A Evolução da Teoria das Organizações
Escola Clássica;Escola de Relações Humanas; Abordagem Estruturalista; Abordagem Sistemas Abertos; Abordagem Contingencial; eTendências da Teoria das Organizações.
Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais
Um estudo organizacional precisa se desenvolver pautado por uma estratégia que o auxilie no diagnóstico e tratamento dos principais problemas da
empresa.
Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais
Uma boa estratégia possui os seguintes passos:
a) definição do objeto de estudo; b) pesquisa preliminar; c) planejamento da ação; d) execução; e) identificação dos principais problemas e necessidades; f) formulação (e escolha) de alternativas de ação; g) mudança e acompanhamento; eh) reavaliação.
Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais
A estratégia de atuação precisa ainda contemplar uma etapa de sensibilização, onde a idéia é tornar o indivíduo parte da mudança, promovendo o entendimento acerca das razões que levam à necessidade de transformação.
Vantagens da entrevista Permite maior abertura para os
entrevistados; Permite a exposição oral; Possibilita conhecimento mais
profundo para o analista; Alcança informações “guardadas”
na memória do entrevistado; Proporciona um melhor julgamento
sobre as chefias e funcionários; e Estimula o raciocínio de ambos:
entrevistado e entrevistador.
Desvantagens da entrevista
Dificuldade de fazer anotações; Palpites e adivinhações; e Envolvimentos de natureza
emocional.
Condições de aplicação do questionário
Falta de tempo para entrevista; Dificuldade de realizar
entrevista; Distanciamento geográfico; e Levantamento de dados
quantificáveis.
Vantagens do questionário
Permite que se obtenha informações ao mesmo tempo em que outra atividades são realizadas;
Propicia ao inquirido tempo para formular respostas;
Vence problemas de contato entre entrevistado e e analista; e
Possibilita maior detalhamento nas respostas.
Desvantagens do questionário
Inibe o inquirido a formular críticas; Resistência ao preenchimento; Emissão de falsas informações; Interpretação variada de uma
mesma pergunta;e Lentidão do processo de tomada de
informações.
Vantagens da observação pessoal
É um meio para se comparar as informações obtidas com a realidade;
Melhor receptividade às sugestões formuladas por quem desenvolve o estudo; e
Conhecimento técnico e prático do assunto estudado.
Desvantagens da observação pessoal
Processo demorado; Impressões errôneas; e Perturbação dos trabalhos regulares.
Estudo de layout
A importância de um estudo de layout está no fato de que o espaço físico organizacional influi no trabalho desenvolvido pelos indivíduos dentro da empresa.
Indicadores de problemas no layout
Demora excessiva; Fluxo confuso de trabalho; Excessiva acumulação; Má projeção de locais de
trabalho; e Perda de tempo no
deslocamento de uma unidade à outra.
Objetivos do estudo de layout
Obter um fluxo de informações eficiente;
Obter um fluxo de trabalho eficiente;
Facilitar a supervisão; Reduzir a fadiga do empregado; Impressionar clientes e
visitantes; e Aumentar a flexibilidade para
as variações necessárias.
Estratégia de um estudo de layout
Cálculo da área necessária ou existente;
Planta baixa; Verificação do fluxo de pessoas e
papéis; Determinação da quantidade e
natureza dos móveis e equipamentos; Determinação da extensão e
localização das instalações elétricas e hidráulicas;
Preparo e disposição de miniaturas; Apresentação de alternativas; e Implantação e acompanhamento.
Análise de processos - Fluxogramas
Indicadores de problemas no processo:
a) Filas; b) Reclamações de outros pontos da
organização;
Objetivo do estudo de processo: Assegurar a fluidez da movimentação de
papéis, pessoas e informações na organização, mantendo os limites decisórios dentro de padrões de eficácia e eficiência.
Estratégia para estudo de processos
Escolha do processo a estudar; Coleta dos passos e
representação gráfica; Análise dos métodos do
processamento atual; Implantação do novo processo; e Manualização do processo.
Técnicas Fluxograma sintético; Fluxograma de blocos; Fluxograma esqueleto; Fluxograma de procedimentos; Fluxograma vertical e horizontal; Fluxograma vertical; Fluxograma de documentos; e Planilha de fluxograma integrado.
Análise da distribuição do trabalho
Indicadores de problemas na distribuição do trabalho:
a) Insatisfação de outras unidades; b) Demora na transmissão de dados, na entrega
de documentos; c) Divulgação em rede de dados incorretos; d) Filas; ee) Rendimento individual fraco.
Objetivos: verificar a qualidade do trabalho, seu rendimento, eficácia, eficiência, produtividade e minimizar tensões internas.
Etapas da análise da distribuição do trabalho
a) Identificação das tarefas individuais; b) Agrupar as tarefas semelhantes em atividades ou serviços; c) Montar o quadro de distribuição do trabalho; ed) Analisar o quadro;
Técnicas a) Quadro de distribuição do trabalho; b) Quadro simplificado da distribuição do trabalho; ec) Quadro de custo do trabalho.
Análise e desenho de formulários
Indicadores de problemas em formulários:
a) contínua dificuldade na compreensão e preenchimento; b) formação de filas; c) permanência de problemas após a racionalização do trabalho; ed) demoras na utilização.
Objetivos: facilitar o fluxo de informações, uniformizar procedimentos, centralizar controles, promover a criação e desenvolvimento de formulários, fixar padrões para projeto e especificações físicas para formulários, harmonizar o seu uso junto aos demais componentes organizacionais e compatibilizar sua ação com as expectativas dos funcionários.
Estratégia na análise e desenho de formulários
Levantamento dos formulários existentes, classificação e codificação;
Levantamento do fluxo de trabalho e da presença de informações;
Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulários existentes ou adaptação;
Criação de novos formulários; e Teste dos formulários
Manualização - elaboração e uso e manuais
Os indicadores para o uso de manuais estão ligados a:
a) divulgação; b) coordenação; c) análise; ed) treinamento.
Objetivo: permitir a reunião de informações de forma organizada e criteriosa.
Estratégia para manualização
a) Itemizar os modelos manualizados;
b) Qualificar a manualização; c) Elaborar o manual; ed) Distribuir o manual.
Tipos e técnicas de manualização
a) Manual de organização, manual de estrutura;
b) Manual de instruções, manual de normas e procedimentos, manual de processo, manual de procedimentos, manual de serviços;
c) Manual de formulários; d) Manual de seqüência
administrativa ou de métodos operacionais; e
e) Manual de normas.
Departamentalização (estruturação) - formulação
e análiseObjetivos:
a) aproveitar a especialização; b) maximizar recursos disponíveis; c) controlar; d) coordenar; e) descentralizar; f) integrar ambiente e organização;
eg) reduzir conflitos.
Técnicasa) Área geográfica; b) Clientes; c) Contingência ambiental;d) Funções; e) Mercado; f) Número; g) Processo; h) Produto ou serviços; i) Projeto; j) Task-force ( força-tarefa); ek) Tempo.
Organograma - formulação e análise estrutural
Objetivos
a) divisão do trabalho; b) relação superior-
subordinado; c) trabalho desenvolvido
pelas frações organizacionais; e
d) análise organizacional facilitada.
Técnicas
a) Estrutural; b) Circular ou radial; c) Funcional (a); d) Funcional (b); e) Estrutural-funcional;
ef) Matricial
Manualização - formulação e análise estrutural
Objetivos:
a) explicitar as diretrizes básicas da empresa;
b) relatar resumidamente a história da empresa;
c) demonstrar a estrutura organizacional;
d) definir funções, posições, responsabilidades e relações entre cargos; e
e) atender às exigências das normas internacionais.
Tipos e técnicas
a) Manual de política; b) Manual de organização (a); c) Manual de organização (b); d) Manual de organização (c); ee) Manual de organização (d).
Sistemas de informação nos estudos organizacionais
Objetivos:
a) estabelecer uma estrutura organizacional com delegação de autoridade e responsabilidade bem definidas;
b) elaborar normas de conduta adequadas; c) criar uma filosofia e uma estrutura de
comunicação e de treinamento; d) criar subsistemas de informações; ee) possibilitar programas de auditoria.
Mudança organizacional Como desenvolver um programa de
mudança?
a) suporte da alta administração; b) consciência sobre o impacto do
processo de mudança; c) preparação da mudança; d) conhecer o alcance dos vários
programas de mudança; e) não esperar resultados plenos e
imediatos; f) congruência entre os objetivos da
mudança e os valores da empresa; eg) controle.
Mudança organizacional O que é mudança organizacional?
É qualquer alteração significativa dentro da organização, que seja articulada, planejada e operacionalizada por pessoal interno ou externo à organização, tendo ainda o apoio e supervisão da administração superior. A mudança organizacional deve atingir os componentes comportamental, estrutural, tecnológico (equipamentos), estratégico e tecnológico (conhecimento), qualquer que seja a ferramenta a ser utiizada