31 กรกฎาคม 2556
โดย สํานักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ
อาจารยอภิรักษ ธิตินฤมิต สาขาเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา
Microsoft Excel เปนโปรแกรมประเภท “ตารางคํานวน” หรือ “Spreadsheet” มักใช
ในการคํานวนทางธุรกิจ ซ่ึงจะชวยลดขั้นตอนความยุงยากและลดเวลาการคํานวน และยัง
สามารถสรุปและวิเคระหขอมูลในรูปแบบตางๆ เพื่อชวยในการตัดสินใจ
สามารถดูคุณลักษณะและคุณสมบัติใหมๆ ของ Excel version 2010 ไดที่
http://office.microsoft.com/th-th/excel/HA101806958.aspx
สําหรับ version 2010 นั้นไดปรับเปลี่ยนหนาตาตาง version 2007 เพียงเล็กนอย โดย
เปลี่ยนปุม Office Button กลับเปน Menu File แตยังคงรูปแบบ Ribbon ไว
2010
2007
Ribbon
Title Bar
Menu File
Quick Access Tool Bar
Name Box
Formula Bar
Worksheet
Sheet Tabs View Buttons
Scroll Bar
Zoom Slider
Status Bar
Woo
kboo
k (E
xcel
File
) Wooksheet 1
Wooksheet 2
Wooksheet 3
And more..
Columns
Rows
Active Cell
New Worksheet Button
Name of Active Cell
Auto Complete ชวยในการปอนขอมูลซํ้าๆกัน
Auto Fill ชวยในการปอนขอมูลที่เปนลําดับขั้น เชน ตัวเลข หรือ เดือน
1. เลือก Cell เดียว [ใชการคล้ิกเมาสเลือก หรือลูกศรเลือก]
2. เลือกกลุม Cell ที่อยูติดกัน [ใชปุม Shift + Mouse Left]
3. เลือกกลุม Cell ที่ไมติดกัน [ใชปุม Ctrl + Mouse Left]
4. เลือก Cell ทั้งหมดใน Column หรือ Row [คล้ิกที่ Row หรือ
Column นั้นๆ ]
5. เลือก Cell ทั้งหมดใน Worksheet
1. การเลือกใช Worksheet
2. การเปล่ียนชื่อ Worksheet [ดับเบ้ิลคลิกหรือคลิกขวา> Rename]
3. การเพิ่ม Worksheet [ปุม + หรือคลิกขวา> Insert >Worksheet]
4. การลบ Worksheet [คลิกขวา> Delete]
1. การปรับขนาดความ กวาง/สูง ของ Cell
2. การแทรก Cell, Column, Row
3. การลบ Cell, Column, Row
4. การซอน Column, Row
Normal
มุมมองปกติ ที่ใชงาน Excel
Page Layout
มุมมองเอกสารกอนพิมพ
Page Break Preview
มุมมองที่ชวยจัดหนาและขอบเขตการพิมพ
1. การผสาน Cell (Merge Cell)
2. กําหนดรูปแบบขอความและตัวเลข (Font & Number)
3. การจัดวางตําแหนงขอมูลภายใน Cell (Alignment)
4. การตกแตง Cell (Cell Styles)
5. การตกแตงตารางอัตโนมัติ (Format as Table)
Merge & Center
Merge & Across
Merge Cell
Unmerge Cell
Shrink to fit (ยอใหพอดี) หรือ (ยอขอความใหพอดีกับ Cell)
ตองการไปที่ คอลัมนที่ z แถวที่ 200 จะตองทําอยางไร
การใสสูตรคํานวนใน Excel มีสิ่งที่ตองทําความเขาใจดังน้ี
1. กฎเกณฑเกี่ยวกับการคํานวน
2. ลําดับความสําคัญของเครื่องหมาย
3. เครื่องหมายคํานวนทางคณิตศาสตร (Arithmetic Formula)
4. เครื่องหมายการเช่ือมขอความ (Text Formula)
5. เครื่องหมายในการเปรียบเทียบ (Comparison Formula)
6. เครื่องหมายในการอางอิง (Reference Formula)
เมื่อใชสูตรในการคํานวนจะตองเริ่มตนดวยเครื่องหมาย (=) เสมอ
การคํานวนจะข้ึนอยูกับลําดับความสําคัญของเครื่องหมาย ถา
ความสําคัญเทากันจะคํานวนจากซายไปขวา
ขอความที่อยูในสูตรคํานวนจะตองใสเครื่องหมาย (“”) ครอบ
ขอความเสมอ
เครื่องหมาย ความหมาย ตัวอยางสูตร
+ บวก =100-3*8+10-5^2
ผลลัพธเทากับ 61- ลบ
* คูณ
/ หาร
% เปอรเซ็นต
^ ยกกําลัง
ลําดับ เครื่องหมาย
1 ( )
2 %
3 ^
4 * และ /
5 + และ -
เครื่องหมาย ความหมาย
& เชื่อมขอความ
เครื่องหมาย ความหมาย ตัวอยางสูตร
= เทากับ =a1>=100
ถา a1 มีคามากกวาหรือ
เทากับ 100 จะไดผลลัพธ
True แตถา a1 มีคานอย
กวา 100 จะไดผลลัพธ
False
> มากกวา
< นอยกวา
>= มากกวาหรือเทากับ
<= นอยกวาหรือเทากับ
<> ไมเทากับ
เครื่องหมาย ความหมาย ตัวอยางสูตร
(:) (โคลอน) เลือกชวงขอมูลที่อยูติดกันa1:b5
หมายถึงชวง Cell ต้ังแต a1 ถึง b5
( ) (เวนวรรค) เลือกเฉพาะขอมูลซ้ํา (Intersection)
a1:c1 c1:c3
หมายถึงชวง Cell ที่ซ้ํากันของชวง Cell
ต้ังแต a1 ถึง c1 และ c1 ถึง c3
ฉนั้นผลลัพธคือ c1
(,) (คอมมา) เลือกชวงขอมูลที่ไมอยูติดกัน (Union)
a1:c1, b5:b10
หมายถึงเลือกชวง Cell a1 ถึง c1 และ
b5 ถึง b10
การปอนโดยตรงที่ชอง Cell
การปอนบน Formula Bar
การปอนสูตรโดยใชเมาส
การแกไขสูตรใหเลือก Cell ที่ตองการแลวกด F2 หรือ ดับเบ้ิล
คลิก
สามารถคัดลอกจาก Cell ไดหลายรูปแบบเชน
◦ การคัดลอกทุกอยางของ Cell ทั้งสูตร ขอมูล และรูปแบบ
◦ คัดลอกเฉพาะขอมูล
◦ คัดลอกเฉพาะสูตร
◦ คัดลอกเฉพาะรูปแบบ
คัดลอกสูตรโดยใช Auto Fill
การใช Function คลายกับการใชสูตรคํานวนทางคณิตศาสตร โดยมีรูปแบบ
การใชงานคือ
= function(argument1, argument2, ...)ตัวอยางเชน =SUM(A1:D10)
การใชงานสามารถปอน Function ลงใน Formula Bar เหมือนกับการปอน
สูตรคํานวน หรือใช Function Wizard ชวย
Function รูปแบบ การใชงาน
SUM SUM(กลุม Cell) ผลรวมจากกลุม Cell
AVERAGE AVERAGE(กลุม Cell) คาเฉลี่ยจากกลุม Cell
COUNT COUNT(กลุม Cell) นับจํานวน Cell จากกลุม Cell
MAX MAX(กลุม Cell) คาสูงสุดจากกลุม Cell
MIN MIN(กลุม Cell) คาตํ่าสุดจากกลุม Cell
ROUND ROUND (ตัวเลข,จํานวนหลัก ปดเศษตัวเลขทศนิยมใหมีหลัก
ทศนิยมตามท่ีกําหนด
ใชเลข 5 เปนเกณฑ ในการปด
BAHTTEXT BAHTTEXT(Cell ตัวเลข) เปลี่ยนตัวเลขจาก Cell เปน
ตัวอักษรแสดงจํานวนเงินบาทไทย
จากคุณสมบัติ AutoFill นั้นจะทําใหการคัดลอกสูตรมีการเปลี่ยนแปลงตําแหนงของ Cell
ที่ใชอางอิง เชนจาก b1 ไปเปน b2 หรือ b1 ไปเปน c1 หากตองการตรึงตําแหนง Cell ที่
ใชอางอิงไมใหเปลี่ยนแปลงเวลาคัดลอกสูตรทําไดดังนี้
ใหใชเคร่ืองหมาย $ ในการตรึง Column หรือ Row เชน
$a$1 จะเปนการตรึงทั้ง Column(a) และ Row(1)
b$6 จะเปนการตรึงเฉพาะ Row(6)
$c3 จะเปนการตรึงเฉพาะ Column(c)
ขอผิดพลาด สาเหตุ วิธีแกไข
#### ตัวเลขใน Cell ยาวกวาขนาด Column ขยายความกวาง Column
#VALUE!ใชสูตรผิดหลักไวยากรณเชน =a1+a2 โดย
ที่ a1 หรือ a2 ไมใชตัวเลข
ตรวจสอบประเภทของขอมูลใน
Cell
#NAME?ในสูตรคํานวนมีสวนขอความที่ Excel ไม
รูจัก เชนพิมพ Function ผิดจาก sum
เปน som
ตรวจสอบชื่อ Function
#REF! ไมพบตําแหนง Cell ที่อางอิง ตรวจสอบตําแหนงที่อางอิง
#DIV/0! นํา 0 มาเปนตัวหาร ตรวจสอบตัวหาร
UPPER()
ใชแปลง Cell ขอความตัวอักษรใหเปนตัวพิมพใหญ
LOWER()
ใชแปลง Cell ขอความตัวอักษรใหเปนตัวพิมพเล็ก
เปน Function ที่ตรวจสอบเง่ือนไขที่ตั้งไววาเปนจริง(true) หรือเปนเท็จ(false) และ
สามารถกําหนดตอไปไดวาถาเปนจริงใหดําเนินการอะไร ถาเปนเท็จใหดําเนินการอะไร
รูปแบบการใช IF
=IF( logical_test, value_if_true, value_if_false )ตัวอยางการใชงาน
ถานักศึกษาไดคะแนนรวมมากกวาเทากบั 50 ถือวาผาน ถานอยกวา 50 เทากับไมผาน
=IF( cell คะแนนรวม>=50, “ผาน”, “ไมผาน” )
ถามีเง่ือนไขมากกวา 2 สามารถใช IF ซอนกันไดเชน
=IF( logical_test1, IF(logical_test2, “A”, “B”), “C”)
LOOKUP เปนฟงกชันที่ใชคนหาและสงคืนคาจากชวงของหนึ่ง Column หรือหนึ่ง
Row หรือจาก Array และสามารถใชแทน IF แบบหลายเง่ือนไข รูปแบบการใชงานดังนี้
=LOOKUP( lookup_value, lookup_vector, result_vector )
=LOOKUP( lookup_value, array )
1. คา lookup_vector หรือ array จะตองเรียงลําดับจากนอยไปหามาก
2. การเขียน value, array เขียนไดดังนี้
a) { "a","b","c" }, { 1,2,3 }
b) { "a","b","c" ; 1,2,3 }
c) { "a",1; "b",2; "c",3 }
ตัวอยางการใชงาน VLOOKUP, HLOOKUP และ LOOKUP
ตองการราคาของสินคาเจาะจงรุน
=VLOOKUP( “ชื่อรุน”, ชวงตารางขอมูล, ลําดับ Column ของราคา, FALSE )
ตองการทราบเงินเดือนป 2553 ของเจาหนาที่คนหนึ่ง
=HLOOKUP( "ป 2553", ชวงตารางขอมูล, ลําดับ Row ของเจาหนาที่, FALSE )
ตองการทราบเงินเดือนป 2554 ของเจาหนาที่ที่มีรหัส “s003”
=LOOKUP( “s003”, Column รหัสเจาหนาที่, Column เงินเดือนป 2554 )
แสดงเกรด A-F จากคะแนน (ใชแทน IF แบบหลายเง่ือนไข)
=LOOKUP( Cell คะแนน, {0,60,70,80,90}, {"F","D","C","B","A"} )
=ROUND(A1,0) 80.5 ปดเศษ ใชเลข 5 เปนเกณฑ ในการปดตัวเลขขึ้นหรือลง
=ROUND(A1,2) 123.46 ปดเศษ ทศนิยมสองตําแหนง
=ROUND(A1,-1) 120 ปดเศษ เหลือจํานวนเต็มหลกัสบิ
=ROUND(A1,-2) 100 ปดเศษ เหลือจํานวนเต็มหลกัรอย
=ROUNDDOWN(A1,2) 123.45 ปดเศษลง ใหมีจํานวนจุดทศนิยมตามที่กาํหนด
=ROUNDUP(A1,2) 123.46 ปดเศษขึ้น ใหมีจํานวนจุดทศนิยมตามที่กาํหนด
DDB สงกลับคาเส่ือมราคาของสินทรัพยสําหรับชวงเวลาที่คุณ
ระบุ โดยใชวิธี Double - declining balanceหรือวิธีการอื่นที่คุณระบุ
EFFECT สงกลับอัตราดอกเบ้ียที่แทจริงตอป
DB สงกลับคาเส่ือมเวลาของสินทรัพยสําหรับคาบเวลาที่ระบุ
โดยใชวิธี fixed-declining balance
เมื่อเปลี่ยนชวง Cell เปนรูปแบบ Table แลวจะทําใหไดรับคุณสมบัติพิเศษเชน
การเรียงลําดับ และการกรองขอมูลสามารถทําไดสะดวก
สามารถสราง Row ผลรวม (Total) อัตโนมัติโดยไมตองใสสูตรคํานวน ซ่ึงสามารถ
เลือกใช Function การคํานวนตางๆเพื่อหาผลรวม คาเฉลี่ย และอื่นๆได
Microsoft Excel 2010 สามารถนําเขาขอมูลจากภายนอกไดหลายรูปแบบ
ดวยกันเชน
Microsoft Access
Website
From Text (txt, csv)
And more…
เปนการนําขอมูลจาก Sheet อื่นเขามาคํานวน หรืออาจจะสราง worksheet หนึ่งที่นํา
ขอมูลจากหลายๆ sheet เพื่อมาหาผลรวม
สามารถใช Consolidate Wizard ชวย หรือปอนสูตรเพื่ออางอิง Cell จาก sheet อื่น
ดวยตนเอง เชน =SUM(‘sheet1’!a1:a7)
Report Filter
Pivot Chart
กรองขอมูลจากคาใน Cell
กรองแบบระบุเง่ือนไข
เมื่อการจัดการกับ Excel ที่มีการทําบอยๆ เชนการจัดรูปแบบ ซ่ึงอาจะจะมีหลายขั้นตอน
ตั้งแตปรับขนาด ความหนา และแกสี สามารถนําขั้นตอนเหลานี้มารวมเปน Macro คําสั่ง
เดียว จะชวยใหสะดวกรวดเร็วย่ิงขึ้น
1. Recording Macro
2. Run Macro
3. Assign Macro
4. Absolute / Relative Macro
5. Save / Delete Macro
การ Shared Workbook เปนการ
อนุญาติใหแกไขไฟลเดียวไดครั้งละ
มากกวา 1 คน สามารถเก็บขอมูล
การเปลี่ยนแปลงยอนหลังได แตก็มี
ขอจํากัดหลายๆอยางที่เกิดจากการ
ทํางานรวมกันในไฟลเดียว
เมื่อมีการใชงานไฟลเดียวกันรวมกันหลายคน เวลาพบปญหาจะทําใหยากในการตรวจสอบ
Excel จึงมีการติดตามการแกไข โดยสามารถระบุไดวามีการแกไข เมื่อไหร โดยใคร และที่
ไหน
Picture Effect
Picture Styles
Shape Styles
Adjust
Size & Crop
Select Chart Type
Result
การจําลองสถานการณสมมติ เพื่อทําการคํานวนผลลัพธของสถานการณตางๆ เพื่อ
วิเคราะหผลที่แตกตางกันในแตละสถานณการ
เคร่ืองมือใชวิเคราะหวาตองมีคาตัวแปรเทาใดจึงจะไดเปาหมายตามที่กําหนดไว