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Organização e otimização do tempoDicas práticas
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Importância do tema
Adequação do tempo proporcionando maior qualidade de vida.
Permite o aumento da produtividade.Diminui o estresse.
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A física e o tempoParadoxo dos Gêmeos – Teoria do físico
frânces Paul Langevin. “Enquanto um gêmeo fica na terra, o outro dá
uma volta pelo Universo à velocidade da luz e, ao retornar do espaço, descobre que seu irmão envelheceu mais que ele”.
Idéia baseada na teoria de Einstein, segundo a qual alterações de velocidade provocam alterações na percepção do tempo.
Utilização prática do conceito: Quanto maior o dinamismo que damos a nossa vida, maior a impressão de que o tempo passa depressa, no entanto, o envelhecimento é menor, uma vez que produzimos mais (ou vivemos mais) em um intervalo menor de tempo.
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Como organizar seu tempoTríade do Tempo (Christian Barbosa)
Ótima ferramenta para organização do tempo.
Aumento do rendimento, já que com a separação do urgente do importante há um alivio da pressão.
Ótimo indicador de produtividade pessoal.Aplicação mais fácil que a Matriz do Tempo,
idealizada por Eisenhower e aperfeiçoada por Stephen Covey.
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Os métodos
Matriz do Tempo Tríade do Tempo Urgente Menos
UrgenteImportante
Menos importante
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Entendendo a Tríade do Tempo As tarefas devem ser divididas em importantes, urgentes e
circunstanciais. Importantes: atividades que tem prazo para serem feitas e
trazem resultado a curto, médio ou longo prazo. É a esfera que deve ser privilegiada.
Como identificar as tarefas importantes: tem prazo para serem feitas, proporcionam prazer ao serem executadas e tem um caráter pessoal, ou seja, outras pessoas geralmente não a consideram importantes.
Urgentes: tarefas realizadas com pressa, pois o tempo é curto ou já estourou. Trazem estresse, pressão e preocupação.
Como identificar as tarefas urgentes: prazos muito exíguos e sempre geram algum tipo de problema se não forem executadas.
Circunstanciais: tarefas desnecessárias, que apenas consomem tempo.
Como identificar as tarefas circunstanciais: nunca são importantes ou urgentes para você, coisas feitas em excesso com grande consumo de tempo, não geram resultados e dão sensação de insatisfação, angústia.
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Utilizando a Tríade do TempoO segredo para fazer o tempo render mais
está em aumentar a quantidade de ocupações importantes e reduzir ao máximo o que faz parte das outras duas categorias, já que é impossível eliminá-las completamente.
5%25%
70% Bobagens
Urgências
AtividadesImportantes
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Agenda Uma pessoa gasta até 28 minutos do dia
procurando informações que não sabe aonde anotou. No fim do mês isto representa um dia inteiro de trabalho perdido.
Tempo a ser gasto com o planejamento da agenda: - No máximo 10 minutos.
Vantagens: Centraliza as informações em um só lugar. Fornece uma visão global das atividades diárias e
semanais. Permite agrupar funções afins, otimizando o gasto do
tempo. Ferramenta útil para controle do tempo. Facilita a percepção das atividades que “roubam” tempo. Descarrega ansiedades e preocupações.
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Como organizar sua agendaUtilizar agenda que ofereça visualização da
semana inteira na mesma página, o que permite que se tenha uma visão global das atividades e do tempo que será necessário para cumprir-las.
Priorize as tarefas.Agrupar atividades afins para serem feitas
ao mesmo momento.Seja realista, não exagere no número de
tarefas, pois se tornará impossível cumprir todas, o que acaba gerando estresse e até possíveis atrasos.
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No final do dia anote o tempo gasto com cada
uma das atividades, assim depois de 1 mês você terá uma visão panorâmica do tempo despendido com cada atividade, permitindo que se adote medidas para se evitar desperdícios e ao mesmo tempo desenvolvendo a habilidade de programar as futuras tarefas de forma mais precisa.
Deixe na agenda horários livres, o que permitirá encaixar os possíveis imprevistos, não comprometendo desta forma a rotina pré-estabelecida.
Respeite seu ritmo – marque as tarefas mais complexas para o horário que você produz melhor, e as atividades mais simples e rotineiras devem ser reservadas para o período de menor rendimento.
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Como gerenciar seu e-mailAo escrever um e-mail, seja o mais direto e
conciso possível, divida o texto e faça ele caber em uma página. Comece pelo objetivo da mensagem depois contextualize. No assunto, deixe claro o conteúdo do e-mail.
Reduza o número de e-mail’s enviados e o número de destinatários. Esta medida irá reduzir o número de e-mail’s que você receberá. Antes de enviar o e-mail, reflita sobre a importância da mensagem para o destinatário.
Caso não queira resposta, deixe isso claro no seu e-mail.
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Tenha dois endereços eletrônicos – Quando
precisar se registrar em websites duvidosos ou em malas-diretas, utilize sempre um e-mail opcional para evitar que seu e-mail principal fique cheio de bobagens.
Crie horários – Feche seu programa de e-mail e crie horários específicos para checar novas mensagens, evitando desta forma interrupções constantes. Se precisar muito, crie uma regra em seu software para avisá-lo quando o e-mail de uma pessoa realmente importante chegar.
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Evite caixa de entrada cheia – Muitas
mensagens podem significar muitas pendências. Se você precisa fazer algo referente a um e-mail, defina isso em sua agenda e apague-o da sua caixa de entrada. E-mails acumulados podem ser fontes de esquecimentos, problemas e dificuldade em localizar informações quando precisar.
Crie um número limitado de pastas e armazene nelas somente os e-mail’s imprescindíveis.
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Como gerenciar sobrecarga de trabalho
Não seja eficiente, seja eficaz. “O eficiente faz as coisas de maneira correta, o eficaz faz aquilo que agrega mais valor”. Priorize as tarefas estratégicas.
Delegue trabalho e autoridade, sempre estipulando o prazo para o resultado.
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Outras dicas Evitar interrupções. Um estudo da universidade de
Yale, Estados Unidos, aponta que uma pessoa leva até 11 minutos para retomar a concentração e voltar à atividade interrompida. Fontes comuns de distração: telefones, aparelhos
celulares, internet, e-mails e programas de bate-papo. Saiba dizer não, é melhor priorizar suas tarefas
importantes do que atender as circunstâncias dos outros.
Aproveite os intervalos para fazer coisas rápidas. Defina seus objetivos e suas prioridades, em
seguida avalie se você está usando seu tempo para persegui-las. Lembre-se “quem muito abraça, pouco aperta”.
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Reserve tempo para cuidar de sua
saúde: “Correr 30 minutos, três vezes por semana, já pode reduzir em 60% o risco de infarto”.
Reserve tempo para ler e aprender: “se você se dedicar a um livro 30 minutos por dia, e conseguir ler 20 páginas, serão 600 páginas no fim do mês. Mantendo o ritmo por um ano, terá lido 24 livros de 300 páginas”.
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Material consultado Revista Você S/A, outubro de 2007, edição 112, p.
36-45. Revista Você S/A, outubro de 2007, edição 112, p.
102. Administre seu tempo, Iain Maitland, Livraria
Nobel S/A. http://www.triadedotempo.com.br/
bn_conteudo_artigos.asp?cod=251&opr=113 http://carreiras.empregos.com.br/carreira/
parceiros/vencer/230106-metas_2006.shtm http://www.triadedotempo.com.br/bnews3/
images/multimidia/images/TriadedoTempo-ResumoCap3.pdf
Imagens e sons: http://office.microsoft.com/pt-br/clipart/FX101321031046.aspx http://www.gifmania.com.pt/relogios/