Bologna, 16/10/2015
La cartella clinica informatizzata - utilità e limiti -
2 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Agenda della presentazione
Proviamo a fare un bilancio dell’esperienza dell’AUSL di Bologna?
Cosa è un sistema di cartella clinica
elettronica?
Quali sono le principali cause della sua scarsa
diffusione?
Vogliamo presentare quali sono le principali funzionalità che caratterizzano una cartella clinica elettronica, per far comprendere il supporto “completo” che tale sistema può garantire agli operatori di reparto durante il percorso di ricovero del paziente.
Vogliamo analizzare le principali cause che spiegano lo scarso livello di diffusione dei sistemi di cartella clinica elettronica, soprattutto nel panorama dell’e-health nazionale.
Vogliamo condividere la positiva esperienza dell’AUSL di Bologna che – negli ultimi anni – ha fortemente investito nel progetto di cartella clinica elettronica, traendone oggi un bilancio estremamente positivo.
Sezione 1 – Cosa è un sistema di cartella clinica elettronica?
4 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Dalla cartella clinica cartacea
alla cartella clinica elettronica
• Fornire una base informativa per scelte clinico – assistenziali appropriate e per garantire la
continuità dell’assistenza;
• Consentire la tracciabilità, per le diverse attività svolte, individuando la responsabilità delle
azioni, la relativa cronologia e modalità di esecuzione;
• Facilitare l’integrazione di competenze multiprofessionali nel processo diagnostico -
terapeutico;
• Costituire una fonte informativa per ricerche clinico – scientifiche, studi valutativi dell’attività
assistenziale, formazione del personale ed esigenze amministrative e gestionali.
“Lo strumento informativo individuale finalizzato a rilevare tutte le informazioni anagrafiche e
cliniche significative relative ad un paziente e ad un singolo episodio di ricovero”
(Ministero della Salute – 1992)
La cartella clinica elettronica (CCE) si pone come un sistema che sostituisce la cartella clinica
cartacea, rispettandone i requisiti, le finalità, le funzioni e superando alcune sue criticità, con
soluzioni ad alto valore aggiunto realizzabili grazie al supporto informatico.
Finalità
Definizione
Cartella
Clinica
CCE
5 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Inquadramento clinico
…per la registrazione dell’anamnesi e dell’esame obiettivo nell’ambito dell’inquadramento del paziente iniziale e successivo nel corso del ricovero
…per la programmazione delle richieste da inviare ai diversi servizi erogatori e per gestire il ritorno dei referti
…per la generazione delle prescrizioni di farmaci e per la registrazione della somministrazione degli stessi
…per la registrazione delle attività effettuate sul paziente durante l’episodio di ricovero in reparto
…per la rilevazione dei bisogni assistenziali del paziente e per la pianificazione delle attività infermieristiche associate
Richiesta prestazioni
Prescrizione e Somministrazione
farmaci
Diario
Cartella Infermieristica
UNA PANORAMICA DI INSIEME DELLE PRINCIPALI FUNZIONALITA’ DELLA CARTELLA CLINICA ELETTRONICA
Le principali funzionalità di un sistema
di cartella clinica elettronica
6 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Trasferimento del paziente
Accettazione del paziente
Dimissione del paziente
Monitoraggio e valutazione del
paziente
Erogazione delle
prestazioni
Processi di logistica del paziente
Processi clinico-assistenziali
Cartella Clinica Elettronica
Inquadramento del paziente
Programmazione delle
prestazioni
I processi supportati da un sistema
di cartella clinica elettronica
Sezione 2 – Quali sono le principali cause della sua scarsa diffusione?
8 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Alcuni dati sull’innovazione digitale in sanità
FONTE: Osservatorio Innovazione Digitale in Sanità: Report “dai patti ai fatti “(Maggio 2015)
Gli ultimi rapporti elaborati dall’Osservatorio dell’innovazione digitale in sanità, a seguito di interviste condotte
su un campione di 160 attori (tra CIO, Direttori Generali, Direttori Sanitari in rappresentanza di oltre 130
aziende sanitarie), evidenziano che – tra i diversi ambiti ICT ritenuti fondamentali per il perseguimento degli
obiettivi delle strutture sanitarie – la cartella clinica elettronica si conferma al primo posto
Cartella Clinica Elettronica
Sistemi di gestione documentale
Soluzioni per la gestione della farmacia
2 1
3
9 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
La posizione espressa dalle Direzioni Strategiche Aziendali è in linea con le politiche di investimenti che sono
promosse sia a livello nazionale che da parte delle diverse Regioni per l’informatizzazione della cartella clinica.
Tuttavia si rileva un livello di diffusione estremamente basso, soprattutto con riferimento ad alcune
funzionalità specifiche, come testimoniato dai seguenti dati:
Il livello di diffusione dei sistemi
di cartella clinica elettronica
FONTE: Osservatorio digital Innovation Politecnico di Milano - (Report 2014)
La funzionalità terapia risulta presente, con supporto completo in tutte le Unità Operative, solo nel 13% delle strutture sanitarie italiane. Di queste, solo il 32% adotta un utilizzo mobile della funzionalità
La funzionalità diario risulta presente, con supporto completo in tutte le Unità Operative, solo nel 13% delle strutture sanitarie italiane
La funzionalità inquadramento clinico risulta presente, con supporto completo in tutte le Unità Operative, solo nel 30% delle strutture sanitarie italiane
1
2
3
10 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
OST
AC
OLI
Prodotto incompleto
Ingenti investimenti
Informatizzazione complessa
Prodotto poco usabile
Resistenza al cambiamento
Poca dimestichezza degli operatori
Assenza di soluzioni di Backup “intelligenti”
Gli ostacoli alla diffusione
della Cartella Clinica Elettronica
2
3
4
5
1
6
7
11 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Prodotto incompleto
Ingenti investimenti
Informatizzazione complessa
Prodotto poco usabile
Resistenza al cambiamento
Poca dimestichezza degli operatori
Assenza di soluzioni di Backup “intelligenti”
OST
AC
OLI
Gli ostacoli alla diffusione
della Cartella Clinica Elettronica
La soluzione di cartella clinica elettronica impatta enormemente
sull’operatività quotidiana di medici ed infermieri, che - dinanzi ad un
progetto di informatizzazione -manifestano comprensibili difficoltà
nell’adeguare i propri processi di lavoro all’utilizzo del nuovo strumento
2
3
4
5
1
6
7
12 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Prodotto incompleto
Ingenti investimenti
Informatizzazione complessa
Prodotto poco usabile
Resistenza al cambiamento
Poca dimestichezza degli operatori
Assenza di soluzioni di Backup “intelligenti”
OST
AC
OLI
Gli ostacoli alla diffusione
della Cartella Clinica Elettronica
Gli operatori di reparto – soprattutto quelli con maggiore esperienza – non sempre sono in grado di utilizzare le
nuove tecnologie che supportano l’utilizzo della cartella in mobilità e
spesso evidenziano un livello di “alfabetizzazione informatica” molto
basso.
2
3
4
5
1
6
7
13 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Informatizzazione complessa
Prodotto incompleto
Ingenti investimenti
Prodotto poco usabile
Resistenza al cambiamento
Poca dimestichezza degli operatori
Assenza di soluzioni di Backup “intelligenti”
OST
AC
OLI
Gli ostacoli alla diffusione
della Cartella Clinica Elettronica
Il mercato spesso offre soluzioni che riescono a garantire un supporto
operativo parziale, solo per alcune delle funzionalità principali di una
cartella clinica elettronica. Il personale di reparto, in tali casi, deve comunque
fare ricorso ai supporti informativi cartacei per gestire tutte le fasi
dell’episodio di ricovero.
2
3
4
5
1
6
7
14 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Informatizzazione complessa
Prodotto incompleto
Ingenti investimenti
Prodotto poco usabile
Resistenza al cambiamento
Poca dimestichezza degli operatori
Assenza di soluzioni di Backup “intelligenti”
OST
AC
OLI
Gli ostacoli alla diffusione
della Cartella Clinica Elettronica
L’informatizzazione della cartella clinica richiede ingenti investimenti soprattutto per dotare i reparti di
tutta l’infrastruttura hardware necessaria per il corretto
funzionamento del nuovo strumento (postazioni PC, stampanti, Tablet, rete
WIFi, etc.)
2
3
4
5
1
6
7
15 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Informatizzazione complessa
Prodotto incompleto
Ingenti investimenti
Prodotto poco usabile
Resistenza al cambiamento
Poca dimestichezza degli operatori
Assenza di soluzioni di Backup “intelligenti”
OST
AC
OLI
Gli ostacoli alla diffusione
della Cartella Clinica Elettronica
2
3
4
5
1
6
7
L’informatizzazione della cartella clinica richiede un approccio
metodologico specifico, che sia in grado di prevedere un percorso di
digitalizzazione per stadi successivi. Non si può pensare di informatizzare
tutto e subito.
16 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Informatizzazione complessa
Prodotto incompleto
Ingenti investimenti
Prodotto poco usabile
Resistenza al cambiamento
Poca dimestichezza degli operatori
Assenza di soluzioni di Backup “intelligenti”
OST
AC
OLI
Gli ostacoli alla diffusione
della Cartella Clinica Elettronica
Gli operatori di reparto spesso lamentano una notevole complessità nell’utilizzo delle soluzioni di cartella
clinica elettronica, in virtù di una “user interface” spesso non realizzata nella
prospettiva di chi deve utilizzare quotidianamente lo strumento.
2
3
4
5
1
6
7
17 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Informatizzazione complessa
Prodotto incompleto
Ingenti investimenti
Prodotto poco usabile
Resistenza al cambiamento
Poca dimestichezza degli operatori
Assenza di soluzioni di Backup “intelligenti”
OST
AC
OLI
Gli ostacoli alla diffusione
della Cartella Clinica Elettronica
Non tutti sistemi di cartella clinica elettronica forniscono le dovute
garanzie per la salvaguardia dei dati sensibili del paziente in caso di interruzione momentanea del
servizio.
2
3
4
5
1
6
7
18 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Gli ostacoli alla diffusione
della Cartella Clinica Elettronica
Sezione 3 – Proviamo a fare un bilancio dell’esperienza dell’AUSL di
Bologna?
20 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Il sistema di CCE è stato realizzato mediante le più recenti tecnologie web, che ci consentono di disporre di un sistema applicativo all’avanguardia nel panorama dell’e-health italiano.
Il progetto di CCE è stato avviato per volontà della Direzione Strategica Aziendale, che ha creduto fortemente nei vantaggi che questo strumento può garantire al percorso di cura del paziente e al contributo che può fornire al tasso di innovazione IT dell’AUSL.
Alcuni dati sul progetto di informatizzazione
Il progetto di CCE è stato avviato a luglio 2014 all’interno dei reparti di Medicina dell’Ospedale Maggiore, dove – coerentemente all’approccio modulare di seguito illustrato – sono state avviate le funzionalità di Anamnesi ed Esame obiettivo, Terapia, Diario Integrato, Order Entry, Ricomponi Cartella, Rescue Cartella
LUGLIO 2014 QUANDO
PERCHE’
QUALE
è stato avviato il progetto cartella clinica elettronica?
tecnologia è stata adottata per il nuovo sistema?
E’ UN ASSET STRATEGICO PER LA CRESCITA DELL’AUSL
HTML5 / CSS3 / JAVASCRIPT
è stato avviato il progetto cartella clinica elettronica?
21 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Il “presupposto” del progetto di informatizzazione
“Siamo proprio sicuri di voler implementare un nuovo sistema di cartella clinica elettronica?”
“La nostra “crescita” non può prescindere dall’utilizzo di questo nuovo strumento!”
LE PREOCCUPAZIONI INIZIALI
LA NOSTRA CONSAPEVOLEZZA
?
!
“Ok, affrontiamo questa nuova sfida! Ma facciamolo in maniera intelligente e –
dove possibile – capiamo come affrontare i potenziali ostacoli alla
realizzazione del progetto di informatizzazione della cartella clinica”
22 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Resistenza al cambiamento
Come abbiamo superato gli ostacoli? Resistenza al cambiamento
1 Committment e coinvolgimento degli operatori!
Abbiamo chiesto e ottenuto il sostegno della Direzione Aziendale, che ha condiviso in pieno gli obiettivi del progetto di CCE
Abbiamo reso partecipi gli utilizzatori finali, che sono stati coinvolti nei tavoli di analisi per la progettazione delle diverse funzionalità applicative
Direzione Aziendale
Partecipazione
Key Users
Abbiamo individuato le figure chiave che all’interno dei reparti si sono fatte promotrici del nuovo progetto e dei suoi potenziali vantaggi
23 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Maggiore formazione e affiancamento! Poca dimestichezza degli operatori
Come abbiamo superato gli ostacoli? Poca dimestichezza degli operatori
2
Giornate di affiancamento 3
424 giornate
di affiancamento
Numero di professionisti formati 1
50 medici
100 infermieri
Giornate di formazione 2
53 giornate
di formazione
Per aiutare il personale di reparto, abbiamo investito fortemente nelle attività di formazione ed
affiancamento così da far acquisire tutte le competenze necessarie per favorire un utilizzo “autonomo” e
“consapevole” del nuovo strumento.
24 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Prodotto con un’ampia copertura funzionale!
Prodotto incompleto
Come abbiamo superato gli ostacoli? Prodotto incompleto
3
Abbiamo progettato – con la collaborazione del nostro partner IT – un prodotto che garantisce una copertura
funzionale che va ben oltre le funzionalità base in genere previste dalle soluzioni di CCE.
25 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Risorse dedicate! Ingenti investimenti
Come abbiamo superato gli ostacoli? Ingenti investimenti
4
La soluzione di CCE è stata concepita per funzionare in mobilità e, pertanto, abbiamo effettuato rilevanti
investimenti per consentire agli operatori di reparto di utilizzare device all’avanguardia ed innovativi:
Monitor Touch per il Briefing 4 1
Tablet (7 o 10 pollici) + Lettori barcode 1 28
PC portatili con tastiera e touch screen 2 15
PC di Back - UP 3 5
26 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Percorso di informatizzazione modulare!
Informatizzazione complessa
Come abbiamo superato gli ostacoli? Informatizzazione complessa (1/2)
5
PRIMA
POI
Abbiamo ipotizzato un percorso di informatizzazione a stadi, così da poter “testare” inizialmente il prodotto solo su alcuni reparti e solo per alcune funzionalità:
Informatizziamo alcuni reparti… …con solo alcune funzionalità
Informatizziamo gli altri reparti… …e le altre funzionalità
27 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Informatizzazione complessa
Come abbiamo superato gli ostacoli? Informatizzazione complessa (2/2)
5
Informatizziamo alcuni reparti… …con solo alcune funzionalità
Informatizziamo gli altri reparti… …e le altre funzionalità
• Anamnesi ed Esame obiettivo
• Terapia
• Diario Integrato
• Order Entry
• Ricomponi Cartella
• Rescue Cartella
• Monitor di Controllo
• Cartella Assistenziale
• Archivio di Cartella
Abbiamo iniziato con i reparti di medicina generale, che – visto l’ampio raggio di azione – si prestano meglio ad una sperimentazione delle diverse funzionalità
Adesso stiamo puntando a nuove specialità cliniche (in particolare cardiologia e chirurgia) con lo scopo di adattare e introdurre elementi di verticalizzazione all’interno della cartella clinica elettronica coerenti ai nuovi bisogni rilevati
Abbiamo ipotizzato un percorso di informatizzazione a stadi, così da poter “testare” inizialmente il prodotto solo su alcuni reparti e solo per alcune funzionalità:
PRIMA
POI
Percorso di informatizzazione modulare!
28 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Il prodotto è stato realizzato insieme al personale di reparto!
Prodotto poco usabile
Come abbiamo superato gli ostacoli? Prodotto poco usabile (1/2)
6
Abbiamo organizzato gruppi tematici, ai quali hanno partecipato anche alcuni rappresentanti del nostro personale di reparto, per capire come progettare le principali funzionalità della cartella:
29 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Prodotto poco usabile
Come abbiamo superato gli ostacoli? Prodotto poco usabile (2/2)
6
E oggi, che il sistema risulta in uso, proviamo a trarre insegnamenti su come migliorare iterativamente – mediante un approccio agile - le funzionalità più delicate:
Terapia
I nostri medici hanno evidenziato la necessità di semplificare il processo di farmaco-prescrizione e farmaco-somministrazione che risulta “macchinoso” e di gran lunga più impegnativo rispetto alla modalità di gestione cartacea. Quindi siamo tornati al lavoro e…
1) Stiamo svolgendo incontri con Farmadati per ottimizzare il processo di selezione del farmaco in fase di prescrizione
3) Stiamo per attivare un percorso di certificazione del modulo “terapia” per adeguarci a standard riconosciuti a livello internazionale
2) Stiamo valutando il passaggio dalla prescrizione del farmaco alla prescrizione del principio attivo. In particolare si stanno analizzando gli impatti operativi che tale sviluppo determina sull’operatività del reparto (dalla preparazione dell'armadio di reparto fino alla richiesta dei farmaci verso la farmacia)
Il prodotto è stato realizzato insieme al personale di reparto!
30 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Abbiamo realizzato la Rescue cartella! Assenza di soluzioni di Backup “intelligenti”
Come abbiamo superato gli ostacoli? Assenza di soluzioni di Backup “intelligenti”
7
Transizione dei dati nell’archivio centrale
Registrazione dei dati all’interno di una
workstation di Backup
Cartella Clinica
sempre aggiornata
La Rescue Cartella permette l’aggiornamento continuo - su un PC di Backup presente in reparto - di tutti i documenti resi disponibili dalla funzionalità “Ricomponi Cartella”. In particolare, in caso di blocco informatico, si rivelano fondamentali il diario dell’ultimo giorno e le stampe relative alle attività di farmacoprescrizione effettuate nelle ultime 6 ore:
31 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Abbiamo realizzato la Rescue cartella!
La Cartella Clinica Elettronica all’AUSL di Bologna oggi
Il sistema di Cartella Clinica Elettronica oggi garantisce
Integrazione informativa della
componente clinica ed assistenziale
Abbiamo favorito la condivisione di informazioni tra medici ed infermieri, garantendo al contempo il rispetto dell’autonomia decisionale propria di ogni profilo
Gestione del rischio
Possiamo disporre di un sistema di controllo utile a supportare gli operatori nel processo di gestione del farmaco garantendo una maggiore sicurezza associata alla relativa somministrazione.
Supporto informativo al percorso di cura
del paziente in reparto
Possiamo disporre sempre dell’informazione giusta al momento giusto per intraprendere percorsi di cura coerenti con i bisogni del paziente.
Innovazione
Abbiamo proiettato i nostri reparti in una dimensione 2.0, sfruttando i potenziali messi a disposizione dalla nuove tecnologie (ad esempio touch screen)
32 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
Abbiamo realizzato la Rescue cartella!
La Cartella Clinica Elettronica all’AUSL
di Bologna in prospettiva
Il sistema di Cartella Clinica Elettronica permette di ragionare su
Integrazione con il FSE
Abbiamo posto le basi per un’integrazione con il FSE che consenta di condividere anche i dati clinici del paziente relativi ad un episodio di ricovero
Progressiva sostituzione della cartella
clinica cartacea
Riusciamo a gestire un percorso del paziente paper-less, riducendo gli sprechi di carta e ponendo le basi per una dematerializzazione dei documenti clinici
Gestione privacy
Possiamo continuare a far evolvere il nostro sistema affinchè – coerentemente alle evoluzioni normative – garantisca il rispetto dei nuovi vincoli imposti dal Garante sulla privacy.
33 La Cartella Clinica Informatizzata: Utilità e limiti
In conclusione
LA CARTELLA CLINICA ELETTRONICA
E’ UN APPROCCIO, NON UN PRODOTTO…
Congresso Medinfo 98, Seoul
…ALL’AUSL DI BOLOGNA LO ABBIAMO
COMPRESO E LO STIAMO REALIZZANDO!
Annarita Pettinato Responsabile Sistema Informativo Aziendale AUSL Bologna Phone: 3406203420 E-mail: [email protected]
GRAZIE PER L’ATTENZIONE