DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
i
ii
BAB I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan dan sasaran
C. Ruang Lingkup
D. Dasar Hukum
E. Pengertian-pengertian
BAB II. ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN (TRAINING NEED
ANALYSIS/TNA)
A. Konsep TNAB. Fungsi TNA C. Metode Analisis
BAB III. MEKANISME ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN (TNA)
A. Skema Analisis Kebutuhan PelatihanB. Analisis Kebijakan PelatihanC. Obyek Analisis
1. Analisis Kebutuhan Unit KompetensiAnalisis Profil Kompetensi Pekerjaan/Keahlian
2. Analisis Jabatan/Pekerjaan 3. Analisis Informasi Pasar Kerja
D. Analisis Calon Peserta Pelatihan (Analisis Target Populasi/Skills Audit)
E. Gap (Kesenjangan) Hasil Analisis Obyek dengan Hasil Analisis Calon Peserta
F. Kebutuhan Pelatihan
BAB IV. PROSES PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA)
A. Analisis Standar KompetensiB. Analisis Profil Kompetensi Pekerjaan/
KeahlianC. Analisis Jabatan/PekerjaanD. Analisis Informasi Pasar KerjaE. Analisis Calon Peserta Pelatihan (Analisis
Target Populasi/Skills Audit)F. Penetapan Gap (Kesenjangan) Hasil
Analisis Obyek dengan Hasil Analisis Calon Peserta G. Penetapan Kebutuhan PelatihanH. Program Pelatihan
BAB V PENUTUP
LAMPIRAN-LAMPIR PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 1
LAMPIRAN
PERATURAN DIREKTUR JENDERAL
PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITASNOMOR:TENTANG
PEDOMAN PELAKSANAAN ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN(TRAINING NEED ANALYSIS)
BAB. I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pengembangan pelatihan diperlukan langkah-langkah penyusunan
yang harus ditempuh oleh seorang penyusun program pelatihan. Salah
satu yang harus ditempuh diantara langkah tersebut adalah melakukan
training need analysis ( TNA)
Pelaksanaan analisis kebutuhan pelatihan (TNA), tidak hanya
terbatas kepada penyusunan program pelatihan berbasis kompetensi
saja, tetapi juga untuk menyusun program latihan yang bersifat
pesanan (Trainer made) maupun program pelatihan yang berorientasi
kepada pemenuhan keterampilan untuk jabatan-jabatan tertentu di
perusahaan.
Dalam praktek pelaksanaan program pelatihan, masih banyak
ditemui program pelatihan yang disusun tidak berdasarkan TNA,
sehingga hasil pelatihannya seringkali tidak memenuhi kebutuhan
pasar kerja.
Sehubungan dengan hal tersebut diatas, maka pelaksanaan TNA,
merupakan hal yang sangat penting/strategis dalam penyusunan
program pelatihan baik pelatihan yang berbasis kompetensi maupun
pelatihan untuk memenuhi kebutuhan tertentu.
Oleh karena itu, dipandang perlu untuk disusun pedoman TNA
yang dirancang seminimal mungkin untuk menjadi pedoman oleh
pihak-pihak terkait dalam Melaksanakan TNA.
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 2
B. Tujuan dan Sasaran
Tujuan Pedoman Analisis Kebutuhan Pelatihan (Training Need
Analysis /TNA) adalah agar dapat disusun program pelatihan yang
tepat berdasarkan hasil analisis kebutuhan pelatihan, sehingga
setelah selesai mengikuti pelatihan peserta pelatihan memiliki
kompetensi yang sesuai dengan persyaratan kebutuhan pasar
kerja/lowongan kerja.
Sasaran Pedoman Analisis Kebutuhan Pelatihan (Training Need
Analysis /TNA) adalah memberikan panduan dan kemudahan bagi
tenaga pelatihan dalam melakukan kegiatan analisis kebutuhan
pelatihan, sehingga dapat diperoleh hasil analisis kebutuhan
pelatihan yang akurat.
C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup analisis kebutuhan pelatihan meliputi ;
1. Prinsip dasar dan Fungsi analisis kebutuhan pelatihan
2. Kategori/Jenis Analisis kebutuhan pelatihan
3. Mekanisme Analisis Kebutuhan Pelatihan
4. Penetapan program pelatihan
D. Dasar Hukum
1. Undang-Undang No. 13 Tahun 2003, tentang Ketenagakerjaan.
2. Undang-Undang No. 39 Tahun 2004, tentang Penempatan dan
Perlindungan TKI di Luar Negeri.
3. Peraturan Pemerintah No. 23 Tahun 2004 tentang Badan
Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP).
4. Kep. Menakertrans No. Kep.227/MEN/2003 tentang Tata Cara
Penetapan SKKNI jo. Kep. Menakertrans No.69/MEN/2004 tentang
Lampiran Penetapan SKKNI.
5. Kep. Menakertrans No. Kep.229/MEN/2003 tentang Tata Cara
Perizinan dan Pendaftaran Lembaga Pelatihan Kerja.Keputusan
Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor Kep.225/MEN/2003
tahun 2003 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Akreditasi
Lembaga Pelatihan Kerja jo. Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Nomor Kep.11/MEN/I/2005 tentang Pembentukan
dan Penetapan Susunan Keanggotaan Lembaga Akreditasi
Lembaga Pelatihan Kerja. PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 3
6. Per Menakertrans No. Per 14/MEN/VII/2005, tentang Organisasi
dan Tata Kerja Depnakertrans R.I.
E. Pengertian-Pengertian
1. Program Pelatihan adalah suatu paket yang berisi keterampilan
teknis atau manajerial yang dilengkapi jumlah peserta, metode
kurikulum dan silabus yang dilaksanakan dalam jangka waktu
tertentu;
2. Pelatihan Teknis untuk penempatan tenaga kerja adalah Pelatihan
yang ditujukan untuk pengisian jabatan tertentu sesuai kebutuhan
pasar kerja, baik di dalam maupun di luar negeri;
3. Pelatihan Manajerial untuk peningkatan produktivitas tenaga kerja
adalah Pelatihan yang ditujukan untuk meningkatkan kemampuan
manajerial dalam mengolah bahan baku sehingga dapat
menciptakan nilai tambah (value added), baik berupa barang
maupun jasa;
4. Fasilitas dan Sarana Pelatihan adalah sarana pendukung dalam
penyelenggaraan Pelatihan yang berupa gedung/kantor, ruang
teori, ruang praktek dan peralatan;
5. Tenaga Pelatih/Instruktur adalah seseorang yang memiliki
kemampuan untuk mengajar kepada peserta, baik teori maupun
praktek sesuai dengan latar belakang pendidikan, keahlian dan
pengalaman yang akan diajarkan;
6. Sikap adalah Watak dasar bertingkah laku dengan cara tertentu
dalam konteks bidang pekerjaan, yang diperlukan dalam bekerja.
7. Kompetensi adalah Spesifikasi sikap, pengetahuan dan
keterampilan dan aplikasi sikap, pengetahuan dan keterampilan
tersebut terhadap standar unjuk kerja yang dipersyaratkan di
tempat kerja.
8. Analisis kompetensi ádalah Analisis sistematik tingkah laku
(keterampilan, pengetahuan dan sikap) yang dipersyaratkan untuk
melaksanakan tugas, dengan maksud untuk mengidentifikasi area
belajar, alat bantu dan strategi yang tepat untuk pelatihan yang
sukses
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 4
9. Inventaris tugas (Duty/Task) adalah Daftar urutan secara rinci
komponen tugas (duties, tasks), kompetensi dan elemen
kompetensi yang diperoleh dari analisis pekerjaan tertentu.
10. Elemen Kompetensi adalah dasar pembentukan unit kompetensi.
Elemen menjelaskan tugas yang membangun fungsi luas atau
pekerjaan yang dijelaskan oleh suatu unit
11. Tugas (duty) kunci adalah Komponen utama pekerjaan yang telah
lengkap. Terdiri dari kelompok suatu tugas yang dikombinasikan.
12. Pengetahuan adalah Fakta, teori, dan konsep yang dimiliki oleh
seseorang dalam konteks bidang pekerjaan, dipersyaratkan untuk
menunjukkan suatu kegiatan tertentu yang memuaskan.
13. Analisis Jabatan adalah proses, metoda dan teknik untuk
mendapatkan data jabatan, mengolahnya menjadi informasi
jabatan, menyajikannya untuk program-program kelembagaan,
kepegawaian, serta ketatalaksanaan dan memberikan layanan
pemanfaatannya bagi pihak-pihak yang memerlukannya.
14. Analisis Kebutuhan adalah Analisis kebutuhan mengacu pada
perbedaan antara kondisi sekarang dan kondisi unjuk kerja yang
diinginkan.
15. Bidang Pekerjaan adalah Seluruh tugas yang dilaksanakan oleh
individu dalam menyelesaikan tugas yang telah ditentukan. Dalam
konteks luas, istilah ini juga mencakup lingkungan sosial dan fisik
dimana pekerjaan tersebut dilakukan.
16. Analisis Bidang Pekerjaan adalah Proses menganalisis bidang
pekerjaan (atau pekerjaan) untuk menentukan apa yang perlu
ditunjukkan di tempat kerja.
17. Keterampilan adalah Kemampuan mental atau fisik yang
dipersyaratkan untuk menunjukkan kegiatan tertentu yang
memuaskan.
18. Tugas adalah Satuan pekerjaan yang khas dimana hasil tertentu
dicapai, dan ketika dikombinasikan dengan tugas lainnya ,
membentuk duty (kumpulan tugas).
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 5
BAB. II
ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN
(TRAINING NEED ANALYSIS/TNA)
A. KONSEP TNA
Dalam melaksanakan pelatihan hal yang paling utama dan
pertama adalah analisis kebutuhan pelatihan. Analisis kebutuhan
pelatihan akan mencerminkan keadaan yang sesungguhnya yang
dihadapi oleh para calon peserta pelatihan dalam melaksanakan
tugasnya, jika dibandingjkan dengan sesuatu yang menjadi standar.
Dalam menganalisis kebutuhan pelatihan dicoba dibandingkan
antara hasil pekerjaan (kinerja) sekarang yang sedang mereka
kerjakan dengan apa yang diinginkan (kinerja yang diharapkan) sesuai
dalam standar operasi yang telah ditetapkan.
Adanya perbedaan antara kedua kinerja tersebut merupakan
petunjuk tentang adanya permasalahan yang dihadapi oleh karyawan
dan organisasi. Perbedaan atau masalah itu merupakan petunjuk apa
yang perlu disiapkan bagi pemilihan strategi (pelatihan atau non
pelatihan) dan pemilihan program pelatihan.
B. FUNGSI TNA
Training Need Analysis adalah suatu proses membandingkan
kemampuan individu dengan standar operasional kerja untuk
menghasilkan kebutuhan pelatihan yang sebenarnya.
TNA memiliki berbagai fungsi yang meliputi:
1. Mengumpulkan informasi kemampuan keterampilan, pengetahuan
dan sikap.
2. Mengumpulkan tentang uraian kerja dan uraian kerja yang
sebenarnya.
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 6
3. Mendefenisikan/menetapkan secara terperinci manfaat kemampuan
yang sebenarnya.
4. Mengembangkan dukungan dengan melibatkan pengambil
keputusan.
5. Menyediakan data untuk perencanaan.
C. METODE ANALISIS
Dalam pelaksanaan identifikasi/penelitian tentang training
need analysis digunakan metode deskriptif yang secara harfiah adalah
penelitian untuk membuat pencandraan (deskripsi) mengenai situasi
atau kejadian yang tidak menerangkan saling hubungan, mentest
hipotesis, membuat ramalan, atau mendapatkan makna dan implikasi,
walaupun penelitian yang bertujuan untuk menemukan hal-hal
tersebut dapat mencakup juga metode-metode deskriptif.
Apabila data telah terkumpul, lalu diklasifikasikan menjadi 2 kelompok
data yaitu data kualitatif (data yang digambarkan dengan kata-kata
atau kalimat dipisah-pisahkan menurut kategori untuk memperoleh
kesimpulan) dan data kuantitatif (data yang berwujud angka-angka
hasil perhitungan atau pengukuran).
Data yang bersifat kuantitatif diperoleh denganbeberapa cara :
a. Dijumlahkan, dibandingkan dengan jumlah yang diharapkan dan
diperoleh prosentase.
Pencarian prosentase dimaksudkan untuk mengetahui status
sesuatu yang dipresentasekan dan tetap disajikan tetap berupa
presentase. Tetapi dapat pula prosentase lalu ditafsirkan dengan
kalimat yang bersifat kualitatif, misalnya baik (76% - 100%), cukup
(56% - 75%) dan seterusnya.
Sebaliknya data kualitatif yang ada seringkali dikuantifikasikan,
diangkakan sekedar untuk mempermudah penggabungan dua atau
lebih data variabel, kemudian sesudah terdapat hasil akhir lalu
dikualifikasikan kembali. Teknik tersebut sering disebut dengan
teknik deskriptif kualitatif denga persentase.
b. Dijumlah, diklasifikasikan sehingga merupakan suatu
susunan urut data (array), untuk selanjutnya dibuat tabel, maupun
yang diproses lebih lanjut menjadi perhitungan pengambilan
kesimpulan ataupun untuk kepentinganvisualisasi datanya.
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 7
BAB III
MEKANISME ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN (TNA)
A. Skema Analisis Kebutuhan Pelatihan
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 8
Analisis Kebijakan Pelatihan
Analisis Calon Peserta
pelatihan (E)
Membandingkan hasil Analisis
Calon peserta dengan hasil
Analisis obyek diperoleh gap
Program Pelatihan
Analisis Standar
Kompetensi (A)
Analisis Profil Kompetensi
Yang dikehendaki
(B)
Analisis Informasi
Pasar Kerja (D)
Analisis Jabatan /
Pekerjaan (C)
Atau
Atau
AtauKebutuhan Pelatihan
Penjelasan skema adalah sebagai berikut:
Analisis Kebutuhan Pelatihan sebagai upaya untuk memperoleh
informasi tentang kebutuhan pelatihan yang digunakan sebagai bahan
dasar penyusunan /pengembangan program pelatihan.
Analisis kebutuhan pelatihan dimulai dari analisis kebijakan pelatihan,
yang merupakan pernyataan dari pejabat pimpinan puncak dari
organisasi yang bertanggungjawab dibidang pelatihan, baik
pernyataan secara tertulis maupun secara lisan.
Kebijakan pelatihan tersebut, akan menjadi acuan analisis-analisis
selanjutnya.
Analisis Kebutuhan Pelatihan dapat dilakukan terhadap beberapa
obyek analisis yaitu :
1. Analisis standar Kompetensi dilakukan jika sudah ada/tersedia
standar kompetensi yang sesuai dengan program pelatihan yang
hendak disusun
2. Analisis Jabatan/Pekerjaan, jika sudah jelas jabatan/pekerjaan
yang akan diduduki oleh lulusan pelatihan yang sudah
direncanakan
3. Analisis Profil Kompetensi pekerjaan yang dikehendaki, jika
program pelatihan dirancang tanpa mengacu pada standar
kompetensi atau jabatan/pekerjaan tertentu
4. Analisis Informasi Pasar kerja, dilakukan terhadap sumber-
sumber informasi pasar kerja yang ada, misalnya informasi bursa
kerja yang ada di media cetak atau media elektronika
5. Analisis Calon Peserta Pelatihan, dilakukan terhadap peserta
untuk mengetahui sejauhmana kemampuan peserta yang
dimiliki terhadap persyaratan jabatan yang akan diduduki.
Analisis 1 s/d 4, merupakan analisis terhadap pihak yang
membutuhkan (Demand), Selanjutnya analisis kebutuhan pelatihan
juga dilakukan terhadap pihak calon peserta pelatihan (Supply)
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 9
Setelah diperoleh hasil analisis dari pihak yang membutuhkan
(demand) dan pihak calon peserta pelatihan yang ada (supply), maka
kebutuhan pelatihan yang ada ditentukan dengan membandingkan
kedua hasil analisis pihak demand dan supply tersebut yang
merupakan selisih atau kesenjangan (gap) yang ada Kebutuhan
pelatihan ini merupakan isi/muatan pada sub judul ”unit kompetensi
yang hendak dicapai” dalam program pelatihan.
B. ANALISIS KEBIJAKAN PELATIHAN
Kebijakan Pelatihan adalah pernyataan secara tertulis atau secara
lisan, tentang keputusan yang berhubungan dengan prioritas pelatihan
serta pendekatan, cara dan sistem penyelenggaraan pelatihan.
Kebijakan pelatihan tidak selalu dinyatakan secara lengkap dan
terinci, oleh karena itu perlu dilakukan analisis dan penjabaran
kedalam kalimat dan bahasa yang lebih operasional, sehingga maksud
kebijaksanaan tersebut dapat lebih mudah untuk dimengerti ,
dipahami, dihayati dan lebih mudah dilaksanakan dalam
penyelenggaraan pelatihan kerja.
LANGKAH-LANGKAH ANALISIS
Dalam melakukan analisis kebijakan pelatihan digunakan langkah-
langkah sebagai berikut :
1. Membaca teks : Teks kebijakan dibaca, dipelajari dan dipahami
dengan cermat
2. Mencatat tujuan : Setelah memehami teks kebijakan pelatihan,
maka dapat diketahui apa yang menjadi tujuan dan kebijakan
tersebut dan tujan tersebut dicatat dicatat dengan cermat.
3. Menentukan prioritas : Dengan diketahuinya tujuan kebijakan,
selanjutnya dapat ditentukan hal-hal yang hendak/harus dilakukan
dan disusun atau diurut sesuai dengan skala prioritas yang artinya
hal-hal mana mana yang selayaknya didahulukan
4. Menentukan pelaksanaan : Setelah hal-hal yang harus dilakukan
secara berurutan sesuai skala prioritas selanjutnya ditentukan
jadwal pelaksanaan dari masing-masing kegiatan tersebut.
5. Memeriksa hasil analisis : Setelah diperoleh hasil analisis dan
dicatat dengan baik, perlu diperiksa dengan cara membandingkan
dengan keseluruhan isi teks kebijaksanaan pelatihan tersebut
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 10
6. Mendiskusikan hasil analisis : Akhirnya hasil analisis yang dicatat
dengan baik didiskusikan dengan pihak-pihak lain baik secara
perorangan maupun secara kelompok yang dipandang berkaitan
dengan tugas dan tanggungjawabnya, keahlian, pengalaman,
sehingga dapat lebih disempurnakan.
C. OBYEK ANALISIS
Dilihat dari obyek yang akan dianalisis, maka ada beberapa
pilihan/jenis analisis kebutuhan pelatihan sbb:
1. ANALISIS KEBUTUHAN UNIT KOMPETENSI
Apabila pelatihan yang akan diselenggarakan ternyata sudah
tersedia standar kompetensinya, maka untuk menganalisis kebutuhan
pelatihan dilakukan dengan analisis standar kompetensi yang sudah
ada tersebut.
Dalam analisis standar kompetensi diupayakan untuk mencari unit-unit
kompetensi yang ada dalam standar kompetensi tersebut, sehingga
dapat digambarkan peta unit-unit kompetensi
Selanjutnya dari masing-masing unit kompetensi yang telah
diperoleh, dianalisis/diuraikan lebih lanjut sehingga diperoleh elemen
kompetensi.
Dari masing-masing Elemen Kompetiensi, diuraikan lagi, sehingga
diperoleh Kriteria Unjuk Kerja (KUK). Kemudian dari masing-masing
KUK yang telah diperoleh, diuraikan lagi tentang 3 (tiga) unsur
kompetensi yaitu :
a. Ilmu Pengetahuan apa yang diperlukan.
b. Keterampilan apa yang diperlukan dan
c. Sikap yang bagaimana yang diperlukan.
Jika analisa sudah sampai pada 3 (tiga) unsur kompetensi tersebut,
maka dapat diuraikan dalam kurikulum dan sylabus pelatihan.
Pemaketan unit kompetensi sebaiknya disusun dengan mengacu
pada KKNI, yang telah disepakati oleh pemangku kepentingan
(stakeholder).
Pemaketan unit kompetensi menjadi kelompok jabatan atau
bidang pekerjaan/keahlian yang ada dilapangan usaha dan dunia
industri ke dalam kualifikasi yang serasi dengan KKNI merupakan
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 11
bagian yang tidak dapat dipisahkan dari proses penyusunan konsep
SKKNI.
Agar pemaketan unit kompetensi dapat memenuhi kebutuhan
lapangan usaha dan dunia industri secara harmonis dengan KKNI,
perlu dipertimbangkan :
a. Kebutuhan “kualifikasi pekerjaan” yang diharapkan oleh
lapangan usaha skala kecil, menengah dan besar.
b. Kepentingan pekerja yang berkaitan dengan aspek beban
kerja, potensi kemungkinan pengembangan diri.
c. Relevansi dengan jenjang jabatan/pekerjaan atau keahlian
yang sesuai dengan lapangan usaha dan dunia industri serta
serasi dengan diskripsi KKNI.
Pemaketan tersebut dapat dilakukan melalui dua tahap, yaitu :
a. Pemaketan unit kompetensi yang telah terstandar
berdasarkan pekerjaan-pekerjaan yang ada di tempat kerja.
b. pemaketan unit kompetensi dengan pertimbangan KKNI
2. ANALISA PROFIL KOMPETENSI PEKERJAAN/KEAHLIAN
Analisa profil kompetensi pekerjaan ini dilakukan apabila belum
tersedia standar Kompetensi yang cocok/sesuai pada suatu Lembaga
Pelatihan dengan kompetensi pekerjaan yang akan diduduki oleh
pekerja, ini berarti perlu diadakan analisis, bahwa distandarkan lebih
dulu, hal ini biasanya terjadi apabila pelatihan diselenggarakan atas
dasar pesanan calon pengguna lulusan pelatihan atau sering disebut
tailor made training.
Dari uraian diatas, jelas bahwa analisis profil kompetensi
pekerjaan yang dikehendaki ialah, upaya memperoleh gambaran
kompetensi pekerjaan yang harus dimiliki peserta pelatihan setelah
selesai mengikuti pelatihan sesuai dengan tugas dan pekerjaan yang
akan dilakukan lulusan pelatihan dalam jabatan/pekerjaan.
Pemetaan standar kompetensi merupakan pemetaan bidang
keahlian/ pekerjaan yang akan dikembangkan menjadi SKKNI sehingga
mudah dipahami oleh semua pihak. Pemetaan tersebut disusun
sistematis untuk suatu bidang keahlian/ pekerjaan yang ada di dunia
usaha/ industri meliputi:
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 12
a. Tujuan yang akan dicapai
b. Fungsi kunci/ dimensi pekerjaan
c. Fungsi utama pekerjaan/ katalog jabatan pekerjaan
d. Sub-sub tugas dalam fungsi utama pekerjaan yang dapat
berdiri sendiri menjadi unit-unit kompetensi.
Pemetaan standar kompetensi untuk bidang keahlian/ pekerjaan
dapat dilihat pada bagan di bawah ini:
3. ANALISIS JABATAN/PEKERJAAN.
Analisis Jabatan/Pekerjaan ini dilakukan apabila sudah ada
rencana yang pasti dan jelas terhadap kebutuhan pelatihan mengenai
penempatannya pada jabatan atau pekerjaannya.
Dari analisa jabatan/pekerjaan tersebut akan diperoleh antara
lain: fungsi, tugas pokok, rincian tugas, rincian kegiatan dan elemen
kegiatan yang dijabarkan menjadi 3 (tiga) unsur kompetensinya yaitu :
a. Pengetahuan yang diperlukan.
b. Keterampilan yang dibutuhkan dan
c. Sikap yang diperlukan.
Analisis jabatan menghasilkan informasi jabatan yang meliputi
tentang: PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA)
Bidang Pekerjaan
Kelompok Unit Kompetensi Inti
(02)
Kelompok Unit Kompetensi Pilihan (03)
Unit Kompetensi
Unit Kompetensi
Unit Kompetensi
Kelompok Unit Kompetensi Umum (01)
(1) Tujuan yang akan dicapai (Common Core)
(2) Fungsi kunci/ dimensi pekerjaan (Specific Core)
(3) Fungsi utama pekerjaan/ katalog pekerjaan/ jabatan (Function Core)
(5) Sub-sub tugas dalam fungsi utama pekerjaan (Element of Competency )
13
a. Nama jabatan
b. Letak dan kode jabatan
c. Ikhtisar jabatan atau job summary
d. Uraian tugas atau taks description
e. Uraian kegiatan atau activities description
f. Bahan kerja atau masukan yang diolah
g. Perangkat kerja yang digunakan
h. Hasil kerja atau produk yang dihasilkan
i. Korelasi jabatan
j. Kondisi lingkungan kerja
k. Kemungkinan resiko bahaya
l. Wewenang
m. Tanggung jawab
n. Syarat jabatan
o. Fungsi pekerja
4. ANALISIS INFORMASI PASAR KERJA
Untuk mengetahui pasar kerja dalam suatu tempat diadakan
analisis pasar yaitu dengan membentuk suatu tim survei ke calon
pengguna tenaga kerja untuk meneliti, melihat, dan mencatat jabatan/
pekerjaan apa yang dibutuhkan pasar kerja, maka diadakanlah
kunjungan dengan wawancara langsung pada calon pengguna tenaga
kerja. Dari hasil wawancara kebutuhan pasar kerja pada daerah
tersebut , maka dilakukan / diadakan analisa sesuai tingkat kebutuhan
pasar kerja menurut prioritas. Tingkat kebutuhan yang disusun
menurut prioritas tersebut, ditentukan jenis pelatihan yang harus
direncanakan, serta sumber daya manusia yang tepat untuk kejuruan
tersebut. Hal ini merupakan bahan masukan bagi perencana pelatihan
untuk dapat menyusun Program Pelatihan, baik untuk kebutuhan masa
kini dan masa mendatang.
D. ANALISIS CALON PESERTA PELATIHAN (ANALISIS
TARGET POPULASI/SKILLS AUDIT)
Tujuan dilakukan analisis keterampilan (skill audit) adalah untuk
menentukan kompetensi aktual yang dimiliki Tenaga Kerja. Hal ini
dapat dibandingkan keterampilan Tenaga Kerja yang diperlukan untuk
melakukan pekerjaan yang telah diidentifikasi dengan keterampilan
yang mereka miliki. Perbedaan antara keterampilan yang dimiliki dan
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 14
keterampilan yang diperlukan disebut kesenjangan keterampilan.
Keterampilan yang diidentifikasi dalam kesenjangan keterampilan
dapat dibuat sebagai bahan untuk membuat rencana /program
pelatihan, secara efektif pada setiap jabatan/pekerjaan atau
keterampilan yang sudah ditentukan. Serikat pekerja (working party)
menentukan proses pemeriksaan keterampilan tenaga kerja yang
sesuai pada bidang pekerjaan yang dilakukannya pada suatu
perusahaan (skills audit). Serikat pekerja (working party) sadar
bahwa tenaga kerja mungkin ada yang berminat terhadap proses
pemeriksaan (audit), namun konsekuensinya ada,yaitu dilakukan tes
kepada tenaga kerja tersebut apakah mereka telah mampu untuk
melakukan pekerjaan yang mereka kerjakan sehari-hari.
Berkaitan dengan hal tersebut, serikat pekerja (working party)
berunding dengan tenaga kerja untuk menjelaskan bahwa
pemeriksaan (audit) didesain untuk:
Menentukan kebutuhan pelatihan
Mengidentifikasi pilihan desain ulang pekerjaan
Mengubah (jika diperlukan) cara bagaimana pekerjaan
diorganisasikan.
Perundingan juga memberikan rincian tentang bagaimana
pemeriksaan keterampilan (skills audit) dilakukan.
Setelah perundingan, serikat pekerja (working party)
mendistribusikan angket kepada tenaga kerja,meminta mereka
mengecek apakah mereka memiliki dan menggunakan keterampilan
yang telah diidentifikasi dan didaftar untuk setiap tugas kunci yang
dilakukan. Mereka akan tahu beberapa tenaga kerja tidak mengetahui
hubungan antara keterampilan yang ada pada daftar dan pekerjaan
yang dilakukan.Anggota serikat pekerja (working party) selalu ada
selama langkah ini berlangsung untuk membantu siapapun yang
memerlukan bantuan atau informasi lebih lanjut, dan beberapa
anggota serikat pekerja (working party) terjun langsung membantu
tenaga kerja untuk melengkapi angket.
Hasil pemeriksaan (audit) awal dipertimbangkan oleh serikat
pekerja (working party), yang mana bagian latihan ini dilaksanakan
sebagai panitia validasi. Dalam beberapa kasus, tercapai kesepakatan
mengenai keterampilan yang telah dimiliki atau belum dimiliki, tetapi
dalam beberapa kasus panitia harus mencari informasi lebih lanjut dari
tenaga kerja dan supervisor.Dalam kasus tersebut, dimana
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 15
persetujuan tidak dapat dicapai, penilaian formal diperlukan. Sebelum
memulai penilaian formal, hasil validasi didistribusikan kepada tenaga
kerja yang relevan untuk mengetahui komentar dari mereka. Sebagian
kecil tenaga kerja tidak setuju dengan kesimpulan panitia validasi dan
memutuskan untuk melanjutkan ke proses ‘banding’.
E. GAP (KESENJANGAN) HASIL ANALISIS OBYEK
DENGAN HASIL ANALISIS CALON PESERTA
Untuk mengetahui permasalahan dalam kesenjangan ada 2 (dua) cara
penyelesaiannya :
Cara Pertama : Mengidentifikasi Kesenjangan antara standar
dan Kinerja
Cara ini adalah dengan membandingkan antara standar (hasil analisis
objek) dengan kinerja (analisis calon peserta). Kesenjangan antara
kedua hal tersebut disebut sebagai masalah. Contoh hasil indentifikasi
masalah dengan menggunakan cara pertamaStandar Kinerja Masalah
- Ind
eks prestasi minimal
untuk seorang Account
Officer Senior adalah 3,0 (
dengan catatan tidak ada
komponen tugas yang
mendapat nilai di bawah
2,5)
Indeks prestasi rata-rata
AO saat ini adalah 2,7
(indeks terendah rata-
rata terdapat pada skill
pengumpulan data,
yaitu 2,3)
Kualitas skill AO masih
dibawah standar,
terutama skill dalam
pengumpulan data
Cara Kedua : Menganalisis Simptom (Gejala)
Dalam keadaan tertentu, dimana belum mempunyai data tentang
standar kinerja atau kinerja itu sendiri, maka dapat dilacak dengan
menganalisis gejala-gejala yang ada.
Beberapa contoh gejala yang mengarah adanya masalah adalah :
1. Pekerja bekerja asal-asalan dan banyak membuat kesalahan;
2. Sering terjadi kecelakaan kerja;
3. Pegawai sering absen atau tidak berada di tempat kerjanya;
4. Keluhan dari pelanggan meningkat;
5. Tingkat penjualan turun;
6. Pimpinan sering marah, dan staf tidak mengerti mengapa
pimpinannya marah.
Daftar gejala diatas masih bisa bertambah terus. Namun yang perlu
dicatat adalah, bahwa pada taraf ini kita belum bisa memastikan PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 16
apakah gejala tersebut benar-benar berakar pada suatu masalah yang
serius, atau hanya sekedar riak-riak kecil dari dinamika organisasi
yang memang berada dalam situasi yang selalu berubah. Untuk
memahami yang sebenarnya terjadi diperlukan penelitian antara lain :
1. Mengamati keadaan tempat kerja dengan seksama (pekerjanya,
cara bekerja, suasana bekarja secara umum)
2. Melakukan dialok atau interview dengan staf yang ada atau
dengan konsumen
3. Melakukan review terhadap hasil kerja yang berupa dokumen
4. Melakukan pengkajian intensif terhadap hasil produksi
Hasil penelitian mungkin akan berwujud :
Gejala-gejala Kemungkinan Masalah
1. Pe
kerja bekerja asal-
asalan
Job Assignment tidak jelas
Target yang harus dicapai tidak
dipahami pekerja
(Menurut pekerja) insentif tidak menarik
Proses pengawasan tidak jalan
2. Se
ring terjadi
kecelakaan kerja
Pekerja tidak memiliki skill bekerja yang
memadai
Peralatan dan sarana kerja tidak
memadai
Supervisi kerja tidak jalan
F. KEBUTUHAN PELATIHAN
Kebutuhan pelatihan ialah sejumlah unit-unit kompetensi yang
merupakan perbedaan atau selisih (GAP) antara unit-unit kompetensi
yang telah dimiliki oleh calon peserta pelatihan dibanding dengan unit-
unit kompetensi yang disyaratkan dalam standar kompetensi, atau
profil kompetensi yamg dikehendaki atau dalam jabatan/pekerjaan.
Oleh karena itu, untuk mengetahui kebutuhan pelatihan tersebut,
perlu dilakukan berbagai analisis seperti telah diuraikan diatas dengan
proses tersebut.
BAB IV
PROSES PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA)
Proses pelaksanaan analis kebutuhan pelatihan dapat dilakukan melalui
beberapa beberapa alternatif antara lain sebagai berikut :
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 17
A. ANALISIS STANDAR KOMPETENSI
Proses analisis terhadap standar kompetensi ini dilakukan
apabila telah tersedia standar kompetensi yang cocok/sesuai dengan
pelatihan yang akan diselenggarakan.
Proses ini dilakukan dengan mencermati standar kompetensi,
untuk memperoleh unit-unit kompetensi yang harus dikuasai calon
peserta untuk suatu pekerjaan/jabatan tertentu yang akan
dilaksanakan.
Masing-masing unit kompetensi tersebut diperoleh dari kelompok :
a. Unit kompetensi umum.
b. Unit kompetensi inti/fungsional
c. Unit kompetensi khusus/spesifik dan atau pilihan
d. Unit kompetensi penunjang
B. ANALISIS PROFIL KOMPETENSI YANG DIKEHENDAKI
Proses analisis terhadap kompetensi yang dikehendaki ini
dilakukan apabila:
a. Belum tersedia standar kompetensi yang sesuai
b. Pelatihan dilakukan berdasarkan profil/kompetensi yang
dikehendaki (pesanan yang non standar atau tailor made
training).
Dalam hal ini analisis dilakukan dengan mencermati profil
kompetensi yang dikehendaki (dipesan), sehingga diperoleh
gambaran unit-unit kompetensi yang diperlukan, selanjutnya sama
dengan analisis Standar Kompetensi yakni :
a. Unit kompetensi umum.
b. Unit kompetensi inti/fungsional
c. Unit kompetensi khusus/spesifik dan atau pilihan
Setelah diketahui unit-unit Kompetensi yang dikehendaki, maka
diuraikan lebih lanjut kedalam elemen kompetensi, kriteria unjuk kerja,
batasan variabel, panduan penilaian, pengetahuan dan keterampilan
yang dipersyaratkan, dan sikap atau aspek kritisi serta kompetensi
kunci.
C. ANALISIS JABATAN/PEKERJAAN
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 18
Proses analisis jabatan/pekerjaan ini dilakukan apabila sudah ada
rencana yang pasti dan jelas bahwa lulusan pelatihan akan
ditempatkan pada jabatan / pekerjaan yang sudah ditetapkan.
Oleh karena itu, proses analisis jabatan/pekerjaan ini dilakukan
terhadap deskripsi atau uraian jabatan/pekerjaan tersebut, sehingga
diperoleh : fungsi, tugas pokok, rincian tugas, rincian kegiatan, dan
elemen kegiatan dari jabatan/pekerjaan tersebut, sehingga diperoleh :
Pengetahuan, Keterampilan dan Sikap Kerja yang diperlukan.
Proses analisis jabatan/pekerjaan ini dapat dilakukan dengan
mencermati dokumen atau yang ada dalam referensi antara lain,
Kamus Jabatan Nasional (KJN), Klasifikasi Jabatan Indonesia (KJI), atau
dengan menganalisis secara langsung pelaksanaan tugas dari
jabatan/pekerjaan tersebut.
1. Proses Analisis Jabatan/Pekerjaan
Analisis jabatan/pekerjaan merupakan sarana menejemen untuk
menyajikan dan mendapatkan informasi jabatan. Dengan demikian
analisis jabatan hanya akan dilakukan apabila menejemen
membutuhkan informasi jabatan tersebut.
Proses analisis jabatan dimulai dari penentuan program yang akan
memerlukan informasi jabatan. Atas dasar penentuan program ini para
Analis jabatan dan pengelola program menentukan informasi jabatan
yang diperlukan. Setelah informasi jabatan ditetapkan barulah proses
analisis jabatan yang sesungguhnya dimulai.
Langkah-langkah analisis jabatan/ pekerjaan tersebut sebagaimana
tercantum dalam lampiran 2.
Langkah-langkah Proses Analisis Jabatan
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 19
LANGKAH
PENYELENGGARAAN
ANALISIS JABATAN
2. Hasil Analisis Jabatan/Pekerjaan
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 20
II. PENGUMPULANDATA JABATAN
PERSIAPAN PENYE-LENGARAANANALISIS
JABATAN
III. PENGOLAHANDATA JABATAN
IV. VERIFIKASI
V. PEMBETULAN
PENENTUANINFORMASI
JABATAN
PROGRAM YANG MEMBUTUHKAN
INFORMASI JABATAN
INFORMASIJABATAN
2
1
8
7
3
4
5
6
Analisis jabatan/pekerjaan sebenarnya hanya mengahasilkan
informasi jabatan. Informasi jabatan dapat disajikan dalam berbagai
bentuk dan model, yaitu :
1. Daftar Jabatan
Merupakan daftar atas rumusan jabatan yang menghasilkan
dari proses analisis jabatan. Daftar jabatan ini bisa disusun menurut
:
a. Unit kerja (tanpa memandang jenis jabatan)
b. Jenis jabatan (missal jabatan structural, umum, jabatan non
structural khusus dan jabatan fungsional).
2. Uraian Jabatan
Cakupan informasi jabatan atas jabatan yang tercantum dalam
daftar jabatan.
3. Spesifikasi Jabatan
Adalah informasi jabatan yang disajikan program-program tertentu.
Dengan demikian maka macam informasi jabatan ditentukan oleh
program yang bersangkutan. Contoh : Spesifikasi jabatan untuk
program penempatan, pelatihan, penilaian jabatan dan peningkatan
keselamatan dan kesehatan kerja.
4. Golongan Jabatan
Jabatan dalam suatu unit organisasi atau instansi biasanya
berjumlah banyak terdiri dari beberapa macam tipe dan sifat.
Untuk memudahkan pemahaman dan pengalaman serta
penggunaannya dalam program tertentu jabatan tersebut bisa
dikelompok-kelompokkan. Pengelompokkan jabatan ini bisa
didasarkan atas berbagai macam ukuran atau pertimbangan :
a. Bidang kerja
b. Sifat jabatan
c. Nilai jabatan
d. Eselon
e. Pangkat
f. Dan lain-lain
Disamping hasil pokok tersebut, analisis jabatan bisa memberi hasil
sampingan yang berupa :
1. Data pemegang jabatn yang bisa meliputi identitas pegawai,
kualifikasi yang dimiliki, uraian tugas dan pengalaman yang
dimiliki.
2. Informasi praktek kepegawaian.
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 21
3. Indikasi kekurangan atau kelebihan pegawai pada jabatan-jabatan
tertentu.
4. Struktur jabatan.
5. Keadaan kualifikasi pegawai yang dikaitkan dengan syarat
jabatan.
D. ANALISIS INFORMASI PASAR KERJAProses analisis terhadap informasi pasar kerja dilakukan apabila
sudah ditentukan informasi pekerjaan yang selanjutnya dimasukkan ke
dalam program pelatihan. Proses analisis informasi pasar kerja
dilakukan dengan mencermati jenis-jenis pekerjaan yang ada dalam
informasi pasar kerja, yang meliputi:
1. Jabatan/pekerjaan yang dibutuhkan/lowongan jabatan/pekerjaan;
2. Sektor atau lapangan usaha yang membutuhkan calon tenaga
kerja;
3. Tugas pokok calon tenaga kerja;
4. Persyaratan jabatan/ pekerjaan yang diperlukan untuk calon
tenaga kerja.
Selanjutnya, dari informasi pasar kerja akan disusun kebutuhan
pelatihan.
E. ANALISIS CALON PESERTA PELATIHAN (ANALISIS TARGET
POPULASI/SKILLS AUDIT)
Proses analisis calon peserta pelatihan ini dilakukan terhadap
calon peserta pelatihan yang direncanakan sebagai peserta pelatihan.
Untuk memperoleh gambaran unit-unit Kompetensi yang telah dimiliki
baik yang diperoleh melalui pelatihan-pelatihan sebelumnya atau
pengalaman-pengalaman kerja yang pernah dialami.
Proses ini dilakukan melalui beberapa test atau suatu test
wawancara yang intensif.
Hasil analisis calon peserta pelatihan ini, merupakan gambaran
tentang kompetensi/unit kompetensi yang telah dimiliki oleh calon
peserta pelatihan dan merupakan gambaran yang sangat penting yang
akan dibandingkan dengan salah satu dari hasil analisis tersebut diatas
yaitu :
Analisis standar kompetensi, analisis profil kompetensi, analisis
jabatan/pekerjaan, dan analisis informasi pasar kerja, sehingga dapat
diperoleh perbedaan/selisih atau GAP yang jelas antara
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 22
Kompetensi/Unit Kompetensi yang telah dimiliki calon peserta
pelatihan dengan Kompetensi/Unit Kompetensi yang hendak dicapai
atau dipersyaratkan.
PROSES PEMERIKSAAN KETERAMPILAN (SKILLS AUDIT) CALON PESERTA
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 23
Mengidentifikasi kualifikasi yang relevan
Mencari kesepakatan
Tidak
Ya
Mengidentifikasi unit kompetensi
pekerjaan /jabatan
Menvalidasi
Mencari kesepakatan
Tidak Banding
Ya
PenilaianUlang
Calon peserta mempunyai
kualifikasi yang relevan
Pengambilan paket kompetensi pekerjaan/jabatan
(Kel.Umum,Inti, Spesifik dan atau
pilihan)
Poin total untuk unit kompetensi tambahan untuk
setiap calon peserta
Penetapan jenjang pelatihan
Berdasarkan pertimbangan KKNI
Penawaran profil keterampilan
F. Penetapan Gap (Kesenjangan) Hasil Analisis Obyek dengan Hasil Analisis Calon Peserta
Gap/kesenjangan kompetensi dapat ditetapkan dengan membandingkan hasil analisis calon peserta (E) dengan hasil analisis obyek yang terdiri dari:
1. Standar Kompetensi (A); 2. Profil kompetensi yang dikehendaki (B); 3. Jabatan/pekerjaan (C);4. Informasi pasar kerja (D).
G. Penetapan Kebutuhan Pelatihan Setelah ditetapkan gap/kesenjangan kompetensi, selanjutnya
melakukan identifikasi unit-unit kompetensi yang menjadi kebutuhan pelatihan. Untuk menetapakan kebutuhan pelatihan dilakukan melalui dua tahap yaitu:
1. Berdasarkan pertimbangan KKNI.2. Berdasarkan unit unit kompetensi pekerjaan yang ada ditempat
kerja.
H. Program Pelatihan Setelah ditetapkan kebutuhan pelatihan selanjutnya dapat disusun
Program pelatihan yang diatur dalam pedoman tersendiri.
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 24
BAB V
PENUTUP
Pada dasarnya pendidikan dan pelatihan adalah saling terkait, tidak
dapat dipisahkan dari pembinaan sumber daya manusia. Pembinaan
sumber daya manusia dapat dilakukan melalui tiga jalur yang saling
terpadu dan berkelanjutan. Tiga jalur tersebut adalah pendidikan,
pelatihan, dan pengembangan di tempat kerja.
Jalur pelatihan harus diawali dengan kegiatan analisis kebutuhan
pelatihan (Training Need Analysis). Maka untuk mempermudah tenaga
pelatihan dalam menyususn kebutuhan pelatihan, dapat menggunakan
pedoman analisis kebutuhan pelatihan.
Pedoman ini dimaksudkan sebagai salah satu acuan dalam pelaksanaan
analisis kebutuhan pelatihan (Training Need Analysis).
Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal Juni 2006
DIREKTUR JENDERAL
PEMBINAAN PELATIHAN DAN
PRODUKTIVITAS
IR. BESAR SETYOKO, MM
NIP. 160031190
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 25
LAMPIRAN-LAMPIRAN
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 26
Lampiran 1. FORMAT ANALISIS KEBUTUHAN UNIT KOMPETENSI
Tugas Unit No. Judul Unit Kompetensi/Keterampilan
Unit Prasyarat
Memiliki keterampila
n
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 27
Lampiran 2. CONTOH ANALIS KEBUTUHAN
Tugas Unit No.
Judul Unit Kompetensi/Keterampilan
Unit Prasyar
at
Memiliki
keterampila
nMembuat kotak pelindung (guards), penopang (stands) dll .
5.36A Memperbaiki/mengganti/mengubah hasil pabrikasi
5.3A5.5A5.6A5.7A5.15A18.1A18.2A9.1A9.2A5.10A
TidakTidakYaYaYaYaYaYaYaYa
Kompetensi Pendukung untuk tugas utama
1.1F
1.2F
1.3F1.4F2.2C112.3C112.6C102.7C10
Melaksanakan komunikasi kerja dua arah Menerapkan prinsip Kesehatan dan Keselamatan Kerja dalam lingkungan kerja Menerapkan prosedur kualitas/mutuMembuat rencana tugas rutinMengelola dan menganalisis informasi Bekerja dalam tim Membuat rencana kegiatan yang lengkap Melakukan Perhitungan -Dasar
-
-
------
Ya
Ya
YaYaYaYaYaYa
Membuat kerja pipa (ductwork)
12.7A Menandai benda kerja untuk pabrikasi dan bentuk struktural 9.2A
TidakYa
5.15A Mengelas dengan proses pengelasan secara manual
- Ya
5.10A Melaksanakan pabrikasi, membentuk, menekuk dan merapikan hasil pemotongan
18.1A9.2A
YaYaYa
Mengasah bor (drills) dan perkakas tangan
18.1A Menggunakan perkakas tangan - Ya
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 28
Memelihara ‘overhead conveyors’
18.9A Mendatarkan dan menyebariskan mesin dan komponen enjiniring
2.5C1118.55A18.6A18.3A18.2A9.2A12.3A18.1A9.1A
YaYaYaYaYaYaYaYaYa
Lampiran 3. Proses Analisis Jabatan/ Pekerjaan
LANGKAHLANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN
ANALISIS JABATANU R A I A N
I.
PERSIAPAN :1. Perencanaan proses analisis jabatan.2. Penyusunan bentuk-bentuk (formulir) analisis jabatan dan petunjuk
pengisiannya.3. Perencanaan penyelenggaraan dan penyusunan petunjuk
pelaksanaannya.4. Penyiapan Tenaga Analisis Jabatan.
II.
PENGUMPULAN DATA JABATAN :1. Pemberitahuan kepada unit organisasi yang akan menjadi sasaran.2. Perkenalan diri Analisis kepada pimpinan-pimpinan organisasi yang
terlibat dalam analisis jabatan.3. Studi pengenalan organisasi mengenai :
- fungsi dan tugas organisasi- struktur organisasi- arus kegiatan organisasi- daftar jabatan dan tenaga kerja.
4. Penarikan sample karyawan dan jabatan.5. Pengumpulan data, dengan menggunakan satu atau kombinasi
beberapa metode pengumpulan data jabatan :a. Pengisian daftar pertanyaanb. Interviewc. Observasid. Penjabaran tugas organisasi ke dalam pekerjaan karyawane. Bahasan tenaga ahlif. Studi kepustakaang. Kombinasi beberapa metoda.
III.
PENGOLAHAN DATA JABATAN :Penyusunan berbagai bentuk cakupan informasi jabatan dengan menggunakan hasil-hasil yang diperoleh dari pengumpulan data jabatan, misalnya :1. Penyusunan uraian jabatan2. Penyusunan spesifikasi jabatan 3. Penyusunan spesifikasi menurut macam informasi4. Penyusunan lembaran prospek jabatan5. Penyusunan kode jabatan6. Penyusunan golongan jabatan
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 29
7. Dan lain-lain
IV.
VERIFIKASI JABATAN :Hasil-hasil pengolahan dalam langkah ke III tersebut di atas masih
perlu diperiksa kembali kebenarannya, dengan mengadakan pengecekan.
V.
PEMBETULAN :Beberapa pembetulan atas hasil analisis jabatan dengan menggunakan hasil - hasil yang diperoleh dalam langkah II, III dan IV.
Demikian juga, analisis perlu mengoreksi hasil reproduksi, seperti hasil-hasil ketikan, cetak coba, karena ia yang memahami isinya.
Lampiran 4. FORMAT URAIAN JABATAN
1. NAMA JABATAN :
2. KODE JABATAN :
3. IKHTISAR JABATAN :
4. HASIL KERJA :
5. BAHAN KERJA :
6. PERANGKAT KERJA :
7. SIFAT JABATAN :
8. PELAKSANAAN
KERJA
:
9.1. Uraian Tugas :
No.
UrutR i n c i a n T u g a s
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 30
1 2
1.
2.
3.
9.2. Tanggung
Jawab
:
9.3. Wewenang :
10. NAMA JABATAN BAWAHAN LANGSUNG :
11. KORELASI JABATAN :
No.
UrutJ a b a t a n
Unit Organisasi/
InstansiDalam Hal
12. KONDISI PELAKSANAAN KERJA
12.1. Kondisi Lingkup Kerja :
No. A s p e k F a k t o r
1.2.3.
Tempat KerjaSuhuUdara
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 31
4.5.6.7.8.9.
Keadaan ruanganLetakKeadaan tempat kerjaPeneranganSuaraGetaran
12.2. Risiko Bahaya :
No. Macam Bahaya Sebab Bahaya
13. SYARAT JABATAN :
13.1. Pangkat / Golongan :
13.2. Jenis Pendidikan :
13.3. Kursus Pelatihan
a. Penjenjangan :
b. Teknik :
13.4. Pengetahuan Kerja yang harus dimiliki :
13.5. Keterampilan / Kemampuan yang harus dimiliki :
13.6. Pengalamam Kerja yang diperlukan :
Jabatan / Bidang Kerja L a m a
13.7. Upaya Fisik / Penggunaan Fisik :
No. Jenis Upaya FisikFrekuensi
K S T
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 32
13.8. Kondisi Fisik
a. Jenis Kelamin :
b. Usia :
c. Tinggi :
d. Berat :
e. Faktor lain :
13.9. Bakat yang Perlu dimiliki :
G V N S P Q K F M E C
Penjelasan Kode:G = Intelegensi Umum (General Intelegensi)V = Intelegensi Umum (General Intelegensi)N = Kemampuan Numerik (Numerikal aptitude) S = Kemampuan Pengamatan Ruang (Spatial aptitude) P = Pengamatan bentuk (form perception) K = Koordinasi Motorik (motor coordination) F = Kecekatan Gerak Jari (finger dexterity) M = Kecekatan Gerak Tangan (manual dextetity) E = Koordinasi Mata-tangan-kaki (eye-hand-foot coord) C = Perbedaan Warna (color descrimination)
13.10. Temperamen Kerja yang perlu dimiliki :
D F I J M P R S T V
Penjelasan Kode:D = (DPC) Kemampuan Menyesuaikan Diri Menerima Tanggung Jawab Untuk
Kegiatan Memimpin (Decoration), Mengendalikan (Control) Atau Merencanakan (Planning).
F = Kemampuan Menyesuaikan Diri Dengan Kegiatan Yang Mengandung Penafsiran Perasaan (Felling), Gagasan (Idea), Atau Fakta (Fact) Dari Sudut Pandangan Pribadi.
I = (Influ) Kemampuan Menyesuaikan Dari Untuk Pekerjaan-Pekerjaan Mempengaruhi (Influencing) Orang Lain Dalam Pendapat, Sikap Atau Pertimbangan Mengenai Gagasan.
J = (SJC) Kemampuan Menyesuaikan Diri Pada Kegiatan Pembuatan Kesimpulan, Penilaian Atau Pembuatan Keputusan Berdasarkan Kriteria Rangsangan Indera Atau Atas Dasar Pertimbangan Pribadi (Sensory & Judgemental)
M = (MVC) Kemampuan Menyesuaikan Diri Dengan Kegiatan Pengambilan, Pembuatan Pertimbangan, Atau Pembuatan Keputusan Berdasarkan Kriteria Yang Dapat Diukur Atau Yang Dapat Diuji (Measurable And Verifiable Criteria)
P = (DEPL) Kemampuan Menyesuaikan Diri Dalam Berhubungan Dengan Orang Lain (Deadling With People) Lebih Dari Hanya Penerimaan Dan Pemberian Instruksi
R = (REPCON) Kemampuan Menyesuaikan Diri Dengan Kegiatan Pengambilan, Pembuatan Pertimbangan, Atau Yang Berulang (Repetitive), Atau Secara
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 33
Terus-Menerus (Countinuously) Melakukan Kegiatan Yang Sama, Sesuai Dengan Perangkat Prosedur, Urutan Atau Kecepatan Yang Tertentu.
S = (PUS) Kemampuan Menyesuaikan Diri Untuk Bekerja Dengan Ketegangan Jiwa (Reforming Under Stress) Jika Berhadapan Dengan Keadaan Darurat Kritis, Tidak Biasa Atau Berbahaya, Atau Bekerja Dengan Kecepatan Kerja Dan Perhatian Terus Menerus Merupakan Keseluruhan Atau Sebagian Aspek Dari Pekerjaan
T = (STS) Kemampuan Menyesuaikan Diri Dengan Situasi Yang Menghendaki Pencapaian Dengan Tempat Menurut Perangkat Batas (Set Of Limits), Toleran, Atau Standar-Standar Tertentu.
V = (VARCH) Kemampuan Menyesuaikan Diri Untuk Melaksanakan Berbagai Tugas (Variety), Sering Berganti (Changing) Dari Tugas Yang Satu Ke Tugas Yang “Berbeda” Sifat Tanpa Kehilangan Efisiensi Atau Ketenangan Diri.
13.11. Minat Kerja yang perlu dimiliki :
1a 1b 2a 2b 3a 3b 4a 4b 5a 5b
14. FUNGSI KERJA
DataOran
g
Bend
a
15. BUTIR INFORMASI LAIN :
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 34
Lampiran 5. PEMERIKSAAN KETERAMPILAN (SKILL AUDIT)Pastikan anda sudah:
Pemeriksaan keterampilan (skills audit)
Proses untuk pegawai yang memiliki kualifikasi
Proses penilaian
Mencari klarifikasi dari pihak industri
Menyetujui prosedur untuk melaksanakan pemeriksaan keterampilan (skill audit)
Menyetujui prosedur penilaian untuk digunakan apabila terdapat keraguan terhadap keterampilan TENAGA KERJA
Menyetujui prosedur untuk melaksanakan pemeriksaan keterampilan (skills audit)
Melaksanakan pemeriksaan (audit) kualifikasi pegawai yang relevan
Memberikan bantuan kepada pegawai bila diperlukan
Menyelesaikan pemeriksaan (audit) untuk semua pegawai yang relevan
Mencapai kesepakatan hasil pemeriksaan (audit) keterampilan
Mencatat hasil dengan akurat
Menyetujui daftar unit dasar dan tambahan untuk pekerjaan dimana kualifikasi tersebut relevan
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 35
Berunding dengan tenaga kerja dan menghadapi masalah yang muncul
Pastikan tempat kerja anda mempertimbangkan:
Bagaimana berkomunikasi dengan tempat, pergantian (pegawai) atau area yang terpisah
Bagaimana berkomunikasi efektif dengan pegawai yang memiliki masalah bahasa dan melek huruf
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 36
Lampiran 6. LEMBAR KERJA PEMERIKSAAN (AUDIT)
Area keterampilan/kerja:
Nama
Departemen/Seksi:
Kualifikasi:
Disetujui
Fungsi/tugas(duty) – langkah 2
Unit utama – langkah 3
Prasyarat Validasi Memiliki keterampilan
Menggunakan keterampilan
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 37
Lampiran 7. CONTOH ANALISIS KETERAMPILAN
Tugas UnitNo
Judul Unit Kompetensi/Keterampilan Unit Prasya
ratMenbuat kotak pelindung (guards), penopang (stands) dll.
5.36A Memperbaiki/mengganti/mengubah hasil pabrikasi
5.3A5.5A5.6A5.7A5.15A18.1A18.2A9.1A9.2A
Kompetensi Pendukung tugas utama
1.1F1.2F
1.3F1.4F2.2C112.3C112.6C102.7C10
Melaksanakan komukasi kerja dua arah Menerapkan prinsip Kesehatan dan Keselamatan Kerja dalam lingkungan kerja Menerapkan prosedur kualitas/mutuMembuat rencana tugas rutinMengelola dan menganalisis informasi Bekerja dalam tim Membuat rencana kegiatan yang lengkap Melakukan Perhitungan -Dasar
-
-
-----
Membuat kerja pipa (ductwork)
12.7A Menandai benda kerja untuk pabrikasi dan bentuk struktural
9.2A
5.15A Mengelas dengan proses pengelasan secara manual
-
5.10A Melaksanakan pabrikasi, membentuk, menekuk dan merapikan hasil pemotongan
18.1A9.2A
Mengasah mata bor (drills) dan perkakas tangan
18.1A Menggunakan perkakas tangan -
Memelihara ‘overhead conveyors’
18.9A Mendatarkan dan menyebariskan mesin dan komponen enjiniring
2.5C1118.55A18.6A18.3A18.2A9.2A12.3A18.1A
Mengelas pipa ‘panas’ (steam)
5.21A Mengelas dengan oksi-asitilin/gas bakar -
Turut serta dalam pertemuan tim dan memberikan presentasi
1.1F2.3C1116.1B
Melakukan komunikasi kerja dua arah Bekerja dengan lainnya dalam timMemberikan presentasi dan turut serta dalam pertemuan
-
--
Melatih peserta magang
2.4C11 Membantu dalam memberikan pelatihan di tempat kerja (on-the-job training)
-
Memelihara catatan TQM
1.3F2.1C12
Menerapkan prosedur mutu Menerapkan sistem mutu
--
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 38
Lampiran 8. CONTOH ANALISIS KOMPETENSI
PEDOMAN PELAKSANAAN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA)
Mekanik Mesin
Mekanik ‘Plant’
Mekanik penggerak
Mekanik Mesin Kendaraan berat (Heavy Vehicle).
Tune up mesin
Mengganti busi ‘Spark Plugs’
Memperbarui ‘Contact point’
Memeriksa ‘Air Cleaner’
Pengetahuan. Prinsip operasi system ‘ignition’ diperlukan.
Keterampilan. meletakkan ‘drag’ pada ‘feeler gauge’ dengan benar ketika menempatkannya di antara 2 ‘contact points’.
Sikap. Harus ditunjukkan dengan benar ketika pertama kali melakukan pekerjaan rutin.
Rentang pernyataan. Di bawah kondisi operasi normal dalam ‘workshop’.
Standar. Untuk mendapatkan penempatan yang benar sesuai dengan spesifikasi manufaktur.
Menyiapkan kendaraan untuk memperbarui kontak poin
Mengganti kunci starter ‘Ignition Key’
Menyalakan mesin sampai ‘Heel of the Movable Contact’ menyentuh salah satu ‘Lobes’ penggerak ‘Distributor’
Memilih ‘Feeler Gauge’ ukuran ketebalan yang benar (Correct Thickness)
Menggunakan ‘Feeler Gauge’ untuk menyesuaikan ‘Movable Contact Point’ untuk memberikan Pemisahan ‘Contact Points’ yang benar.
ELEMEN KOMPETENSI
UNIT KOMPETENSI
Mendiagnosa Kesalahan system listrik
Mengganti oli mesin
Overhauling mesin
Overhauling TransmisiTUGAS
AREA TUGAS KUNCI
PEKERJAAN
dll.
dll
dll
KRITERIA UNJUK KERJA
39