Download - KKP BSI - Analisa Sistem Informasi Pembuatan Paspor Pada Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi.doc
288
BAB I
PENDAHULUAN1.1. Umum
Seiring dengan perkembangan teknologi dan arus globalisasi, telah memudahkan orang-orang untuk melakukan perjalanan dari satu negara ke negara yang lain, sehingga tidak terasa lagi adanya batas-batas antar negara (boderless). Paspor biasanya diperlukan untuk perjalanan internasional karena harus ditunjukkan ketika memasuki perbatasan suatu negara.Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi adalah salah satu instansi pemerintah yang berdiri di bawah naungan Kementrian Hukum & Hak Asasi Manusia Republik Indonesia wilayah Jawa Barat yang melayani pembuatan izin keimigrasian. Analisis terhadap sistem pembuatan paspor (SPRI) yang ada dalam kantor imigrasi dilakukan untuk mengidentifikasi kelemahan yang ada dan mengusulkan langkah-langkah untuk perbaikannya.
Untuk menghindari paspor digunakan oleh pihak-pihak yang tidak diinginkan seperti contohnya teroris, maka setiap Warga Negara Indonesia (WNI) yang ingin dibuatkan paspor datanya harus terinci dan tidak adanya duplikasi data. Paspor yang dibuat oleh Tenaga Kerja Imigran (TKI) maupun Warga Negara Indonesia (WNI) lainnya, harus adanya database yang mencukupi untuk menyimpan semua data file. Karena setiap Warga Negara Indonesia (WNI) hanya diperbolehkan mempunyai satu paspor dan prosedurnya harus jelas dan teratur. Maka dari itu penulis tertarik untuk mengambil judul Analisa Sistem Informasi Pembuatan Paspor (SPRI) pada Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi. 1.2. Maksud dan Tujuan
Maksud penulisan laporan analisa sistem informasi pembuatan paspor (SPRI) ini yaitu:
1. Mengembangkan kemampuan penulis dalam menganalisa prosedur sistem informasi yang berjalan pada Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi.
2. Menganalisa sejauh mana permasalahan dan kelemahan yang ada di Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi mengenai pembuatan paspor (SPRI).
3. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi untuk dapat meningkatkan kualitas pelayanan, khususnya untuk permohonan pembuatan paspor.
4. Memberikan informasi kepada pihak-pihak yang membutuhkan. Sedangkan tujuan dari penulisan laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini yaitu untuk melengkapi dan memenuhi kelulusan mata kuliah Kuliah Kerja Praktik (KKP) pada program Diploma Tiga jurusan Manajemen Informatika.
1.3. Metode Penelitian
Dalam kegiatan penulisan laporan ini, penulis menggunakan metode penelitian deskriptif analitis, yaitu metode mengumpulkan, menyajikan serta menganalisa data sehingga dapat memberikan gambaran yang cukup jelas atas objek yang diteliti untuk menarik kesimpulan.
Cara yang digunakan penulis dalam pengumpulan data adalah:
1. Metode Wawancara (Interview)
Metode ini dilakukan dengan proses tanya jawab yang dilakukan penulis kepada staff kantor imigrasi bagian kepegawaian guna mendapatkan informasi secara terperinci mengenai kegiatan pembuatan paspor (SPRI) dan organisasi yang ada didalamnya.2. Metode Observasi
Metode ini dilakukan dengan proses pengamatan langsung terhadap kegiatan yang berhubungan dengan penulisan laporan ini yaitu pada bagian loket sehingga mendapatkan informasi yang jelas mengenai permasalahan atau penggunaan sistem yang berjalan.
3. Metode Studi Pustaka
Metode ini dilakukan dengan mengumpulkan referensi-referensi yang ada di perpustakaan sebagai bahan pertimbangan untuk mendekati dan meneliti kebenaran antara teori dengan praktik yang ada.1.4. Ruang Lingkup
Kantor Imigrasi melayani beberapa bidang antara lain pembuatan paspor, pemeriksaan paspor rusak, penggantian paspor, pemeriksaan paspor hilang, pembuatan izin keimigrasian, perpanjangan izin kunjungan, izin tinggal terbatas dan izin tinggal tetap.
Dalam penulisan laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini penulis mencoba membahas mengenai prosedur pembuatan paspor (SPRI) pada Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi yang terdiri mulai dari prosedur permohonan, prosedur pembayaran, prosedur pengambilan data biometrik serta prosedur penyelesaian paspor (SPRI).
1.5. Sistematika PenulisanUntuk mengetahui secara ringkas permasalahan yang ada dalam penulisan laporan ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pembaca memahami laporan analisa sistem informasi pembuatan paspor (SPRI) ini.
BAB I
PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis mencoba menguraikan mengenai latar belakang secara umum, ruang lingkup penelitian, maksud dan tujuan, metode penulisan yang digunakan, serta sistematika penulisan.
BAB IILANDASAN TEORI
Pada bab ini penulis menguraikan mengenai pembahasan teoritis sebagai landasan berfikir dan konsep-konsep yang digunakan sebagai acuan dalam penulisan laporan ini yaitu sistem informasi.
BAB IIIANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini penulis mencoba menguraikan mengenai profil instansi, sejarah instansi, visi dan misi, janji layanan, struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram alir data sistem berjalan, dokumen-dokumen yang terkait, sistem komputer yang digunakan, serta membahas permasalahan pokok beserta pemecahannya.
BAB IV PENUTUP
Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan dan saran dari seluruh pembuatan laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP).BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Dalam konsep dasar sistem ini, penulis menjelaskan mengenai sistem informasi, karakteristik sistem, dan klasifikasi sistem.1. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Mc.Leod dalam Hanif Al Fatta (2007:4) mengemukakan bahwa sistem adalah sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai satu tujuan.
Informasi ialah data yang telah diolah menjadi bentuk atau sesuatu yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Menurut Kertaha didalam Hanif Al Fatta (2007:9) mendefinisikan sistem informasi adalah alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Komponen dari Sistem Informasi antara lain :
a. Perangkat keras (Hardware)
b. Perangkat lunak (Software)
c. Database
d. Prosedur
e. Personil/Orang
f. Jaringan komputer dan komunikasi data2. Karakteristik Sistem
Menurut Ladjamudin (2008:10) memahami dan mengembangkan suatu sistem, maka kita harus dapat membedakan sistem berdasarkan unsur-unsur yang membedakannya. Unsur-unsur itu adalah karakteristik sistem atau sifat-sifat tertentu yang menggambarkan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:
Karakteristik sistem terdiri dari 8 aspek yaitu :
a. Komponen (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya bekerja sama membentuk satu kesatuan komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.b. Lingkungan Luar (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.c. Batasan (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luar. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
d. Jalinan (Interface)
merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan subsistem yang lainnya. Jalinan ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. e. Masukan (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukkan dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).
f. Proses (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran.g. Keluaran (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.h. Sasaran/ Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan dan keluaran sistem yang akan dihasilkan oleh sistem itu sendiri.3. Klasifikasi Sistem
Menurut Istianingsih (2009:5) sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang. Diantaranya adalah sebagai berikut ini :
a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak nampak secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang dirancang oleh manusia.
c. Sistem Deterministic dan Sistem ProbabilisticSistem determnistic adalah sistem yang tingkah lakunya dapat diprediksi. Sedangkan sistem probabilistic merupakan sistem yang tingkah lakunya belum diprediksi karena mengandung probabilistic.
d. Sistem Terbuka dan Tertutup
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)
Peralatan yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika dari model suatu sistem pada penulisan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini yaitu dengan menggunakan simbol-simbol berupa diagram-diagram yang menunjukkan secara tepat arti dan fungsinya, antara lain sebagai berikut:1. Diagram Alir Data (DAD)
a. Konsep Dasar Diagram Alir Data (DAD)
Diagram alir data merupakan alat yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas, lebih lanjut data flow diagram juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
b. Simbol-Simbol Dalam DAD
Simbol-simbol yang digunakan pada diagram alir data adalah sebagai berikut :
1) Lingkaran Luar (External Entity)
Adalah simbol yang berbentuk bujur sangkar yang digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data. external entity ini dapat berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang memberikan input atau output dari sistem.2) Proses (Process)
Adalah simbol yang berbentuk lingkaran yang digunakan untuk memproses pengolahan data atau transportasi data yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.3) Alir Data (Data Flow)
Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses sistem. Data flow ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya. Data flow ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Selain menunjukkan arah alir data, data flow ini perlu diberikan nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.4) Simpanan Data (Data Store)
Adalah simbol yang berbentuk persegi panjang tidak sempurna, yang digunakan untuk pengarsipan atau penyimpanan data. data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan serta komputerisasi, contohnya pita magnetic, file disket, dan file harddisk. Data store ini juga berkaitan dengan penyimpanan folder.c. Aturan Main DAD
Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan data flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :
1) Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung.2) Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.
3) Didalam data flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
4) Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.d. Tahapan Pembuatan DAD
Langkah-langkah dalam membuat DAD dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat konstruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut :
1) Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.
2) Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang didalam diagram konteks yang penggambarannya secara lebih terperinci.3) Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.
2. Kamus Data / Data Dictionary (DD)Menurut H.Muhammad Subekti (2004:13) kamus data (data dictionary) adalah merupakan alat yang penting bagi DBA dalam melaksanakan fungsinya berisi deskripsi dari suatu data. Sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis.
Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store. Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang diagram alir data yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga untuk menghindari pengunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun secara abjad.
Adapun kegunaan dari kamus data adalah :
a. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.
b. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-laporan.
c. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.
d. Mengembangkan logika untuk proses-proses Diagram Alir Data (DAD).Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
A. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.1) Alias
Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.
2) Tipe Data atau Bentuk Data
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan computer, laporan terarah, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.
3) Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data didalam data flow diagram.4) Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
5) Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mendefisinikan kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.6) Volume
Volume yang perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.
7) Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.3. Notasi Kamus Data
Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan Notasi Struktur Data.
A. Notasi Tipe Data
Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut:Tabel II.1 Notasi Tipe DataNotasiKeterangan
XSetiap karakter
9Angka numeric
AKarakter alphabet
ZAngka nol tampilkan sebagai spasi kosong
.Titik sebagai penulisan ribuan
,Koma sebagai pemecah pecahan
-Hypen sebagai tanda penghubung
/Slash sebagai tanda pembagi
B. Notasi Struktur Data
Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut :
Tabel II.2 Notasi Struktur DataNotasiKeterangan
=Terbentuk dari (IS COMPOSED) atau terdiri dari (CONSIST OF) atau sama dengan (IS EQUIVALEN OF)
+AND
[ ]Salah satu dari (memilih salah satu dari elemen-elemen data didalam kurung bracket ini)
ISama dengan simbol [ ] atau pemisah pada bentuk [ ]
N [ ] MIterasi (elemen data didalam kurung bracket beriterasi mulai minimum N kali dan maksimum M kali)
( )Optional (elemen data didalam kurung parenthesis sifatnya optional, dapat ada dan dapat tidak ada)
*atau**Keterangan setelah tanda ini adalah komentar
@Indentefier data store
AliasNama lain untuk data
4. Pengkodean
Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat berupa kumpulan angka, huruf dan karakter khusus. Perancangan suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut :
1. Harus mudah diingat
Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.
2. Harus unik
Tidak ada kode yang keluar kembar untuk masing-masing item yang diwakilinya.
3. Harus fleksibel
Memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.
4. Harus efisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam dan disimpan di luar komputer.
5. Harus konsisten
Kode harus konsisten dengan kode yang telah digunakan.
6. Harus distandarisasi
Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi, untuk menghindari terjadinya kebingungan, salah pengertian dan terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakannya.
7. Spasi dihindari
Menghindari kesalahan di dalam menggunakannya.
8. Hindari kemiripan karakter
Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya, sebaiknya tidak digunakan dalam kode.
Ada beberapa macam tipe kode yang dapat digunakan diantaranya :
a. Kode MnemonikKode mnemonic digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonic dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini.
b. Kode Urut
Kode urut disebut juga kode seri (serial code) merupakan kode yang nilainya urut satu dengan kode berikutnya.
c. Kode Blok
Kode blok mengklarifikasikan item ke dalam kelompok tertentu yang mencerminkan satu klarifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.
d. Kode Group
Kode group merupakan kode berdasarkan field-field kode yang mempunyai arti.
e. Kode Desimal
Mengklarifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan 9 atau 00 sampai dengan 99 tergantung banyaknya kelompok.BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN3.1. Umum
Sistem informasi pada saat ini mengalami perkembangan yang amat pesat, yang memungkinkan mempengaruhi beberapa bidang baik individual maupun juga bidang usaha. Sistem informasi sendiri berguna bagi organisasi sebagai elemen pengolah data, dimana organisasi juga akan memberi dukungan bagi pengambilan keputusan dari tingkat rendah hingga tingkat tertinggi dalam suatu organisasi.Dalam kegiatannya sistem yang digunakan pada Kantor Imigrasi Kelas II sudah terkomputerisasi dengan baik, setiap bidang kegiatan yang ada secara tidak langsung di awasi oleh Kepala Kantor Imigrasi dengan melakukan pemeriksaan terhadap dokumen-dokumen dan arsip-arsip yang terkait dengan prosedur pembuatan paspor.
Untuk itulah penulis akan membahas mengenai tinjauan perusahaan serta prosedur sitem berjalan yang ada pada Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi. 3.2. Tinjauan InstansiDalam pelaksanaan kegiatannya Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi memiliki visi dan misi yang baik. Berdasarkan hasil observasi, interview dan research yang telah dilakukan, pembuatan paspor sendiri dilakukan oleh sub seksi bagian keimigrasian, yang sistem pendaftarannya masih menggunakan formulir yang harus diisi secara manual untuk kemudian dilakukan entry data sehingga data menjadi terkomputerisasi. Sistem yang sudah terkomputerisasi dapat membantu menyajikan informasi yang lebih akurat dan tepat waktu juga mengurangi kesalahan dalam pencatatan laporan.
3.2.1. Sejarah Instansi
Kantor Imgrasi Kelas II Sukabumi dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia nomor: M.05-PR.07.04 tahun 2002 tanggal 25 September 2002 tentang pembentukan Kantor Imigrasi Bukit Tinggi, Jakarta Utara, Sukabumi, Karawang, Tasikmalaya, Pemalang, Wonosobo, Pati, Madiun, Blitar, Singaraja, Simbawa Besar, Serang dan Gorontalo.Diresmikan kembali untuk beroperasi pada tanggal 01 April 2003 oleh Bapak Sekretaris Jenderal Imigrasi bertetapan dengan perayaan peringatan hari jadi Kota Sukabumi yang ke-89 dihadiri oleh Ibu Walikota (Dra. Hj. Molly Mulyahati), Muspida dan Kepala-kepala dinas dilingkungan Kota Sukabumi, para Direktur dari Direktorat Jenderal Imigrasi dan Kepala Kantor Wilayah Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Jawa Barat beserta Koordinasi Urusan Keimigrasian dan Koordinasi Urusan Administrasi Umum.Sesuai dengan DIP tahun 2003 dilaksanakan pembangunan Gedung Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi yang berlokasi di Desa Sudajaya Hilir Kelurahan Baros. Sejak tanggal 25 Desember 2004 kegiatan operasional Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi telah berpindah tempat ke jalan Lingkar Selatan, Sudajaya Hilir, Baros yang sebelumnya menempati gedung di jalan R. Syamsudin SH No.43 Sukabumi sebagai pinjaman.Kepala Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi sampai dengan sekarang telah beberapa kali mengalami pergantian pimpinan antara lain :1. Drs. Achmad Gozali (Periode 2003 s/d 2005)
2. Drs. Utje Sumantri, MM. (Periode 2005 s/d 2006)
3. Risnur Effendi, SH.(Periode 2006 s/d 2008)
4. Wahidin Noer Sihite SH.MM(Periode 2008 s/d November 2008)
5. Hartini SH.M.Si
(Periode November 2008 s/d Mei 2010)
6. Hendra Martin, SH.
(Periode Mei 2010 s/d Agustus 2011)
7. Yayan Indriana, SH.M.Si
(Periode Oktober 2011 sedang berjalan)Kantor imigrasi melayani beberapa bidang antara lain pembuatan paspor, pemeriksaan paspor rusak, pemeriksaan paspor hilang, pembuatan izin keimigrasian, perpanjangan izin kunjungan, izin tinggal terbatas dan izin tinggal tetap. 3.2.2. Visi dan Misi
Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi memiliki Visi dan Misi yang baik, menurut mardiyatmo (2006:74) visi yaitu sasaran atau tujuan yang menjadi pandangan jauh kedepan sedangkan misi yaitu langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai visi.
Visi Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi yaitu masyarakat memperoleh kepastian hukum sedangkan misi-nya yaitu melindungi Hak Asasi Manusia (HAM).3.2.3. Janji Layanan
Dalam kegiatannya melayani publik Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi berpegang kepada janji layanan, yaitu:
1. Kepastian Persyaratan.
2. Kepastian Biaya.
3. Kepastian Waktu Penyelesaian. 3.2.4. Struktur Organisasi dan FungsiUntuk mencapai tujuannya, sebuah perusahaan memerlukan organisasi terstruktur. Organisasi yang baik dalam perusahaan adalah yang berdasarkan perencanaan mengenai apa dan siapa pelaksananya serta bagaimana cara melaksanakan pekerjaan yang paling efisien. Struktur organisasi merupakan alat yang memberikan pengelompokan kegiatan-kegiatan khusus dan pengelompokan orang-orang untuk tujuan menerapkan manajemen kepegawaian.
Pada Kantor Imigrasi Kelas II struktur organisasi yang digunakan yaitu struktur organisasi lini dan staff. Yang dimaksud dengan struktur organisasi lini dan staff yaitu bentuk organisasi dimana asas organisasi lini tetap dipertahankan dengan menambahkan unit staf yang bertugas memberi saran, bantuan dan layanan pada pimpinan sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan. Ciri organisasi yang menggunakan struktur organisasi lini dan staff yaitu termasuk organisasi besar dan komplek, jumlah karyawan besar, hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung.Tujuan suatu perusahaan menyusun struktur organisasi, yaitu :
1. Membedakan suatu pekerjaan.
2. Memberikan kemungkinan dilakukannya koordinasi atau tugas-tugas, sehingga kegiatan pekerjaannya akan lebih efektif.
3. Menentukan batasan tanggung jawab dan wewenang yang dibutuhkan.4. Sebagai alat untuk menyokong dan mencerminkan pelaksanaan strategi usaha.
Sesuai SK Menteri Kehakiman RI Nomor M.03.PR.07.04 Tahun 1991
Gambar III.1 Struktur Organisasi Kantor Imigrasi Kelas II SukabumiFungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut:
1. Kepala Kantor Imigrasi
Menyusun dan menetapkan uraian tugas dan wewenang para Pejabat Struktural dari setiap Unit Kerja di Lingkungan Kantor Imigrasi dan mendelegasikan wewenang secara hirarki dalam rangka penerapan sistem bagi tugas untuk kelancaran arus kerja.2. Kepala Sub Bagian Tata UsahaBertugas dalam melakukan urusan tata usaha dan urusan rumah tangga Kantor Imigrasi, selain itu bagian tata usaha bertanggung jawab atas kinerja bagian kepegawaian, bagian keuangan dan bagian umum.3. Kepala Urusan Kepegawaian
Bertugas dalam urusan kepegawaian.
4. Kepala Urusan Keuangan
Bertugas dalam urusan administrasi Kantor Imigrasi. 5. Kepala Urusan Umum
Bertugas dalam urusan surat-menyurat, perlengkapan dan rumah tangga Kantor Imigrasi.6. Kepala Seksi Fosarkim
Bertugas melakukan penyebaran dan pemanfaatan informasi serta pengelolaan sarana komunikasi keimigrasian dilingkungan Kantor Imigrasi yang bersangkutan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, mengawasi kinerja subsi informasi dan subsi komunikasi.7. Kepala Subsi Informasi
Melakukan pengumpulan, penelaahan, analisis data, evaluasi, penyajian dan penyebarannya untuk penyelididkan keimigrasian.
8. Kepala Subsi Komunikasi
Bertugas melakukan pemeliharaan, pengamanan dokumen keimigrasian dan penggunaan serta pemeliharaan sarana komunikasi.9. Kepala Seksi Lalintuskim
Bertugas melakukan kegiatan keimigrasian dibidang lalulintas keimigrasian dilingkungan Kantor Imigrasi yang bersangkutan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, mengawasi kinerja subsi lantaskim dan statuskim.10. Kepala Subsi LantaskimBertugas melakukan pemberian dokumen perjalanan, izin berangkat dan izin kembali.11. Kepala Subsi Statuskim
Bertugas melakukan penentuan status keimigrasian bagi orang asing yang berada di Indonesia dan melakukan penelitian terhadap kebenaran bukti-bukti kewarganegaraan seseorang mengenai status kewarganegaraan.12. Kepala Seksi Wasdakim
Bertugas melakukan pengawasan dan penindakan keimigrasian terhadap orang asing dilingkungan Kantor Imigrasi yang bersangkutan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, mengawasi kinerja subsi waskim dan subsi dakim. 13. Kepala Subsi WaskimBertugas melakukan pemantauan terhadap pelanggaran perizinan keimigrasian dan mengadakan kerjasama antar instansi di bidang pengawasan orang asing.14. Kepala Subsi DakimMelakukan penyidikan dan penindakan terhadap pelanggaran keimigrasian.3.3. Prosedur Sistem Berjalan
Pada Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi sistem yang digunakan sudah terkomputerisasi hal ini memudahkan dalam proses entry data pemohon agar informasi pemohon dapat langsung diterima oleh kantor pusat. Berikut adalah prosedur sistem berjalan pembuatan paspor (SPRI) di Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi.
1. Prosedur Permohonan
Untuk melakukan pendaftaran, pemohon harus memberikan formulir, surat pernyataan, copy KTP, copy KK, Copy Akta Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah ke bagian loket untuk selanjutnya dilakukan pemeriksaan berkas, jika berkas sudah lengkap maka bagian loket akan melakukan entry data untuk selanjutnya mengirimkan data ke pusat melalui sistem. Kemudian dibuatkan tanda terima permohonan sebanyak 2 rangkap, warna putih untuk pemohon, dan warna kuning diserahkan ke bagian kasir. Berkas formulir, surat pernyataan, copy KTP, copy KK, Copy Akta Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah pun diarsipkan kedalam arsip imigrasi. 2. Prosedur Pembayaran
Pemohon harus melakukan pembayaran ke bagian kasir dengan menyerahkan tanda terima permohonan, bagian kasir akan membuatkan tanda terima pembayaran sebanyak 3 rangkap, 1 untuk bendahara, 1 untuk pemohon dan 1 lagi untuk di arsipkan kedalam arsip keuangan.3. Prosedur Pengambilan Data Biometrik
Pemohon diminta untuk foto, wawancara dan pengambilan sidik jari di bagian lalintuskim dengan menyerahkan tanda terima pembayaran, setelah selesai paspor pun di cetak dan selanjutnya diserahkan ke kepala kantor imigrasi.4. Prosedur Penyelesaian Paspor (SPRI)
Sebagai tahap akhir penyelesaian paspor, paspor kemudian ditandatangani oleh kepala kantor imigrasi kemudian diserahkan ke bagian loket untuk selanjutnya diserahkan ke pemohon.
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Keterangan:
KTP
: Kartu Tanda Penduduk
KK
: Kartu Keluarga
SP
: Surat Pernyataan
TTPermohonan: Tanda Terima Permohonan
TTPembayaran: Tanda Terima PembayaranGambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
Keterangan:
KTP
: Kartu Tanda Penduduk
KK
: Kartu Keluarga
SP
: Surat Pernyataan
TTPermohonan: Tanda Terima Permohonan
TTPembayaran: Tanda Terima PembayaranGambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan
Keterangan:
KTP
: Kartu Tanda Penduduk
KK
: Kartu Keluarga
SP
: Surat Pernyataan
TTPermohonan: Tanda Terima Permohonan
Gambar III.4 Diagram Detail Proses 1.0 Sistem Berjalan
Keterangan:
TTPermohonan: Tanda Terima Permohonan
TTPembayaran: Tanda Terima PembayaranGambar III.5 Diagram Detail Proses 2.0 Sistem Berjalan
Keterangan:
TTPembayaran: Tanda Terima PembayaranGambar III.6 Diagram Detail Proses 3.0 Sistem Berjalan
Gambar III.7 Diagram Detail Proses 4.0 Sistem Berjalan3.5. Kamus Data
Kamus data yang digunakan dalam prosedur pembuatan paspor (SPRI) adalah sebagai berikut:
1. Dokumen Masukan
a. Formulir
Nama Arus:Formulir
Alias:-
Bentuk Data:Cetakan Komputer
Arus Data:Pemohon - Proses 1.0
Proses 1.0 Loket
Penjelasan:Berisi data pemohon
Periode:Setiap melakukan pendaftaran
Volume:35-75 surat per hari
Struktur Data
Header
Isi
Footer:
:
:
:Header + Isi + Footer
Nomor_formulir + nama_kantor + judul + perhatian
Jenis_permohonan + nama + jenis_kelamin + TTL + tinggi_badan + no_KTP + tempat_dikeluarkan + tgl_dikeluarkan + berlaku_sampai + nama_dan_alamat_kantor + pekerjaan + alamat_pemohon + telepon + email + nama_ibu + kewarganegaraan + nama_suami/istri + ttd_pemohon + ttd_penerima + ttd_petugas + catatan_petugas_loket + catatan_petugas_wawancara + catatan_petugas_TU + paraf_pegawai
NIKIM + tanggal + paraf_pejim + kelengkapan_persyaratan + daftar_cekal + kelainan_surat + persetujuan + ttd_KAKANIM
b. Surat Pernyataan
Nama Arus:Surat Pernyataan
Alias:SP
Bentuk Data:Cetakan Komputer
Arus Data:Pemohon - Proses 1.0
Proses 1.0 Loket
Penjelasan:Sebagai salah satu syarat pembuatan paspor
Periode:Setiap melakukan permohon
Volume:35-75 surat per hari
Struktur Data
Header
Isi
Footer:
:
:
:Header + Isi + Footer
Nama_kantor + alamat_kantor + judul
Nama + Tempat_Tanggal_Lahir + alamat + pekerjaan + no identitas + pernyataan
Tanggal + tandatangan_pejabat_wawancara + materai + tandatangan_pemohon
c. Kartu Tanda Penduduk
Nama Arus:Kartu Tanda Penduduk
Alias:KTP
Bentuk Data:Cetakan Komputer
Arus Data:Pemohon - Proses 1.0
Proses 1.0 Loket
Penjelasan:Sebagai syarat kelengkapan pembuatan paspor
Periode:Saat melakukan permohonan
Volume:35-75 surat per hari
Struktur Data
Header
Isi
Footer:
:
:
:Header + Isi + Footer
judul + kewarganegaraan
provinsi + kota + NIK + nama + Tempat_Tanggal_Lahir + jenis_kelamin + golongan_darah + alamat + agama + pekerjaan + berlaku_hingga + status + foto 2x4
ttd_pemegang_KTP + nama_kota + tanggal + ttd_kepala_dinas_kependudukan_dan_catatan_sipil
d. Kartu Keluarga
Nama Arus:Kartu Keluarga
Alias:KK
Bentuk Data:Cetakan Komputer
Arus Data:Pemohon - Proses 1.0
Proses 1.0 Loket
Penjelasan:Sebagai syarat kelengkapan pembuatan paspor
Periode:Setiap melaksanakan permohonan
Volume:35-75 surat per hari
Struktur Data
Header
Isi
Footer:
:
:
:Header + Isi + Footer
judul + nomor_KK + nama_kepala_keluarga + alamat + RT/RW + Desa/kelurahan + kecamatan + kabupaten/kota + kode_pos + provinsi
1 {no + nama_lengkap + NIK + jenis_kelamin + tempat_lahir + tanggal_lahir + agama + pendidikan + jenis_pekerjaan + status_perkawinan + status_hubungan_dalam_keluarga + kewarganegaraan + dokumen_imigrasi + nama_orang_tua} 10
Dikeluarkan_oleh + tanggal + lembar + ttd_kepala_keluarga + ttd_kepala_dinas_KCS
e. Akta Lahir
Nama Arus:Akta Lahir
Alias:-
Bentuk Data:Cetakan Komputer
Arus Data:Pemohon - Proses 1.0
Proses 1.0 Loket
Penjelasan:Sebagai kelengkapan melakukan permohonan
Periode:Saat melakukan permohonan
Volume:35-75 surat per hari
Struktur Data
Header
Isi
Footer:
:
:
:Header + Isi + Footer
Judul + Nomor
pernyataan
Tanggal + ttd_kepala_dinas_KCS
f. Buku Nikah
Nama Arus:Buku Nikah
Alias:-
Bentuk Data:Cetakan Komputer
Arus Data:Pemohon - Proses 1.0
Proses 1.0 Loket
Penjelasan:Sebagai salah satu syarat pembuatan papor
Periode:Setiap terjadinya permohonan
Volume:35-75 surat per hari
Struktur Data
Header
Isi
:
:
:
Header + IsiJudul + lambang_garuda
Lambang_garuda + nasehat + doa + akta_nikah + kewarganegaraan + kecamatan + kabupaten/kota + foto + undang_undang_pernikahan + catatan_kelahiran
g. Ijazah
Nama Arus:Ijazah
Alias:-
Bentuk Data:Cetakan Komputer
Arus Data:Pemohon - Proses 1.0
Proses 1.0 Loket
Penjelasan:Sebagai salah satu syarat pembuatan papor
Periode:Setiap terjadinya pendaftaran
Volume:35-75 surat per hari
Struktur Data
Header
Isi
Footer:
:
:
:Header + Isi + footer
Judul + no_seri_ijazah
Nama + Tempat_dan_Tanggal_Lahir + fakultas + Program_pendidikan + jurusan + program_studi
Status + tanggal_lulus + ttd_rektor
2. Dokumen Keluarana. Tanda Terima Permohonan
Nama Arus:Tanda terima pemohon
Alias:TTP
Bentuk Data:Cetakan Komputer
Arus Data:loket proses 1.0
proses 1.0 pemohon
proses 1.0 kasir
pemohon proses 2.0
proses 2.0 kasir
Penjelasan:Sebagai bukti kelengkapan berkas
Periode:Setiap berkas permohonan sudah lengkap
Volume:35-75 surat per hari
Struktur Data
Header
Isi
Footer:
:
:
:Header + Isi + Footer
judul
Telah_diterima_dari + permohonan + harap_menghadap_kembali_pada + tanggal
Perhatian + kota + tanggal + ttd_pejabat_penerima_permohonan
b. Tanda Terima Pembayaran
Nama Arus:Tanda Terima Pembayaran
Alias:TTB
Bentuk Data:Cetakan Komputer
Arus Data:Kasir proses 2.0
Proses 2.0 bendahara
Proses 2.0 - pemohon
Pemohon proses 3.0
Proses 3.0 lalintuskim
Penjelasan:Sebagai bukti pembayaran
Periode:Setiap melakukan pembayaran
Volume:35-75 surat per hari
Struktur Data
Header
Isi
Footer:
:
:
:Header + Isi + Footer
Nama intansi + alamat + keterangan
Judul + no + no_pemohon + nama + tempat_tanggal_lahir + jenis_pemohon + jenis_SPRI + no_pertorasi_SPRI + no_registrasi + tarif + jumlah
Perhatian + tanggal + ttd_bendahara + ttd_bendahara_penerima
c. Paspor (SPRI)
Nama Arus:Paspor (SPRI)
Alias:Paspor
Bentuk Data:Cetakan Komputer
Arus Data:Lalintuskim proses 3.0
Proses 3.0 kepala kantor
Kepala kantor proses 4.0
Proses 4.0 loket
Loket - proses 4.0
Proses 4.0 pemohon
Penjelasan:Sebagai persyaratan keluar negeri
Periode:Setelah permohonan pembuatan paspor selesai
Volume:35-75 buku paspor per hari
Struktur Data
Header
Isi
:
:
:
Header + Isi
Judul + kewarganegaraan
Penjelasan + jenis/tipe + kode_negara + no_paspor + nama_lengkap + jenis_kelamin + kewarganegaraan + TTL + tgl_dikeluarkan + tgl_habis_berlaku + foto + kantor_yang_mengeluarkan + no_reg_paspor + kolom_kecuali + ttd_pemegang + ttd_pejabat + NIL + no_file + no_KTP + pekerjaan_pemegang + alamat_pemegang + EX_PPRI_no_tgl + negara_tujuan + cap/stempel
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Formulir
Nama Dokumen: Formulir
Fungsi
: sebagai syarat permohonan paspor
Sumber
: pemohon
Tujuan
: bagian loket
Frekuensi
: setiap mengajukan permohonan
Media
: kertas
Jumlah rangkap: 2 rangkapBentuk
: lihat lampiran A-1
2. Surat Pernyataan
Nama Dokumen: Surat Pernyataan
Fungsi
: sebagai syarat permohonan paspor
Sumber
: pemohon
Tujuan
: bagian loket
Frekuensi
: setiap mengajukan permohonan
Media
: kertas
Jumlah Rangkap: 1 lembar
Bentuk
: lihat lampiran A-23. Kartu Tanda Penduduk
Nama Dokumen: Kartu Tanda Penduduk
Fungsi
: sebagai syarat permohonan paspor
Sumber
: pemohon
Tujuan
: bagian loket
Frekuensi
: setiap mengajukan permohonan
Media
: kertas
Jumlah Rangkap: 1 lembar
Bentuk
: lihat lampiran A-34. Kartu Keluarga
Nama Dokumen: Kartu Keluarga
Fungsi
: sebagai syarat permohonan paspor
Sumber
: pemohon
Tujuan
: bagian loket
Frekuensi
: setiap mengajukan permohonan
Media
: kertas
Jumlah Rangkap: 1 lembar
Bentuk
: lihat lampiran A-45. Akta Lahir
Nama Dokumen: Akta Lahir
Fungsi
: sebagai syarat permohonan paspor
Sumber
: pemohon
Tujuan
: bagian loket
Frekuensi
: setiap mengajukan permohonan
Media
: kertas
Jumlah Rangkap: 1 lembar
Bentuk
: lihat lampiran A-56. Buku Nikah
Nama Dokumen: Buku NikahFungsi
: sebagai syarat permohonan paspor
Sumber
: pemohon
Tujuan
: bagian loket
Frekuensi
: setiap mengajukan permohonan
Media
: kertas
Jumlah Rangkap: lembar
Bentuk
: lihat lampiran A-67. Ijazah
Nama Dokumen: Ijazah
Fungsi
: sebagai syarat permohonan paspor
Sumber
: pemohon
Tujuan
: bagian loket
Frekuensi
: setiap mengajukan permohonan
Media
: kertas
Jumlah Rangkap: 1 lembar
Bentuk
: lihat lampiran A-73.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran1. Tanda Terima Permohonan
Nama Dokumen: Tanda Terima Permohonan
Fungsi
: sebagai bukti kelengkapan berkas permohonan
Sumber
: bagian entry dataTujuan
: pemohon
Frekuensi
: setiap berkas permohonan lengkap
Media
: kertas
Jumlah Rangkap: 2 lembar
Bentuk
: lihat lampiran B-12. Tanda Terima Pembayaran
Nama Dokumen: Tanda Terima Pembayaran
Fungsi
: sebagai bukti pembayaran
Sumber
: kasir
Tujuan
: pemohon, bagian keuangan, bendahara
Frekuensi
: setiap pemohon telah melakukan pembayaran
Media
: kertas
Jumlah Rangkap: 3 lembar
Bentuk
: lihat lampiran B-23. Paspor (SPRI)
Nama Dokumen: Paspor (SPRI)
Fungsi
: sebagai syarat keluar negeri
Sumber
: bagian lalintuskim
Tujuan
: pemohon
Frekuensi
: setelah permohonan pembuatan paspor selesai
Media
: kertas
Jumlah Rangkap: 24/48 lembar
Bentuk
: lihat lampiran B-33.6.3. Spesifikasi FileNama File
: Tabel Pemohon
Akronim File
: tb_pemohon
Fungsi File
: untuk menyimpan data pemohon
Tipe File
: file masterOrganisasi File: index sequential
Akses File
: randomMedia File
: harddiskPanjang Record: 85 recordKunci Field
: urutan_panggil
Software
: Microsoft E-OfficeTabel III.1 Spesifikasi Tabel Pemohon
No.Elemen DataAkronimTipePanjangKet
1.Urutan Panggilanurutan_panggilInt8PK
2.StatusStatusEnum (layani, panggil ulang, lewati)
3.No Pasporno_pasporVarchar15
4.Tanggal Antriantgl_antriDate
5.No Permohonanno_permohonanInt12
6.NamaNamaVarchar50
7.Tanggal Lahirtgl-lahirDate
8.Jenis KelaminGenderEnum (L, P)
Nama File
: Tabel Pegawai
Akronim File
: tb_pegawai
Fungsi File
: untuk menyimpan data pegawai
Tipe File
: file masterOrganisasi File: index sequentialAkses File
: randomMedia File
: harddisk
Panjang Record: 140 record
Kunci Field
: NIPSoftware
: Microsoft E-OfficeTabel III.2 Spesifikasi Tabel PegawaiNo.Elemen DataAkronimTipePanjangKet
1.No IdentitasNIPInt20PK
2.NamaNamaVarchar50
3.JabatanJabatanVarchar20
4.Tanggal LahirTgl_lahirDate
5.Jenis KelaminGenderEnum (L, P)
6.Pendidikan TerakhirPendidikanVarchar50
Nama File
: Tabel User
Akronim File
: tb_user
Fungsi File
: untuk dapat melakukan login sebagai adminTipe File
: file masterOrganisasi File: index sequential
Akses File
: random
Media File
: harddiskPanjang Record: 93 record
Kunci Field
: Id_adminSoftware
: Microsoft E-OfficeTabel III.3 Spesifikasi Tabel UserNo.Elemen DataAkronimTipePanjangKet
1.ID AdminId_adminInt8PK
2.UsernameUsernameVarchar25
3.PasswordPasswordVarchar10
4.EmailEmailVarchar30
5.No IdentitasNIPInt 20
Nama File
: Tabel Pendaftaran
Akronim File
: tb_pendaftaranFungsi File
: sebagai tabel transaksi pembuatan pasporTipe File
: file master
Organisasi File: index sequentialAkses File
: randomMedia File
: harddiskPanjang Record: 755 recordSoftware
: Microsoft E-Office
Tabel III.4 Spesifikasi Tabel PendaftaranNo.Elemen DataAkronimTipePanjangKet
1.ID AdminId_adminVarchar20
2.No Permohonanno_permohonanInt50
3.Tipe Permohonantipe_permohonanVarchar20
4.TanggalTgl_transaksiDate
5.Nama_pemohonNamaVarchar50
6.Tempat lahirTempat_lahirVarchar25
7.Tanggal lahirTanggal_lahirDate
8.Jenis KelaminGenderEnum(L,P)
9.E-mailEmailVarchar70
10.PekerjaanPekerjaanVarchar50
11.AlamatAlamatVarchar250
12.Nama IbuIbuVarchar50
13.Nama ayahAyahVarchar50
14.KewarganegaraanNegaraVarchar35
15.Nama Suami/IstriNama_sutriVarchar35
16.Kantor WilayahKantorVarchar50
3.6.4. Spesifikasi Program
Gambar III.8 Diagram Hipo Sistem Berjalan
Berdasarkan HIPO, spesifikasi program diantaranya:
1. Spesifikasi program Login2. Spesifikasi program Menu Utama
3. Spesifikasi program Master File4. Spesifikasi program Data Pemohon
5. Spesifikasi program Data Pegawai
6. Spesifikasi program Data User7. Spesifikasi program Alur Kerja
8. Spesifikasi program Input Data dan Koreksi
9. Spesifikasi program Verifikasi Data
10. Spesifikasi program Ambil Biometrik
11. Spesifikasi program Cetak Paspor
12. Spesifikasi program Uji Kualitas Paspor
13. Spesifikasi program Utility14. Spesifikasi program Ganti Password15. Spesifikasi program Logout 3.6.5. Struktur KodePengkodean merupakan proses untuk memudahkan dalam mengelompokkan data dan pemrosesannya. Selain itu pengkodean juga dapat membantu sistem informasi dalam mengidentifikasikan suatu objek, sehingga kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses identifikasi objek-objek tersebut dapat dihindarkan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat sebagai berikut :1. Tanda Terima Pembayaran
9999999
Kode Kantor No Cetak Tanda Terima2. Formulir
9999999-X
Nomor Cetak Formulir Type Paspor3. Paspor (SPRI)X999999
Jenis Paspor
Sistem kode acak pusat3.7. Spesifikasi Sistem Komputer
3.7.1. UmumPerangkat sistem komputer terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan untuk mengimplementasikan perancangan sistem yang penulis rancang.3.7.2. Perangkat Lunak
Perangkat Lunak adalah suatu rangkaian intruksi atau perintah yang berfungsi untuk menjalankan perangkat keras. Adapun perangkat lunak yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Sistem Operasi: Microsoft Windows 2007
2. Paket Program
: Microsoft E-Office3.7.3. Perangkat Keras
Perangkat Keras adalah unsur-unsur pendukung yang terdiri dari beberapa perangkat keras komputer yang dapat digunakan dalam mempermudah proses kerja manusia (brainware). Adapun perangkat keras yang digunakan adalah sebagai berikut:
Processor: Pentium IV
Memory: 512 MB
Harddisk: 80 GB
Mouse: Standard
Keyboard: Standard
Monitor: VGA
Sound: Standard
Scanner: Matrix
Printer: Matrix
Camera: Mega Pixel
Finger Print: Multimedia
3.7.4. Konfigurasi Sistem Komputer
Gambar III.9 Konfigurasi Sistem Komputer3.8. Permasalahan dan Alternatif PemecahannyaSistem pembuatan paspor (SPRI) yang telah berjalan di Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi pada umumnya sudah terkomputerisasi dengan baik, dalam proses pendaftaran sampai proses penyelesaian paspor (SPRI), akan tetapi penulis melihat masih adanya kelemahan pada sistem tersebut. Adapun kelemahannya sebagai berikut:
1. Minimnya pengetahuan masyarakat terhadap prosedur pembuatan paspor hal ini disebabkan oleh kurangnya sosialisasi kepada masyarakat.
2. Seringkali adanya perbedaan data pemohon pada formulir dengan data yang ada pada ijazah, KTP ataupun KK. Perbedaan data pada berkas pemohon menyebabkan permohonan tidak akan diproses.
3. Kadang kala server pusat mengalami error sehingga proses entry data menjadi terhambat.
4. Mesin paspor yang rusak kadang kala menjadi kendala dalam proses penyelesaian paspor (SPRI).
3.9. Alternatif Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi masalah tersebut disarankan:
1. Memperkenalkan prosedur pembuatan paspor dan kegunaanya kepada masyarakat dengan cara sosialisasi.
2. Adanya bagian monitoring untuk menyampaikan informasi layanan kepada pemohon.
3. pengecekan sistem harus dilakukan setiap satu bulan sekali hal ini bertujuan sebagai bentuk antisipasi agar kecilnya peluang sistem mengalami error.
4. Adanya tambahan alat pencetak paspor untuk mengurangi keterlambatan penyelesaian paspor saat terjadi kerusakan mesin paspor (SPRI).BAB IV
PENUTUP4.1. Kesimpulan
Sebagai bab akhir dalam laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini, penulis memberi kesimpulan yang diambil setelah melakukan riset dan observasi di Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi yaitu sistem yang digunakan sudah terkomputerisasi hal ini memudahkan dalam pengambilan data dan mengantisipasi adanya kerusakan dan kehilangan data, akan tetapi jika sistem sedang mengalami error menjadi kelemahan sistem yang sudah terkomputerisasi ini. Pada Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi beberapa permasalahan yang sering muncul yaitu seringkalinya terdapat perbedaan data pemohon.
4.2. Saran
Saran-saran yang penulis sampaikan agar diterapkan untuk perkembangan dan kemajuan, antara lain:1. pengecekan sistem harus dilakukan setiap satu bulan sekali hal ini bertujuan sebagai bentuk antisipasi agar kecilnya peluang terjadinya sistem error.
2. Adaya perangkat cadangan atau tambahan seperti alat cetak paspor untuk meningkatkan kualitas Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi.
3. Perlu meningkatkan informasi lagi kepada masyarakat tidak hanya melalui gambar yang ditempel di papan pengumuman saja.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisa Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta. Andi.Andi, Krisbianto Paulus, dan Erwin Budi Setiawan. 2005. Sistem Informasi. Bandung: Informatika.Istianingsih. 2009. Pengertian Sistem & Analis Sistem. Diambil Dari: http://[email protected] (29-November-2012).Kadir, Abdul. 2005. Pengenalan Sistem Informasi. Jakarta, Yogyakarta: Andi JogjaLadjamudin, Al Bahra Bin. 2008. Konsep Sistem Informasi. Jakarta. STMIK Muhammadiyah.Mardiyatmo. 2006. Kewirausahaan Menyusun Struktur Organisasi. Bogor. Ghalia Indonesia.Nurmala, Kania. 2010. Perancangan Sistem Informasi Penyelenggaraan Administrasi Perkara Di Pengadilan Agama. Sukabumi.Subekti, Muhammad.2004. Sistem Manajemen Basis Data. Bogor Selatan. Ghalia Indonesia.Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Managemen. Jakarta: Andi Jogja.DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
NIM
: 12117318
Nama
: Ria Fitriani
Tempat, Tanggal Lahir
: Bandung, 23-September-1993
Alamat: Jl. Lembur Pasir Rt.01/05 Kel. Sindang Sari Kec. Lembur Situ
B. Riwayat Pendidikan Formal dan Non-Formal
1. SDN Pintukisi II Kota Sukabumi, lulus tahun 2005
2. SMPN 5 Kota Sukabumi, lulus tahun 2008
3. SMK PGRI 2 Kota Sukabumi, lulus tahun 2011C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi/Pekerjaan
1. Anggota Forpis PMI Kota Sukabumi tahun 2009 s.d 2010
2. Ketua OSIS SMK PGRI 2 Kota Sukabumi tahun 2009 s.d 2010
3. Sekertaris PMR SMK PGRI 2 Kota Sukabumi tahun 2008 s.d 2009
4. Praktik Kerja Lapangan Dinas Kesehatan tahun 2010
Sukabumi, November 2013
Ria FitrianiDAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
NIM
: 18113015
Nama
: Ita Mulyani
Tempat, Tanggal Lahir: Cianjur, 13-Juni-1994
Alamat: Jl. Pelabuhan II Rt.01/19 Kel.Dayeuh Luhur Kec.Warudoyong
B. Riwayat Pendidikan Formal dan Non-Formal
1. SDN Dayeuh Luhur IV Kota Sukabumi, lulus tahun 2005
2. SMPN 3 Kota Sukabumi, lulus tahun 2008
3. SMA Taman Siswa Kota Sukabumi, lulus tahun 2011
C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi/Pekerjaan
1. Anggota OSIS SMA Taman Siswa 2009 s.d 2010
2. Anggota Marcing Dance SMA Taman Siswa 2008 s.d 2010
Sukabumi,November 2013
Ita MulyaniDAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
NIM
: 12117750
Nama
: Rahmah Luthpi Muslimah
Tempat, Tanggal Lahir
: Sukabumi, 17-Juli-1993
Alamat: Jl. Pelabuhan II Kp. Sindang Sari Rt.02/04 Kel. Sindang Sari Kec. Lembur Situ
B. Riwayat Pendidikan Formal dan Non-Formal
1. TK Annur Kota Sukabumi, lulus tahun 1999
2. SDN Cikole III Kota Sukabumi, lulus tahun 2005
3. SMPN 3 Kota Sukabumi, lulus tahun 2008
4. SMAN 4 Kota Sukabumi, lulus tahun 2011
C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi/Pekerjaan
1. Anggota Karate Sukabumi tahun 2010 s.d 2011
2. Anggota Paskibraka Sukabumi tahun 2010 s.d 2011
3. SPG Matahari Departement Store Sukabumi 2011 & 2012
Sukabumi,November 2013
Rahmah Luthpi Muslimah
FORM NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK1.Nama/NIMRia Fitriani/12117318
2.Program Studi/JurusanManajemen Informatika
3.Perguruan TinggiAMIK BSI Sukabumi
4.Lama Riset3 Hari
5.Nama InstansiKantor Imigrasi Kelas II Sukabumi
6.Unit Kerja RisetBagian Kepegawaian
7.Alamat InstansiJl. Lingkar Selatan Sukabumi
NOPARAMETERNILAI
ANGKAHURUF
AKEDISIPLINAN
1.Ketepatan Waktu/Disiplin
2.Sikap Kerja/Prosedur Kerja
3.Tanggung Jawab Terhadap Tugas
4.Kehadiran/Absensi
BPRESTASI KERJA
1.Kemampuan Kerja
2.Keterampilan Kerja
3.Kualitas Kerja
CKEMAMPUAN BERADAPTASI
1.Kemampuan Berkomunikasi
2.Kerjasama
3.Kerajinan/Inisiatif
DLAIN-LAIN
1.Memiliki Rasa Percaya Diri
2.Mematuhi Aturan dan Tata Tertib
3.Penampilan dan Kerapihan
TOTAL NILAIRATA-RATAHURUF
Ketentuan Penilaian:
1. Nilai 80-100 = A
2. Nilai 68-79 = B
3. Nilai 50-67= C
Tanggal Penilaian:
Nama Penilai:
Jabatan Penilai:
Tanda Tangan & Stempel Instansi:
FORM NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK1.Nama/NIMIta Mulyani/18113015
2.Program Studi/JurusanManajemen Informatika
3.Perguruan TinggiAMIK BSI Sukabumi
4.Lama Riset3 Hari
5.Nama InstansiKantor Imigrasi Kelas II Sukabumi
6.Unit Kerja RisetBagian Kepegawaian
7.Alamat InstansiJl. Lingkar Selatan Sukabumi
NOPARAMETERNILAI
ANGKAHURUF
AKEDISIPLINAN
1.Ketepatan Waktu/Disiplin
2.Sikap Kerja/Prosedur Kerja
3.Tanggung Jawab Terhadap Tugas
4.Kehadiran/Absensi
BPRESTASI KERJA
1.Kemampuan Kerja
2.Keterampilan Kerja
3.Kualitas Kerja
CKEMAMPUAN BERADAPTASI
1.Kemampuan Berkomunikasi
2.Kerjasama
3.Kerajinan/Inisiatif
DLAIN-LAIN
1.Memiliki Rasa Percaya Diri
2.Mematuhi Aturan dan Tata Tertib
3.Penampilan dan Kerapihan
TOTAL NILAIRATA-RATAHURUF
Ketentuan Penilaian:
4. Nilai 80-100 = A
5. Nilai 68-79 = B
6. Nilai 50-67= C
Tanggal Penilaian:
Nama Penilai:
Jabatan Penilai:
Tanda Tangan & Stempel Instansi:
FORM NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK1.Nama/NIMRahmah Luthfi Muslimah/12117750
2.Program Studi/JurusanManajemen Informatika
3.Perguruan TinggiAMIK BSI Sukabumi
4.Lama Riset3 Hari
5.Nama InstansiKantor Imigrasi Kelas II Sukabumi
6.Unit Kerja RisetBagian Kepegawaian
7.Alamat InstansiJl. Lingkar Selatan Sukabumi
NOPARAMETERNILAI
ANGKAHURUF
AKEDISIPLINAN
1.Ketepatan Waktu/Disiplin
2.Sikap Kerja/Prosedur Kerja
3.Tanggung Jawab Terhadap Tugas
4.Kehadiran/Absensi
BPRESTASI KERJA
1.Kemampuan Kerja
2.Keterampilan Kerja
3.Kualitas Kerja
CKEMAMPUAN BERADAPTASI
1.Kemampuan Berkomunikasi
2.Kerjasama
3.Kerajinan/Inisiatif
DLAIN-LAIN
1.Memiliki Rasa Percaya Diri
2.Mematuhi Aturan dan Tata Tertib
3.Penampilan dan Kerapihan
TOTAL NILAIRATA-RATAHURUF
Ketentuan Penilaian:
7. Nilai 80-100 = A
8. Nilai 68-79 = B
9. Nilai 50-67= C
Tanggal Penilaian:
Nama Penilai:
Jabatan Penilai:
Tanda Tangan & Stempel Instansi:
Lampiran A-1
Lampiran A-2
Lampiran A-3
Lampiran A-4
Lampiran A-5
Lampiran A-6
Lampiran A-7
Lampiran B-1
Lampiran B-2
Lampiran B-3
Monitor
Printer
Flopy
Hardisk
80 GB
CPU
Keyboard / Mouse
3.1
Cari Password
3.0
2.5
Uji Kualitas Paspor
2.0
2.4
Cetak Paspor
2.0
3.2
Logout
3.0
3.0
Utility
0.0
2.3
Ambil Biometrik
2.0
2.2
Verifikasi Data
2.0
2.1
Input Data & Koreksi
2.0
2.0
File Alur Kerja
0.0
1.3
File User
1.0
1.2
File Pegawai
1.0
1.1
File Pemohon
1.0
1.0
Master File
0.0
0.0
Menu Utama
Login
EMBED Visio.Drawing.11
EMBED Visio.Drawing.11
EMBED Visio.Drawing.11
1
_1466923984.vsdAnalisa Pembuatan PasporPada Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi
Pemohon
Kasir
Loket
Bendahara
Kepala
Lalintuskim
KTP, KK, Ijazah, Buku Nikah, Formulir, SP, TTPermohonan, TTPembayaran
TTPermohonan, TTPembayaran, Paspor
KTP, KK, Ijazah, Buku Nikah, Formulir, SP, Paspor
TTPermohonan, Paspor
TTPembayaran
TTPermohonan
TTPembayaran
Paspor
Paspor
TTPembayaran
Paspor
_1466923989.vsdPemohon
3.1
Pengambilan foto dan sidik jari
3.2
Wawancara pemohon
Kepala Kantor
3.4
Penyerahan Paspor
3.3
Cetak Paspor
TTPembayaran
TTPembayaran
TTPembayaran
TTPembayaran
Paspor
_1466923990.vsdKepala Kantor
4.1
Penandatangan Paspor
4.2
Penyerahan Paspor
Loket
4.3
Paspor selesai
Pemohon
Paspor
Paspor
Paspor
Paspor
Paspor
_1466923986.vsdPemohon
1.1
Penyerahan Berkas
Loket
KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP
KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP
1.2
Pemeriksaan Berkas
KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP
1.3
Entry Data
KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP
1.4
Pembuat TTPemohon
KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP
1.5
Penyerahan TTPermohonan
TTPermohonan
Kasir
TTPermohonan
1.6
Pengarsipan Berkas
Arsip
Imigrasi
KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP
KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP
TTPermohonan
_1466923987.vsd2.1
Pembayaran
Kasir
2.2
Membuat TTPembayaran
TTPermohonan
TTPermohonan
Bendahara
TTPembayaran
2.3
Pengarsipan TTPembayaran
TTPembayaran
Arsip
Keuangan
Pemohon
TTPremohonan
TTPembayaran
TTPembayaran
_1466923985.vsd1.0
Prosedur Permohonan
2.0
Prosedur Pembayaran
3.0
Prosedur Data Biometrik
4.0
Prosedur Penyelesaian Paspor
Pemohon
Loket
KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP
KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP
TTPermohonan
TTPermohonan
Kasir
Bendahara
arsip
Imigrasi
arsip
Keuangan
Lalintuskim
Kepala
KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP
TTPermohonan
TTPermohonan
TTPembayaran
TTPermohonan
TTPembayaran
TTPembayaran
TTPembayaran
TTPembayaran
TTPembayaran
Paspor
Paspor
Paspor
Paspor
Paspor
Paspor
_1466923983.vsdKepala Kantor Imigrasi
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Kepala Urusan Keuangan
Kepala Urusan Umum
Kepala Urusan Kepegawaian
Kepala Seksi Lalintuskim
Kepala Seksi Foraskim
Kepala Seksi Wasdakim
Kepala Subsi Dakim
Kepala Subsi Waskim
Kepala Subsi Lantaskim
Kepala Subsi Statuskim
Kepala Subsi Informasi
Kepala Subsi Komunikasi