SIL 416 – 3 SKS
MANAJEMEN PROYEK KONSTRUKSI
Dr. Ir. Erizal, MAgr.
MANAJEMEN BIAYA dalam Monitoring & pengawasan proyek
Proses‐proses dalam manajemen waktu proyek
Penyusunan Anggaran
MengestimasiBiaya
Pengendalianbiaya
KLP PROSES
MONITORING & PENGAWASAN
KLP PROSES
PERENCANAAN
PENGENDALIAN BIAYA
Kegiatan untuk
mempengaruhi faktor‐faktor yang menimbulkan penyimpangan biaya
mengontrol perubahan terhadap anggaran proyek
CAKUPAN KEGIATANPENGENDALIAN BIAYA
1. Memonitor kinerja biaya, untuk mendeteksi adanya penyimpangan dari rencana
2. Menjamin hanya perubahan yang sah yang diperhitungkan dalam perubahan patokan biaya proyek (cost baseline)
3. Menjaga agar perubahan yang tidak benar, tidak tepat, dan tidak sah tidak dimasukkan dalam patokan biaya
4. Memberi info kepada stakeholder tentang perubahan yang sah yang berdampak pada biaya
1. Cost baseline (patokan biaya)
2. Kebutuhan pendanaan proyek
3. Laporan kinerja
4. Informasi kinerja pekerjaan
5. Permintaan perubahan yang telah disetujui
6. Rencana manajemen proyek
MasukanPENGENDALIAN BIAYA
Cost baseline (patokan biaya)Anggaran yang dinyatakan dalam skala waktu, digunakan untuk mengukur kinerja proyek
Laporan kinerjaMisalnya EV (Earned Value)
MasukanPENGENDALIAN BIAYA
Permintaan perubahan Lisan ataupun tertulis Langsung ataupun tidak langsung Timbul dari sebab internal ataupun eksternal Dapat berakibat kenaikan ataupun penurunan biaya
Rencana manajemen biaya Menjelaskan pengelolaan perubahan biaya Formal atau informal, sesuai kebutuhan stakeholder
PV, EV, AC1. Earned value (EV) atau BCWP2. Planned value (PV) atau BCWS3. Actual cost (AC) atau ACWP
Earned value (EV) Disebut juga BCWP (budgeted cost of work
performed) Estimasi dari nilai fisik penyelesaian sebuah
pekerjaan. Ini didasarkan pada biaya terencana yang original dari sebuah proyek atau sebuah aktifitas danlaju dari tim menyelesaikan proyek atau sebuahaktifitas pada saat tertentu
Planned value (PV)
Disebut juga BCWS (budgeted cost of work scheduled)
Anggaran
Bagian dari biaya total yang disediakan untuk melaksanakan suatu kegiatan dalam jangka waktu yang ditentukan
Actual cost (AC)
Disebut juga ACWP (actual cost of work performed)
Biaya pelaksanaan
Biaya langsung dan tak langsung yang telah dikeluarkan untuk melaksanakan kegiatan dalam suatu jangka waktu
Cost Variance CV = EV – AC
Cost Performance Index CPI = EV / AC CPI < 1 atau EV < AC Proyek melebihi anggaran CPI > 1 atau EV > AC Proyek hemat
Ingat kembali tentang:Schedule Variance SV = EV – PV
Schedule Performance Index SPI = EV / PV SPI < 1 atau EV < PV Proyek terlambat SPI > 1 atau EV > PV Proyek lebih cepat dr
rencana
1. Sistem pengendalian perubahan biaya:Prosedur untuk mengubah patokan biaya, tercantum dalam Rencana Manajemen Biaya
2. Analisis pengukuran kinerja: Misalnya analisis EV (earned value) terhadap PV (plan value) dan AC (actual cost)
3. Prakiraan : EAC (estimate at completion) dan ETC (estimate to complete)
4. Review kinerja proyek: Analisis trend; PV vs EV, dll5. Perangkat lunak manajemen proyek6. Manajemen varian: Menerapkan tanggapan yang
berbeda untuk persoalan yang kecil dan besar
Piranti & TeknikPENGENDALIAN BIAYA
AC=ACWPEV=BCWP
a : PROYEK BERJALAN LEBIH MAHAL
b : PROYEK BERJALAN LEBIH MURAH (EFISIEN)
a b
Rp
WAKTU
EV=BCWP
=EARNED VALUE
AC=ACWP
=ACTUAL COST
AC=ACWP
EV=BCWP
a : PROYEK BERJALAN LEBIH MAHAL (EV < AC)
b : PROYEK BERJALAN LEBIH MURAH (EFISIEN) (EV > AC)
PROYEK SELALU TERLAMBAT (EV < PV)
a b
Rp
WAKTU
EV=BCWP=EARNED VALUE
AC=ACWP=ACTUAL COST
PV=BCWSPV=BCWS=ACTUAL COST
Estimasi akhir proyek
Perkiraan biaya total proyek berdasarkan kinerja proyek.
EAC = AC + sisa anggaran / CPI atau
Perkiraan biaya total proyek berdasarkan anggaran proyek selanjutnya
EAC = AC + sisa anggaranatau
Perkiraan biaya proyek berdasarkan anggaran keseluruhan dan kinerja
EAC = PV / CPIatau
EAC = PV / (CPI x SPI)
ini dipakai bila keadaan burukCPI dan SPI kurang dari satu)
1. Estimasi biaya terevisi Modifikasi dari informasi biaya Perlu diberitahukan ke stakeholder terkait
2. Perubahan anggaran Perubahan atas cost baseline, sudah disetujui
3. Ukuran‐ukuran kinerja CV= cost variance SV = schedule variance CPI = cost performance index SPI = schedule performance index
HasilPENGENDALIAN BIAYA
4. Estimasi akhir proyek EAC = estimate at completion ETC = estimate to complete
5. Perubahan yang diminta (bisa berdampak pada perubahan anggaran)
6. Tindakan korektif yang direkomendasikan, umumnya berdampak pada perubahan jadwal anggaran
7. Aset proses organisasional: hasil pengalaman untuk proyek maupun organisasi
8. Rencana manajemen proyek (dokumen anggaran proyek, estimasi paket pekerjaan, dll)
HasilPENGENDALIAN BIAYA
MANAJEMEN MUTU dalamMONITORING & PENGAWASAN PROYEK
Proses‐proses dalam manajemen mutu proyek
MelaksanakanPenjaminan
Mutu
MerencanakanMutu
MelaksanakanPengawasan
Mutu
KLP PROSESMONITORING & PENGAWASAN
KLP PROSESPERENCANAAN
KLP PROSESPELAKSANAAN
MELAKSANAKAN PENGAWASAN MUTU
Pengertian umum:
Memantau hasil‐hasil spesifik proyek,
Menentukan penyimpangannya terhadap standar,
Mengidentifikasi tindakan untuk menghilangkan penyebab kinerja yang tidak memuaskan
Dilaksanakan selama proyek berjalan, baik untuk hasil (produk) proyek yang diserahkan kepada pemberi kerja maupun produk manajemen (biaya, jadwal)2
Pengawasan mutu dapat dilakukan oleh Departemen Pengawasan Mutu
Tim proyek harus memahami pengawasan mutu dengan metode statistik, pengambilan sampel dan probabilitas
1. Rencana manajemen mutu2. Metrik mutu (definisi‐definisi operasional yang
dijadikan ukuran mutu)3. Daftar untuk cek 4. Aset proses organisasional5. Informasi hasil kerja proyek6. Permintaan perubahan yang telah disetujui7. Produk proyek dan serahan lainnya
MasukanMELAKSANAKAN PENGAWASAN MUTU
Rencana manajemen mutu
Menjelaskan bagaimana kebijakan mutu akan diimplementasikan oleh tim manajemen proyek
Formal maupun non formal
Metrik mutu (Definisi‐definisi operasional)
Penjelasan spesifik tentang hal‐hal yang akan diukurdisertai cara mengukurnya dalam pengendalian mutu
9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK
(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi)
PIRANTI &
TEKNIK
MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK
MANAJMCAKUPAN PROYEK
MANAJMWAKTUPROYEK
MANAJMBIAYA
PROYEK
MANAJMMUTU
PROYEK
MANAJMSDM
PROYEK
MANAJMKOMUNI-
KASI PROYEK
MANAJMRESIKOPROYEK
MANAJMPEMBE-
LIANPROYEK
KEBU-TUHAN
& HARAP-
AN
STAKE-HOLDER
PROYEK
BERHASIL
25
KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK
LAHIRNYAPROYEK
MEMULAIPROYEK
PERENCANAANPROYEK
PENGAWASAN PROYEK
PENUTUPANPROYEK
WAKTU
PELAKSANAAN PROYEK
26
BAHASAN
a.Pengertian mutu
b.Proses dalam manajemen mutu proyek
c. Perencanaan manajemen mutu
27
MUTU ISO: The totality of characteristic of an entity that bear on its ability to satisfy stated or impliedneeds.
(Karakteristik menyeluruh suatu entitas yang memberi kemampuan untuk memenuhi kebutuhan yang langsung / tak langsung)
Conformance to requirements and fitness for use
(Memenuhi kebutuhan dan dapat digunakan sesuai dengan yang dimaksudkan)
28
MANAJEMEN MUTU PROYEK
Menjamin proyek memenuhi tujuan (kebutuhan) pelaksanaannya
Perlu mewaspadai adanya kebutuhan yang tidak tertulis dari stakeholder yang bukan sponsor
ISO 9001 tepat untuk manajemen proyek, karena cakupan proses bisnisnya mulai dari perancangan produk, produksi, instalasi dan pelayanan.
ISO 9001 memuat 20 standar.29
ISO SERI 9000Fokus pada: Pelanggan Kepemimpinan Keterlibatan karyawan Pendekatan proses Pendekatan sistem bagi manajemen Perbaikan berkelanjutan Pengambilan keputusan dg pendekatan faktual Hubungan dg pemasok saling menguntungkan
30
PROSES‐PROSES DALAM MANAJEMEN MUTU PROYEK
31
2Melaksanakan
penjaminan mutu
3Melaksanakan
pengawasan mutu
KLP PROSES PELAKSANAAN
KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN
1Merencanakan
mutuKLP PROSES PERENCANAAN
32
Mengidentifikasi standarmutu yg relevan dengan proyek dan menentukan bagaimana memenuhistandar mutu
Merencanakanmutu
33
Melaksanakanpenjaminan
mutu
Melaksanakan rencanamutu, serta kegiatan sistematik yang menjamin proyek dalammelaksanakan semua proses yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan yg telah ditetapkan
34
Melaksanakanpengawasan
mutu
Memantau hasil‐hasil spesifik proyek Menentukan penyimpanganterhadap standar Mengidentifikasi tindakan untuk menghilangkan penyebab kinerja yang tidak memuaskan
Daftar untuk cek
Untuk menjamin semua yang harus dilaksanakansudah terlaksana
Informasi hasil kerja proyek Rencana dan realisasi hasil proyek untuk evaluasi,
termasuk ukuran kinerja, status penyelesaian, hasilpelaksanaan tindakan korektif
1. Diagram sebab akibat2. Control chart3. Bagan arus4. Histogram5. Diagram pareto6. Bagan pelaksanaan (run chart)7. Scatter diagram8. Sampling (statistik)9. Inspeksi10.Penilaian terhadap pembetulan kesalahan
Piranti dan TeknikMELAKSANAKAN PENGAWASAN MUTU
Diagram Ishikawa / tulang ikan
• Diagram Ishikawa (disebut juga diagram ulang ikan atau diagram sebab‐akibat) adalah diagram yang menunjukkan penyebab peristiwa tertentu.
• Umumnya diagram Ishikawa digunakan untuk desain produk, kontrol kualitasdan untuk mengidentifikasi faktor‐faktor potensial yang menyebabkan efekkeseluruhan.
• Setiap penyebab atau alasan ketidaksempurnaan merupakan sumber daripermasalahan.
• Penyebab umumnya dikelompok‐kan ke dalam kategori utamauntuk mengidentifikasi sumber‐sumber masalahnya.
Bagan pengendalian (kontrol)Menunjukkan hasil digambarkan terhadap waktu Dapat memperlihatkan penyimpangan terhadapjadwal ataupun anggaran
Diagram pareto Hukum pareto: sejumlah sebab yang masing‐masingkecil dapat memberikan akibat kerusakan yang besar
DIAGRAM PARETO
Prinsip Pareto atau lebih dikenal juga sebagai aturan20/80 menyatakan banyak kejadian atau akibatsebesar 80% dari total efeknya hanya disebabkan 20% dari sebabnya.
Sampling (statistik)Memilih sampel yang dapat mewakili dengan baik seluruh populasi
Bagan arus Untuk menganalisis bagaimana permasalahan timbul
InspeksiMengukur, mengamati, menguji, untuk menentukan kesesuaian hasil kegiatan dengan yang diperlukan / dipersyaratkan
Istilah lain: review, audit, walk‐through
1. Pengukuran dalam pengawasan mutu
2. Perbaikan yang sudah divalidasi
3. Quality baseline
4. Tindakan preventif / korektif yang direkomedasikan
5. Perubahan yang direkomenasikan
6. Aset proses organisasi
7. Serahan yang sudah divalidasi
8. Rencana manajemen proyek terbaru
KeluaranMELAKSANAKAN PENGAWASAN MUTU
SEKIAN