Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak
Pengadaan Barang/Jasa
Unit Kompetensi 19
Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa
Jenjang Muda
Unit Kompetensi 05 – Menyusun Harga Perkiraan Sendiri
Penulis Burhanudin
Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP
Tanggal 31 Januari 2016 Versi 2
Informasi Umum
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Mampu melakukan proses pengidentifikasian titik kritis
dalam pelaksanaan kontrak PBJ dan penyusunan
rencana pengelolaan kontrak barang/jasa pada berbagai
jenis dan sektor organisasi PBJ.
Tujuan Umum
• Mengidentifikasi titik kritis dalam pelaksanaan kontrak PBJ
• Menyusun rencana pengelolaan pelaksanaan kontrak PBJ
Tujuan Khusus
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
PENDAHULUAN
Program mutu pekerjaan adalah sebuah program yang
disusun oleh Penyedia dan harus mendapatkan persetujuan
dari Pengguna yang bertujuan untuk memberikan penjaminan
mutu hasil pelaksanaan kontrak atau quality assurance of contract yang harus disampaikan pada saat Rapat Persiapan
Pelaksanaan Kontrak (RPP/PCM).
Sumber : dfi-eng
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
• Dalam proses penyusunan draft program mutu,Penyedia dapat melakukan komunikasi/diskusi dengan Pengguna (PPK).
• Program mutu final harus sudah siap sebelum dilakukan rapat pra-pelaksanaan kontrak.
6
Sumber : WordPress
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
1. Informasi terhadap perkerjaan yang akan dilaksanakan
2. Pengorganisasian yang ditetapkan oleh Penyedia sesuai
dengan yang diusulkan dalam dokumen penawaran
7
Identifikas Titik Kritis Program Mutu (1/4)
(Note : Penyedia yang dalam menetapkan organisasi dan personilnya baik tenaga ahli maupun tenaga terampil serta peralatan yang tidak sesuai dengan
yang ditawarkan harus mengajukan ijin penggantian kepada PPK)
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
3. Jadwal pelaksanaan pekerjaan yang akan digunakan :a) Bar chart scheduleb) Curva S schdule c) Network Planning (NWP)d) Vector diagrame) CPM (Critical Path Method)f) Work Breakdown Structure (WBS)g) PDM (Precedence Diagram Method)
Lihat sebagian contohdari metode
penjadwalan kontrakkhusu untuk kontrak
konstruksi
8
(Note : Penyedia mengajukan jadwal pengendalian pelaksanaan kepadakonsultan pengawas untuk diperiksa selanjutnya dibahas dalam RPP untuk
disetujui oleh PPK, kemudian penyedia, konsultan pengawas maupun pengawaslapangan serta PPK menandatangani jadwal secara bersama-sama)
Identifikas Titik Kritis Program Mutu (2/4)
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
4. Prosedur memulai pelaksanaan pekerjaan :a. Persetujuan ijin kerja atau request of workb. Shop drawing/gambar kerja dan perhitungan rencana
capaian volume atau diagram proses pembuatan/ fabrikasic. Rancangan kerja d. Data pendukung pengujian bahan
5. Tata cara penerbitan prosedur instruksi kerja oleh Pengguna (PPK) kepada Penyedia yang dicantumkan dalam request of work/ijin kerja dan persetujuannya
9
Identifikas Titik Kritis Program Mutu (3/4)
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
6. Program mutu yang diajukan oleh Penyedia dan sudah disetujui oleh Pengguna dapat direvisi sesuai dengan kebutuhan berdasarkan kondisi lokasi pekerjaan/lokasi produksi/lokasi fabrikasi
7. Kewajiban Penyedia melakukan updating ataupemutakhiran program mutu apabila terjadiamandemen kontrak yang bersifat mendasar dantimbulnya peristiwa kompensasi
10
Identifikas Titik Kritis Program Mutu (4/4)
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
CONTOH PENJADWALAN KONTRAK(UNTUK KONTRAK KONSTRUKSI)
11
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Bar Chart
Kurva S
Network
Project Evaluation and Review Technique(PERT)
Lines of Balance (LOB)
12
Macam Metode PenjadwalanProyek
Sumber : basis-plus
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
�
13
Contoh Bar Chart Schedule
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
NO KEGIATAN Bobot % 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 BOBOT KUM
1 GALIAN TANAH 1.464 0.49 0.49 0.49 100
2 PONDASI BATU KALI 3.75 1.25 1.25 1.25 90
3 SLOOF BETON 6.75 2.25 2.25 2.25 80
4 KOLOM DAN BALOK BETON 10.75 2.69 2.69 2.69 2.69 70
5 RING BALOK 5.75 2.88 2.88 60
6 DINDING BATA 18.275 4.57 4.57 4.57 4.57 50
7 PINTU DAN JENDELA 9.75775 3.25 3.25 3.25 40
8 KERAMIK 6.8761 1.72 1.72 1.72 1.72 30
9 CAT 14.57715 3.65 3.65 3.65 3.65 20
10 ATAP 22.05 7.35 7.35 7.35 10
TOTAL 100
RENCANA 0.49 0.49 1.74 3.50 7.91 11.23 12.23 15.88 14.34 13.87 11.00 7.35
RENC.KUM 0.49 0.98 2.72 6.22 14.12 25.35 37.58 53.46 67.80 81.67 92.67 100
AKTUAL
AKT.KUM 14
Contoh Penjadwalan Dengan Kurva S Atau Hanumm CurveMenggunakan Barchart dikombinasi dng Kurva S Rencana
I JEETi
LETi
EETj
LETj
ES
LS
EF
LF
i,j = Nomor peristiwaX = Nama kegiatan
EET = Earliest Event Time (Saat Paling Awal Kegiatan) LET = Latest Event Time (Saat Paling Lambat Kegiatan) Y = Durasi kegiatan ES = Earliest Start Time (Saat paling cepat unt mulai kegiatan) EF = Earliest Finish Time (Saat paling cepat unt akhir kegiatan) LS = Latest Start Time (Saat paling lambat unt mulai kegiatan) LF = Latest Finish Time (Saat paling lambat unt akhir kegiatan)
15
X
Y
PRINSIP METODE PENJADWALAN NETWORK PLANNINGActivity On Arrow Diagram (AOA)
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
�
16
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
juni
juli
agust
sept
okt
0 + 000 1 + 000 2 + 000 3 + 000 4 + 000
450 ton
200 ton
600 ton
850 ton
Stationing Ruas Jalan
Pekerjaan Pelapisan Jalan dgn AC dgn waktu Juni sd Oktober dan dari Km 0+000 sd Km 4+000 total produksi 850 ton
rencana
realisasi
CONTOH VECTOR DIAGRAM
�
18
(Note : Di atas adalah contoh CPM untuk pekerjaan IT)
Contoh Critical Path Method
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
19
Note : Para Pihak membahaslebih rinci lagi dari masing-masing
sub pekerjaan ke dalam uraianrinci (breakdown) meliputi :
volume, kapasitas kerja, alat, SDM, waktu termasuk waktusiklus beserta metode kerja
ContohWork
Breakdown Structure
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
ES EFNo. Keg
Kegiatan
Durasi
LS TF LF
ES EFNo. Keg
Kegiatan
Durasi
LS TF LF
Finish Side
Start Side
Activity On Node Diagram/Precedence Diagram Method (PDM)
Contoh Prinsip Precedence Diagram Method
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
1. Pembuatan diagram network dengan menggunakansimpul/node untuk menggambarkan kegiatan.
2. Float, waktu tenggang maksimum dari suatu kegiatana) Total Float, adalah float pada kegiatan : LF – ES – Durasib) Relation Float (RF), float pada hubungan keterkaitan :
21
FS, RF = LSj – Efi – Lead, SS, RF = LSj – ESi – LagFF, RF = LFj – EFi – Lead, SF, RF = LFj – ESi – Lag
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
3. Lag, jumlah waktu tunggu dari suatu periodekegiatan j terhadap kegiatan i telah dimulai, padahubungan SS dan SF.
4. Lead, jumlah waktu yang mendahuluinya dari suatuperiode kegiatan j sesudah kegiatan i belumselesei, pada hubungan FS dan FF.
5. Dangling, keadaan di mana terdapat beberapakegiatan yang tidak mempunyai kegiatanpendahulu (predecessor) atau kegiatan yang mengikuti (successor). Agar hubungan kegiatantersebut tetap terikat oleh satu kegiatan, dibuatkandummy finish dan dummy start.
22
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
MANAJEMEN K3
23
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
24
Matriks PendekatanPDCA
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
25
Note : OHSAS 18001 : pedoman pengelolaan risiko spesifik bahaya K3
Siklus OHSAS 18001
OHSAS 18001 juga memberikan pedoman pengelolaan risiko yang lebih spesifik untuk bahaya K3 dengan pendekatan sebagai berikut :
– Eliminasi– Substitusi– Pengendalian teknis (engineering control)– Pengendalian administratif– Penggunaan alat pelindung diri (APD)
OHSAS 18001
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
INSTRUKSI KERJA
27
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
• Instruksi Kerja adalah bagian dari Sistem Manajemen Mutu. • Instruksi Kerja berisi cara kerja atau petunjuk teknis dari suatu
aktivitas atau kegiatan yang berkaitan dengan penjaminanmutu konstruksi pada tingkat Unit Pelaksana.
28
Instruksi Kerja
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
AcuanInstruksi
Kerja
Spesifikasi Teknik baik bersifat umum atau khusus
Dokumen Rapat Pra Pelaksanaan Kontrak/PCM
Gambar Rencana dan/atau Gambar Barang
Dokumen Rencana Mutu Kontrak
Dokumen Mutual Check
Berita Acara rapat-rapat Teknis dan Notulen Rapat Teknisbaik di Kantor atau di lokasi pekerjaan
29
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
SISTEM MANAJEMEN MUTU
30
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
HIRARKI
Hirarki 1
Hirarki 2Hirarki 3
31
Sistem ManajemenMutu
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Pekerjaan
4
Data Pendukung Pengujian Bahan
3
Rancangan Kerja
2
Sop drawing/gambar kerja dan perhitungan rencana capaian volume
1
Persetujuan Ijin Kerja atau Request of Work
32
Prosedur Memulai PelaksanaanPekerjaan
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
MUTUAL CHECK
33
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Mutual Check pada progress 0% disebut juga dengan MC-0 (joint check) : kegiatan pemeriksaan
lapangan bersama sebelum serah terima lokasi pekerjaan.
34
Mutual Check
Sumber : Jabar Publisher
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Dibuatperhitungan
volume ulang
Dibuat justifikasiteknis
MenerbitkanBA
PenelitianKontrak
35
Mutual Check (1)
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Mutual Check atau Joint Check dilakukan oleh Panitia Peneliti
Kontrak bersama
PPK • 1
Penyedia • 2
KonsultanPengawas • 3
PengawasLapangan • 4
KonsultanPerencanaan
dan Tim TeknisLainnya
• 5
36
Mutual Check (MC 0)
37
Hasil Mutual Check
• Hasil pembahasan Mutual Check dituangkan ke dalam BA MC-0%.
• Dasar dari Mutual Check yaitu Detail Engineering Design (DED) atau gambar desain dan hasil ukur ulang bersama di lapangan.
• Hasil pembahasan Mutual Check dituangkan ke dalam BA MC-0%.
• Dasar dari Mutual Check yaitu Detail Engineering Design (DED) atau gambar desain dan hasil ukur ulang bersama di lapangan.
Sumber : Avineon
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
PENGAWASAN PEKERJAAN
38
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Penyediaan barang/jasa termasuk sarana/infrastruksturdi berbagai bidang pekerjaan harus melalui proses penyelenggaraan kontrak pekerjaan meliputi:
– Tahap perencanaan barang/jasa termasuk pekerjaankonstruksi,
– Pelaksanaan beserta pengawasan pekerjaan termasukpekerjaan konstruksi, dan
– Operasi serta– Pemeliharaan.
39
Pengawas Pekerjaan(1)
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
KHUSUS UNTUK PEKERJAAN KONSTRUKSI MEMILIKIUNDANG-UNDANG DAN PERATURAN PEMERINTAHTENTANG PENYELENGGARAAN JASA KONSTRUKSI
40
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Keteknikan
Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan Tempat Kerja
Perlindungan Sosial Tenaga Kerja
Tata Lingkungan Setempat dan Pengelolaan Lingkungan Hidup
Manfaat untuk masyarakat sesuai dengan perencanaan kelayakan
41
UU Nomor 18 Tahun1999
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Pengawasan Penyelenggaraan
Pekerjaan Konstruksi
Tercapainya Tertib Penyelenggaraan
Hasil Pekerjaan Konstruksi
Menjaga
Fisik
Non Fisik
Aspek Perencanaan, konstruksi, pengadaan, manajemen
pelaksanaan dan pengendalian
kontrak di lingkungan Departemen
Pekerjaan Umum
42
Tujuan Pengawasan PekerjaanKonstruksi
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Proses perencanaan pekerjaan konstruksi sudahdilakukan secara taat, lengkap dan benar
Proses pemilihan penyedia jasa sudah dilakukansecara taat, lengkap dan benar
Proses pelaksanaan pekerjaan konstruksi sudahdilakukan secara taat, lengkap dan benar
43
Sasaran PengawasanPenyelenggaraan Pekerjaan Konstruksi
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
44
1 • Pengawasan terhadap pemenuhan persyaratan setiap tingkat risiko
2 • Pengawasan terhadap proses perencanaan pekerjaan konstruksi berdasar SNI
3 • Pengawasan terhadap proses pemilihan penyedia jasa yang berkualifikasi
4 • Pengawasan terhadap pengendalian pelaksanaan kontrak
5 • Pengawasan terhadap pelaksanaan kontrak
6 • Pengawasan terhadap tertib administrasi keuangan
7 • Pengawasan terhadap pencapaian manfaat
8 • Pengawasan terhadap risiko kegagalan konstruksi dan kegagalan bangunan
Ruang Lingkup
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
TITIK KRITIS KONTRAKBARANG/JASA
45
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Adalah sebuah keadaan yang sangat krisis danberada pada kondisi waktu yang paling
menentukan sehingga berpotensi sebagai faktoryang dapat menyebabkan masalah tingkat
keburukan dan/atau kegagalan, atau dapat jugadisebut sebagai sesuatu keadaan yang sudah
berada di ambang batas normal dalampengelolaan kontrak.
46
Kritis
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
“Titik kejadian menurut alur proses pengelolaan kontrak yang harus
mendapat perhatian khusus pada setiapproses, karena apabila diabaikan dapat
menimbulkan masalah yang burukdan/atau dapat menyebabkan terjadinyakegagalan dalam pengelolaan kontrak”
47
TitikKritis
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Menetapkan persyaratan lelang yang bersifat diskriminatif secara berlebihan
Membocorkan dokumen pengadaan dan/atau perincian HPS kepada rekanan
Menetapkan PPK, POKJA ULP/PP, PPHP yang tidak kompeten
Merekayasa sistem ITE dan melakukan penyalahgunaan wewenang
Tidak mengumumkan RUP secara terbuka
Jadwal pelaksanaan pengadaan yang disusun tidak realistis karena tidakpaham atau karena faktor keterlambatan DIPA/DPA
48
Titik Kritis PBJ BagiPA/KPA/PPK
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B JUK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
1. Bersifat Strategis. Rencana tindakan atau tindakan yang disusun dan/atau dilakukan berdasarkan strategi (taktik/trick).
2. Berada pada Lintasan Strategis. Merupakan perencanaanberdasarkan jangka waktu tertentu (jangka panjang/menengah) yang bersifat umum dan di dalamnya mencakup pengembanganvisi dan misi organisasi, serta tujuan-tujuan pokok yang harusdicapai organisasi secara keseluruhan.
49
Pengertian Titik Kritis dan Pekerjaanyang Berada pada Lintasan Strategis
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
“Suatu pekerjaan yang harus dilakukanberdasarkan rencana strategis dengan
menggunakan cara-cara yang taktis, danmerupakan pekerjaan yang bersifat sangat
prioritas dibanding pekerjaan lain pada umumnya”
50
Pekerjaaan yang BersifatStrategis
1 • Surat Perjanjian
2 • SSUK
3 • SSKK
4 • Daftar Kuantitas dan Harga
5 • Spesifikasi Teknis
6 • Gambar Rencana atau Desain
7 • Dokumen Pelengkap Lainnya
8 • Dokumen Administrasi Lain
51
Bagaimana Titik Kritis Pekerjaan Harusdikelola
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Lintasan strategis dalam pelaksanaanpekerjaan/kegiatan kontrak adalah urutan kegiatan
baik penunjang ataupun pokok dalam suatupelaksanaan kontrak terutama bagi kontrak dengan
kompleksitas yang tinggi dan bernilai besar.
52
Pekerjaan Berada pada LintasanStrategis
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
1. Proses SPPBJ2. Proses penyiapan dan penyerahan jaminan pelaksanaan3. Proses penandatanganan kontrak4. Proses penyerahan lokasi pekerjaan5. Proses penerbitan SPMK6. Proses pelaksanaan PCM/RPP7. Proses mutual check/joint check
8. …. lanjut
53
Merekonstruksi Ketentuan Hukum, MengelolaUrutan dan Tahapan Pekerjaan Pada LintasanStrategis
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
8. Proses penerbitan amandemen kontrak9. Proses pengendalian pelaksanaan10. Proses mengatasi keterlambatan apabila terjadi kontrak
kritis (SCM)11. Proses perubahan kontrak12. Proses perpanjangan waktu pelaksanaan13. Peristiwa kompensasi14. Proses pengendalian tahap lanjut dan ketaatan sistem
pelaporan15. Lanjut…
54
Merekonstruksi Ketentuan Hukum, MengelolaUrutan dan Tahapan Pekerjaan Pada LintasanStrategis
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
15. Proses penerbitan, penyerahan jaminan pemeliharaan16. Proses serah terima pekerjaan17. Penghentian Kontrak dan Pemutusan Kontrak18. Proses penerbitan amandemen penutup pada akhir masa
pelaksanaan untuk kontrak harga satuan.
55
Merekonstruksi Ketentuan Hukum, MengelolaUrutan dan Tahapan Pekerjaan Pada LintasanStrategis
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
SENGKETA KONTRAKSECARA UMUM
56
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
1. Para Pihakwajib
menyelesaikansecara damai
semuaperselisihanyang timbul
2. Penyelesaiansengketa antara parapihak dalam Kontrak
3. Pilihanpenyelesaian
sengketakontrak harusdisepakati danditulis secarajelas dalam
Kontrak
57
Cara Penyelesaian SengketaKontrak
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
PENGELOLAANJADWAL KONTRAK
58
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
• PPK wajib memahami cara penyusunan rencanapengelolaan jadwal pelaksanaan kontrak dantidak tergantung dari layanan jasa konsultan
• Meskipun ada konsultan perencana yang direkrutuntuk menyusun dokumen perencanaan.
59
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
1 • Jenis pengadaan barang/jasa
2 • Lingkup pekerjaan
3 • Target kuantitas atau target volume yang harus dicapai
4 • Metode dan/atau cara pelaksanaan pekerjaan
5 • Tingkat kerumitan dalam melaksanakan pekerjaan
6 • Ketersediaan tenaga kerja, material, alat yang diperlukan, dan lokasi fabrikasi
7 • Tingkat kemudahan mobilisasi
8 • Kapasitas kerja per satuan waktu Î T = V/C
9 • Target yang harus dicapai per satuan waktu
10 • Target kuantitas dan kualitas yang harus dicapai Î QAE
60
• Sehingga dengan mempertimbangkan kesepuluh variabelseperti tersebut di atas akan dapat dihitung jadwal waktuyang diperlukan.
• Dengan diperolehnya jadwal waktu yang diperlukan, maka PPK harus membandingkan dengan sisa waktuyang tersedia sehingga dapat diputuskan layak atautidaknya sisa waktu tersebut.
61
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Fast Track Schedule
MenetapkanPabrikan
atau Vendor dari
beberapaSumber
MobilisasiBahan
danPeralatan
Memperbanyak
TenagaKerja
62
Bagi Sisa Waktu Terbatasdapat Digunakan Fast
Track Schedule jikadimungkinkan
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
1 • Bar Chart Schedule
2 • Curva S Schedule
3 • Network Planning (NWP)
4 • Victor Diagram
5 • CPM (Critical Path Method)
6 • Work Breakdown Structure (WBS)
7 • PDM (Precedence Diagram Method)
8• Kombinasi diantara yang diuraikan di atas dengan sistem monitoring
yang sangat ketat
63
Metode Penjadwalan PelaksanaanPekerjaan
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
RENCANA BIAYAPELAKSANAAN KONTRAK
64
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
1 • Komponen biaya tenaga kerja
2 • Biaya pengadaan bahan/material
3 • Biaya pengadaan barang-barang fabrikasi
4 • Biaya peralatan kerja
5 • Biaya tenaga ahli
6 • Biaya lainnya
7 • Biaya overtime tenaga kerja
8 • Profit atau keuntungan bagi Penyedia
9 • Biaya sewa akomodasi atau pergudangan
65
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Data HPS
Data HPS
Informasi lain yang dapat dipertanggung jawabkan
Indeks harga sesuai yang tertera dalam indikator ekonomi
Perkiraan perhitungan biaya yang dilakukan oleh konsultan perencana
Hasil perbandingan dengan Kontrak sejenis
Inflasi tahun sebelumnya
Biaya kontrak sebelumnya atau yang sedang berjalan
Daftar biaya/tarif b/j yang dikeluarkan oleh pabrikan
Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasiterkait
Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh BPS
Harga Pasar Setempat
66
KUALITASPELAKSANAAN KONTRAK
67
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B JUK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Kualitas Pelaksanaan Kontrak
PekerjaanKonstruksi
PengadaanBarang atauJasa lainnya
JasaKonsultansi(Konstruksiatau non
Konstruksi)
68
Note : KualitasPelaksanaan Kontrak
ditentukan oleh para Pihakterutama Pengguna dan
Penyedia, apabilamelibatkan konsultan
maka termasuk konsultanberperan menentukankualitas kontrak dan
barang/jasa yang dihasilkan
Kualitas PelaksanaanKontrak
3Menerapkan tindak turun tangan secara cepat dan tepat apabila terjadi
permasalahan dan hambatan dalam pelaksanaan kontrak
2
Melakukan pengujian secara check and balance hasil pelaksanaan terhadapketentuan pada SSUK dan SSKK
1
Menerapkan pengendalian secara penuh tahapan-tahapan pelaksanaankontrak sesuai dengan ketentuan yang ada dalam SSUK dan SSKK
69
Tahapan ProsedurPekerjaan
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Kontrol terhadap mutu hasil kerja
1
• Pengguna melakukan pengendalian mutu atau pengujian mutu disetiap tahapan pelaksanaan
2
• Melakukan tindak turun tangan apabila terdapat kualitas bahan yang digunakan tidak sesuai dengan spesifikasi
3
• Melakukan tindak turun tangan apabila terdapat kualitas hasil kerja yang dinyatakan cacat mutu kepada Penyedia
4
• Jika didapati penempatan personil/alat yang tidak sesuai, maka segera memerintahkan untuk dilakukan penggantian.
5
• Pengguna harus melakukan pemotongan pembayaran apabila personil yang ditempatkan tidak ada atau bertugas tidak sesuai jadwal.
6
•Apabila produk yang dihasilkan tidak sesuai dan menyimpang dari kaidah keilmuan dan kejujuran intelektual, maka Pengguna dapat menolak dan mengembalikan produk tersebut untuk diperbaiki.
7
•Pengendalian mutu termasuk mengendalikan keterlambatan pelaksanaan pekerjaan dan Pengguna wajib melakukan denda terhadap keterlambatan pelaksanaan kontrak.
70
Kontrol Terhadap Mutu HasilKerja
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
PENGELOLAAN RISIKO DALAMPENGELOLAAN KONTRAK
71
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
72
Risiko Kontrak
Risiko Kontrak adalah“Setiap kemungkinanyang dapat terjadi danberakibat timbulnya
kerugian materiil ataunon materiil”
Akibat lain dari risikoadalah “terhambatnya
pencapaian tujuanpelaksanaan kontrak
pengadaan barang/jasapemerintah”
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
�73
Proses Pengelolaan
Risiko
�
74
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
1 • Konsolidasi
2 • Globalisasi
3 • Kompleksitas
4 • Langkanya personil
5 • Evolusi teknologi
6 • Diferensiasi pekerjaan
7 • Penawaran terlalu rendah
8 • Regulasi
75
Gejala MunculnyaRisiko
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
JENIS-JENIS PENGELOLAAN RISIKO MENGHINDARI 1. Dilakukan dengan tidak melakukan aktivitas
yang dapat menimbulkan risiko
2. Risiko jauh melebihi manfaat dari aktivitas, atau risiko sulit diukur
3. Organisasi mempunyai opsi untuk menghindar
4. Menghindari dari risiko seringkali menghilangkan kesempatan
BERBAGI (SHARING)
5. Memecah proses menjadi tahapan yang ditangani oleh institusi lain dan masing-masing
bertanggung jawab atas tahapan kerjanya
6. Melakukan joint financing, joint venture
7. Harus dianalisa untuk menentukan apakah risiko dapat dibagi
TRANSFER 8. Membeli asuransi, reasuransi, melakukan hedging
9. Memastikan apakah risiko telah benar-benar
ditransfer (tanpa recourse) 10. Mentrasfer risiko menimbulkan risiko baru
bahwa pihak yang menerima transfer
(transferfree) tidak melaksanakan kewajiban
sesuai kesepakatan
MENGURANGI
ATAU MEMITIGASI RISIKO
11. Mengurangi kemungkinan terjadinya risiko
melalui pembuatan prosedur dan pengawasan internal, pelatihan, sosialisasi internal
12. Mengurangi dampak atas terjadinya risiko
melalui contingency plan, Penyediaan
cadangan dana, meningkatkan public relation
MENERIMA RISIKO
13. Risiko tidak dapat dihindari atau dikurangi karena sudah merupakan bagian integral dari
lingkup kerja organisasi
14. Sudah diamanatkan oleh undang-undang
76
�77
Hubunganantaraprinsip,
kerangkakerja danproses
manajemenrisiko
�78
KomponenKerangka
KerjaManajemen
Risiko
�79
KomponenProses
ManajemenRisiko
1• Pihak yang terlibat dalam penangan risiko harus memahami
proses pelaksanaan kontrak
2• Penyusunan rencana penanganan risiko melibatkan pihak-pihak
yang berkepentingan dengan risiko
3 • Rencana penanganan risiko harus SMART
4• Memperhatikan dan dialamatkan pada penyebab yang
menimbulkan risiko
5 • Memperhatikan biaya dan manfaat
6• Bukan untuk mengurangi jumlah risiko tetapi hanya untuk
menurunkan level risiko
7 • Rencana penanganan risiko yang telah disusun harus dijalankan
80
Pelaksanaan PenangananRisiko
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
JENIS RISIKO JADWALDALAM PELAKSANAAN
KONTRAK
81
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
• Menurut Supply Posisitioning Model (SPM) bahwa perlu menentukan skala prioritas atas penggunaan spesifikasi yang jelas, serta biaya dan jenis b/j yang akan diadakan.
• Melalui penentuan skala prioritas ini dapat dikenali apakahdiperlukan waktu proses pengadaan yang panjang atau tidak, sehingga dapat ditentukan sisa waktu tersedia untukpelaksanaan kontrak
82
SPM Memberikan Persepsi BagiPengguna dalam PenetapanJadwal
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
PenetapanJadwal
Panjang pendeknya rantai pasok danproses instalasi
Testing dan commissioning
Pelatihan dan proses administrasinya
83
Jadwal vsSCM
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
ResikoTerhadapKegiatanInstansi
Bottleneck(Khusus)
Routine(Rutin)
Leverage(Umum)
80% of items = 20% of value
20% of items = 80% of value
T
S
R
D
Critical(Kritikal)
0
84
MengenaliSCM
85
Bottleneck(Khusus)
Routine(Rutin)
Leverage(Umum)
Critical(Kritikal)
Posisi dari PengadaanBarang/Jasa
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
KETERANGAN ROUTINE LEVERAGE BOTTLENECK CRITICAL
Risiko Pengadaan terhadap Instansi
Rendah Rendah Tinggi Tinggi
Jenis barang/jasa
Standart Standart Variatif (tidak
standart)
Variatif (tidak
standart)
Jumlah Penyedia
Barang/Jasa
Sangat banyak
Banyak Sedikit Sedikit
Jumlah nilai pembelian
Rendah Tinggi Rendah Tinggi
Daya tarik Penyedia
Barang/Jasa Rendah Tinggi Rendah Tinggi
86
Posisi dari PengadaanBarang/Jasa
87
Bottleneck Critical
Routine Leverage
SPM PekerjaanKonstruksi
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Tingkat dan sifat spesifikasi barang/jasa
Lama proses (produk dalam negeri atau import)
Kesiapan vendor untuk barang/jasa import dan panjang rantai pasok
Volume barang/jasa
Karakter teknis barang/jasa
Tingkat dan sifat birokrasi setempat
Menetapkan risiko terduga atau tidak terduga
88
Faktor Penyebab RisikoJadwal
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
5
Risiko kerugian keuangan atau risiko ekonomi
4
Sengketa kontrak bila jadwal disusun tidak realistis
3
Kegagalan dalam memenuhi sasaran Penggunaan barang/jasa bagi Pengguna
2
Keterlambatan tetapi tidak diputus kontrak
1
Keterlambatan dan diputusnya kontrak
89
Jenis RisikoJadwal
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
PENGELOLAAN RISIKO JADWALPELAKSANAAN KONTRAK
90
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Menetapkan sifat barang/jasa yang akan diadakan
Menetapkan volume dan membuat forecast tentang kemampuanPenyedia
Mempertimbangkan ketersediaan waktu secara tepat terutama untuk kontrak tahun tunggal
Mengenali dan mengukur secara merata kapasitas kemampuan dan permasalahan Penyedia
Menjabarkan kegiatan dan mengelompokkan bagian yang kritis dan yang tidak kristis
Memilih metode penetapan jadwal secara benar dan terukur
Mengelola penetapan penganggaran dengan jadwal secara tepatterutama bagi K/L/D/I
91
Mengelola RisikoJadwal
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
92
Solusi Tindakan Atas RisikoJadwal
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
JENIS RISIKO BIAYA DALAMPELAKSANAAN KONTRAK
93
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Kenaikan biaya
pengiriman
Pengurangn nilai tukar mata uang dan Inflasi
Pajak
Biaya tak terduga
94
Jenis Risiko BiayaDalam Pelaksanaan
Kontrak
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
• Risiko akibat kenaikan biaya dalam pengiriman b/j sangat
mungkin terjadi apabila kondisi ekonomi nasional tidak stabil
atau kondisi ekonomi global yang fluaktuatif.
• Langkah yang harus dilakukan adalah bahwa pada saat
Pengguna mengkalkulasikan perkiraan biaya atau HPS harus
menghitung dengan kecermatan dan pengetahuan yang luas.
95
Kenaikan Biaya Pengiriman(1)
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B JUK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
1• Teliti jenis pengadaan barang/jasa
berdasarkan SPM
2• Perhitungkan semua komponen biaya yang
mungkin timbul selama kontrak berlangsung.
3• Komponen biaya
4• Pengguna harus melihat perkembangan harga
dengan menggunakan indikator ekonomi
96
Kenaikan Biaya Pengiriman(2)
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Penyedia tidak berminat sehingga proses pemilihan dapat gagal, kebutuhan gagal dan tertundanya sebagian tupoksi K/L/D/I
Apabila pemilihan sudah terlaksana dan ditetapkanpemenangnya, kemungkin Penyedia akan tidak bersediamenandatangani kontrak
Dalam hal kontrak sudah terjadi maka Penyedia akan berusaha mencari barang yang kemungkinan tidak memenuhi spec
Dalam hal kontrak sudah terjadi ternyata Penyedia tidak dapat memperoleh barang/jasa karena HPS terlalu rendah
97
Risiko Nilai Tukar Mata Uang
Pajak bagi barang/jasa
Dalam Negeri
PPN
PPh
Pajak-pajak daerah
Pajak-pajak lain
Import atau Luar Negeri
Pajak dalam negeri
Pajak negaraprodusen
98
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
3
HPS atau harga penawaran yang tidak memperhitungkan beban pajak
2
Perlu dilakukan kalkulasi ulang
1
HPS tidak akurat
99
Risiko Apabila Tidak MemperhitungkanPajak
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Biaya bongkar muat barang
Biaya koordinasi
Biaya keamanan lingkungan masyarakat
Biaya kehilangan akibat tercecernyamaterial/spare parts
Biaya lain-lain sebagai bentukkepedulian lingkungan
100
Komponen Biaya TakTerduga
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
• Untuk menghindari risiko kegagalanbiaya terutama bagi Penyedia, Penyediatersebut harus memiliki seorang cost estimator yang handal
• Hal ini untuk menghindari terjadi risikobiaya dalam penawaran agar hargayang ditawarkan layak dari berbagaisegi, guna menghindari terjadinyakegagalan pelaksanaan kontrak.
101
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
PENGELOLAAN RISIKO BIAYAPELAKSANAAN KONTRAK
102
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
103
Manajemen Risiko Biaya dan SolusiTindakan
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
JENIS RISIKO KUALITAS DALAMPELAKSANAAN KONTRAK
104
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Risiko Kualitas dalam Pelaksanaan Kontrak, adalah tingkat kemungkinan terjadinya “gap”
kondisi antara hasil dalam pelaksanaankontrak dibawah standar/spesifikasi yang
ditentukan dalam kontrak.
105
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
1• Spesifikasi Teknis yang ditetapkan tidak sesuai atau tidak jelas
kriterianya
2• Pelaksanaan pengujian hasil pelaksanaan kontrak oleh
Pengguna tidak akurat
3• Kurangnya dukungan anggaran bagi Pengguna dalam kegiatan
pengujian
4• Tidak mampunyai Pengguna yang mengenali lebih dini terjadinya
hasil pelaksanaan kontrak yang kualitasnya dibawah spesifikasi
5• Pengguna tidak segera memperbaharui dan/atau memperbaiki
kondisi yang tidak mendukung
106
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
8Dalam hal-hal kerusakan barang yang disebabkan oleh fungsi operasi barang
7Pengguna tidak memiliki siatem monitoring terhadap barang yang diadakan
6Tidak dimilikinya standar penanganan yang ditetapkan oleh Pengguna
5Tidak profesionalnya tenaga Penyedia yang menangani forwarding dan delivery barang
4Buruknya penanganan barang pada saat forwarding
3Tidak adanya sistem penjaminan kondisi barang melalui pertanggungan asuransi
2Cara pengepakan yang tidak diuraikan dengan jelas
1Sistem asembling yang tidak ditetapkan secara baik dalam kontrak
107
Faktor Penyebab Risiko KerusakanBarang
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
Akan menjadi faktor penyebab masalah pada saat dilakukan audit
Akan menjadi potensi risiko hukum pidana bagi Pengguna maupunPenyedia
Berpotensi terjadinya kegagalan fungsi dan kegagalan manfaat
Potensi terjadinya kegagalan bangunan dan/atau gagal manfaatbangunan
Pemborosan anggaran dan bila pengadaan/kontrak dibiayai darianggaran pemerintah
Tidak tercapainya target kinerja minimal bagi Penggunabarang/jasa
Tertundanya fungsi pelayanan kepada masyarakat
108
Akibat dari Risiko Spesifikasi yang kurangsesuai
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
PENGELOLAAN RISIKOATAS KUALITAS
109
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
PENGGUNA
KONTRAK
PENYEDIA
RISIKO KUALITAS
Akibat Spesifikasi
Tidak Sesuai
Akibat Pengujian
Kurang Tepat
Akibat Kerusakan
Barang
Dikendalikan:
1.Manajemen Risiko2.Solusi Terhadap Terjadinya Risiko
110
Manajemen Risiko Kualitas danSolusinya
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
111
Solusi TindakanAtas Risiko
Kualitas
DOKUMENTASI RENCANAPENGELOLAAN KONTRAK
112
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B JUK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
113
Dokumentasi berasal dari kata dokumen yang berarti barang tertulis. Pelaksanakan metode
dokumentasi, Pengguna dan Penyedia menyelidikibenda-benda tertulis seperti buku-buku, majalah, dokumen, peraturan-peraturan dan sebagainya.
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
114
PedomanDokumentasi
• memuat garis besar ataukategori yang akan dicaridatanya
Check List
• Daftar variabel yang akandikumpulkan datanya. Delam hal ini penelitimembubuhkan tanda atautally setiap pemunculandata yang dimaksud
Metode dokumentasi dapat dilaksanakan dengan
1• Setiap satuan organisasi/unit organisasi membuat
ringkasan untuk masing-masing jenis informasi
2 • Verifikasi Informasi
3 • Otentikasi Informasi
4 • Pengkodean Informasi
5 • Penataan dan Penyimpanan Informasi
6 • Klarifikasi dokumen
115
Tahapan dalamPendokumentasian
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
KLAIM (CLAIM)
116
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
117
PengertianKlaim
Klaim
• tuntutan dimana terdapat ketidak cocokan atas apa yang telah disepakati dalam kontrak yang telah dibuat yang dapatmenimbulkan sengketa antara para pihak (dispute)
Klaim Konstruksi
• klaim yang timbul dari pelaksanaan suatu pekerjaan jasakonstruksi antara pengguna jasa dan penyedia jasa atauantara penyedia jasa utama dengan subpenyedia jasa ataupemasok bahan atau antara pihak luar denganpengguna/penyedia jasa yang biasanya mengenai permintaantambahan waktu, biaya, atau kompensasi lain.
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
118
1 • Klaim tambahan biaya dan waktu
2 • Klaim biaya tak langsung
3 • Klaim tambahan waktu
4 • Klaim Kompensasi lain
Jenis Klaim
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
119
PenyebabKlaim
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
120
Negosiasi
Mediasi
Arbitrasi
Litigasi
Mini Trial
Dispute Review Boards
Penyelesaian Klaim
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J
UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J