GGUUIIDDEE
POUR LES ORGANISATEURS DE
SSAALLOONNSS
pour personnes aînées francophones de l'Ontario
Document rédigé au 16 mars 2016
Fédération des aînés et des retraités francophones de l’Ontario 1492B, chemin Star Top Ottawa (Ontario) K1B 3W6 Site Web : www.farfo.ca
Secrétariat aux affaires des personnes âgées de l'Ontario 777, rue Bay, 601C Toronto (Ontario) M7A 2J4 Site Web : www.ontario.ca/personnesagees
Bienvenue C’est dans l’amitié, la solidarité et le partage que les communautés les plus fortes se bâtissent. Votre contribution bénévole est très importante pour que des Salons pour personnes aînées francophones se développent en Ontario français. Au nom de tous les membres du Conseil d’administration de la FARFO provinciale et en mon nom personnel, je vous souhaite un succès dans l’organisation de futurs salons. Remerciements au Secrétariat aux affaires des personnes âgées de l’Ontario pour son appui dans ce projet de guide d’utilisation.
Michelle Bonneau, Agente de projets
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page i
TABLE DES MATIÈRES
INTRODUCTION ............................................................................................................................ 1
La définition d’un salon ............................................................................................................. 1
Les objectifs d’un salon.............................................................................................................. 1
Le caractère du salon ................................................................................................................ 1
Les avantages d’un salon ........................................................................................................... 2
1. LE COMITÉ ORGANISATEUR ...................................................................................................... 3
Responsabilités du Comité organisateur ...................................................................................... 3
2. LE FORMAT D’UN SALON .......................................................................................................... 5
Choisir la date ........................................................................................................................... 5
Choisir l’emplacement ............................................................................................................... 5
Préciser la programmation du salon ............................................................................................ 5
Selon l’importance du salon, choisir un président d’honneur ........................................................ 5
Prévoir un maître de cérémonie ................................................................................................. 6
Durée du salon ......................................................................................................................... 6
Contenu ................................................................................................................................... 6
3. LES BÉNÉVOLES ....................................................................................................................... 7
4. LES VISITEURS ......................................................................................................................... 8
5. LES EXPOSANTS ....................................................................................................................... 9
Gestion des exposants ............................................................................................................... 9
Type de stand pour les exposants ............................................................................................. 10
6. LES COMMANDITAIRES .......................................................................................................... 12
7. SOMMAIRE DES ÉCHÉANCES .................................................................................................. 14
8. PROGRAMME POUR UN SALON .............................................................................................. 18
9. BUDGET ............................................................................................................................... 19
10. GESTION DU RISQUE ............................................................................................................. 20
11. MARKETING/PUBLICITÉ/PROMOTION ..................................................................................... 21
Promotion du salon ................................................................................................................. 21
Le stand ................................................................................................................................. 21
Lettres d’invitation .................................................................................................................. 21
Documents de promotion pour le salon .................................................................................... 22
12. PLAN DE TRAVAIL AVEC ÉCHÉANCES ....................................................................................... 23
13. L’ÉVALUATION ...................................................................................................................... 24
Indicateurs de rendement ........................................................................................................ 24
Mécanismes d’évaluation ........................................................................................................ 24
Retour sur l’investissement ...................................................................................................... 24
14. LE RAPPORT FINAL ET LES DOCUMENTS AFFÉRENTS ................................................................. 25
15. AUTRES ................................................................................................................................ 26
BIBLIOGRAPHIE .......................................................................................................................... 27
ANNEXES ................................................................................................................................... 28
6-1 Plan de commandite ................................................................................................... 29
6-2 Formulaire d’entente .................................................................................................. 32
8-1 Programme d’un salon pour personnes aînées .............................................................. 34
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page ii
9-1 Grille de budget ......................................................................................................... 35
11-1 Lettres d’invitation aux dignitaires ............................................................................... 36
11-2 Lettre d’invitation pour les organismes locaux............................................................... 37
11-3 Communiqué de presse .............................................................................................. 38
11-4 Affiche pour le salon ................................................................................................... 39
11-5 Liste des médias ......................................................................................................... 40
11-6 Avis aux médias .......................................................................................................... 41
12-1 Plan de travail avec échéances ..................................................................................... 42
14-1 Formulaire de divulgation ........................................................................................... 46
14-2 Formulaire d’évaluation par les participants ................................................................. 47
14-3 Compilation sommaire des formulaires d’évaluation des participants .............................. 49
14-4 Rapport final .............................................................................................................. 51
14-5 Rapport financier ....................................................................................................... 57
15-1 Feuille de route pour le maître de cérémonie ................................................................ 59
15-2 Éventail des tâches pour la journée du salon ................................................................. 62
15-3 Lettre de remerciement pour les bénévoles et les animateurs ........................................ 64
15-4 Modèle d'un certificat de remerciement ....................................................................... 65
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 1
INTRODUCTION
La définition d’un salon
Un salon, dans le domaine évènementiel, désigne une exposition rassemblant, en guise d'exposants, des spécialistes (généralement des professionnels) d'un même secteur économique en vue de développer une activité. Un salon peut être professionnel (visite accessible aux seuls professionnels du secteur considéré: bâtiment, aéronautique, pharmacie…) ou grand public (ouvert à tous). Il a généralement lieu dans un palais des congrès ou un parc d'expositions.
Les salons grand public sont ouverts à tous les publics. Les exposants sont typiquement des détaillants ou des manufacturiers tentant d’apporter leurs biens et services directement au consommateur final. Un salon grand public est un événement qui concerne un secteur d'industrie ou des intérêts particuliers, tenu sur une durée de 1 à 10 jours. Ils incluent de nombreuses thématiques: salon de la maison, salon de l'automobile, salon du sportif, salon de l'informatique, salon de la femme, salon des aînés et beaucoup d’autres.
Catégories spéciales de salons grand public : Les salons grand public sont combinés avec d’autres événements comme des conférences, séminaires, défilés de mode, événements spéciaux et congrès. Ces combinaisons rehaussent l’intérêt des visiteurs, attirés par la forte demande d’échange d’informations et la disponibilité d’experts. Les exposants profitent de ce type de salon pour rencontrer de nombreux experts d’un segment du marché.
Les objectifs d’un salon
Les salons permettent aux entreprises de prospecter de nouveaux clients car ils rassemblent une grande variété de professionnels et de donner des renseignements sur leurs produits et services. Ces nouveaux clients peuvent acheter les produits présentés (habituels ou nouveaux) par les entreprises pendant le salon. Le salon favorise la fidélisation des clients existants. La présence sur les supports d’un salon crée de la visibilité pour l’entreprise, augmentant son image et sa notoriété.
Le but premier d’un salon grand public est la vente directe. Les acheteurs (consommateurs) sont mis en rapport avec les vendeurs de biens et services. Les consommateurs bénéficient d’un mix de produits divers, de conseils d'experts, de formation et de divertissement. Les vendeurs bénéficient des achats des consommateurs, de la notoriété de leur produit et de leur marque, de relations publiques, de recherche et développement, et de tests de leurs produits.
Le caractère du salon
Un salon est un évènement thématique qui regroupe au sein d’un même lieu des exposants et des visiteurs.
Les salons grand public sont pour les exposants une occasion de se bâtir des fichiers prospects et souvent de vendre sur place.
Les salons peuvent se distinguer par les critères suivants :
la gamme de produits et de services est déterminée par les produits et services offerts dans un segment de marché particulier (dans ce cas les aînés).
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 2
Les exposants et les visiteurs d'un salon appartiennent à un certain groupe cible faisant partie du
segment de marché (dans ce cas les aînés). Des associations représentant le segment de marché lancent le salon, ou sont invités à devenir
partenaires de l'organisateur du salon pour l'événement spécial. Des publications professionnelles offrent leurs services en tant que partenaires média. La gestion de projet de l'organisateur requiert des compétences et un savoir-faire propres au
segment de marché.
Les avantages d’un salon
Fonctions économiques : Un salon a une fonction économique importante. L’offre et la demande se voient rassemblés. Le salon offre une plateforme interactive aux acteurs du marché. Ils contribuent à développer et raviver les marchés et leurs segments.
Avantages de la participation à un salon professionnel pour les exposants :
Il y a trois avantages majeurs :
1) introduire de nouveaux produits et services ;
2) lancer les ventes;
3) assurer la gestion des relations avec la clientèle actuelle et future.
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 3
1. LE COMITÉ ORGANISATEUR
Responsabilités du Comité organisateur
Les responsabilités du Comité organisateur AVANT le salon sont les suivants :
a) Établir le comité organisateur – s’assurer d’avoir les membres aptes à répondre aux objectifs du salon;
b) Choisir, s’il y a lieu, le thème du salon;
c) Mettre sur pied un programme et un horaire du salon;
d) Organiser la logistique (location de la salle et du matériel audio-visuel, réservation d’un traiteur au besoin, impression des documents pertinents, etc.) en tenant compte du budget alloué pour le salon;
e) Faire, au fur et à mesure, un compte-rendu détaillé des dépenses (les inclure dans les postes budgétaires) et conserver toutes les pièces justificatives;
f) Envoyer les lettres d’invitation aux dignitaires et invités spéciaux;
g) Faire la promotion du salon : contacter les médias, poser des affiches, etc.
Les responsabilités du Comité organisateur local APRÈS le salon sont les suivants :
Dans un délai maximal d’un mois après la tenue du salon, les documents suivants doivent être rédigés et remis aux membres du Comité organisateur :
a) le rapport final;
b) la compilation des formulaires d’évaluation remplis par les visiteurs ou participants au salon;
c) le rapport financier (inclus dans le rapport final).
Le Comité organisateur devra être apte à répondre à ces questions, à mettre en œuvre les diverses tâches.
Qui sera responsable de:
l’animation du Salon? Trouver un maître de cérémonie?
la liaison entre les conférenciers et votre organisme? Entre les exposants et votre organisme? Entre les invités spéciaux et votre organisme?
la préparation du matériel promotionnel (comment le matériel sera-t-il distribué et avant quelle date)?
faire les arrangements pour la nourriture et les breuvages?
répondre ou retourner les appels des gens qui demandent des informations supplémentaires?
distribuer l’information à propos du salon?
rejoindre les conférenciers? Les exposants? Les invités spéciaux?
trouver les informations des conférenciers telles que biographie etc.
trouver et louer l’emplacement?
s’occuper de la logistique sur place le jour du salon (signalisation, chaises, audiovisuel, etc.) ?
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 4
faire le suivi des coûts?
autoriser les paiements?
s’occuper des participants le jour du salon?
distribuer ou préparer la trousse/feuille d’information?
faire respecter l’horaire du salon?
ramasser les feuilles de présences et de commentaires des visiteurs?
nettoyer et fermer les lieux à la fin du salon?
rejoindre les médias?
être le porte-parole auprès des médias?
etc.
Le Comité organisateur mettra sur pied les Comités nécessaire au bon fonctionnement du Salon, par exemple :
- Accueil des bénévoles et visiteurs
- Accueil et services aux exposants et commandiaires
- Coordination des cérémonies officielles
- Gestion de la billeterie
- Gestion du kiosque de renseignements
- Coordination des scènes d’animation, de conférences ou événements spéciaux
- Coordination des communications
- Coordination des finances
- Etc.
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 5
2. LE FORMAT D’UN SALON
Choisir la date
• Gardez en tête l’horaire et les échéances de temps pouvant affecter vos plans. • Prenez conscience des autres événements pouvant se dérouler dans votre région immédiate. • Évitez les dates et heures pouvant ne pas convenir à votre public (vacances d’été/ fêtes
religieuses/ durant et après les heures de travail). • N’oubliez pas les accessoires saisonniers (ex. vestiaire à manteaux en hiver).
Choisir l’emplacement
Réservez votre salle longtemps à l’avance. Les bons emplacements sont les plus occupés et si vous attendez trop longtemps, vous pourriez vous retrouver mal pris. Quelles sont les qualités d’un bon emplacement? Voici quelques idées à garder en tête :
Choisissez un emplacement pratique pour votre auditoire.
Choisissez un espace qui est accessible à tous les membres du grand public.
Un emplacement bien connu facilement accessible à partir d’un chemin ou d’un arrêt d’autobus important.
Faites une visite et inspectez bien les lieux avant de réserver.
Renseignez-vous sur la disponibilité de climatisation, éclairage, toilettes, prises de courant, équipements audio-visuels, ascenseurs, gérant des lieux, etc.
Les boissons et la nourriture sont-ils permises dans la salle?
Etc.
Préciser la programmation du salon
La programmation du salon peut varier selon les ressources disponibles.
Pensez au niveau d’interactivité que vous voulez dans votre salon et comment faire participer vos visiteurs. Demandez :
• Y-aura-t-il des conférences? • Combien de temps les conférenciers auront-ils pour leur présentation? • Y-aura-t-il une période de questions? • Combien d’exposants peut-on accueillir? • Y-aura-t-il d’autres activités, par exemple, des tirages, des concours, etc.? • Combien de visiteurs peut-on accueillir tout en maintenant la sécurité? • Y-aura-t-il des marchands ambulants (vente de nourriture, boissons, etc.)?
Choisir une présidence d’honneur
Idéalement, cette personne doit présenter un certain charisme et témoigner d’un intérêt manifeste pour les préoccupations des participants à l’événement.
Généralement, on évite que cette personne soit impliquée dans l’organisation ou le financement de l’événement. Habituellement les frais de repas, de séjour et de déplacement du président d’honneur sont assumés par l’organisation de l’événement, mais sa participation demeure bénévole.
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 6
Prévoir un maître de cérémonie
Donner des indications sur l’horaire du salon. Faire une présentation du thème du salon. Établir des liens entre les ateliers ou les conférences. Faire les remerciements.
Durée du salon
De 10 h à 19h ou 20 h (à titre indicatif seulement) : les heures d’ouverture et de fermeture de la journée sont laissées à la discrétion du Comité organisateur local du salon.
Exemple d’un horaire d’une journée de salon :
Présentation, mot de bienvenue : 10 h 00 à 10 h 15
1er atelier : 10 h 15 à 11 h 00
2ème atelier : 11 h 15 à 12 h 00
3ème atelier : 13 h 00 à 13 h 45
4ème atelier : 14 h 00 à 14 h 45
Activités variées Tout au long de la journée.
Clôture et évaluation : 19 h ou 20 h, selon les préférences
La durée des ateliers peut varier en fonction des conférenciers invités.
Contenu
A) Ateliers et conférences
La présentation d’ateliers ou de conférences est souhaité pour attirer le plus de public possible et pour créer une dynamique sur place.
Il faut prévoir un minimum de trois ateliers par jour d’une durée maximale de 45 minutes chacun : 30 minutes pour chaque présentation et 15 minutes pour une période de questions et de discussions.
B) Exposants
La présence d’exposants est essentielle. Il est souhaitable qu’une personne soit responsable pour chaque stand.
Les exposants doivent assurer une présence toute la journée, incluant pendant les pauses et sur l’heure du dîner. La disposition des kiosques dans la salle doit être pensée de façon à ne pas nuire au déroulement des ateliers.
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 7
3. LES BÉNÉVOLES
Prévoir des bénévoles pour :
accueillir et orienter les personnes-ressources et les conférenciers; présenter les personnes-ressources et les conférenciers; diriger les gens aux aires de stationnement; prendre des photographies : déterminer un plan de base (photographies protocolaires et
photographies souvenirs).
Établir la liste des bénévoles possibles pour chaque secteur d’activité : organisation matérielle, installation des exposants, stationnement, accueil et information repas, pauses et cocktail.
Identifier les bénévoles (gaminets, brassards, cartons, etc.) :
Prévoir une rencontre avec eux pour leur présenter la thématique du salon; Discuter avec eux de la façon de créer une ambiance accueillante, harmonieuse et chaleureuse; Leur préciser certains aspects de l’organisation; Déterminer qui fait quoi; Préciser le type de texte ou de présentation que les bénévoles devront préparer concernant les
personnes-ressources; Identifier à qui ils doivent se référer pour des demandes particulières; Convenir d’une procédure en cas d’urgence.
Assurer le suivi et l’accompagnement de ces personnes tout au long du salon.
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 8
4. LES VISITEURS
Les visiteurs utilisent les salons comme une importante source d’informations. Ils sont généralement hautement communicatifs et utilisent souvent les salons pour le réseautage. Il est bon de former un comité d’accueil qui a pour mandat de :
• accueillir les exposants, les animateurs d’ateliers, les conférenciers et les visiteurs à leur arrivée;
• diriger les participants et les conférenciers au vestiaire, au besoin; • répondre aux besoins exprimés par les gens; • accompagner les personnes-ressources et les conférenciers.
Il faut s’assurer d’un accueil chaleureux et invitant. Les personnes à l’accueil doivent posséder toute l’information pour bien répondre aux questions des gens.
Table d’accueil
*Une personne présente en tout temps, donc prévoir un horaire des personnes affectées à l’accueil
Prévoir l’équipement, fournitures, etc. suivants :
Nappe
Chaises
Cartes alphabétiques pour faciliter le travail de remise des documents
(ex. : A à L, M à Z)
Pochettes supplémentaires pour les inscriptions sur place
Téléphone
Trousse de premiers soins (coordonnées des services d’urgence : police, ambulance,
hôpital, CLSC, pharmacie, pompiers, etc.)
Cette liste pourrait être glissée dans la pochette, particulièrement si les participants sont de l’extérieur de la ville ou de la région
Petite caisse
Reçus
Papeterie (crayons, trombones, etc.)
Programme de la journée ou du salon
Avoir bien en vue le logo du salon : association, école, commission scolaire, etc.
Bannière avec le thème du salon
Pancarte ou tableau avec l’horaire de la journée
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 9
5. LES EXPOSANTS
Les participants aux salons apprécient avoir accès à des kiosques d'information par des représentants de services communautaires et du secteur privé. Il est nécessaire d'inclure une bonne variété d'exposants locaux ainsi que des agences gouvernementales fédérales, provinciales et locales. Il faut prévoir beaucoup de temps pour que les participants puissent visiter les kiosques, poser des questions à leurs responsables et échanger sur les sujets qui les intéressent. Les kiosques peuvent être à vocation informative seulement ou il peut y avoir vente d’articles ou de services. Objectifs de l’exposant par rapport à sa participation à un salon :
Il est focalisé sur les buts qu’il s’est fixés.
Il préfère les salons professionnels spécialisés avec un groupe d’exposants homogène, où la vente directe est chose commune.
Il s'impose des objectifs de chiffre d'affaires, ainsi que de maintenir un budget en équilibre, particulièrement en comparaison avec d’autres événements.
Plus grand est le salon, plus grande est la tendance à surveiller les concurrents.
Pourquoi être exposant à un salon des aînés ?
Pour conclure des contrats;
Pour être plus visible;
Pour lancer de nouveaux produits;
Pour améliorer l’image de la société;
Pour échanger des informations;
Pour rencontrer de nouveaux consommateurs;
Pour développer ses contacts personnels.
Gestion des exposants
Établir la liste des exposants possibles et leur faire parvenir l’invitation.
Déterminer le coût demandé aux exposants.
Rédiger une entente écrite ou un contrat.
Prévoir l’organisation matérielle des lieux (endroits pour exposer, tables, branchements électriques, éclairage, etc.)
Assurer l’accueil des exposants sur les lieux.
Les inviter à remplir un formulaire d’évaluation.
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 10
Type de stand pour les exposants
Les différents types de stands pour un salon sont influencés par l'attribution de l’espace et l’accès aux couloirs. Il y a 4 types de stands de base1:
1) Stand de rangée (R) : Le stand en rangée standard est créé pour être dos à dos avec la rangée opposée ou un mur et a des stands adjacents des deux côtés.
2) Stand de coin (C) : Un stand en coin se situe à la fin d’une rangée. Il permet un accès par deux côtés, du couloir le long de la rangée et de celui perpendiculaire à celle-ci. Un stand en coin a plus de cotés accessibles au public, mais une aire similaire, et est donc plus efficace. Comme un stand en coin peut être vu de deux couloirs, un nombre accru de visiteurs peut être attendu.
3) Stand de tête (E) : Ce stand est entouré de couloirs sur trois côtés. Il est qualitativement supérieur aux types susmentionnés, puisqu’il apparaît comme plus attrayant et plus représentatif s'il est exploité correctement.
4) Stand en îlot (B) : Le stand en îlot est entouré de couloirs. Puisqu’il est accessible aux visiteurs de tous les côtés, il attire une grande partie de l’attention, en raison de sa totale indépendance des autres stands. Ce type de stand est le plus cher. Il requiert un design plus élaboré, qui se reflète dans des coûts plus élevés pour l’assemblage et l'aménagement du stand.
Exemples d’exposants potentiels pour le secteur des personnes aînées :
Centres de santé communautaire;
Services de soins de longue durée;
Organismes communautaires servant les personnes aînées : Société Alzheimer, etc.;
Unités sanitaires;
Polices locale, régionale et/ou provinciale;
PhoneBusters;
Échec au crime;
Clubs d'âge d'or;
Centres d'abus contre les femmes;
Services d'appui pour les personnes aînées : santé, bien-être, services à domicile, popotte roulante, etc.;
Réseau ontarien de prévention des mauvais traitements à l'égard des personnes âgées;
1 Tiré de Le Rôle des Foires et Salons dans le Marketing Mix, Auteurs: Prof. Dr. J. Beier & S. Damböck
Traduction: Nicolas Collignon, sd
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 11
Croix-Rouge canadienne;
Municipalité;
Ministères et secrétariat provinciaux : SAPAO, ministère de la Promotion de la santé, ministère des Services sociaux et communautaires, ministère des Affaires civiques, de l’Immigration et de Commerce international;
Départements et ministères fédéraux : Santé Canada, Justice Canada, Régime de pensions du Canada, Société du logement, etc.;
Résidences pour personnes aînées;
Entreprises de vente de produits auditifs;
Entreprises de vente de produits d’accessibilité;
Spas;
Santé homéopathique;
Etc.
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 12
6. LES COMMANDITAIRES
Faire la liste des commanditaires possibles.
Vérifier avec les autres membres si les commanditaires ne sont pas sollicités pour d’autres activités de l’organisation. De plus, afin de ne pas créer d’ambiguïté, il est préférable que les personnes choisies ne sollicitent pas de commanditaires pour d’autres organisations.
Les commandites se négocient souvent par contact personnel. Il est préférable que peu de personnes s’en occupent (deux ou trois au maximum).
Faire un plan de visibilité pour les commanditaires. Quels sont les moyens retenus par le comité pour assurer la visibilité de ses partenaires (page publicitaire, panneau à l’accueil ou dans la salle de conférence, etc.)
Si vous prévoyez des valeurs différentes de contribution d’un commanditaire à l’autre, prévoir des visibilités plus importantes que d’autres.
Écrire une lettre de présentation personnalisée à chaque commanditaire éventuel. Préciser dans cette lettre d’approche qu’une communication sera établie sous peu avec eux (visite, téléphone)
Une demande de sollicitation devrait toujours être composée de 4 éléments :
1) LETTRE DE PRÉSENTATION
Émise par le responsable du Comité organisateur du salon et signée par lui, cette lettre atteste que vous avez obtenu l’autorisation pour effectuer de la sollicitation en vue d’une activité reliée au Comité.
2) LETTRE DE SOLLICITATION
C’est une lettre expliquant la raison de la demande de don/commandite/ subvention qui doit être présentée lors de toute sollicitation.
On devrait y trouver les éléments suivants :
- Présentation du Comité organisateur du salon - Présentation/description de l'évènement - Présentation/description du projet - Retombées envisagées
3) PLAN DE COMMANDITE
La lettre de sollicitation devrait être accompagnée d’un plan de visibilité. Ce dernier présente ce que nous offrons en échange d’une commandite ou d’un don. Le principe de base d’un programme de commandite est d’offrir davantage de visibilité au commanditaire/partenaire qui donne le plus.
Pour certaines catégories, vous pouvez offrir l’exclusivité en nombre. Par exemple, il pourrait n’y avoir qu'un seul présentateur officiel, un seul partenaire principal et quelques partenaires majeurs.
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 13
Vous pouvez aussi donner l’exclusivité de secteur d’entreprise. Par exemple, si le présentateur officiel est une compagnie d’assurances, vous ne sollicitez pas d’autres entreprises de ce secteur.
Il n’est pas recommandé que votre événement porte le nom du plus grand commanditaire. En effet, si le donateur se désiste l’année suivante, vous devrez changer le nom de l’évènement, ce qui nuit à sa notoriété. Plusieurs formulations peuvent être utilisées. Exemple : le salon organisé avec la collaboration de... Si toute fois vous donnez le nom de votre donateur principal à votre évènement, nous vous suggérons de le faire pour une année seulement afin de pouvoir laisser vos portes ouvertes à d’autres pour l’année suivante.
4) FORMULAIRE D’ENTENTE
Avec la lettre de présentation et le plan de commandite, vous devriez remplir et présenter un formulaire d’entente.
*Voir Annexes suivantes pour un exemple :
6-1 Plan de commandite (page 35) 6-2 Formulaire d’entente (page 32)
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 14
7. SOMMAIRE DES ÉCHÉANCES
Dans chacune des communautés où aura lieu un salon, on doit établir un comité organisateur local pour l’activité.
Ces étapes sont présentées à titre indicatif seulement.
18 mois avant le salon
Mettre sur pied et tenir des rencontres régulières avec le Comité organisateur responsable du salon
Mesurer les progrès
Élaborer des objectifs mesurables
Préciser le thème général du salon
Choisir une date
Repérer toutes les sources de revenus (commanditaires, subventions, location de stands, commercialisation, etc.).
Développer un tableau d’échéanciers
Mettre sur pied le programme intérimaire
Organiser la logistique (location de la salle et du matériel audio-visuel, réservation d’un traiteur au besoin, impression des documents pertinents, etc.) en tenant compte du budget alloué pour le salon
Segmenter l’auditoire visé
Commencer à identifier les invités spéciaux
Commencer à créer des partenariats
Élaborer un plan marketing, un plan de publicité
Développer un plan de commandites
Choisir des outils promotionnels
Développer un budget
Créer un site Internet, une page Facebook, etc.
17 mois Construire une base de données
Préparer et mettre en œuvre une réunion initiale avec les fournisseurs
Préparer une ébauche de plan de salle
Identifier des commanditaires potentiels
15 mois Identifier les exposants potentiels
Commencer à préparer les contrats des fournisseurs
Identifier la logistique nécessaire pour le sur place
Identifier des opportunités de commandites : pauses café, dîners, sac à distribuer aux visiteurs, événements divers, etc.
Finaliser le plan de commandite et le distribuer à la liste de commanditaires potentiels
14 mois Préparer les infos sur les exposants confirmés
Développer un plan de promotion pour attirer les visiteurs
Signer les contrats avec les exposants
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 15
Mettre en œuvre le plan de publicité
Mettre à jour le site Internet avec les nouveaux renseignements.
Facebook – lancer une nouvelle régulièrement, par exemple, un nouveau exposant confirmé ou un conférencier confirmé
Finaliser le plan de salle
Continuer à enrichir la programmation
12 mois Finaliser le choix des fournisseurs et les réserver : photographe, graphiste, location d’équipement, etc.)
Finaliser le choix de l’animateur, des artistes, etc.; préparer, négocier et signer les contrats
Déterminer les équipements nécessaires (tables, chaises, nappes, séparateurs, système de son, etc.)
Choisir le matériel de promotion : carte postale, invitation, format du programme préliminaire, etc.
Envoyer des cartes postales : Réserver la date!
Déterminer les besoins de sécurité
Déterminer les besoins pour l’accès à la salle : carte laminée, billets, etc.
11 mois Revoir la liste des médias
Vérifier les dates limites pour publiciser l’info
Envoyer des communiqués de presse régulièrement pour annoncer les exposants et les conférenciers
Identifier l’hébergement et le transport nécessaires pour les invités spéciaux
9 mois Contacter les médiaux locaux
Mettre à jour le budget; revoir les prévisions budgétaires
Revoir l’échéancier des tâches
8 mois Confirmer les commanditaires et les partenaires du salon
Obtenir les logos nécessaires
7 mois Prépare les annonces publicitaires (radios, TV et journaux)
Préparer l’ébauche de la programmation initiale
Commencer à préparer les ébauches pour l’animateur
Finaliser tous les besoins en équipement
6 mois Faire du télémarketing au besoin
Préparer et envoyer la publicité préliminaire
Finaliser le plan de salle
Réviser les besoins en personnel
Obtenir tous les permis nécessaires
Déterminer les besoins en signalisation
Confirmer avec les assurances
Obtenir tout certificat nécessaire des exposants
Étudier les problèmes de sécurité qui pourraient se poser
Finaliser la location des équipements
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 16
5 mois Mettre à jour le site Internet
4 mois Reconfirmer avec les animateurs d’ateliers
Finaliser les menus au besoin ou les besoins en nourriture
Finaliser les décorations
Poster les invitations ou envoyer par courriel
Tous les contrats des fournisseurs devraient être signés
Réajuster le budget et les prévisions budgétaires
Finaliser l’échéancier et l’envoyer aux exposants
Préparer un plan pour l’arrivée des exposants et la sortie des exposants
Finaliser le plan de la salle en incluant les tables attitrées aux exposants
3 mois Envoyer les lettres d’invitation aux dignitaires;
Envoyer les invitations aux clubs locaux, etc.
2 mois Revoir tous les détails de dernière minute avec les exposants
Revoir la programmation avec l’animateur et finaliser la deuxième ébauche de ses notes
Obtenir tous les prix de tirage, de présence, etc.
Finaliser et imprimer le programme du salon
Vérifier pour tout certificat d’assurance pour les exposants
Faire un suivi auprès des invités spéciaux ou dignitaires qui n’ont pas répondu à l’invitation
1 mois Faire la publicité
Contacter les médias
Finalise tout changement aux menus (si nécessaire)
Sécuriser toutes les dispositions techniques de base
Identifier les problèmes de sécurité initiaux
Examiner les problèmes de dernière minute avec les fournisseurs
Devraient recevoir tous les cadeaux, prix, etc.
Finaliser et imprimer le programme du salon
Finaliser le plan pour l’arrivée des exposants et la sortie des exposants et leur faire parvenir
Distribuer les horaires et la logistique aux exposants, aux fournisseurs, à l'équipage et au personnel qui seront sur le site
Organiser une visite sur le site avec le photographe, le vidéographe, les membres du personnel, certains bénévoles, etc.
2 semaines avant
Donner le compte final au traiteur (si nécessaire)
Revoir l’organisation planifiée sur place
1 semaine avant
Faire le suivi de toutes les livraisons manquantes (fleurs, cadeaux, décoration, etc. )
Assembler une trousse incluant horaire des arrivées et départ des exposant, le programme du salon, le plan de salle, la liste de contacts, et toute autre élément de la logistique
Confirmer l’heure d’arrivée des exposants
Faire tout changement au plan de salle
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 17
Sur place Tout le personnel et les bénévoles doivent être sur le site; organiser une session de
briefing avec eux, revoir le programme de la journée
Assurer la liaison avec les responsables de la salle ou des lieux
Tout doit être prêt 30 minutes avant l’ouverture des portes
Assurer l’accueil
Assurer la liaison avec les exposants
Assurer la liaison avec l’animateur, les conférenciers, les invités spéciaux
Voir au bon déroulement du salon
1 mois après le salon
Envoyer des lettres de remerciement aux commanditaires, bailleurs de fonds, invités spéciaux, conférenciers, animateurs, exposants, bénévoles
Faire le point sur le salon; préparer le rapport final
Préparer le rapport financier : concilier le budget avec les reçus, expliquer les variantes.
Compiler les évaluations
Recueillir l'opinion des visiteurs par courriel ou par le biais d'un bulletin.
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 18
8. PROGRAMME POUR UN SALON
Le contenu du programme pour la journée demeure à la discrétion des organisateurs du salon. Si des dignitaires (député fédéral ou provincial, maire ou conseiller municipal) acceptent de participer au salon, il est recommandé de leur donner l'opportunité de s’adresser aux participants.
Le comité organisateur est encouragé à varier les sujets des présentations qui peuvent traiter de thématiques diverses et de l’heure.
Il est fortement recommandé que le comité organisateur local travaille étroitement avec les organismes qui desservent les personnes aînées dans leur communauté (centres de santé, groupes ethnoculturels, etc.). Il est aussi recommandé que le comité organisateur partage les informations au sujet du salon avec la Direction générale de la FARFO provinciale à Ottawa.
À noter que le programme devrait faire partie des trousses de bienvenue remises aux participants.
*Voir Annexe suivante pour un exemple :
8-1 Programme d’un salon pour personnes aînées (page 40)
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 19
9. BUDGET
Le budget est une des composantes les plus importantes dans l’organisation d’un salon. Commencez en identifiant :
• Combien votre organisme peut dépenser?
• Les partenaires avec qui vous pouvez partager les coûts.
• La disponibilité de subventions, dons ou autres sources de financement.
• Les coûts tels que conférenciers, publicité, salle, équipements (microphone etc.), nourriture etc. Séparez vos coûts par catégorie.
• Les frais qui doivent être payés d’avance ou différés à plus tard.
• L’emplacement. Considérez réduire vos coûts en tenant votre salon dans un espace communautaire ou en invitant des conférenciers qui présenteront bénévolement.
*Voir Annexe suivante pour un exemple :
9-1 Grille de budget (page 41)
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 20
10. GESTION DU RISQUE
Les salons combinent des opportunités et des risques. Les opportunités sont de rencontrer de nouveaux clients ou des clients potentiels et développer une meilleure image de l’organisme. Cependant, il existe des risques économiques normaux tels que moins de visiteurs ; un faible chiffre d'affaires. Ces risques peuvent être réduits en réalisant une préparation et une planification correcte de la gestion de l’événement.
Il est sage de préparer des scénarios de riposte à l’avance. Naturellement, il est impossible de tout prévoir, mais vous pouvez atténuer les risques en essayant d’identifier ceux auxquels vous aurez probablement à faire face, tout en leur formulant des réponses. Par exemple, qu’arrivera-t-il si un de vos conférenciers est coincé dans un embouteillage? Et si un projecteur lâchait en plein milieu d’une présentation? Vous vous faciliterez la tâche le jour de l’événement en vous posant ce type de question à l’avance. Il est aussi pratique courante de vérifier et revérifier tout avant le début de votre événement, tout particulièrement les appareils audio-visuels. En identifiant vos risques à l’avance vous pourrez réagir sans trop d’impact au déroulement du salon.
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 21
11. MARKETING/PUBLICITÉ/PROMOTION
Divers moyens existent pour faire le marketing du salon. Les responsables du salon doit choisir quels
instruments de communication (p.ex. conférence de presse, brochure, mailing direct, événements
spéciaux, bandeaux, publicité) utiliser.
Outre la promotion des ventes (échantillons, bons de réduction), des spectacles spéciaux de
l’organisateur, des soirées spéciales sur le lieu du salon, et le mailing direct sont des techniques de
marketing fortes, qui aident à mettre en avant le produit.
Promotion du salon
Commencez à publier votre événement assez tôt pour laisser le temps aux gens de vous rejoindre avec leurs questions et de faire de la place à leur horaire pour participer.
Adaptez bien votre campagne publicitaire à votre clientèle cible.
Faites la promotion de votre événement par un média proche de votre public cible (télé, journal, radio, dépliant etc.).
Utilisez des mots simples et faciles à comprendre dans la conception de votre matériel promotionnel.
Inclure les numéros de contact pour le suivi et les questions.
En répondant aux demandes d’information, spécifiez toujours pourquoi votre clientèle cible devrait assister au salon.
Le stand
Le stand des exposants doit être attrayant et informatif. Un concept de stand est un moyen en trois dimensions de promouvoir l’organisme qui souhaitent exposer ses produits et services. Les couleurs, les lumières, le design et les techniques audio-visuelles sont utilisées pour présenter les produits et services.
Lettres d’invitation
Il est suggéré d’inviter des dignitaires fédéraux, provinciaux et locaux au salon et de leur offrir l’occasion de s’adresser brièvement aux participants et aux personnes-ressources responsables des ateliers et des kiosques. On recommande de personnaliser la lettre afin que les dignitaires comprennent l’importance de cet événement pour la collectivité.
Les invitations aux dignitaires devraient inclure les personnes suivantes :
Le ministre délégué aux personnes âgées (provincial);
La ministre déléguée aux Affaires francophones (provincial);
Le/la député(e) provincial(e) local(e);
Le/la député(e) fédéral(e) local(e);
Le/la maire de la municipalité ou un(e) délégué(e).
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 22
Documents de promotion pour le salon
Le Comité organisateur doit faire des envois (lettre et affiche) à des organismes communautaires les invitant à promouvoir et à participer au salon. On suggère de ne pas se limiter aux organismes qui desservent les personnes aînées, mais d’inclure des organismes communautaires de plusieurs secteurs, par exemple : les centres de santé communautaires, les regroupements de minorités ethnoculturelles, les associations et les fondations de bénévoles qui fournissent des services aux citoyens atteints d’une maladie spécifique, etc.
Les organisateurs sont encouragés à acheminer des communiqués de presse aux différents médias dans leur communauté (journaux locaux, postes de radio et de télévision) non seulement pour leur demander de faire la promotion de l'événement, mais aussi pour les inviter à participer et à faire un reportage sur la journée.
Il est conseillé d’envoyer les communiqués de presse au moins trois semaines avant le salon et de faire parvenir un avis aux médias la semaine précédant le salon (invitation à faire un reportage). Par ailleurs, il est recommandé, dans l’éventualité que les médias ne couvrent pas cette journée, qu’un membre du Comité organisateur écrive un court article, accompagné de photographies, qui résume le salon et l’envoie aux journaux locaux. Cette stratégie assure presqu’à tout coup une publicité a posteriori au salon et lui donne de la visibilité auprès de la population en général.
En plus de la promotion locale, il est recommandé d’acheminer les communiqués de presse ainsi qu’une copie du programme final à la Direction générale de la FARFO à Ottawa ([email protected]). Celle-ci verra à mettre l’info dans le bulletin Vivre+ à plusieurs reprises avant la tenue du salon.
*Voir Annexes suivantes pour un exemple :
11-1 Lettre d’invitation aux dignitaires (page 36) 11-2 Lettre d'invitation pour les organismes locaux (page 37) 11-2 Communiqué de presse (page 38) 11-3 Affiche pour le salon (page 39) 11-4 Liste des médias (page 40) 11-5 Avis aux médias (page 41)
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 23
12. PLAN DE TRAVAIL AVEC ÉCHÉANCES
Il est suggéré que les organisateurs élaborent un plan de travail qui comprend les tâches à accomplir, une description de la tâche, la personne responsable et l'échéance pour accomplir la tâche.
*Voir Annexe suivante pour un exemple :
12-1 Plan de travail avec échéances (page 42)
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 24
13. L’ÉVALUATION
L'évaluation des activités de l’organisme fait partie intégrante d'un processus de gestion efficace. Finalement, c'est après la clôture du salon qu'on pourra statuer si la participation aura été un succès ou non. Cependant, pour assurer le succès, le personnel doit également travailler activement après le salon.
Indicateurs de rendement
- Nombre de visiteurs : le comptage des visiteurs au salon analyse la fréquence des visiteurs et identifie l’intérêt potentiel pour le thème du salon et pour les produits offerts chez les exposants.
- Nombre d’exposants - Nombre de commandes (chez les exposants) - Nombre de nouveaux consommateurs contactés (pour les exposants) - Les ventes comparées aux précédents salons (s’il y a lieu) - Nombre et qualité des publications lancées dans la presse et les médias sociaux - Nombre de brochures et d’échantillons distribués par les exposants et par l’organisme hôte : le
comptage du matériel distribué analyse le comportement par rapport à l’information et à l’intérêt des visiteurs pour les produits (calculer de l’inventaire au début et à la fin du salon).
Mécanismes d’évaluation
- Nombre de visiteurs - Liste du matériel distribué - Interviews auprès des visiteurs, soit verbales, écrites ou assistées par ordinateur (5 à 20
minutes selon le nombre de questions). On peut évaluer la segmentation des visiteurs et recevoir des avis sur l’offre d’information, le choix des exposants, l’attrait des stands, etc.
- Interviews de visiteurs après le salon (approx. 4 à 6 semaines après le salon), soit verbales ou écrites (durées de 20 minutes approx.)
- Interviews avec les exposants afin d’obtenir de la rétroaction pour améliorer un futur salon. - Analyse de l’impact et de l’efficacité de la publicité
Retour sur l’investissement
• L'évaluation de la participation à un salon est étroitement liée au "Retour sur Investissement (ROI)" du salon. L’organisme devrait pouvoir s'assurer que la participation à une manifestation a été un succès ou non. Pour cela, il y a lieu de calculer combien de ressources (p. ex. le financement, les personnes-heures, ou d'autres investissements) ont été mises en œuvre pour la participation et combien de profit a pu être retiré du salon.
• Actuellement, plusieurs modèles, fort différents, coexistent. Des modèles d'évaluation transforment des retours quantitatifs et qualitatifs en des échelles uniformes.
• Le budget prévisionnel doit être vérifié. Les écarts doivent être identifiés et analysés. • Il est aussi important de pouvoir comparer la participation à plusieurs salons ou afin d'évaluer la
participation annuelle à un salon.
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 25
14. LE RAPPORT FINAL ET LES DOCUMENTS AFFÉRENTS
Le formulaire d’évaluation du salon par les visiteurs :
La préparation d’un formulaire d’évaluation du salon est une composante essentielle de l'organisation de la journée et de la planification des salons à venir. Il est nécessaire de demander aux visiteurs de compléter une évaluation de la journée et de superviser, si possible, cette dernière étape du salon.
Note : Histoire de s’assurer que le document soit complété, prévoir du temps après chaque atelier pour l’évaluation. De cette façon, les chances sont meilleures d’obtenir un formulaire complet.
La compilation sommaire des évaluations des visiteurs :
L’information contenue dans les formulaires d’évaluation complétés par les visiteurs doit être synthétisée dans une compilation sommaire, laquelle servira aux organisateurs à préparer le rapport final destiné à l’organisme gestionnaire du projet et au bailleur de fonds si tel est le cas.
Le rapport final :
Après chaque salon, le Comité organisateur local doit compléter un rapport final. Ce document doit faire état des commentaires des organisateurs sur le déroulement du salon et de leurs recommandations pour les prochains salons. Les succès et les défis présentés par l’organisation et la tenue de cette activité doivent y être soulignés de même que les améliorations à y apporter.
Le rapport final doit être accompagné des documents suivants :
La compilation sommaire des formulaires d’évaluation des participants;
Le rapport financier. *Voir Annexes suivantes pour un exemple :
14-1 Formulaire de divulgation (page 46) 14-2 Modèle d’un formulaire d'évaluation par les participants (page 47) 14-3 Compilation sommaire des formulaires d’évaluation des participants (page 49) 14-4 Rapport final (page 51) 14-5 Rapport financier (page 57)
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 26
15. AUTRES
Trousse pour les visiteurs
Il est suggéré d'offrir, si possible, une trousse à chaque visiteur. Les visiteurs apprécient recevoir un sac ou un cartable avec de l'information sur les produits, les programmes et les services disponibles pour les personnes aînées. Il est possible que la municipalité ou autre organisme puisse fournir des sacs. Sur demande, certains ministères peuvent faire parvenir au regroupement hôte des copies de divers guides, dépliant ou pamphlets pour mettre dans les trousses. D'autres organismes peuvent aussi distribuer divers types de documentation (les exposants, par exemple, sont généralement intéressés à donner des dépliants informatifs et du matériel promotionnel).
Exemple de lettre d’accueil : Le ministre délégué aux Affaires des personnes âgées
Si le ministre ne peut participer au Salon, on peut demander une lettre d'accueil du ministre. Cette lettre sera lue par l'animateur au début du programme, pendant la mise en contexte de la journée.
On doit demander la lettre, par écrit, au moins 4 semaines avant le Salon.
Remerciements pour les bénévoles et les animateurs
Après le Salon, on doit envoyer une lettre ou un certificat de remerciement aux personnes-ressources et aux bénévoles qui ont appuyé la planification et l'exécution du Salon (voir Annexe 15 pour les modèles).
Services de secouristes
Si les services de secouristes ne sont pas disponibles sur les lieux, on doit s'assurer que les numéros d'urgence sont affichés et accessibles. Il se peut que les services de secouristes occasionnent des frais. Ceux-ci doivent être inclus dans le budget.
Facilités d’accès pour personnes ayant des handicaps
On doit, dans l’outil promotionnel, décrire les facilités d’accès pour assurer le confort des personnes à mobilité réduite : rampes, ascenseurs, salles de toilette accessibles ainsi que les services offerts, s'il y a lieu: LSQ, etc. *Voir Annexes suivantes pour un exemple :
15-1 Lettre de remerciement pour les bénévoles et les animateurs (page 64) 15-2 Certificat de remerciement (page 65)
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 27
BIBLIOGRAPHIE
Le Rôle des Foires et Salons dans le Marketing Mix : Ce document a servi de cours et a été réalisé par le prof.dr. J. Beier de la University of Cooperative Education à Ravensburg en Allemagne sur demande de l’UFI,The Global Association of the Exhibition Industry; la traduction française a été réalisée à l’initiative de Febelux et Expobel. La version française est sponsorisée par: Artexis,AS Technology, Easy Fairs, Enjeu, Expo Sure, Ifas & Publiganda. Guide pour faciliter l’organisation d’un colloque, d’un congrès ou d’un perfectionnement, réalisé par Anne Julien, chargée de projets au Service de la recherche et du développement, Marie Labbé, coordonnatrice de l’enseignement secondaire du Service de l’animation pédagogique, Commission scolaire de la Beauce-Etchemin, Novembre 2004
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 28
ANNEXES
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 29
6-1 Plan de commandite - modèle
PLAN DE COMMANDITES – SALON 20… La Fédération des aînés et retraités francophones de l’Ontario (FAFO) est présentement responsable, de la gestion du projet des Salons pour les personnes aînées Les salons sont principalement axées sur la présentation d’ateliers et de conférences explorant divers thèmes d’intérêt pour le public des personnes aînées francophones – abus, fraude, nutrition, questions financières et juridiques, santé physique et mentale, sécurité, services aux personnes aînées, etc. - et elles incluent des kiosques à vocation informative et commerciale. Les salons constituent des instruments de sensibilisation et d’éducation privilégiés à des sujets qui touchent de près la qualité de vie de cette clientèle spécifique. De plus, leur organisation et leur planification s’avèrent une excellente occasion de renouveler ou de créer des partenariats avec des organismes voués à la défense et à la promotion des intérêts des personnes aînées francophones de l’Ontario.
La Fédération des aînés et retraités francophones de l’Ontario (FARFO) est un organisme à but non lucratif ayant comme mission la promotion de la qualité de vie des 50 ans et plus et la protection de leurs droits et de leurs intérêts. De plus, elle vise à promouvoir l’image positive du vieillissement et l'engagement communautaire des francophones de 50 ans et plus, domiciliés en Ontario.
Nous croyons que votre organisme serait l’organisme idéal pour appuyer le Salon qui se tiendra à …..(date et endroit). Nous avons préparé un plan de commandite et nous savons que l’une ou l’autre des options pourront vous intéresser. PARTENAIRE OR (10 000 $ - limité à un commanditaire principal) Cette commandite vise à appuyer le financement de l’ensemble du Salon. Visibilité offerte :
Logo de votre organisme sur le site Internet de la FARFO avec un hyperlien vers votre
site et dans les médias sociaux.
Logo sur tout le matériel imprimé, par exemple, affiche ou programme du salon s’il y a
lieu.
Logo de votre organisme à la page des remerciements dans le programme ou autre
format.
Mention spéciale et remerciements par l’hôte lors du Salon (par les animateurs).
Kiosque au Salon (géré par votre organisme).
Bannière (en format paraposte ou autre) de votre organisme sur les lieux du Salon.
Bannière/paraposte sur place (de votre organisme).
Logo dans les publicités du Salon.
Mention dans les communiqués de presse en lien avec le Salon.
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 30
PARTENAIRE ARGENT (5 000 $ - limité à 2 commanditaires) Cette commandite vise à appuyer le financement de la promotion du Salon.
Logo de votre organisme sur le site Internet de la FARFO avec un hyperlien vers votre
site et dans les médias sociaux.
Logo sur tout le matériel imprimé, par exemple, affiche ou programme du Saon.
Logo de votre organisme à la page des remerciements dans le programme ou autre
format.
Mention spéciale et remerciements par l’hôte lors du Salon (par les animateurs).
Kiosque au Salon (géré par votre organisme).
Bannière/paraposte sur place (géré par votre organisme).
Logo dans les publicités du Salon.
PARTENAIRE BRONZE (2500 $ - illimité)
Logo de votre organisme sur le site Internet de la FARFO avec un hyperlien vers votre
site et dans les médias sociaux.
Logo sur tout le matériel imprimé, par exemple, affiche ou programme du Salon s’il y a
lieu.
Logo de votre organisme à la page des remerciements dans le programme ou autre
format.
Mention spéciale et remerciements par l’hôte lors du Salon (par les animateurs).
SOMMAIRE DE LA VISIBILITÉ OFFERTE PAR CATÉGORIE
VISIBILITÉ OR (10 000 $)
ARGENT (5 000 $)
BRONZE (2 500 $)
Logo site Internet de la FARFO X X X
Logo sur tout le matériel imprimé X X X
Logo dans le programme X X X
Logo à la page des remerciements dans le programme X X X
Remerciements lors du Salon X X X
Kiosque X X
Bannière/paraposte sur place X X
Logo dans les publicités du Salon X X
Logo dans les publicités du Salon X
Mention dans les communiqués de presse X
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 31
FORMULAIRE À L’INTENTION DES COMMANDITAIRES
NOM DE L’ORGANISME
NOM DU SIGNATAIRE
Téléphone du signataire
Courriel du signataire
PERSONNE-RESSOURCE (si différent du signataire)
Téléphone de la personne ressource
Cellulaire de la personne ressource
Courriel de la personne ressource
CHOIX DES COMMANDITES
Cocher svp :
Or (10 000 $)
ARGENT (5 000 $)
BRONZE (2 500 $)
Veuillez expédier le formulaire dûment rempli par courriel à Denise Lemire, d.g., dans les plus brefs délais à [email protected] et transmettre le chèque de paiement à l’ordre de FARFO à l’adresse suivante : 1492B, chemin Star Top, Ottawa (Ontario) K1B 3W6. Un reçu ainsi que les consignes et une entente vous seront remis suite à la réception du paiement. Pour tout renseignement, veuillez contacter : Denise Lemire, d.g. - 1.800.819.3236 poste 2022 ou par courriel à [email protected]. Merci de votre intérêt et appui à la FARFO!
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 32
6-2 Formulaire d’entente - modèle
PROTOCOLE D’ENTENTE
G.13 - Numéro d’entente
ENTRE La FARFO OTTAWA ON Téléphone : 800 819-3236 poste 20122, représentée par madame Denise Lemire, directrice générale. Ci-après désigné « le commandité ». ET Nom de l’organisation : Adresse : Numéro de téléphone : Représenté par : Titre : Ci-après désigné « le commanditaire ». LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT :
1. OBJET DE L’ENTENTE : Le commandité accorde au commanditaire le statut de partenaire selon le choix ci-dessous pour son investissement dans la réalisation du SALON…...
2. MONTANT DE LA PRÉSENTE ENTENTE
CHOIX DE LA COMMANDITE CONFIRMÉE
Cocher svp :
Or (10 000 $)
ARGENT (5 000 $)
BRONZE (2 500 $)
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 33
3. OBLIGATIONS DU COMMANDITÉ :
Le commandité s’engage à respecter le plan de visibilité pour le partenariat coché. …..intégrer la liste
4. OBLIGATIONS DU COMMANDITAIRE Le commanditaire s’engage à verser au commandité la somme déterminée selon le présent contrat dès réception de la facture. Le commanditaire s’engage à fournir son logo pour le niveau de partenariat confirmé et à autoriser le commandité pour son utilisation dans les documents promotionnels du Salon.
5. DROIT DE PREMIER REFUS La FARFO accorde au commanditaire un droit de premier refus pour la commandite du prochain SALON 2019 selon le choix fait au point 2. La FARFO avise le commanditaire par écrit de son intention de renouveler l’entente de partenariat; le commanditaire doit, dans les 30 jours de la réception d’un tel avis, informer la FARFO de son intention de commanditer ses activités à titre de partenaire ou de refuser la poursuite du partenariat, le tout selon les termes et conditions convenus par les parties.
6. SIGNATURE DE L’ENTENTE : Les parties aux présentes reconnaissent avoir pris connaissance de chacune des clauses du présent contrat et s’en déclarent entièrement satisfaites. FÉDÉRATION DES AÎNÉS ET RETRAITÉS FRANCOPHONE DE L’ONTARIO Signature : ______________________________ Date : ____________ Denise Lemire, directrice générale Dûment autorisée à cet effet. Nom de l’entreprise : Nom du représentant : Signature : __________________________ Date : ____________ Représentant du commanditaire Dûment autorisé à cet effet.
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 34
8-1 Programme d’un salon pour personnes aînées - modèle
09 h 00 Le Salon des exposants est ouvert jusqu’à 17 h Salle (nom) (endroit)
09 h 30 Mot de bienvenue (animateur attitré) Salle (nom) (endroit)
09 h 45 ATELIER # 1 : (Titre de l’atelier) (Nom de l’animateur/trice et son titre)
Salle (nom)
10 h 30 Pause santé, visite aux exposants Salle (nom)
10 h 45 ATELIER # 2 : (Titre de l’atelier) (Nom de l’animateur/trice et son titre)
Salle (nom)
11 h 30 Dîner Salle (nom)
11 h 50 (Liste des activités sur l’heure du dîner, s’il y a lieu)
12 h 15 Visite aux exposants Salle (nom)
12 h 45 ATELIER # 3 : (Titre de l’atelier) (Nom de l’animateur/trice et son titre)
Salle (nom)
13 h 30 Pause santé Salle (nom)
13 h 45 ATELIER # 4 : (Titre de l’atelier) (Nom de l’animateur/trice et son titre)
Salle (nom)
14 h 30 Évaluation et cérémonie de clôture Salle (nom)
Partenaires : faire la liste des organismes partenaires afin de les remercier.
Nos plus sincères remerciements!
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 35
9-1 Grille de budget - modèle
GRILLE DE BUDGET À REMPLIR
Poste budgétaire Montant demandé 1. SALAIRE ET AVANTAGES SOCIAUX
2. LOCATION DE LA SALLE/LIEUX
3. REPAS (incluant collations et breuvages pour vos bénévoles et membres du personnel)
4. PERSONNES-RESSOURCES - Frais de déplacement et honoraires (s’il y a lieu) *Détailler
5. DÉPLACEMENTS - Frais de transport (frais de location d’un autobus pour les
participants s’il y a lieu, pour les bénévoles et les membres du personnel, invités spéciaux, etc.)
- Frais de transport des membres du Comité organisateur *Détailler
6. ADMINISTRATION : - Coûts d’impression pour les trousses d’information, frais postaux,
d’appels interurbains, de conférences téléphoniques, etc. *Détailler
7. PROMOTION : - Affiches, billets confirmant l’inscription, publicité payante dans les
journaux locaux, récompenses aux présentateurs, etc. *Détailler
8. Varia (détailler) - Audiovisuel, système de son, etc.
TOTAL
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 36
11-1 Lettre d’invitation aux dignitaires - modèle
LOGO DU SALON Date Monsieur Gerry Phillips Ministre délégué aux personnes âgées Secrétariat aux affaires des personnes âgées de l’Ontario 777, rue Bay, 601C Toronto ON M7A 2J4 Monsieur le Ministre, Il me fait plaisir de vous inviter à prendre la parole à notre Salon pour aînés qui aura lieu le date, à endroit situé au adresse. Cet événement rassemblera nombre personnes de la communauté francophone du région (détailler). Le but de ce salon est de renseigner les personnes de 50 ans et plus sur différents sujets qui rejoignent leurs préoccupations et sur des programmes, services et produits auxquels elles ont des besoins spécifiques pouraméliorer leur qualité de vie. Nous voulons les encourager à créer des liens entre elles ou avec toute personne désireuse de mieux comprendre un proche aîné et de l’aider à profiter au maximum de la vie. Le salon se déroulera sous le thème « nom du thème pour la journée » et comprendra des ateliers, des kiosques d’information de diverses organisations et commerce. Il permettra des échanges détendus et conviviaux entre les visiteurs. Le programme de la journée vous sera envoyé sous peu. Nous serons heureux de vous accueillir pour la cérémonie d’ouverture et soyez assuré que nous adapterons notre programme pour faciliter votre présence à cette rencontre afin que vous puissiez vous adresser aux participants. Au nom des membres du Comité organisateur, je vous remercie à l’avance de votre collaboration. Je vous prie d’agréer, Monsieur le Ministre, mes sentiments distingués. Nom Organisation Adresse
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 37
11-2 Lettre d’invitation pour les organismes locaux - modèle
LOGO DU SALON Date Madame, Monsieur, Le ….nom de l’organisme, et le nom du regroupement organisent un salon pour aînés francophones qui aura lieu le date au endroit situé au adresse à ville. Cette initiative rassemblera nombre personnes de la communauté francophone du région. Le but de ce salon est de renseigner les francophones de 50 ans et plus sur des sujets qui rejoignent leurs préoccupations et sur des programmes, services et produits auxquels ils ont besoin pour améliorer leur qualité de vie. Nous voulons les encourager à créer des liens entre eux ou avec toute personne désireuse de mieux comprendre un proche aîné et de l’aider à profiter au maximum de la vie. Salon pour les personnes aînées
Date Heure Endroit Adresse Cette journée offrira l’occasion aux participants d’obtenir des renseignements sur les produits, programmes et les services offerts en français aux personnes aînées, en Ontario et dans notre région. Vous trouverez, ci-jointe, l’information sur le salon. Nous vous demandons de bien vouloir l’afficher ou de distribuer ces renseignements aux personnes aînées de votre organisme, et ainsi de les encourager à participer. Salon pour les personnes aînées - Date
Nom– Téléphone Nom– Téléphone Cordialement, Nom Organisation Pièce jointe communiqué de presse
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 38
11-3 Communiqué de presse - modèle
LOGO DU SALON
SALON FRANCOPHONE POUR AÎNÉS
« La vie active… c'est pour la vie »
Date et Heure Location, Adresse
Vous êtes cordialement invité à participer au salon organisée pour les personnes de 50 ans et plus de la région du nom de la région. Cet événement aura lieu au endroit situé au adresse à ville. Ce salon Est un projet de ….nom de votre organisme et est financée par …inscrire le bailleur de fonds ou le commanditaire principal. Notre organisme et son comité organisateur désirent vous sensibiliser aux produits, programmes et services qui permettra d’améliorer votre qualité de vie et de vieillir en santé. Le salon offrira des activités telles que des séminaires touchant des sujets d’intérêt pour les personnes de 50 ans et plus ainsi que des informations sur les produits et services disponibles dans la région. Les participants auront l‘occasion de créer des liens avec des personnes de leur milieu qui désirent mieux comprendre un proche aîné et l’aider à profiter au maximum de la vie. La journée permettra d’apprécier les différents produits et services offerts dans la région. Visitez le site Internet du Salon pour les détails.
- 30 - Contact : Nom : Numéro de téléphone : Courriel :
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 39
11-4 Affiche pour le salon - modèle
Visitez les sites Internet pour des examples d’affiches.
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 40
11-5 Liste des médias
Liste de médias locaux
Médias Responsables des contacts
1) Journaux : - quotidien - hebdomadaire
2) Radio-Canada - radio et télévision
3) Câble - La boîte
4) Radio francophone
5) Bulletins paroissiaux
6) Listes par courriel ('list serve')
7) Sites Internet communautaires
8) Poste de télévision local
9) Autres
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 41
11-6 Avis aux médias - modèle
LOGO DU SALON
Avis aux médias – Salon à ville le date du salon Ville, date d'aujourd'hui – Un Salon destinée principalement aux personnes francophones de 50 ans et plus de région présentera nombre conférences portant sur les sujets suivants (inscrire selon le contenu) : les services gouvernementaux pour les personnes aînées, le choix d’un logement, l’usage des médicaments, la prévention et la sécurité et les services communautaires. Une quarantaine de kiosques (ajuster selon le cas) de renseignements seront à la disposition des visiteurs. Ce salon d’information est un projet de …indiquer le nom de votre organisme et est financé par ….indiquer le bailleur de fonds ou le commanditaire principal. Veuillez vous joindre (selon le cas) à nom, député de circonscription, nom, député de circonscription, nom, maire de ville, nom, président de … et aux représentants de nombreux organismes communautaires. Date Durée : de heure à heure Lieu : endroit du salon Renseignements : Nom du regroupement hôte, région, numéro de téléphone
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 42
12-1 Plan de travail avec échéances - modèle
Ceci n’est qu’un modèle de plan de travail et peut varier selon les tâches, l’envergure du salon, la disponibilité des ressources humaines et financières de l’organisme. Les responsables présentés dans le tableau ci-dessous peuvent aussi être des bénévoles et pas nécessairement rémunérés, selon les ressources financières qui seront à la disponibilité du Salon.
ÉCHÉANCE TACHES À FAIRE RESPONSABLE SUIVI 18 mois avant le salon
Mettre sur pied et tenir des rencontres régulières avec le Comité organisateur
Présidence du Comité organisateur
Choisir un responsable du salon Comité organisateur
Mesurer les progrès Coordonnateur, présentés au Comité organisateur
Élaborer des objectifs mesurables Coordonnateur, présentés au Comité organisateur
Préciser le thème général du salon Comité organisateur
Choisir une date Comité organisateur
Repérer toutes les sources de revenus (commanditaires, subventions, location de stands, commercialisation, etc.).
Coordonnateur
Développer un tableau d’échéanciers Coordonnateur
Mettre sur pied le programme intérimaire Coordonnateur, entériné par Comité organisateur
Organiser la logistique (location de la salle et du matériel audio-visuel, réservation d’un traiteur au besoin, impression des documents pertinents, etc.) en tenant compte du budget alloué pour le salon
Coordonnateur
Segmenter l’auditoire visé Coordonnateur
Commencer à identifier les invités spéciaux Coordonnateur, entérinés par le Comité organisateur
Commencer à créer des partenariats Coordonnateur, avec collaboration des membres du Comité organisateur
Élaborer un plan marketing, un plan de publicité Agent de marketing/publicité, approuvé par le coordonnateur
Développer un plan de commandites Coordonnateur
Choisir des outils promotionnels Agent de communications
Développer un budget Coordonnateur, entériné par le Comité organisateur
Créer un site Internet, une page Facebook, etc. Agent de communications
17 mois Construire une base de données pour la liste de distribution des infos
Agent de communications
Préparer et mettre en œuvre une réunion initiale avec les fournisseurs
Coordonnateur
Préparer une ébauche de plan de salle Coordonnateur
Identifier des commanditaires potentiels Coordonnateur
15 mois Identifier les exposants potentiels Coordonnateur, en collaboration avec les membres du Comité organisateur
Commencer à préparer les contrats des fournisseurs Coordonnateur
Identifier la logistique nécessaire pour le sur place Coordonnateur
Identifier des opportunités de commandites : pauses café, dîners, sac à distribuer aux visiteurs, événements divers, etc.
Coordonnateur avec agent de marketing/publicité
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 43
ÉCHÉANCE TACHES À FAIRE RESPONSABLE SUIVI Finaliser le plan de commandite et le distribuer à la liste
de commanditaires potentiels Coordonnateur
14 mois Préparer les infos sur les exposants confirmés Préposé à l’accueil et aux services des exposants et commanditaires
Développer un plan de promotion pour attirer les visiteurs
Agent de marketing/publicité
Signer les contrats avec les exposants Coordonnateur
Mettre en œuvre le plan de publicité Agent de marketing/publicité
Mettre à jour le site Internet avec les nouveaux renseignements
Agent des communications
Facebook – lancer une nouvelle régulièrement, par exemple, un nouveau exposant confirmé ou un conférencier confirmé
Agent des communications
Finaliser le plan de salle Coordonnateur
Continuer à enrichir la programmation Agent de la programmation
12 mois Finaliser le choix des fournisseurs et les réserver : photographe, graphiste, location d’équipement, etc.)
Coordonnateur
Finaliser le choix de l’animateur, des artistes, etc.; préparer, négocier et signer les contrats
Coordonnateur et agent de programmation
Déterminer les équipements nécessaires (tables, chaises, nappes, séparateurs, système de son, etc.)
Coordonnateur
Choisir le matériel de promotion : carte postale, invitation, format du programme préliminaire, etc.
Agent de communication
Envoyer des cartes postales : Réserver la date! Agent de communication, avec adjoint administratif ou bénévoles
Déterminer les besoins de sécurité Coordonnateur
Déterminer les besoins pour l’accès à la salle : carte laminée, billets, etc.
Coordonnateur
11 mois Revoir la liste des médias Agent des communications
Vérifier les dates limites pour publiciser l’info Agent des communications
Envoyer des communiqués de presse régulièrement pour annoncer les exposants et les conférenciers
Agent des communications
Identifier l’hébergement et le transport nécessaires pour les invités spéciaux
Agent de programmation
9 mois Contacter les médiaux locaux Agent des communications
Mettre à jour le budget Coordonnateur avec agent des finances
Revoir les prévisions budgétaires Coordonnateur et entériné par le Comité organisateur
Revoir l’échéancier des tâches Coordonnateur et l’équipe
Confirmer les commanditaires et les partenaires du salon
Coordonnateur
8 mois Obtenir les logos nécessaires Agent des communications
7 mois Prépare les annonces publicitaires (radios, TV et journaux)
Agent des communications avec graphiste
Préparer l’ébauche de la programmation initiale Agent des communications avec agent de la programmation
Commencer à préparer les ébauches pour l’animateur Agent de la programmation
Finaliser tous les besoins en équipement Coordonnateur
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 44
ÉCHÉANCE TACHES À FAIRE RESPONSABLE SUIVI 6 mois Faire du télémarketing au besoin Agent de marketing/publicité avec
bénévoles
Préparer et envoyer la publicité préliminaire Agent de marketing/publicité avec agent de communications
Finaliser le plan de salle Coordonnateur
Réviser les besoins en personnel Coordonnateur
Obtenir tous les permis nécessaires Coordonnateur avec adjoint administratif
Déterminer les besoins en signalisation Agent de communications
Confirmer avec les assurances Coordonnateur ou adjoint administratif
Obtenir tout certificat nécessaire des exposants Préposé à l’accueil et aux services des exposants et commanditaires
Étudier les problèmes de sécurité qui pourraient se poser
Coordonnateur
Finaliser la location des équipements Coordonnateur
5 mois Mettre à jour le site Internet Agent de communications
4 mois Reconfirmer avec les animateurs d’ateliers, les conférenciers, etc.
Agent de programmation
Finaliser les menus au besoin ou les besoins en nourriture
Coordonnateur
Finaliser les décorations Agent de marketing/publicité avec l’agent de communications
Poster les invitations ou envoyer par courriel Adjoint administratif
Tous les contrats des fournisseurs devraient être signés Coordonnateur
Réajuster le budget et les prévisions budgétaires Coordonnateur, entérinés par le Comité organisateur
Finaliser l’échéancier et l’envoyer aux exposants Préposé à l’accueil et aux services des exposants et commanditaires
Préparer un plan pour l’arrivée des exposants et la sortie des exposants
Préposé à l’accueil et aux services des exposants et commanditaires
Finaliser le plan de la salle en incluant les tables attitrées aux exposants
Coordonnateur avec le Préposé à l’accueil et aux services des exposants et commanditaires
3 mois Envoyer les lettres d’invitation aux dignitaires Agent des communications
Envoyer les invitations aux clubs locaux, etc. Agent des communications
2 mois Revoir tous les détails de dernière minute avec les exposants
Préposé à l’accueil et aux services des exposants et commanditaires
Revoir la programmation avec l’animateur et finaliser la deuxième ébauche de ses notes
Agent de communications avec coordonnateur
Obtenir tous les prix de tirage, de présence, etc. Adjoint administratif
Finaliser et imprimer le programme du salon Agent de communications avec approbation du coordonnateur
Vérifier pour tout certificat d’assurance pour les exposants
Préposé à l’accueil et aux services des exposants et commanditaires
Faire un suivi auprès des invités spéciaux ou dignitaires qui n’ont pas répondu à l’invitation
Agent de communications
1 mois Faire la publicité Agent de marketing/publicité avec agent de communications
Contacter les médias Agent de communications
Finalise tout changement aux menus (si nécessaire) Coordonnateur
Sécuriser toutes les dispositions techniques de base Coordonnateur
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 45
ÉCHÉANCE TACHES À FAIRE RESPONSABLE SUIVI Identifier les problèmes de sécurité initiaux Coordonnateur
Examiner les problèmes de dernière minute avec les fournisseurs
Coordonnateur
Devraient recevoir tous les cadeaux, prix, etc. Adjoint administratif
Finaliser et imprimer le programme du salon Agent de communications avec approbation du coordonnateur
Finaliser le plan pour l’arrivée des exposants et la sortie des exposants et leur faire parvenir
Préposé à l’accueil et aux services des exposants et commanditaires
Distribuer les horaires et la logistique aux exposants, aux fournisseurs, à l'équipage et au personnel qui seront sur le site
Préposé à l’accueil et aux services des exposants et commanditaires
Organiser une visite sur le site avec le photographe, le vidéographe, les membres du personnel, certains bénévoles, etc.
Coordonnateur
2 semaines avant
Donner le compte final au traiteur (si nécessaire) Adjoint administratif
Revoir l’organisation planifiée sur place Coordonnateur et équipe
1 semaine avant
Faire le suivi de toutes les livraisons manquantes (fleurs, cadeaux, décoration, etc. )
Adjoint administratif
Assembler une trousse incluant horaire des arrivées et départ des exposants, le programme du salon, le plan de salle, la liste de contacts, et toute autre élément de la logistique
Adjoint administratif
Confirmer l’heure d’arrivée des exposants Préposé à l’accueil et aux services des exposants et commanditaires
Faire tout changement au plan de salle Coordonnateur
Sur place Tout le personnel et les bénévoles doivent être sur le site; organiser une session de briefing avec eux, revoir le programme de la journée
Coordonnateur
Assurer la liaison avec les responsables de la salle ou des lieux
Coordonnateur
Tout doit être prêt 30 minutes avant l’ouverture des portes
Coordonnateur
Assurer l’accueil Préposé à l’accueil des bénévoles et visiteurs
Assurer la liaison avec les exposants Préposé à l’accueil et aux services des exposants et commanditaires
Assurer la liaison avec l’animateur, les conférenciers, les invités spéciaux
Agent de programmation
Voir au bon déroulement du salon Coordonnateur
1 mois après le salon
Envoyer des lettres de remerciement aux commanditaires, bailleurs de fonds, invités spéciaux, conférenciers, animateurs, exposants, bénévoles
Adjoint administratif
Faire le point sur le salon; préparer le rapport final Coordonnateur
Préparer le rapport financier : concilier le budget avec les reçus, expliquer les variantes.
Coordonnateur
Compiler les évaluations Adjoint administratif
Recueillir l'opinion des visiteurs par courriel ou par le biais d'un bulletin
Agent de communications
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 46
14-1 Formulaire de divulgation - modèle
*Se servir du formulaire si nécessaire
Divulgation par des personnes âgées d’au moins 18 ans Conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, je consens par la présente à ce que le ministère du Tourisme utilise et divulgue, dans ses documents publicitaires ou par le biais de la diffusion aux médias, mon nom ou ma photographie prise à ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ (veuillez barrer toute utilisation à laquelle vous ne consentez pas ou le nom ou la photographie que vous ne voulez pas voir divulgué(e)). Je comprends que je pourrai annuler ou modifier ce consentement à tout moment, sur préavis par écrit envoyé au secrétariat de l’organisme organisateur. ___________________________________________ ___________________________________ Signature du particulier Date ___________________________________________ ___________________________________ Nom du particulier (en lettres moulées) Numéro de téléphone du particulier (uniquement à des fins administratives ministérielles) ______________________________________________________________________________________ Adresse du particulier (en lettres moulées - uniquement à des fins administratives ministérielles) Réservé au ministère Consentement signé obtenu par: _________________________________________________________ Nom de la personne, division, direction
Accès à l’information et protection de la vie privée
La collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels par le gouvernement de l’Ontario sont régies par la Loi de 1990 sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, chapitre F.31, telle que modifiée. Si vous y consentez, votre nom et votre photographie (ou si vous avez donné votre autorisation en tant que parent ayant la garde d’un enfant âgé de moins de 18 ans ou comme tutrice ou tuteur de cet enfant, le nom ou la photographie de cet enfant) pourront être
utilisés et publiés par le ministère du Tourisme, de la culture et des loisirs dans tout média publicitaire ou par le biais de la diffusion aux
médias, et pour aucune autre fin. Pour de plus amples renseignements, s’adresser à : Ministère du Tourisme et de la Culture 900, rue Bay, 9
e étage,Toronto (Ontario)
M7A 2E1 Téléphone : 416-326-9326
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 47
14-2 Formulaire d’évaluation par les participants - modèle
*Photocopier et inclure dans la trousse des visiteurs (recto-verso)
NOM DU SALON :
Date : Participant :
Homme Femme Membre d’une minorité ethnoculturelle Francophone
Âge : Moins de 50 ans Entre 50 et 60 Entre 60 et 70 Entre 70 et 80 80 ans et plus
Activités Appréciation des visiteurs
Commentaires
Très bien
Bien Moins bien
Accueil
Atelier (Titre)
Atelier (Titre)
Atelier (Titre)
Atelier (Titre)
Atelier (Titre)
Atelier (Titre)
Atelier (Titre)
Atelier (Titre)
Animation générale de la journée
Emplacement et salle(s)
Exposants (kiosques)
Nourriture
Suggestions pour des thèmes d’ateliers futurs :
(Ajouter des lignes au besoin)
Autres commentaires (préciser) :
(Ajouter des lignes au besoin)
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 48
1. Je reviendrais si un autre salon était organisé :
Oui ___ Non ___
2. Je suis davantage renseigné(e) au sujet des produits, services et programmes présentés aujourd’hui :
Oui ___ Non ___
3. Je désire être abonné(e) gratuitement au bulletin de ….nom de l’organisme.
Oui ___ Non ___ Si oui, veuillez indiquer votre courriel : ____________________________________
COMMENTAIRES ADDITIONNELS :
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 49
14-3 Compilation sommaire des formulaires d’évaluation des participants - modèle
Date du salon :
Endroit :
Nombre de visiteurs : Hommes : ________ Femmes : ________ Membres de minorités ethnoculturelles francophones : ________
Âge des participants : Moins de 50 ans : ________ Entre 50 et 60 ans : ________ Entre 60 et 70 ans : ________ Entre 70 et 80 ans : ________ 80 ans et plus : ________
Nombre de formulaires d’évaluation complétés :
Nombre de visiteurs ayant complété le document :
Comment remplir le formulaire :
Inscrivez dans la colonne Appréciation de la clientèle le nombre de coches qui apparaissent dans les formulaires d’évaluation des visiteurs pour chacune des activités selon les évaluations Très bien, Bien et Moins bien.
Exemple : 100 personnes vous ont remis des formulaires complétés. Pour l’activité Accueil, en additionnant tous les formulaires, vous constatez qu’il y en a 40 qui affichent Très bien, 40 affichent bien et 20 affichent Moins bien. Inscrivez ces chiffres dans la colonne correspondant à l’activité.
Comment calculer les pourcentages de satisfaction : Inscrivez le nombre total de réponses obtenues dans une colonne (Très bien, Bien, Moins bien) et divisez-le par le nombre total des réponses obtenues dans les 3 colonnes.
Exemple : La somme de tous les chiffres de la colonne Très bien totalise = 598. La somme de toutes les colonnes (très bien, Bien et Moins bien) totalise 1000. Le pourcentage est 598/1000 soit 60%. Inscrivez ce chiffre dans la colonne %.
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 50
ACTIVITÉS APPRÉCIATION DE LA CLIENTÈLE
Très bien Bien Moins bien
Accueil
Atelier (Titre)
Atelier (Titre)
Atelier (Titre)
Atelier (Titre)
Atelier (Titre)
Atelier (Titre)
Atelier (Titre)
Atelier (Titre)
Atelier (Titre)
Animation générale de la Journée
Emplacement et salle(s)
Exposants (kiosques)
Nourriture
TOTAL DES RÉPONSES
Pourcentages (%) % % %
Quelques suggestions fournies par des participants pour des thèmes d’ateliers futurs
(Ajouter des lignes au besoin)
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 51
14-4 Rapport final - modèle
Logo de l’organisme
Autres logos si tel est le cas
Projet : Salons pour les personnes aînées francophones de l’Ontario
Rapport final
Compléter et joindre au présent rapport les DOCUMENTS SUIVANTS.
les formulaires de divulgation (page 46)
la compilation sommaire des évaluations des participants (page 49)
Vous devrez également joindre :
une copie du programme de la journée;
les copies des articles de journaux au sujet du salon (avant et après le salon, s’il y a lieu);
quelques photos prises lors du salon (en forme électronique, si possible);
les pièces justificatives au rapport financier (photocopies acceptées).
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 52
A COMPLÉTER
1. Le regroupement hôte – Identification
Nom du regroupement : Adresse : Numéro de téléphone : Adresse courriel :
2. Le Salon – Renseignements
Date :
Durée : de h à h
Lieu :
3. Les personnes-ressources et les ateliers du Salon
Titre de l’atelier (ou conférence)
Personne-ressource ayant livré l’atelier ou conférencier Nom Agence/Organisme Numéro(s) de
téléphone de l’agence ou organisme et/ou de la personne-ressource
Adresse(s) de l’agence ou organisme et/ou de la personne-ressource
1.
Agence/Organisme :
Personne-ressource :
Agence/Organisme : Postale : Courriel :
Personne-ressource : Postale : Courriel :
2.
Agence/Organisme :
Personne-ressource :
Agence/Organisme : Postale : Courriel :
Personne-ressource : Postale : Courriel :
3.
Agence/Organisme :
Personne-ressource :
Agence/Organisme : Postale : Courriel :
Personne-ressource : Postale : Courriel :
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 53
Titre de l’atelier (ou conférence)
Personne-ressource ayant livré l’atelier ou conférencier Nom Agence/Organisme Numéro(s) de
téléphone de l’agence ou organisme et/ou de la personne-ressource
Adresse(s) de l’agence ou organisme et/ou de la personne-ressource
4.
Agence/Organisme : Personne-ressource :
Agence/Organisme : Postale : Courriel : Personne-ressource : Postale : Courriel :
5.
Agence/Organisme : Personne-ressource :
Agence/Organisme : Postale : Courriel : Personne-ressource : Postale : Courriel :
6.
Agence/Organisme : Personne-ressource :
Agence/Organisme : Postale : Courriel : Personne-ressource : Postale : Courriel :
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 54
4. Les exposants du Salon (*ajouter des lignes au besoin)
Nombre de kiosques présents :
Description du kiosque (ex. : La santé
des aînés)
Responsable(s) du kiosque
Nom(s) Agence/Organisme Numéro(s) de téléphone de
l’agence ou de l’organisme et/ou
du responsable
Adresse(s) (agence ou organisme et/ou
responsable)
1.
Agence/Organisme : Responsable :
Agence/Organisme : Postale : Courriel : Responsable : Postale : Courriel :
2.
Agence/Organisme : Responsable :
Agence/Organisme : Postale : Courriel : Responsable : Postale : Courriel :
3.
Agence/Organisme : Responsable :
Agence/Organisme : Postale : Courriel : Responsable : Postale : Courriel :
4.
Agence/Organisme : Responsable :
Agence/Organisme : Postale : Courriel : Responsable : Postale : Courriel :
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 55
Nombre de kiosques présents :
Description du kiosque (ex. : La santé
des aînés)
Responsable(s) du kiosque
Nom(s) Agence/Organisme Numéro(s) de téléphone de
l’agence ou de l’organisme et/ou
du responsable
Adresse(s) (agence ou organisme et/ou
responsable
5.
Agence/Organisme : Responsable :
Agence/Organisme : Postale : Courriel : Responsable : Postale : Courriel :
6. Agence/Organisme : Responsable :
Agence/Organisme : Postale : Courriel : Responsable : Postale : Courriel :
7. Agence/Organisme : Responsable :
Agence/Organisme : Postale : Courriel : Responsable : Postale : Courriel :
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 56
5. Les visiteurs au Salon
Identification des PARTICIPANTS Nombre
Femmes (1)
Hommes (2)
Membres des minorités ethnoculturelles francophones
Bénévoles
TOTAL A (1 + 2) :
Noms des DIGNITAIRES et des INVITÉS SPÉCIAUX (représentants gouvernementaux, maire, président du club, commanditaires,
bailleurs de fonds, etc.)
Titre
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8. 8.1
8.2
8.3
TOTAL B (1 à 8) :
6. Les principaux succès et défis du Salon
Veuillez nous décrire, en quelques lignes, les principaux SUCCÈS obtenus et DÉFIS surmontés lors de l’organisation et la tenue du Salon. Inscrivez également les recommandations qui, à votre avis, devraient être prises en compte pour accroître la portée des salons ainsi que les apprentissages que vous avez retenus dans ce processus d’organisation du salon.
LES SUCCÈS LES DÉFIS
LES RECOMMANDATIONS
LES APPRENTISSAGES (Qu’avez-vous retenu dans le processus d’organisation du Salon qui vous sera utile la prochaine fois que vous en organiserez un?)
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 57
14-5 Rapport financier- modèle
*Inclus dans le rapport final
TOUTE DIFFÉRENCE DE 100 $ ET PLUS ENTRE LE BUDGET APPROUVÉ INITIALEMENT ET LE BUDGET RÉEL DOIT ÊTRE EXPLIQUÉE.
POSTE BUDGÉTAIRE
BUDGET APPROUVÉ
(écrire les montants
approuvés)
DÉPENSES RÉELLES
DIFFÉRENCE (Budget approuvé –
dépenses réelles) Note : si la différence est de plus de 100 $, celle-ci doit être expliquée dans
cette colonne
1. LOCATION DE LA SALLE $ $ $
2. Nourriture, collations et breuvages) $ $ $
3. PERSONNES-RESSOURCES - Frais de déplacement - Honoraires (s’il y a lieu) *Détailler
$ $ $
4. DÉPLACEMENTS - Frais de transport (frais de location d’un
autobus pour les participants, etc.) - Frais de transport du Comité organisateur *Détailler
$ $ $
5. COORDINATION : - Coûts d’impression pour les trousses
d’information, frais postaux, d’appels interurbains et de conférences téléphoniques, etc.
*Détailler
$ $ $
6. PROMOTION : - Affiches, billets confirmant l’inscription,
publicité payante dans les journaux locaux, récompenses aux présentateurs, etc.
*Détailler
$ $ $
7. $ $ $
8. Varia (détailler) - Audiovisuel, etc.
$ $ $
TOTAL (MAXIMUM 5 000 $) $ $ $
Signature______________________________________________ Date ________________________
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 58
Nom en lettres moulées : _____________________________________________
J’affirme que tous les renseignements écrits dans ce formulaire sont exacts.
______________________________________________________ Nom en lettres moulées du responsable du comité organisateur
Signature______________________________________________ Date ________________________
Rapport reçu et accepté - Direction générale de la FARFO :
Signature______________________________________________ Date ________________________
Guide pour les organisateurs de salons - mars 2016 Page 59
15-1 Feuille de route pour le maître de cérémonie - modèle
(DOCUMENT DE L’ANIMATEUR - SALON)
Horaire Activités Responsables Commentaires Informations
8 h 30 Installation Comité et équipe de bénévoles Être sur les lieux pour les exposants
9h30 Accueil Équipe de bénévoles Distribue les documents
10 h 00 Bienvenue
Présidence du Comité organisateur Souhaite la bienvenue aux participants
Explication du but de la journée
Présidence de la FARFO (ou la présidence régionale ou son représentant)
Explique le but de la journée et le fait que la FAFO soit gestionnaire de l’initiative.
Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée)
1) Présente les membres du comité organisateur 2) Lit les lettres d'accueil des ministres 3) Invite les bailleurs de fonds ou commanditaires à dire un mot. 4) Invite le député de la circonscription à s’adresser aux visiteurs (si présent).
2) Lettres des ministres 3) Mot de….
Député S’adresse aux visiteurs Mot du député
Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée)
Remercie le député et invite tout autre dignitaire à s’adresser aux visiteurs
Dignitaire S’adresse aux visiteurs Mot du dignitaire
Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée)
Remercie le dignitaire et invite la présidence du club d’aînés (si c’est le regroupement) à souhaiter la bienvenue aux visiteurs
Présidence du club d’aînés (ou regroupement)
Souhaite la bienvenue Mot de la présidence du club d’aînés
Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée)
Remercie la présidence. Fait la revue du programme de la journée incluant la trousse, les pauses, le dîner, les salles de toilette et les endroits prévus pour fumer. Présente la feuille d’évaluation.
1) Revue du programme de la journée 2) Revue de la trousse, pauses, dîner, salles de bain, fumage. 3) À la fin de chaque atelier, on demande aux participants de compléter une partie du formulaire d'évaluation. 4) Des bénévoles passeront ramasser les pochettes avec les noms et on fera des tirages (dans le cas de tirages seulement)
10 h 15 1er
atelier Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée)
Présente la personne-ressource du 1er
atelier et donne un bref aperçu de l’atelier.
Guide pour les organisateurs de salons - mars 2016 Page 60
Horaire Activités Responsables Commentaires Informations
Personne-ressource 1er
atelier - Présentation avec utilisation de matériel (spécifier si nécessaire)
Livraison de l’atelier
Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée)
Remercie la personne-ressource et annonce la pause santé et ses modalités (s’il y a lieu). Il encourage la visite des kiosques présents. Avant la pause, la présidence invite les participants à compléter la section appropriée du formulaire d’évaluation.
Évaluation du 1
er atelier
11 h 00 Pause santé Si une activité précise est organisée, l’inscrire ici
11 h 15 2e atelier Présidence du Comité organisateur (ou
animateur de la journée) Présente la personne-ressource du 2e atelier et donne un bref aperçu de l’atelier.
Personne-ressource 2e atelier - Présentation avec utilisation de matériel (spécifier si nécessaire)
Livraison de l’atelier
Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée)
Remercie la personne-ressource et annonce le repas et ses modalités (s’il y a lieu). Il encourage la visite des kiosques présents. Avant le dîner, la présidence invite les participants à compléter la section appropriée du formulaire d’évaluation.
Évaluation du 2e
atelier
12 h 00 Bon appétit et bénédicité
Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée) invite le Père ____ à bénir le repas (si souhaité)
Explication du déroulement du dîner et souligne qu’une activité spéciale aura lieu à 12 h 20. Il invite les gens à rester sur place. La visite des exposants pourra se poursuivre jusqu’à 13 h 15
Le dîner sera servi en buffet. Rappel de l'heure du retour. Visite des exposants.
13 h 15 3è
atelier Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée
Remercie les cuisiniers du repas et invite les participants à compléter cette section de l’évaluation.
Évaluation du repas
Présidence du Comité organisateur (ou Présente la personne-ressource du 3e atelier et
Guide pour les organisateurs de salons - mars 2016 Page 61
Horaire Activités Responsables Commentaires Informations
animateur de la journée) donne un bref aperçu de l’atelier.
Personne-ressource 3e atelier - Présentation avec utilisation de matériel (spécifier si nécessaire)
Livraison de l’atelier
Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée)
Remercie la personne-ressource et annonce la pause santé et ses modalités (s’il y a lieu). Il encourage la visite des kiosques présents.
Avant la pause, la présidence invite les participants à compléter la section appropriée du formulaire d’évaluation.
Évaluation du 3e
atelier
14 h 00 Pause santé Si une activité précise est organisée, l’inscrire ici
14 h 15 4e atelier Présidence du Comité organisateur (ou
animateur de la journée) Présente la personne-ressource du 4e atelier et donne un bref aperçu de l’atelier.
Personne-ressource 4e atelier - Présentation avec utilisation de matériel (spécifier si nécessaire)
Livraison de l’atelier
Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée)
Remercie la personne-ressource et annonce la fin de la journée. Invite les participants à compléter la section appropriée du formulaire d’évaluation et celles qui n’ont pas été encore complétées.
Évaluation du 4e
atelier et des autres
composantes
15 h 00 Clôture de la journée, fin de l’évaluation et tirages (s’il y a lieu)
Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée) Bénévoles
Remercie le Secrétariat aux affaires des personnes âgées de l’Ontario, les membres du comité organisateur, tous les bénévoles, le Club etc. Tous ceux qui ont œuvré au succès de ce salon.
Demande aux participants de remettre les pochettes avec leur nom aux bénévoles et leur évaluation.
- Les bénévoles distribuent les formulaires d'évaluation et recueillent les pochettes avec les noms.
Tirages effectués par ?
Remerciements à (inscrire les noms ici)
Recueil des pochettes et des évaluations
Tirages
Guide pour les organisateurs de salons - mars 2016 Page 62
15-2 Éventail des tâches pour la journée du salon - modèle
*Exemple de la répartition des tâches pour la journée du salon et des matériaux requis
Horaire Activités Responsables Commentaires Matériaux requis
8 h 30 Installation Comité et équipe de bénévoles Être sur les lieux pour les exposants - leur permettre de s'installer avant l'arrivée des participants Vérifier l’équipement à utiliser pour les présentations (incluant celles des dignitaires).
Tables dans la salle d'exposition
9 h 30 Accueil Équipe de bénévoles : horaire pour la table d’inscription Vérification de l’équipement dans la salle communautaire
Recevoir les participants pour le café et petit-déjeuner et remettre les trousses. Inviter les participants à visiter la salle d'exposition. Déterminer qui accueillera les dignitaires et les accueillir.
- Liste des participants et trousses - Café, muffins, fruits et jus dans la salle pour 9 h 15
10 h 00 Bienvenue et explication du but de la journée
Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée) Mots de la FARFO, bailleur de fonds, Présidence du Club d’aînés et dignitaires si présents
Suivre le déroulement du Maître de cérémonie (voir précédemment feuille de route pour le maître de cérémonie)
Trousses des participants incluant le programme pour la journée et le formulaire d'évaluation
10 h 15 1er
atelier Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée) et personne-ressource du 1
er atelier
Présentation avec utilisation de matériel si nécessaire * Le reste, selon le déroulement (voir précédemment feuille de route pour le maître de cérémonie)
Matériel nécessaire : inscrire ici
11 h 00 Pause santé Si une activité est précisée, l’inscrire ici
Matériel nécessaire : inscrire ici (café, muffins, etc.)
11 h 15 2e atelier Présidence du Comité
organisateur (ou animateur de la journée) et personne-ressource du 2
e atelier
Présentation avec utilisation de matériel si nécessaire * Le reste, selon le déroulement (voir précédemment feuille de route pour le maître de cérémonie)
Matériel nécessaire : inscrire ici
12 h 00 Bon appétit et bénédicité
Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée)
Selon le déroulement (voir précédemment feuille de route pour le maître de cérémonie)
Guide pour les organisateurs de salons - mars 2016 Page 63
Horaire Activités Responsables Commentaires Matériaux requis
13 h 15 3e
atelier Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée) et personne-ressource du 3
e atelier
Présentation avec utilisation de matériel si nécessaire * Le reste, selon le déroulement (voir précédemment feuille de route pour le maître de cérémonie)
Matériel nécessaire : inscrire ici
14 h 00 Pause santé Si une activité est précisée, l’inscrire ici
Matériel nécessaire : inscrire ici (café, muffins, etc.)
14 h 15 4e atelier Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée) et personne-ressource du 4
e atelier
Présentation avec utilisation de matériel si nécessaire * Le reste, selon le déroulement (voir précédemment feuille de route pour le maître de cérémonie)
Matériel nécessaire : inscrire ici
15 h 00 Clôture de la journée, évaluation et tirage (s’il y a lieu)
Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée) Bénévoles
Les bénévoles distribuent les formulaires d'évaluation et recueillent les pochettes avec les noms.
Enveloppes pour mettre les évaluations et remettre au président du Comité organisateur
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 64
15-3 Lettre de remerciement pour les bénévoles et les animateurs – modèle
LOGO DU SALON Date Cher ami, chère amie, Au nom du Comité organisateur du salon nom qui a eu lieu le date à endroit, je désire vous remercier pour votre appui et votre enthousiasme. Cette célébration a regroupé près de nombre participants et nous a permis de partager de l’information propre à améliorer la qualité de vie des personnes aînées francophones. Les kiosques étaient tous pourvus d’une documentation très intéressante et de matériaux promotionnels toujours appréciés de nos personnes aînées. Les animateurs ont aussi su captiver l'attention des participants et leur transmettre avec compétence et doigté des renseignements très utiles à leur bien-être. Nous sommes enchantés des résultats de la journée et nous vous remercions chaleureusement d'y avoir contribué. Ce fut un plaisir pour nous tous de vous connaître et de pouvoir travailler avec vous, dans un esprit alliant le professionnalisme et la cordialité. Pour le Comité organisateur, Nom Titre
15-4 Modèle d'un certificat de remerciement
*Peut être utilisé pour les bénévoles et/ou les exposants
Ce certificat est présenté à :
NOM Pour votre contribution exceptionnelle au
SALON ….
ce Jour mois année
à Endroit, Ville
Pour le comité organisateur:
Nom du regroupement hôte
Nom du 2e regroupement hôte (s’il y a lieu)
Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 66