Download - makalah Kebijakan.docx
-
8/18/2019 makalah Kebijakan.docx
1/16
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Bab ini berisi prosedur primer dan bentuk yang dibutuhkan untuk menggelar program
kartu pembelian sukses. Sebuah perusahaan mungkin menemukan bahwa pada akhirnyamembeli 25% atau lebih dari akuisisi tahunan dengan kartu pembelian, jadi ini berpotensi area
berisiko tinggi yang memerlukan banyak kontrol dicatat dalam prosedur berikut. Prosedur
menyebutkan peran manajer kartu pembelian, bagaimana karyawan mengajukan permohonan
untuk membeli kartu, membeli barang-barang dengan kartu, mendamaikan laporan bulanan
mereka barang yang dibeli catatan rinci, rekening untuk penerimaan yang hilang, menolak
pembelian mereka mengklaim tidak telah dibuat, permintaan perubahan batas pengeluaran
mereka, laporan kehilangan kartu, dan menangani kartu pengguna terminations.hus, prosedur
yang disajikan di sini dimaksudkan untuk menangani semua aspek dari proses kartu pembelian.
Pembelian Program !artu "khtisar
#. $$&' (&' )"'*!$P(okumen ini memberikan gambaran tentang program kartu pembelian, serta
berbagai prosedur terkait dan bentuk-bentuk yang terkait dengan program.2. *&+B&&'
Program kartu pembelian perusahaan dimaksudkan untuk menyederhanakan pembelian biaya rendah item yang tidak akan membutuhkan permintaan pembelian
dan keterlibatan departemen pembelian. Pembelian di bawah 2.5 pada
umumnya termasuk dalam kategori ini. pengguna kartu dicalonkan oleh manajer
departemen dan disetujui oleh pembelian +anajer kartu. batas pembelian diperluas
memerlukan persetujuan dari berturut-turut lebih tinggi tingkat manajer
perusahaan, tergantung pada batas yang diinginkan./. &'**$'* &0&B P1'**$'& !&$
Penggunaan kartu pembelian pantas dapat mengakibatkan kerugian yang signiikan
bagi perusahaan, sehingga penunjukan penggunaan adalah masalah serius.
Pengguna diharapkan untuk menggunakan kartu ini dengan pengertian etika
Purchasing Card Manual 1
-
8/18/2019 makalah Kebijakan.docx
2/16
tertinggi. &turan berikut ini berlaku untuk pengguna pembelian perusahaan
kartu-kartu3
4 angan menggunakan kartu pembelian untuk transaksi pribadi.4 angan gunakan membeli kartu untuk pembelian di situs lelang internet, bahkan
jika pembelian dimaksudkan untuk digunakan perusahaan.4 angan menggunakan kartu pembelian untuk memperoleh barang-barang modal,
seperti mesin, perangkat keras komputer, atau kendaraan.4 angan berbagi kartu dengan orang lain.4 *unakan kartu pembelian hanya untuk membeli barang-barang yang departemen
&nda bertanggung jawab untuk pembayaran.4 angan menerima cash back untuk transaksi kartu kredit pembelian semua kredit
harus diproses melalui kartu pembelian.4 angan membagi biaya ke jumlah yang lebih kecil agar tetap dalam pembelian
pembatasan kartu pembelian &nda.4 laporan rekening Segera maju bulanan dengan penerimaan melekat pada
Pembelian !artu +anager.4 Segera laporkan perbedaan transaksi atau kartu pembelian hilang ke
proses bank. penyalahgunaan membeli kartu akan menghasilkan pencabutan kartu
seseorang dan mungkin tindakan disipliner tambahan.6. P$78&S"'* &'**$'* &0&B 7&( +&'&*1
Program kartu pembelian dikelola oleh Purchasing 7ard +anager 9P7+:.
Posisi ini bertanggung jawab untuk metode pembayaran yang mungkin mencakup
lebih dari 25% dari semua pengeluaran perusahaan karena alasan itu, ini adalah
posisi yang sangat bertanggung jawab. "tu mengikuti aturan berlaku untuk P7+3
4 8ati-hati menyelidiki pengguna kartu pembelian dinominasikan sebelum otorisasi
kartu emisi mereka.4 +emantau hasil biaya transaksi yang disengketakan untuk memastikan bahwa
perusahaan tidak membayar untuk item yang tidak bertanggung jawab.
4 penggunaan kartu +onitor untuk memastikan bahwa kartu yang digunakan secara
tepat.4 +emantau tersisa anggaran departemen yang tidak terpakai untuk memastikan
bahwa manajer sadar mendekati batas anggaran.4 Pastikan bahwa kartu pembelian digunakan oleh berangkat atau mentranser
karyawan benar dibatalkan dan penerimaan terkait diteruskan ke manajer
departemen.5. P;S1($
Prosedur berikut berlaku untuk program kartu pembelian3
etrie
-
8/18/2019 makalah Kebijakan.docx
3/16
P7+-2 Permohonan !artu
Pembelian
(igunakan pada perusahaan untuk mengajukan
kartu pembelian dari departemen pembelian
P7+-/ Pembelian dengan
!artu Pembelian
(igunakan untuk menginstruksikan dalam
penggunaan sehari-hari kartu pembelian
P7+-6 Pernyataan
ekonsiliasi bulanan
(igunakan untuk merekonsiliasi laporan kartu
pembelian bulanan ke catatan pembayaran
P7+-5 )imit !artu
Pembelian-"tem
Penolakan
(igunakan untuk menolak suatu transaksi pada
item tagihan bulanan
P7+-= Permintaan (iubah-
Batas Pengeluaran
(igunakan untuk meminta perubahan pengeluaran
batas pada kartu pembelian
P7+-> )aporan !ehilangan
!artu Pembelian
(igunakan untuk memberikan inormasi yang
diperlukan untuk pengolahan bank mengenai
kehilangan kartu pengadaan yang dicuri
P7+-? (ipindahkan atau
dihentikan-!artu
Pengguna
(igunakan untuk menggambarkan prosedur yang
benar untuk menangani kartu pembelian jika
mereka pengguna mengubah suatu departemen atau
meninggalkan perusahaan
&plikasi untuk !artu Pembelian
#. $$&' (&' )"'*!$PProsedur ini digunakan oleh karyawan perusahaan untuk mengajukan pembelian
perusahaan kartu dari departemen pembelian.2. &'**$'* &0&B !&@&0&'
!aryawan +anajer P7+ Pembelian !artu
/. P;S1($
/.# !&@&0&'
&kses Aorm Pembelian !artu &plikasi Pergi ke situs intranet perusahaan dan
mengakses !aryawan Bentuk tombol. 7etak Pembelian !artu &plikasi
ormulir. Bentuknya yang disimpan dalam ormat &dobe P(A, sehingga men-
download &dobe &crobat eader dari www.adobe.com jika komputer &nda
tidak bisa membaca dokumen P(A. Bentuknya yang ditampilkan di
pameran >.#/.2 !&@&0&'
)engkapi Aormulir Pembelian !artu &plikasi
Purchasing Card Manual 3
-
8/18/2019 makalah Kebijakan.docx
4/16
#. (alam Bagian & dari orm, melengkapi semua bidang yang berisi inormasi
tentang nama, judul, departemen, (epartemen kode, dan alamat departemen
mailing. uga termasuk &nda inormasi kontak3 &lamat e-mail, nomor telepon,
dan nomor aC. Selain itu, masukkan tanggal lahir &nda dan Sosial 'omor
keamanan. Selanjutnya, masukkan beban bawaan nomor rekening yang &nda
ingin memiliki pembelian &nda Biaya kartu didebet. &khirnya, tanda dan
tanggal di mana ditunjukkan di bagian bawah bagian, dan memiliki departemen
+anajer melakukan hal yang sama.2. Bagian B berisi batas pengeluaran yang berwenang untuk &nda
kartu pembelian, seperti yang ditetapkan oleh manajer kartu pembelian.
"ni termasuk jumlah pembelian tunggal maksimum, otal jumlah pembelian
bulanan, dan jumlah total transaksi otorisasi diperbolehkan per hari./. Bagian 7 dari ormulir berisi persetujuan dan pengolahan inormasi, yang
digunakan oleh manajer kartu pembelian.6. eruskan ormulir yang telah dilengkapi dengan manajer kartu pembelian
di alamat mencatat di bagian bawah ormulir././ P7+Proses &plikasi#. Pastikan bahwa nomor rekening pengeluaran standar yang terdatar di
ormulir adalah nomor rekening yang
-
8/18/2019 makalah Kebijakan.docx
5/16
6. "su kartu pembelian untuk pemohon di orientasi rapat, serta salinan kartu
pembelian aplikasi.
Pembelian dengan !artu Pembelian
#. $$&' (&' )"'*!$PProsedur ini digunakan oleh karyawan perusahaan untuk menentukan pengolahan
yang benar dari pembelian setiap hari dengan kartu pembelian.2. &'**$'* &0&B !&@&0&'
!aryawan
/. P;S1($
/.# !&@&0&'
Bayar dengan !artu Pembelian
Purchasing Card Manual 5
-
8/18/2019 makalah Kebijakan.docx
6/16
#. !etika pertama kali melakukan pembelian dengan kartu pembelian, menanyakan jika
pemasok menerima pembayaran kartu kredit. ika demikian, membayar
dengan kartu jika pembelian kurang dari transaksi per-pembelian maksimum untuk
kartu. !etika membuat transaksi, memberikan pemasok alamat yang tercantum pada
pembelian tagihan kartu.
2. ika pembelian ditolak oleh pemasok, merujuk hal tersebut kepada +anager
Purchasing 7ard. "ni mungkin panggilan untuk peningkatan di batas pengeluaran
yang berwenang pada kartu 9lihat Permintaan (iubah Batas Pengeluaran
prosedur:.
/. Selalu mendapatkan tanda terima terperinci untuk semua pembelian yang dilakukan
dengan kartu pembelian. Penerimaan akan digunakan pada akhir bulan ke
mem.2. he rans. idak adalah sekuensial penomoran transaksi pada
halaman. anggal lapangan untuk tanggal transaksi pembelian seperti yang
tercantum pada penerimaan pemasok. uga mengisi sisa deskripti inormasi seperti
yang tercantum dalam ormulir. Aormulir ini tersedia di situs perusahaan intranet.
5. Pastikan barang pesanan yang benar-benar diterima. 8al ini paling mudah untuk
melakukan hal ini dengan mensyaratkan bahwa semua pembelian akan dikirimkan
langsung kepadamu. ika ada bukti nonreceipt, pemasok sengketa tagihan seperti
dicatat kemudian di Pembelian !artu "tem Baris Penolakan prosedur.
'o. (ate Supplier 'ame Purchased "tem
(escription
otal Price 7omments
# 5D#D? &cme 1lectricSupply
2w loodlights ?2E,
2 5D2D? 0iley 0ire
Supply
Breaker panels >6#,/2
/ 5D5D? 7oyote
1lectrical
#2 *auge 7able 5?,?# eturned or
7redit
6 5D>D? oadrunner
1lectric
Aoot light trim E6,#6
Bulanan Pernyataan ekonsiliasi
#. $$&' (&' )"'*!$P
Purchasing Card Manual 6
-
8/18/2019 makalah Kebijakan.docx
7/16
Prosedur ini digunakan oleh karyawan perusahaan untuk mendamaikan pembelian
bulanan laporan kartu catatan pembayaran mereka.
2. &'**$'* &0&B !&@&0&'!aryawan +anajer P7+ Pembelian !artu/. P;S1($ /.# !&@&0&'Pernyataan Bulanan Penagihan#. &nda akan menerima laporan rekening kartu pembelian di akhir setiap bulan
9pernyataan sampel ditunjukkan pada Bukti >./:. !etika tiba, membandingkan item
garis pada pernyataan untuk log transaksi kartu pembelian panduan &nda
9Seperti yang ditunjukkan di awal pameran >.2:. Feriikasi semua item yang sesuai
dan melampirkan tanda terima untuk pernyataan untuk item-item.2. ika ada penerimaan yang hilang, hubungi pemasok dan upaya untuk mendapatkan
tanda terima pengganti./. ika ada penerimaan masih hilang, datar mereka di Pembelian tersebut !artu 8ilang
bentuk eceipt 9seperti yang ditunjukkan pada 1Chibit >.6:, yang terletak di situs
perusahaan intranet. (alam Bagian & ini membentuk, datar inormasi kontak &nda,
termasuk nama &nda, alamat, nomor telepon, dan nomor aC. (alam Bagian B,
datar bulan dan tahun dari rekening kartu pembelian Pernyataan dan nomor
reerensi di mana item yang tercantum yang &nda tidak memiliki tanda terima.
!emudian datar di biaya matriks jumlah item baris pernyataan untuk setiap hilang
penerimaan, serta tanggal dan dolar jumlah biaya seperti yang tercantum pada
pernyataan itu. uga mengisi nama pemasok dan deskripsi biaya. +asuk Bagian 7
untuk menyatakan bahwa pengeluaran dengan penerimaan yang hilang itu
pengeluaran bisnis yang sah, dan juga mendapatkan tanda tangan dari manajer
departemen.6. Setelah semua item baris telah ditinjau, kembali ke Bagian 7 dari pernyataan dan
menulis nomor rekening pengeluaran di kolom 'omor ekening di sebelah setiap
item baris yang berbeda dari rekening pengeluaran deault yang digunakan
untuk kartu.5. ika &nda bertengkar setiap item baris, lingkaran mereka dalam Bagian 7 dari
pernyataan dan menulis dalam sengketa di samping mereka.=. anda dan tanggal laporan penagihan.>. Buatlah salinan dari seluruh paket biaya dan menyimpannya dalam tempat yang
aman. kebijakan perusahaan mengharuskan &nda mempertahankan ini
mendokumentasikan selama tiga tahun. 8al ini juga berguna untuk meneliti
mungkin tagihan ganda yang mungkin muncul di beberapa laporan rekening.
?. e
-
8/18/2019 makalah Kebijakan.docx
8/16
E. +aju pernyataan, dengan penerimaan terpasang dan Pembelian !artu bentuk
Penerimaan 8ilang, dengan kartu Pembelian +anager untuk ulasan. 7atatan3 ika
&nda tidak meneruskan paket selesai ke rekening hutang departemen dengan
tanggal yang diperlukan, semua biaya dilakukan selama bulan akan dikenakan biaya
untuk departemen bawaan rekening pengeluaran dan departemen akan dikenakan
Biaya pengolahan # dengan departemen akuntansi./.2 P7+ $lasan (iteruskan Beban Packet#. Setelah menerima paket beban setiap karyawan, memindai datar barang yang dibeli
untuk menentukan apakah pantas pembelian dilakukan, atau jika ada bukti
perpecahan pembelian yang dibuat. ika demikian, membahas masalah dengan
+anajer karyawan untuk melihat apakah tindakan lebih lanjut harus diambil.2. Segera meneruskan paket biaya ke rekening departemen hutang untuk pembayaran.
Purchasing Card Manual 8
-
8/18/2019 makalah Kebijakan.docx
9/16
Purchasing Card Manual 9
-
8/18/2019 makalah Kebijakan.docx
10/16
Pembelian !artu "tem Baris Penolakan
#. $$&' (&' )"'*!$PProsedur ini digunakan oleh karyawan perusahaan untuk menolak spesiik item baris
transaksi pada tagihan bulanan mereka.2. &'**$'* &0&B !&@&0&'
!aryawan
/. P;S1($
/.# !&@&0&'
Pernyataan Bulanan Penagihan !etika &nda menerima tagihan bulanan dari pembelian
penyedia kartu, hati-hati meninjau semua item baris dan mem
-
8/18/2019 makalah Kebijakan.docx
11/16
mencatat di bagian bawah bagian, dan mengirim salinan ke manajer kartu
pembelian.
Purchasing Card Manual 11
-
8/18/2019 makalah Kebijakan.docx
12/16
Permintaan Perubahan Batas Pengeluaran
#. $$&' (&' )"'*!$PProsedur ini digunakan oleh karyawan perusahaan untuk meminta perubahan
pengeluaran
batas pada kartu pembelian mereka.2. &'**$'* &0&B !&@&0&'
!aryawan +anajer P7+ Pembelian !artu/. P;S1($ /.# !&@&0&'
Pernyataan Bulanan Penagihan#. Setiap kartu pembelian dibatasi dalam hal total belanja yang diijinkan bulanan, serta
batas harian yang lebih kecil dan dalam hal jumlah pembelian yang berwenang per
hari. ika pola pembelian rutin &nda sedang terkena dampak oleh batas-batas ini,
mengisi Batas Pengeluaran Pembelian !artu Permintaan Perubahan Aorm
9ditampilkan di pameran >.=:.2. (alam Bagian & dari ormulir, masukkan nama &nda, nomor telepon, nomor aks,
dan alamat./. (alam Bagian B dari ormulir, masukkan nomor kartu pembelian dalam kotak yang
disediakan.6. (alam Section7o ormulir, masukkan batas pengeluaran yang diminta perubahan.
ika &nda tidak meminta perubahan dalam ketiga daerah batasan, masukkan ' D &
di bidang yang tidak terpakai.5. (alam Bagian ( ormulir, mendapatkan tanda tangan persetujuan Sesuai dengan
kebijakan persetujuan dalam tabel tanda tangan.=. +empertahankan salinan ormulir dan meneruskan asli ke manajer pembelian kartu./.2 P7+
)engkapi Aorm Penolakan "tem Baris#. Pastikan bahwa tingkat persetujuan yang ditandatangani pada ormulir cocok batas
pengeluaran yang diminta, sesuai dengan kebijakan perusahaan pada kartu
pembelian batas pengeluaran bulanan, yang berikut34 #, batas-departemen persetujuan manager 4 #,#- 25, batas-;perasi persetujuan FP4 25, G persetujuan batas-7;;
Purchasing Card Manual 12
-
8/18/2019 makalah Kebijakan.docx
13/16
2. ika tanda tangan diperlukan yang hilang, mengembalikan ormulir ke manajer
departemen terkait dengan sebuah penjelasan. ika tidak, menandatangani dan
tanggal bentuk dan membuat salinan. +eneruskan asli ke bank kartu pembelian
untuk memiliki tingkat pembelian dire
-
8/18/2019 makalah Kebijakan.docx
14/16
)aporan Pembelian !artu 8ilang
#. $$&' (&' )"'*!$PProsedur ini digunakan oleh karyawan perusahaan untuk menyediakan inormasi
yang diperlukan untuk memproses bank mengenai kartu pengadaan hilang atau
dicuri.2. &'**$'* &0&B !&@&0&'
!aryawan +anajer P7+ Pembelian !artu/. P;S1($
/.# !&@&0&'Beritahu Bank +engenai !artu 8ilang Beritahu bank penerbit kartu segera setelah
&nda menyadari bahwa &nda kartu pembelian hilang. uliskan nama orang
&nda menghubungi, serta tanggal dan waktu saat kontak itu
terbuat. Aorm 7omplete +issing Pembelian !artu/.2 !&@&0&'
#. (ownload ormulir Purchasing 7ard 8ilang dari perusahaan situs intranet9seperti yang ditunjukkan dalam ampilan >.>:.
2. )engkapi inormasi kontak ditampilkan dalam Bagian & dari bentuk./. Pada Bagian B, memeriksa kotak yang sesuai untuk menunjukkan apa yang
terjadi ke kartu.6. Pada Bagian 7, masukkan nomor kartu dalam kotak yang disediakan. ika &nda
tidak memiliki inormasi ini, centang kotak segera di bawah tempat yang
tersedia untuk nomor kartu.5. Berdasarkan pemberitahuan panggilan &nda ke bank, masukkan dalam Bagian
( nama dari orang yang dihubungi, serta tanggal dan saat panggilan terjadi.
Purchasing Card Manual 14
-
8/18/2019 makalah Kebijakan.docx
15/16
=. Pada Bagian 1, centang kotak yang menunjukkan bagaimana &nda ingin
memiliki kartu pengganti dikirimkan kepada &nda. ika pengiriman
adalah dengan pengiriman semalam, termasuk akun departemen &nda nomor
yang biaya pengiriman akan dikenakan biaya.>. +asuk dan tanggal ormulir.?. eruskan ormulir yang telah dilengkapi kepada +anajer Pembelian !artu.E. ika &nda menemukan kartu pembelian asli &nda di kemudian hari, memotong
menjadi dua dan mengirimkannya kepada +anajer Pembelian !artu././ )aporan P7+ dan ekam 8ilang Pembelian "normasi !artu#. Setelah menerima !artu Pembelian 8ilang selesai bentuk dari karyawan,
meninjau untuk akurasi dan maju ke bank.2. Berkas ormulir dalam ile kartu tersebut hilang. Pada basis bulanan,
mentranser inormasi dari semua baru diterima 8ilang Pembelian ormulir
7ard untuk kartu hilang pelacakan spreadsheet./. injau spreadsheet untuk menentukan apakah beberapa karyawan kehilangan
jumlah yang tidak proporsional dari kartu pembelian. ika demikian, membahas
situasi dengan manajer karyawan untuk menentukan apakah membeli hak card
harus dicabut.
Purchasing Card Manual 15
-
8/18/2019 makalah Kebijakan.docx
16/16