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ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS – OSM
FLUXOGRAMAMANUAL
FORMULÁRIODISTRIBUIÇÃO DO
TRABALHO
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Fluxograma
• Definição• São gráficos de processamento para trabalhos de
análises administrativas
• Representam a técnica mais conhecida e mais utilizada no estudo de processos administrativos
• Podem ser chamados de gráficos de procedimento ou gráfico de processos
• De maneira geral apresenta o processo passo a passo, ação por ação.
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Fluxograma• Objetivo• Representar o fluxo ou a seqüência normal de
qualquer trabalho, produto ou documento• Identificar a utilidade de cada etapa do
processo• Verificar as vantagens em alterar a seqüência
das operações• Procurar adequar as operações (passos) às
pessoas que as executam• Identificar a necessidade de treinamento para
o trabalho específico do processo
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Fluxograma
Simbologia
Inicio ou FimInicio ou Fim Atividade ou Atividade ou açãoação Verificação ou Verificação ou
decisãodecisão
ConectorConectorDocumentoDocumento
Linha do Linha do fluxofluxo
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FLUXOGRAMA DO PROCESSO PRODUTIVO - EXEMPLO
INICIORECEBER O CLIENTE
ATENDER SEUS PEDIDOS E CRIAR
NOVOS IMPULSOS DE COMPRA
PAGAMENTO
PEDIDOS ATENDIDOSSIMSIM
EFETUAR VENDA
COLHER DADOS EINDICADORES DE OUTROS CLIENTESPARA PROSPECÇÃO
ENTRAR EM CONTATO COM
FORNECEDORES/SOLICITAR PRODUTO.
NÃONÃODINHEIRO/CARTÃO
CREDIÁRIO
CAIXA FIM
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Vantagens do Fluxograma• Permitir verificar como funcionam os
componente de um sistema• Entendimento mais simples e objetivo• Facilitar e localizar deficiências• Aplicável a qualquer sistema• Rápido e fácil entendimento de qualquer
alteração nos sistemas
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Roteiro de Elaboração• Comunicação• Coleta de dados• Fluxogramação• Análise de Fluxograma• Relatório de análise• Apresentação do trabalho
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Tipos de Fluxograma
• Vertical e Horizontal• Administrativo ou de Rotinas de Trabalho• Fluxograma Global ou de Colunas• Fluxograma Sintético • Fluxograma de Blocos• Fluxograma Esqueleto• Fluxograma de Procedimentos• Fluxograma de Documentos• Fluxograma Integrado
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Recomendações Finais
• É importantíssimo determinar, o mais cedo possível, a técnica de fluxogramação a ser utilizada. Há fluxogramas que exigem diferentes tomadas de informações
• Eliminar passos é uma das alternativas na simplificação de processos. Não é a única, portanto. As demais criar são criar, alterar e combinar a seqüência de passos
• A observação pessoal é importante na sua elaboração
• Omitir o registro de um passo pode acarretar prejuízos
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Recomendações Finais
• Não esquecer o fato de que um processo não existe de forma compartimentada, isto é, haverá sempre reflexo em outros, fora do campo de estudo
• Vincular estudo de processo a um estudo de arranjo físico (Lay Out).Alterações em um processo podem alterar em termos físicos
• A elaboração de manuais de serviço ou procedimentos é uma decorrência natural da análise e estudo de processos
• A análise de processos constitui-se numa das mais modernas ferramentas de gestão, e por essa razão convém ao gerente internaliza-la em toda a sua plenitude, pois sua utilização é certa, qualquer que seja a abordagem que esteja sendo dada a um determinado estudo organizacional.
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Manualização• DEFINIÇÃO
• É o conjunto de normas, instruções e documentos sobre políticas, diretrizes e sistemáticas operacionais, dentre outros. Por ser um veículo fundamental para o esclarecimento de dúvidas, o manual deve ser acessível, claro e atualizado. É o documento que aglutina informações sobre os aspectos ligados ao ambiente, à coordenação, e por via de conseqüência, a controles internos, ao treinamento e desenvolvimento de recursos humanos.
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Manualização• DEFINIÇÃO
• Os manuais constituem-se numa importante fonte bibliográfica técnica constituindo-se em fonte de pesquisa. Também criam facilidades para trabalhos de re-organização.
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Manualização
• OBJETIVOS
• Resumir num único documento elaborado de forma sistemática e criteriosa, as informações que possibilitem a assimilação do todo organizacional de maneira compreensiva e integrada.
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Manualização• TIPOS• Manual de Organização: define estruturas, níveis
hierárquicos.
• Manual de Operação: dá instruções e define rotinas e procedimentos de serviços.
• Manual de Formulários: exibe os formulários em uso na empresa, definindo o seu preenchimento, finalidade, área que o utiliza e especificações físicas.
• Manual de Normas: reúne leis, normas disciplinares, normas éticas e morais e normas de funcionamento.(Regimento Interno)
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Manualização• PROPÓSITOS• Define a estrutura hierárquica da empresa:
organograma.
• Informa: os objetivos ou do departamento ou da divisão.
• Apresenta: os direitos e obrigações da empresa e dos empregados tanto em relação ao ambiente interno como externo(comunidade,pais, família etc...)
• Identifica: além das posições hierárquicas os cargos, funções, responsabilidades e autoridade, relações e inter-relações.
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Manualização• PROPÓSITOS• Subsidia: as análises da cultura e da história da empresa,
apresentando fatos como base de consulta e apoio para que todas as demais informações de interesse geral e ou particular.
• Serve: como base de consulta e apoio e apoio para que todas as demais informações e outras formas de comunicação sigam padrões estabelecidos e estejam de conformidade com a filosofia empresarial e as diretrizes e ou políticas organizacionais.
• Referencia: a avaliação e o acompanhamento de todo o planejamento estabelecido para a empresa e seus funcionários, em nível estratégico, tático e operacional.
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Manualização• CONCLUSÃO
• Os manuais organizacionais são os documentos que definem e contêm a estrutura organizacional indicando de maneira clara as fronteiras e os inter-relacionamentos dos órgãos e os limites de responsabilidade e autoridade dos empregados.
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Analise e Desenho de Formulário• Indicadores da Análise e Desenho de
FormuláriosContínua dificuldade na compreensão e preenchimento.Formação de filas.Permanência de problemas após a racionalização do trabalho. Demoras na utilização.
• Esses constituem-se em alguns indicadores que apontam ao profissional de O&M o caminho para análise e desenho de formulários.
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Analise e Desenho de Formulário• OBJETIVOS• Corrigir falhas.
• Prover a organização de uma forma de transmissão, assimilação e armazenamento de informações.
• Facilitar o fluxo de informações na organização, com o mínimo custo e provendo os melhores resultados.
• Uniformizar procedimentos.
• Centralizar controles, evitando dispersões e dispêndio desnecessário de tempo.
• Promover a criação e desenvolvimento de formulários dando-lhe o papel de agente integrador.
• Fixar padrões uniformes para projetos e especificações físicas de formulários.
• Harmonizar o seu uso junto aos demais componentes que colocam a organização em movimento.
• Compatibilizar sua ação com a expectativa demonstrada pelo pessoal em termos de seu preenchimento e manipulação.
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Analise e Desenho de Formulário• ESTRATÉGIAS• ESTRATÉGIA A SER ACIONADA É COMPOSTA DE UM
CONJUNTO DE FASES OU ETAPAS. O profissional deve buscar informações através do uso de um questionário numa fase preliminar. Que lhe servirá de subsídio para todo o estudo do formulário. O questionário deverá conter:
• Questões abrangentes, que são aquelas que versam sobre os formulários, todos, da organização.
• Questões específicas, que são aquelas a serem aplicadas ao formulário em estudo e portanto, válida apenas para o formulário em si.
• Questões integrativas, que são aquelas que abordam o formulário em estudo e as relações que mantém com outros formulários e demais aspectos da organização.
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Analise e Desenho de Formulário• ETAPAS• Inventário dos formulários existentes, classificação e codificação.
• Levantamento do fluxo de trabalho e da presença de informações.
• Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulários existentes ou sua adaptação.
• Criação de novos formulários.
• Teste dos formulários.
• OBS: Temos, então, um conjunto de etapas que vai orientar o profissional de O&M no estudo dos formulários. É recomendável que o profissional detenha algum conhecimento técnico de elaboração.
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Analise da Distribuição do Trabalho• Etapas da análise da distribuição do trabalho
Identificação das tarefas individuais;Agrupar as tarefas semelhantes em atividades ou serviços;
Montagem do quadro de distribuição do trabalho; Analise de distribuição do trabalho
Observação:
• Geralmente a análise é efetuada com base em quatro blocos: tempo, capacidade profissional, equilíbrio no volume de trabalho e possibilidades preliminares de mudança
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Analise da Distribuição do Trabalho• TEMPO
• a) é compatível com o funcionamento global da unidade;
• b) o tempo justifica o resultado final da atividade ou serviço, não há relação entre tempo e importância de uma atividade ou serviço;
• c) é possível juntar dois serviços num só ou, então, criar dois serviços onde existe apenas um;
• d) convém imaginar a hipótese de eliminação ou criação de serviços;
• e) frações organizacionais atuam de forma sistêmica, agindo e interagindo em outras unidades de igual, maior ou menor posicionamento na escola hierárquica;
• f)é fundamental tentar vincular a tarefa ao serviço ou atividade e ao cargo, isto a pessoa que executa a tarefa. Tudo isso em termos do tempo despendido.
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Analise da Distribuição do Trabalho
• Indicadores de Problemas na Distribuição do Trabalho
• O gerente deve estar sempre atento para poder perceber as falhas no sistema, elas podem se manifestar internamente e também externamente. Alguns tipos de falhas internas podem ocasionar falhas externas, como pôr exemplo a formação de filas. Outras falhas podem ser percebidas quando não são observadas datas, pôr exemplo a data de entrega de um relatório. Existe também e pode ser considerada como indicador, a falta de interação social entre indivíduos de um mesmo grupo de trabalho.
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Analise da Distribuição do Trabalho
• OBJETIVOS
• Podemos dizer que os objetivos são mais abrangentes, dando assim maiores possibilidades de estudo. Um dos objetivos seria o de possibilitar um diagnose na qual se verifica a qualidade do trabalho, seu rendimento, sua eficiência, eficácia e produtividade em relação aos investimentos feitos. Outro objetivo é o de minimizar tensões internas, tensões motivadas, inclusive, pôr atritos relacionados a aspectos exclusivamente funcionais. Exemplos de insatisfação com a gerencia e colegas em geral são vários e justificam, muitas vezes, uma ação objetiva para tratar de assuntos subjetivos, como as reações individuais de descontentamento.
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Analise da Distribuição do Trabalho
• CAPACIDADE PROFISSIONAL
• Há consonância entre habilidades individuais, formação técnica e as tarefas desenvolvidas pêlos funcionários, inclusive superiores e chefes. Essa dissonância deve ser medida, pois, geralmente atua de forma negativa.
• Pelo fato de esse ou aquele deter conhecimento superior a média do que é exigido, há algum desvio no uso da autoridade hierárquica interna. Essa situação pode levar a alguns extremos agradáveis e desagradáveis. É preciso ter cuidado na detecção desse desvio hierárquico.
• Há prejuízos em função da baixa capacitação profissional de um ou mais funcionários. É preciso estabelecer os motivos, tarefa essa que cabe ao gerente.
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Analise da Distribuição do Trabalho• QUILIBRIO NO VOLUME DE TRABALHO
• Há funcionários com carga e trabalho superior aos demais? Analisar se essa carga se deve à ineficiência, se o funcionário sente-se bem dessa maneira ou outras razões.
• A entrada de informações causa estrangulamentos? E a saída é feita de maneira correta? É preciso indagar-se se a entrada de dados se processa normalmente o mesmo acontecendo com as saídas.
• Há funcionários com carga de trabalho inferior aos demais? É possível que um funcionário tenha sua carga reduzida em função de alguns acontecimentos.
• A existência de picos pode ser considerada normal? É normal, principalmente em empresas que cumprem parte de suas obrigações dentro de um espaço de tempo limitado.
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Analise da Distribuição do Trabalho• TÉCNICAS
• A técnica indicada para análise de distribuição do trabalho é a do Quadro de Distribuição do Trabalho(QDT). Sua elaboração e digitação são simples, pois as fases anteriores do estudo atuam como preparadoras para a montagem do quadro.
• Forma para composição do quadro:
• Tradicional - mais freqüentemente encontrada nas obras que tratam do assunto.
• Tecnológica - Usada quando há a necessidade da não liberação das informações que apontem falhas individuais. Nesta não há atribuição de tempo. A vantagem desta forma está no fato de reduzir a possibilidade de haver conflitos internos.
• Custo em valores mês/semana/dia - A base de cálculo é o salário mais encargos pagos a cada funcionário.
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Analise da Distribuição do Trabalho• POSSIBILIDADES PRELIMINARES DE SIMPLIFICAÇÃO
• Na análise da distribuição do trabalho é muito importante a abertura da unidade para a organização, isto é, dar ao estudo a característica sistêmica.
• As relações funcionais interpessoais da chefia podem gerar ações e reações que acabam pôr influenciar o trabalho propriamente dito.
• Pode-se dizer que a importância do gerente ser possuidor de conhecimento que o credencie a desenvolver mais de uma técnica de abordagem aos problemas e demandas de frações organizacionais é muito importante.
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Analise da Distribuição do Trabalho• RECOMENDAÇÕES FINAIS
• Evitar de dar ao levantamento das tarefas o caráter de precisão, isto não questionar sobre u numero exato de horas e minutos dedicados ao trabalho;
• O fato de cada funcionário conduzir seu trabalho da forma que acha mais interessante não deve ser encarado como um impedimento ao sucesso do trabalho;
• O QDT, pôr ser aplicado em unidades de cada gerência, exigirá do profissional um conhecimento razoável sobre os usos e costumes das unidades;
• A inexistência de descrição de cargos, subsídio excelente para o trabalho de racionalização, não é uma necessidade imperiosa para a realização do estudo;
• O QDT não tem necessariamente ser desenvolvido da forma como apresentado.