Standard Operating Prosedur (SOP) Pelayanan Biro Administrasi Akademik Universitas Nahdlatul Ulama Indonesia
Knowledge, Faith, and Wisdom
UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA Jl. Taman Amir Hamzah No. 5
Kelurahan Pegangsaan, Kecamatan Menteng, Jakarta Pusat.
10320 Telp. 021 - 3906501
Website : https://www.unusia.ac.id/ Email : [email protected]
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PELAYANAN BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK
UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA
JAKARTA
Kode Dokumen :
Revisi : 0
Tanggal : 20 September 2017
Diajukan oleh : Kepala Pusat Administrasi
Moh. Faiz Maulana, S.Pd.I
Dikendalikan oleh : Dir. II Bid. Administrasi & Keuangan
Arif Rahman, M.Pd
Disetujui oleh : Warek. II Bid. Administrasi & Keuangan
H.M. Sulton Fathoni, M.Si
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
LAYANAN BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK
UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA
INDONESIA
1. PENDAHULUAN
a. Latar Belakang
Dalam rangka mewujudkan visi UNUSIA sebagai salah satu pendidikan bermutu
ditingkat nasional pada tahun 2020, UNUSIA menyusun RENSTRA tahun 2011-2015
sebagai dasar strategis untuk mencapai organisasi yang sehat. Renstra ini diarahkan pada
peningkatan mutu manajemen universitas yang mencakup seluruh aspek manajemen, yaitu
bidang tata kelola Institusi,bidang sarana dan prasarana, bidang akademik, penelitian
pengabdian pada masyarakat dan publikasi, bidang sumber dana dan anggaran agar
UNUSIA mampu menyelenggarakan seluruh kegiatannya secara mandiri dan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
Untuk menuju UNUSIA bermutu 2020, diperlukan suatu prosedur operasional yang
jelas dan standar bagi semua pihak yang terlibat dalam pencapaian tujuan tersebut.
Pelayanan adiministrasi akademik dan kemahasiswaan yang selama ini telah dilaksanakan
dengan baik perlu distandarisasi dan didokumentasikan agar menjadi acuan bagi
manajemen dalam menjalankankan tugas dan fungsinya serta menjamin keberlangsungan
implementasi praktik-praktik baik tersebut, meskipun terjadi transisi kepemimpinan
manajerial.
Sehubungan dengan hal tersebut di atas, Biro Administrasi Akademik (BAA) akan
membangun standarisasi sistem layanan berbasis teknologi informasi untuk meningkatkan
efisiensi dan efektifitas kinerja layanan di BAA serta mampu memberikan berbagai
informasi yang dibutuhkan oleh berbagai pihak untuk kepentingan proses pengambilan
keputusan. Untuk menuju kepada standarisasi layanan berbasis teknologi informasi perlu
diciptakan terlebih dahulu sistem manual terstandar atau Standard Operating Prosedur (SOP)
untuk seluruh layanan yang ada sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat di
dalamnya.
b. Tujuan
Standard Operating Prosedur (SOP) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi
prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan
untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan , serta penggunaan fasilitas-
fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi berjalan secara efisien
dan efektif, konsisten, standar dan sistematis. Dengan adanya sistem manual standar atau
(SOP) diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan yang
diberikan oleh BAA. Dengan adanya instruksi kerja yang terstandarisasi maka semua
kegiatan layanan akan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas
melakukan layanan. Layanan-layanan yang berbelit dan tidak jelas prosedur operasinya akan
semakin terminimalisir. Disamping konsistensi layanan hal lain yang akan dihasilkan adalah
efisiensi dan efektifitas kerja. Dengan prosedur yang terstandar setiap orang baik pengguna
layanan maupun staf yang memberi layanan akan dapat memanfaatkan ataupun melakukan
layanan yang semakin hari semakin baik dan semakin cepat karena terjadinya proses
pembelajaran yang secara terus menerus terjadi selama proses layanan. Dengan demikin
dapat dipastikan melalui SOP ini akan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja
layanan serta memberikan informasi yang valid dan kredibel.
2. DESKRIPSI DAN RUANG LINGKUP
Layanan yang diberikan di BAA dapat dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu :
a. Pelayanan administrasi akademik untuk mahasiswa sejak tercatat sebagai mahasiswa
UNUSIA sampai pada layanan terakhir yaitu pengambilan ijazah. SOP yang dihasilkan
adalah SOP Administrasi Akademik, yang meliputi Registrasi Ulang/Herregistrasi,
Revisi Kartu Rencana Studi, Cuti Studi, Pindah Ke Perguruan Tinggi lain, Penyerahan
Nilai Akhir, Revisi Nilai , Mahasiswa yang habis masa studi dan pengambilan ijazah.
b. Pelayanan yang diberikan selain kepada mahasiswa misalnya Kopertis, Kopertais instansi
lain di luar UNUSIA yaitu SOP Laporan PDDIKTI, EMIS
3. STRUKTUR ORGANISASI & STANDAR LAYANAN BAA
a. Visi dan Misi Biro Administrasi
Visi : Terciptanya sistem pelayanan akademik dan kemahasiswaan yang mendukung
terciptanya Customer Satisfaction/Kepuasan Pelanggan.
Misi :
a. Terlaksananya sistem administrasi akademik dan kemahasiswaan yang terintegrasi
berbasis IT
b. Tersedianya data akademik dan kemahasiswaan yang akurat dan up-date.
c. Meningkatkan performance pelayanan akademik dan kemahasiswaan yang baik.
d. Memberikan pelayanan yang cepat, tepat dan akurat kepada mahasiswa.
Motto: Knowledge, Faith, and Wisdom b. Standar Layanan di Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan.
1) Masing-masing staf Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan bertanggung
jawab untuk melayani Fakultas sesuai dengan pembagian tugas yang ditentukan,
seperti layanan kepada mahasiswa untuk her registrasi, membantu mahasiswa dalam
mengakses system KRS online, pengurusan nilai, cetak daftar hadir mahasiswa,
pendaftaran ujian tengah semester, pendaftaran ujian akhir semester, cetak KHS,
cetak transkrip sementara dan sebagainya.
2) Penyelesaian ijazah dan transkrip dilaksanakan dengan melibatkan bagian-bagian
lain diluar BAA seperti Pusdasim
3) Pelayanan kepada pihak luar seperti pelaporan PDDIKTI, EMIS dilaksanakan oleh
staf operator PDDIKTI, dan EMIS.
4) Masing-masing staf dalam memberikan layanan harus memperhatikan kebutuhan
dari staf lainnya, bila salah seorang staf terlalu berat beban kerjanya pada saat
tertentu maka staf lainnya berkewajiban membantunya.
c. Budaya Kerja
1) Mengutamakan kepuasan pelanggan.
2) Membangun kepercayaan antar staf
3) Mengembangkan budaya team work
4) Menjalin komunikasi kekeluargaan
5) Memberikan pelayanan kepada pelanggan intern dan ekstern.
d. Tugas dan Tanggung Jawab Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dan
Kemahasiswaan (BAA)
Berdasarkan SK Rektor No.: 0149/UNUI/SK/IX/2017, tugas dan tanggung jawab Biro
Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan UNUSIA adalah sebagai berikut :
1) Her Registrasi / KRS mahasiswa setiap awal semester.
2) Pelayanan mahasiswa dalam hal pindah ke PT lain, pindah Prodi, pindah Kelas.
3) Cetak Daftar Hadir Kuliah dan Daftar Hadir Ujian.
4) Cetak KTM, dan Buku Induk.
5) Pendaftaran Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester.
6) Entri nilai UAS,Cetak KHS, Cetak Transkrip.
7) Menyiapkan Ijazah dan Transkrip Lulusan.
8) Mengkoordinasikan perencanaan perkuliahan,dan menyusun kalender akademik.
9) Mengkoordinir Laporan PDDIKTI, EMIS
10) Penyedia informasi yang terkait dengan mahasiswa yang dibutuhkan oleh pihak lain,
baik dari dalam UNUSIA maupun luar UNUSIA
4. KEBIJAKAN MUTU
Untuk menjamin agar kinerja layanan BAA dapat berkembang dengan baik dan dapat
mengikuti perkembangan kemajuan teknologi yang ada maka ada beberapa kebijakan umum
yang dilakukan oleh BAA antara lain:
a. Secara rutin melakukan rapat internal untuk kegiatan-kegiatan berikut untuk menjamin
agar proses layanan terhadap pelanggan dapat dilakukan dengan baik
b. Evaluasi terhadap layanan harian yang dilakukan terhadap pelanggan
c. Koordinasi dalam rangka melakukan kegiatan-kegiatan rutin internal yang menjadi
tanggung jawab BAA seperti wisuda, penerimaan mahasiswa baru, her registrasi, laporan
PDDIKTI, EMIS dan lain-lain
d. Secara rutin melakukan pengembangan SDM melalui pendidikan dan pelatihan ataupun
kursus-kursus sesuai dengan kebutuhan perkembangan bidang layanan maupun
perkembangan teknologi informasi
e. Secara personal setiap individu melakukan perbaikan terhadap perilaku dan sikap yang
mengarah kepada budaya kerja untuk memuaskan pelanggan.
f. Melakukan proses evaluasi terus menerus terhadap prosedur kerja dan layanan melalui
masukan dari pelanggan dalam bentuk penyebaran kuesioner.
1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :
Registrasi mahasiswa baru jalur reguler setelah mahasiswa memenuhi persyaratan sebagai
mahasiswa baru jalur reguler. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan
proses registrasi mahasiswa baru jalur reguler
2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :
a. Bank
b. Biro Administrasi Keuangan
c. Biro Administrasi Akademik
d. UPT Penerimaan Mahasiswa Baru
e. Mahasiswa baru yang bersangkutan
3. MEKANISME DAN PROSEDUR
a. Mahasiswa Baru Jalur Reguler
1) Calon mahasiswa baru yang dinyatakan diterima di UNIVERSITAS NAHDLATUL
ULAMA INDONESIA wajib melakukan registrasi dengan mengisi formulir
registrasi yang telah disediakan
2) Syarat-syarat registrasi mahasiswa baru adalah;
a) Melakukan pendaftaran mahasiswa baru secara online di
http://pmb.UNUSIA.ac.id/
b) Membayar biaya herregistrasi pada bank sebagaimana yang telah ditetapkan oleh
UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA
c) Melakukan herregistrasi secara online di http://pmb.UNUSIA.ac.id/
d) Melampirkan copy Ijazah SMA/MA/SMK/MAK & SKHU yang telah dilegalisir
sebanyak 2 lembar
e) Melampirkan foto berwarna terbaru (formal) ukuran 3x4cm sejumlah 3 lembar
3) Calon mahasiswa yang telah dinyatakan diterima di UNIVERSITAS NAHDLATUL
ULAMA INDONESIA, apabila tidak melakukan her-registrasi dan tidak memenuhi
persyaratan yang telah ditentukan tepat pada waktunya, maka haknya sebagai
mahasiswa UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA dinyatakan
gugur.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR REGISTRASI
MAHASISWA BARU JALUR REGULER
Kode/No.: Revisi:
Tanggal:
Halaman:
Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Reguler
SOP Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Reguler
UPT PMB
BANK/BAK
BAA
Pembayaran
Biaya Registrasi
Herregistrasi
secara online di
http://
pmb.unusia.ac.id/
Mulai
Pendaftaran Calon
Mahasiswa Baru
secara online di
http://
pmb.unusia.ac.id/
Input dan scan data mahasiswa baru
Pengarsipan data
mahasiswa baru
dalam Buku Induk
Mahasiswa
Selesai
1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :
Registrasi mahasiswa baru jalur alih jenjang dilaksanakan setelah mahasiswa memenuhi
persyaratan sebagai mahasiswa baru jalur alih jenjang. Manual prosedur ini dibuat dengan
tujuan untuk menerangkan proses registrasi mahasiswa baru jalur alih jenjang.
2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :
a. Bank
b. Biro Administrasi Keuangan
c. Ka Prodi / Dekan
d. Biro Administrasi Akademik
e. Mahasiswa baru yang bersangkutan
3. MEKANISME DAN PROSEDUR
a. Mahasiswa Baru Jalur Alih Jenjang
1) Calon mahasiswa baru jalur alih jenjang wajib melakukan verifikasi persyaratan di
PMB dan melakukan konsultasi dengan Fak/Prodi tentang konversi mata kuliah
2) Syarat-syarat registrasi mahasiswa baru adalah;
a) Menyerahkan bukti Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru
b) Membayar biaya pendaftaran/registrasi pada bank sebagaimana yang telah
ditetapkan oleh Universitas
c) Mengisi Formulir Registrasi
d) Melampirkan copy Ijazah SMA/MA/SMK/MAK & Transkrip yang telah
dilegalisir sebanyak 2 lembar
e) Melampirkan copy Ijazah D2/D3 & Transkrip yang telah dilegalisir sebanyak 2
lembar
f) Melampirkan foto berwarna terbaru ukuran 3x4cm sejumlah 3 lembar
g) Melampirkan Status Akreditasi dari PT asal sesuai dengan tahun kelulusan
(status akreditasi Program Studi asal minimal sama dengan Program Studi yang
dituju)
h) Terdaftar di PDDikti (Pangkalan Data Pendidikan Tinggi)
3) Melaksanakan konversi matakuliah pada program studi tujuan
4) Melunasi biaya konversi matakuliah sebagaimana yang telah ditetapkan oleh BAK
5) Melaksanakan perencanaan studi secara online melalui http://sim.UNUSIA.ac.id/
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MAHASISWA BARU
JALUR ALIH JENJANG
Kode/No.: Revisi:
Tanggal:
Halaman:
dengan cara:
a) Mengisi KRS yang tersedia secara online di SIM Mahasiswa dan Buku Saku
b) Menandasahkan KRS pada ketua program studi yang dituju
c) Mengajukan KRS di BAA
d) Menunjukkan bukti pembayaran konversi matakuliah, SPP/UKK/SKS
Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Alih Jenjang
SOP Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Alih Jenjang
PMB BANK/BAK Fakultas/Prodi BAA
Mulai
Verifikasi
Persyaratan
Ya Konversi Mata
Kuliah & Konsultasi
dengan Kaprodi
Tidak
Tidak setuju
Selesai
Selesai
Pendaftaran
Mahasiswa Baru
Alih Jenjang
Setuju
Pembayaran
Biaya Registrasi
Registrasi
Mahasiswa Baru
Jalur Alih Jenjang
Melakukan
Konversi Mata
Kuliah
Menyerahkan
Hasil Konversi
Mata Kuliah
Mengisi KRS pada
Buku Saku
Melaksanakan
KRS Online di
http://
sim.UNUSIA.ac.id
/
Validasi
Kaprodi
Pelunasan Biaya
Konversi Mata
Kuliah, SPP/UKK/
SKS
Selesai
1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :
Registrasi mahasiswa baru transfer/pindahan dilaksanakan setelah mahasiswa memenuhi
persyaratan sebagai mahasiswa baru jalur transfer/pindahan. Manual prosedur ini dibuat dengan
tujuan untuk menerangkan proses registrasi mahasiswa baru jalur transfer/pindahan.
2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :
a. Bank
b. Biro Administrasi Keuangan
c. Ka Prodi / Dekan
d. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan.
e. Mahasiswa baru yang bersangkutan
3. MEKANISME DAN PROSEDUR
a. Mahasiswa Baru Jalur Transfer/Pindahan.
1) Calon mahasiswa baru jalur pindahan/transfer wajib melakukan verifikasi persyaratan di
PMB dan melakukan konsultasi dengan Fak/Prodi tentang konversi mata kuliah
2) Syarat-syarat registrasi mahasiswa baru adalah;
a) Menyerahkan bukti Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru
b) Membayar biaya Herregistrasi pada bank sebagaimana yang telah ditetapkan oleh
Universitas
c) Mengisi Formulir Registrasi
d) Melampirkan copy Ijazah SMA/MA/SMK/MAK & Transkrip yang telah dilegalisir
sebanyak 2 lembar
e) Melampirkan copy Ijazah D2/D3 & Transkrip yang telah dilegalisir sebanyak 2
lembar
f) Melampirkan surat keterangan pindah kuliah dari Perguruan Tinggi asal
g) Melampirkan transkrip sementara dari Perguruan Tinggi asal
h) Melampirkan foto berwarna terbaru (formal) ukuran 3x4cm sejumlah 3 lembar
3) Melaksanakan konversi matakuliah pada program studi tujuan
4) Melunasi biaya konversi matakuliah sebagaimana yang telah ditetapkan oleh BAK
5) Melaksanakan perencanaan studi secara online melalui http://UNUSIA.ac.id/ dengan
cara:
a) Mengisi KRS yang tersedia secara online di SIM Mahasiswa dan Buku Saku
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MAHASISWA BARU
JALUR PINDAHAN / TRANSFER
Kode/No.: Revisi:
Tanggal:
Halaman:
b) Menandasahkan KRS pada ketua program studi yang dituju
c) Mengajukan KRS di BAA
d) Menunjukkan bukti pembayaran konversi matakuliah
6) Melampirkan Status Akreditasi dari PT asal sesuai dengan tahun kelulusan (status
akreditasi Program Studi asal minimal sama dengan Program Studi yang dituju)
7) Batas maksimal pengajuan pindah Program Studi adalah setinggi-tingginya semester
V (lima) terhitung dari tahun masuk
Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Transfer/Pindahan
SOP Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Pindahan / Transfer
PMB BANK/BAK Fakultas/Prodi BAA
Mulai
Verifikasi Ya
Persyaratan
Tidak
Konversi Mata
Kuliah & Konsultasi
dengan Kaprodi
Tidak setuju
Selesai
Pendaftaran
Mahasiswa Baru
Alih Jenjang
Setuju
Pembayaran
Biaya Registrasi
Selesai
Registrasi
Mahasiswa Baru
Jalur Pindahan /
Transfer
Melakukan
Konversi Mata
Kuliah
Menyerahkan
Hasil Konversi
Mata Kuliah
Mengisi KRS pada
Buku Saku
Melaksanakan
KRS Online di
http://
sim.UNUSIA.ac.i
d/
Validasi
Kaprodi
Pelunasan Biaya
Konversi Mata
Kuliah, SPP/UKK/
SKS
Selesai
1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :
Registrasi mahasiswa baru pascasarjana dilaksanakan setelah mahasiswa memenuhi
persyaratan sebagai mahasiswa baru pascasarjana. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan
untuk menerangkan proses registrasi mahasiswa baru pascasarjana.
2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :
a. Bank
b. Biro Administrasi Keuangan
c. Ka Prodi/Direktur PPM
d. Biro Administrasi Akademik
e. Mahasiswa baru pascasarjana yang bersangkutan
3. MEKANISME DAN PROSEDUR
a. Mahasiswa Baru Jalur Transfer/Pindahan.
1) Calon mahasiswa baru pascasarjana wajib melakukan regristrasi dengan mengisi
formulir registrasi yang telah disediakan BAA
2) Syarat-syarat registrasi mahasiswa baru adalah;
a) Menyerahkan bukti Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru
b) Membayar biaya Herregistrasi pada bank sebagaimana yang telah ditetapkan
oleh Universitas
c) Mengisi Formulir Registrasi
d) Melampirkan copy Ijazah S1 & Transkrip nilai S1 yang telah dilegalisir
sebanyak 2 lembar
e) Melampirkan foto berwarna terbaru (formal) ukuran 3x4cm sejumlah 3 lembar
f) Melampirkan copy hasil TOEP terbaru (1 tahun terakhir) minimal 450
3) Apabila belum memperoleh sertifikat TOEP, dapat melakukan test di Lembaga
Bahasa yang Terdaftar.
4) Melunasi biaya konversi matakuliah sebagaimana yang telah ditetapkan oleh BAK
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MAHASISWA BARU
PASCASARJANA
Kode/No.: Revisi:
Tanggal:
Halaman:
Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Pasca Sarjana
SOP Registrasi Mahasiswa Baru Pasca Sarjana
UPT PMB BANK BAA
Pendaftaran Calon
Mahasiswa Baru
secara online di
http://
pmb.unusia.ac.id/
Pembayaran
Biaya Registrasi
Herregistrasi
secara online di
http://
pmb.unusia.ac.id/
Mulai
Input dan scan data mahasiswa baru
Pengarsipan data mahasiswa baru
dalam Buku Induk
Mahasiswa
Selesai
1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :
Registrasi ulang/herregistrasi adalah proses pendaftaran kembali mahasiswa yang akan
aktif pada setiap awal pergantian semester. Setiap mahasiswa wajib melakukan
herregistrasi dan KRS online sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk memenuhi
persyaratan akademik dan administrasi keuangan.
Manual prosedur ini dibuat untuk menerangkan proses registrasi ulang mahasiswa
UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA
2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :
a. Dosen Wali
b. Biro Administrasi Akademik
c. Biro Administrasi Keuangan
d. Pusdasim
e. Mahasiswa
3. MEKANISME DAN PROSEDUR :
a. Setiap mahasiswa harus melakukan herregistrasi/daftar ulang diawal semester yang
akan berlangsung
b. Herregistrasi dan KRS dilakukan secara online melalui http://sim.UNUSIA.ac.id/
c. Waktu pelaksanaan herregistrasi sesuai dengan kalender akademik yang telah
ditentukan waktunya dengan penyusunan KRS (Kartu Rencana Studi)
d. Syarat-syarat herregistrasi mahasiswa lama adalah :
1) Menunjukkan KTM
2) Menunjukkan keterangan izin cuti bagi mahasiswa habis masa cuti
3) Lunas SPP/Angsuran sesuai ketentuan
4) Mengisi Kartu Rencana Studi secara online di http://sim.UNUSIA.ac.id/ dan
divalidasi oleh Dosen Wali
e. Pengisian KRS mengikuti ketentuan yang berlaku yaitu :
1) Mengisi mata kuliah yang diprogram pada semester yang akan diikuti
2) Jumlah SKS dalam pengisian KRS tidak boleh lebih dari 24 SKS (atau mengikuti
IP Semester sebelumnya)
3) Keterlambatan pengisian KRS dianggap tidak memprogram mata kuliah pada
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HERREGISTRASI &
KRS ONLINE MAHASISWA LAMA UNIVERSITAS
NAHDLATUL ULAMA INDONESIA
Kode/No.: Revisi:
Tanggal:
Halaman:
semester yang akan diikuti
4) Jumlah SKS per semester ditetapkan 20 SKS, jumlah maksimal SKS yang
diprogram oleh mahasiswa semester berikutnya didasarkan pada Indeks Prestasi
Semester (IPS) sebagaimana pada tabel berikut ini :
IPS SKS maskimal yang diambil
3,00 – 4 21 – 24 SKS
2,50 – 2,99 17 – 20 SKS
2,00 – 2,49 13 – 16 SKS
< 2,00 12 SKS
f. Mahasiswa yang telah menghabiskan masa izin cuti studi dan mahasiswa yang masih
dalam status BK (Bebas Kuliah) juga diharuskan melakukan herregistrasi sebagaimana
mahasiswa aktif lainnya, dengan membayar biaya herregistrasi atau ketentuan lain dari
BAK
g. Bagi mahasiswa yang telah habis masa izin cuti studi harus mengaktifkan kembali status
mahasiswa aktif di BAA
h. Bagi mahasiswa yang terlambat atau tidak melakukan herregistrasi akan dikenai sanksi
sebagi berikut :
1) Mahasiswa yang terlambat melakukan herregistrasi dari jadwal yang ditetapkan oleh
BAA, dikenakan denda administrasi sesuai dengan ketentuan
2) Mahasiswa yang terlambat melakukan herregistrasi lebih dari 1(satu) semester sejak
perkuliahan dimulai dinyatakan mahasiswa tidak aktif, dan tetap akan dikenai biaya
SPP
3) Mahasiswa yang tidak melakukan herregistrasi selama 2 (dua) semester berturut-
turut dianggap mengundurkan diri sebagai mahasiswa UNIVERSITAS
NAHDLATUL ULAMA INDONESIA
4) Mahasiswa yang tidak melaksanakan herregistrasi tidak diperkenankan mengikuti
kuliah, ujian tengah semester, ujian akhir semester, termasuk bimbingan skripsi dan
layanan akademik lainnya.
Prosedur registrasi dan KRS online mahasiswa lama.
Mahasiswa
melakukan KRS
online di http://
sim.unusia.ac.id/
SOP Her Registrasi & KRS Online Mahasiswa Lama
BAA Fakultas/Prodi BAK
Mulai
Menentukan Pelaksanaan KRS
Online
Memplotting Mata Kuliah dan Dosen
Pengampu MK
Rekap Mengajar
Dosen
Tidak
Konsultasi &
Validasi KRS Online
ke Dosen Wali
Ya Pembayaran
SPP/UKK/SKS
Cetak Presensi Kuliah
Selesai
1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :
Mahasiswa cuti adalah mahasiswa yang tidak memprogram studi pada semester tertentu atas
ijin Dekan yang diketahui oleh Ka. BAA, karena adanya keperluan/kepentingan yang tidak
memungkinkan untuk mengikuti kegiatan akademik secara rutin. Dengan prosedur ini
diharapkan dapat memberikan penjelasan tentang syarat – syarat dan prosedur pengajuan
cuti akademik yang benar.
2. PIHAK – PIHAK YANG TERKAIT :
a. Dosen Wali, Kaprodi, Kepala Perpustakaan
b. Ka.Biro Administrasi Akademik
c. Biro Administrasi Keuangan
d. Mahasiswa.
3. MEKANISME DAN PROSEDUR :
Cuti kuliah adalah hak mahasiswa untuk tidak memprogram studi pada semester tertentu,
karena adanya keperluan/kepentingan yang tidak memungkinkan untuk mengikuti kegiatan
akademik secara rutin. Izin Cuti dapat diberikan dengan ketentuan;
a. Melakukan konsultasi dengan Dosen Wali dan Kaprodi. Syarat cuti yaitu mahasiswa
telah mengikuti kuliah sedikitnya 2 (dua) semester.
b. Mengunduh formulir cuti di website BAA : http://baa.UNUSIA.ac.id/
c. Mengisi formulir izin cuti dan mengajukan permohonan izin cuti kepada Dekan yang
diketahui oleh Kepala Biro Administrasi Akademik (BAA)
d. Permohonan izin cuti studi diajukan selambat-lambatnya 2 minggu setelah herregistrasi
berakhir, selanjutnya akan diterbitkan Surat Keterangan Izin Cuti kepada yang
bersangkutan.
e. Izin Cuti diberikan kepada mahasiswa selama-lamanya 4 (empat) semester
f. Mahasiswa yang sedang menjalani masa cuti studi dibebaskan dari kewajiban
membayar SPP, tetapi dikenai biaya herregistrasi
g. Pada akhir masa cuti studi mahasiswa yang bersangkutan diwajibkan melakukan
herregistrasi pada waktu yang sudah ditentukan dan mengaktifkan kembali status
kemahasiswaannya di BAA
h. Cuti Studi tidak berlaku bagi mahasiswa semester 1 (satu) dan di atas semester 7 (tujuh)
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MAHASISWA CUTI
AKADEMIK
Kode/No.: Revisi:
Tanggal:
Halaman:
Prosedur Pengajuan Cuti Akademik :
SOP Cuti Akademik
BAA Fakultas/Prodi BAK Perpustakaan
Mulai
Mengunduh form
cuti akademik di
website http://
baa.UNUSIA.ac.i
d/
Konsultasi dengan
Dosen Wali dan
Kaprodi
Mengisi Formulir
Cuti Akademik
Persetujuan
Dekan
Penyelesaian
Administrasi
Keuangan
Penyelesaian
Bebas Pinjam
Buku
Verifikasi Ka BAA
Penerbitan Surat
Keterangan Ijin
Cuti
Perubahan
status
mahasiswa
di SIM BAA
Pengarsipan
Surat
Keterangan Ijin
Cuti
Selesai
1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :
Mutasi mahasiswa adalah perubahan status mahasiswa yang terjadi karena pindah, keluar
atau kehilangan hak studi. Mahasiswa UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA
INDONESIA karena sesuatu hal dapat mengajukan pindah ke Perguruan Tinggi lain.
Manual prosedur ini akan menjelaskan tentang syarat dan prosedur mahasiswa yang akan
keluar atau mengajukan pindah ke perguruan tinggi lain.
2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :
a. Rektor / Warek I
b. Dekan/Ka Prodi
c. Biro Administrasi Keuangan
d. Biro Administrasi Akademik
e. Mahasiswa yang bersangkutan
3. MEKANISME DAN PROSEDUR :
a. Mahasiswa yang pindah dari UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA ke
Perguruan Tinggi lain dapat menerima surat keterangan pindah atau keluar dari BAA
disertai transkrip nilai yang telah dicapai dengan mengajukan permohonan pindah
kepada Rektor UNUSIA dengan disertai;
1) Surat Keterangan diterima dari PT yang dituju
2) Tidak mempunyai tanggungan administrasi keuangan, perpustakaan, dan lain-lain
di UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA.
b. Pengajuan mutasi (pindah) dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan Herregistrasi
Mahasiswa
c. Pengajuan mutasi (pindah) di luar waktu herregistrasi yang sudah ditentukan, tidak
dilayani.
d. Mahasiswa yang kehilangan hak studi dapat menerima surat keterangan pindah/keluar
dari BAA disertai transkrip nilai yang telah dicapai
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MUTASI (KELUAR,
PINDAH KE PERGURUAN TINGGI LAIN)
Kode/No.: Revisi:
Tanggal:
Halaman:
Prosedur Mutasi (Keluar, Pindah Ke Perguruan Tinggi Lain)
KETERANGAN ;
1. Sebelum mahasiswa mengajukan surat pindah ke Perguruan Tinggi lain, mahasiswa harus
menunjukkan surat bahwa yang bersangkutan sudah diterima di Perguruan Tinggi lain.
2. Mahasiswa mengunduh formulir pindah melalui website BAA http://baa.UNUSIA.ac.id/ dan
mengisi formulir tsb serta melengkapi dengan syarat-syarat yang sudah ditentukan.
3. Mahasiswa mengajukan surat permohonan pindah ke Rektor dilampiri Formulir Pindah yang
sudah diketahui oleh Dekan/Ka.Prodi dan BAA
4. Setelah disetujui dibuatkan surat pindah dengan dilampiri Transkrip Sementara.
Verifikasi Form
Pindah dan
Transkrip
Sementara
Penerbitan Surat
Keterangan Pindah
dan Transkrip
Sementara
SOP Mutasi (Pindah, Keluar Ke Perguruan Tinggi Lain)
Mahasiswa Fakultas/Prodi BAK Perpustakaan BAA
Tidak
Pengisian Formulir
Pindah Kuliah
Rekomendasi
Dekan dan
Kaprodi
Penyelesaian
Administrasi
Keuangan
Penyelesaian
Bebas Pinjam
Buku
Mulai
Konsultasi ke
Dosen Wali &
Kaprodi
Ya
Perubahan
status
mahasiswa
di SIM BAA
Pengarsipan
Surat
Keterangan
Pindah
Selesai
Melaksanakan Her
Registrasi & KRS
Online http://
sim.unusia.ac.id/
1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :
Revisi Kartu Rencana Studi (KRS) merupakan proses perbaikan KRS apabila mahasiswa
mengalami masalah dalam mengikuti kegiatan perkuliahan. Revisi KRS dilaksanakan
maksimal 2 minggu setelah perkuliahan dilaksanakan. Manual prosedur ini dibuat dengan
tujuan untuk menerangkan proses revisi KRS bagi mahasiswa yang bermasalah dalam
mengikuti perkuliahan.
2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :
a. Dosen Wali Akademik
b. Ketua Prodi
c. Staf Biro Administrasi Akademik
d. Mahasiswa.
3. MEKANISME DAN PROSEDUR :
1. Mahasiswa yang mempunyai masalah
dalam melaksanakan perkuliahan
misalnya waktu kuliah berbenturan
dengan mata kuliah lain dapat merevisi
KRS nya.
2. KRS dapat direvisi setelah mendapat
persetujuan dari dosen wali akademik.
3. Setelah mendapat persetujuan dosen
wali akademik, Biro Administrasi
Akademik akan merevisi KRS sesuai
persetujuan Dosen Wali Akademik.
4. Revisi dilayani maksimal 2 minggu
setelah perkuliahan dimulai.,
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR REVISI KARTU
RENCANA STUDI/KRS
Kode/No.: Revisi:
Tanggal:
Halaman:
SOP Revisi Kartu Rencana Studi (KRS)
Fakultas/Prodi BAA
Mulai
Konsultasi
Dosen Wali
Merubah KRS
pada SIM BAA
Selesai
Merubah KRS
pada Buku Saku
1. PENGERTIAN DAN TUJUAN.
Manual Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang prosedur input nilai UTS. Input nilai
UTS dilaksanakan maksimal 2 minggu setelah kegiatan ujian tengah semester dilaksanakan.
Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses input nilai bagi dosen
pengampu mata kuliah
2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :
a. Dosen Pengampu Mata Kuliah
b. Fakultas/Prodi
c. Biro Administrasi Akademik
d. Pusdasim
e. Mahasiswa
3. MEKANISME DAN PROSEDUR :
a. BAA menetapkan jadwal input nilai
UTS
b. Dosen pengampu melakukan input
nilai hasil ujian tengah semester
melalui SIADO (Sistem Informasi
Akademik Dosen)
http://dosen.UNUSIA.ac.id/ paling
lambat 2 (dua) minggu setelah
pelaksanaan UTS.
c. BAA melakukan verifikasi nilai
yang telah diinput dosen ke SIADO
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR INPUT NILAI UTS
Kode/No.: Revisi:
Tanggal:
Halaman:
Pengumuman ke Dosen Pengampu
Batas Waktu Input
Nilai UTS
Verifikasi nilai
UTS yang telah
diinput oleh dosen
SOP Input Nilai UTS
BAA
Fakultas/Prodi
Mulai
Penetapan Jadwal Input Nilai UTS
Dosen Input Nilai UTS ke SIADO http:// dosen.unusia.ac.id/
Selesai
1. PENGERTIAN DAN TUJUAN.
Manual Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang prosedur input dan penyerahan nilai
Akhir. Input nilai akhir dilaksanakan maksimal 2 minggu setelah kegiatan ujian akhir
semester dilaksanakan. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses
input dan penyerahan nilai akhir bagi dosen pengampu mata kuliah
2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :
a. Dosen Pengampu Mata Kuliah
b. Fakultas/Prodi
c. Biro Administrasi Akademik
d. Pusdasim
e. Mahasiswa
3. MEKANISME DAN PROSEDUR:
a. BAA menetapkan jadwal
penyerahan nilai akhir
b. Dosen pengampu melakukan input
nilai hasil akhir melalui
http://dosen.UNUSIA.ac.id/ paling
lambat 2 (dua) minggu setelah
pelaksanaan UTS.
c. BAA melakukan verifikasi nilai
akhir yang telah diinput dosen ke
SIM
d. Salinan nilai hasil ujian tengah
semester (UTS) dan ujian akhir
semester (UAS) atau nilai akhir dari
dosen pengampu mata kuliah
diserahkan ke BAA paling lambat 2
(dua) minggu setelah pelaksanaan
ujian.
e. BAA mengarsip salinan nilai akhir
sesuai prodi dan fakultas
f. BAA mencetak KHS/Transkrip
Sementara.
g. BAA menyerahkan KHS/Transkrip
Sementara ke Fakultas/Prodi.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR INPUT & PENYERAHAN
NILAI AKHIR
Kode/No.: Revisi:
Tanggal:
Halaman:
Pengumuman ke
Dosen Pengampu
Batas Waktu Input
dan Penyerahan
Nilai Akhir
Verifikasi nilai
akhir yang telah
diinput oleh dosen
Distribusi KHS
ke Mahasiswa
SOP Input & Penyerahan Nilai Akhir
BAA
Fakultas/Prodi
Mulai
Penetapan Jadwal
Input & Penyerahan
Nilai Akhir
Penyerahan
Salinan Nilai Akhir
Dosen Input Nilai
Akhir ke SIADO
http://
dosen.unusia.ac.id/
Pengarsipan
Salinan Nilai
Akhir sesuai
prodi/Fakultas
Cetak KHS (Kartu
Hasil Studi)
Selesai
1. PENGERTIAN DAN TUJUAN.
Mahasiswa dapat minta remidi nilai bilamana nilai mahasiswa yang bersangkutan kurang
dari standar yang ditentukan. Perbaikan nilai dapat dilaksanakan maksismal 1 bulan
setelah penerimaan KHS. Manual prosedur ini dibuat agar mahasiswa mengetahui proses
dan waktu pelaksanaan remidi nilai.
2. PIHAK –PIHAK YANG TERKAIT :
a. Mahasiswa
b. Dosen Pengampu Mata Kuliah
c. Ka Prodi
d. Biro Administrasi Akademik
3. MEKANISME DAN PROSEDUR :
Mahasiswa yang pada ujian akhir semester mendapatkan nilai di bawah nilai C+ diijinkan
memperbaiki nilai dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Mahasiswa mengajukan perbaikan nilai ke Dosen Pengampu Mata Kuliah
b. Dosen Pengampu Mata Kuliah meminta persetujuan Ka.Prodi.
c. Bila disetujui Ka Prodi, menerbitkan surat pengantar Revisi Nilai ke Dosen Pengampu,
Dosen Pengampu mata kuliah selanjutnya melaksanakan perbaikan nilai.
d. Bila ditolak, mahasiswa harus mengikuti kuliah kembali.
e. Nilai perbaikan selanjutnya diserahkan ke Ka.Prodi.
f. Waktu penyerahan nilai paling lambat 1 (satu) bulan setelah KHS dibagikan ke
mahasiswa.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERBAIKAN NILAI
Kode/No.: Revisi:
Tanggal:
Halaman:
PROSEDUR REVISI NILAI
Perbaikan Nilai
oleh Dosen
Pengampu
SOP Revisi Nilai
BAA
Fakultas/Prodi
Mengulang
Mata Kuliah
Mulai
Pengajuan
Revisi Nilai ke
Kaprodi
Tidak
Ya
Menerbitkan Surat
Pengantar ke
Dosen MK
Penyerahan Nilai
dan Input Nilai ke
SIM BAA
Penyerahan Nilai ke Kaprodi
Cetak KHS
Selesai
1. PENGERTIAN DAN TUJUAN.
Mahasiswa yang masa studinya habis adalah mahasiswa yang belum menyelesaikan masa
studi sampai batas waktu yang ditentukan. (Mahasiswa Pascasarjana = 8 semester;
mahasiswa S1 = 14 semester dan mahasiswa D3 = 10 semester ). Manual prosedur ini dibuat
agar mahasiswa yang habis masa studinya dan ingin melanjutkan studi mengetahui
prosedur aktif kembali.
2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :
a. Rektor/Warek I
b. Dekan/Ka.Prodi
c. Biro Admintrasi Keuangan
d. Biro Administrasi Akademik
e. Mahasiswa.
3. MEKANISME DAN PROSEDUR.
Mahasiswa yang belum menyelesaikan masa studi sampai dengan batas waktu yang sudah
ditetapkan dan ingin melanjutkan studi harus mengikuti prosedur sebagai berikut:
a. Mahasiswa mengajukan surat permohonan aktif kembali ke Rektor
b. Bila disetujui mahasiswa membayar biaya pendaftaran dan biaya registrasi ke Bank, jika
ditolak mahasiswa berstatus DO (Drop Out)
c. Setelah menyelesaikan pembayaran, mahasiswa melakukan registrasi di BAA sebagai
mahasiswa baru dan mendapatkan NIM baru
d. Setelah mendapatkan NIM, mahasiswa melakukan konversi mata kuliah yang
ditentukan Kaprodi dan menyusun KRS (kurikulum yang dibebankan adalah kurikulum
yang terbaru)
e. Setelah nilai konversi mata kuliah disahkan oleh Kaprodi, mahasiswa membayar biaya
konversi di Bank sesuai dengan ketentuan Biro Administrasi Keuangan
f. Nilai konversi dan bukti pembayaran konversi diserahkan ke BAA untuk diproses
sambil memprogram mata kuliah yang akan diambil pada semester tsb
g. Bila semua proses sudah dilalui maka mahasiswa dapat mengikuti kegiatan akademik
dan aktif kembali.
h. Masa studi mahasiswa Re-NIM minimal dua kali pelaporan PDDIKTI (2 semester).
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MAHASISWA YANG
HABIS MASA STUDINYA DAN INGIN AKTIF KEMBALI (RE-NIM)
Kode/No.: Revisi:
Tanggal:
Halaman:
Prosedur Mahasiswa yang habis masa studinya dan ingin aktif kembali (Re-NIM):
KETERANGAN
1. Mahasiswa Mengajukan Aktif kembali ke Rektor
2. Bila disetujui Mahasiswa mendaftar sebagai calon mahasiswa baru secara online di
http://pmb.UNUSIA.ac.id/ dan melunasi biaya pendaftaran dan biaya registrasi ke Bank, jika
ditolak mahasiswa berstatus Drop Out/DO
3. Setelah dari Bank Mahasiswa Menuju BAA untuk registrasi sebagai mahasiswa baru dan
mendapatkan NIM baru
4. Setelah mendapatkan NIM, mahasiswa melakukan konversi Matakuliah yang diditentukan
olek Ka.Prodi dan menyusun KRS
5. Setelah nilai konversi matakuliah disahkan oleh Ka.Prodi, kemudian membayar biaya
konversi ke Bank sesuai dengan ketentuan Administrasi Keuangan
6. Nilai konversi dan kwitansi pembayaran konversi diserahkan ke BAA untuk diproses sambil
memprogram matakuliah yang akan diambil pada semeseter tersebut
7. Jika semua proses sudah dilalui maka Mahasiswa dapat mengikuti Kegiatan akademik dan
aktif kembali
Penyerahan Nilai
Konversi dan KRS
Online
SOP Mahasiswa Yang Habis Masa Studinya & Ingin Aktif Kembali (Re-NIM)
Rektor/Warek I
PMB
Fakultas/Prodi
BANK/BAK
BAA
Pendaftaran Calon
Mahasiswa Baru
secara Online di
http://
pmb.unusia.ac.id/
Pembayaran
Biaya Registrasi
Herregistrasi dan
Penerbitan NIM
Baru
Konversi Nilai dan
MK ke Kaprodi
Penyelesaian/
Pembayaran
Biaya Konversi
Mulai
Ya Pengajuan
Aktif Kembali
Tidak
Penerbitan Surat
DO & Transkrip
DO
Selesai
1. PENGERTIAN DAN TUJUAN.
Manual Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang prosedur cetak ijazah dan transkrip.
Cetak ijazah dan transkrip dilaksanakan maksimal 1 bulan setelah kegiatan wisuda
dilaksanakan. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses cetak
ijazah dan transkrip dan pihak-pihak yang terkait dengan proses tsb.
2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :
a. Prodi/Fakultas
b. Biro Administrasi Akademik
c. BPH
3. MEKANISME DAN PROSEDUR.
Proses cetak ijazah dan transkrip mengikuti alur sebagai berikut :
a. Prodi/Fakultas melakukan koreksi nilai mahasiswa semester akhir
b. BAA memverifikasi/finalisasi nilai mahasiswa semester akhir
c. Prodi/Fakultas memplotting mahasiswa yang lulus skripsi/tugas akhir dan input nilai
skripsi/tugas akhir
d. Fakultas menerbitkan SK Yudisium dan persyaratan cetak ijazah (salinan ijazah SMA,
foto berwarna ukuran 3x4 2 lembar, 4x6 2 lembar, lembar pengesahan skripsi/tugas
akhir, surat keterangan bebas tanggungan)
e. BAA melakukan koreksi data mahasiswa, foto, dan judul skripsi/tugas akhir.
f. BAA melakukan cetak ijazah dan transkrip
g. BAA menggandakan ijazah dan transkrip dan melakukan legalisir
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CETAK IJAZAH &
TRANSKRIP
Kode/No.: Revisi:
Tanggal:
Halaman:
Prosedur Cetak Ijazah & Transkrip
Plotting
Mahasiswa Lulus
Skripsi dan Input
Nilai
Koreksi Data
Mahasiswa, Foto, Judul Skripsi
Cetak Ijazah dan
Transkrip
Penggandaan dan
Legalisir Ijazah & Transkrip
SOP Cetak Ijazah dan Transkrip
Fakultas/Prodi
BAA
Koreksi Nilai
Mahasiswa
Semester Akhir
Finalisasi Nilai
Mahasiswa Semester Akhir
Mulai
Penerbitan SK
Yudisium&
Persyaratan Cetak
Ijazah
Selesai
1. PENGERTIAN DAN TUJUAN.
Mahasiswa yang telah menyelesaikan program studinya dan dinyatakan lulus dalam
Yudisium Fakultas berhak untuk memperoleh ijazah. Manual prosedur ini dibuat agar
mahasiswa yang telah mengikuti yudisium mengetahui proses pengambilan ijazah.
2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :
a. Dekan/Ka.Prodi
b. Biro Admintrasi Keuangan
c. Biro Admintrasi Umum
d. Biro Administrasi Akademik
e. Perpustakaan
f. Mahasiswa.
3. MEKANISME DAN PROSEDUR.
Mahasiswa yang tercantum di dalam SK Yudisium Fakultas wajib untuk dicetak ijazahnya
dan mengikuti prosedur pengambilan ijazah dengan persyaratan berikut :
a. Mahasiswa namanya tercantum dalam SK Yudisium
b. Mahasiswa menyiapkan formulir pengambilan ijazah yang sudah didownload sistem
informasi mahasiswa dan melengkapi persyaratan yang ada di formulir
c. Meminta persetujuan Dekan/Kaprodi
d. Meminta surat keterangan bebas tanggungan administrasi keuangan
e. Meminta surat keterangan telah menyerahkan skripsi dalam bentuk hardcopy maupun
softcopy dan bebas pinjam dari perpustakaan.
f. Menyerahkan foto copy sertifikat TOEP dengan skor sesuai ketentuan
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGAMBILAN
IJAZAH
Kode/No.: Revisi:
Tanggal:
Halaman:
Prosedur Pengambilan Ijazah
Pengambilan
Ijazah & Transkrip
SOP Pengambilan Ijazah
Mahasiswa Fakultas/Prodi BAK Perpustakaan BAA
Mulai
Nama Tercantum dalam SK
Yudisium
Formulir Pengambil Ijazah
Persetujuan Dekan/Kaprodi
Bebas Tanggungan
Administrasi
Keuangan
Penyerahan Skripsi (Hardcopy & Softcopy)
& Bebas Pinjam Perpustakaan
Penyerahan Sertifikat TOEP
Selesai
1. PENGERTIAN DAN TUJUAN.
Laporan PDDikti Feeder dimaksudkan untuk evaluasi kinerja program studi yang
dilakukan oleh pihak eksternal dalam hal ini adalah Kopertis & Kemenristek Dikti,
dengan tujuan monitoring dan evaluasi terkait dengan kondisi prodi dan universitas.
Bentuk layanan yang diberikan adalah laporan seluruh rangkaian kegiatan perkuliahan
selama satu semester. Laporan yang sudah dikirim oleh Perguruan Tinggi akan dimuat
di internet yang dapat diakses oleh publik dengan alamat http://forlap.ristekdikti.go.id/.
Laporan PDDikti Feeder menjadi bagian yang tak terpisahkan ketika program studi
mengajukan akreditasi kepada BAN-PT/LAM PTKes dan beasiswa BBM, PPA.
a. Tertibnya pelaporan PDDikti Feeder mulai persiapan sampai dengan pengiriman
dokuman
b. Terkendalinya pelaksanaan pelaporan PDDikti Feeder sampai ke Kopertis
c. Menjamin terpenuhinya seluruh komponen pelaporan PDDikti Feeder
d. Meningkatkan dukungan layanan administratif terhadap kinerja pengelolaan
program studi
Ukuran Baku Mutu PDDikti Feeder
No Parameter Baku Standard
1 Jumlah mahasiswa / prodi / angk. > 30
2 Ketersediaan dosen ber NIDN ≥ 95%
3 Rasio mahasiswa : dosen
A. IPA
B. IPS
< 30 : 1
< 45 : 1
4 Jumlah mahasiswa DO / tahun < 8%
5 Lama studi mahasiswa (semester) 8 – 14
6 Rerata IPS > 2,00
2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :
a. BAA (Operator PDDikti Feeder)
b. Fakultas/Prodi
c. Pusdasim
3. RUANG LINGKUP
a. Pelaporan kegiatan akademik setiap semester ke Kopertis
b. Ukuran kinerja program studi
c. Monitoring kinerja akademik program studi
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAPORAN PDDIKTI
FEEDER
Kode/No.: Revisi:
Tanggal:
Halaman:
4. MEKANISME DAN PROSEDUR.
Proses pelaporan PDDikti Feeder dilaksanakan oleh operator dalam periode semester
tertentu. Mekanisme dan langkah-langkah pelaporan antara lain :
a. Penetapan periode laporan PDDikti (November dan April)
b. Fakultas/Prodi melakukan validasi MK, dosen pengampu, KRS dan nilai MK
c. Proses pengolahan data dan input data ke sistem lokal feeder
d. BAA melaksanakan sinkronisasi data ke Forlap PDDikti
e. BAA melaksanakan verifikasi input data laporan
f. Apabila input data laporan belum sesuai dilakukan pengecekan data ulang, apabila
data sudah benar dilakukan print out laporan
g. Mengirimkan dokumen laporan ke Kopertis III untuk dilakukan proses verifikasi,
apabila sudah valid maka Kopertis akan mencetak surat keterangan validasi.
h. BAA melakukan pengarsipan laporan
Prosedur Pelaporan PDDikti Feeder
Sinkronisasi Data
ke Forlap PDDikti
Proses Verifikasi
oleh Kopertis 7
SOP Pelaporan PDDikti Feeder
BAA
Fakultas/Prodi
Penetapan
Periode Laporan
PDDikti Feeder
Validasi MK,
Dosen Pengampu,
KRS, Nilai
Tidak
Mulai
Pengolahan
Data
Input Data ke Sistem
Lokal Feeder
Verifikasi Input
Data Laporan
Ya
Print Out Laporan
Pengarsipan
Laporan
Selesai
1. PENGERTIAN DAN TUJUAN.
Pelaporan EMIS dimaksudkan untuk melaporkan data mahasiswa, dosen, non dosen,
lulusan, penelitian pengabdian masyarakat, dan buku seluruh prodi yang ada dibawah
Fakultas Ilmu Agama (FAI). Laporan dilaksanakan dua kali semester ganjil dan genap
melalui http://emispendis.kemenag.go.id/emis2016/
a. Terkendalinya pelaksanaan pelaporan EMIS
b. Menjamin terpenuhinya seluruh komponen pelaporan EMIS
c. Meningkatkan dukungan layanan administratif terhadap kinerja pengelolaan program
studi/fakultas
2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :
a. BAA
b. Fakultas/Prodi (Operator EMIS)
c. Kopertais
3. RUANG LINGKUP
a. Pelaporan data mahasiswa, dosen, non dosen, lulusan, penelitian pengabdian masyarakat,
dan buku setiap semester
b. Ukuran kinerja program studi
c. Monitoring kinerja akademik program studi
6. MEKANISME DAN PROSEDUR.
Proses pelaporan EMIS dilaksanakan oleh operator dalam periode semester tertentu.
Mekanisme dan langkah-langkah pelaporan antara lain :
a. Penetapan periode laporan EMIS (semester ganjil dan genap)
b. Validasi data mahasiswa, dosen, non dosen, lulusan, penelitian pengabdian masyarakat,
dan buku
c. Pengolahan data EMIS
d. Input/upload data ke EMIS
e. Dowload data EMIS yang sudah benar
f. Verifikasi data EMIS
g. Melakukan validasi laporan dan tanda tangan pimpinan PTKIS
h. Upload data yang sudah ditanda tangani pimpinan PTKIS
i. BAA melakukan pengarsipan laporan
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAPORAN EMIS
(EDUCATION MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM)
Kode/No.: Revisi:
Tanggal:
Halaman:
Prosedur Pelaporan EMIS
SOP Pelaporan EMIS
BAA
Fakultas/Prodi
Penetapan
Periode Laporan
EMIS
Download Data
EMIS
Validasi Data &
Tanda Tangan
Pimpinan PTKIS
Upload Data Yang
Sudah Valid ke
EMIS
Mulai
Validasi Data Pelaporan EMIS
Pengolahan Data
Input Data ke EMIS
Tidak
Verifikasi Data
EMIS
Ya
Pengarsipan Laporan
Selesai
1. PENGERTIAN DAN TUJUAN
Mahasiswa yang terlambat melakukan herregistrasi/KRS online adalah mahasiswa yang
belum melaksanakan herregistrasi/KRS online sampai batas waktu yang ditentukan. Manual
prosedur ini dibuat agar mahasiswa yang terlambat melakukan herregistrasi/KRS online dan
ingin aktif mengetahui prosedur pengurusan keterlambatan herregistrasi/KRS online.
Pengurusan keterlambatan herregistrasi/KRS online dilayani maksimal sebelum UTS.
Apabila lewat dari periode UTS, mahasiswa dinyatakan tidak aktif dan tetap akan dikenakan
biaya SPP.
2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :
a. BAA
b. Fakultas/Prodi
c. Bank/BAK
3. MEKANISME DAN PROSEDUR.
Mahasiswa yang belum melaksanakan herregistrasi/KRS online sampai dengan batas waktu
yang sudah ditetapkan dan masih ingin aktif harus mengikuti prosedur sebagai berikut:
a. Mahasiswa mengajukan permohonan/pengajuan keterlambatan herregistrasi/KRS online
ke BAA
b. Bila disetujui mahasiswa mengurus surat pengantar ijin keterlambatan
herregistrasi/KRS yang ditandatangani Kaprodi, jika ditolak mahasiswa berstatus non
aktif / tidak aktif
c. Melakukan perwalian dan mengisi KRS di Buku Saku
d. Menyelesaikan pembayaran SPP/UKK/SKS dan denda keterlambatan sesuai ketentuan
e. Setelah menyelesaikan pembayaran, mahasiswa melakukan KRS online di BAA
f. BAA mencetak presensi susulan
g. Bila semua proses sudah dilalui maka mahasiswa dapat mengikuti kegiatan akademik
dan aktif kembali.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KETERLAMBATAN
HER REGISTRASI/ KRS ONLINE
Kode/No.: Revisi:
Tanggal:
Halaman:
Prosedur Keterlambatan Herregistrasi/KRS Online
Mahasiswa Non
Aktif
KRS Online oleh
BAA
SOP Keterlambatan Her Registrasi & KRS Online
BAA Fakultas/Prodi Bank/BAK
Perwalian dan
Validasi KRS di
Buku Saku
Pembayaran SPP/
UKK/SKS dan
Denda
Keterlambatan
Mulai
Pengajuan
Keterlambatan
Herregistrasi/
KRS
Ya Surat Pengantar
Ijin Keterambatan
Herregistrasi/KRS
Tidak
Selesai
Cetak Presensi
Susulan
Selesai
1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :
Pindah kelas adalah perpindahan mahasiswa dari kelas pagi ke kelas sore atau sebaliknya
atas ijin Dekan yang diketahui oleh Ka BAA, karena adanya alasan/kepentingan yang
mengharuskan pindah kelas. Dengan prosedur ini diharapkan dapat memberikan penjelasan
terkait syarat-syarat dan prosedur pengajuan pindah kelas yang benar. Pengurusan pindah
kelas dilayani bersamaan dengan herregistrasi, maksimal sebelum UTS. Apabila lewat dari
periode UTS, mahasiswa tidak diperkenankan pindah dan harus menunggu periode semester
berikutnya.
2. PIHAK – PIHAK YANG TERKAIT :
a. Dekan, Kaprodi, Kepala Perpustakaan
b. Biro Administrasi Akademik
c. Biro Administrasi Keuangan
d. Mahasiswa.
3. MEKANISME DAN PROSEDUR :
Pindah kelas dimungkinkan dengan beberapa pertimbangan dan alasan/kepentingan.
Mahasiswa yang menghendaki pindah kelas harus mengikuti prosedur sebagai berikut:
a. Mahasiswa mengajukan permohonan/pengajuan pindah kelas ke BAA
b. Bila disetujui mahasiswa membuat surat alasan pindah kelas, jika ditolak mahasiswa
berstatus tetap dikelas lama. Surat alasan pindah kelas dilampiri foto copy KTM / Surat
Keterangan Aktif Kuliah
c. Mengunduh formulir rekomendasi pindah kelas di website BAA :
http://baa.UNUSIA.ac.id/
d. Mengisi formulir rekomendasi pindah kelas dan mengajukan pindah kelas kepada
Dekan dan Kaprodi yang diketahui oleh Kepala Biro Administrasi Akademik (BAA)
e. Permohonan pindah kelas diajukan bersamaan periode herregistrasi, maksimal pada saat
peiode UTS
f. Melengkapi persyaratan pindah kelas yaitu tidak memiliki tanggungan administrasi
keuangan dan perpustakaan
g. Melunasi biaya pindah kelas (kelas pagi ke sore Rp 500,000, pindah kelas sore ke pagi
tidak dikenakan biaya)
h. BAA melakukan perubahan data kelas mahasiswa di SIM BAA
http://ais.UNUSIA.ac.id/BAA/
i. BAA melakukan pengarsipan surat pindah kelas
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PINDAH KELAS
Kode/No.: Revisi:
Tanggal:
Halaman:
Prosedur Pengajuan Pindah Kelas
Mengunduh Form
Rekomendasi Pindah
Kelas di di website
http://
baa.unusia.ac.id/
Mahasiswa
Tetap di Kelas
yang Lama
Verifikasi Surat
Rekomendasi
Pindah Kelas
SOP Pindah Kelas
BAA
Fakultas/Prodi
Bank/BAK
Perpustakaan
Rekomendasi
Dekan & Kaprodi
Pembayaran Biaya
Pindah kelas
Penyelesaian
Bebas Pinjam
Buku
Mulai
Pengajuan
Pindah kelas
Ya
Tidak
Membuat Surat
Alasan Pindah Kelas
Dilampiri KTM
Selesai
Perubahan
Status
Mahasiswa
di SIM BAA
Pengarsipan
Surat Pindah
Kelas
Selesai
1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :
Pindah program studi adalah perpindahan mahasiswa antar prodi dalam lingkungan
UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA atas ijin Dekan yang diketahui oleh
Ka BAA, karena adanya alasan/kepentingan yang mengharuskan pindah program studi.
Dengan prosedur ini diharapkan dapat memberikan penjelasan terkait syarat-syarat dan
prosedur pengajuan pindah program studi yang benar. Pengurusan pindah program studi
dilayani bersamaan dengan herregistrasi, selambat-lambatnya 2 minggu setelah periode
herregistrasi. Apabila lewat dari periode tsb, mahasiswa tidak diperkenankan pindah dan
harus menunggu periode semester berikutnya.
2. PIHAK – PIHAK YANG TERKAIT :
a. Dekan, Kaprodi, Kepala Perpustakaan
b. Biro Administrasi Akademik
c. Biro Administrasi Keuangan
d. UPT PMB
e. Mahasiswa.
3. MEKANISME DAN PROSEDUR :
Pindah program studi dimungkinkan dengan beberapa pertimbangan dan
alasan/kepentingan. Mahasiswa yang menghendaki pindah program studi harus mengikuti
prosedur sebagai berikut:
a. Mahasiswa mengajukan permohonan/pengajuan pindah program studi ke BAA
b. Koordinasi dengan UPT PMB terkait hasil test PMB dan aturan pindah prodi
c. Bila disetujui mahasiswa membuat surat alasan pindah program studi, jika ditolak
mahasiswa berstatus tetap di prodi lama. Surat alasan pindah kelas dilampiri foto copy
KTM / Surat Keterangan Aktif Kuliah dan transkrip sementara yang disahkan BAA
d. Mengunduh formulir rekomendasi pindah program studi di website BAA :
http://baa.UNUSIA.ac.id/
e. Mengisi formulir rekomendasi pindah program studi dan mengajukan pindah program
studi kepada Dekan dan Kaprodi (Tujuan) yang diketahui oleh Dekan (Asal) dan Kepala
Biro Administrasi Akademik (BAA)
f. Program studi (Tujuan) melakukan konversi nilai dan disahkan oleh Kaprodi
g. Permohonan pindah program studi diajukan bersamaan periode herregistrasi, selambat-
lambatnya 2 minggu setelah periode herregistrasi
h. Melengkapi persyaratan pindah program studi yaitu tidak memiliki tanggungan
administrasi keuangan dan perpustakaan
i. Melunasi biaya pindah program studi
j. BAA melakukan perubahan data mahasiswa di SIM BAA http://ais.UNUSIA.ac.id/BAA/
k. BAA melakukan pengarsipan surat pindah program studi
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PINDAH PROGRAM
STUDI
Kode/No.: Revisi:
Tanggal:
Halaman:
Prosedur Pengajuan Pindah Program Studi
Mahasiswa
Tetap di Prodi
yang Lama
Mengunduh Form
Rekomendasi Pindah
Prodi di di website
http://
baa.unusia.ac.id/
Rekomendasi Dekan
& Kaprodi (Tujuan &
Asal)
Verifikasi Surat
Rekomendasi
Pindah Prodi
SOP Pindah Program Studi
BAA
UPT PMB
Fakultas/Prodi
Bank/BAK
Perpustakaan
Koordinasi Hasil Test
PMB dan Syarat
Pindah prodi
Konversi Nilai oleh
Kaprodi (Tujuan)
Pembayaran Biaya
Pindah Program
Studi
Penyelesaian
Bebas Pinjam
Buku
Mulai
Pengajuan Pindah Prodi
Ya
Membuat Surat Alasan
Pindah Prodi Dilampiri
KTM & Transkrip
Sementara
Tidak
Selesai
Perubahan
Status
Mahasiswa
di SIM BAA
Pengarsipan
Surat Pindah
Kelas
Selesai