0
SYSPROMT
2017
PROPOSAL PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI SIMP3 KOMINFO
CREATIVE SOFTWARE HOUSE: HIGH TECHNOLOGY SPECIALIST
1
1. PENDAHULUAN
Salah satu fungsi Direktorat Penyiaran adalah penyiapan perumusan kebijakan di
bidang penyiaran, serta pelaksanaannya, dimana perijinan lembaga penyiaran
merupakan salah satu proses yang penting, yang langsung bersentuhan dengan
pelayanan terhadap dunia usaha.
Di dalam era perkembangan informasi yang kian cepat ini, minat dunia usaha untuk
berinvestasi di lembaga penyiaran semakin tinggi, sehingga jumlah dari pemohon
ijin penyiaran semakin banyak.
Di lain pihak, meningkatnya pemohon ijin memberikan kompensasi makin
meningkatnya data dan transaksi yang harus ditangani. Kondisi ini membuat banyak
terjadi keterlambatan dan kesalahan dalam pemrosesan dikarenakan sebagian
besar proses masih dilakukan secara manual.
Solusi dari permasalahan dia atas adalah pembangunan Sistem Informasi
(pengaturan orang, data, proses dan teknologi informasi yang saling berinteraksi
untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan data sebagai
sebuah informasi/keluaran yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan sebuah
organisasi pemerintahan). Sistem informasi didalam sebuah organisasi
pemerintahan bertugas untuk menangkap dan mengelola data untuk menghasilkan
informasi yang berguna dan efektif yang mendukung kegiatan organisasi
pemerintahan dan seluruh level manajemen yang menggunakan, pemohon, dan
mitra pemerintahan, Sistem informasi akan didukung teknologi informasi beserta
infrastrukturnya.
2
Gambar 1. Arsitektur Sistem Manajemen Perijinan Penyiaran
Beberapa kondisi yang ada pada manajemen perijinan lembaga penyiaran di atas,
adalah sebagai berikut :
Pada sub sistem komunikasi dan koordinasi terdapat workflow yang kompleks
melibatkan pejabat dan staf kominfo.
Sebagian sub sistem transaksi elektronik interlan KOMINFO masih dilakukan
secara manual.
Pengolahan data dan informasi belum dilakukan secara optimal, efektif dan
efesien menyebabkan timbulnya kendala-kendala administratif dalam
pengambilan keputusan.
Kondisi di atas, ditambah dengan banyaknya data, dokumen dan transaksi pemohon
ijin yang harus ditangani tentu saja menyebabkan sebagian proses perijinan dan
manajemen data secara manual yang sekarang berjalan, sudah tidak
memungkinkan lagi karena menimbulkan berbagai persoalan-persoalan seperti :
Sulitnya berkoordinasi dan berkomunikasi dengan pihak-pihak terkait baik
secara internal (dengan daerah misalnya.
Arsitektur Sistem
SUBSISTEM 3 Komunikasi & Koordinasi
SUBSISTEM 2 Pengolahan Informasi & Pengambilan Keputusan
Web Conference
/ Video SMS E-mail
SUBSISTEM 1 Transaksi Elektronik
Sub Sistem Pengolahan
Informasi dan
Pengambilan
Keputusan
Sub Sistem Komun
ikasi dan
Koordinasi
Sub Sistem Transaksi Elektronik
Sub Sistem
Sub Sistem
Sub Sistem
3
Legalisasi dan tranformasi dokumen/nota dinas dari meja ke meja yang
menimbulkan ketidakefisienan dan kesalahan.
Manajemen dokumen yang belum optimal mengakibatkan proses pelaporan
dan pencarian dokumen menjadi tidak efektif dan efisien.
Pengelolaan administrasi keuangan terkait pembayaran permohonan ijin masih
belum mampu menyajikan laporan yang cepat dan akurat.
Persoalan-persoalan di atas memunculkan kebutuhan perbaikan terhadap proses
administrasi dan manajemen perijinan yang berlaku sekarang ini dalam bentuk
implementasi suatu sistem informasi yang menunjang proses perijinan tersebut dari
hulu ke hilir.
2. MAKSUD DAN TUJUAN
Tujuan dari sistem informasi Administrasi dan Manajemen Pelayanan Perijinan
Penyiaran ini adalah :
Mempercepat waktu proses perijinan, dengan mempercepat proses
pemasukan dan pencarian informasi. Hal ini dimungkinkan karena dengan
suatu sistem informasi, proses penyebaran dan pencarian akan menjadi sangat
cepat.
Mengurangi resiko tingkat kesalahan dalam pemrosesan data dan informasi,
karena beberapa prosedur dan pengecekan akan dilakukan oleh sistem.
Memberikan berbagai data untuk dianalisa oleh pimpinan guna memberikan
informasi untuk pengambilan keputusan dan kebijakan.
Mencerminkan transparansi proses perijinan lembaga penyiaran bagi semua
pihak yang terlibat.
3. SASARAN / KELUARAN
Sasaran dari program implementasi sistem informasi ini adalah :
A. Terimplementasinya Sistem Informasi
Adanya suatu sistem informasi yang memungkinkan :
Manajemen data digital untuk mempercepat proses pencarian dan
menghasilkan laporan yang dinamis.
4
Sistem workflow yang menyebabkan proses persetujuan dan pemberian
catatan dapat dilakukan melalui sistem sehingga mengurangi terjadinya
aliran dokumen cetak dari meja ke meja untuk mempercepat proses
persetujuan.
Pengelolaan dan pelaporan data keuangan pembayaran terkait perijinan
lebih akurat dan transparan.
B. Siapnya Sumber Daya Manusia
Adanya suatu proses transfer pengetahuan dalam bentuk pelatihan dan
pendampingan; sehingga sistem informasi dapat digunakan oleh semua pihak
secara maksimal.
C. Tersedianya Infrastruktur Pendukung
Adanya suatu instalasi fisik (peralatan) pendukung agar sistem informasi
berjalan dengan baik : server, jaringan, software sistem operasi, database, dan
sebagainya.
4. RUANG LINGKUP
Kondisi Saat Ini
Sistem informasi akan digunakan di kantor cabang dan user pemohon perijinan
online.
Untuk tahap 2 terdapat sekitar 2000 data lembaga penyiaran yang akan
ditampung oleh sistem informasi tersebut masuk ke database SIMP3.
Kebutuhan Fungsionalitas Sistem
Berbasis Portal (Web) dengan fitur SSO (Single Sign-On) yang mempunyai
kemampuan personalisasi yang sesuai dengan kewenangan pengguna.
Mempunyai fungsi pencarian yang mudah digunakan.
Mempunyai menu pekerjaan yang dapat disesuaikan sesuai kebutuhan, agar
setiap pengguna dapat dengan mudah mengetahui apa yang harus dikerjakan,
kemudian dapat secara otomatis menampilkan checklist detail dari pekerjaan
yang dipilih.
5
Mempunyai fasilitas otomasi alur kerja (Workflow) yang dapat dibakukan dan
disesuaikan dengan alur kerja yang ada, yang juga mengakomodasi fungsi dan
kegiatan disposisi. Bila perlu ada perubahan pada alur kerja, workflow dapat
disesuaikan tanpa melakukan pemrograman ulang.
Dapat menampilkan pekerjaan dalam bentuk daftar pekerjaan sesuai dengan
urutan waktu yang seharusnya, dan dapat dikelompokkan berdasarkan
beberapa kategori yang disesuaikan dengan kebutuhan.
Mampu melakukan perhitungan sederhana untuk menghitung biaya retribusi
yang disesuaikan dengan pekerjaan yang dipilih.
Mempunyai fungsi perhitungan semi manual, yang memudahkan perhitungan-
perhitungan dari rumus yang sudah baku, namun masih membutuhkan input
dari pengguna aplikasi sebelum perhitungan dilakukan.
Fungsi sistem keuangan terkait pembayaran pemohon ijin sampai dengan
pelaporan sederhana.
Kebutuhan Aplikasi
Modul nota dinas elektronik : nota dinas paperless yang mendukung tanda
tangan digital (dengan feature : otomasi nomor nota, memo keluar internal
digital, memo masuk dan disposisi digital, memo persetujuan yang mendukung
tanda tangan digital).
Modul permintaan tagihan (invoice) : digitalisasi dokumen online yang
digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh pemohon ijin
(dengan feature : otomasi nomor spp, validasi dan deteksi tanggal jatuh tempo,
dapat mencatat dan memverifikasi data perusahaan dengan validitas tinggi,
dapat memunculkan item tagihan secara dinamis, otomasi kalkulasi jumlah
tagihan, otomasi total tagihan).
Modul sistem keuangan : komputerisasi sistem keuangan yang berhubungan
dengan pembayaran ijin perijinan penyiaran (Feature : pendataan pembayaran
perijinan penyiaran, pencatatan perusahaan pembayar perijinan penyiaran,
pelaporan jumlah penerimaan pembayaran perijinan, pelaporan perusahaan
yang telah/belum membayar tagihan, otomasi status perusahaan belum bayar
menjadi telah bayar).
Modul inventory dan manajemen dokumen digital (e-filling) : pengelolaan
dokumen perijinan secara elektronik dan online sistem (dengan feature :
dapat upload dan download dokumen, dapat mengelompokkan dan pencarian
6
dokumen, dapat pemindaian dan pengenalan data dalam dokumen, support
CMS portal, teknologi (web based) sistem, dapat membuat pelaporan secara
breakdown terhadap data yang penting, dapat melakukan sorting untuk
pengelompokan data dalam DSS).
Modul smart client : aplikasi service (background process) yang dapat
terpasang di komputer client dengan status stand by yang berfungsi untuk
melayani request data atau dokumen dari komputer server.
5. Metodologi Langkah-langkah Solusi & implementasi.
Untuk melaksanakan perencanaan di atas, langkah-langkah yang akan ditempuh
dan merupakan metodologi penerapan Sistem Informasi Perijinan Penyiaran adalah :
7
Gambar 2. Tahapan-tahapan Membangun Sistem Informasi Perijinan Penyiaran
Requirements Definition
Langkah ini adalah langkah awal yang ditujukan untuk mengumpulkan data-data
teknis mengenai sistem yang akan dirancang berdasarkan kebutuhan pengguna.
Metode pengambilan data yang digunakan biasanya adalah wawancara atau angket.
Pada langkah ini, kerja sama dengan pihak KOMINFO merupakan suatu keharusan.
Perancangan Database
Langkah selanjutnya adalah menstrukturkan data-data yang digunakan dalam
Sistem Informasi Perijinan Penyiaranini ke dalam struktur database yang terintegrasi
dan efisien. Pada langkah ini ditentukan jenis dan perkiraan besarnya masing-masing
data yang terlibat. Output dari langkah ini akan sangat mempengaruhi kinerja sistem
dan fleksibilitasnya untuk pengembangan di kemudian hari.Dokumen keluaran dari
langkah ini adalah Pustaka Data dimana di dalamnya dijelaskan dengan detail
deskripsi masing-masing data primer yang digunakan dalam sistem ini.
Perancangan Jaringan Komputer
Dengan mempertimbangkan denah KOMINFO dan penggunaan teknologi PC
maupun server maka langkah ini perlu dilakukan. Langkah ini memperkirakan
kebutuhan infrastruktur jaringan komputer yang akan digunakan. Selain itu, seringkali
rancangan fisik jaringan mempengaruhi rancangan sistem secara keseluruhan
sehingga langkah ini menjadi penting.
Gap Analysis & Report
Data yang terkumpul yang merupakan keinginan KOMINFO kemudian
dibandingkan dengan Sistem Informasi Perijinan Penyiarandan hasil keluarannya
merupakan suatu laporan Gap Analysis antara system software dan keadaan
8
lapangan. Hasil perbedaan ini akan sangat penting karena menjadi landasan
perancangan dan pengembangan system selanjutnya.
Development System
Perbedaan tadi distrukturkan kedalam struktur database Sistem Informasi
Perijinan Penyiaranyang baru agar dapat dihasilkan Sistem Informasi Perijinan
Penyiaranyang terintegrasi dan efisien yang bersesuaian dengan sistim prosedur
yang ada di KOMINFO.
Testing Dan Dokumentasi
Untuk memastikan hasil developt Sistem Informasi Perijinan Penyiaranbebas
kesalahan (error) sesuai dengan user requirement di KOMINFO maka dilakukan
integration testing dengan metode Black Box oleh developer. Selain itu dilakukan pula
dokumentasi internal (penjelasan tiap blok program di dalam system) dan
dokumentasi eksternal yang berupa panduan penggunaan Sistem Informasi Perijinan
Penyiaran untuk digunakan user KOMINFO.
User Testing& Training
Setelah dilakukan penyesuaian di segala aspek maka sistim baru ini tentunya
perlu diuji-coba dengan data asli dari user. Di sini semua kendala yang terjadi
dipertimbangkan. Apabila diperlukan, semua rancangan awal diperbaiki agar
diperoleh hasil yang lebih optimal dan yang terpenting sesuai dengan kebutuhan
KOMINFO. Sekiranya sistem yang baru bisa diterima maka akan dilakukan pelatihan
dengan pola TOT (Train on Trainer)
Implementasi untuk operation
Langkah ini adalah pemasangan Sistem Informasi Perijinan Penyiaranbaru
keseluruh jaringan komputer dan akan dioperasikan agar didapat suatu sistem yang
matang yang dapat menjawab semua tantangan di lapangan.
Pemeliharaan
Tentunya dilakukan agar kesinambungan system tetap terjaga dan berkelanjutan
9
6. Arsitektur Sistem Informasi Perijinan Penyiaran Berbasis Multi Tier
Arsitektur sistem three tier dengan konsep SOA (service oriented architecture) –
support web server dengan tingkat sekuritas yang sangat reliabel dan support
speed/performa tinggi.
Gambar 3. ArsitekturMulti Tier
6. Proyek biaya meliputi:
Pembuatan aplikasi SIMP3 tahun 2012 selama 3 bulan
Garansi 6 (enam) bulan remote desktop system
Dokumentasi dan material deliveri
Pelatihan aplikasi sesuai dengan jadwal yang disepakati selama 2 hari
Termasuk CV (S2 : 1 orang, S1 dan D3 : 7 orang) berbentuk hardcopy untuk 2
perusahaan
Akomodasi dan transportasi ke kantor KOMINFO Jakarta
Training dilakukan di kantor KOMINFO Jakarta
Instalasi sistem untuk kantor KOMINFO Bandung dan Surabaya dilakukan
dengan remote desktop system
1
0
7. Waktu Pengerjaan
Waktu pembangunan dan implementasi Sistem Informasi Perijinan Penyiaran
adalah 4 bulan termasuk didalamnya pendampingan awal (dimulai bulan Maret).
Jadwal Pekerjaan
Jadwal pekerjaan akan dilakukan berdasarkan tahapan yang telah dijelaskan di atas
adalah :
Deskripsi Bln-1 2 3 4
Demo Produk
Gap Analysis
Development/Pe-
rancangan Syst.
Uji coba/Training
awal + Operation
8. Hasil Pekerjaan
Project Deliverables adalah seluruh materi dan hasil pelaksanaan pekerjaan.
Adapun materi dan hasil pelaksanaan pekerjaan yang akan diserahkan adalah:
CD ROM berisi Installer Aplikasi siap pakai
Dokumen-dokumen
o Petunjuk Penggunaan (User Manual)
o Petunjuk Pelatihan (Training Manual)
Laporan
o Laporan Progres dan lampirannnya
o Berita Acara dan Lampirannya
o Laporan lain yang pernah dikeluarkan selama pelaksanaan pekerjaan
Dokumen lain
o dokumen lain yang pernah dikeluarkan selama pelaksanaan pekerjaan
9. Penutup
Dengan berubahnya paradigma KOMINFO menjadi paradigma Manajemen
KOMINFO berbasis IT kini dituntut tidak hanya untuk sosial tetapi harus berazaskan
ekonomi yang dengan kata lain harus menciptakan keuntungan bagi stakeholder. Dengan
demikian KOMINFO harus menjalankan bisnisnya dengan efisien dan efektif serta
1
1
menjunjung tinggi tingkat kepuasaan pelanggan. Hal ini hanya dapat dilakukan dengan
Sistem Informasi Perijinan Penyiaran.