Download - LPJ Diklat Aktivis Himpunan 2010
2010
Himpunan Mahasiswa Fisika Teknik ITB Divisi Human Resources Development
[LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN] Laporang pertanggungjawaban kegiatan Diklat Aktivis Himpunan 2010
1
Kata Pengantar
Segala puji bagi Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga kita masih
dapat menjalankan keseharian kita, dan atas Rahmat-Nya juga sehingga kegiatan Diklat Aktivis
Himpunan ini berhasil terlaksana.
Tak lupa kami divisi Human Resources Development mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya
kepada semua pihak yang telah membantu keberjalanan kegiatan kami ini karena jika tidak dengan
bantuan teman-teman semuanya, kegiatan ini tidak akan mungkin terlaksana dengan baik. Selain itu
kami dari divisi Human Resources Development juga mengucapkan banyak terima kasih kepada
bapak Nugroho Ananto dan tim NUGISINERGI atas kesediaannya untuk hadir pada kegiatan kami
sebagai trainer. Serta, ucapan terima kasih juga kami sampaikan kepada ketua HMFT ITB, Rahman
Agil, serta BP HMFT yang telah datang pada pelaksanaan kegiatan ini.
Laporan pertanggungjawaban kegiatan ini memberikan penjelasan tentang pelaksanaan Diklat
Aktivis Himpunan secara terperinci, baik dari segi latar belakang, tujuan, struktur kepanitiaan, serta
pembagian tugas anggota panitia. Laporan pertanggungjawaban ini dibuat dengan maksud untuk
memberikan informasi kepada massa HMFT terutama BP HMFT di kepengurusan berikutnya, sebagai
masukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang serupa dengan kegiatan ini. Serta dengan
maksud baik untuk memperbaiki beberapa kesalahan yang mungkin terjadi pada Diklat Aktivis
Himpunan sebelumnya. Selain itu laporan pertanggungjawaban ini juga bertujuan untuk
memberikan kontribusi nyata bagi HMFT ITB dalam pengembangan sumber daya manusia yang ada
di HMFT ITB.
Akhir kata kami meminta maaf atas semua kekurangan yang telah terjadi baik itu disengaja maupun
tidak disengaja pada kegiatan kami ini, karena tidak ada gading yang tak retak, seperti itu juga
kegiatan yang telah kami lakukan, tentu saja ada kekurangan selama kerberjalanan kegiatan kami ini.
Selain itu, segala bentuk kritik dan saran yang membangun sangat kami terima dengan senang hati
demi HMFT yang lebih baik.
Bandung, Agustus 2010
Kepala divisi Human Resources Development
Riza Nuari
13307038
2
Daftar Isi
KATA PENGANTAR ............................................................................................................................................. 1
DAFTAR ISI ......................................................................................................................................................... 2
PENDAHULUAN .................................................................................................................................................. 3
LATAR BELAKANG ................................................................................................................................................ 3
TUJUAN ............................................................................................................................................................ 3
STRUKTUR KEPANITIAAN ....................................................................................................................................... 3
LAPORAN KEGIATAN MASING-MASING DIVISI .................................................................................................. 5
DESKRIPSI TUGAS ................................................................................................................................................ 5
RENCANA KEGIATAN ............................................................................................................................................ 5
JUMLAH SDM DARI WAKTU KE WAKTU .................................................................................................................. 7
SISTEM KOORDINASI ............................................................................................................................................ 7
PARAMETER KEBERHASILAN ................................................................................................................................... 7
PENCAPAIAN KERJA ............................................................................................................................................. 7
EVALUASI KEGIATAN ............................................................................................................................................ 8
SARAN .............................................................................................................................................................. 8
PENUTUP ......................................................................................................................................................... 10
LAMPIRAN ....................................................................................................................................................... 11
DAFTAR HADIR PESERTA ..................................................................................................................................... 11
3
Pendahuluan
Latar Belakang
Kegiatan yang berjudul Diklat Aktivis Himpunan ini merupakan suatu bagian yang sangat penting
dalam pengembangan sumber daya manusia yang ada di HMFT ITB. Hal itu menjadi sangat penting
mengingat dari tahun ke tahun selalu diadakan kegiatan ini, yang mengindikasikan bahwa kegiatan
ini merupakan kegiatan yang sangat penting dalam pengembangan sumber daya manusia yang ada
di HMFT ITB. Sedangkan target dari pelaksanaan Diklat Aktivisi Himpunan ini adalah angkatan 2008
yang merupakan angkatan yang akan memegang kepemimpinan HMFT ITB pada tahun berikutnya.
Dari pengalaman Diklat Aktivis Himpunan pada tahun 2009, terdapat sedikit kesalahan yaitu pada
penempatan waktunya. Kekurangtahuan pengetahuan mengenai pelaksanaan Diklat Aktivis
Himpunan ini menyebabkan waktu pelaksanaan yang terlalu dekat dengan pelantikan anggota muda
HMFT dan pemilihan ketua himpunan yang baru.
Diklat Aktivis Himpunan sebelum ini diadakan oleh divisi PSDA (Pengembangan Sumber Daya
Manusia) ITB. Dan pada kesempatan kali ini, Diklat Aktivis Himpunan pada tahun 2010 dilaksanakan
oleh divisi Human Resources Development. Mengingat pengalaman tahun 2009 yang lalu, Diklat
Aktivis Himpunan dilaksanakan pada waktu yang tidak tepat yaitu pada akhir bulan November 2010
yang berdekatan dengan saat pelantikan anggota muda HMFT ITB dan pemilihan ketua himpunan
yang baru. Oleh sebab itu, kami divisi Human Resources Development mengadakan Diklat Aktivis
Himpunan untuk tahun 2010 pada akhir bulan Juli. Adapun pertimbangan kami untuk melaksanakan
kegiatan ini pada akhir bulan Juli adalah sebagai berikut:
1) Anggota HMFT ITB angkatan 2008 lebih dari 50% mengikuti semester pendek
2) Waktu daftar ulang yang bertepatan pada awal bulan Agustus yang mengharuskan anggota
HMFT ITB yang pulang kampung untuk berada di Bandung pada akhir bulan Juli
3) Mengejar pelaksanaan kaderisasi angkatan 2009 yang akan dilaksanakan pada minggu pertama
saat masuk kuliah agar tidak mengganggu pelaksanaan kaderisasi angkatan 2009
Tujuan
Setiap kegiatan seyogyanya memiliki suatu tujuan. Demikian pula kegiatan yang kami lakukan ini.
Dalam pelaksanaan Diklat Aktivis Himpunan ini, divisi Human Resources Development memilik tujuan
baik yaitu:
1) Memberikan bekal pengetahuan organisasi kepada angkatan 2008
2) Memberikan semangat organisasi kepada angkatan 2008 agar regenerasi HMFT ITB dapat
terlaksana dengan baik
3) Memberikan bekal pengalaman berupa kegiatan-kegiatan yang bersifat keorganisasian agar
angkatan 2008 tidak mengalami kesulitan pada saat menjalankan kepengurusan HMFT ITB di
kemudian hari
Struktur Kepanitiaan
4
Pada kegiatan Diklat Aktivis Himpunan tahun 2010, hanya sedikit orang yang langsung melaksanakan
kegiatan ini sebagai panitia. Adapun struktur kepanitiaan pada Diklat Aktivis Himpunan tahun 2010
adalah sebagai berikut:
Kepala divisi HRD/ketua acara : Riza Nuari (13307038)
Acara : Riza Nuari (13307038)
Logistik : Tri Puji Heriyanto (13307003)
Perizinan : Riza Hakam (13307001)
Kepala Divisi HRD sebagai ketua acara
Logistik Perizinan Acara
5
Laporan Kegiatan Masing-Masing Divisi
Pada kegiatan Diklat Aktivis Himpunan tahun 2010 kepanitiaan haruslah dipegang seluruhnya oleh
angkatan yang telah mendapatkan materi Diklat Aktivis Himpunan yaitu angkatan 2007. Namun,
dikarenakan pada bulan Juli masih banyak anggota HMFT ITB angkatan 2007 yang Kerja Praktek (KP)
maka kepanitiaan diketuai langsung oleh kepala divisi Human Resources Development dan
anggotanya adalah anggota HMFT ITB angkatan 2007 yang sedang berada di bandung.
Deskripsi Tugas
Pada pelaksanaan kegiatan Diklat Aktivis Himpunan tahun 2010 dapat dipaparkan pembagian tugas
masing-masing anggota sebagai berikut:
1) Kepala divisi HRD sekaligus ketua acara
Kepala divisi HRD yang sekaligus merupakan ketua acara bertugas mempersiapkan dan
mengoordinasikan hal-hal yang dibutuhkan demi keberjalanan kegiatan. Adapun hal-hal yang
dilakukan adalah sebagai berikut:
a) Menghubungi bapak Nugroho Ananto dan tim NUGISINERGI sebagai pengisi acara utama
b) Mengoordinasikan tugas ke Logistik dan Perizinan
c) Memberikan informasi ke angkatan 2008 tentang penyelenggaraan kegiatan Diklat Aktivis
Himpunan melalui media SMS Gateway dan event di facebook
d) Menghubungi ketua angkatan 2008 sebagai bentuk koordinasi terhadap angkatan 2008
e) Mendata peserta yang datang pada hari kegiatan
2) Logistik
Logistik bertugas mempersiapkan semua hal yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan.
Adapun hal-hal yang dipersiapkan oleh Logistik adalah sebagai berikut:
a) Perlengkapan permainan team building dan hal-hal lainnya
b) Makanan dan minuman untuk peserta dan pengisi acara
c) Tanda kenang-kenangan berupa plakat kepada pengisi acara
3) Perizinan
Perizinan bertugas meminta izin kepada program studi Teknik Fisika dalam hal peminjaman
ruang seminar TF lantai 1 sebagai tempat pelaksanaan kegiatan dan kemudian
mengoordinasikan ke Logistik.
Rencana Kegiatan
Pada pelaksanaan kegiatan ini, proses perencanaan dilakukan semenjak 2 minggu sebelum
pelaksanaan. Dalam proses pelaksanaan, rapat diadakan sebanyak 2 kali dengan kepala departemen
MSDA dan dengan ketua HMFT ITB. Semua persiapan selesai dalam waktu 1 minggu, dengan
mengadakan pemberitahuan mulai dari 2 minggu sebelum pelaksanaan. Pada saat pemberitahuan
pertama masih belum dipastikan tanggal berapa kegiatan ini akan dilaksanakan. Namun, kami dari
pihak Human Resources Development telah mewanti-wanti bahwa pelaksanaan akan dilaksanakan
pada akhir bulan Juli atau awal bulan Agustus.
6
Setelah didapatkan kepastian dari pengisi acara, maka segera diberitahukan mengenai pelaksanaan
kegiatan ini kepada angkatan 2008 dengan terlebih dahulu menghubungi ketua angkatan 2008.
Pemberitahuan terus dilakukan sebanyak 2 kali pada 1 minggu sebelum kegiatan.
Sebagai tambahan, berikut ini disertakan rundown kegiatan pada tanggal 31 Juli 2010 yang diberikan
oleh bapak Nugroho Ananto dan tim NUGISINERGI:
Waktu Agenda Workshop Persiapan yang Diperlukan
Indoor Outdoor (1) (2) (3) (4)
Persiapan (sblm jam
08.00 WIB)
Panitia telah menyiapkan fasilitas workshop dalam kondisi siap pakai
a. LCD proyektor + layar b. Flipchart + kertas +
spidol c. Sound systems/audio
a. Lokasi untuk foto bersama (+ 80 orang)
b. Lokasi game outdoor (lapangan yg cukup luas)
c. Install + permainan game : 1) People to people 2) Line up + variasinya 3) Sinergi stick 4) Lempar bola
(kecil/besar) 5) Blind square
(kecil/besar)
08.00 – 09.30
1. Opening + do’a pembukaan 2. Lagu Bagimu Negeri 3. Membangun Tim Berkinerja Tinggi
a. Opening : Lion king + Bagimu Negeri
b. Lecture : modul tim berkinerja tinggi
c. Video clip : Freewilly
09.30 – 11.00 Outdoor activity Foto bersama +
11.00 – 12.15 4. Strategic creative thinking
a. Lecture : modul Creative Thinking
b. Energizer : four square + paradigm shift
Sinergi Consulting : 1) Pengaturan alat,
segera masuk mobil 2) Edit foto bersama
(photoshop)
12.15 – 13.00 Istirahat – sholat – makan
siang PENTING : Panitia menjaga agar peserta masuk tepat waktu
13.00 – 14.30 5. Kepemimpinan dalam Organisasi
a. Lecture : modul Kepemimpinan Org.
b. Energizer : whos the leader
c. Video clip : Braveheart
Sinergi Consulting : Edit video clip: “You raise me up”
14.30 – 15.30 6. Perubahan Lingkungan organisasi
a. Lecture : modul Perubahan Lingk. Strat.
b. Energizer : six boom / finger dance
Sinergi Consulting : Proses render video clip
15.30 – 16.00 Istirahat – sholat ashar PENTING : Panitia menjaga agar peserta masuk tepat waktu
16.00 – 17.00 7. Mobilisasi Komitmen
a. Lecture : modul Mobilisasi Komitmen
b. Video clip : HIO + Masih ada waktu
Catatan : usahakan dipercepat, spare waktu untuk membangun komitmen
17.00 – 17.30 Proses membangun komitmen HMFT
Peserta + Panitia : diskusi untuk membangun kesepakatan komitmen
17.30 – 17.45 Penandatangan komitmen Video clip masih ada waktu (diputar ulang)
17.45 – 18.10
8. Closing ceremony : 1) Learning point + Speech
from SINERGI (*) 2) Pembacaan komitmen +
penyerahan 3) Lagu Bagimu Negeri
(bersama) 4) Do’a penutup
(*) Learning point + speech from Sinergi, sambil menunggu proses printing (**) peserta berdiri – bergandeng tangan
Sinergi Consulting : Say thanks and good luck to peserta and panitia
7
Waktu Agenda Workshop Persiapan yang Diperlukan
Indoor Outdoor (1) (2) (3) (4)
5) Memorable event video clip (**)
18.10 – 18.40
o Beres-beres semua peralatan (check kelengkapan) + masuk mobil
o Sholat maghrib o Berangkat ke Jakarta
Jumlah SDM Dari Waktu Ke Waktu
Pada kegiatan ini, hanya ada sebanyak 3 orang yang berperan langsung. Mengenai siapa saja yang
berperan langsung dapat dilihat pada struktur kepanitiaan yang telah dicantumkan di atas. Namun,
ada pula yang berperan secara tidak langsung dalam pelaksanaan kegiatan ini antara lain:
1) Ketua HMFT ITB, Rahman Agil
2) Kepala Departemen MSDA, Alven Haeckal
3) Kepala Divisi Kaderisasi, Riza Hakam, dan anggotanya, Tri Puji Heriyanto
4) Sekretaris HMFT ITB, Niken Prasasti Martono
Sistem Koordinasi
Sistem koordinasi pada pelaksanaan kegiatan ini sangat sederhana, dengan kepada divisi Human
Resources Development sebagai penggerak utama dari kegiatan ini yang langsung memantau dan
mengoordinir rencana serta keberjalanan kegiatan.
Parameter Keberhasilan
Untuk parameter keberhasilan kegiatan ini antara lain:
Jumlah peserta yang datang lebih dari 50 orang
Peserta yang diutamakan berasal dari angkatan 2008
Pencapaian Kerja
Kegiatan ini dilaksanakan pada hari sabtu, tanggal 31 Juli 2010. Durasi waktu pada pelaksanaan
kegiatan ini yaitu dari jam 8 pagi sampai jam 6 sore hari. Untuk informasi mengenai kegiatan ini telah
diinformasikan sebelumnya kepada massa himpunan angkatan 2008 dengan menggunakan media
SMS gateway dan dengan membuat event di facebook dan mengundang semua massa himpunan
angkatan 2008. Namun, pada pelaksanaannya peserta yang hadir pada kegiatan ini hanya berjumlah
33 orang dan dilampirkan pada laporan pertanggungjawaban ini.
Pada pelaksanaan terdapat masalah utama, yaitu mengenai kehadiran massa angkatan 2008 pada
hari kegiatan. Selain itu yang menjadi masalah utama dari pelaksanaan ini adalah kurangnya biaya
yang ada pada kas HMFT ITB yang menyebabkan pelaksanaan hanya bisa seadanya saja. Pada awal
perencanaan, diputuskan bahwa Diklat Aktivis Himpunan akan dilaksanakan di tempat pelatihan
keorganisasian UNISBA di dago atas. Namun, hal utama yang menghambat kegiatan ini adalah syarat
8
yang mengharuskan kami meminta surat izin kegiatan ke pembimbing kemahasiswaan Teknik Fisika
ITB yang merupakan suatu kemustahilan mengingat kurangnya perhatian atas kegiatan yang bersifat
keorganisasian dari pembimbing kemahasiswaan tersebut. Sempat terpikir untuk menggunakan GSG
ITB. Namun, lagi-lagi kami terbentur masalah perizinan dengan program studi Teknik Fisika ITB.
Kemudian kami menjatuhkan pilihan ke GSG Salman. Namun, harga sewa yang mahal menyebabkan
kami harus ‘gigit jari’ dengan kegiatan kami.
Setelah mempertimbangkan kondisi keuangan dan kondisi perizinan untuk mengadakan kegiatan di
luar kampus. Akhirnya kami sampai pada keputusan untuk menggunakan ruang seminar TF lantai 1
yang ada di dalam gedung program studi Teknik Fisika ITB.
Untuk masalah pengisi acara, kami benar-benar mendapatkan kemudahan. Tidak seperti
permasalahan tempat, kami mendapat kemudahan dikarenakan pengisi acara yaitu bapak Nugroho
Ananto dan tim SINERGI bersedia tidak diberikan biaya untuk mengisi acara. Selain itu untuk masalah
logistik, kami juga mendapat kemudahan dikarenakan bapak Nugroho Ananto dan tim NUGISINERGI
membawa hampir semua perlengkapan yang dibutuhkan untuk menyelenggarakan kegiatan
sehingga kami tidak perlu mempersiapkan banyak hal untuk menyelenggarakan kegiatan ini. Karena
hal tersebut kami sangat berterima kasih kepada bapak Nugroho Ananto dan tim NUGISINERGI atas
kerjasama mereka dalam mendukung keberhasilan kegiatan kami.
Evaluasi Kegiatan
Secara umum, kegiatan yang dilaksanakan tidak optimal bahkan dapat dikatakan hampir gagal
dikarenakan hal-hal berikut:
Terbatasnya biaya dalam menyelenggarakan kegiatan
Kendala besar berupa sulitnya meminta izin untuk melaksanakan kegiatan di tempat-tempat
yang membutuhkan izin program studi
Kurangnya kerjasama serta informasi ke angkatan 2008 sehingga parameter jumlah peserta yang
datang tidak dapat dipenuhi
Selain itu, dalam melaksanakan kegiatan sangat perlu mempertimbangkan waktu pelaksanaan dan
sumber daya manusia serta jadwal yang telah ditetapkan secara akademik oleh kampus ITB. Dan tak
lupa, setiap kegiatan membutuhkan biaya. Untuk itu pastikan dahulu biaya yang ada di kas sebelum
mengadakan kegiatan. Karena sebagus apapun kegiatan yang kita rencanakan, bila tidak didukung
oleh faktor biaya maka kita hanya bisa ‘gigit jari’ dengan apa yang kita rencanakan.
Serta, koordinasi antara angkatan yang merupakan target utama juga harus diperhatikan. Karena
mereka merupakan alasan untuk melaksanakan kegiatan Diklat Aktivis Himpunan tersebut. Jika biaya
sudah ada, waktu telah sesuai, namun pada hari kegiatan ternyata parameter yang menjadi faktor
utama keberhasilan tidak tercapai maka kegiatan yang dilakukan akan sia-sia saja.
Saran
Berdasarkan kegiatan ini terdapat saran yang dapat kami sampaikan, yaitu:
Untuk melaksanakan kegiatan penting seperti ini, benar-bener dibutuhkan biaya
9
Waktu pelaksanaan merupakan hal penting dalam melaksanakan kegiatan, supaya tidak sia-sia
menjalankan kegiatan
Pemberitahuan harus benar-benar terkoordinasi dengan ketua angkatan
Informasi diberitahukan terus menerus agar peserta yang merupakan parameter utama dapat
datang pada hari kegiatan
10
Penutup
Laporan ini selain merupakan laporan pertanggungjawaban juga merupakan sarana peningkatan
kinerja HMFT ITB untuk kedepannya. Dan sebagai bahan pertanggungjawaban, LPJ kegiatan ini juga
merupakan sarana introspeksi diri bagi kami divisi Human Resources Development dan diharapkan
dapat memberikan umpan balik yang sangat diperlukan dalam pengambilan keputusan kegiatan
serta dapat berguna dalam menyusun rencana kegiatan serupa dengan ini di masa mendatang.
Berdasarkan pada parameter, evaluasi dan pencapaian kerja yang telah dilakukan, dapat dikatakan
bahwa kegiatan Diklat Aktivis Himpunan HMFT ITB tahun 2010 mengalami kegagalan dalam
melaksanakan tugas divisi Human Resources Development berupa pengembangan sumber daya
manusia yang ada di HMFT ITB.
Karena kegagalan ini, saya selaku kepala divisi mewakili teman-teman divisi Human Resources
Development HMFT ITB meminta maaf atas segala kekurangan yang telah saya perbuat pada
kegiatan ini sehingga tujuan pengembangan sumber daya manusia HMFT ITB tidak dapat terlaksana.