum dijumpai adanya pengaruh kompetensi
petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran
pengelolaan arsip, sehingga penelitian ini merupakan penggabungan antar variabel
43
bebas satu yaitu kompetensi petugas kearsipan, variabel bebas dua yaitu sarana
prasarana kearsipan terhadap variabel terikat yaitu kelancaran pengelolaan arsip.
2.5 Kerangka Berfikir
Arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi perguruan tinggi, diantaranya
sebagai sumber informasi, pusat ingatan, alat bukti yang sah, dan lain sebagainya.
Mengingat peranan arsip yang sangat penting, maka pengelolaan arsip harus
dilaksanakan sebaik mungkin agar arsip mampu menyajikan informasi yang tepat,
cepat, dan lengkap. Informasi yang disajikan tersebut sebagai bahan pengambilan
keputusan pimpinan.
Pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang telah diatur dalam Peraturan
Rektor Nomor 24 Tahun 2013. Dalam peraturan tersebut menjelaskan bahwa
pengelolaan arsip dinamis merupakan proses pengendalian arsip secara efektif,
efisien, dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta
penyusutan arsip.
Banyak sekali faktor yang mempengaruhi kelancaran pengelolaan arsip dalam
organisasi, diantaranya yakni kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana
kearsipan. Kompetensi petugas kearsipan memiliki andil yang cukup besar untuk
kelancaran pengelolaan arsip karena petugas kearsipan merupakan subjek yang
menentukan berhasil tidaknya pelaksanaan pengelolaan arsip.
Sehubungan dengan hal tersebut petugas kearsipan dituntut memiliki beberapa
kompetensi atau persyaratan tertentu, yakni ketelitian, kecerdasan, kecekatan, dan
kerapian. Petugas kearsipan yang memenuhi kompetensi tersebut akan memberi
dampak positif bagi kelancaran pengelolaan arsip dalam organisasi.
44
Selain kompetensi petugas kearsipan, sarana prasarana kearsipan juga penting
untuk diperhatikan. Sarana prasarana kearsipan yang memenuhi standar dan
mengikuti kemajuan perkembangan zaman akan lebih menyempurnakan
pelaksanaan tugas petugas kearsipan. Sarana prasarana tersebut meliputi gedung,
ruang, dan peralatan pengelolaan arsip, dokumentasi, dan informasi publik.
Secara sistematis kerangka berfikir dapat digambarkan dalam bagan sebagai
berikut:
Gambar 2.3 Kerangka Berfikir
2.6 Hipotesis
“Hipotesis yang berasal dari kata hipo berarti kurang atau lemah dan tesis atau
thesis yang berarti teori yang disajikan sebagai bukti. Jadi hipotesis adalah
Kompetensi Petugas
Kearsipan (X1):
1. Ketelitian
2. Kecerdasan
3. Kecekatan
4. Kerapian
(The Liang Gie,
2007:150-151)
Sarana Prasarana
Kearsipan (X2):
1. Gedung
2. Ruang
3. Peralatan
Pengelolaan Arsip
4. Dokumentasi
5. Informasi Publik
(Peraturan Rektor
UNNES Nomor 24
Tahun 2013:64)
Kelancaran Pengelolaan
Arsip (Y) :
1. Penciptaan
2. Penggunaan
3. Pemeliharaan
4. Penyusutan
(Peraturan Rektor
UNNES Nomor 24
Tahun 2013:15)
45
pernyataan yang masih lemah kebenarannya dan masih perlu dibuktikan
kenyataannya” (Narbuko dan Achmadi, 2013:28). Sedangkan menurut Sugiyono
(2010:96), “Hipotesis dapat dinyatakan sebagai jawaban teoritis terhadap rumusan
masalah penelitian, belum jawaban yang empiris dengan data”.
Berdasarkan landasan teori dan kerangka berfikir, maka hipotesis dalam
penelitian ini adalah:
H1 : Ada pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana
kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri
Semarang.
H2 : Ada pengaruh positif kompetensi petugas kearsipan terhadap kelancaran
pengelolaan arisp di Universitas Negeri Semarang.
H3 : Ada pengaruh positif sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran
pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang.
46
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Jenis dan Desain Penelitian
Penelitian ini termasuk jenis penelitian kuantitatif, karena data penelitian
berupa angka-angka dan analisis menggunakan statistik. Sebagaimana Sugiyono
(2010:14) menjelaskan tentang metode penelitian kuantitatif:
Metode penelitian kuantitatif dapat diartikan sebagai metode penelitian yang
berlandaskan pada filsafat positivisme, digunakan untuk meneliti pada populasi
atau sampel tertentu, teknik pengambilan sampel pada umumnya dilakukan
secara random, pengumpulan data menggunakan instrumen penelitian, analisis
data bersifat kuantitatif/statistik dengan tujuan untuk menguji hipotesis yang
telah ditetapkan.
3.2 Populasi dan Sampel Penelitian
3.2.1 Populasi
“Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas: obyek/subyek yang
mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk
dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya” (Sugiyono, 2010:117).
Universitas Negeri Semarang memiliki kampus utama di daerah Sekaran
Gunungpati, sedangkan kampus lainnya terletak di Ngaliyan Semarang, Kelud
Semarang, Bendan Ngisor Semarang, dan Kemandungan Tegal. Populasi dalam
penelitian ini adalah seluruh petugas kearsipan (arsip dinamis) di Universitas
Negeri Semarang yang berada di daerah Sekaran yang berjumlah 82 orang. Data
populasi didapat peneliti dari hasil observasi di unit kerja Universitas Negeri
47
Semarang yang terdiri dari Fakultas, Lembaga, Biro, Unit Pelaksana Tugas, dan
Badan. Data populasi dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 3.1
Populasi Petugas Kearsipan di Tiap Unit Kerja
No. Unit Kerja Jumlah Populasi
Petugas Kearsipan
1. Fakultas
a. Fakultas Ilmu Pendidikan
b. Fakultas Bahasa dan Seni
c. Fakultas Ilmu Sosial
d. Fakultas Matematika dan Ilmu
Pengetahuan Alam
e. Fakultas Tehnik
f. Fakultas Ilmu Keolahragaan
g. Fakultas Ekonomi
h. Fakultas Hukum
8
9
8
7
9
8
8
1
2. Lembaga
a. Lembaga Penelitian dan Pengabdian
Kepada Masyarakat (LP2M)
b. Lembaga Pengembangan Pendidikan
Profesi (LP3)
1
1
3. Biro
a. Biro Administrasi Akademik
Kemahasiswaan dan Kerjasama
(BAAKK)
b. Biro Administrasi Umum dan
Kepegawaian (BAUK)
c. Biro Administrasi Perencanaan dan
Keuangan (BAPK)
4
7
3
4. Unit Pelaksana Tugas (UPT)
a. Perpustakaan
b. Pusat Hubungan Masyarakat
c. Unit Layanan Pengadaan
1
1
1
5. Badan
a. Badan Pengawas
b. Badan Penjaminan Mutu
c. Badan Pusat Teknologi Informasi dan
Komunikasi (BPTIK)
d. Badan Pengembang Konservasi
2
1
1
1
Jumlah 82
48
3.2.2 Sampel
“Sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh
populasi tersebut” (Sugiyono, 2010:118). Dalam penelitian ini menggunakan
sampling jenuh, “Sampling jenuh adalah teknik pengambilan sampel bila semua
anggota populasi digunakan sebagai sampel. Istilah lain sampel jenuh adalah
sensus, dimana semua anggota populasi dijadikan sampel” (Sugiyono, 2010:124-
125). Semua anggota populasi digunakan sebagai sampel karena jumlah populasi
dalam penelitian ini 82 petugas. “Maka apabila subjeknya kurang dari 100 lebih
baik diambil semua sehingga penelitiannya merupakan penelitian populasi”
(Suharsimi, 2006:134).
3.3 Variabel Penelitian
“Variabel penelitian adalah suatu atribut atau sifat atau nilai dari orang, obyek
atau kegiatan yang mempunyai variasi tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk
dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya” (Sugiyono, 2010:61). Adapun
variabel-variabel dalam penelitian ini adalah:
3.3.1 Variabel Terikat (Dependent)
“Variabel terikat merupakan variabel yang dipengaruhi atau yang menjadi
akibat, karena adanya variabel bebas” (Sugiyono, 2010:61). Dalam penelitian ini
yang menjadi variabel terikat adalah kelancaran pengelolaan arsip. Indikator
kelancaran pengelolaan arsip dalam penelitian ini meliputi:
1. Penciptaan
2. Penggunaan
3. Pemeliharaan, dan
49
4. Penyusutan
(Peraturan Rektor UNNES Nomor 24 Tahun 2013 halaman 15).
3.3.2 Variabel Bebas (Independent)
“Variabel bebas adalah merupakan variabel yang mempengaruhi atau yang
menjadi sebab perubahannya atau timbulnya variabel dependen (terikat)”
(Sugiyono, 2010:61). Dalam penelitian ini yang menjadi variabel bebas adalah
kompetensi petugas kearsipan (X1) dan sarana prasarana kearsipan (X2).
1. Kompetensi petugas kearsipan (X1):
a. Ketelitian
b. Kecerdasan
c. Kecekatan, dan
d. Kerapian
(The Liang Gie, 2007:150-151).
2. Sarana prasarana kearsipan (X2):
a. Gedung
b. Ruang
c. Peralatan pengelolaan arsip
d. Dokumentasi, dan
e. Informasi publik
(Peraturan Rektor UNNES Nomor 24 Tahun 2013 halaman 64).
3.4 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data merupakan cara untuk memperoleh bahan-bahan
keterangan atau kenyataan yang benar untuk mengungkapkan data-data yang
50
diperlukan dalam penelitian ini, baik data pokok maupun data penunjang. Metode
pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
3.4.1 Metode Observasi
Suharsimi (2006:156-157) menjelaskan pengertian observasi sebagai berikut:
“Observasi atau yang disebut pula dengan pengamatan, meliputi kegiatan
pemuatan perhatian terhadap sesuatu objek dengan menggunakan seluruh alat
indra…. Di dalam artian penelitian observasi dapat dilakukan dengan tes,
kuesioner, rekaman gambar, rekaman suara”. Observasi ini digunakan untuk
memperoleh data tentang pengelolaan arsip terkait pengurusan surat masuk dan
surat keluar, penyimpanan arsip, penyusutan arsip, penemuan kembali arsip,
peminjaman arsip, serta pengembalian arsip di masing-masing unit kerja
Universitas Negeri Semarang pada saat studi pendahuluan. Data yang diperoleh
berfungsi sebagai pendukung latar belakang dalam penelitian yang dilakukan.
3.4.2 Metode Wawancara
Pengertian wawancara menurut Suharsimi (2006:155) adalah: “Interviu yang
sering juga disebut dengan wawancara atau kuesioner lisan, adalah sebuah dialog
yang dilakukan oleh pewawancara (interviewer) untuk memperoleh informasi dari
terwawancara (interviewee)”. Dalam penelitian ini wawancara digunakan untuk
memperkuat studi pendahuluan tentang pengelolaan arsip khususnya terkait
dengan penemuan kembali arsip di unit kerja Universitas Negeri Semarang.
3.4.3 Metode Kuesioner (Angket)
Sugiyono (2010:199), “Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang
dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis
51
kepada responden untuk dijawabnya”. Angket atau kuesioner ini untuk
mendapatkan data tentang kelancaran pengelolaan arsip, kompetensi petugas
kearsipan, dan sarana prasarana kearsipan di Universitas Negeri Semarang.
Angket yang digunakan dalam penelitian ini adalah angket semi terbuka,
dimana angket berisi sejumlah pernyataan tertulis yang telah disediakan alternatif
jawaban, responden diberikan kesempatan untuk memberikan jawaban sesuai
dengan persepsi masing-masing. Responden memberi tanda (X) pada pilihan yang
paling sesuai dengan kondisi ditempatnya bekerja, kemudian memberikan
penjelasan atas pilihannya tersebut.
Skala yang digunakan dalam penelitian ini adalah Skala Likert. “Skala Likert
digunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi seseorang atau
sekelompok orang tentang fenomena sosial” (Sugiyono, 2010:134). Skala yang
digunakan dalam penelitian ini berisi empat pilihan pernyataan dengan ketentuan
sebagai berikut:
1. Alternatif pilihan A diberi skor 4
2. Alternatif pilihan B diberi skor 3
3. Alternatif pilihan C diberi skor 2
4. Alternatif pilihan D diberi skor 1
3.4.4 Metode Dokumentasi
“Metode dokumentasi yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang
berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat,
lengger, agenda, dan sebagainya” (Suharsimi, 2006:231). Metode ini digunakan
52
untuk memperoleh daftar nama dan jumlah petugas kearsipan yang ada di setiap
unit kerja di Universitas Negeri Semarang.
3.5 Metode Analisis Uji Instrumen
Kualitas data hasil penelitian salah satunya dipengaruhi oleh kualitas instrumen
penelitian. Kualitas instrumen penelitian berkenaan dengan validitas dan
reliabilitas instrumen. Dengan menggunakan instrumen yang valid dan reliabel
dalam pengumpulan data, maka diharapkan hasil penelitian akan menjadi valid
dan reliabel.
Data penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah data try out
terpakai (uji coba terpakai). Sebagaimana yang dijelaskan Hadi (2000:97),
“Dalam try out atau uji coba terpakai hasil uji cobanya langsung digunakan untuk
menguji hipotesis penelitian dan tentu saja hanya data dari butir-butir yang sahih
saja yang dianalisis”. Jadi try out terpakai merupakan istilah yang digunakan
untuk proses penelitian yang menggunakan sampel yang sama dengan sampel
dalam uji validitas dan reliabilitasnya. Peneliti menggunakan uji coba terpakai
karena sampel penelitian terbatas yang memiliki karakteristik yang sama dengan
sampel penelitian yang sebenarnya. Sampel yang terbatas disebabkan oleh karena
permasalahan yang diteliti hanya terdapat di Universitas Negeri Semarang.
3.5.1 Validitas
“Validitas merupakan derajad ketepatan antara data yang terjadi pada obyek
penelitian dengan daya yang dapat dilaporkan oleh peneliti. Dengan demikian data
yang valid adalah data “yang tidak berbeda” antara data yang dilaporkan oleh
peneliti dengan data yang sesungguhnya terjadi pada obyek penelitian”
53
(Sugiyono, 2010:363). Instrumen yang valid berarti alat ukur yang mampu
mengukur apa yang seharusnya diukur.
Pengujian validitas dalam penelitian ini dilakukan terhadap 30 responden.
“Disarankan agar jumlah responden untuk uji coba, minimal 30 orang. Dengan
jumlah minimal 30 orang ini, distribusi skor (nilai) akan lebih mendekati kurva
normal” (Arikunto dalam Umar, 2003:110). Perhitungan uji validitas dilakukan
dengan program SPSS for Windows release 16. ”Uji signifikansi dilakukan
dengan membandingkan nilai r hitung dengan r tabel untuk degree of freedom (df)
= n-2, dalam hal ini n adalah jumlah sampel. Jika r hitung lebih besar dari r tabel
dan nilai positif maka butir atau pertanyaan atau indikator tersebut dinyatakan
valid” (Ghozali, 2011:53). Pada penelitian ini jumlah sampel (n) = 30 dan
besarnya degree of freedom (df) dapat dihitung 30-2 = 28 dan alpha = 0,05 didapat
r tabel = 0,361.
Hasil pengujian validitas uji coba instrumen dapat dilihat pada tabel 3.2
sebagai berikut:
54
Tabel 3.2
Hasil Validitas Uji Coba Instrumen
Variabel Indikator No.
Item r hitung r tabel Keterangan
Kelancaran
Pengelolaan
Arsip (Y)
Penciptaan 1 0,558 0,361 Valid
2 0,657 0,361 Valid
Penggunaan
3 0,486 0,361 Valid
4 0,775 0,361 Valid
5 0,549 0,361 Valid
6 0,506 0,361 Valid
7 0,790 0,361 Valid
Pemeliharaan
8 0,513 0,361 Valid
9 0,499 0,361 Valid
10 0,524 0,361 Valid
Penyusutan
11 0,409 0,361 Valid
12 0,752 0,361 Valid
13 0,559 0,361 Valid
14 0,792 0,361 Valid
15 0,791 0,361 Valid
Kompetensi
Petugas
Kearsipan
(X1)
Ketelitian 16 0,532 0,361 Valid
17 0,505 0,361 Valid
Kecerdasan
18 0,614 0,361 Valid
19 0,501 0,361 Valid
20 0,291 0,361 Tidak Valid
Kecekatan 21 0,275 0,361 Tidak Valid
22 0,769 0,361 Valid
Kerapian 23 0,608 0,361 Valid
24 0,249 0,361 Tidak Valid
Sarana
Prasarana
Kearsipan
(X2)
Gedung 25 0,245 0,361 Tidak Valid
26 0,614 0,361 Valid
Ruang 27 0,667 0,361 Valid
28 0,662 0,361 Valid
Peralatan
Pengelolaan
Arsip
29 0,585 0,361 Valid
30 0,539 0,361 Valid
31 0,621 0,361 Valid
Dokumentasi 32 0,697 0,361 Valid
33 0,713 0,361 Valid
Informasi Publik 34 0,045 0,361 Tidak Valid
35 0,469 0,361 Valid
Sumber: Lampiran 9 Halaman 150
55
Perhitungan hasil uji validitas instrumen kepada 30 responden di atas,
diperoleh hasil bahwa angket variabel kelancaran pengelolaan arsip dari 15 butir
pernyataan semuanya valid. Angket variabel kompetensi petugas kearsipan dari 9
butir pernyataan terdapat 3 butir pernyataan yang tidak valid, yaitu butir nomor
20, 21, dan 24. Dan untuk angket variabel sarana prasarana kearsipan dari 11 butir
pernyataan terdapat 2 butir pernyataan yang tidak valid, yaitu butir nomor 25 dan
34.
Butir pernyataan yang diketahui tidak valid tersebut kemudian dibuang atau
tidak digunakan, karena setiap indikator sudah terwakili oleh butir pernyataan
yang valid. Indikator kecerdasan sudah terwakili oleh butir pernyataan nomor 18
dan 19, indikator kecekatan sudah terwakili oleh butir pernyataan nomor 22,
indikator kerapian sudah terwakili oleh butir pernyataan nomor 23, indikator
gedung sudah terwakili oleh butir pernyataan nomor 26, dan indikator informasi
publik sudah terwakili oleh butir pernyataan nomor 35. Sedangkan hasil uji
validitas yang valid yakni sejumlah 30 butir pernyataan penomorannya diurutkan
kembali dan digunakan untuk pengambilan data penelitian.
3.5.2 Reliabilitas
“Reliabilitas berkenaan dengan derajad konsistensi dan stabilitas data atau
temuan. Karena reliabilitas berkenaan dengan derajad konsistensi, maka bila
peneliti lain mengulangi atau mereplikasi dalam penelitian pada obyek yang sama
dengan metode yang sama maka akan menghasilkan data yang sama” (Sugiyono,
2010:364).
56
Penelitian ini untuk mencari reliabilitas instrumen menggunakan pengukuran
sekali dan kemudian hasilnya dibandingkan dengan pertanyaan lain atau
mengukur korelasi antar jawaban pertanyaan. “SPSS memberikan fasilitas untuk
mengukur reliabilitas dengan uji statistik Cronbach Alpha (). Suatu konstruk
atau variabel dikatakan reliabel jika memberikan nilai Cronbach Alpha > 0.70
(Nunnally, 1994 dalam Ghozali, 2011:48).
Hasil reliabilitas uji coba instrumen dapat dilihat pada tabel 3.3. sebagai
berikut:
Tabel 3.3
Hasil Reliabilitas Uji Coba Instrumen
No. Variabel Cronbach’s
Alpha
Cronbach’s
Alfa yang
disyaratkan
Keterangan
1 Kelancaran Pengelolaan
Arsip 0,902 0,70 Reliabel
2 Kompetensi Petugas
Kearsipan 0,725 0,70 Reliabel
3 Sarana Prasarana
Kearsipan 0,818 0,70 Reliabel
Sumber: Lampiran 10 Halaman 159
Hasil perhitungan menunjukkan hasil nilai Cronbach’s Alpha pada variabel
kelancaran pengelolaan arsip (Y) sebesar 0,902, variabel kompetensi petugas
kearsipan (X1) sebesar 0,725, dan variabel sarana prasarana kearsipan (X2)
sebesar 0,818. Berdasarkan hasil perhitungan tersebut dapat disimpulkan bahwa
instrumen tersebut reliabel dan dapat digunakan untuk penelitian.
3.6 Metode Analisis Data
Sugiyono (2010:207) mendefinisikan pengertian analisis data adalah sebagai
berikut:
57
Analisis data merupakan kegiatan setelah data dari seluruh responden atau
sumber data lain terkumpul. Kegiatan dalam analisis data adalah
mengelompokkan data berdasarkan variabel dan jenis responden, mentabulasi
data berdasarkan variabel dari seluruh responden, menyajikan data tiap variabel
yang diteliti, melakukan perhitungan untuk menjawab rumusan masalah, dan
melakukan perhitungan untuk menguji hipotesis yang telah diajukan.
Metode analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis
deskriptif persentase dan regresi linear berganda.
3.6.1 Metode Analisis Deskriptif Persentase
“Statistik deskriptif adalah statistik yang digunakan untuk menganalisis data
dengan cara mendeskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul
sebagaimana adanya tanpa bermaksud membuat kesimpulan yang berlaku untuk
umum atau generalisasi” (Sugiyono, 2010:207-208). Lebih lanjut lagi Sugiyono
(2010:208) menjelaskan, “Termasuk dalam statistik deskriptif antara lain adalah
penyajian data melalui tabel, grafik, diagram lingkaran, pictogram, perhitungan
modus, median, mean (pengukuran tendensi sentral), perhitungan desil, persentil,
perhitungan penyebaran data melalui perhitungan rata-rata dan standar deviasi,
perhitungan persentase”.
Teknik ini digunakan untuk mendiskripsikan masing-masing variabel agar
lebih mudah memahaminya. Menurut Ali (2013:201) rumus yang digunakan
adalah sebagai berikut:
Keterangan:
n : Nilai yang diperoleh
N : Jumlah seluruh nilai
58
Panjang kelas interval p ditentukan oleh aturan:
p = rentang
dimana, rentang = skor tertinggi – skor terendah
(Sudjana, 2005:47)
Penentuan tabel kategori sebagai berikut:
a. Skor tertinggi = 4 (sangat baik)
b. Skor terendah = 1 (tidak baik)
c. Jumlah kelas = 4 (sangat baik sampai tidak baik)
d. Jarak interval = (4-1)/4 = 0,75
Interval skor dan kriteria dari penentuan tabel kategori di atas dapat dilihat
pada tabel 3.4. sebagai berikut:
Tabel 3.4
Interval Skor dan Kriteria
Interval Skor Kriteria
>3,25 s/d 4 Sangat Baik
>2,50 s/d 3,25 Baik
>1,75 s/d 2,50 Kurang Baik
1 s/d 1,75 Tidak baik
3.6.2 Uji Asumsi Klasik
Sebelum menentukan persamaan atau model regresinya, maka persamaan
regresi harus memenuhi uji asumsi klasik terlebih dahulu karena akan dijadikan
sebagai alat prediksi. Adapun pengujian asumsi klasik meliputi:
59
A. Uji Multikolinearitas
“Uji multikolinearitas bertujuan untuk menguji apakah model regresi
ditemukan adanya korelasi antar variabel bebas (independent). Model regresi yang
baik seharusnya tidak terjadi korelasi diantara variabel independen” (Ghozali,
2011:105). Dalam penelitian ini cara yang digunakan untuk mendeteksi ada atau
tidaknya multikolinearitas di dalam model regresi adalah dengan melihat nilai
tolerance dan variance inflation factor (VIF). Jika nilai tolerance lebih dari 0,01
dan VIF kurang dari 10 maka tidak terjadi multikolinearitas.
B. Uji Normalitas
Ghozali (2011:160), “Uji normalitas bertujuan untuk menguji apakah dalam
model regresi, variabel pengganggu atau residual memiliki distribusi normal”.
Ada dua cara untuk mendeteksi apakah residual berdistribusi normal atau tidak,
yaitu: analisis grafik dan analisis statistik. Analisis grafik yaitu dengan melihat
tampilan grafik histogram maupun grafik normal plot. Ghozali (2011:163)
mengemukakan bahwa, “Jika data menyebar disekitar garis diagonal dan
mengikuti arah garis diagonal atau grafik histogramnya menunjukkan pola
distribusi nomal, maka model regresi memenuhi asumsi normalitas”. Sedangkan
analisis statistik dapat dilakukan dengan uji statistik non-parametrik Kolmogorov-
Smirnov (K-S). Data berdistribusi normal jika nilai sig>0,05.
C. Uji Heteroskedastisitas
“Uji Heteroskedastisitas bertujuan menguji apakah dalam model regresi terjadi
ketidaksamaan variance dari residual satu pengamatan ke pengamatan yang lain.
Model regresi yang baik adalah yang Homoskedastisitas atau tidak terjadi
60
Heteroskedastisitas” (Ghozali, 2011:139). Cara yang digunakan untuk mendeteksi
ada atau tidaknya heteroskedastisitas dalam penelitian ini yakni dengan
menggunakan Uji Glejser. Jika probabilitas signifikansinya > 0,05 maka tidak
terjadi heteroskedastisitas dalam persamaan regresi tersebut. Selain itu dengan
melihat Grafik Plot antara nilai prediksi variabel terikat (dependent) yaitu ZPRED
dengan residualnya SRESID. “Jika tidak ada pola yang jelas, serta titik-titik
menyebar di atas dan di bawah angka 0 pada sumbu Y, maka tidak terjadi
heteroskedastisitas” (Ghozali, 2011:139).
D. Uji Linearitas
Ghozali (2011:166) menjelaskan, “Uji linearitas digunakan untuk melihat
apakah spesifikasi model yang digunakan sudah benar atau tidak. Apakah fungsi
yang digunakan dalam suatu studi empiris sebaiknya berbentuk linear, kuadrat,
atau kubik”. Pengujian terhadap linearitas dapat dilakukan melalui nilai
signifikansi linearity. Data dikatakan linear jika nilai signifikansi < 0,05.
3.6.3 Analisis Regresi Linier Berganda
Analisis regresi linier berganda merupakan analisis yang terdiri dari satu
variabel dependen dan dua atau lebih variabel independen. Analisis ini untuk
mengetahui arah hubungan antara variabel kompetensi petugas kearsipan (X1) dan
sarana prasarana kearsipan (X2) dengan variabel kelancaran pengelolaan arsip (Y),
untuk memprediksi besarnya pengaruh variabel kompetensi petugas kearsipan
(X1) dan sarana prasarana kearsipan (X2) terhadap variabel kelancaran
pengelolaan arsip (Y), serta untuk memprediksi variabel kelancaran pengelolaan
arsip (Y) dengan menggunakan variabel kompetensi petugas kearsipan (X1) dan
61
sarana prasarana kearsipan (X2). Persamaan regresi linear berganda adalah sebagai
berikut:
Y = +b1X1+b2X2
Keterangan:
Y : Kelancaran Pengelolaan arsip
: Koefisien Regresi (konstanta)
b1 : Koefisien regresi untuk kompetensi petugas kearsipan
b2 : Koefisien regresi untuk sarana prasarana kearsipan
X1 : Kompetensi petugas kearsipan
X2 : Sarana prasarana kearsipan
3.7 Uji Hipotesis
3.7.1 Uji Simultan (Uji F)
“Uji statistik F pada dasarnya menunjukkan apakah semua variabel
independent atau bebas yang dimasukkan dalam model mempunyai pengaruh
secara bersama-sama terhadap variabel dependent atau terikat” (Ghozali,
2011:98). Uji simultan yang digunakan dalam penelitian ini untuk mengetahui
apakah semua variabel bebas mempunyai pengaruh terhadap variabel terikat yaitu
melalui alat bantu SPSS for Windows release 16 dengan cara membandingkan
antara nilai signifikan hitung dengan signifikan = 5%, apabila perhitungan
signifikan < dari (5%) maka Ho ditolak dan Ha diterima. Artinya semua
variabel bebas secara bersama-sama mempunyai pengaruh terhadap variabel
terikat.
62
3.7.2 Uji Partial (Uji t)
“Uji statistik t pada dasarnya menunjukkan seberapa jauh pengaruh satu
variabel penjelas/independen secara individual dalam menerangkan variasi
variabel dependen” (Ghozali, 2011:98). Uji parsial yang digunakan dalam
penelitian ini dengan menggunakan alat bantu SPSS for Windows release 16,
dengan membandingkan antara nilai signifikan hitung masing-masing variabel
bebas terhadap variabel terikat dengan nilai signifikan = 5%. Apabila
perhitungan signifikan hitung masing-masing variabel bebas (X1, X2) < (5%)
maka Ho ditolak dan Ha diterima, artinya secara parsial variabel bebas
berpengaruh terhadap variabel terikat.
3.8 Koefisien Determinasi
3.8.1 Koefisiensi Determinasi Simultan (R2)
Ghozali (2011:97), “Koefisien determinasi (R2) pada intinya mengukur
seberapa jauh kemampuan model dalam menerangkan variasi variabel dependen”.
Koefisien determinasi simultan (R2) digunakan untuk mengetahui besarnya
pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap
kelancaran pengelolaan arsip dari hasil penelitian. Jika R2 yang diperoleh
mendekati 1, maka dapat dikatakan semakin kuat model tersebut dalam
menerangkan variasi variabel bebas terhadap variabel terikat, sebaliknya jika R2
mendekati nol, maka semakin lemah variasi variabel bebas menerangkan variabel
terikat. Perhitungan koefisien determinasi secara simultan yang dilakukan dengan
SPSS for Windows release 16 dapat dilihat dari besarnya R adjusted square.
63
3.8.2 Koefisiensi Determinasi Parsial (r2)
Koefisien determinasi parsial (r2) digunakan untuk mengetahui sejauh mana
sumbangan dari masing-masing variabel bebas jika variabel lainnya konstan.
Pengaruh secara parsial dalam penelitian ini dapat diketahui dari besarnya r2 yang
diperoleh dari hasil kuadrat partial correlation pada tabel coefficient hasil
perhitungan dengan menggunakan program SPSS for Windows Release 16.
98
BAB V
PENUTUP
5.1 Simpulan
Simpulan yang dapat diambil dari penelitian yang telah dilakukan adalah
sebagai berikut:
1. Ada pengaruh antara kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana
kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri
Semarang.
2. Ada pengaruh positif kompetensi petugas kearsipan terhadap kelancaran
pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang.
3. Ada pengaruh positif sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran
pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang.
5.2 Saran
Berdasarkan temuan pada pembahasan, saran yang dapat diajukan dari
penelitian yang telah dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Pimpinan unit kerja sebaiknya memberikan kesempatan kepada semua petugas
kearsipan untuk mengikuti pelatihan kearsipan sehingga semua petugas
kearsipan mempunyai pemahaman dalam bidang kearsipan secara menyeluruh.
2. Sarana prasarana kearsipan perlu ditingkatkan pada indikator ruang
penyimpanan arsip. Pimpinan unit kerja yang belum menyediakan ruang
penyimpanan khusus arsip sebaiknya menyediakan ruang penyimpanan khusus
arsip. Sebagai tindak lanjut ketersediaan ruang, penyusutan arsip harus
99
dilakukan sesuai prosedur. Sebaiknya dalam ruang penyimpanan arsip juga
terpasang alat thermometer dan hygrometer untuk mengatur suhu dan
kelembaban udara, sehingga fisik arsip lebih terjaga.
100
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. 1985. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali.
Jakarta:Djambatan.
______________. 1997. Cara Pengelolaan Kearsipan yang Praktis dan Efisien.
Jakarta:Djambatan.
Ali, Mohammad. 2013. Penelitian Kependidikan Prosedur dan Strategi.
Bandung:Angkasa.
Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta:Gramedia Pustaka
Utama.
Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta,
dan Perguruan Tinggi. Jakarta:Bumi Aksara.
Fajri, Hamdani dan Syahyuman. 2012. “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan”.
Dalam Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Vol. 1 No. 1
September 2012, Seri E Padang:Universitas Negeri Padang.
Ghozali, Imam. 2011. Aplikasi Analisis Multivariate dengan Program IBM SPSS
19. Semarang:Badan Penerbit Universitas Diponegoro.
Hadi, Sutrisno. 2000. Metodologi Penelitian. Yogyakarta:Andi Yogyakarta
http://kbbi.web.id
Ismiyati. 2004. Pengaruh Kemampuan Petugas Kearsipan terhadap Kelancaran
Pengelolaan Arsip di Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah Semarang.
Skripsi. Semarang:Universitas Negeri Semarang.
Masruri, Muhammad. 2007. “Faktor-Faktor yang Berpengaruh terhadap
Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif pada Subbagian Umum Sekretariat Daerah
Kabupaten Rembang”. Dalam Jurnal Fokus Ekonomi, Vol. 2 No. 1 Juni 2007.
Hal 85-95 Kudus:Universitas Muria Kudus.
Mulyono, Sularso., Partono, dan Agung Kuwantoro. 2011. Manajemen
Kearsipan. Semarang:UnnesPress.
Narbuko, Cholid dan Abu Achmadi. 2013. Metode Penelitian:Memberkan Bekal
Teoretis pada Mahasiswa tentang Metodologi Penelitian Serta Diharapkan
Dapat Melaksanakan Penelitian dengan Langkah-Langkah yang Benar.
Jakarta:Bumi Aksara.
101
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 60
Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi Serta Informasi
Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 35 Tahun 2009 tentang
Pedoman Tata Kearsipan di Lingkungan Universitas Negeri Semarang.
Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 22 Tahun 2013 tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Negeri Semarang.
Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang
Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan
Universitas Negeri Semarang.
Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 tentang
Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Universitas Negeri Semarang.
Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 25 Tahun 2013 tentang
Pedoman Pengelolaan Arsip Statis di Lingkungan Universitas Negeri
Semarang.
Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 26 Tahun 2013 tentang
Pedoman Pola Klasifikasi Kearsipan di Lingkungan Universitas Negeri
Semarang.
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung:Mandor Maju.
Sudjana. 2005. Metoda Statistika. Bandung:Tarsito.
Sugiyono. 2010. Metode Penelitian Pendidikan (Pendekatan Kuantitatif,
Kualitatif dan R&D). Bandung:Alfabeta.
Suharsimi, Arikunto. 2006. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik.
Jakarta:Rineka Cipta.
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Jakarta:Erlangga.
Sulistyo, Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan
Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta:Gramedia Pustaka Utama.
The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat (Dengan
tambahan). Yogyakarta:Liberty.
102
Umar, Husein. 2003. Metode Riset Bisnis: Panduan Mahasiswa untuk
Melaksanakan Riset Dilengkapi Contoh Proposal dan Hasil Riset Bidang
Manajemen dan Akuntansi. Jakarta:Gramedia Pustaka Utama.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
103
LAMPIRAN-LAMPIRAN
104
Surat Ijin Observasi
Lampiran 1
105
PEDOMAN OBSERVASI
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Alur pengurusan surat masuk
b. Alur pengurusan surat keluar
c. Banyaknya orang yang mengurusi surat masuk dan surat keluar
d. Latar belakang pendidikan
e. Kolom-kolom yang ada di buku agenda
f. Pemakaian buku ekspedisi, baik surat masuk maupun surat keluar
g. Kolom-kolom yang ada pada buku ekspedisi
2. Penyimpanan Arsip
a. Tata cara arsip disimpan
b. Langsung disimpan/ada rentangan waktu
c. Sistem penyimpanan arsip
d. Tata cara perawatan arsip (disemprot, kabur barus, atau apa)
e. Ventilasi, kelembaban udara, penerangan
f. Pemeliharaan arsip (berapa kali arsip dibersihkan)
g. Asas penyimpanan (sentralisasi, desentralisasi, atau kombinasi)
h. Tata cara pemeliharaan ruangan arsip
i. Cara penempatan arsip
j. Tindakan preventif
3. Penyusutan dan Pemindahan Arsip
a. Tata cara pemindahan
b. Kalau sudah penuh disini, langkah selanjutnya apa
Lampiran 2
106
c. Berapa lama perlu pemindahan
d. Cara penyusutan (dibakar/bagaimana)
e. Ada tidaknya saksi pada saat pembakaran arsip
f. Langkah-langkah sebelum dilakukan penyusutan dan pemindahan arsip
g. Prosedur pemusnahan arsip
h. Cara pemusnahan
4. Penemuan Kembali Arsip
a. Tanya ke pengguna/user (mahasiswa, dosen, dan lain-lain)
b. Berapa lama waktu peminjaman arsip
c. Penemuan kembali arsip memakai acuan apa
5. Peminjaman Arsip
a. Meminjam arsip harus menggunakan apa
b. Rentang waktu maksimal meminjam arsip
c. Bukti peminjaman arsip
d. Sanksi bagi orang yang telat mengembalikan
e. Bagaimana jika arsip hilang
f. Siapa saja yang diperbolehkan meminjam arsip
6. Pengembalian Arsip
a. Prosedur mengembalikan arsip
b. Bukti sudah mengembalikan arsip
c. Ada tidaknya pengecekan arsip setelah dikembalikan
107
Hasil Observasi
LOKASI HASIL
Jurusan PG PAUD
FIP
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Latar belakang pendidikan petugas arsip adalah
pendidikan administrasi perkantoran
b. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh satu
orang
c. Pengurusan SM dan SK tidak dicatat baik
dalam buku agenda maupun kartu kendali
d. Instruksi atau perintah dari Ketua Jurusan
diberikan secara lisan, lembar disposisi hanya
diberikan pada surat yang ada kaitannya dengan
dekan
2. Penyimpanan arsip
a. Sistem penyimpanan arsip menggunakan sistem
kronologis
b. Pengarsipan dilakukan secara berkala, yakni
satu bulan sekali
c. Ruang arsip jadi satu dengan ruang Ketua
Jurusan
d. Perawatan arsip dan pemeliharaan ruangan arsip
tidak dilakukan secara khusus, namun bersifat
kondisional
e. Tidak ada tindakan preventif yang dilakukan
f. Asas penyimpanan menggunakan asas
sentralisasi
3. Penyusutan/Pemindahan arsip
a. Pemindahan dari arsip aktif ke arsip inaktif
dilakukan setiap satu bulan sekali
b. Penyusutan dilakukan setiap lima tahun sekali
Lampiran 3
108
c. Sebelum dilakukan pemindahan dan penyusutan
arsip, terlebih dahulu dilakukan penyortiran
arsip
d. Surat yang sifatnya biasa, seperti surat
undangan penyusutannya langsung di buang ke
tempat sampah
4. Penemuan Kembali arsip
a. Penemuan kembali arsip memakai acuan sistem
tanggal
5. Peminjaman arsip
a. Jarang dan bahkan hampir tidak pernah ada
yang meminjam arsip
b. Banyaknya berkas/dokumen di meja pimpinan
membuat surat-surat yang seharusnya
diarsipkan tercampur dengan dokumen yang
lain
Jurusan Pendidikan
Luar Sekolah FIP
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Pendistribusian maupun alur penerimaan surat
terlebih dahulu harus melalui tingkat fakultas
b. Pengurusan SM dan SK menggunakan buku
agenda tunggal
c. Pendistribusian surat memakai buku ekspedisi
2. Penyimpanan Arsip
a. Sistem penyimpanan arsip memakai sistem
nomor
b. Penyimpanan arsip dilakukan seminggu sekali
c. Tidak ada perlakuan khusus dalam merawat
arsip
d. Ruang arsip dilengkapi dengan AC
e. Pembersihan arsip dilakukan satu minggu sekali
menggunakan sapu dan kemoceng
109
3. Penyusutan Arsip
a. Penghapusan arsip dilakukan dengan cara
dihancurkan
4. Penemuan Kembali Arsip
a. Penemuan kembali arsip berselang satu hari
setelah permintaan arsip yang diinginkan
5. Peminjaman Arsip
a. Peminjaman arsip harus menyertakan KTM
(bagi mahasiswa) dan identitas dosen (bagi
dosen)
b. Rentang waktu peminjaman arsip berkisar 5-7
hari
c. Peminjaman arsip disertai bukti peminjaman
arsip/kartu pinjam arsip
d. Arsip yang dipinjamkan berupa kopian arsip
6. Pengembalian Arsip
a. Pengembalian arsip langsung diberikan kepada
petugas arsip dengan menunjukkan bukti
peminjaman arsip
b. Adanya denda bagi keterlambatan
pengembalian arsip
c. Adanya pengecekan arsip pada saat
pengembalian arsip
Fakultas Ilmu
Pendidikan
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh dua
orang pegawai
b. Latar belakang pendidikan petugas arsip
diploma administrasi umum dan SMP
c. Penanganan SM dan SK menggunakan buku
ekspedisi dan buku agenda yang sesuai dengan
SOP FIP
110
2. Penyimpanan Arsip
a. Penyimpanan arsip berdasarkan klasifikasi
subjek surat
b. Pengurusan arsip dilakukan secara langsung
pada saat menerima surat
c. Penyimpanan arsip menggunakan asas
desentralisasi di masing-masing jurusan
d. Perawatan arsip tidak dilakukan secara khusus
e. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan
membersihkan ruangan arsip setiap hari serta
memberinya kapur barus
3. Penyusutan/Pemindahan Arsip
a. Penyusutan arsip menggunakan jadwal retensi
arsip
b. Pemindahan arsip dilakukan ke tempat yang
kosong
c. Penghancuran arsip dilakukan menggunakan
mesin penghancur kertas tanpa ada saksi
4. Penemuan Kembali Arsip
a. Penemuan kembali arsip membutuhkan waktu
kurang lebih 10 menit
b. Acuan yang dipakai menggunakan subjek surat
5. Peminjaman Arsip
a. Tidak menggunakan aturan tertentu
b. Peminjaman arsip hanya untuk pihak intern
c. Arsip yang dipinjamkan berupa fotokopian
d. Tidak adanya sangsi bagi peminjam arsip
e. Fakultas hanya menangani peminjaman arsip
terkait kepegawaian, kegiatan akademik
dikelola masing-masing jurusan
111
6. Pengembalian Arsip
a. Tidak perlu adanya pengembalian arsip
b. Proses peminjaman dan pengembalian arsip
tidak dipersulit
Jurusan Teknologi
Pendidikan FIP
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh satu
orang
b. Latar belakang pendidikan petugas arsip SMA
jurusan IPS
c. Jurusan TP belum mengenal buku agenda dan
buku ekspedisi
2. Penyimpanan Arsip
a. Penyimpanan arsip langsung diproses kemudian
langsung disimpan pada ordner
b. Perawatan arsip cukup dibersihkan
menggunakan kemoceng setiap hari
c. Sistem penyimpanan yang digunakan yakni
sistem kronologis
3. Penyusutan Arsip
a. Penyusutan arsip dilakukan secara fleksibel,
sesuai jumlah arsip yang tersimpan
b. Pemusnahan arsip dilakukan dengan
menyerahkan pada cleaning servis untuk dijual
c. Pemusnahan arsip hanya untuk surat biasa
4. Penemuan Kembali Arsip
a. Penemuan kembali arsip berdasarkan perkiraan
tanggal
b. Pihak yang membutuhkan arsip ialah
mahasiswa, dosen, TU jurusan lain, serta TU
fakultas
c. Penemuan kembali arsip membutuhkan waktu
112
4-5 menit
5. Peminjaman Arsip
a. Peminjaman arsip dilakukan dengan
menyerahkan KTM dan nomer hp
b. Rentang waktu peminjaman satu hari
c. Tidak adanya bukti peminjaman arsip
d. Tidak ada penanganan khusus jika arsip
terlambar dikembalikan atau hilang
6. Pengembalian Arsip
a. Adanya pengecekan surat saat pengembalian
b. Cara penempatan kembali arsip ditumpuk di
atas, tidak diletakkan pada tempat semula
c. Kondisi alat-alat kearsipan masih cukup layak
digunakan
Fakultas Teknik 1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh tiga
orang
b. Latar belakang pendidikan petugas arsip yakni
D3 kearsipan, dan SMA (dua orang)
c. Pengurusan SM dan SK sudah menggunakan
buku agenda dan buku ekspedisi
2. Penyimpanan Arsip
a. Penyimpanan arsip dilakukan setelah
mendapatkan disposisi
b. Perawatan arsip dilakukan dengan memberikan
kapur barus dan membersihkannya satu bulan
sekali
c. Arsip berada dalam satu ruangan dengan ruang
TU fakultas
d. Untuk arsip dekan diletakkan di ruang dekan
113
3. Penyusutan Arsip
a. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara
dihancurkan dan biasanya dilakukan satu tahun
sekali
b. Penyusutan arsip dilihat dari penting tidaknya
arsip tersebut, belum ada jadwal retensi arsip
c. Penghancuran arsip dilakukan tanpa adanya
saksi
4. Peminjaman Arsip
a. Peminjaman arsip dilakukan dengan
meninggalkan KTM
b. Rentang waktu peminjaman maksimal satu
minggu
c. Arsip yang dipinjamkan merupakan kopian
arsip
d. Tidak ada denda jika telat mengembalikan arsip
5. Pengembalian Arsip
a. Pengembalian arsip akan dicek kelengkapannya
terlebih dahulu
b. Jika sudah lengkap KTM mahasiswa yang
bersangkutan dikembalikan
Fakultas Ilmu
Keolahragaan
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh 5 orang,
dengan 4 orang berada pada jurusan masing-
masing dan satu kepala bagian administrasi
umum
b. Latar belakang pendidikan petugas arsip yakni
sarjana pendidikan ekonomi administrasi
perkantoran (UNNES)
c. Tidak adanya buku agenda dan buku ekspedisi
d. Lembar disposisi untuk surat yang ditujukan
114
pada dekan, sedangkan untuk surat yang
ditujukan kepala jurusan cukup diberi memo
2. Penyimpanan Arsip
a. Penyimpanan arsip menggunakan sistem
desentralisasi
b. Penyimpanan arsip akan langsung dilakukan
setelah surat selesai diproses
c. Sistem penyimpanan yang digunakan yakni
sistem kronologis (tanggal)
d. Tidak menggunakan filling cabinet, namun
ditumpuk di meja kerja. Ketika sudah tidak
muat akan diletakkan di gudang
e. Penyimpanan arsip dijadikan satu dengan ruang
kerja
f. Tidak ada perawatan khusus untuk arsip, cukup
dibersihkan dengan menggunakan kemoceng
dan disapu
g. Ruang arsip memiliki ventilasi yang cukup baik
dan ada AC nya
3. Penyusutan Arsip
a. Tidak ada jadwal retensi khusus
b. Arsip yang sudah tidak digunakan dan sudah
memenuhi laci maka akan dipindah ke gudang
c. Arsip yang sudah dikumpulkan di gudang
setelah beberapa tahun akan dibakar bersama-
sama secara masal di rektorat
d. Tidak ada jadwal khusus untuk pembakaran
arsip
e. Arsip penting disimpan selama fakultas masih
berdiri
4. Penemuan Kembali Arsip
115
a. Tidak ada acuan khusus saat penemuan kembali
arsip
b. Penemuan kembali arsip hanya dengan ingatan,
kemudian dicari ditumpukan arsip
5. Peminjaman Arsip
a. Tidak ada prosedur khusus dalam peminjaman
arsip
b. Peminjam arsip yakni dosen, dekan, dan kajur
c. Tidak ada rentang waktu peminjaman arsip
d. Arsip yang dipinjam selama ini tidak pernah
hilang
6. Pengembalian Arsip
a. Arsip yang telah dikembalikan oleh peminjam
langsung dikembalikan ke tempat semula
b. Tidak dilakukan pengecekan kembali arsip yang
telah dipinjam
Jurusan Ekonomi
Pembangunan FE
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Surat masuk telah dilengkapi dengan lembar
disposisi sehingga petugas arsip hanya
meneruskannya pada nama yang tertera pada
disposisi
b. Pengurusan surat keluar dilakukan oleh pegawai
TU fakultas
c. Surat keluar tidak dilakukan pencatatan pada
buku ekspedisi
d. Latar belakang pendidikan pegawai arsip yakni
jurusan hukum
2. Penyimpanan Arsip
a. Penyimpanan arsip tidak menggunakan kartu
kendali dan hanya disimpan di dalam ordner
yang berada di rak (tidak menggunakan filling
116
cabinet)
b. Penyimpanan arsip berdasarkan sistem subjek
c. Keamanan arsip kurang, karena setiap orang
dapat dengan leluasa menjamah rak tempat
arsip
d. Tidak ada pemeliharaan arsip, bahkan ada arsip
yang dimakan tikus
3. Penyusutan Arsip
a. Pemusnahan arsip dilakukan secara sederhana
yaitu dengan dirobek dan dibuang ke tempat
sampah
b. Adanya penyortiran sebelum pemusnahan arsip
c. Arsip penting diletakkan di dalam dus dan
ditempatkan di gudang arsip fakultas
4. Penemuan Kembali Arsip
a. Penemuan kembali arsip dilakukan dengan
mencari arsip pada ordner sesuai tema surat
b. Penemuan kembali arsip tergolong cepat
5. Peminjaman Arsip
a. Peminjaman arsip tidak menggunakan kartu
pinjam ataupun persyaratan lain
b. Peminjaman arsip untuk ruang lingkup kecil,
sehingga peminjam mudah diingat
c. Arsip yang dipinjamkan berupa kopian
6. Pengembalian Arsip
a. Pengembalian arsip tidak diberi jangka waktu
Jurusan Teknik Sipil
FT
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh dua
orang
b. Latar belakang pendidikan petugas arsip yakni
jurusan ekonomi dan teknik elektro
117
c. Pencatatan surat dilakukan pada buku agenda
kembar
d. Adanya buku ekspedisi untuk pendistribusian
surat
e. Penanganan surat paling cepat dilakukan selama
satu hari
2. Penyimpanan Arsip
a. Penyimpanan surat dibagi menjadi dua
kelompok, yakni surat umum dan surat khusus
kepentingan ISO
b. Surat umum disimpan diruang TU dan depan
ruang ketua jurusan, sedangkan surat ISO
disimpan diruangan tertentu
c. Penyimpanan surat menggunakan sistem
tanggal
d. Pemeliharaan arsip dilakukan oleh petugas
cleaning service dan dilakukan seminggu sekali
dengan cara disulak
3. Penyusutan Arsip
a. Selama sepuluh tahun belum melakukan
pemusnahan arsip
b. Arsip yang lama hanya dipindahkan ke almari
depan ruangan ketua jurusan
4. Penemuan Kembali Arsip
a. Penemuan kembali arsip dengan melihat buku
agenda sehingga diketahui tanggalnya
b. Penemuan kembali arsip tidak selamanya bisa
ditemukan dan membutuhkan waktu yang agak
lama
5. Peminjaman Arsip
a. Peminjaman arsip dilaksanakan dengan mengisi
118
buku peminjaman arsip
b. Arsip yang dipinjamkan merupakan kopian
6. Pengembalian Arsip
a. Kehilangan arsip masih terjadi dan tidak adanya
konsekuensi bagi si peminjam
Fakultas Ekonomi 1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Pengurusan SM dan SK dicatat dalam buku
agenda
b. Surat yang masih diperlukan diletakkan rapi di
meja TU, sedangkan yang sudah tidak
diperlukan diletakkan di kardus
c. Adanya buku ekspedisi untuk surat keluar
d. Penandatanganan untuk surat keluar dilakukan
secara kolektif
2. Penyimpanan Arsip
a. Adanya ruang arsip yang juga digunakan
sebagai laboratorium kearsipan
b. Penataan arsip berdasarkan sistem subjek
c. Keamanan arsip dirasa kurang karena ruang
arsip juga difungsikan sebagai ruang kuliah
d. Tidak ada pemeliharaan khusus untuk arsip,
hanya diberikan kapur barus dan disapu
3. Penyusutan Arsip
a. Arsip yang telah lama dibiarkan menumpuk
diruang arsip
4. Penemuan Kembali Arsip
a. Penemuan kembali arsip sedikit memerlukan
waktu
5. Peminjaman Arsip
a. Peminjaman arsip tidak menggunakan kartu
pinjam
119
b. Arsip yang dipinjamkan berupa kopian
c. Peminjam arsip lebih banyak pegawai
6. Pengembalian Arsip
a. Pengembalian arsip tidak diberi jangka waktu
Jurusan Teknik
Elektro FT
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh dua
orang
b. Latar belakang petugas arsip yakni lulusan
SMA
c. Adanya buku agenda dan buku ekspedisi
2. Penyimpanan Arsip
a. Arsip yang masuk langsung diproses untuk
menghindari penumpukan
b. Arsip disimpan berdasarkan kategorinya (sistem
subjek)
c. Pemeliharaan arsip dilakukan selama tiga bulan
sekali
d. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan memberi
kapur barus serta ruangan yang telah ber AC
e. 50% penyimpanan arsip telah berbasis IT
3. Penyusutan Arsip
a. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara
dibakar
4. Penemuan Kembali Arsip
a. Untuk arsip yang sudah disimpan dalam data
base penemuan kembali arsip dapat dilakukan
dengan cepat, namun untuk arsip yang belum
disimpan dalam data base memerlukan waktu
sekitar satu hari
5. Peminjaman Arsip
a. Peminjaman arsip menggunakan KTM untuk
120
mahasiswa, sedangkan untuk dosen/karyawan
tidak menggunakan bukti apapun
b. Peminjaman arsip tidak menggunakan kartu
pinjam arsip
6. Pengembalian Arsip
a. Pengembalian arsip langsung dikembalikan
pada petugas arsip
b. Tidak dilakukannya pengecekan terlebih dahulu
pada arsip
Jurusan Teknik Mesin
FT
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh seorang
pegawai yang merangkap menjadi petugas arsip
b. Latar belakang pendidikan petugas arsip yakni
S1 teknik mesin
c. Pengurusan SM dan SK menggunakan buku
agenda tunggal
d. Pengiriman surat tidak menggunakan buku
ekspedisi
2. Penyimpanan Arsip
a. Ruang penyimpanan arsip masih belum
memenuhi standar tempat penyimpanan arsip,
misalnya tempat penyimpanan arsip dijadikan
satu dengan ruang TU, ventilasi yang masih
kurang, serta belum adanya AC
b. Pemeliharaan arsip dilakukan sekitar satu bulan
sekali dengan membersihkan ruang arsip
menggunakan alat kebersihan
c. Tidak menggunakan kartu kendali
d. Jangka waktu penyimpanan arsip yakni sekitar
1-5 tahun
e. Sistem penyimpanan yang digunakan yakni
121
sistem subjek
f. Asas penyimpanan arsip yang digunakan yakni
asas desentralisasi
g. Penyimpanan arsip pasti ada yang rusak dan
hilang, baik itu karena jamur, semut atau
serangga yang lain
h. Pemeliharaan arsip dilakukan menggunakan
kapur barus
3. Penyusutan Arsip
a. Penyusutan arsip dilakukan sekitar lima tahun
sekali
b. Penyusutan arsip dilakukan tidak menggunakan
jadwal retensi arsip
c. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara
dicacah
d. Pemusnahan arsip dilakukan dengan dibuatkan
berita acara yang ditandatangani oleh ketua
jurusan dan sekretaris jurusan
4. Penemuan Kembali Arsip
a. Terdapat arsip yang tidak ditemukan ketika
arsip itu hendak dipinjam
b. Acuan yang digunakan untuk penemuan
kembali arsip dengan menggunakan buku
agenda
5. Peminjaman Arsip
a. Peminjam arsip biasanya dosen, karyawan, dan
mahasiswa
b. Peminjaman arsip menggunakan bukti KTM
untuk mahasiswa, sedangkan untuk dosen serta
karyawan tidak menggunakan bukti apapun
c. Bukti peminjaman arsip menggunakan buku
122
tamu
6. Pengembalian Arsip
a. Pengembalian arsip selama satu hari untuk
mahasiswa, sedangkan untuk dosen atau
karyawan belum ditentukan batas waktu
pengembaliannya
b. Belum diberlakukannya denda atau
konsekuensi apabila arsip yang dipinjam hilang
c. Adanya pengecekan arsip ketika arsip tersebut
dikembalikan
Dokumentasi
Gambar 1
Penyimpanan arsip dalam rak terbuka dan
digunakan untuk menyimpan barang-barang yang lain
123
Transkrip Wawancara
Wawancara dilakukan pada:
tanggal : 9 Februari 2015
pukul : 08.40 WIB
tempat : Bagian Informasi Fakultas Ekonomi UNNES
durasi waktu : 11 menit 50 detik
Berikut transkrip wawancaranya:
Peneliti : Bu tanya, kalau surat observasi itu arsipnya disimpan Bu?
Petugas : Iya, kemarin adik ke sini?
Peneliti : Iya Bu.
Petugas : Tanggal berapa?
Peneliti : Kurang tahu kalau tanggalnya Bu?
Petugas : Punya siapa?
Peneliti : Punya mbak kos. Suratnya ilang soalnya, terus suruh nyariin
kopiannya.
Petugas : Tapi seharusnya kemarin tidak dicap, gak tau ini dicap atau gak?
makanya kalau arsip itu sebaiknya jangan dicap, karena biar bisa
dikopi. Tanggal berapa?
Peneliti : Kurang tahu Bu, tapi januari kok Bu?
Petugas : Januari, tanggal berapa tidak tahu?
Peneliti : Tidak tahu Bu, pertengahan kayaknya Bu.
Petugas : Namanya siapa?
Peneliti : Nur Khikmatul Mustakim.
Petugas : Kalau dicari gini kan bisa dikopi kalau tidak dicap.
Peneliti : Nggeh.
Petugas : Sukanya anak-anak itu sudah dibilangin, tapi ya dicap. Nur ya
depannya?
Peneliti : Nggeh. Kemarin yang disini kok bapaknya Bu?
Petugas : Hari rebo?
Peneliti : Kurang tahu Bu, tapi minggu kemarin.
Petugas : Rebo saya tidak masuk, ada saudara meninggal. Lha mbak e kos
dimana?
Peneliti : Mbak e kos di Tegal Bu, observasinya di Tegal.
Petugas : Lha ini buat apa lagi?
Peneliti : Ini nanti dikirim lagi kesana Bu,
Petugas : Tapi depannya nur ya?
Peneliti : Nggeh, nur khikmatul.
Petugas : Jurusan apa mbak?
Peneliti : Jurusan PAP Bu, Pendidikan Administrasi Perkantoran.
Petugas : Bukan nur fitria ya?
Peneliti : Mboten.
Petugas : Nur Khayati bukan?
Peneliti : Mboten. Nur Khikmatul.
124
Petugas : Khikmah?
Peneliti : Nggeh. Khikmatul Mustakim.
Petugas : Januari ya?
Peneliti : Nggeh, januari pertengahan Bu.
Petugas : Ini sudah lewat pertengahan,
Peneliti : Sudah lewat pertengahan Bu.
Petugas : 23 ini, njenengan ngasih gak?
Peneliti : Ngasih Bu, saya ngasih Bu.
Petugas : Tanya saja tanggal pastinya kapan?
Peneliti : Kemarin saya buat 3 terus yang satu saya taruh disini Bu.
Petugas : Ini gak ada. (pada durasi 9 menit 13 detik).
Peneliti : Nggeh mpon a Bu, tak buat meleh mawon.
Petugas : Ditanya lagi coba, kalau ngasih pasti ada disini kok.
Peneliti : Nggeh Bu.
Petugas : Tidak ada, ini bulan januari sudah habis.
Peneliti : Bulan januari sudah habis Bu? Nggeh mpon a Bu.
Petugas : Ngasihnya kesiapa? Kalau kesini kan pasti ada.
Peneliti : Nggeh mpon, tak suruhe buat lagi mawon. Matursuwun nggeh
Bu, mohon ma’af merepotkan.
Petugas : Nggeh.
125
DAFTAR PETUGAS KEARSIPAN DI TINGKAT FAKULTAS, JURUSAN DAN PROGRAM STUDI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
FAKULTAS JURUSAN PRODI
Ilmu Pendidikan
1. Dila Kristin (Bag. Umum dan
Kepegawaian)
2. Galih Niken (Bag. Akuntansi)
3. Suyatno (Kemahasiswaan)
4. Farida (Keuangan)
1. Teknologi Pendidikan Bapak Eko
Joko Pitoyo
2. Pendidikan Luar Sekolah Bapak
Purwadianto
3. Bimbingan dan Konseling Bapak
Arif
4. Pendidikan Guru Sekolah Dasar
5. Psikologi Bapak Baydon
6. Pendidikan Guru PAUD Ibu umi
1. Teknologi Pendidikan
2. Pendidikan Luar Sekolah
3. Bimbingan dan Konseling
4. Pendidikan Guru Sekolah Dasar
5. Psikologi
6. Pendidikan Guru PAUD
Bahasa dan Seni
1. Bu Dias (Bag. Umum dan
Kepegawaian)
2. Bu Ima (Akuntansi dan Keuangan)
3. Pak Setyo (Akademik)
1. Bahasa dan Sastra Asing Pak Yanto
2. Bahasa dan Sastra Indonesia Ibu
Puji
3. Bahasa dan Sastra Inggris Pak
Khalim
4. Bahasa dan Sastra Jawa Bu Dewi
5. Seni Drama Tari dan Musik Pak
Munir Achmat
6. Seni Rupa Pak Rizki
1. Pendidikan Bahasa Prancis
2. Pendidikan Bahasa Jepang
3. Pendidikan Bahasa Arab
4. Sastra Prancis
5. Bahasa Jepang
6. Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia
7. Sastra Indonesia
8. Pendidikan Bahasa Inggris
9. Sastra Inggris
10. Pendidikan Bahasa dan Sastra Jawa
11. Sastra Jawa
12. Pendidikan Seni Tari
125
126
13. Pendidikan Seni Musik
14. Pendidikan Seni Rupa
15. Seni Rupa
16. Seni Rupa Konsentrasi Desain
Komunikasi Visual
17. Desain Komunikasi Visual
Ilmu Sosial
1. Suharyati (Akademik)
2. Meri (Kemahasiswaan)
3. Suwarni (Kepegawaian)
4. Niken Diah Paramita (Akuntansi)
1. Sejarah Sukardi
2. Geografi Kuswati
3. Politik dan Kewarganegaraan Sri
Suratmini
4. Sosiologi dan Antropologi Junari
1. Pendidikan Sejarah
2. Ilmu Sejarah
3. Pendidikan Geografi
4. Geografi
5. Survey dan Pemetaan Wilayah
6. Pendidikan Pancasila dan
Kewarganegaraan
7. Pendidikan Sosiologi dan Antropologi
Matematika dan Ilmu Pengetahuan
Alam
1. Wahyuli Ambarwati (Bag.
Akuntansi dan Keuangan)
2. Sudarno (Bag. Umum dan
Kepegawaian)
3. Tuti Ganewati (Bag. Akademik)
1. Pendidikan Matematika Supriyanto
2. Matematika
3. Statistika Terapan dan Komputasi
4. Pendidikan Fisika
5. Fisika
6. Pendidikan Kimia Wijayanti S
7. Kimia
8. Pendidikan Biologi Ngalim
9. Biologi
10. Pendidikan IPA Muhamad Bisri
1. Pendidikan Matematika
2. Matematika
3. Statistika Terapan dan Komputasi
4. Pendidikan Fisika
5. Fisika
6. Pendidikan Kimia
7. Kimia
8. Pendidikan Biologi
9. Biologi
10. Pendidikan IPA
Teknik 1. Teknik Sipil Mustahirotun Ni’mah 1. Pendidikan Teknik Bangunan
126
127
1. Ahmad Fauzi dan Santi Andriawati
(Akuntansi)
2. Herwanto (Akademik)
3. Kusdianto (Kepegawaian)
4. Erna Aryani (Keuangan)
5. Siswo Saputro (arsip dinamis dekan)
2. Teknik Mesin Nizar Syarif
3. Teknik Elektro Muslikah Windi
4. PKK Joko Warsito
2. Teknik Arsitektur
3. Teknik Sipil
4. Pendidikan Teknik Mesin
5. Teknik Mesin
6. Pendidikan Teknik Elektro
7. Pendidikan Teknik Informatika dan
Komputer
8. Teknik Elektro
9. Pendidikan Kesejahteraan Keluarga Tata
Busana
10. Pendidikan Kesejahteraan Keluarga Tata
Boga
11. Tata Busana
12. Tata Boga
13. Teknik Kimia
Ilmu Keolahragaan
1. Heni Isniati (Akademik)
2. Lukman Aditya (Keuangan)
3. Lilik Hadi Purnomo (Kepegawaian)
4. Rika Febriana (Akuntansi)
1. Pendidikan Jasmani, Kesehatan dan
Rekreasi Setiawan Jati Utomo, S.
Pd.
2. Ilmu Keolahragaan Ika
Yuliyaningsih
3. Pendidikan Kepelatihan Olahraga
Sarno
4. Kesehatan Masyarakat Sunatno
1. Pendidikan Jasmani, Kesehatan dan
Rekreasi
2. Pendidikan Guru Pendidikan Jasmani
Sekolah Dasar
3. Ilmu Keolahragaan
4. Pendidikan Kepelatihan Olahraga
5. Kesehatan Masyarakat
Ekonomi
1. Sri Wahyuningsih (Bag.
Kepegawaian)
2. Yuli (Bag. Akt dan Keuangan)
1. Pendidikan Ekonomi Rini
Widiastuti, S.E.
2. Akuntansi Hayat Widodo A, S.Pd.
3. Manajemen Eka Dani R, S.E.
1. Pendidikan Ekonomi Akuntansi
2. Pendidikan Ekonomi Koperasi
3. Pendidikan Ekonomi Administrasi
Perkantoran
127
128
3. Sriyana (Bag. Akademik)
4. Djoko Legowo, S.Pd. (Arsip Dekan) 4. Ekonomi Pembangunan Agung Hery
P, S.H.
4. Akuntansi (S1)
5. Akuntansi (D3)
6. Manajemen
7. Manajemen Perkantoran
8. Ekonomi Pembangunan
Hukum
1. Dewi Puspa Sari, S. Hum
1. Ilmu Hukum 1. Ilmu Hukum
128
129
DAFTAR PETUGAS KEARSIPAN DI LEMBAGA, BIRO, UNIT PELAKSANA TUGAS, DAN BADAN
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
Unit Kerja Petugas Kearsipan
Lembaga
1. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
(LP2M)
2. Lembaga Pengembangan Pendidikan Profesi (LP3)
1. Pak Supriyadi
2. Bu Elsry W
Biro
1. Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan dan
Kerjasama (BAAKK)
2. Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian (BAUK)
3. Biro Administrasi Perencanaan dan Keuangan (BAPK)
1. Pak Arief (Bag. Kerjasama), Bu Yekti (Bag.
Kemahasiswaan), Bu Purwaningsih (Bag. Registrasi dan
Statistik), dan Ibu Eny (Bag. Pendidikan dan Evaluasi)
2. Bu Rina, Bu Ratu Bunga, Bu Atu Puspa, Bu Niken, Pak
Toersiyanto, Bu Sri Redjeki dan Pak Hery Kusyanto
3. Bu Ika (Bag. Akuntansi), Bu Arbina (Bag. Keuangan), dan
Bu Dewi Palupi (Bag. Perencanaan)
Unit Pelaksana Tugas
1. Perpustakaan
2. Pusat Hubungan Masyarakat
3. Unit Layanan Pengadaan
1. Pak Danang Prasetyo
2. Bu Nurul
3. Bu Lia
Badan
1. Badan Pengawas
2. Badan Penjaminan Mutu
3. Badan Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi
4. Badan Pengembang Konservasi
1. Bu Putri dan Pak Willy
2. Pak Heri
3. Bu Saliyah
4. Pak Ikhwan Budi
129
130
Surat Ijin Penelitian
Lampiran 4
131
KISI-KISI ANGKET UJI COBA INSTRUMEN
(Arsip Dinamis)
No Variabel Indikator Butir Soal Jumlah
1
2
3
Kelancaran
Pengelolaan Arsip
Kompetensi
Petugas
Kearsipan
Sarana Prasarana
Kearsipan
1. Penciptaan
2. Penggunaan
3. Pemeliharaan
4. Penyusutan
1. Ketelitian
2. Kecerdasan
3. Kecekatan
4. Kerapian
1. Gedung
2. Ruang
3. Peralatan Pengelolaan
Arsip
4. Dokumentasi
5. Informasi Publik
1, 2
3, 4, 5, 6, 7
8, 9, 10
11, 12, 13, 14,
15
16, 17
18, 19, 20
21, 22
23, 24
25, 26
27, 28
29, 30, 31
32, 33
34, 35
2
5
3
5
2
3
2
2
2
2
3
2
2
Jumlah 35
Lampiran 5
132
ANGKET UJI COBA INSTRUMEN PENELITIAN
PENGARUH KOMPETENSI PETUGAS KEARSIPAN
DAN SARANA PRASARANA KEARSIPAN
TERHADAP KELANCARAN PENGELOLAAN ARSIP
DI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
Fauza Umami
7101411260
JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2015
Lampiran 6
133
Semarang, Mei 2015
Yth. Bapak/Ibu/Saudara/Saudari
Petugas Kearsipan (Arsip Dinamis)
di Universitas Negeri Semarang
Dengan hormat,
Dalam rangka penyusunan skripsi sebagai syarat kelulusan pada Program
Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Universitas Negeri Semarang, saya
bermaksud mengadakan penelitian tentang “Pengaruh Kompetensi Petugas
Kearsipan dan Sarana Prasarana Kearsipan Terhadap Kelancaran Pengelolaan
Arsip di Universitas Negeri Semarang”.
Untuk memperoleh data, saya mohon kesediaan Bapak/Ibu/Saudara/Saudari
mengisi angket/kuesioner penelitian ini seobjektif mungkin. Identitas dan
informasi yang Bapak/Ibu/Saudara/Saudari sampaikan akan saya jaga
kerahasiaannya dan semata-mata digunakan untuk kepentingan akademis.
Atas partisipasi Bapak/Ibu/Saudara/Saudari, saya mengucapkan terima
kasih.
Hormat saya,
Peneliti
Fauza Umami
NIM 7101411260
134
Daftar Angket
A. Identitas Responden
1. Nomor Responden : (diisi oleh peneliti)
2. Nama :
3. NIP/NRP :
4. Unit Kerja :
5. Jenis Kelamin :
B. Petunjuk Pengisian
1. Isilah Identitas Responden pada point A.
2. Berilah tanda (X) pada salah satu kondisi yang paling sesuai di tempat
Bapak/Ibu/Saudara/Saudari bekerja.
3. Apabila ingin merubah pilihan berilah tanda (=) pada pilihan sebelumnya dan
berilah tanda (X) kembali pada pilihan yang Bapak/Ibu/Saudara/Saudari anggap
lebih sesuai.
I. KELANCARAN PENGELOLAAN ARSIP
A. Penciptaan
1. Pedoman apa yang anda gunakan ketika membuat surat (bentuk surat,
bagian-bagian surat dan tata tulis surat)?
a. Ketika membuat surat (bentuk surat, bagian-bagian surat dan tata
tulis surat) saya berpedoman pada Pedoman tata naskah dinas di
lingkungan UNNES.
b. Ketika membuat surat (bentuk surat dan bagian-bagian surat) saya
berpedoman pada Pedoman tata naskah dinas di lingkungan
UNNES.
c. Ketika membuat surat (bentuk surat) saya berpedoman pada
Pedoman tata naskah dinas di lingkungan UNNES.
d. Ketika membuat surat saya berpedoman pada contoh surat terdahulu.
Alasan anda berpedoman pada contoh surat
terdahulu…………………………………………………………..…
……………………………………………………………………….
135
2. Bagaimana anda memproses surat masuk yang akan dijadikan arsip?
a. Melakukan pemeriksaan surat (misalnya kelengkapan, kondisi fisik,
dan keterkaitan dengan arsip lain), menyortir, menentukan indeks
dan kode, kemudian menempatkan arsip sesuai dengan lokasinya.
b. Menerima surat tanpa melakukan pemeriksaan surat, menyortir,
menentukan indeks dan kode, kemudian menempatkan arsip sesuai
dengan lokasinya.
c. Menerima surat tanpa melakukan pemeriksaan surat, menentukan
indeks dan kode, kemudian menempatkan arsip sesuai dengan
lokasinya.
d. Menerima surat tanpa melakukan pemeriksaan surat, kemudian
menempatkan arsip sesuai dengan lokasinya.
Surat masuk yang diterima langsung disimpan, alasannya
………………………………………………………………………
………….……………………………………………………………
B. Penggunaan
3. Bagaimana proses penyimpanan arsip yang anda lakukan?
a. Membaca dan memahami surat, memberi tanda pada pokok/inti
surat, mencatatnya dalam kartu kendali/buku agenda, dan
menyimpannya.
b. Membaca dan memahami surat, terkadang memberi tanda pada
pokok/inti surat terkadang tidak, mencatatnya dalam kartu
kendali/buku agenda, dan kemudian menyimpannya.
c. Membaca dan memahami surat, mencatatnya dalam kartu
kendali/buku agenda, dan kemudian menyimpannya.
d. Membaca dan memahami surat, dan kemudian menyimpannya.
Alasannya……………………………….……………………………
……. …………………………………………………………………
4. Sistem apa yang anda gunakan untuk menyimpan arsip?
136
a. Sistem masalah (pokok surat) yang telah disesuaikan dengan
Pedoman pola klasifikasi kearsipan yang ada di Universitas Negeri
Semarang.
b. Sistem masalah (pokok surat) yang dibuat sendiri dengan
menyesuaikan kegiatan di unit kerja masing-masing.
c. Sistem turun menurun yang telah digunakan sejak dulu.
d. Tidak bersistem, semua arsip disimpan pada tempat yang sama.
Alasannya………………….…………………………………………
……………………………………………………………………….
5. Berapa waktu yang anda butuhkan untuk menemukan kembali arsip?
a. Tidak lebih dari 1 menit.
b. Antara 2-3 menit.
c. Antara 4-5 menit.
d. Lebih dari 5 menit, hal ini dikarenakan ….................................
……………………………………………………………………….
6. Apabila ada pihak lain (internal maupun eksternal) yang ingin
meminjam arsip, apakah di catat dalam kartu pinjam arsip?
a. Iya, selalu dilakukan pencatatan dalam kartu pinjam arsip.
b. Pencatatan dalam kartu pinjam arsip hanya dilakukan untuk pihak
luar.
c. Terkadang dilakukan pencatatan, terkadang tidak.
d. Tidak pernah dilakukan pencatatan dalam kartu pinjam arsip,
peminjaman arsip atas dasar kepercayaan. Alasannya……………..
………………………………………………………………………..
7. Berapa jangka waktu peminjaman arsip?
a. paling lama 5 hari kerja.
b. 6-7 hari kerja.
c. lebih dari 7 hari kerja.
d. Tidak ditentukan, karena……………………………………………..
……………………………………….……………………………….
C. Pemeliharaan
8. Dalam satu minggu, berapa kali ruang penyimpanan arsip dibersihkan?
a. 4-5 kali dalam satu minggu.
b. 2-3 kali dalam satu minggu.
137
c. seminggu sekali.
d. Dibersihkan jika sudah terlihat kotor, sebab…………………………
……………………………………………………………………….
9. Bagaimana kondisi arsip ditempat anda?
a. Sangat baik, karena selalu menggunakan AC 24 jam dan selalu
menggunakan bahan-bahan pencegah serangga seperti kapur barus,
penggunaan racun serangga, dan lain-lain.
b. Baik, karena penggunaan AC dijam kerja dan pemberian bahan-
bahan pencegah serangga seperti kapur barus, penggunaan racun
serangga, dan lain-lain.
c. Kurang baik, karena penggunaan AC dijam kerja, namun tidak ada
pemberian bahan-bahan pencegah serangga seperti kapur barus,
penggunaan racun serangga, dan lain-lain.
d. Tidak baik, karena tidak menggunakan AC dan tidak ada pemberian
bahan-bahan pencegah serangga seperti kapur barus, penggunaan
racun serangga, dan lain-lain. Hal ini karena
..………………………………………………………………………
……………………………………………………………………….
10. Apakah ada larangan makan dan merokok di ruang penyimpanan arsip?
a. Iya, salah satunya dengan adanya punishment dan dibuatnya
himbauan untuk tidak makan dan merokok bagi siapapun yang
masuk ke ruang penyimpanan arsip.
b. Larangan makan dan merokok bagi siapapun yang masuk ke ruang
penyimpanan arsip hanya bersifat himbauan.
c. Hanya ada larangan makan bagi siapapun yang masuk ke ruang
penyimpanan arsip, namun untuk merokok tidak ada.
d. Tidak ada larangan makan dan merokok bagi siapapun yang masuk
ke ruang penyimpanan arsip. Karena……………….………………..
……………………………………………………………………….
D. Penyusutan
11. Dasar apa yang anda gunakan untuk melakukan penyusutan arsip?
138
a. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan angka pemakaian arsip,
jadwal retensi arsip, dan nilai guna arsip.
b. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan angka pemakaian arsip dan
jadwal retensi arsip.
c. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan angka pemakaian arsip.
d. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan banyaknya arsip yang sudah
menumpuk, alasannya………………………………………………..
……………………………………………………………………….
12. Bagaimana prosedur yang anda lakukan untuk memindahkan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan?
a. Melakukan penilaian arsip, menyortir, membuatkan berita acara dan
daftar arsip yang akan dipindahkan, baru kemudian memindahkan
arsip.
b. Melakukan penilaian arsip, menyortir, kemudian memindahkannya.
c. Melakukan penilaian arsip, kemudian memindahkannya.
d. Setelah arsip dirasa sudah menumpuk, semua arsip langsung
dipindahkan. Hal ini dikarenakan……….……………………………
……………………………………………………………………….
13. Apa yang anda lakukan terhadap arsip statis (arsip yang memiliki nilai
guna sejarah dan berketerangan untuk dipermanenkan)?
a. Menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Pusat.
b. Terkadang menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Pusat,
terkadang tidak.
c. Tetap menyimpan arsip statis di unit kerja dengan tempat yang
terpisah dengan arsip dinamis.
d. Tetap menyimpan arsip statis di unit kerja dengan tempat yang sama
dengan arsip dinamis, dikarenakan……………...……………………
……………………………………………………………………….
14. Bagaimana prosedur anda melakukan pemusnahan arsip?
a. Melakukan penilaian arsip, menyortir, membuatkan berita acara dan
daftar arsip yang akan dimusnahkan, dan kemudian memusnahkan
arsip dengan disaksikan oleh 2 orang pejabat yang berwenang.
139
b. Melakukan penilaian arsip, menyortir, membuatkan berita acara dan
daftar arsip yang akan dimusnahkan, dan kemudian memusnahkan
arsip tanpa adanya saksi yang berwenang.
c. Melakukan penilaian arsip, menyortir, dan kemudian memusnahkan
arsip.
d. Memusnahkan semua arsip yang sudah menumpuk, karena
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
15. Dengan cara apa anda memusnahkan arsip?
a. Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dicacah/dibakar/
dihancurkan dengan bahan kimia.
b. Arsip sebagian dimusnahkan dengan cara dicacah/dibakar/
dihancurkan, sebagian lagi dibuang di tempat sampah.
c. Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dibuang di tempat sampah.
d. Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dijual, alasannya
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
II. KOMPETENSI PETUGAS KEARSIPAN
A. Ketelitian
16. Apakah anda pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip?
a. Saya tidak pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip.
b. Saya pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip, namun
jarang sekali.
c. Saya kadang-kadang mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip.
d. Saya sering mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip, karena
……………………………………………………….........................
……………………………………………………………………….
17. Apakah anda pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi
yang dibutuhkan oleh pihak lain?
a. Saya tidak pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan
infomasi yang dibutuhkan oleh pihak lain.
b. Saya pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi
yang dibutuhkan oleh pihak lain, namun jarang sekali.
140
c. Saya kadang-kadang mengalami kekeliruan dalam menyajikan
informasi yang dibutuhkan oleh pihak lain.
d. Saya sering mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi
yang dibutuhkan oleh pihak lain. Hal ini dikarenakan
………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………….
B. Kecerdasan
18. Bagaimana tingkat pemahaman anda tentang kearsipan?
a. Saya sangat memahami bidang kearsipan secara menyeluruh.
b. Saya memahami bidang kearsipan sebatas tugas pekerjaan yang saya
jalani.
c. Saya kurang memahami bidang kearsipan.
d. Saya tidak memahami bidang kearsipan, karena……………………..
…………………………………………………………………….…
19. Apa yang anda lakukan ketika menghadapi kesulitan atau permasalahan
dalam bidang kearsipan?
a. Berusaha menyelesaikannya semaksimal mungkin, misalnya dengan
meminta bantuan orang lain.
b. Berusaha menyelesaikan semampunya saja.
c. Meminta bantuan orang lain untuk menyelesaikan seluruhnya.
d. Membiarkan begitu saja, karena ……………………………………..
……………………………………………………………………….
20. Bagaimana anda melakukan pekerjaan selama ini?
a. Saya selalu berusaha bekerja semaksimal mungkin untuk ikut andil
memajukan organisasi melalui penyajian arsip yang tepat dan cepat.
b. Saya bekerja semampu saya melalui penyajian arsip yang tepat.
c. Saya kurang mempunyai inisiatif untuk bekerja dan hanya bekerja
sesuai dengan perintah pimpinan.
d. Saya bekerja secara maksimal apabila ada pimpinan, alasannya
………………………………………………………………………
…….………………………………………………………………….
C. Kecekatan
21. Bagaimana cara anda melakukan pengelolaan arsip?
a. Saya langsung mengelola arsip yang diberikan kepada saya.
141
b. Saya mengelola arsip dalam jangka waktu tertentu (misalnya satu
minggu sekali, satu bulan sekali, dan sebagainya).
c. Saya mengelola arsip ketika ada perintah dari pimpinan.
d. Saya mengelola arsip ketika sudah menumpuk, alasannya
………….…………………………………………………………….
………………..………………………………………………………
22. Bagaimana anda mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain?
a. Saya mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain dengan
cepat dan tepat.
b. Saya mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain dengan
tepat tetapi membutuhkan waktu yang cukup lama.
c. Saya mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain, kadang-
kadang mengalami kekeliruan walaupun itu sedikit.
d. Saya sering mengalami kekeliruan dan membutuhkan waktu yang
cukup lama dalam mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak
lain. Hal ini dikarenakan………………….………………………….
………………………………………………….…………………….
D. Kerapian
23. Bagaimana penataan arsip yang anda simpan?
a. Sangat rapi, karena arsip tersusun dengan rapi sesuai dengan kode
klasifikasinya.
b. Rapi, karena arsip tersusun dengan rapi sesuai dengan kode
klasifikasinya, walaupun ada sedikit arsip yang tidak sesuai dengan
kode klasifikasinya.
c. Kurang rapi, karena arsip tersusun kurang rapi dan ada beberapa
arsip yang tidak sesuai dengan kode klasifikasinya.
d. Tidak rapi, karena arsip tersusun secara berserakan dan tidak sesuai
dengan kode klasifikasinya. Alasannya……………….………………
………………………………………………………………………..
24. Apa yang anda lakukan jika peralatan dan perlengkapan kearsipan anda
berserakan?
a. Merapikan kembali sesuai dengan tempatnya.
b. Merapikan kembali sesuai dengan tempatnya, tetapi kadang-kadang
ada yang salah tempat.
142
c. Merapikan kembali tetapi tidak sesuai dengan tempatnya.
d. Membiarkan begitu saja, karena……….……………………………..
……………………………………………….…………………….....
III. SARANA PRASARANA KEARSIPAN
A. Gedung
25. Bagaimana lokasi gedung tempat menyimpan arsip?
a. Lokasi gedung berada di daerah yang mudah terjangkau dan aman
dari bahaya bencana alam seperti tanah longsor dan banjir.
b. Lokasi gedung berada di daerah yang mudah terjangkau, namun
bahaya bencana alam seperti tanah longsor dan banjir kemungkinan
kecil dapat terjadi.
c. Lokasi gedung berada di daerah yang mudah terjangkau namun
rawan terhadap bencana alam seperti tanah longsor dan banjir.
d. Lokasi gedung berada di daerah yang sulit terjangkau dan rawan
terhadap bencana alam seperti tanah longsor dan banjir. Hal tersebut
dikarenakan…………………….……………………………………..
……………………………………………………………………….
26. Bagaimana pengamanan gedung tempat menyimpan arsip ditempat
anda?
a. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang sangat aman
(terdapat petugas keamanan, pagar tembok, dan kunci pintu).
b. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang aman (terdapat
pagar tembok dan kunci pintu).
c. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang kurang aman
(hanya terdapat kunci pintu).
d. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang tidak aman
(berpintu namun tidak berkunci). Hal tersebut dikarenakan
…………………………………………………………..……………
……………………………………………………………….………..
B. Ruang Penyimpanan
27. Di ruang mana anda menyimpan arsip?
a. Arsip disimpan di ruang tersendiri yang sudah di rancang khusus
untuk menyimpan arsip (misalnya adanya pengaturan suhu,
kelembaban, dan sebagainya).
143
b. Arsip disimpan di ruang tersendiri, namun tanpa adanya pengaturan
suhu, kelembaban, dan sebagainya.
c. Arsip disimpan di ruang pimpinan dan hanya orang tertentu
(pimpinan dan petugas arsip) yang boleh masuk dalam ruang
tersebut.
d. Arsip disimpan jadi satu dengan ruang kerja dan siapapun boleh
masuk dalam ruang tersebut. Alasannya……………..……………..
……………………………………………………………….……….
28. Bagaimana suhu dan kelembaban udara di ruang penyimpanan arsip?
a. Ruang penyimpanan arsip selalu diatur suhu dan kelembaban udara
dengan dipasang thermometer dan hygrometer.
b. Ruang penyimpanan arsip diatur suhu udara dengan dipasang
thermometer, namun untuk kelembaban udara tidak diatur.
c. Ruang penyimpanan arsip terdapat thermometer, namun kadang
diatur kadang tidak (kurang difungsikan).
d. Ruang penyimpanan arsip tidak terdapat thermometer dan
hygrometer, karena……..……………………………………………
……………………………………………………………………….
C. Peralatan Pengelolaan Arsip
29. Bagaimana kelengkapan peralatan pengelolaan arsip di tempat anda?
a. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya sangat lengkap (terdiri
dari filling cabinet, sekat/guide, folder, boks karton, rak arsip
kayu/besi, almari besi, dan komputer).
b. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya lengkap (terdiri dari
filling cabinet, sekat/guide, folder, boks karton, rak arsip kayu/besi,
dan almari besi).
c. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya kurang lengkap (terdiri
dari filling cabinet, sekat/guide, folder, boks karton, dan rak arsip
kayu/besi).
d. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya sangat minim (terdiri
dari filling cabinet, sekat/guide, dan folder). Hal tersebut
dikarenakan……………….………………………………………….
………………………………….…………………………………….
30. Bagaimana kondisi peralatan pengelolaan arsip di tempat anda?
144
a. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya semuanya dapat
berfungsi dengan baik.
b. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya berfungsi dengan baik,
walaupun ada sedikit peralatan yang rusak.
c. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya kurang berfungsi dengan
baik, cukup banyak peralatan yang mengalami kerusakan.
d. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya banyak yang sudah
mengalami kerusakan, dikarenakan ……….…………………………
………………………………………………….…………………….
31. Bagaimana anda menyimpan arsip non kertas (misalnya CD, DVD, foto,
peta, dan lain-lain)?
a. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang khusus dan dengan
pemeliharaan yang khusus juga.
b. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang khusus namun dengan
pemeliharaan yang sama dengan arsip kertas.
c. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang sama dengan arsip
kertas, namun lokasinya dipisah.
d. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang sama dengan arsip
kertas, serta dengan lokasi yang sama pula. Hal itu dikarenakan
…………………………………………………………………….…
……………………………………………………………………….
D. Dokumentasi
32. Ketika ada kegiatan penting dalam bidang kearsipan (misalnya pada saat
penyerahan arsip statis, pemusnahan arsip, pelatihan arsip, dan
sebagainya), apakah anda selalu mendokumentasikannya?
a. Pendokumentasian kegiatan penting selalu dilakukan.
b. Pendokumentasian kegiatan penting sering dilakukan.
c. Pendokumentasian kegiatan penting jarang dilakukan.
d. Pendokumentasian kegiatan penting tidak pernah dilakukan, karena
………………….…………………………………………………….
…..………………..………………………………………………….
33. Untuk tujuan apa pendokumentasian kegiatan terserbut dilakukan?
a. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan hanya untuk
kepentingan kedinasan.
145
b. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan sebagian besar untuk
kepentingan kedinasan, dan sebagian kecil untuk kepentingan
pribadi.
c. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan sebagian besar untuk
kepentingan pribadi dan sebagian kecil untuk kepentingan
kedinasan.
d. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan hanya untuk
kepentingan pribadi, alasannya………………………………………
…………………………………………….………………………….
E. Informasi Publik
34. Secara umum, bagaimana anda mengolah arsip sebagai sumber
informasi?
a. Arsip diciptakan, disimpan, dikelola dan kemudian digunakan.
b. Arsip diciptakan, disimpan, dan dikelola.
c. Arsip diciptakan, dan disimpan.
d. Arsip hanya diciptakan, tanpa adanya penyimpanan. Alasannya
……………………………………………………………………….
…………………………………………………………………….….
35. Pihak mana saja yang diperbolehkan menggunakan informasi dalam
arsip dinamis (aktif dan inaktif)?
a. Pihak internal UNNES dan publik (dengan pengamanan dan akses
arsip).
b. Pihak internal UNNES dan publik (tanpa adanya pengamanan dan
akses arsip).
c. Hanya pihak internal UNNES.
d. Tidak diperuntukkan bagi pihak manapun (hanya sebatas disimpan),
dikarenakan ………………………………………………………….
………………………………………………………………………..
~ Terima Kasih Atas Partisipasi yang Anda Berikan ~
146
DAFTAR NAMA RESPONDEN
UJI COBA INSTRUMEN
No. Kode
Responden Nama Responden
Unit Kerja
1 R-1 Rini Widiastuti Jurusan Pend. Ekonomi
FE
2 R-2 Sri Wahyuningsih FE
3 R-3 Yuliana Mawarti FE
4 R-4 Sriyana FE
5 R-5 Hayat Widodo A Jurusan Akuntansi FE
6 R-6 Suharyati FIS
7 R-7 Niken Diah Paramita FIS
8 R-8 Sukardi Jurusan Sejarah FIS
9 R-9 Kuswati Jurusan Geografi FIS
10 R-10 Agung Heri P Jurusan Ekonomi
Pembangunan FE
11 R-11 Eka Dani Rahmawati Jurusan Manajemen FE
12 R-12 Suwarni FIS
13 R-13 Dilla Kristin FIP
14 R-14 Mariyam FIS
15 R-15 Djoko Legowo FE
16 R-16 Junari FIS
17 R-17 Galih Niken FIP
18 R-18 Arjuna Handoko FIP
19 R-19 Suyatno FIP
20 R-20 Muhammad Arif Hartanto Jurusan BK FIP
21 R-21 Baidon Jurusan Psikologi FIP
22 R-22 Ummi Rosyidah Jurusan PGPAUD FIP
23 R-23 Sri Suratmini Jurusan HKn FIS
24 R-24 Eko Joko Pitoyo
Jurusan Teknologi
Pendidikan
Lampiran 7
147
25 R-25 Siswo Saputro FT
26 R-26 Herwanto FT
27 R-27 Erna Ariany S FT
28 R-28 Kusdiyanto FT
29 R-29 Dewi Puspa Sari FH
30 R-30 Akhmad Faozi FT
148
TABULASI HASIL UJI COBA INSTRUMEN PENELITIAN
Kode
Resp
o
Pengelolaan Arsip (Y)
Kompetensi Petugas
Kearsipan (X1)
Sarana Prasarana Kearsipan
(X2)
CIP GUNA LIHA SUSUT TLT CERDAS CKT RAPI GDG RP PPA DOK IP
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35
R-1 4 4 2 3 2 4 3 1 2 1 2 3 2 4 4 41 2 4 3 4 3 4 2 2 4 28 4 2 1 1 3 2 2 4 3 4 4 30
R-2 4 4 4 4 2 3 4 1 1 1 4 1 1 2 4 40 3 3 3 4 4 2 2 3 4 28 4 2 4 1 1 1 2 1 1 4 2 23
R-3 4 1 1 1 2 2 1 1 2 1 4 3 1 1 1 26 3 3 3 3 4 4 4 2 4 30 4 2 1 1 2 3 2 1 1 4 2 23
R-4 4 4 1 3 2 4 1 1 2 4 4 3 2 4 4 43 3 4 3 4 4 4 4 4 4 34 4 1 1 1 1 4 4 4 4 4 4 32
R-5 3 3 2 3 2 4 1 2 2 1 2 3 2 1 1 32 3 3 2 4 4 3 2 3 4 28 4 4 4 1 4 4 4 3 4 3 4 39
R-6 4 4 2 3 2 4 4 2 3 3 4 3 2 3 4 47 3 3 3 4 3 4 4 3 4 31 3 2 4 3 3 4 3 4 4 4 4 38
R-7 4 4 4 4 3 3 4 2 3 3 4 3 2 3 3 49 3 2 3 4 4 3 4 3 4 30 4 4 4 3 3 4 2 4 4 4 4 40
R-8 4 4 4 4 2 4 4 1 2 4 4 3 2 2 4 48 3 3 3 4 4 4 4 2 4 31 4 4 1 4 2 2 4 2 4 4 2 33
R-9 4 4 2 4 2 4 4 2 4 3 3 3 2 3 3 47 2 2 3 4 3 4 4 3 4 29 4 3 2 4 4 4 4 2 3 4 4 38
R-10 4 4 3 3 1 2 4 1 2 3 4 3 1 2 3 40 3 3 3 3 4 4 4 2 4 30 4 4 1 1 4 3 1 1 4 4 4 31
R-11 4 4 4 3 4 4 3 2 1 1 4 3 2 2 3 44 3 3 3 4 4 4 4 3 4 32 4 4 2 1 4 4 4 2 2 4 4 35
R-12 4 4 4 4 3 2 3 3 2 3 1 2 2 4 3 44 3 3 3 4 4 4 4 3 4 32 4 2 1 1 1 3 1 1 2 4 2 22
R-13 4 4 4 4 4 1 3 1 2 3 4 4 2 4 4 48 3 3 3 4 4 4 4 4 4 33 4 1 1 1 1 2 2 4 4 4 4 28
R-14 4 4 4 4 4 1 4 1 3 1 4 3 2 4 4 47 3 3 3 4 4 4 4 4 4 33 4 4 1 1 4 4 2 4 4 4 2 34
R-15 4 4 4 4 3 3 4 2 3 3 4 4 4 4 4 54 3 3 3 4 4 4 4 3 4 32 4 3 4 3 2 3 4 4 4 4 4 39
R-16 1 4 4 3 2 1 1 1 3 1 1 1 1 1 1 26 4 4 3 3 4 3 3 4 4 32 3 3 1 1 2 4 4 2 4 4 1 29
R-17 4 4 3 2 2 2 4 2 2 1 3 4 4 4 4 45 4 4 4 4 3 3 3 3 2 30 4 4 4 3 3 3 3 4 4 4 4 40
R-18 4 4 4 4 4 4 4 2 4 4 4 4 2 4 4 56 4 4 4 4 4 4 4 4 4 36 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 44
Lampiran 8
127
148
149
R-19 4 3 4 3 3 4 4 3 4 4 4 3 4 4 4 55 3 4 3 4 4 4 4 4 4 34 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 44
R-20 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 17 2 2 2 2 4 4 2 2 4 24 1 2 1 1 4 4 3 1 1 4 3 25
R-21 4 3 4 4 3 3 4 1 1 1 2 2 2 4 4 42 3 4 3 4 4 3 4 2 4 31 1 2 2 3 2 2 2 2 2 3 4 25
R-22 1 1 1 1 1 1 1 1 2 3 4 1 2 2 2 24 4 4 4 3 3 4 4 4 4 34 4 2 2 1 1 2 2 1 1 4 4 24
R-23 2 4 4 2 2 4 1 1 2 4 1 1 1 1 1 31 4 4 3 4 3 1 4 4 4 31 2 4 4 4 1 3 3 4 4 4 4 37
R-24 4 4 1 3 3 1 1 1 2 1 2 1 2 2 3 31 3 3 2 4 4 4 4 4 4 32 4 4 1 1 3 4 3 1 1 4 4 30
R-25 3 4 2 4 2 3 4 3 3 4 4 3 2 4 4 49 3 3 3 4 3 3 3 3 4 29 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 44
R-26 4 4 4 4 2 4 4 2 4 4 1 4 2 4 4 51 3 3 3 4 4 3 3 4 4 31 4 4 1 1 1 3 2 4 3 4 4 31
R-27 4 4 4 4 2 4 4 1 2 4 1 4 2 4 3 47 3 3 2 2 3 3 2 3 3 24 4 4 4 2 4 3 4 4 4 4 4 41
R-28 4 3 1 3 3 2 3 1 3 4 2 3 4 4 3 43 3 3 3 4 3 3 3 3 4 29 4 3 1 1 2 3 1 4 4 4 4 31
R-29 3 4 3 4 3 4 1 3 1 2 4 4 2 4 4 46 2 2 2 4 4 4 3 3 4 28 4 4 3 2 2 2 2 2 2 4 2 29
R-30 1 4 4 4 3 3 4 2 3 4 4 4 4 4 4 52 3 3 3 4 4 4 4 4 4 33 4 4 2 1 4 4 2 3 4 4 2 34
Keterangan:
CIP = Penciptaan TLT = Ketelitian GDG = Gedung
GUNA = Penggunaan CERDAS = Kecerdasan RP = Ruang Penyimpanan
LIHA = Pemeliharaan CKT = Kecekatan PPA = Peralatan Pengelolaan Arsip
SUSUT = Penyusutan RAPI = Kerapian DOK = Dokumentasi
IP = Informasi Publik
149
150
Validitas Variabel Uji Coba Kelancaran Pengelolaan Arsip (Y)
Correlations
Item_1 Item_2 Item_3 Item_4 Item_5 Item_6 Item_7 Item_8 Item_9
Item_1
0
Item_1
1
Item_1
2
Item_1
3
Item_1
4
Item_1
5
Skor_To
tal
Item_1 Pearson
Correlation 1 .400
* .080 .429
* .371
* .315 .502
** .098 .112 .040 .230 .441
* .146 .427
* .496
** .558
**
Sig. (2-tailed) .029 .674 .018 .043 .090 .005 .608 .556 .833 .222 .015 .440 .018 .005 .001
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_2 Pearson
Correlation .400
* 1 .490
** .760
** .389
* .378
* .472
** .244 .229 .236 .059 .361 .147 .429
* .506
** .657
**
Sig. (2-tailed) .029 .006 .000 .034 .039 .008 .193 .223 .208 .759 .050 .439 .018 .004 .000
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_3 Pearson
Correlation .080 .490
** 1 .560
** .433
* .192 .514
** .198 .093 .132 -.023 .216 .061 .214 .269 .486
**
Sig. (2-tailed) .674 .006 .001 .017 .310 .004 .295 .626 .488 .905 .253 .748 .256 .150 .006
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_4 Pearson
Correlation .429
* .760
** .560
** 1 .525
** .354 .623
** .333 .284 .300 .141 .447
* .192 .590
** .621
** .775
**
Sig. (2-tailed) .018 .000 .001 .003 .055 .000 .072 .128 .107 .458 .013 .310 .001 .000 .000
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Lampiran 9 150
151
Item_5 Pearson
Correlation .371
* .389
* .433
* .525
** 1 .029 .268 .255 .167 .002 .255 .369
* .348 .466
** .384
* .549
**
Sig. (2-tailed) .043 .034 .017 .003 .879 .153 .174 .378 .991 .175 .045 .060 .009 .036 .002
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_6 Pearson
Correlation .315 .378
* .192 .354 .029 1 .275 .374
* .170 .382
* .092 .412
* .109 .216 .266 .506
**
Sig. (2-tailed) .090 .039 .310 .055 .879 .142 .042 .369 .037 .630 .024 .567 .252 .156 .004
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_7 Pearson
Correlation .502
** .472
** .514
** .623
** .268 .275 1 .256 .409
* .319 .287 .499
** .393
* .578
** .689
** .790
**
Sig. (2-tailed) .005 .008 .004 .000 .153 .142 .171 .025 .086 .125 .005 .032 .001 .000 .000
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_8 Pearson
Correlation .098 .244 .198 .333 .255 .374
* .256 1 .329 .248 .189 .385
* .386
* .396
* .287 .513
**
Sig. (2-tailed) .608 .193 .295 .072 .174 .042 .171 .076 .186 .317 .036 .035 .030 .125 .004
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_9 Pearson
Correlation .112 .229 .093 .284 .167 .170 .409
* .329 1 .535
** .089 .356 .378
* .340 .168 .499
**
Sig. (2-tailed) .556 .223 .626 .128 .378 .369 .025 .076 .002 .642 .053 .039 .066 .376 .005
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
151
152
Item_10 Pearson
Correlation .040 .236 .132 .300 .002 .382
* .319 .248 .535
** 1 .126 .358 .303 .395
* .263 .524
**
Sig. (2-tailed) .833 .208 .488 .107 .991 .037 .086 .186 .002 .507 .052 .104 .031 .160 .003
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_11 Pearson
Correlation .230 .059 -.023 .141 .255 .092 .287 .189 .089 .126 1 .360 .205 .182 .438
* .409
*
Sig. (2-tailed) .222 .759 .905 .458 .175 .630 .125 .317 .642 .507 .050 .278 .336 .016 .025
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_12 Pearson
Correlation .441
* .361 .216 .447
* .369
* .412
* .499
** .385
* .356 .358 .360 1 .512
** .647
** .524
** .752
**
Sig. (2-tailed) .015 .050 .253 .013 .045 .024 .005 .036 .053 .052 .050 .004 .000 .003 .000
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_13 Pearson
Correlation .146 .147 .061 .192 .348 .109 .393
* .386
* .378
* .303 .205 .512
** 1 .612
** .457
* .559
**
Sig. (2-tailed) .440 .439 .748 .310 .060 .567 .032 .035 .039 .104 .278 .004 .000 .011 .001
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_14 Pearson
Correlation .427
* .429
* .214 .590
** .466
** .216 .578
** .396
* .340 .395
* .182 .647
** .612
** 1 .808
** .792
**
Sig. (2-tailed) .018 .018 .256 .001 .009 .252 .001 .030 .066 .031 .336 .000 .000 .000 .000
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
152
153
Item_15 Pearson
Correlation .496
** .506
** .269 .621
** .384
* .266 .689
** .287 .168 .263 .438
* .524
** .457
* .808
** 1 .791
**
Sig. (2-tailed) .005 .004 .150 .000 .036 .156 .000 .125 .376 .160 .016 .003 .011 .000 .000
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Skor_To
tal
Pearson
Correlation .558
** .657
** .486
** .775
** .549
** .506
** .790
** .513
** .499
** .524
** .409
* .752
** .559
** .792
** .791
** 1
Sig. (2-tailed) .001 .000 .006 .000 .002 .004 .000 .004 .005 .003 .025 .000 .001 .000 .000
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
*. Correlation is significant at the 0.05
level (2-tailed).
**. Correlation is significant at the 0.01
level (2-tailed).
153
154
Validitas Variabel Uji Coba Kompetensi Petugas Kearsipan (X1)
Correlations
Item_16 Item_17 Item_18 Item_19 Item_20 Item_21 Item_22 Item_23 Item_24 Skor_Total
Item_16 Pearson Correlation 1 .654** .603
** .028 -.093 -.385
* .282 .484
** -.293 .532
**
Sig. (2-tailed) .000 .000 .882 .624 .036 .131 .007 .117 .002
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_17 Pearson Correlation .654** 1 .545
** .122 -.171 -.194 .114 .297 -.198 .505
**
Sig. (2-tailed) .000 .002 .522 .365 .303 .547 .111 .293 .004
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_18 Pearson Correlation .603** .545
** 1 .280 -.227 .006 .421
* .207 -.197 .614
**
Sig. (2-tailed) .000 .002 .134 .227 .975 .021 .273 .296 .000
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_19 Pearson Correlation .028 .122 .280 1 .076 -.059 .361 .264 .176 .501**
Sig. (2-tailed) .882 .522 .134 .689 .755 .050 .159 .352 .005
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_20 Pearson Correlation -.093 -.171 -.227 .076 1 .284 .210 .050 .386* .291
Sig. (2-tailed) .624 .365 .227 .689 .129 .266 .795 .035 .119
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
154
155
Item_21 Pearson Correlation -.385* -.194 .006 -.059 .284 1 .337 -.105 .188 .275
Sig. (2-tailed) .036 .303 .975 .755 .129 .069 .579 .321 .141
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_22 Pearson Correlation .282 .114 .421* .361 .210 .337 1 .278 .265 .769
**
Sig. (2-tailed) .131 .547 .021 .050 .266 .069 .137 .157 .000
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_23 Pearson Correlation .484** .297 .207 .264 .050 -.105 .278 1 .057 .608
**
Sig. (2-tailed) .007 .111 .273 .159 .795 .579 .137 .763 .000
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_24 Pearson Correlation -.293 -.198 -.197 .176 .386* .188 .265 .057 1 .249
Sig. (2-tailed) .117 .293 .296 .352 .035 .321 .157 .763 .185
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Skor_Total Pearson Correlation .532** .505
** .614
** .501
** .291 .275 .769
** .608
** .249 1
Sig. (2-tailed) .002 .004 .000 .005 .119 .141 .000 .000 .185
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
**. Correlation is significant at the 0.01 level (2-tailed).
*. Correlation is significant at the 0.05 level (2-tailed).
155
156
Validitas Variabel Uji Coba Sarana Prasarana Kearsipan (X2)
Correlations
Item_25 Item_26 Item_27 Item_28 Item_29 Item_30 Item_31 Item_32 Item_33 Item_34 Item_35 Skor_Total
Item_25 Pearson
Correlation 1 .248 .040 -.130 .056 .000 .000 .169 .216 .376
* .000 .245
Sig. (2-tailed) .186 .835 .494 .768 1.000 1.000 .372 .251 .041 1.000 .191
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_26 Pearson
Correlation .248 1 .354 .342 .528
** .343 .243 .197 .345 .035 .048 .614
**
Sig. (2-tailed) .186 .055 .065 .003 .063 .196 .297 .062 .855 .802 .000
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_27 Pearson
Correlation .040 .354 1 .598
** .235 .085 .401
* .403
* .287 -.132 .311 .667
**
Sig. (2-tailed) .835 .055 .000 .212 .655 .028 .027 .124 .487 .094 .000
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_28 Pearson
Correlation -.130 .342 .598
** 1 .203 .124 .489
** .361
* .389
* .000 .283 .662
**
Sig. (2-tailed) .494 .065 .000 .282 .516 .006 .050 .034 1.000 .130 .000
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
156
157
Item_29 Pearson
Correlation .056 .528
** .235 .203 1 .609
** .348 .118 .246 -.075 .176 .585
**
Sig. (2-tailed) .768 .003 .212 .282 .000 .060 .536 .191 .695 .352 .001
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_30 Pearson
Correlation .000 .343 .085 .124 .609
** 1 .446
* .241 .332 .061 .145 .539
**
Sig. (2-tailed) 1.000 .063 .655 .516 .000 .013 .199 .073 .748 .446 .002
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_31 Pearson
Correlation .000 .243 .401
* .489
** .348 .446
* 1 .252 .293 -.051 .181 .621
**
Sig. (2-tailed) 1.000 .196 .028 .006 .060 .013 .180 .116 .788 .339 .000
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_32 Pearson
Correlation .169 .197 .403
* .361
* .118 .241 .252 1 .776
** .070 .442
* .697
**
Sig. (2-tailed) .372 .297 .027 .050 .536 .199 .180 .000 .712 .014 .000
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_33 Pearson
Correlation .216 .345 .287 .389
* .246 .332 .293 .776
** 1 .030 .220 .713
**
Sig. (2-tailed) .251 .062 .124 .034 .191 .073 .116 .000 .874 .242 .000
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
157
158
Item_34 Pearson
Correlation .376
* .035 -.132 .000 -.075 .061 -.051 .070 .030 1 -.168 .045
Sig. (2-tailed) .041 .855 .487 1.000 .695 .748 .788 .712 .874 .374 .814
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Item_35 Pearson
Correlation .000 .048 .311 .283 .176 .145 .181 .442
* .220 -.168 1 .469
**
Sig. (2-tailed) 1.000 .802 .094 .130 .352 .446 .339 .014 .242 .374 .009
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Skor_Total Pearson
Correlation .245 .614
** .667
** .662
** .585
** .539
** .621
** .697
** .713
** .045 .469
** 1
Sig. (2-tailed) .191 .000 .000 .000 .001 .002 .000 .000 .000 .814 .009
N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
*. Correlation is significant at the 0.05 level (2-tailed).
**. Correlation is significant at the 0.01 level (2-tailed).
158
159
Reliabilitas Uji Coba Instrumen
Reliabilitas Variabel Uji Coba Kelancaran Pengelolaan Arsip (Y)
Reliability Statistics
Cronbach's
Alpha
Cronbach's
Alpha Based on
Standardized
Items N of Items
.751 .902 16
Item-Total Statistics
Scale Mean if
Item Deleted
Scale Variance
if Item Deleted
Corrected Item-
Total
Correlation
Squared
Multiple
Correlation
Cronbach's
Alpha if Item
Deleted
Item_1 80.90 364.645 .519 . .739
Item_2 80.77 363.771 .628 . .737
Item_3 81.33 365.471 .438 . .740
Item_4 81.10 358.369 .754 . .732
Item_5 81.87 369.223 .517 . .742
Item_6 81.47 364.671 .459 . .740
Item_7 81.40 347.283 .762 . .724
Item_8 82.73 372.961 .485 . .744
Item_9 81.97 369.689 .463 . .742
Item_10 81.77 361.840 .474 . .738
Item_11 81.33 368.368 .354 . .743
Item_12 81.53 356.740 .726 . .731
Item_13 82.20 367.338 .525 . .740
Item_14 81.33 350.989 .768 . .727
Item_15 81.13 355.085 .769 . .730
Skor_Total 42.17 96.764 1.000 . .876
Lampiran 10
160
Reliabilitas Variabel Uji Coba Kompetensi Petugas Kearsipan (X1)
Reliability Statistics
Cronbach's
Alpha
Cronbach's
Alpha Based on
Standardized
Items N of Items
.705 .725 10
Item-Total Statistics
Scale Mean if
Item Deleted
Scale
Variance if
Item Deleted
Corrected
Item-Total
Correlation
Squared
Multiple
Correlation
Cronbach's
Alpha if Item
Deleted
Item_16 58.23 26.737 .453 . .683
Item_17 58.10 26.507 .408 . .683
Item_18 58.33 26.437 .549 . .676
Item_19 57.53 26.809 .414 . .685
Item_20 57.57 28.392 .210 . .705
Item_21 57.73 27.995 .145 . .711
Item_22 57.80 23.752 .700 . .641
Item_23 58.10 25.266 .510 . .668
Item_24 57.37 28.723 .177 . .707
Skor_Total 30.63 7.413 1.000 . .607
161
Reliabilitas Variabel Uji Coba Sarana Prasarana Kearsipan (X2)
Reliability Statistics
Cronbach's
Alpha
Cronbach's
Alpha Based on
Standardized
Items N of Items
.740 .818 12
Scale Mean if
Item Deleted
Scale Variance
if Item Deleted
Corrected Item-
Total
Correlation
Squared
Multiple
Correlation
Cronbach's
Alpha if Item
Deleted
Item_25 62.53 172.671 .184 . .741
Item_26 63.07 161.513 .562 . .718
Item_27 63.87 154.947 .604 . .708
Item_28 64.20 156.855 .603 . .711
Item_29 63.53 160.051 .520 . .718
Item_30 63.00 165.517 .490 . .726
Item_31 63.40 161.007 .568 . .717
Item_32 63.37 155.206 .642 . .707
Item_33 63.07 156.202 .664 . .708
Item_34 62.27 177.237 .026 . .746
Item_35 62.80 166.303 .410 . .728
Skor_Total 33.10 44.369 1.000 . .784
162
KISI-KISI ANGKET PENELITIAN
(Arsip Dinamis)
No Variabel Indikator Butir Soal Jumlah
1
2
3
Kelancaran
Pengelolaan Arsip
Kompetensi
Petugas
Kearsipan
Sarana Prasarana
Kearsipan
1. Penciptaan
2. Penggunaan
3. Pemeliharaan
4. Penyusutan
1. Ketelitian
2. Kecerdasan
3. Kecekatan
4. Kerapian
1. Gedung
2. Ruang
3. Peralatan Pengelolaan
Arsip
4. Dokumentasi
5. Informasi Publik
1, 2
3, 4, 5, 6, 7
8, 9, 10
11, 12, 13, 14,
15
16, 17
18, 19
20
21
22
23, 24
25, 26, 27
28, 29
30
2
5
3
5
2
2
1
1
1
2
3
2
1
Jumlah 30
Lampiran 11
163
ANGKET PENELITIAN
PENGARUH KOMPETENSI PETUGAS KEARSIPAN
DAN SARANA PRASARANA KEARSIPAN
TERHADAP KELANCARAN PENGELOLAAN ARSIP
DI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
Fauza Umami
7101411260
JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2015
Lampiran 12
164
Semarang, Mei 2015
Yth. Bapak/Ibu/Saudara/Saudari
Petugas Kearsipan (Arsip Dinamis)
di Universitas Negeri Semarang
Dengan hormat,
Dalam rangka penyusunan skripsi sebagai syarat kelulusan pada Program
Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Universitas Negeri Semarang, saya
bermaksud mengadakan penelitian tentang “Pengaruh Kompetensi Petugas
Kearsipan dan Sarana Prasarana Kearsipan Terhadap Kelancaran Pengelolaan
Arsip di Universitas Negeri Semarang”.
Untuk memperoleh data, saya mohon kesediaan Bapak/Ibu/Saudara/Saudari
mengisi angket/kuesioner penelitian ini seobjektif mungkin. Identitas dan
informasi yang Bapak/Ibu/Saudara/Saudari sampaikan akan saya jaga
kerahasiaannya dan semata-mata digunakan untuk kepentingan akademis.
Atas partisipasi Bapak/Ibu/Saudara/Saudari, saya mengucapkan terima
kasih.
Hormat saya,
Peneliti
Fauza Umami
NIM 7101411260
165
Daftar Angket
A. Identitas Responden
1. Nomor Responden : (diisi oleh peneliti)
2. Nama :
3. NIP/NRP :
4. Unit Kerja :
5. Jenis Kelamin :
B. Petunjuk Pengisian
1. Isilah Identitas Responden pada point A.
2. Berilah tanda (X) pada salah satu kondisi yang paling sesuai di tempat
Bapak/Ibu/Saudara/Saudari bekerja.
3. Apabila ingin merubah pilihan berilah tanda (=) pada pilihan sebelumnya dan
berilah tanda (X) kembali pada pilihan yang Bapak/Ibu/Saudara/Saudari anggap
lebih sesuai.
I. KELANCARAN PENGELOLAAN ARSIP
A. Penciptaan
1. Pedoman apa yang anda gunakan ketika membuat surat (bentuk surat,
bagian-bagian surat dan tata tulis surat)?
a. Ketika membuat surat (bentuk surat, bagian-bagian surat dan tata
tulis surat) saya berpedoman pada Pedoman tata naskah dinas di
lingkungan UNNES.
b. Ketika membuat surat (bentuk surat dan bagian-bagian surat) saya
berpedoman pada Pedoman tata naskah dinas di lingkungan
UNNES.
c. Ketika membuat surat (bentuk surat) saya berpedoman pada
Pedoman tata naskah dinas di lingkungan UNNES.
d. Ketika membuat surat saya berpedoman pada contoh surat terdahulu.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
2. Bagaimana anda memproses surat masuk yang akan dijadikan arsip?
a. Melakukan pemeriksaan surat (misalnya kelengkapan, kondisi fisik,
dan keterkaitan dengan arsip lain), menyortir, menentukan indeks
dan kode, kemudian menempatkan arsip sesuai dengan lokasinya.
166
b. Menerima surat tanpa melakukan pemeriksaan surat, menyortir,
menentukan indeks dan kode, kemudian menempatkan arsip sesuai
dengan lokasinya.
c. Menerima surat tanpa melakukan pemeriksaan surat, menentukan
indeks dan kode, kemudian menempatkan arsip sesuai dengan
lokasinya.
d. Menerima surat tanpa melakukan pemeriksaan surat, kemudian
menempatkan arsip sesuai dengan lokasinya.
Alasan Saya memilih opsi tersebut………………………………………
…………………………………………………………………………..
B. Penggunaan
3. Bagaimana proses penyimpanan arsip yang anda lakukan?
a. Membaca dan memahami surat, memberi tanda pada pokok/inti
surat, mencatatnya dalam kartu kendali/buku agenda, dan
menyimpannya.
b. Membaca dan memahami surat, terkadang memberi tanda pada
pokok/inti surat terkadang tidak, mencatatnya dalam kartu
kendali/buku agenda, dan kemudian menyimpannya.
c. Membaca dan memahami surat, mencatatnya dalam kartu
kendali/buku agenda, dan kemudian menyimpannya.
d. Membaca dan memahami surat, dan kemudian menyimpannya.
Alasan Saya memilih opsi tersebut………………………………………
…………………………………………………………………………..
4. Sistem apa yang anda gunakan untuk menyimpan arsip?
a. Sistem masalah (pokok surat) yang telah disesuaikan dengan
Pedoman pola klasifikasi kearsipan yang ada di Universitas Negeri
Semarang.
b. Sistem masalah (pokok surat) yang dibuat sendiri dengan
menyesuaikan kegiatan di unit kerja masing-masing.
c. Sistem turun menurun yang telah digunakan sejak dulu.
d. Tidak bersistem, semua arsip disimpan pada tempat yang sama.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
167
5. Berapa waktu yang anda butuhkan untuk menemukan kembali arsip?
a. Tidak lebih dari 1 menit.
b. Antara 2-3 menit.
c. Antara 4-5 menit.
d. Lebih dari 5 menit.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
6. Apabila ada pihak lain (internal maupun eksternal) yang ingin meminjam
arsip, apakah di catat dalam kartu pinjam arsip?
a. Iya, selalu dilakukan pencatatan dalam kartu pinjam arsip.
b. Pencatatan dalam kartu pinjam arsip hanya dilakukan untuk pihak
luar.
c. Terkadang dilakukan pencatatan, terkadang tidak.
d. Tidak pernah dilakukan pencatatan dalam kartu pinjam arsip,
peminjaman arsip atas dasar kepercayaan.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
7. Berapa jangka waktu peminjaman arsip?
a. paling lama 5 hari kerja.
b. 6-7 hari kerja.
c. lebih dari 7 hari kerja.
d. Tidak ditentukan.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………...
C. Pemeliharaan
8. Dalam satu minggu, berapa kali ruang penyimpanan arsip dibersihkan?
a. 4-5 kali dalam satu minggu.
b. 2-3 kali dalam satu minggu.
c. seminggu sekali.
d. Dibersihkan jika sudah terlihat kotor.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
168
9. Bagaimana kondisi arsip ditempat anda?
a. Sangat baik, karena selalu menggunakan AC 24 jam dan selalu
menggunakan bahan-bahan pencegah serangga seperti kapur barus,
penggunaan racun serangga, dan lain-lain.
b. Baik, karena penggunaan AC dijam kerja dan pemberian bahan-
bahan pencegah serangga seperti kapur barus, penggunaan racun
serangga, dan lain-lain.
c. Kurang baik, karena penggunaan AC dijam kerja, namun tidak ada
pemberian bahan-bahan pencegah serangga seperti kapur barus,
penggunaan racun serangga, dan lain-lain.
d. Tidak baik, karena tidak menggunakan AC dan tidak ada pemberian
bahan-bahan pencegah serangga seperti kapur barus, penggunaan
racun serangga, dan lain-lain.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
10. Apakah ada larangan makan dan merokok di ruang penyimpanan arsip?
a. Iya, salah satunya dengan adanya punishment dan dibuatnya
himbauan untuk tidak makan dan merokok bagi siapapun yang
masuk ke ruang penyimpanan arsip.
b. Larangan makan dan merokok bagi siapapun yang masuk ke ruang
penyimpanan arsip hanya bersifat himbauan.
c. Hanya ada larangan makan bagi siapapun yang masuk ke ruang
penyimpanan arsip, namun untuk merokok tidak ada.
d. Tidak ada larangan makan dan merokok bagi siapapun yang masuk
ke ruang penyimpanan arsip.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
D. Penyusutan
11. Dasar apa yang anda gunakan untuk melakukan penyusutan arsip?
a. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan angka pemakaian arsip,
jadwal retensi arsip, dan nilai guna arsip.
b. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan angka pemakaian arsip dan
jadwal retensi arsip.
c. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan angka pemakaian arsip.
169
d. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan banyaknya arsip yang sudah
menumpuk.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
12. Bagaimana prosedur yang anda lakukan untuk memindahkan arsip inaktif
dari unit pengolah ke unit kearsipan?
a. Melakukan penilaian arsip, menyortir, membuatkan berita acara dan
daftar arsip yang akan dipindahkan, baru kemudian memindahkan
arsip.
b. Melakukan penilaian arsip, menyortir, kemudian memindahkannya.
c. Melakukan penilaian arsip, kemudian memindahkannya.
d. Setelah arsip dirasa sudah menumpuk, semua arsip langsung
dipindahkan.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
13. Apa yang anda lakukan terhadap arsip statis (arsip yang memiliki nilai
guna sejarah dan berketerangan untuk dipermanenkan)?
a. Menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Pusat.
b. Terkadang menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Pusat,
terkadang tidak.
c. Tetap menyimpan arsip statis di unit kerja dengan tempat yang
terpisah dengan arsip dinamis.
d. Tetap menyimpan arsip statis di unit kerja dengan tempat yang sama
dengan arsip dinamis.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
14. Bagaimana prosedur anda melakukan pemusnahan arsip?
a. Melakukan penilaian arsip, menyortir, membuatkan berita acara dan
daftar arsip yang akan dimusnahkan, dan kemudian memusnahkan
arsip dengan disaksikan oleh 2 orang pejabat yang berwenang.
b. Melakukan penilaian arsip, menyortir, membuatkan berita acara dan
daftar arsip yang akan dimusnahkan, dan kemudian memusnahkan
arsip tanpa adanya saksi yang berwenang.
170
c. Melakukan penilaian arsip, menyortir, dan kemudian memusnahkan
arsip.
d. Memusnahkan semua arsip yang sudah menumpuk.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
15. Dengan cara apa anda memusnahkan arsip?
a. Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dicacah/dibakar/
dihancurkan dengan bahan kimia.
b. Arsip sebagian dimusnahkan dengan cara dicacah/dibakar/
dihancurkan, sebagian lagi dibuang di tempat sampah.
c. Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dibuang di tempat sampah.
d. Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dijual.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
II. KOMPETENSI PETUGAS KEARSIPAN
A. Ketelitian
16. Apakah anda pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip?
a. Saya tidak pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip.
b. Saya pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip, namun
jarang sekali.
c. Saya kadang-kadang mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip.
d. Saya sering mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
17. Apakah anda pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi
yang dibutuhkan oleh pihak lain?
a. Saya tidak pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan infomasi
yang dibutuhkan oleh pihak lain.
b. Saya pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi
yang dibutuhkan oleh pihak lain, namun jarang sekali.
c. Saya kadang-kadang mengalami kekeliruan dalam menyajikan
informasi yang dibutuhkan oleh pihak lain.
171
d. Saya sering mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi yang
dibutuhkan oleh pihak lain.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
B. Kecerdasan
18. Bagaimana tingkat pemahaman anda tentang kearsipan?
a. Saya sangat memahami bidang kearsipan secara menyeluruh.
b. Saya memahami bidang kearsipan sebatas tugas pekerjaan yang saya
jalani.
c. Saya kurang memahami bidang kearsipan.
d. Saya tidak memahami bidang kearsipan.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
19. Apa yang anda lakukan ketika menghadapi kesulitan atau permasalahan
dalam bidang kearsipan?
a. Berusaha menyelesaikannya semaksimal mungkin, misalnya dengan
meminta bantuan orang lain.
b. Berusaha menyelesaikan semampunya saja.
c. Meminta bantuan orang lain untuk menyelesaikan seluruhnya.
d. Membiarkan begitu saja.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
C. Kecekatan
20. Bagaimana anda mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain?
a. Saya mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain dengan
cepat dan tepat.
b. Saya mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain dengan
tepat tetapi membutuhkan waktu yang cukup lama.
c. Saya mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain, kadang-
kadang mengalami kekeliruan walaupun itu sedikit.
172
d. Saya sering mengalami kekeliruan dan membutuhkan waktu yang
cukup lama dalam mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak
lain.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
D. Kerapian
21. Bagaimana penataan arsip yang anda simpan?
a. Sangat rapi, karena arsip tersusun dengan rapi sesuai dengan kode
klasifikasinya.
b. Rapi, karena arsip tersusun dengan rapi sesuai dengan kode
klasifikasinya, walaupun ada sedikit arsip yang tidak sesuai dengan
kode klasifikasinya.
c. Kurang rapi, karena arsip tersusun kurang rapi dan ada beberapa arsip
yang tidak sesuai dengan kode klasifikasinya.
d. Tidak rapi, karena arsip tersusun secara berserakan dan tidak sesuai
dengan kode klasifikasinya.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
III. SARANA PRASARANA KEARSIPAN
A. Gedung
22. Bagaimana pengamanan gedung tempat menyimpan arsip ditempat anda?
a. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang sangat aman
(terdapat petugas keamanan, pagar tembok, dan kunci pintu).
b. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang aman (terdapat
pagar tembok dan kunci pintu).
c. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang kurang aman
(hanya terdapat kunci pintu).
d. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang tidak aman
(berpintu namun tidak berkunci).
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
B. Ruang Penyimpanan
23. Di ruang mana anda menyimpan arsip?
173
a. Arsip disimpan di ruang tersendiri yang sudah di rancang khusus
untuk menyimpan arsip (misalnya adanya pengaturan suhu,
kelembaban, dan sebagainya).
b. Arsip disimpan di ruang tersendiri, namun tanpa adanya pengaturan
suhu, kelembaban, dan sebagainya.
c. Arsip disimpan di ruang pimpinan dan hanya orang tertentu
(pimpinan dan petugas arsip) yang boleh masuk dalam ruang
tersebut.
d. Arsip disimpan jadi satu dengan ruang kerja dan siapapun boleh
masuk dalam ruang tersebut.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
24. Bagaimana suhu dan kelembaban udara di ruang penyimpanan arsip?
a. Ruang penyimpanan arsip selalu diatur suhu dan kelembaban udara
dengan dipasang thermometer dan hygrometer.
b. Ruang penyimpanan arsip diatur suhu udara dengan dipasang
thermometer, namun untuk kelembaban udara tidak diatur.
c. Ruang penyimpanan arsip terdapat thermometer, namun kadang
diatur kadang tidak (kurang difungsikan).
d. Ruang penyimpanan arsip tidak terdapat thermometer dan
hygrometer.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
C. Peralatan Pengelolaan Arsip
25. Bagaimana kelengkapan peralatan pengelolaan arsip di tempat anda?
a. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya sangat lengkap (terdiri
dari filling cabinet, sekat/guide, folder, boks karton, rak arsip
kayu/besi, almari besi, dan komputer).
b. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya lengkap (terdiri dari
filling cabinet, sekat/guide, folder, boks karton, rak arsip kayu/besi,
dan almari besi).
c. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya kurang lengkap (terdiri
dari filling cabinet, sekat/guide, folder, boks karton, dan rak arsip
kayu/besi).
174
d. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya sangat minim (terdiri
dari filling cabinet, sekat/guide, dan folder).
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
26. Bagaimana kondisi peralatan pengelolaan arsip di tempat anda?
a. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya semuanya dapat berfungsi
dengan baik.
b. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya berfungsi dengan baik,
walaupun ada sedikit peralatan yang rusak.
c. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya kurang berfungsi dengan
baik, cukup banyak peralatan yang mengalami kerusakan.
d. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya banyak yang sudah
mengalami kerusakan.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
27. Bagaimana anda menyimpan arsip non kertas (misalnya CD, DVD, foto,
peta, dan lain-lain)?
a. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang khusus dan dengan
pemeliharaan yang khusus juga.
b. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang khusus namun dengan
pemeliharaan yang sama dengan arsip kertas.
c. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang sama dengan arsip
kertas, namun lokasinya dipisah.
d. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang sama dengan arsip
kertas, serta dengan lokasi yang sama pula.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
D. Dokumentasi
28. Ketika ada kegiatan penting dalam bidang kearsipan (misalnya pada saat
penyerahan arsip statis, pemusnahan arsip, pelatihan arsip, dan
sebagainya), apakah anda selalu mendokumentasikannya?
a. Pendokumentasian kegiatan penting selalu dilakukan.
b. Pendokumentasian kegiatan penting sering dilakukan.
c. Pendokumentasian kegiatan penting jarang dilakukan.
175
d. Pendokumentasian kegiatan penting tidak pernah dilakukan.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
29. Untuk tujuan apa pendokumentasian kegiatan terserbut dilakukan?
a. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan hanya untuk
kepentingan kedinasan.
b. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan sebagian besar untuk
kepentingan kedinasan, dan sebagian kecil untuk kepentingan
pribadi.
c. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan sebagian besar untuk
kepentingan pribadi dan sebagian kecil untuk kepentingan
kedinasan.
d. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan hanya untuk
kepentingan pribadi.
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
E. Informasi Publik
30. Pihak mana saja yang diperbolehkan menggunakan informasi dalam arsip
dinamis (aktif dan inaktif)?
a. Pihak internal UNNES dan publik (dengan pengamanan dan akses
arsip).
b. Pihak internal UNNES dan publik (tanpa adanya pengamanan dan
akses arsip).
c. Hanya pihak internal UNNES.
d. Tidak diperuntukkan bagi pihak manapun (hanya sebatas disimpan),
Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….
…………………………………………………………………………..
~ Terima Kasih Atas Partisipasi yang Anda Berikan ~
176
DAFTAR NAMA RESPONDEN PENELITIAN
No. Kode
Responden Nama Responden Unit Kerja
1 R-1 Rini Widiastuti Jurusan Pend. Ekonomi
FE
2 R-2 Sri Wahyuningsih FE
3 R-3 Yuliana Mawarti FE
4 R-4 Sriyana FE
5 R-5 Hayat Widodo A Jurusan Akuntansi FE
6 R-6 Suharyati FIS
7 R-7 Niken Diah Paramita FIS
8 R-8 Sukardi Jurusan Sejarah FIS
9 R-9 Kuswati Jurusan Geografi FIS
10 R-10 Agung Heri P Jurusan Ekonomi
Pembangunan FE
11 R-11 Eka Dani Rahmawati Jurusan Manajemen FE
12 R-12 Suwarni FIS
13 R-13 Dilla Kristin FIP
14 R-14 Mariyam FIS
15 R-15 Djoko Legowo FE
16 R-16 Junari FIS
17 R-17 Galih Niken FIP
18 R-18 Arjuna Handoko FIP
19 R-19 Suyatno FIP
20 R-20 Muhammad Arif Hartanto Jurusan BK FIP
21 R-21 Baidon Jurusan Psikologi FIP
22 R-22 Ummi Rosyidah Jurusan PGPAUD FIP
23 R-23 Sri Suratmini Jurusan HKn FIS
24 R-24 Eko Joko Pitoyo
Jurusan Teknologi
Pendidikan
25 R-25 Siswo Saputro FT
Lampiran 13
177
26 R-26 Herwanto FT
27 R-27 Erna Ariany S FT
28 R-28 Kusdiyanto FT
29 R-29 Dewi Puspa Sari FH
30 R-30 Akhmad Faozi FT
31 R-31 Ikhwan Budi L
Badan Pengembang
Konservasi
32 R-32 Saliyah BPTIK
33 R-33 Rina Sari Madyaningtyas BAUK
34 R-34 Arbina (91061413052374) BAPK
35 R-35 Ika (89112013052385) BAPK
36 R-36 Ratu Bunga Maremitha
Ungu BAUK
37 R-37 Atu Puspa Sukmawani BAUK
38 R-38 Niken Fitriani BAUK
39 R-39 Achmat Munir Jurusan Sendratasik FBS
40 R-40 Khalim
Jurusan Bahasa dan
Sastra Inggris FBS
41 R-41 Dhiassanti Kusuma
Wardhani FBS
42 R-42 Ima FBS
43 R-43 Wahyuli Ambarwati W FMIPA
44 R-44 Sugihartono FIK
45 R-45 Mustanirotun Nikmah Jurusan Teknik Sipil FT
46 R-46 Ika Yulianingsih Jurusan Ikor FIK
47 R-47 Setyo Yuwono FBS
48 R-48 Risky Wisnu Jurusan Seni Rupa FBS
49 R-49 Srianto
Jurusan Bahasa dan
Sastra Asing FBS
50 R-50 Heri Ardiyanto Badan Penjamin Mutu
51 R-51 Liliek HP FIK
52 R-52 Arief Setiawan BAAKK
53 R-53 Toersiyanto BAUK
178
54 R-54 Nurul Novitasari Pusat Humas
55 R-55 Sri Redjeki Prasetyowati BAUK
56 R-56 Hery Kusyanto BAUK
57 R-57 Dewi Palupi BAPK
58 R-58 Supriyadi LP2M
59 R-59 Lukman Aditya FIK
60 R-60 Sunatno Jurusan IKM FIK
61 R-61 Muslikah Windi FT
62 R-62 Djoko Warsito Jurusan PKK FT
63 R-63 Nizar Syarif Jurusan Mesin FT
64 R-64 Sarno FIK
65 R-65 Setiawan Jati Utomo Jurusan PJKR FIK
66 R-66 Elsry W LP3
67 R-67 Eny Paminingsih BAAKK
68 R-68 Purwaningsih BAAKK
69 R-69 Tuty Ganewati FMIPA
70 R-70 Sudarno FMIPA
71 R-71 Caecilia BAPK
72 R-72 Putri Badan Pengawas
73 R-73 Willy Badan Pengawas
74 R-74 Muhamad Bisri FMIPA
75 R-75 Danang Prasetyo
UPT Perpustakaan
UNNES
76 R-76 Yekti Winasis BAAKK
77 R-77 Dewi Umayani
Jurusan Bahasa dan
Sastra Jawa
78 R-78 Arinda Rahmawati FBS
79 R-79 Rischa Inung FIK
80 R-80 Ngalim Jurusan Biologi FMIPA
81 R-81 Wijayanti Setyodewi FMIPA
82 R-82 Supriyanto FMIPA
179
Tabulasi Data Hasil Penelitian
No. Kode
Resp
Pengelolaan Arsip (Y)
Kompetensi
Petugas Kearsipan
(X1)
Sarana Prasarana Kearsipan
(X2)
CIP GUNA LIHA SUSUT TLT CERD CT RAPI GG RG PPA DOK IP
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
1 R-1 4 4 2 3 2 4 3 1 2 1 2 3 2 4 4 41 2 4 3 4 2 2 17 2 1 1 3 2 2 4 3 4 22
2 R-2 4 4 4 4 2 3 4 1 1 1 4 1 1 2 4 40 3 3 3 4 2 3 18 2 4 1 1 1 2 1 1 2 15
3 R-3 4 1 1 1 2 2 1 1 2 1 4 3 1 1 1 26 3 3 3 3 4 2 18 2 1 1 2 3 2 1 1 2 15
4 R-4 4 4 1 3 2 4 1 1 2 4 4 3 2 4 4 43 3 4 3 4 4 4 22 1 1 1 1 4 4 4 4 4 24
5 R-5 3 3 2 3 2 4 1 2 2 1 2 3 2 1 1 32 3 3 2 4 2 3 17 4 4 1 4 4 4 3 4 4 32
6 R-6 4 4 2 3 2 4 4 2 3 3 4 3 2 3 4 47 3 3 3 4 4 3 20 2 4 3 3 4 3 4 4 4 31
7 R-7 4 4 4 4 3 3 4 2 3 3 4 3 2 3 3 49 3 2 3 4 4 3 19 4 4 3 3 4 2 4 4 4 32
8 R-8 4 4 4 4 2 4 4 1 2 4 4 3 2 2 4 48 3 3 3 4 4 2 19 4 1 4 2 2 4 2 4 2 25
9 R-9 4 4 2 4 2 4 4 2 4 3 3 3 2 3 3 47 2 2 3 4 4 3 18 3 2 4 4 4 4 2 3 4 30
10 R-10 4 4 3 3 1 2 4 1 2 3 4 3 1 2 3 40 3 3 3 3 4 2 18 4 1 1 4 3 1 1 4 4 23
11 R-11 4 4 4 3 4 4 3 2 1 1 4 3 2 2 3 44 3 3 3 4 4 3 20 4 2 1 4 4 4 2 2 4 27
12 R-12 4 4 4 4 3 2 3 3 2 3 1 2 2 4 3 44 3 3 3 4 4 3 20 2 1 1 1 3 1 1 2 2 14
13 R-13 4 4 4 4 4 1 3 1 2 3 4 4 2 4 4 48 3 3 3 4 4 4 21 1 1 1 1 2 2 4 4 4 20
14 R-14 4 4 4 4 4 1 4 1 3 1 4 3 2 4 4 47 3 3 3 4 4 4 21 4 1 1 4 4 2 4 4 2 26
15 R-15 4 4 4 4 3 3 4 2 3 3 4 4 4 4 4 54 3 3 3 4 4 3 20 3 4 3 2 3 4 4 4 4 31
16 R-16 1 4 4 3 2 1 1 1 3 1 1 1 1 1 1 26 4 4 3 3 3 4 21 3 1 1 2 4 4 2 4 1 22
Lampiran 14 179
180
17 R-17 4 4 3 2 2 2 4 2 2 1 3 4 4 4 4 45 4 4 4 4 3 3 22 4 4 3 3 3 3 4 4 4 32
18 R-18 4 4 4 4 4 4 4 2 4 4 4 4 2 4 4 56 4 4 4 4 4 4 24 4 4 4 4 4 4 4 4 4 36
19 R-19 4 3 4 3 3 4 4 3 4 4 4 3 4 4 4 55 3 4 3 4 4 4 22 4 4 4 4 4 4 4 4 4 36
20 R-20 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 17 2 2 2 2 2 2 12 2 1 1 4 4 3 1 1 3 20
21 R-21 4 3 4 4 3 3 4 1 1 1 2 2 2 4 4 42 3 4 3 4 4 2 20 2 2 3 2 2 2 2 2 4 21
22 R-22 1 1 1 1 1 1 1 1 2 3 4 1 2 2 2 24 4 4 4 3 4 4 23 2 2 1 1 2 2 1 1 4 16
23 R-23 2 4 4 2 2 4 1 1 2 4 1 1 1 1 1 31 4 4 3 4 4 4 23 4 4 4 1 3 3 4 4 4 31
24 R-24 4 4 1 3 3 1 1 1 2 1 2 1 2 2 3 31 3 3 2 4 4 4 20 4 1 1 3 4 3 1 1 4 22
25 R-25 3 4 2 4 2 3 4 3 3 4 4 3 2 4 4 49 3 3 3 4 3 3 19 4 4 4 4 4 4 4 4 4 36
26 R-26 4 4 4 4 2 4 4 2 4 4 1 4 2 4 4 51 3 3 3 4 3 4 20 4 1 1 1 3 2 4 3 4 23
27 R-27 4 4 4 4 2 4 4 1 2 4 1 4 2 4 3 47 3 3 2 2 2 3 15 4 4 2 4 3 4 4 4 4 33
28 R-28 4 3 1 3 3 2 3 1 3 4 2 3 4 4 3 43 3 3 3 4 3 3 19 3 1 1 2 3 1 4 4 4 23
29 R-29 3 4 3 4 3 4 1 3 1 2 4 4 2 4 4 46 2 2 2 4 3 3 16 4 3 2 2 2 2 2 2 2 21
30 R-30 1 4 4 4 3 3 4 2 3 4 4 4 4 4 4 52 3 3 3 4 4 4 21 4 2 1 4 4 2 3 4 2 26
31 R-31 2 4 4 4 2 4 1 2 2 4 3 3 3 2 3 43 2 3 3 4 3 3 18 3 3 1 2 3 4 2 4 4 26
32 R-32 4 4 4 4 1 1 1 2 2 2 1 1 1 1 1 30 3 4 2 4 1 3 17 3 1 1 1 3 1 1 4 4 19
33 R-33 4 4 4 4 3 4 4 2 3 3 4 4 3 4 4 54 3 4 4 4 4 3 22 2 3 1 3 3 2 4 4 4 26
34 R-34 4 4 4 3 3 4 4 2 3 4 3 4 4 4 4 54 4 3 4 4 4 3 22 4 4 3 4 3 4 4 4 4 34
35 R-35 4 4 4 3 3 4 4 2 3 4 3 4 4 4 4 54 3 3 4 4 4 3 21 4 4 3 4 3 4 4 4 4 34
36 R-36 4 4 4 4 3 4 4 3 3 4 4 4 4 4 4 57 3 3 4 4 4 4 22 2 3 1 4 4 1 4 3 4 26
37 R-37 4 4 4 4 3 4 4 3 3 4 4 4 4 4 4 57 3 3 4 4 4 4 22 2 3 1 4 4 1 4 3 4 26
38 R-38 4 4 4 4 1 4 4 1 3 4 3 4 2 4 4 50 3 3 3 4 3 3 19 3 3 1 3 3 3 4 4 4 28
39 R-39 2 4 1 3 3 1 1 2 2 3 4 3 2 2 4 37 2 3 3 4 3 3 18 2 1 1 1 1 3 2 4 2 17
40 R-40 4 4 4 4 1 4 4 1 2 4 4 4 2 4 4 50 2 2 3 4 3 2 16 4 3 1 4 4 4 4 4 4 32 177
180
181
41 R-41 3 4 4 3 1 2 4 2 1 3 1 1 2 2 4 37 3 3 3 4 4 3 20 4 1 1 1 1 4 3 4 4 23
42 R-42 1 4 2 3 1 4 4 2 1 3 1 2 2 2 4 36 3 3 3 4 3 3 19 2 1 1 1 4 1 2 4 4 20
43 R-43 4 4 4 3 3 4 4 1 3 1 4 4 4 4 4 51 3 3 3 4 4 4 21 4 1 1 4 4 4 4 3 4 29
44 R-44 4 4 3 1 1 2 1 1 2 1 1 1 1 2 3 28 2 2 2 3 2 2 13 2 1 1 2 2 2 2 2 2 16
45 R-45 4 4 2 3 4 1 4 2 3 4 4 4 2 4 4 49 4 4 3 4 4 3 22 3 3 1 3 4 1 4 3 4 26
46 R-46 4 4 2 3 3 1 4 2 2 1 4 3 2 4 3 42 3 4 3 2 3 3 18 2 2 1 3 3 4 2 3 4 24
47 R-47 4 1 1 3 4 1 1 1 2 2 4 2 1 3 4 34 3 4 3 4 4 4 22 4 1 3 4 4 3 1 4 2 26
48 R-48 4 4 4 3 2 1 1 1 3 4 4 3 2 2 3 41 3 3 3 4 4 4 21 4 2 1 4 4 4 2 4 4 29
49 R-49 4 4 4 3 3 2 4 1 2 4 4 4 2 4 4 49 3 3 3 4 3 2 18 3 1 1 2 3 3 4 4 4 25
50 R-50 4 2 4 3 3 4 1 2 3 2 3 4 2 2 3 42 3 3 3 4 3 4 20 2 3 1 3 4 2 2 3 4 24
51 R-51 2 4 2 4 4 4 4 1 4 4 1 4 4 4 4 50 3 3 3 4 4 3 20 4 1 1 1 3 3 3 4 2 22
52 R-52 3 4 2 3 3 3 4 1 2 1 3 3 2 4 4 42 3 3 3 4 4 3 20 4 1 1 4 3 3 3 4 4 27
53 R-53 4 4 4 4 3 4 4 3 3 4 4 3 2 4 3 53 2 4 3 4 4 4 21 3 3 3 4 4 4 4 4 4 33
54 R-54 4 4 3 3 3 1 1 2 2 1 4 3 3 1 3 38 3 3 3 4 4 2 19 4 1 1 1 2 1 4 3 4 21
55 R-55 4 4 4 4 3 2 1 1 3 4 4 4 2 4 4 48 3 4 3 4 4 3 21 2 1 1 4 4 1 4 4 4 25
56 R-56 4 4 3 4 1 4 4 2 1 4 4 4 3 4 3 49 3 3 3 4 3 3 19 2 1 1 4 3 2 4 4 2 23
57 R-57 4 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 18 1 1 1 1 1 1 6 1 1 1 1 1 1 1 1 4 12
58 R-58 2 4 4 4 4 4 4 1 4 4 3 4 2 4 4 52 2 2 2 4 4 2 16 1 4 3 3 4 4 1 2 3 25
59 R-59 1 4 4 3 2 4 4 1 2 4 1 1 1 1 4 37 1 3 3 4 4 3 18 2 1 1 1 3 2 4 4 4 22
60 R-60 3 4 4 4 2 2 1 1 3 1 1 3 4 3 3 39 3 3 3 2 3 3 17 1 1 1 3 3 3 2 4 4 22
61 R-61 3 3 1 3 3 1 3 3 1 1 2 3 1 2 3 33 3 3 3 4 2 3 18 3 1 1 2 2 1 2 3 3 18
62 R-62 3 4 4 4 2 3 4 3 1 2 1 3 2 4 2 42 3 3 3 4 4 3 20 3 3 1 4 4 4 4 4 4 31
63 R-63 4 4 2 3 1 1 1 1 2 1 2 1 2 4 4 33 2 3 2 4 2 2 15 2 1 1 1 1 2 2 4 4 18
64 R-64 4 4 4 4 3 4 1 3 3 3 4 4 2 4 4 51 3 3 3 4 3 3 19 3 2 1 3 3 4 3 3 4 26 181
182
65 R-65 1 4 1 3 3 1 4 1 2 3 3 3 2 2 2 35 3 4 3 4 4 3 21 3 3 1 3 4 3 2 4 2 25
66 R-66 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 60 4 4 3 4 4 4 23 3 4 2 3 4 4 4 4 4 32
67 R-67 4 4 2 3 4 4 4 2 2 4 4 4 2 3 3 49 4 4 4 4 4 4 24 2 2 1 4 4 4 2 2 2 23
68 R-68 4 4 4 4 2 4 1 2 3 4 4 3 2 4 4 49 3 2 3 4 2 3 17 1 3 1 2 3 3 3 4 4 24
69 R-69 4 4 4 4 3 4 4 2 3 4 4 4 4 4 4 56 3 3 3 4 4 3 20 3 1 1 3 3 2 4 3 4 24
70 R-70 4 4 4 4 3 4 4 1 2 4 4 4 2 4 4 52 3 3 3 4 3 3 19 2 1 1 2 1 1 2 2 1 13
71 R-71 2 4 1 1 1 2 3 1 2 1 1 3 2 4 4 32 2 3 3 4 3 4 19 4 3 1 3 3 2 3 4 4 27
72 R-72 3 4 1 2 2 1 1 1 2 1 1 3 2 2 3 29 3 2 3 4 4 4 20 4 1 1 4 4 1 1 4 4 24
73 R-73 4 1 1 1 4 1 1 2 1 1 1 1 1 1 3 24 4 4 3 4 2 2 19 2 3 1 4 3 2 2 2 3 22
74 R-74 4 4 4 3 2 4 4 3 2 4 3 4 1 3 4 49 2 3 3 4 4 3 19 3 2 1 1 1 1 3 4 4 20
75 R-75 4 4 4 4 3 4 3 1 1 4 1 4 2 4 3 46 2 2 3 3 2 3 15 1 3 1 1 3 2 4 4 2 21
76 R-76 4 4 3 3 2 2 3 1 3 4 4 1 2 2 4 42 3 3 3 4 4 4 21 2 3 1 1 4 2 4 3 4 24
77 R-77 4 4 1 4 3 4 4 1 4 4 3 4 1 1 3 45 3 3 3 4 4 3 20 3 1 1 3 3 2 2 2 3 20
78 R-78 3 2 3 2 3 4 4 3 4 3 3 3 2 1 2 42 3 3 3 2 2 3 16 3 3 3 3 2 3 2 3 3 25
79 R-79 4 1 1 3 3 1 1 1 3 4 4 1 2 4 3 36 4 4 2 4 4 4 22 3 1 1 1 2 3 4 4 4 23
80 R-80 2 4 1 1 1 4 1 2 1 1 4 4 1 2 1 30 2 4 3 4 4 3 20 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9
81 R-81 2 4 1 3 1 2 4 1 2 1 3 2 2 2 2 32 3 2 3 4 4 3 19 2 1 1 1 1 2 1 4 3 16
82 R-82 4 4 4 2 2 4 4 1 3 4 4 2 2 2 4 46 3 3 3 4 3 3 19 3 3 1 3 3 3 4 4 4 28
Keterangan:
CIP = Penciptaan TLT = Ketelitian GG = Gedung
GUNA = Penggunaan CERD = Kecerdasan RG = Ruang
LIHA = Pemeliharaan CT = Kecekatan PPA = Peralatan Pengelolaan Arsip
SUSUT = Penyusutan RAPI = Kerapian DOK = Dokumentasi
IP = Informasi Publik 182
183
TABULASI DATA SEMI TERBUKA
No.
Item Isian Responden
%
Kelancaran Pengelolaan Arsip (Y)
Indikator 1 : Penciptaan
1 Sudah ada pedoman/aturan yang disepakati, merujuk pada tatacara yang
ditetapkan yang sudah menjadi pedoman dasar 24 88.89
Ketika membuat surat berpedoman pada contoh surat terdahulu karena
kurangnya sosialisasi dan pelatihan persuratan 1 3.70
Membuat surat sesuai perintah atasan 2 7.41
Jumlah isian responden 27 100
2 Memang sebaiknya memproses surat menjadi arsip harus lengkap dan sesuai
prosedur sehingga akan mempermudah pencarian arsip dan mengetahui asal
usul surat 20 86.96
Menerima surat kemudian langsung menyimpannya karena sarana prasarana
belum memadai 2 8.70
Memproses surat masuk yang akan dijadikan arsip dengan menerima surat,
menentukan indeks dan kode, kemudian menyimpan arsip untuk efisiensi
waktu dalam distribusi surat kepada tujuan 1 4.35
Jumlah isian responden 23 100
Indikator 2 : Penggunaan
3 Langsung menyimpannya karena keterbatasan tenaga, tempat dan waktu 4 20
Proses penyimpanan arsip dilakukan sesuai prosedur karena akan
mempermudah pencarian arsip dan membuat efektifitas dan efisien pekerjaan 12 60
Proses penyimpanan arsip dilakukan sesuai aturan pengarsipan dibagian 2 10
Proses penyimpanan arsip dilakukan dengan membaca dan memahami surat,
mencatatnya dalam kartu kendali/buku agenda dan kemudian menyimpannya
agar lebih cepat dalam penentuan tempat arsip 2 10
Jumlah isian responden 20 100
4 Sistem masalah dibuat sendiri karena belum begitu memahami pedoman pola
klasifikasi kearsipan yang ada di UNNES, lebih fleksibel, menyesuaikan
tempat penyimpanan arsip yang ada, pokok surat dari UNNES tidak semua
sama, sehingga perlu membuat klasifikasi sendiri sesuai pokok surat 15 65.22
Sistem masalah sesuai pedoman pola klasifikasi kearsipan yang ada di
UNNES guna mempercepat temu balik arsip (sesuai aturan yang sudah
ditentukan) 6 26.09
Sistem turun temurun karena tidak ingin merubah sistem yang telah berjalan
dengan baik, petugas baru 2 8.70
Jumlah isian responden 23 100
5 Lebih dari 5 menit karena butuh ketelitian dan arsip yang disimpan sudah
lama 4 20
Tidak lebih dari 1 menit, karena lebih cepat lebih baik, arsip sudah
ditempatkan sesuai tempatnya, menggunakan sistem database (FBS) 4 20
Lampiran 15
184
Antara 2-3 menit karena arsip dinamis disimpan dalam filling cabinet dan
berkode, arsip disusun secara rapi ditempatkan dibagian sendiri-sendiri
sehingga mudah dicari 8 40
Antara 4-5 menit karena waktu rata-rata yang saya pilih tergantung juga oleh
banyaknya surat yang diarsip 4 20
Jumlah isian responden 20 100
6 Hampir tidak ada yang meminjam arsip 1 4.17
Selalu dilakukan pencatatan dalam kartu pinjam arsip agar mudah dalam
mengecek surat dan arsip yang dipinjam tidak hilang serta sebagai
bukti/pengendalian surat yang keluar 13 54.17
Kadang dilakukan pencatatan kadang tidak karena arsip yang dipinjam
berupa salinan selain itu tergantung yang meminjamkan 3 12.50
Pencatatan dalam kartu pinjam arsip dilakukan untuk pihak luar, untuk pihak
intern dengan kepercayaan 1 4.17
Tidak pernah dilakukan pencatatan dalam kartu pinjam arsip, peminjaman
atas dasar kepercayaan, yang dipinjam berupa kopian dan peminjam
merupakan orang yang biasa ditemui sehari-hari 6 25.00
Jumlah isian responden 24 100
7 Paling lama 5 hari kerja karena untuk mencegah hilangnya arsip dan untuk
pengendalian arsip 15 68.18
Tidak ditentukan karena arsip yang dipinjam berupa salinan, sesuai
kebutuhan peminjam, dan khusus arsip inaktif diberikan soft copy bila sudah
dialihmediakan 7 31.82
Jumlah isian responden 22 100
Indikator 3 : Pemeliharaan
8 Dibersihkan jika sudah terlihat kotor karena arsip jarang digunakan (tidak
intensif) dan dalam ruangan tertutup, selain itu kegiatan sehari-hari tidak
memungkinkan untuk selalu membongkar arsip (seiring banyaknya
pekerjaan) 15 60
Belum ada perawatan berkala 4 16
Dibersihkan dalam jangka waktu satu bulan sekali 1 4
Dibersihkan seminggu sekali, karena tidak terlalu berantakan dan sambil
mengecek apabila rusak (sudah ada jadwal pembersihan arsip setiap hari
jum'at) 4 16
Dibersihkan 2-3 kali seminggu karena kalau kotor mengganggu kesehatan 1 4
Jumlah isian responden 25 100
9 Penggunaan AC di jam kerja dan penggunaan bahan pencegah akan membuat
arsip lebih awet dan tidak ada rayap, lingkungan merupakan faktor utama
dalam menjaga kondisi surat dan berkas lainnya 7 41.18
Kurang baik, pengelolaan arsip dibanyak tempat (belum ada tempat khusus
untuk arsip), tidak ada anggaran untuk pembelian bahan-bahan pencegah
serangga 8 47.06
Kondisi tempat arsip sangat baik, karena demi kebaikan arsip 1 5.88
Tidak baik karena tempat tidak memenuhi standar 1 5.88
Jumlah isian responden 17 100
10 Larangan makan dan merokok di ruang arsip membuat ruangan lebih nyaman
dan petugas merasa kerasan 2 10
185
Adanya punishment larangan makan dan merokok karena sisa makanan dan
rokok membahayakan kondisi arsip serta untuk menjaga kualitas arsip 10 50
Tidak ada larangan makan dan merokok karena tidak ada ruang khusus arsip 7 35
Hanya ada larangan makan, untuk merokok tidak ada karena belum ada SOP
yang jelas untuk peraturan ini 1 5
Jumlah isian responden 20 100
Indikator 4 : Penyusutan
11 Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan banyaknya arsip yang sudah
menumpuk karena arsip belum dikelola dengan baik 2 10.53
Penyusutan dilakukan setiap 5 tahun 1 5.26
Penyusutan berdasarkan angka pemakaian arsip dan jadwal retensi arsip guna
pengecekan arsip dan dilakukan dengan pendataan (sesuai pedoman
penyusutan UNNES) 16 84.21
Jumlah isian responden 19 100
12 Belum ada pemindahan ketempat arsip 1 5.88
Setelah arsip dirasa sudah menumpuk, semua arsip langsung dipindahkan
karena belum ada sosialisasi yang jelas, sesuai perintah pimpinan 3 17.65
Memindahkan arsip inaktif sesuai prosedur untuk memudahkan pencarian
temu balik arsip 13 76.47
Jumlah isian responden 17 100
13 Arsip tetap disimpan diunit kerja dengan tempat yang sama dengan arsip
dinamis karena belum tersedianya tempat arsip yang memadahi 4 22.22
Tetap menyimpan arsip statis dengan tempat yang terpisah karena belum ada
unit kearsipan tersendiri 12 66.67
Menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Pusat karena lebih bisa
menjaga keefekifannya 2 11.11
Jumlah isian responden 18 100
14 Pemusnahan arsip disaksikan pejabat jurusan (ketua jurusan) 1 6.67
Memusnahkan arsip yang berusia 5 tahun lebih 1 6.67
Pemusnahan arsip dilakukan sesuai prosedur karena untuk diketahui oleh
pejabat dan pengelola arsip, sesuai aturan yang berlaku di UNNES 10 66.67
Prosedur pemusnahan dengan melakukan penilaian arsip, menyortir, dan
kemudian memusnahkan arsip (sesuai batas waktu penyimpanan arsip) 3 20.00
Jumlah isian responden 15 100
15 Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dicacah/dibakar/dihancurkan untuk
keamanan data (sesuai peraturan) 11 68.75
Arsip sebagian dimusnahkan, sebagian dibuang ditempat sampah 3 18.75
Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dibuang ditempat sampah
(sebelumnya dipilah-pilah) 1 6.25
Seluruh arsip dijual karena tidak mempunyai mesin cacah 1 6.25
Jumlah isian responden 16 100
Kompetensi Petugas Kearsipan (X1)
Indikator 1 : Ketelitian
186
16 Kadang-kadang mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip karena
kurang fokus pada satu pekerjaan yaitu pengarsipan dan karena banyaknya
arsip serta tempat kurang memadai 4 25
Sering mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip karena kurangnya
sosialisasi 1 6.25
Pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip karena banyaknya
arsip yang masuk dan kegiatan/tugas dihari itu, manusiawi (human error) 10 62.5
Tidak pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip 1 6.25
Jumlah isian responden 16 100
17 Pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi dan ada perbaikan
karena permintaan pihak lain kurang jelas dan keterbatasan kemampuan 9 64.29
Kadang-kadang mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi karena
banyaknya arsip dan banyaknya pokok masalah arsip 3 21.43
Tidak pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi karena
akan mencari arsip dengan teliti 2 14.29
Jumlah isian responden 14 100
Indikator 2 : Kecerdasan
18 Kurang memahami bidang kearsipan karena bukan lulusan kearsipan dan
belum pernah mengikuti pelatihan kearsipan 3 15
Memahami bidang kearsipan sebatas tugas pekerjaan yang dijalani karena
kurangnya pelatihan dan sosialisasi dan kompleksitas tugas yang lain 14 70
Sangat memahami bidang kearsipan secara menyeluruh karena setiap tahun
rutin diadakan pelatihan kearsipan di UNNES 3 15
Jumlah isian responden 20 100
19 Berusaha menyelesaikan semaksimal mungkin dengan meminta bantuan
orang lain karena kurangnya pengetahuan tentang kearsipan 14 93.33
Meminta orang lain untuk menyelesaikan seluruhnya karena akan lebih aman
sehingga tidak terjadi kesalahan fatal 1 6.67
Jumlah isian responden 15 100
Indikator 3 : Kecekatan
20 Dalam mengambil warkat kadang cepat kadang lama karena belum terpusat
pengarsipannya, jumlah berkas yang banyak dan butuh ketelitian lebih lanjut 4 30.77
Dapat mengambil warkat dengan cepat dan tepat selama informasi terkait
warkat yang diminta jelas karena arsip sudah tertata rapi sesuai tempat dan
kode 9 69.23
Jumlah isian responden 13 100
Indikator 4 : Kerapian
21 Kurang rapi karena kurangnya pengetahuan, waktu dan tempat yang tidak
memungkinkan 3 18.75
Rapi, walaupun ada sedikit arsip yang tidak sesuai dengan kode
klasifikasinya karena terkadang ada arsip yang belum terklasifikasikan dan
kurangnya tenaga 8 50
Sangat rapi karena untuk memudahkan pengaksesan data 5 31.25
Jumlah isian responden 16 100
Sarana Prasarana Kearsipan (X2)
Indikator 1 : Gedung
22 Tidak ada gedung khusus arsip 7 46.67
187
Gedung yang kurang memadai dan kurang aman 3 20.00
Gedung dalam kondisi yang sangat aman 3 20.00
Gedung dalam kondisi yang aman 2 13.33
Jumlah isian responden 15 100
Indikator 2 : Ruang Penyimpanan
23 Tidak ada ruang penyimpanan arsip khusus, arsip disimpan jadi satu dengan
ruang kerja 11 57.89
Arsip disimpan di ruang tersendiri, namun tanpa adanya pengaturan suhu,
kelembaban, dan sebagainya karena sarana prasarana belum tercukupi 7 36.84
Arsip disimpan diruang pimpinan dan hanya orang tertentu yang boleh masuk 1 5.26
Jumlah isian responden 19 100
24 Tidak terdapat thermometer dan hygrometer, karena belum ada ruang khusus 13 100
Jumlah isian responden 13 100
Indikator 3 : Peralatan Pengelolaan Arsip
25 Peralatan sangat minim karena belum fokuskan tentang pengarsipan 8 57.14
Lengkap karena untuk menyimpan arsip 3 21.43
Sangat lengkap karena pihak UNNES telah melengkapinya 2 14.29
Kurang lengkap karena memang kondisi riilnya seperti itu 1 7.14
Jumlah isian responden 14 100
26 Belum ada alat khusus untuk pengarsipan 2 18.18
Peralatan pengelolaan arsip berfungsi dengan baik, terkadang ada pembaruan
(peralatan yang rusak karena sudah dimakan waktu/sudah waktunya diganti) 7 63.64
Peralatan arsip banyak yang sudah mengalami kerusakan, karena kondisi
riilnya seperti itu, dimasuki tikus dan binatang lain 2 18.18
Jumlah isian responden 11 100
27 Arsip non kertas disimpan pada tempat yang sama dengan arsip kertas karena
ruang terbatas, SDM kurang dan jarang menyimpan arsip yang non kertas 9 64.29
Arsip non kertas disimpan pada tempat yang khusus dan dengan
pemeliharaan yang khusus juga agar lebih mudah membedakan 5 35.71
Jumlah isian responden 14 100
Indikator 4 : Dokumentasi
28 Pendokumentasian kegiatan penting selalu dilakukan untuk laporan kegiatan
supaya ada pertanggungjawaban 4 33.33
Pendokumentasian kegiatan penting sering dilakukan sebagai dokumentasi
dan bukti ke pimpinan 2 16.67
Pendokumentasian kegiatan penting jarang dilakukan karena sudah ada
petugas yang mendokumentasikan namun belum sepenuhnya berjalan dengan
baik 3 25
Pendokumentasian kegiatan penting tidak pernah dilakukan karena kurang
anggaran untuk itu 3 25
Jumlah isian responden 12 100
29 Pendokumentasian untuk kepentingan dinas sebagai laporan kegiatan 8 88.89
Pendokumentasian sebagian besar untuk kepentingan pribadi dan sebagian
kecil untuk kepentingan kedinasan 1 11.11
Jumlah isian responden 9 100
188
Indikator 5 : Informasi Publik
30 Dengan penanganan sendiri 3 30
Selain dari internal UNNES juga ada dari pihak eksternal 4 40
Pihak internal dan publik (tanpa pengamanan), pengamanan arsip sangat
kurang 2 20
Hanya untuk pihak internal UNNES 1 10
Jumlah isian responden 10 100
189
Analisis Deskriptif Variabel Kompetensi Petugas Kearsipan
No. Kode
Kompetensi Petugas Kearsipan
Ketelitian Kecerdasan Kecekatan Kerapian Total
16 17 Skor Rata2
Skor Kr. 18 19 Skor
Rata2
Skor Kr. 20 Skor
Rata2
Skor Kr. 21 Skor
Rata2
Skor Kr. Skor
Rata-
rata Kr.
1 R-1 2 4 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 2 2 2 KB 2 2 2 KB 17 2.83 B
2 R-2 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 2 2 2 KB 3 3 3 B 18 3.00 B
3 R-3 3 3 6 3 B 3 3 6 3 B 4 4 4 SB 2 2 2 KB 18 3.00 B
4 R-4 3 4 7 3.5 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 22 3.67 SB
5 R-5 3 3 6 3 B 2 4 6 3 B 2 2 2 KB 3 3 3 B 17 2.83 B
6 R-6 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB
7 R-7 3 2 5 2.5 KB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 19 3.17 B
8 R-8 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 2 2 2 KB 19 3.17 B
9 R-9 2 2 4 2 KB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 18 3.00 B
10 R-10 3 3 6 3 B 3 3 6 3 B 4 4 4 SB 2 2 2 KB 18 3.00 B
11 R-11 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB
12 R-12 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB
13 R-13 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 21 3.50 SB
14 R-14 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 21 3.50 SB
15 R-15 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB
16 R-16 4 4 8 4 SB 3 3 6 3 B 3 3 3 B 4 4 4 SB 21 3.50 SB
17 R-17 4 4 8 4 SB 4 4 8 4 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 22 3.67 SB
18 R-18 4 4 8 4 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 24 4.00 SB
19 R-19 3 4 7 3.5 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 22 3.67 SB
Lampiran 16 189
190
20 R-20 2 2 4 2 KB 2 2 4 2 KB 2 2 2 KB 2 2 2 KB 12 2.00 KB
21 R-21 3 4 7 3.5 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 2 2 2 KB 20 3.33 SB
22 R-22 4 4 8 4 SB 4 3 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 23 3.83 SB
23 R-23 4 4 8 4 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 23 3.83 SB
24 R-24 3 3 6 3 B 2 4 6 3 B 4 4 4 SB 4 4 4 SB 20 3.33 SB
25 R-25 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 19 3.17 B
26 R-26 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 4 4 4 SB 20 3.33 SB
27 R-27 3 3 6 3 B 2 2 4 2 KB 2 2 2 KB 3 3 3 B 15 2.50 KB
28 R-28 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 19 3.17 B
29 R-29 2 2 4 2 KB 2 4 6 3 B 3 3 3 B 3 3 3 B 16 2.67 B
30 R-30 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 21 3.50 SB
31 R-31 2 3 5 2.5 KB 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 18 3.00 B
32 R-32 3 4 7 3.5 SB 2 4 6 3 B 1 1 1 TB 3 3 3 B 17 2.83 B
33 R-33 3 4 7 3.5 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 22 3.67 SB
34 R-34 4 3 7 3.5 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 22 3.67 SB
35 R-35 3 3 6 3 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 21 3.50 SB
36 R-36 3 3 6 3 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 22 3.67 SB
37 R-37 3 3 6 3 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 22 3.67 SB
38 R-38 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 19 3.17 B
39 R-39 2 3 5 2.5 KB 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 18 3.00 B
40 R-40 2 2 4 2 KB 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 2 2 2 KB 16 2.67 B
41 R-41 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB
42 R-42 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 19 3.17 B
43 R-43 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 21 3.50 SB
44 R-44 2 2 4 2 KB 2 3 5 2.5 KB 2 2 2 KB 2 2 2 KB 13 2.17 KB
190
191
45 R-45 4 4 8 4 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 22 3.67 SB
46 R-46 3 4 7 3.5 SB 3 2 5 2.5 KB 3 3 3 B 3 3 3 B 18 3.00 B
47 R-47 3 4 7 3.5 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 22 3.67 SB
48 R-48 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 21 3.50 SB
49 R-49 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 2 2 2 KB 18 3.00 B
50 R-50 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 4 4 4 SB 20 3.33 SB
51 R-51 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB
52 R-52 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB
53 R-53 2 4 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 21 3.50 SB
54 R-54 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 2 2 2 KB 19 3.17 B
55 R-55 3 4 7 3.5 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 21 3.50 SB
56 R-56 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 19 3.17 B
57 R-57 1 1 2 1 TB 1 1 2 1 TB 1 1 1 TB 1 1 1 TB 6 1.00 TB
58 R-58 2 2 4 2 KB 2 4 6 3 B 4 4 4 SB 2 2 2 KB 16 2.67 B
59 R-59 1 3 4 2 KB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 18 3.00 B
60 R-60 3 3 6 3 B 3 2 5 2.5 KB 3 3 3 B 3 3 3 B 17 2.83 B
61 R-61 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 2 2 2 KB 3 3 3 B 18 3.00 B
62 R-62 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB
63 R-63 2 3 5 2.5 KB 2 4 6 3 B 2 2 2 KB 2 2 2 KB 15 2.50 KB
64 R-64 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 19 3.17 B
65 R-65 3 4 7 3.5 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 21 3.50 SB
66 R-66 4 4 8 4 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 23 3.83 SB
67 R-67 4 4 8 4 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 24 4.00 SB
68 R-68 3 2 5 2.5 KB 3 4 7 3.5 SB 2 2 2 KB 3 3 3 B 17 2.83 B
69 R-69 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB
191
192
70 R-70 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 19 3.17 B
71 R-71 2 3 5 2.5 KB 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 4 4 4 SB 19 3.17 B
72 R-72 3 2 5 2.5 KB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 20 3.33 SB
73 R-73 4 4 8 4 SB 3 4 7 3.5 SB 2 2 2 KB 2 2 2 KB 19 3.17 B
74 R-74 2 3 5 2.5 KB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 19 3.17 B
75 R-75 2 2 4 2 KB 3 3 6 3 B 2 2 2 KB 3 3 3 B 15 2.50 KB
76 R-76 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 21 3.50 SB
77 R-77 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB
78 R-78 3 3 6 3 B 3 2 5 2.5 KB 2 2 2 KB 3 3 3 B 16 2.67 B
79 R-79 4 4 8 4 SB 2 4 6 3 B 4 4 4 SB 4 4 4 SB 22 3.67 SB
80 R-80 2 4 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB
81 R-81 3 2 5 2.5 KB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 19 3.17 B
82 R-82 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 19 3.17 B
Rata-rata 3.01 B 3.37 SB 3.39 SB 3.11 B 3.21 B
192
193
Distribusi Frekuensi Responden
Interval Skor Kriteria Jumlah Rata-rata
Skor Frekuensi Persentase
>3,25 s/d 4 Sangat Baik 42 51,22%
3,21 >2,50 s/d 3,25 Baik 34 41,46%
>1,75 s/d 2,50 Kurang Baik 5 6,10%
1 s/d 1,75 Tidak Baik 1 1,22%
Total 82 100% Baik
Keterangan :
SB : Sangat Baik
B : Baik
KB : Kurang Baik
TB : Tidak Baik
193
194
Analisis Deskriptif Variabel Sarana Prasarana Kearsipan
No. Kode
Sarana Prasarana Kearsipan
Gedung Ruang Peralatan Pengelolaan Arsip Dokumentasi Informasi Publik Total
22 Skor Rata2
Skor Kr. 23 24 Skor
Rata2
Skor Kr. 25 26 27 Skor
Rata2
Skor Kr. 28 29 Skor
Rata2
Skor Kr. 30 Skor
Rata2
Skor Kr. Skor
Rata-
rata Kr.
1 R-1 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 3 2 2 7 2.3 KB 4 3 7 3.5 SB 4 4 4 SB 22 2.444 KB
2 R-2 2 2 2 KB 4 1 5 2.5 KB 1 1 2 4 1.3 TB 1 1 2 1 TB 2 2 2 KB 15 1.667 TB
3 R-3 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 2 3 2 7 2.3 KB 1 1 2 1 TB 2 2 2 KB 15 1.667 TB
4 R-4 1 1 1 TB 1 1 2 1 TB 1 4 4 9 3.0 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 24 2.667 B
5 R-5 4 4 4 SB 4 1 5 2.5 KB 4 4 4 12 4.0 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 32 3.556 SB
6 R-6 2 2 2 KB 4 3 7 3.5 SB 3 4 3 10 3.3 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 31 3.444 SB
7 R-7 4 4 4 SB 4 3 7 3.5 SB 3 4 2 9 3.0 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 32 3.556 SB
8 R-8 4 4 4 SB 1 4 5 2.5 KB 2 2 4 8 2.7 B 2 4 6 3 B 2 2 2 KB 25 2.778 B
9 R-9 3 3 3 B 2 4 6 3 B 4 4 4 12 4.0 SB 2 3 5 2.5 KB 4 4 4 SB 30 3.333 SB
10 R-10 4 4 4 SB 1 1 2 1 TB 4 3 1 8 2.7 B 1 4 5 2.5 KB 4 4 4 SB 23 2.556 B
11 R-11 4 4 4 SB 2 1 3 1.5 TB 4 4 4 12 4.0 SB 2 2 4 2 KB 4 4 4 SB 27 3 B
12 R-12 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 1 3 1 5 1.7 TB 1 2 3 1.5 TB 2 2 2 KB 14 1.556 TB
13 R-13 1 1 1 TB 1 1 2 1 TB 1 2 2 5 1.7 TB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 20 2.222 KB
14 R-14 4 4 4 SB 1 1 2 1 TB 4 4 2 10 3.3 SB 4 4 8 4 SB 2 2 2 KB 26 2.889 B
15 R-15 3 3 3 B 4 3 7 3.5 SB 2 3 4 9 3.0 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 31 3.444 SB
16 R-16 3 3 3 B 1 1 2 1 TB 2 4 4 10 3.3 SB 2 4 6 3 B 1 1 1 TB 22 2.444 KB
17 R-17 4 4 4 SB 4 3 7 3.5 SB 3 3 3 9 3.0 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 32 3.556 SB
18 R-18 4 4 4 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 12 4.0 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 36 4 SB
19 R-19 4 4 4 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 12 4.0 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 36 4 SB
Lampiran 17 194
195
20 R-20 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 4 4 3 11 3.7 SB 1 1 2 1 TB 3 3 3 B 20 2.222 KB
21 R-21 2 2 2 KB 2 3 5 2.5 KB 2 2 2 6 2.0 KB 2 2 4 2 KB 4 4 4 SB 21 2.333 KB
22 R-22 2 2 2 KB 2 1 3 1.5 TB 1 2 2 5 1.7 TB 1 1 2 1 TB 4 4 4 SB 16 1.778 KB
23 R-23 4 4 4 SB 4 4 8 4 SB 1 3 3 7 2.3 KB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 31 3.444 SB
24 R-24 4 4 4 SB 1 1 2 1 TB 3 4 3 10 3.3 SB 1 1 2 1 TB 4 4 4 SB 22 2.444 KB
25 R-25 4 4 4 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 12 4.0 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 36 4 SB
26 R-26 4 4 4 SB 1 1 2 1 TB 1 3 2 6 2.0 KB 4 3 7 3.5 SB 4 4 4 SB 23 2.556 B
27 R-27 4 4 4 SB 4 2 6 3 B 4 3 4 11 3.7 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 33 3.667 SB
28 R-28 3 3 3 B 1 1 2 1 TB 2 3 1 6 2.0 KB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 23 2.556 B
29 R-29 4 4 4 SB 3 2 5 2.5 KB 2 2 2 6 2.0 KB 2 2 4 2 KB 2 2 2 KB 21 2.333 KB
30 R-30 4 4 4 SB 2 1 3 1.5 TB 4 4 2 10 3.3 SB 3 4 7 3.5 SB 2 2 2 KB 26 2.889 B
31 R-31 3 3 3 B 3 1 4 2 KB 2 3 4 9 3.0 B 2 4 6 3 B 4 4 4 SB 26 2.889 B
32 R-32 3 3 3 B 1 1 2 1 TB 1 3 1 5 1.7 TB 1 4 5 2.5 KB 4 4 4 SB 19 2.111 KB
33 R-33 2 2 2 KB 3 1 4 2 KB 3 3 2 8 2.7 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 26 2.889 B
34 R-34 4 4 4 SB 4 3 7 3.5 SB 4 3 4 11 3.7 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 34 3.778 SB
35 R-35 4 4 4 SB 4 3 7 3.5 SB 4 3 4 11 3.7 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 34 3.778 SB
36 R-36 2 2 2 KB 3 1 4 2 KB 4 4 1 9 3.0 B 4 3 7 3.5 SB 4 4 4 SB 26 2.889 B
37 R-37 2 2 2 KB 3 1 4 2 KB 4 4 1 9 3.0 B 4 3 7 3.5 SB 4 4 4 SB 26 2.889 B
38 R-38 3 3 3 B 3 1 4 2 KB 3 3 3 9 3.0 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 28 3.111 B
39 R-39 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 1 1 3 5 1.7 TB 2 4 6 3 B 2 2 2 KB 17 1.889 KB
40 R-40 4 4 4 SB 3 1 4 2 KB 4 4 4 12 4.0 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 32 3.556 SB
41 R-41 4 4 4 SB 1 1 2 1 TB 1 1 4 6 2.0 KB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 23 2.556 B
42 R-42 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 1 4 1 6 2.0 KB 2 4 6 3 B 4 4 4 SB 20 2.222 KB
43 R-43 4 4 4 SB 1 1 2 1 TB 4 4 4 12 4.0 SB 4 3 7 3.5 SB 4 4 4 SB 29 3.222 B
44 R-44 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 2 2 2 6 2.0 KB 2 2 4 2 KB 2 2 2 KB 16 1.778 KB
195
196
45 R-45 3 3 3 B 3 1 4 2 KB 3 4 1 8 2.7 B 4 3 7 3.5 SB 4 4 4 SB 26 2.889 B
46 R-46 2 2 2 KB 2 1 3 1.5 TB 3 3 4 10 3.3 SB 2 3 5 2.5 KB 4 4 4 SB 24 2.667 B
47 R-47 4 4 4 SB 1 3 4 2 KB 4 4 3 11 3.7 SB 1 4 5 2.5 KB 2 2 2 KB 26 2.889 B
48 R-48 4 4 4 SB 2 1 3 1.5 TB 4 4 4 12 4.0 SB 2 4 6 3 B 4 4 4 SB 29 3.222 B
49 R-49 3 3 3 B 1 1 2 1 TB 2 3 3 8 2.7 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 25 2.778 B
50 R-50 2 2 2 KB 3 1 4 2 KB 3 4 2 9 3.0 B 2 3 5 2.5 KB 4 4 4 SB 24 2.667 B
51 R-51 4 4 4 SB 1 1 2 1 TB 1 3 3 7 2.3 KB 3 4 7 3.5 SB 2 2 2 KB 22 2.444 KB
52 R-52 4 4 4 SB 1 1 2 1 TB 4 3 3 10 3.3 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 27 3 B
53 R-53 3 3 3 B 3 3 6 3 B 4 4 4 12 4.0 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 33 3.667 SB
54 R-54 4 4 4 SB 1 1 2 1 TB 1 2 1 4 1.3 TB 4 3 7 3.5 SB 4 4 4 SB 21 2.333 KB
55 R-55 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 4 4 1 9 3.0 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 25 2.778 B
56 R-56 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 4 3 2 9 3.0 B 4 4 8 4 SB 2 2 2 KB 23 2.556 B
57 R-57 1 1 1 TB 1 1 2 1 TB 1 1 1 3 1.0 TB 1 1 2 1 TB 4 4 4 SB 12 1.333 TB
58 R-58 1 1 1 TB 4 3 7 3.5 SB 3 4 4 11 3.7 SB 1 2 3 1.5 TB 3 3 3 B 25 2.778 B
59 R-59 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 1 3 2 6 2.0 KB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 22 2.444 KB
60 R-60 1 1 1 TB 1 1 2 1 TB 3 3 3 9 3.0 B 2 4 6 3 B 4 4 4 SB 22 2.444 KB
61 R-61 3 3 3 B 1 1 2 1 TB 2 2 1 5 1.7 TB 2 3 5 2.5 KB 3 3 3 B 18 2 KB
62 R-62 3 3 3 B 3 1 4 2 KB 4 4 4 12 4.0 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 31 3.444 SB
63 R-63 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 1 1 2 4 1.3 TB 2 4 6 3 B 4 4 4 SB 18 2 KB
64 R-64 3 3 3 B 2 1 3 1.5 TB 3 3 4 10 3.3 SB 3 3 6 3 B 4 4 4 SB 26 2.889 B
65 R-65 3 3 3 B 3 1 4 2 KB 3 4 3 10 3.3 SB 2 4 6 3 B 2 2 2 KB 25 2.778 B
66 R-66 3 3 3 B 4 2 6 3 B 3 4 4 11 3.7 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 32 3.556 SB
67 R-67 2 2 2 KB 2 1 3 1.5 TB 4 4 4 12 4.0 SB 2 2 4 2 KB 2 2 2 KB 23 2.556 B
68 R-68 1 1 1 TB 3 1 4 2 KB 2 3 3 8 2.7 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 24 2.667 B
69 R-69 3 3 3 B 1 1 2 1 TB 3 3 2 8 2.7 B 4 3 7 3.5 SB 4 4 4 SB 24 2.667 B
196
197
70 R-70 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 2 1 1 4 1.3 TB 2 2 4 2 KB 1 1 1 TB 13 1.444 TB
71 R-71 4 4 4 SB 3 1 4 2 KB 3 3 2 8 2.7 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 27 3 B
72 R-72 4 4 4 SB 1 1 2 1 TB 4 4 1 9 3.0 B 1 4 5 2.5 KB 4 4 4 SB 24 2.667 B
73 R-73 2 2 2 KB 3 1 4 2 KB 4 3 2 9 3.0 B 2 2 4 2 KB 3 3 3 B 22 2.444 KB
74 R-74 3 3 3 B 2 1 3 1.5 TB 1 1 1 3 1.0 TB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 20 2.222 KB
75 R-75 1 1 1 TB 3 1 4 2 KB 1 3 2 6 2.0 KB 4 4 8 4 SB 2 2 2 KB 21 2.333 KB
76 R-76 2 2 2 KB 3 1 4 2 KB 1 4 2 7 2.3 KB 4 3 7 3.5 SB 4 4 4 SB 24 2.667 B
77 R-77 3 3 3 B 1 1 2 1 TB 3 3 2 8 2.7 B 2 2 4 2 KB 3 3 3 B 20 2.222 KB
78 R-78 3 3 3 B 3 3 6 3 B 3 2 3 8 2.7 B 2 3 5 2.5 KB 3 3 3 B 25 2.778 B
79 R-79 3 3 3 B 1 1 2 1 TB 1 2 3 6 2.0 KB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 23 2.556 B
80 R-80 1 1 1 TB 1 1 2 1 TB 1 1 1 3 1.0 TB 1 1 2 1 TB 1 1 1 TB 9 1 TB
81 R-81 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 1 1 2 4 1.3 TB 1 4 5 2.5 KB 3 3 3 B 16 1.778 KB
82 R-82 3 3 3 B 3 1 4 2 KB 3 3 3 9 3.0 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 28 3.111 B
Rata-
rata 2.84 B 1.83 KB 2.76 B 3.08 B 3.44 SB 2.71
B
197
198
Deskriptif Frekuensi Responden
Interval Skor Kriteria Jumlah Rata-rata
Skor Frekuensi Persentase
>3,25 s/d 4 Sangat Baik 17 20,7%
2,71 >2,50 s/d 3,25 Baik 36 43,9%
>1,75 s/d 2,50 Kurang Baik 23 28%
1 s/d 1,75 Tidak Baik 6 7,32%
Total 82 100% Baik
Keterangan :
SB : Sangat Baik
B : Baik
KB : Kurang Baik
TB : Tidak Baik
198
199
Uji Multikolinearitas
Model Summaryb
Model R
R
Square
Adjuste
d R
Square
Std. Error
of the
Estimate
Change Statistics
R
Square
Change
F
Change df1 df2
Sig. F
Change
1 .591a .349 .333 7.819 .349 21.178 2 79 .000
a. Predictors: (Constant), SP, KPA
b. Dependent Variable: PA
ANOVAb
Model Sum of Squares df Mean Square F Sig.
1 Regression 2589.788 2 1294.894 21.178 .000a
Residual 4830.322 79 61.143
Total 7420.110 81
a. Predictors: (Constant), SP, KPA
b. Dependent Variable: PA
Coefficientsa
Model
Unstandardized
Coefficients
Standar
dized
Coefficie
nts
t Sig.
Correlations
Collinearity
Statistics
B
Std.
Error Beta
Zero-
order
Partia
l Part
Tolera
nce VIF
1 (Const
ant) 7.641 6.331
1.207 .231
KPA .883 .340 .253 2.595 .011 .419 .280 .236 .863 1.158
SP .739 .161 .448 4.586 .000 .542 .459 .416 .863 1.158
a. Dependent
Variable: PA
Lampiran 18
200
Uji Normalitas
Lampiran 19
201
One-Sample Kolmogorov-Smirnov Test
Unstandardized
Residual
N 82
Normal Parametersa Mean .0000000
Std. Deviation 7.72227975
Most Extreme Differences Absolute .091
Positive .054
Negative -.091
Kolmogorov-Smirnov Z .824
Asymp. Sig. (2-tailed) .505
a. Test distribution is Normal.
202
Uji Heteroskedastisitas
a. Scatterplot
b. Uji Glejser
Coefficientsa
Model
Unstandardized
Coefficients
Standar
dized
Coefficie
nts
t Sig.
Correlations
Collinearity
Statistics
B
Std.
Error Beta
Zero-
order
Partia
l Part
Tolera
nce VIF
1 (Const
ant) 5.278 3.885
1.358 .178
KPA .275 .209 .155 1.315 .192 .072 .146 .144 .863 1.158
SP -.189 .099 -.225 -1.906 .060 -.168 -.210 -.209 .863 1.158
a. Dependent Variable:
Abs_Res
Lampiran 20
203
Uji Linearitas
a. Kelancaran Pengelolaan Arsip dengan Kompetensi Petugas Kearsipan
ANOVA Table
Sum of
Squares df
Mean
Square F Sig.
PA *
KPA
Between
Groups
(Combined) 2436.557 12 203.046 2.811 .003
Linearity 1303.682 1 1303.682 18.050 .000
Deviation from
Linearity 1132.875 11 102.989 1.426 .181
Within Groups 4983.553 69 72.225
Total 7420.110 81
b. Kelancaran Pengelolaan Arsip dengan Sarana Prasarana Kearsipan
ANOVA Table
Sum of
Squares df
Mean
Square F Sig.
PA *
SP
Between
Groups
(Combined) 3908.786 24 162.866 2.644 .001
Linearity 2178.200 1 2178.200 35.359 .000
Deviation from
Linearity 1730.586 23 75.243 1.221 .266
Within Groups 3511.324 57 61.602
Total 7420.110 81
Lampiran 21
204
Uji Regresi Linear Berganda dan Uji Hipotesis
a. Uji Regresi Linear Berganda
Coefficientsa
Model
Unstandardized
Coefficients
Standar
dized
Coefficie
nts
T Sig.
Correlations
Collinearity
Statistics
B
Std.
Error Beta
Zero-
order
Partia
l Part
Tolera
nce VIF
1 (Const
ant) 7.641 6.331
1.207 .231
KPA .883 .340 .253 2.595 .011 .419 .280 .236 .863 1.158
SP .739 .161 .448 4.586 .000 .542 .459 .416 .863 1.158
a. Dependent
Variable: PA
b. Uji Hipotesis
ANOVAb
Model
Sum of
Squares df Mean Square F Sig.
1 Regression 2589.788 2 1294.894 21.178 .000a
Residual 4830.322 79 61.143
Total 7420.110 81
a. Predictors: (Constant), SP, KPA
b. Dependent Variable: PA
Lampiran 22
205
Coefficientsa
Model
Unstandardized
Coefficients
Standar
dized
Coefficie
nts
t Sig.
Correlations
Collinearity
Statistics
B
Std.
Error Beta
Zero-
order
Partia
l Part
Tolera
nce VIF
1 (Const
ant) 7.641 6.331
1.207 .231
KPA .883 .340 .253 2.595 .011 .419 .280 .236 .863 1.158
SP .739 .161 .448 4.586 .000 .542 .459 .416 .863 1.158
a. Dependent Variable: PA
Model Summaryb
Mod
el R
R
Square
Adjusted
R Square
Std. Error
of the
Estimate
Change Statistics
R Square
Change
F
Change df1 df2
Sig. F
Change
1 .591a .349 .333 7.819 .349 21.178 2 79 .000
a. Predictors: (Constant), SP, KPA
b. Dependent Variable: PA
Coefficientsa
Model
Unstandardized
Coefficients
Standar
dized
Coefficie
nts
t Sig.
Correlations
Collinearity
Statistics
B
Std.
Error Beta
Zero-
order
Partia
l Part
Tolera
nce VIF
1 (Const
ant) 7.641 6.331
1.207 .231
KPA .883 .340 .253 2.595 .011 .419 .280 .236 .863 1.158
SP .739 .161 .448 4.586 .000 .542 .459 .416 .863 1.158
a. Dependent Variable: PA
206
Dokumentasi Pengambilan Data
Gambar 2
Bapak Arief Setiawan Unit Kerja BAAKK Saat Pengisian Angket Penelitian
Gambar 3
Bapak Supriyanto Unit Kerja Jurusan Matematika
Saat Pengisian Angket Penelitian
Lampiran 23
207
Surat Keterangan telah Melaksanakan Penelitian
Lampiran 24