PEJABAT RESIDEN DAN DAERAH BAHAGIAN SARIKEI (R&DO)
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF
TAJUK PROJEK : PERMOHONAN KEBENARAN PEJALANAN KE LUAR STESEN SECARA ONLINE (e-Travelling)
NAMA KUMPULAN : innoCK
Berdiri dari kiri : Janet Boondar, Shriley Siaw, Norafida Jamat, Irawani Leong, Andrew Ajan, Joseph Indi (Ketua Kumpulan), Mohd Fiirdaus, Sarlini Julaihi, Dayang Noraniza, Chin Ai Lian dan Ophelia Naoh (Penyelaras)
Mukasurat 1
ISI KANDUNGAN
TAJUK MUKA
SURAT
BAB 1 RINGKASAN EKSEKUTIF
1.0 eTRAVELLING 1
BAB 2 LATAR BELAKANG KUMPULAN
2.0 TAJUK PROJEK 2
2.1 LOGO DAN KEAHLIAN KUMPULAN 3
2.2 PENCAPIAN KUMPULAN 4
2.3 KOMITMEN DAN PENGLIBATAN PIHAK PENGURUSAN DALAM PENYIAPAN PROJEK 5
BAB 3 SIGNIFIKAN PROJEK
3.1 BAGAIMANA MASALAH DIKENALPASTI ( VISI & MISI R&DO ) 6
3.2 BAGAIMANA MASALAH DIKENALPASTI (KAITAN DENGAN PELANGGAN @ STAKEHOLDER) 7
3.3 BAGAIMANA MASALAH DIKENALPASTI ( ASPIRASI RESIDEN DAN LAIN-LAIN ) 8
3.4 PENYATAAN PROJEK DAN OBJEKTIF PROJEK 9
BAB 4 TINDAKAN PENYELESAIAN
4.1 PELAN STRATEGI SERTA KAEDAH YANG DIGUNAPAKAI ( EMPATI ) 10
4.2 PELAN STRATEGI SERTA KAEDAH YANG DIGUNAPAKAI ( ANALISIA / KENALPASTI ) 11
4.3 PELAN STRATEGI SERTA KAEDAH YANG DIGUNAPAKAI ( PENJANAAN IDEA ) 12
4.4 PELAN STRATEGI SERTA KAEDAH YANG DIGUNAPAKAI (PROTOTAIP )
13 - 16
4.5 PELAN STRATEGI SERTA KAEDAH YANG DIGUNAPAKAI (TINDAKAN UJI CUBA)
17
BAB 5 KEBERHASILAN PROJEK
5.1 KESAN JANGKA MASA PANJANG DAN JANGKA MASA PENDEK
18
5.2 PENJIMATAN MASA 19
BAB 6 POTENSI PENGEMBANGAN PROJEK
6.0 MAJLIS PELANCARAN 20
6.1 PROSES PENGEMBANGAN PRJOJEK 21
6.2 PERMOHONAN MENDAFTAR HARTA INTELEK 22
6.3 PENYERAGAMAN 23
BAB 7 WOW FACTOR 24 - 25
BAB 8 RUJUKAN
LAMPIRAN
26 - 28
1.0 RINGKASAN EKSEKUTIF
Prinsip Ekosistem baharu
penyampaian perkhidmatan melalui
Teknologi Digital diakui umum
sebagai penggerak yang berupaya
merubah cara bekerja kepada lebih
cekap, pantas dan lancar tanpa
batasan masa dan tempat. Ekosistem
perkhidmatan ini dilakarkan dalam Pelan
Strategik ICT Sektor Awam dan Pelan
Pendigitalan Penyampaian
Perkhidmatan Kerajaan yang dijadikan
wahana hala tuju strategik dalam
merealisasikan matlamat pewujudan
Kerajaan Digital
Justeru, bagi mengharungi gelombang
perubahan globalisasi dan kemunculan
teknologi terkini Pejabat Residen
Bahagian Sarikei telah mengambil
inisiatif untuk merubah cara kerja
manual kepada cara yang lebih
signifikan.
e-Travelling dibangunkan untuk
menggantikan Borang Kebenaran
Perjalanan ke Luar Bahagian / Stesen
(borang manual) yang dihantar oleh
pegawai / kakitangan bagi
mendapatkan kelulusan Residen
sebelum ke luar stesen bagi
menghadiri Kursus / Bengkel /
mesyuarat dan sebagainya.
Dengan adanya e-Travelling proses
untuk memohon kelulusan mengambil
masa yang singkat dimana Residen
hanya perlu akses dan klik dalam
sistem sama ada melalui komputer
ataupun telefon mudah alih.
Pemantauan pergerakan kakitangan /
pegawai akan menjadi lebih mudah
dan penglibatan kos dari segi kos
cetakan, kos perjalanan dan sumber
manusia dapat dijimatkan.
e-Travelling
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
1
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
e-Travelling : PERMOHONAN KEBENARAN
PERJALANAN KE LUAR
STESEN SECARA ONLINE
TAJUK PROJEK
2.0 LATAR BELAKANG KUMPULAN
NAMA ORGANISASI PEJABAT RESIDEN DAN DAERAH
BAHAGIAN SARIKEI
NAMA KUMPULAN innoCK
BILANGAN AHLI 10 orang
ALAMAT TINGKAT 9 & 10
WISMA JUBLI MUTIARA,
JALAN BERSATU, 96100 SARIKEI
TARIKH PENUBUHAN KUMPULAN 22 Februari 2018
No. TELEFON / FAKS 084-655432 / 653204
Rajah 1 : Minit Pemilihan Tajuk KIK dan Kelulusan
* Pembuktian dokumen disertakan di Lampiran 1 (a)
2
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
2.1 LOGO DAN KEAHLIAN KUMPULAN
KETUA KUMPULAN
JOSEPH INDI
Pegawai Tadbir / N.41
Seksyen Khidmat Pengurusan
SETIAUSAHA
SARLINI BT JULAIHI
Pen. Pegawai Tadbir / N.29
Seksyen Khidmat Pengurusan
AHLI –AHLI
MOHAMAD FIIRDAUS B. HABARI
Pegawai Tadbir / N.41
Seksyen Perancangan Strategik
dan Pembangunan
Tugasan – Pembangunan Sistem
IRAWANI BINTI ABDUL RAHMAN
Pegawai Tadbir / N.41
Pejabat Daerah Meradong
Tugasan – Pembangunan Sistem
ANDREW AJAN ANAK QADOM
Pen. Pegawai Tadbir / N.29
Pejabat Daerah Julau
Tugasan – Pembangunan Sistem
SHIRLEY SIAW LING-LING
Pegawai Tadbir / N.41
Pejabat Daerah Sarikei
Tugasan – Persembahan / Pameran
NORAFIDA BT JAMAT
Pembantu Tadbir (Kew) / W.22
Seksyen Akaun
Tugasan – Persembahan / Pameran
JANET ANAK BOONDAR
Pegawai Tadbir / N.41
Pejabat Daerah Pakan
Tugasan - Dokumentasi
CHIN AI LIAN
Pembantu Tadbir (Kew) / W.19
Seksyen Akaun
Tugasan - Dokumentasi
DAYANG NORANIZA BT. AWG IBRAHIM
Pembantu Tadbir (P/O) / N.19
Seksyen Khidmat Pengusan
Tugasan - Dokumentasi
LOGO KUMPULAN
3
2.2 PENCAPAIAN KUMPULAN
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
Konvensyen Kumpulan Inovatif Dan Kreatif Perkhidmatan Awam Peringkat Negeri Sarawak
2018 [8-10 Oktober 2018] di UCSI Hotel, Kuching]
Konvensyen Kumpulan
Inovatif Dan Kreatif
Perkhidmatan
Awam Peringkat Negeri
Sarawak 2018
8-10 Oktober 2018
UCSI Hotel, Kuching
PENYERTAAN:
4
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
Mesyuarat / Perbincangan /Jerayawara e- Travelling ke setiap Pejabat Daerah di
Bahagian Sarikei
2.3 KOMITMEN DAN PENGLIBATAN PIHAK PENGURUSAN
DALAM PENYIAPAN PROJEK
5
3.0 SIGNIFIKAN PROJEK
BAGAIMANA MASALAH
DIKENALPASTI
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
PENYATAAN MASALAH
Kaedah sedia ada bagi permohonan
kebenaran untuk menjalankan urusan
rasmi ke luar stesen masih menggunakan
KAEDAH MANUAL iaitu menggunakan
borang.
Berdasarkan penemuan / kaji selidik
kumpulan, setakat ini TIADA / BELUM
ADA lagi permohonan secara online
diwujudkan diperingkat Pejabat Residen
dan Daerah seluruh Sarawak, bahkan di
Jabatan Kerajaan Negeri Sarawak.
Kaedah secara manual menimbulkan
beberapa masalah seperti berikut:-
Masalah dikenalpasti melalui beberapa
r u n g u t a n yang diutarakan oleh
kakitangan berkaitan isu kes kehilangan
borang yang telah dihantar dan juga
k e l u h a n Residen berkaitan
ketiadaan pegawai ketika hendak
mengadakan mesyuarat atau aktiviti
pejabat.
Signifikan projek ini mempunyai
hubungkait dengan perkara-perkara
berikut:-
1 . ] V I S I & M I S I R & D O
VISI - Sebuah organisasi berprestasi
tinggi yang menerajui pembangunan
ke arah peningkatan kualiti hidup di
Bahagian Sarikei
MISI – Kami menyelaras,
memudahcara dan mengurus
program dan projek dengan
berkesan untuk meningkatkan kualiti
hidup dan pembangunan Bahagian
Sarikei sebagai “Food Basket of
Sarawak” by the Year 2030
6
(sambungan) 3.0 SIGNIFIKAN PROJEK
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
2.]KAITAN DENGAN PELANGGAN
@ STAKEHOLER
PELAN TINDAKAN SCS 10-20
MENGURUS PERUBAHAN
BUDAYA Merupakan satu usaha
menangani dan mengubah
budaya kerja PANS menjadi
sebuah anggota perkhidmatan
yang berbudaya cemerlang
dalam penyampaian, harmoni
serta memiliki pasukan kerja
berprestasi tinggi. Kejayaan
mengurus perubahan budaya ini
akan memberi kesan positif dan
manfaat kepada rakyat, komuniti
perniagaan dan stakeholder
keseluruhannya.
MENGURUS KEPERLUAN
PELANGGAN bermatlamat untuk
memberi perkhidmatan pelanggan yang
efisien, efektif dan sentiasa memberi
nilai tambah kepada pelanggan.
Pekhidmatan yang disediakan adalah
pantas, tepat, lengkap, mudah
diperolehi, responsif dan berhemah.
INOVASI DAN KREATIVITI merupakan
satu usaha mewujudkan anggota PANS
yang sangat teruja untuk berfikir dan
bertindak secara kreatif dan inovatif
dalam apa-apa juga aspek
penyampaian perkhidmatan. Usaha ini
dilakukan melalui penekanan terhadap
aktiviti-aktiviti yang mampu mencungkil,
memupuk serta membangun daya
kreativiti dan keupayaan inovasi seperti
KIK, KFA, HPT dan SCS-ii.
e-KERAJAAN bertujuan untuk
memastikan semua Proses Kerja utama
PANS menggunapakai sepenuhnya
kemudahan teknologi informasi dan
komunikasi (ICT) melalui sistem
pengkomputeran serta memberi faedah
kepada pelanggan
Mukasurat 6 7
(sambungan) 3.0 SIGNIFIKAN PROJEK
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
3.] ASPIRASI RESIDEN (PETIKAN DARI
UCAPAN RESIDEN DI LAMAN PORTAL RASMI
PEJABAT RESIDEN DAN DAERAH
BAHAGIAN SARIKEI)
Pejabat Residen Bahagian Sarikei
merupakan sebuah agensi kerajaan
negeri Sarawak yang
bertanggungjawab menjadi nadi
penggerak di dalam merancang,
menyelaras, melaksana dan
memantau secara berterusan
rancangan-rancangan pembangunan
demi kesejahteraan dan kemakmuran
rakyat di Bahagian Sarikei. Sejajar
dengan visi organisasi sebagai Sebuah
organisasi berprestasi tinggi yang
menerajui pembangunan ke arah
peningkatan kualiti hidup di Bahagian
Sarikei sentiasa mengamalkan
budaya perkhidmatan yang cekap
cepat, berkesan membawa arus
pembangunan yang lebih mampan
dan menyeluruh.
5.] PELAN STRATEGIK R&DO
6.] KAITAN DENGAN EKOSISTEM
SEMASA (TEGURAN AUDIT]
*Pem
buktian d
okum
en
di Lam
pir
an C
* Pembuktian dokumen disertakan di Lampiran 1 (b)
* Pembuktian dokumen disertakan di Lampiran 1 c)
* Pembuktian dokumen disertakan di Lampiran 1 (d)
Laporan pemeriksaan Perbendaharaan
melaporkan penemuan sebanyak tujuh
(7) tuntutan pegawai tidak
mengemukakan dokumen kebenaran
keluar stesen bagi mengesahkan
kesahihan tuntutan perjalanan. Selaras
dengan AP 99(a) dan 102(a) pemegang
waran perlu memastikan dokumen
adalah mencukupi sebelum bayaran
dilakukan.
* Pembuktian dokumen disertakan di Lampiran 1 (e)
8
3.1 OBJEKTIF PROJEK
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
3.0 PENYATAAN PROJEK
Tiada Kes Kehilangan Borang
Borang dikemukakan melalui
sistem
Mengurangkan:
kos cetakan
penggunaan mesin faks
pembaziran kertas /masa / tenaga
kos perjalanan ke luar stesen
Memantau pergerakan kakitangan
bagi mengelakkan perjalanan
bertindih
Mengubah cara kerja lama kepada
cara kerja yang lebih cekap,
pantas dan selari dengan arus
pembangunan teknologi
3.2 SASARAN PROJEK
Mukasurat 8
Menjimatkan KOS dan
MASA keseluruhan proses
permohonan keluar stesen
9
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
Kaedah penyelesaian yang digunakan oleh innoCK adalah D E S I G N
T H I N K I N G
4.0 TINDAKAN PENYELESAIAN
PELAN DAN STRATEGI SERTA KAEDAH YANG DIGUNAPAKAI
Mukasurat 9 10
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
PELAN DAN STRATEGI SERTA KAEDAH YANG DIGUNAPAKAI
sambungan 4.0 TINDAKAN PENYELESAIAN
Mukasurat 10
* Pembuktian dokumen disertakan di Lampiran 1 (e)
11
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
sambungan 4.0 TINDAKAN PENYELESAIAN
PELAN DAN STRATEGI SERTA KAEDAH YANG DIGUNAPAKAI
Mukasurat 11 12
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
sambungan 4.0 TINDAKAN PENYELESAIAN
PELAN DAN STRATEGI SERTA KAEDAH YANG DIGUNAPAKAI
Mukasurat 12 13
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
sambungan 4.0 TINDAKAN PENYELESAIAN
PELAN DAN STRATEGI SERTA KAEDAH YANG DIGUNAPAKAI
Mukasurat 13 14
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
sambungan 4.0 TINDAKAN PENYELESAIAN
Perincian Sistem adalah seperti berikut:-
[Borang permohonan melalui Sistem]]
Mukasurat 14 15
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
sambungan 4.0 TINDAKAN PENYELESAIAN
CONTOH BORANG
Mukasurat 15 16
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
sambungan 4.0 TINDAKAN PENYELESAIAN
PELAN DAN STRATEGI SERTA KAEDAH YANG DIGUNAPAKAI
Mukasurat 16 17
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
5.0 KEBERHASILAN PROJEK
KEBERHASILAN secara keseluruhan
Mukasurat 17 18
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
5.0 KEBERHASILAN PROJEK (sambungan)
Mukasurat 18 19
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
Majlis Pelancaran e-Travelling oleh Residen Bahagian Sarikei, Pn. Felicia Tan Ya Hua
pada 7 Mac 2019 bertempat di Sarikei Innovation Centre (S.I.C)
6.0 POTENSI PENGEMBANGAN PROJEK
Mukasurat 21 20
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
6.1 PROSES PENGEMBANGAN PROJEK
BIL TARIKH MASA TEMPAT
1. 17.05.2019
(Jumaat) 2.30 petang Pejabat Daerah (Meradong)
2. 21.05.2019
(Selasa)
8.30 pagi Pejabat Daerah (Julau)
2.00 petang Pejabat Daerah (Pakan)
3. 22.05.2019
( Rabu) 8.00 pagi
Pejabat Residen & Pejabat
Daerah Sarikei
PROSES PENGEMBANGAN PROJEK (JERAYAWARA e-Travelling)
Memorandum Rasmi Jerayawara
e-Travelling
Gambar Semasa Jerayawara
e-Travelling
Mukasurat 20 21
* Pembuktian dokumen disertakan di Lampiran 1 (f)
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
6.2 POTENSI PENGEMBANGAN PROJEK
Mukasurat 20 22
* Pembuktian dokumen disertakan di Lampiran 1 (g)
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
6.3 POTENSI PENGEMBANGAN PROJEK
Memorandum Rasmi Penyeragaman
e-Travelling
Mukasurat 19 23
* Pembuktian dokumen disertakan di Lampiran 1 (h)
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
7.0 WOW FAKTOR
Mukasurat 18 24
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
Mukasurat 18 25
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
Domain hosting:
Annually RM79.98 (First year free/covered
within the development fees)
Server hosting:
Annually RM 560. a2hosting. One of the top
10 companies in world with latest security
protocols; high speed response and 24/7
support, among other things (First year
free/covered within the development fees).
System developer & system analyst:
9 months x RM 222 = RM 2000
(Taking the total amount of project (RM2, 000)
and divide by the length of the project
development itself)
8.0 RUJUKAN
Mukasurat 22 26
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
8.0 RUJUKAN
Mukasurat 22 27
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
Mukasurat 22 28
DISEDIAKAN
OLEH
K U M P U L A N i n n o C K
P E J A B A T R E S I D E N
B A H A G I A N S A R I K E I
LAMPIRAN
CONTOH BORANG MANUAL
CONTOH BORANG ONLINE
LAMPIRAN 1(a)
LAMPIRAN 1(b)
LAMPIRAN 1(c)
LAMPIRAN 1(c)
LAMPIRAN 1(d)
LAMPIRAN 1(f)
LAMPIRAN 1(e)
LAMPIRAN 1(g)
LAMPIRAN 1(g)
LAMPIRAN 1(g)
LAMPIRAN 1(g)
LAMPIRAN 1(g)